Het verhalen van schade aan gemeentelijke eigendommen

Transcriptie

1 RAADSMEDEDELING van het college aan de gemeenteraad R a a d s m e d e d e l i n g n r. : 2011/17 Va n A a n Het college De raad O n d e r w e r p : D a t u m b e s l u i t v a n c o l l e g e O n t v a n g e n g r i f f i e d. d. 3 augustus 2011 Het verhalen van aan gemeentelijke eigendommen B e h a n d e l i n g c o m m i s s i e B F T / R u i m t e / W e l z i j n d. d. ( v i a l i j s t i n g e k o m e n s t u k k e n ) 31 augustus 2011 B e h a n d e l i n g r a a d d. d. 8 september 2011 ( v i a l i j s t i n g e k o m e n s t u k k e n ) I n h o u d m e d e d e l i n g Met het doel u te informeren over de afspraken die zijn gemaakt rondom het verhalen van, wordt u de volgende mededeling ter kennis gesteld. Schadeverhaal Aanleiding In de commissie Bestuur, Financiën en Toerisme zijn vragen gesteld met betrekking tot het verhalen van aan gemeentelijke eigendommen. Gebleken is dat we geen volledig overzicht hebben van de meldingen rondom. Oorzaak hiervan is dat er niet duidelijk was bepaald wie verantwoordelijk is voor welke stappen in het proces en er geen duidelijke afspraken zijn gemaakt met politie en Bureau Halt. Ook werd voorheen niet in alle gevallen aangifte gedaan (bv. omdat een object al aan vervanging toe was). Door dit alles missen we kansen om de die veroorzaakt is door vandalisme 1 te verhalen op de vandalen. Omdat we als gemeente een duidelijk signaal af willen geven dat dergelijk gedrag niet getolereerd wordt, hebben we het (totale) proces rondom het verhalen van nu strakker geregeld. De procesbeschrijving De te nemen stappen en gemaakte afspraken zijn vastgelegd in een procesbeschrijving (zie bijlage). De beschrijving zou de indruk kunnen wekken dat het een bureaucratisch en omvangrijk proces is geworden, maar dat is niet het geval. Het biedt inzicht in ieders taken en verantwoordelijkheden en zorgt ervoor dat een ieder op dezelfde manier te werk gaat. Door één persoon het totaaloverzicht te laten bewaken, is het hele proces geborgd. Samengevat komt het proces op het volgende neer: 1. Centrale registratie van meldingen: - Zo is er informatie beschikbaar over de aard en omvang van de meldingen; - Dubbeltellingen worden op deze manier voorkomen; 2. Het oormerken van rekeningen van : - Zo krijgen we inzicht in de totale kosten als gevolg van vandalisme in een bepaalde periode; - Rekeningen van vandalismes zijn op deze manier gemakkelijker terug te vinden. 1 Opzettelijke nodeloze beschadiging of vernietiging van openbare eigendommen.

2 3. Aangifte doen via een internetmodule; 4. Het (gestructureerd) verhalen van op de vandalen: - Afspraken met de bemiddelaars van politie / Bureau halt. 5. Het oormerken van rekeningen van die we hebben kunnen verhalen: - Zo kunnen we zien in hoeverre het verhalen van succes heeft. In de maand mei 2011 zijn deze afspraken met alle betrokken medewerkers besproken. Vanaf de maand juni 2011 kunnen we dus betrouwbare gegevens uit het systeem halen. Het bedrag aan dat veroorzaakt is door vandalisme, wordt zichtbaar in de vandalismemeter van het derde kwartaal. B i j l a g e n: - Procesbeschrijving

3 Bijlage procesbeschrijving verhaal Doel: zowel de registratie als het opvolgende proces van verhalen centraliseren. Het proces bestaat uit de volgende stappen, die in dit document verder zijn uitgewerkt: Centrale registratie van meldingen Het oormerken van facturen Aangifte doen Verhalen van Verwerken van de betaling

