MIC-commissie. Melding incidenten, fouten en bijna ongelukken cliënten. Lichtenvoorde Juli 2009 Patrick Stroeve en André Temming

Transcriptie

1 MIC-commissie Melding incidenten, fouten en bijna ongelukken cliënten Lichtenvoorde Juli 2009 Patrick Stroeve en André Temming

2 Inleiding MIC staat voor Melding Incidenten Cliënten. Een MIC-melding is een melding die te maken heeft met incidenten, fouten of bijna-ongelukken rondom de cliënt. De medewerker zal een melding maken. Cliëntincidenten: De cliënt is de persoon die gebruik maakt van de ondersteuning die door De Lichtenvoorde wordt aangeboden. Bij incidenten, fouten of bijna-ongelukken gaat het om nadelige gevolgen voor de cliënt of zou dit tot gevolg kunnen hebben. Het betreft een gebeurtenis, die geleid heeft tot of kan leiden tot schade of een aanmerkelijke kans op schade aan de geestelijke of lichamelijke gezondheid van een cliënt en/of die een ernstige verstoring van de zorg- of behandelrelatie kan betekenen. Bij een cliëntincident kan een medewerker, cliënt(en) of derden betrokken zijn. Opdracht De opdracht van de MIC-commissie in deze luidt: de centrale registratie van incidenten en calamiteiten, het nader onderzoeken van mogelijke oorzaken en de toedracht van het incident of calamiteit, het indien nodig adviseren van direct betrokkenen en de voorbereiding van beleidsvoorstellen met het oog op preventie ervan. Doelstelling De commissie Melding Incidenten Cliënten (MIC) houdt zich bezig met gemelde incidenten en gevaarlijke situaties. Het doel van de commissie is het mede bewaken en bevorderen van de kwaliteit van zorg. De doelstelling van de registratie van meldingen is: - Inzicht krijgen in de aard en omvang van de incidenten. - Op basis van een analyse van incidenten adequaat inspelen op situaties die om structurele maatregelen vragen. - Adviezen verstrekken ter preventie van de incidenten. Taken De MIC-commissie zorgt voor het totaaloverzicht van de meldingen. De MIC-commissie draagt zorg voor het doen van onderzoek naar oorzaken en trends van incidenten (onder andere door het verzamelen van feiten en relevante stukken en het horen van relevante personen). De MIC-commissie kan contact opnemen met de melder van het incident om nadere gegevens omtrent de melding te verkrijgen. De MIC-commissie draagt zorg voor regelmatig contact met andere commissies binnen De Lichtenvoorde, zoals de FOBO-commissie e.d. De MIC-commissie draagt zorg voor het verstrekken van adviezen ter preventie van incidenten aan sectormanagers, teammanagers en de bestuurder. Indien nodig kan de MIC-commissie zich laten bijstaan door adviseurs of deskundigen. (bijvoorbeeld een seksuoloog) De MIC-commissie verricht geen onderzoek naar eventuele schuldvragen bij incidenten. Het behoort evenmin tot de taak van de MIC-commissie uitspraken te doen over aansprakelijkheid of schadeclaims. Verslaglegging. MIC-commissie/De Lichtenvoorde/ juli 2009/versie

3 Bevoegdheden Het oproepen van direct betrokkenen om verduidelijking op te kunnen doen over de situatie; raadplegen van adviseurs; het zich van de situatie ter plaatse op de hoogte te stellen. Meldingen Na ontvangst van het volledig ingevulde meldingsformulier draagt de sectormanager zorg voor het in gang zetten van de benodigde acties, archivering (itask), doorsturen naar de MIC-commissie etc. Rapportage door sectormanagement Met behulp van de meldingsformulieren worden alle incidenten opgenomen in een driemaandelijks overzicht van een sectormanagement. Dit overzicht is bestemd voor de bestuurder en de MICcommissie. De MIC-coördinator neemt als voorzitter van de MIC-commissie de overzichten door en besluit of het bijeen roepen van de MIC-commissie voor nader onderzoek noodzakelijk of gewenst is. Daarnaast kunnen de bestuurder en sectormanager waar zich het incident of calamiteit heeft voorgedaan onafhankelijk van elkaar de MIC-commissie bij elkaar laten komen. Ernstige incidenten worden tussentijds verslagen. De manager rapporteert in dat geval aan de bestuurder en de MICcoördinator. Samenstelling MIC-commissie De formatie van de MIC-commissie wordt ingesteld door de bestuurder. De commissie bestaat uit leden van: Manager Zorgexpertise (voorzitter/mic-coördinator); Teammanager; Een begeleider met teamtaak veiligheid; Verpleegkundig adviseur; Op uitnodiging: sectormanager. Indien een lid door ziekte of anderszins verhinderd is aan het werk van de commissie deel te nemen wordt er gekozen voor plaatsvervanging. De leden worden benoemd voor een periode van minimaal drie jaar. Er is mogelijkheid om een reglement op te stellen. Plaatsvervanging Aan de plaatsvervangende leden worden dezelfde voorwaarden gesteld als aan de leden welke zij dienen te vervangen. Een plaatsvervanger treedt op: - indien een lid van de commissie door ziekte of anderszins verhinderd is aan het werk van de commissie deel te nemen; - indien een lid van de commissie zich beroept op het zogenaamde verschoningsrecht. Verschoningsrecht Een lid dient zich te onthouden van deelneming aan de behandeling van een klacht of een probleem indien hij of zij direct betrokken is bij de klacht of het probleem. MIC-commissie/De Lichtenvoorde/ juli 2009/versie

