OVERLEG EN COMMUNICATIE in het kader van het Programma Kennisverspreiding Vervoermanagement STRUCTUREN EN MEDIA

Transcriptie

1 OVERLEG EN COMMUNICATIE in het kader van het Programma Kennisverspreiding Vervoermanagement STRUCTUREN EN MEDIA Koos Louwerse Ligtermoet + Louwerse bv Gouda, juni 2000 Verantwoording Kennisplatform Verdi heeft LIGTERMOET + LOUWERSE BV gevraagd om een advies uit te brengen over de overleg- en communicatiestructuren ten behoeve van de uitvoering van het Programma Kennisverspreiding Vervoermanagement (PKV). Het gaat om het opzetten van nieuwe, of het benutten van bestaande: S overlegstructuren waarlangs de komende jaren input kan worden verkregen voor het PKV (structuur geven aan behoeftepeiling en kennisverzameling) S intermediairen en kanalen (per doelgroep) waarlangs de komende jaren de output van het PKV doelgroepgericht kan worden gecommuniceerd (structuur geven aan kennisverspreiding) S media en middelen (naar informatietypen) voor een effectieve bewerking tot hanteerbare / toepasbare kennis (structuur geven aan kennisbewerking). Op verzoek van Kp Verdi hebben we daartoe op woensdag 31 mei 2000 een denksessie georganiseerd. Bij deze denk-sessie waren aanwezig: Kasper Gort - Kennisplatform Verdi Wilma Slinger - Kennisplatform Verdi Corine Derks - Adviesdienst Verkeer en Vervoer René van Berlo - Vervoermanagement Nederland Tijdens de denksessie hebben we een aantal schema s gepresenteerd en besproken. Deze schema s zijn verwerkt in deze notitie die eerst in concept voor commentaar is toegezonden aan de deelnemers van de denksessie en op basis daarvan definitief is gemaakt. L+L Overleg en communicatie PKV, structuren en media 1

2 Doelstellingen PKV Het PKV heeft twee doelstellingen: 1. Ervaringen uit de vervoermanagement-praktijk verzamelen (a) en ervoor zorgen dat die ervaringen op een bruikbare manier (b) terecht komen bij relevante praktijkmensen (c). 2. Een structurele kenniscoördinatie in vervoermanagement op poten zetten: organisatie van de begeleiding van PKV-projecten (a) en organisatie van de inhoudelijke programma-input (b). Over de te verzamelen ervaringen (1a) heeft LIGTERMOET + LOUWERSE BV op verzoek van Kennisplatform Verdi een second opinion gegeven op de door de Begeleidingsgroep van PKV geselecteerde 6 thema s / projecten voor het jaar 2000 (zie aparte notitie). Aan het einde van deze notitie gaan we in op de wijze van bewerking (1b) en verspreiding (1c) van de te verzamelen ervaringen. Maar eerst staan we stil bij de wijze waarop structuur en continuïteit gegeven kan worden aan de begeleiding van PKV-projecten (2a) en aan de inhoudelijke input voor het PKV-programma (2b). L+L Overleg en communicatie PKV, structuren en media 2

3 DGP PKV VNO AVV VMNL Kp Verdi RD s RWS VM-AV s (9) (16) Provincies KWG-en (12) (7) Gemeenten Bedrijven (540) (13.500) Organisatie van de begeleiding van de PKV-projecten (2a) In de huidige situatie fungeert er een Begeleidingsgroep PKV. Enerzijds hebben daarin zitting vertegenwoordigers van enkele landelijke organisaties: het ministerie van V&W - Directoraat-Generaal voor het Personenvervoer (DGP), de Adviesdienst Verkeer en Vervoer (AVV), Vervoermanagement Nederland (VMNL), VNO/NCW en Kennisplatform (Kp) Verdi (die optreedt als trekker van het PKV). Anderzijds zijn gevraagd deel te nemen in de Begeleidingsgroep enkele mensen uit de doelgroepen van het PKV: iemand van een provincie, een kaderwetgebied (KWG), een adviespunt (via het directeurenoverleg van VMNL), een regionale directie (RD) van RWS (vanwege overdracht van kennis) en twee vertegenwoordigers van gemeenten (zie schema hierboven). De leden die deel uitmaken van een doelgroep-organisatie zijn primair gevraagd vanwege hun persoonlijke kennis, ervaring en/of interesse. Maar daarnaast wordt verwacht dat zij het belang van de doelgroep-organisatie inbrengen in de begeleidingsgroep. Zij ontberen echter een goede overlegstructuur om die inbreng voor te bereiden. L+L Overleg en communicatie PKV, structuren en media 3