4 1. Centrale registratie van meldingen Schade wordt door verschillende personen geconstateerd en gemeld: burgers, buitendienstmedewerkers, boa s, gebouwenbeheerders e.d. Meldingen worden doorgestuurd naar de medewerker (X) die verantwoordelijk is voor het betreffende onderdeel (bv. speelplaatsen, gemeentelijke gebouwen e.d.). Zo kan men hier zicht op houden en indien nodig het beleid bijstellen (leereffect). Medewerker X registreert dit en geeft de melding door aan de contactpersoon, die het totaaloverzicht bewaakt. Melding door extern Melding door intern Registratie door medewerker X Registratie door contactpersoon Schade* Voordelen van centrale registratie van meldingen: - Er is informatie beschikbaar over de aard en omvang van de meldingen; - Dubbeltellingen worden op deze manier voorkomen. * De contactpersoon maakt onderdeel uit van afdeling ISI (bedrijfsinformatie)

5 2. Het oormerken van facturen Door een unieke kostensoort toe te kennen aan facturen die het gevolg zijn van, kunnen op eenvoudige wijze overzichten uit het financiële systeem worden getrokken en worden de totale kosten als gevolg van vandalisme zichtbaar. Deze informatie kunnen we gebruiken als sturings- of als communicatiemiddel. Medewerker X Doorsturen factuur (Afschrift naar) Contactpersoon Registratiecode /34321 Voordelen: - Zo krijgen we inzicht in de totale kosten als gevolg van in een bepaalde periode; - Bovendien zijn rekeningen van s gemakkelijker terug te vinden.

6 3. Aangifte doen bij politie Medewerker X vult namens de gemeente het digitale 'meldingsformulier vandalisme' van de politie in. Wanneer de dader eenmaal bekend is, ondertekent medewerker X de aangifte namens de gemeente. Uitgangspunt Van alle gevallen aangifte doen. Medewerker X Aangifte doen bij politie (Afschrift sturen naar) Contactpersoon Afspraken met politie - Het meldingsformulier wordt in ieder geval tweewekelijks naar de politie verzonden (verzamelaangifte is dus mogelijk).

7 4. Schade verhalen op de daders Zodra de daders bekend zijn bij de politie wordt de bemiddeling gestart en draaien de vandalen op voor de kosten. Wanneer de bemiddeling mislukt, wordt de zaak voorgelegd aan de Officier van Justitie. Wanneer dat niet mogelijk is of geen kans van slagen heeft, dan is de laatste optie het starten van een civiele procedure. Wanneer onder een dekking valt, zal de verzekeraar zelf via een civiele procedure de proberen te verhalen. In geval van jongeren onder de 18 jaar wordt de bemiddeling via Bureau Halt gestart. Contactpersoon Verzekeraar keert uit Ja Valt onder de verzekering? Nee Lukt bemiddeling? Ja Nee nee Resultaat dmv voegen in Ja Nee Civiele procedure starten Betaling aan gemeente Voorwaarden voor bemiddeling door politie of bureau Halt: - De vordering moet eenvoudig van aard zijn / het moet gaan om materiele ; - De moet rechtstreeks voortvloeien uit het strafbare feit; - Er moet een verdachte zijn die bekent.

8 Afspraken met de politie / Bureau Halt - Indien de dader bekend is, wordt de contactpersoon vanuit de politie / Bureau Halt benaderd voor bemiddeling. - De nota moet binnen 7 dagen bij de politie / Bureau Halt aangeleverd worden door de contactpersoon. - De contactpersoon wordt tussentijds door de politie / Bureau Halt geïnformeerd over de voortgang van de bemiddeling. o Verdachte betaalt? geld onderweg. o Verdachte betaalt niet: per brief op de hoogte gesteld dat de zaak overgedragen wordt aan het OM Correspondentie vanuit het OM + evt. uitbetaling. - Als de vordering niet wordt toegekend, kan de contactpersoon eventueel overgaan tot het starten van een civiele procedure. 5. Uitbetaling van de Als het eenmaal is gelukt om de op de dader te verhalen, dan oormerkt de contactpersoon het ontvangen bedrag als verhaald. De contactpersoon heeft eerder in het proces al een rekening ontvangen en deze geoormerkt. Nu moet de match van het verhaalde bedrag met deze kostenpost worden gemaakt. Op deze manier kunnen we uiteindelijk zien in hoeverre het verhalen van s succes heeft en dit desgewenst communiceren. Betaling bedrag door dader (Ontvangst door) Contactpersoon Registratiecode verhaald