De bouwsessies van de campagne Verankering zoekt bouwers!

Transcriptie

1 De bouwsessies van de campagne Verankering zoekt bouwers! Het programma Beter Benutten stopt na Onder de noemer verankering onderzoeken we hoe we de werkwijze en samenwerking, die binnen Beter Benutten is ontwikkeld, door kunnen zetten. Deze verankering raakt veel partijen, binnen IenM en in de regio, en gaat over een breed scala aan onderwerpen. Om het gesprek over de verankering open te houden, worden onder het communicatiethema Verankering zoekt bouwers de zogenoemde bouwsessies georganiseerd. In deze notitie worden de volgende punten toegelicht: 1. Wat is een bouwsessie? 2. Doelgroepen 3. Resultaat 4. Randvoorwaarden 5. Online platform 6. Besluitvorming 7. Organisatie 8. Wat zijn de stappen? 1. Wat is een bouwsessie? Verankeren is bij uitstek een proces dat we samen oppakken: regionaal, landelijk, publiek en privaat. Verankering is niet nieuw: er worden al veel gesprekken gevoerd en het is daarmee ook een kwestie van doen en doorgaan. We hebben met zijn allen veel geïnvesteerd en veel geleerd. De vraag is nu welke kennis en ervaring we willen vastleggen om te kunnen blijven gebruiken. We kunnen ook vaststellen dat sommige werkwijzen of maatregelen niet zo succesvol zijn geweest en die lessen meenemen in de toekomst. 1

2 Om het proces van verankeren zichtbaar te maken is de campagne Verankering zoekt bouwers gelanceerd. Als onderdeel van deze campagne worden zogenoemde bouwsessies georganiseerd. In deze bouwsessies verkennen we de huidige situatie, kijken we wat we tijdens de BB-periode hebben geleerd en formuleren we ambities (en besluiten) om de opgedane kennis en ervaring vast te houden. De bouwsessies brengen de gesprekken op gang en/of faciliteren alle goede initiatieven die al lopen. Het is uitdrukkelijk geen opgelegde structuur, maar een uitnodiging tot dialoog. Bouwsessies kunnen georganiseerd worden: in een regio door het ministerie van Infrastructuur en Milieu (samen met Rijkswaterstaat) binnen een thema zoals werkgeversaanpak, spitsmijden, logistiek, ITS, gedrag, onderwijs en andere mogelijke thema s binnen BB. Inhoudelijk gaan de bouwsessies over: Hoe is de situatie nu: binnen het thema, de regio of IenM? Wat zijn de lessen en ervaringen uit BB voor het thema/de regio/ienm? Hoe kunnen we deze lessen en ervaringen verduurzamen? Welke stappen moeten we nemen om daar te komen? Zijn deze lessen ook interessant voor andere beleidsterreinen, zo ja, welke? Welke samenwerkingsvormen hebben we nodig? Wat verwachten Rijk en regio s van elkaar? Zijn er organisatorische (en/of financiële) arrangementen nodig? Wat is er voor nodig om de kennisuitwisseling rondom thema s in stand te houden als het programma stopt? De bouwsessies zijn een ondersteunend middel voor partijen om het gesprek te voeren en te komen tot afspraken over het voortzetten van de Beter Benutten werkwijze en samenwerking na Regionale partijen worden uitgenodigd eigenaar te worden van een bouwsessie. De programmamanager Maastricht wordt bijvoorbeeld uitgenodigd een bouwsessie Maastricht te organiseren. Of de BB-thematrekker gedrag nodigt regionale gesprekspartners uit om samen een bouwsessie Gedragsbeïnvloeding te organiseren. De Programmadirectie-BB van IenM biedt hiervoor het platform (een online platform, inclusief community per bouwsessie) en indien gevraagd ook de faciliteiten. Als uitkomst van de bouwsessies formuleren de deelnemers aanbevelingen en antwoorden op de genoemde punten (stand van zaken, lessen en ervaringen en organisatie). De partijen geven hierin ook aan waar zij elkaar nodig hebben. In de bouwsessies over thema s vindt kruisbestuiving plaats en wordt input gegenereerd die door de regio s, IenM of door andere partijen kan worden opgepakt. 2