4 Routing/In behandeling name De MIC-commissie bespreekt op basis van een kwartaaloverzicht het aantal meldingen en rapporteert haar bevinding aan het sectormanagement en bestuurder. Per kalenderjaar wordt een rapportage opgesteld ten behoeve van het jaardocument en de directiebeoordeling. Werkwijze commissie De afhandeling van een incident binnen een team behoort niet tot de taken van de MIC-commissie. Hiervoor ligt de verantwoordelijkheid bij de medewerkers van het team en de teammanager. De eindverantwoordelijkheid ligt bij de sectormanager. Voor de MIC-commissie is een volledig ingevulde melding van belang. De commissie streeft ernaar om elk incident gemeld te krijgen en om dat ook gemakkelijk te maken door een standaard werkwijze. De commissie komt één keer in de twee maanden bij elkaar om de meldingen te bekijken. Bij meldingen die zeer ernstig zijn wordt er een spoedoverleg gepland. Het sectormanagement zal dan de MIC-commissie oproepen. Van ieder overleg wordt een verslag opgesteld met bevindingen naar aanleiding van de melding(en) en hoe deze al dan niet is afgehandeld. Wanneer onderneemt de commissie actie: Incidenten moeten altijd geregistreerd worden. Ook twijfelgevallen worden geregistreerd. De commissie doet alleen wat als een incident: - Niet incidenteel of toevallig is en daarom kans op herhaling bestaat. - Zeer ernstig is. - Vermijdbaar was geweest. De actie kan bestaan uit: - Nader onderzoek (om de registratie compleet te maken). - Advisering naar het management (meestal naar aanleiding van ernstige of meerdere incidenten). Advies Als het incident of de calamiteit door de MIC-commissie is behandeld in het kader van MIC, zal de MIC-commissie een standpunt bepalen ten aanzien van de afhandeling, dit kan zijn: advies aan individuele medewerker, team of sectormanagement hoe te handelen om de situatie voor de toekomst te voorkomen. het doen van beleidsvoorstellen; adviseren van manager/bestuurder over het direct treffen van een tussentijdse voorziening, om het gevaar in te dammen, nieuwe incidenten te voorkomen etc. Ernstige incidenten worden direct gemeld. De manager rapporteert in dat geval aan de bestuurder en de MIC-coördinator. Informering van de directie, Inspectie Gezondheidszorg en Politie De sectormanager besluit in overleg met de bestuurder op welk moment Inspectie Gezondheidszorg, de politie en/of de bestuurlijke overheid worden ingelicht. In alle gevallen houdt men rekening met privacy-aspecten. Bij de noodzaak tot aangifte bij de politie vinden eerst bureaumelding en overleg plaats. Bureaumelding: de politie is altijd bereid tot overleg alvorens overgegaan wordt tot aangifte. Zij kan en wil adviseren omtrent de publiciteit. Dat is zeker nodig in het geval zij wil overgaan tot opsporing van strafbare feiten. MIC-commissie/De Lichtenvoorde/ juli 2009/versie

5 Informering van belanghebbenden Ten aanzien van de informatie naar familie/belangenbehartigers, derden en/of de pers wordt door de sectormanager en de bestuurder overwogen: of informatie wordt verstrekt en zo ja: welke informatie aan wie waarom door wie wanneer Begeleiding na een calamiteit Nazorg voor cliënt De sectormanager is belast met de vaststelling van de gewenste begeleiding. Hij/zij krijgt waar nodig advies van de bestuurder en de MIC-coördinator. Zij bepalen samen de inschakeling van deskundigen (gedragswetenschapper, vertrouwenspersoon etc); eventueel bemiddelen zij bij verwijzing naar externe hulpverleners. Geheimhouding en archivering De leden van de commissie en eventuele ondersteuners gaan een geheimhoudingsplicht aan ten aanzien van persoonlijke gegevens conform de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) en interne notitie Werken en verwerken van gegevens. Formulieren en verslagen worden gearchiveerd, maar dit archief is alleen toegankelijk voor commissieleden. De bewaartermijn hiervan is tien jaar. (verwijzing naar notitie Werken en verwerken van gegevens ) Slotbepalingen De Lichtenvoorde verplicht zich voldoende middelen en faciliteiten ter beschikking te stellen aan de MIC-commissie ter uitoefening van haar functie. De Lichtenvoorde verplicht zich, indien nodig, medewerker(s) opdracht te geven tot het geven van medewerking aan het onderzoek door de commissie. De Lichtenvoorde draagt er zorg voor dat medewerkers en ander tijdelijk personeel op de hoogte zijn van de MIC-regeling. Jaarlijks vindt een evaluatie plaats van de werkzaamheden en bevindingen van de commissie. Verwijzingen Veiligheid bij De Lichtenvoorde Incidentenbeleid Arbomanagementsysteem en Arbozorgsysteem Traumaopvang Fobo-commissie Melding maken (MIC of Fobo) MIC-commissie/De Lichtenvoorde/ juli 2009/versie