1 Aanvullend agendapunt N-VA-fractie. Procedure aanstelling algemeen directeur.

Transcriptie

1 Uittreksel uit de notulen van de gemeenteraad PROVINCIE LIMBURG Arrondissement Hasselt Zitting van de gemeenteraad 01 juli 2019 Aanwezig Verontschuldigd Afwezig / Paul Buekers, Voorzitter Bert Moyaers, Burgemeester Mark Vanleeuw, Marijke Berden, Gert Vandersmissen, Schepenen Bart Gruyters, Schepen van rechtswege en OCMW-voorzitter Noel Vandenrijt, Sofie De Waele, Wim Berden, Jimmy Graulus, Karolien Grosemans, Toon Durwael, Jessie Schrijvers, Evi Appeltans, Martine Van Cauteren, Lore Michiels, Wim Hayen, Danny Jamers, Tim Raskin, Johny Franssen, Gunter De Ryck, Raadsleden Bart Bastijns, Plaatsvervangend Algemeen Directeur Guido Ector, Schepen Lo Guypen, Raadslid Nathalie Creten, Waarnemend Algemeen Directeur DE GEMEENTERAAD Deze zitting is een voortgezette zitting van de zitting van 24 juni Openbaar Bijkomend agendapunt 1 Aanvullend agendapunt N-VA-fractie. Procedure aanstelling algemeen directeur. Er werd al een bijzonder lange weg afgelegd in dit dossier. Van een openverklaring, naar het zoeken van een consensus mbt de functiebeschrijving tussen beide secretarissen, naar de aanstelling van een voorlopig waarnemend directeur, naar het tillen van de beslissing over de verkiezingen van oktober 2018, naar een procedure van vergelijking van titels en verdiensten. Op de gemeenteraad van 18 februari van dit jaar werd beslist om - de raadsbeslissingen van 19 februari 2018 (aanstelling en samenstelling werkgroep) te schorsen. - de raadsbeslissing van 14 mei 2018 over de goedkeuring prijsvraag voor het voorzien in externe begeleiding bij deze aanstelling te schorsen. - werd bepaald dat de gemeenteraad als bevoegde aanstellende overheid op basis van titels en verdiensten een algemeen directeur voor onze gemeente moet aanduiden aan de hand van een aantal criteria. - werden de zittende secretarissen uitgenodigd zich kandidaat te stellen. We zijn inmiddels meer dan 4 maanden verder, dus ik zou graag een stand van zaken krijgen over de voortgang in dit dossier. Gelet op het antwoord van Burgemeester Bert Moyaers waarbij hij volgende overzichtslijst van beslissingen hanteerde: Chronologie van de beslissingen 1

2 2 GR Samenstelling werkgroep tot aanstelling van de algemeen directeur en goedkeuring prijsvraag voor het voorzien in externe begeleiding bij deze aanstelling. GR Wijziging raadsbesluit d.d. 19 februari 2018 houdende samenstelling werkgroep tot aanstelling van de algemeen directeur en goedkeuring prijsvraag voor het voorzien in externe begeleiding bij deze aanstelling. GR Goedkeuring van de functiebeschrijving van algemeen directeur en bijhorende salarisschaal. GR Aanstelling waarnemend algemeen directeur met ingang van (Klacht van Jo Briers werd niet gegrond verklaard) RvMW Goedkeuring uitbreiding personeelsformatie OCMW Herk-de-Stad met de functie van projectbegeleider (A8a-A8b) + aanstelling van Jo Briers als projectbegeleider. (Beslissing werd geschorst door de gouverneur bij besluit van en door de RVMW ingetrokken) RvMW Goedkeuring uitbreiding personeelsformatie OCMW Herk-de-Stad met de functie van projectbegeleider (A1a-A3a) + aanstelling van Jo Briers als projectbegeleider. (Klacht van Jo Briers werd niet gegrond verklaard) bevraging ABB GR Oproeping zittende functiehouders voor de functie van algemeen directeur - vaststelling richtinggevende en niet-limitatieve lijst van beoordelingscriteria waarmee rekening kan worden gehouden (ontbinding werkgroep) Aangetekende oproep kandidatuurstelling ambt algemeen directeur Indiening kandidatuur Nathalie Creten tegen ontvangstbewijs Indiening kandidatuur Jo Briers aangetekend (met ontvangstmelding) SC Vaststelling van de tijdigheid en ontvankelijkheid van de ingediende kandidaturen voor het ambt van algemeen directeur. SC Vaststelling verdere procedure behandeling ingediende kandidaturen voor het ambt van algemeen directeur : Ter ondersteuning van de vergelijking van de kandidaturen door de gemeenteraad zal een gespecialiseerd bureau worden geraadpleegd. Voor de aanduiding van het bureau wordt : - een beperkte aan besteding gehouden - opdracht : ondersteuning van de gemeenteraad bij de vergelijking van de titels en verdiensten van de kandidaten De nodige juridische ondersteuning zal verzekerd voerden bij de opmaak van de ontwerpbeslissing. SC Goedkeuring lastvoorwaarden en de uit te nodigen firma s opdracht aanstelling extern bureau voor de ondersteuning van de aanstelling van een algemeen directeur op basis van een vergelijking van titels en verdiensten Werden uitgenodigd om deel te nemen aan de onderhandelingsprocedure : CC Select Berenschot Belgium NV Katena CVBA BDO De offertes worden verwacht uiterlijk op 3 juli Kennis te nemen van de vraag van N-VA en het antwoord hierop gegeven door burgemeester Bert Moyaers.