3 2. Doelgroepen Initiatiefnemers van de bouwsessies zijn betrokkenen bij Beter Benutten in de regio s en betrokkenen op landelijk niveau. Deze initiatiefnemers kunnen ook deelnemers zijn, alsmede de achterban in de gelieerde moederorganisaties. De medewerkers van de programmadirectie-bb (regiocoördinatoren, themacoördinatoren en team verankering) werken actief mee om de bouwsessies te organiseren en coördineren. Het is wenselijk dat in alle 12 regio s, binnen elk van de 11 thema s en binnen IenM het gesprek over verankering wordt gevoerd. Het initiëren van of het aanhaken aan de bouwsessies is echter vrijwillig: partijen worden verleid en gestimuleerd, maar niet gedwongen om het gesprek over verankering onder de paraplu van een bouwsessie te voeren. De bouwsessies bieden een platform en een structuur. 3. Resultaat Het beoogde resultaat van het bouwproces zijn 12 regionale koffertjes en een koffertje voor IenM, gevuld met aanbevelingen en plannen van aanpak voor de uitvoering van de verankering (vanaf voorjaar 2017). Deze koffertjes worden bekrachtigd op het BB-congres 2017 in het voorjaar (vergelijkbaar met de bekrachtiging van de vroegere Bereikbaarheidsverklaringen). Een koffertje bevat (maximaal 3 A4): 1. besluiten en aanbevelingen over de ambitie met betrekking tot (het doorzetten van) BB lessen en ervaringen; 2. besluiten en aanbevelingen over ambitie met betrekking tot (het doorzetten van) samenwerking en organisatie; 3. een stappenplan hoe deze ambities te verwezenlijken. Het resultaat van een bouwsessie is voor de thema s een inhoudelijk plan over hoe verder te gaan met het betreffende thema, plus aanbevelingen over hoe dit door partijen/regio s kan worden opgepakt. Het vormt de input voor de invulling van de koffertjes. Anderzijds worden ook nu al binnen thema s niet alleen afspraken gemaakt over kennisborging (inhoud) maar bijvoorbeeld ook over samenwerking. Een zo optimaal mogelijke wisselwerking tussen thema s en regio s is daarom essentieel. Hier is een rol voor de organisatie weggelegd (zie onderdeel organisatie in dit plan van aanpak). De uitvoering van de verankering vindt plaats (voor zover dit al niet uitgevoerd wordt) na het congres tot eind In het voorjaar van 2018 wordt het programma Beter Benutten afgesloten met een eindcongres waar de resultaten van de maatregelen gedeeld worden. De succesverhalen verankering binnen IenM en voor de thema s en regio s worden ook op dit congres gedeeld. 3

4 4. Randvoorwaarden Uitgangspunt is dat de bouwsessies zo veel mogelijk aansluiten bij de behoeften die er binnen IenM, in de betreffende regio of rondom het betreffende thema spelen (maatwerk). De bouwsessies moeten uitdrukkelijk geen keurslijf zijn, maar ondersteunend werken en een platform bieden voor de goede initiatieven die worden genomen. Er zijn enkele randvoorwaarden: Vooraf (op te nemen in beschrijving van de bouwsessie op de website) Het doel (resultaat) van de bouwsessie moet scherp zijn (zie kopje resultaat hieronder). De scope van de bouwsessie moet worden geduid: Het gaat het om het in beeld brengen van de huidige situatie. Het gaat om het in kaart brengen van lessen en ervaringen waar partijen mee door willen gaan. Het gaat om het in beeld brengen van de benodigde samenwerking en organisatie. Het vervolg en context van de bouwsessie moet inzichtelijk zijn: wat is voorafgegaan aan de bouwsessie, wat is het vervolg en hoe past het in een groter geheel? Ook moet scherp zijn wie de trekker van de bouwsessie is. De doelgroep moet scherp zijn benoemd en een brede afspiegeling van deze doelgroep moet actief worden uitgenodigd. Afhankelijk van het doel en de doelgroep zijn de bouwsessies op de website open voor inschrijving van alle geïnteresseerden. Tijdens de bouwsessie Er zijn verder geen randvoorwaarden aan de vorm en opzet van de bouwsessie. Na de bouwsessie In de bouwsessie worden besluiten en/of vervolgacties geformuleerd. Er kan door deelnemers een traject worden ontworpen om tot het gewenste resultaat te komen. De opbrengst van de bouwsessie wordt op de website gepresenteerd. Een samenvatting is voor iedereen zichtbaar. 5. Online platform Initiatiefnemers initiëren hun bouwsessies op Geïnteresseerden kunnen zich, al dan niet op uitnodiging, opgeven voor deelname aan een bouwsessie ( Ik praat mee ). De deelnemers zijn zichtbaar voor iedereen, de documenten en gesprekken in de community zijn alleen zichtbaar voor de deelnemers aan de betreffende bouwsessie. In het community gedeelte van de website wordt de output van bouwsessies verzameld en is dialoog mogelijk. Op de website worden de eerste resultaten van de bouwsessies gedeeld ter inspiratie van anderen. 4