4 DGP PKV VNO AVV VMNL Kp Verdi Advies- Adviesbureaus Provincies KWG-en Gemeenten punten Bedrijven (40) (10) (5) (10) (15) (50) Gemeenten Bedrijven (530) (13.500) Organisatie van inhoudelijke input voor PKV-programma (2b) Voor het op gezette tijden verkrijgen van een meer representatieve inhoudelijk input voor het PKV-programma ( Waar hebben de PKVdoelgroepen behoefte aan? ) ontbreken de benodigde gremia. Om te voorkomen dat telkens een inventarisatieronde moet plaatsvinden, is het zinvol te bekijken of het mogelijk is de doelgroepen te organiseren of aan te sluiten bij een bestaand gremium. Helaas blijken er geen gremia te bestaan waarin vertegenwoordigers van gemeenten, provincies en kaderwetgebieden die vervoermanagement in hun takenpakket hebben elkaar ontmoeten. Wel kan geconstateerd worden dat zo n 10 provincies, 5 kaderwetgebieden en 10 gemeenten reeds lid zijn van Vervoermanagement Nederland (VMNL). Daarvan zijn ook de circa 15 Adviespunten Vervoermanagement lid, alsmede zo n 50 bedrijven en 40 adviesbureaus. Een mogelijkheid om de doelgroep-organisaties te organiseren is door onder de koepel van VMNL een of meer werkgroepen voor overheden te plaatsen (zie dikke hark in schema hierboven). Het is goed mogelijk dat provincies en kaderwetgebieden een gezamenlijke werkgroep vormen. VMNL zou overleg van de werkgroepen kunnen faciliteren. Het overleg zelf zou een sterk inhoudelijk karakter kunnen hebben. De uitkomsten daarvan kunnen vervolgens worden ingebracht in de begeleidingscommissie PKV (zie pijlen in schema hierboven). L+L Overleg en communicatie PKV, structuren en media 4

5 PKV VMNL Kp Verdi Adviespunten (16) Provincies KWG-en (12) (7) Gemeenten (540) Bedrijven (13.500) Organisatie van de verspreiding van de PKV-producten (1c) Uitgangspunt voor de verspreiding van de PKV-producten naar PKVdoelgroepen is dat zoveel mogelijk gebruik wordt gemaakt van de logische intermediairen en kanalen: S voor de benadering van bedrijven over vervoermanagement zijn dit de adviespunten die alle zijn georganiseerd binnen VMNL S voor de gemeenten zijn dit Kp Verdi dan wel de provincie of het kaderwetgebied waarbinnen een gemeente valt. Natuurlijk is het mogelijk dat adviespunt en gemeente samen zorgen voor de verspreiding van een PKV-product. Ook kan het zinvol zijn een PKV-product op een in provinciaal / regionaal verband georganiseerde bijeenkomst te presenteren aan en bespreken met gemeenten en/of bedrijven. Afweging van mogelijkheden kan plaatsvinden in de Begeleidingsgroep PKV, indien wenselijk na consultatie van betrokken VMNL-gremia. L+L Overleg en communicatie PKV, structuren en media 5

6 Doelgroep Schriftelijk/Digitaal Mondeling leden begeleidingsgroep PKV VM-contactambtenaren bij provincies, kaderwetgebieden, adviespunten (=VMNLwerkgroepen) ambtenaren verkeer (milieu / economie / ruimte) bij gemeenten directeuren / personeelsfunctionarissen / facilitair managers bedrijven ontvangen volledige (sobere) eindrapporten ontvangen relevante volledige (sobere) eindrapporten altijd ontvangen omgevormde (mooie) brochure / handboek / werkmap / CD- ROM / pdf-bestand / etc. ontvangen omgevormde (mooie) brochure / handboek / werkmap / CD- ROM / etc. bespreken inhoud eindrapporten altijd in begeleidingsgroep v.w.b. wenselijke bewerking en verspreiding bespreken inhoud relevante eindrapporten altijd in relevante VMNLwerkgroepen; vormen eventueel mening over wenselijke bewerking en verspreiding worden indien nuttig uitgenodigd voor workshop Kp Verdi of bijeenkomst in provinciaal / regionaal verband worden indien nuttig uitgenodigd voor bijeenkomst VMNL of in provinciaal / regionaal verband Uitgangspunten voor bespreking, bewerking en overdracht van de verzamelde kennis / ervaringen (1b) Bovenstaande tabel schetst de uitgangspunten voor de bespreking, bewerking en overdracht van de verzamelde kennis / ervaringen. Voor de verspreiding van informatie over het bestaan van deze omgevormde PKV-producten kunnen de bestaande media (nieuwsbrief, magazine, website) en kanalen (overleggen, meetings) van Kp Verdi (richting gemeenten) en VMNL en VNO/NCW (richting bedrijven) worden ingezet. Ook kan gebruik gemaakt worden van tijdschriften gericht op een bredere doelgroep verkeer en vervoer (Verkeerskunde, Verdi-nieuwsbrief) dan wel op decentrale overheden (VNG Magazine, Binnenlands Bestuur etc.) In sommige gevallen kan ervoor worden gekozen een PKV-product sowieso te verspreiden naar alle gemeenten of alle grotere bedrijven, met een begeleidende brief (van Kp Verdi bij gemeenten; van VMNL en/of VNO/NCW bij bedrijven). Specifiek voor het verzamelen van kennis / ervaringen en het bespreken van verzamelde kennis en ervaringen kan ook het kennisplatform zelf worden ingezet. L+L Overleg en communicatie PKV, structuren en media 6