3 3 2 Aanvullend agendapunt N-VA-fractie. Overeenkomst tussen gemeente Herk-de-Stad en scholengroep GO! Campus Herckerhof aan de Dr. Vanweddingenlaan ivm parkeerterrein. Op 13 september 2016 werd een overeenkomst gesloten tussen de gemeente Herk-de-Stad en de scholengroep GO! Campus Herckerhof aan de Dr. Vanweddingenlaan. Het gaat concreet over het parkeerterrein dat tijdens de schooluren beschikbaar is voor de school, maar na de schooluren publiek wordt opengesteld. Deze overeenkomst kadert perfect in het gemeentelijk mobiliteitsplan waarbij lang parkeren op randparkings wordt aangemoedigd. De schoolparkings vormen daar een onderdeel van. Zeker bij avondvoorstellingen, weekendevenementen en bij Herkse activiteiten zijn ze een onmisbare schakel om de parkeerbehoefte op te vangen. Verschillende inwoners/handelaars meldden ons dat de parking na de schooluren regelmatig wordt afgesloten. We stelden dit zelf ook vast tijdens parkeerpieken zoals het Sint-Maartenfeest, kermiszondag, de verkiezingen van 26 mei... In dit kader heeft onze fractie enkele vragen: - Is het bestuur op de hoogte dat de overeenkomst niet altijd verloopt zoals gewenst? - Is er een reden waarom de parking regelmatig wordt afgesloten na de schooluren? - Wat zal het bestuur ondernemen om de parking optimaal open te stellen na de schooluren voor het publiek zoals werd overeengekomen? Gelet op de antwoorden gegeven door schepen Mark Vanleeuw op deze vragen: Het is inderdaad zo dat in september 2016 een overeenkomst werd afgesloten tussen de gemeente Herk-de-Stad en scholengroep GO! Campus Herckerhof aan de Dr. Vanweddingenlaan ivm het parkeerterrein. Helaas heb ik me onvoldoende kunnen bevragen omtrent het openstellen van de parking na de schooluren. Er spelen momenteel verschillende verklaringen voor het afsluiten van de parking nl: - de conciërge zou zich strikt houden aan het sluiten van de slagboom na de schooluren; vermoedelijk omdat hij geen weet heeft van hetgeen werd opgenomen in de overeenkomst wat betreft het openstellen van het parkeerterrein na de schooluren; - de buren sluiten zelf de slagboom aangezien zij niet willen geconfronteerd worden met het aan- en uitrijden van voertuigen na schooltijd. De schepen van onderwijs zal contact opnemen met de directeur van de scholengroep GO! Campus Herckerhof om te verzekeren dat op basis van de overeenkomst het parkeerterrein in de toekomst zal toegankelijk gesteld worden na de schooluren. Kennis te nemen van de vragen van N-VA en de antwoorden hierop gegeven door schepen Mark Vanleeuw. Besloten Staf Projecten 3 Kennisname rapportering organisatiebeheersing. Het Decreet Lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, in het bijzonder artikelen 41, 219, Het Auditdecreet van 5 juli 2013; Het gemeenteraadsbesluit van 14 mei 2018 tot goedkeuring van het kader voor organisatiebeheersing; Inhoudelijke motivering