5 6. Besluitvorming Doel is dat de bouwsessies bijdragen aan de plannen over de verankering van de Beter Benutten werkwijze. De opbrengst van de bouwsessies zijn een regionale en landelijke intentieverklaring over de ambitie met betrekking tot (het doorzetten van) BB-lessen en ervaringen en organisatie. Voor besluiten die in de bouwsessies worden geformuleerd, kunnen bestaande regionale en landelijke gremia worden benut. Het voornemen is om de verklaringen te delen en te presenteren op het BB-congres in Organisatie Uitgangspunt is dat de initiators van een bouwsessie zo veel mogelijk zelf aan het roer staan om de bouwsessie te organiseren. Vanuit de BB-programmadirectie (regiocoördinatoren, themacoördinatoren, team verankering) kan op verzoek van de bouwsessie-initiatiefnemer maatwerkondersteuning geboden worden bij het voorbereiden, faciliteren, uitvoeren en/of verslagleggen van een bouwsessie. Team verankering zal vanuit de programmadirectie ook een coördinerende rol spelen. Vragen? Stuur een mail naar 8. Wat zijn de stappen? Een bouwsessie initiëren is heel eenvoudig. Het ministerie biedt zowel logistieke als inhoudelijke ondersteuning. 1. Je kunt op de website een bouwsessie aanmelden (initiëren). Je wordt dan gevraagd een aantal basisgegevens aan te melden. Iedere BB stakeholder kan een bouwsessie initiëren. Dat kan vanuit een regio of een thema. Ook binnen het ministerie zal een aantal bouwsessies georganiseerd worden. 2. Het team verankering van het ministerie neemt zo spoedig mogelijk contact met je op om de bouwsessie te bespreken en ondersteuning bij de organisatie te bieden. De ondersteuning kan bijvoorbeeld bestaan uit: het verzorgen van de locatie, meehelpen met het opstellen van het inhoudelijke programma of het leveren van een moderator. Je kunt zelf ook contact opnemen via of bellen met Annemarie Steenhuis op (06) Als de bouwsessie is gepubliceerd op de website (met datum en locatie), staat deze open voor deelnemers om mee te praten. Zij kunnen zich hiervoor aanmelden. De initiator van de bouwsessie zal in de criteria aangeven naar welke gesprekspartners hij/zij op zoek is. De initiator kan zelf gewenste deelnemers actief uitnodigen om zich op te geven voor de bouwsessie. De initiator van de sessie kan deelnemers weigeren, wanneer deze niet aan de criteria voldoen, of wanneer de sessie (te) vol is. 4. Aangemelde deelnemers krijgen toegang tot het online community gedeelte: hier ziet men de andere deelnemers, kan men deelnemen aan een forumdiscussie of documenten en foto s uitwisselen. 5. Staat je bouwsessie eenmaal in de agenda, dan komen we op die datum met de mobiele koffiebar langs. 5