4 4 Het decreet Lokaal Bestuur (DLB) transformeerde in 2017 de 'interne controle' naar een systeem van organisatiebeheersing. Dit vormde de aanzet om de impliciete en verspreide vormen van interne controle om te vormen tot een overkoepelend en coherent systeem van organisatiebeheersing De gemeenteraad bepaalde bij besluit van 14 mei 2018 het kader voor de organisatiebeheersing, geënt op de leidraad organisatiebeheersing van Audit Vlaanderen. In het najaar besloot de OCMW-raad eenzelfde kader te hanteren. Het praktisch systeem van organisatiebeheersing voor gemeente en OCMW wordt uitgewerkt door de algemeen directeur in overleg met het managementteam. Jaarlijks, uiterlijk op 30 juni, moet de AD rapporteren aan de gemeenteraad en OCMW-raad over de stand van zaken binnen de organisatiebeheersing. Wettelijke motivering Organisatiebeheersing is het geheel van maatregelen (beheersmaatregelen) om een redelijke zekerheid te bekomen over: 1. Doet de organisatie de juiste dingen (= effectiviteit) 2. Het bereiken van de vooropgestelde doelstellingen en kennis en beheersing van mogelijke risico s 3. Doet de organisatie die dingen juist (= integriteit, kwaliteit en efficiëntie) 4. Het naleven van regelgeving en procedures 5. Betrouwbare financiële en beheersrapportering 6. Effectieve en efficiënte werking en inzet van middelen 7. Bescherming van activa en voorkomen van fraude. Voor de opmaak van een methodiek en praktische uitrol van organisatiebeheersing evenals een externe kijk op de wijze waarop stadsbestuur en OCMW momenteel functioneren, werd de hulp ingeroepen van BDO. De huidige maturiteitsgraad en het ambitieniveau in de toekomst werden bepaald voor de 10 pijlers die Audit Vlaanderen hanteert: Doelstellingen en procesmanagement (=DP) Belanghebbendenmanagement (=BHM) Monitoring (=MON) Financieel management (=FIM) Organisatiestructuur (=ORG) Personeelsbeleid (=HRM) Organisatiecultuur (=CUL) Informatie en communicatie (=ICO) Facilitaire middelen, opdrachten en contracten (=FAM) Informatie- en communicatietechnologie (=ICT) Vanuit de analyse werden actieplannen opgesteld om naar een hoger niveau te klimmen. Op basis van een afweging tussen de risico s en de beschikbare middelen werden prioritaire acties bepaald. Parallel liep binnen het OCMW een organisatorische en forensische externe audit door de diensten van Audit Vlaanderen. De rapportering over de binnen dit kader verplichte acties worden eveneens binnen de rapportering organisatiebeheersing gebracht. Met het oog op een sterke en gedragen samensmelting van OCMW en Stad werd in het najaar een aanvullende doorlichting van het OCMW doorgevoerd in samenwerking met BDO en op basis van dezelfde methodiek. In het voorjaar 2019 werden beide elementen geïntegreerd in een gemeenschappelijk eindrapport met definiëring van de gemeenschappelijke prioritaire acties. De effectieve realisatie van de acties kon voor enkele prioritaire acties voor het gemeentebestuur pas een aanvang nemen in het latere najaar Voor het gezamenlijk actieplan Stad / OCMW is het startmoment het tweede kwartaal Absolute prioriteit voor uitvoering wordt aan de acties rond de externe auditrapporten gegeven. In het bijgevoegde rapport wordt een stand van zaken binnen het geheel van de organisatiebeheersing gegeven. Artikel 1. De raad neemt kennis van de voortgangrapportering organisatiebeheersing opgesteld en voorgesteld door de Algemeen Directeur wnd.; en waarvan kopie in bijlage. Artikel 2. Onderhavig raadsbesluit in toepassing van artikel 286 tot en met 288 en artikel 330 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, mee te delen aan de Heer provinciegouverneur.

5 5 NAMENS DE GEMEENTERAAD: In opdracht: Bart Bastijns W.g. Plaatsvervangend Algemeen Directeur Paul Buekers W.g. Voorzitter