Incidentenbeleid. Stilzwijgen is de allergrootste fout. Inleiding

Transcriptie

1 Incidentenbeleid Stilzwijgen is de allergrootste fout Inleiding De Lichtenvoorde streeft er naar de kwaliteit van het werk te optimaliseren. Aan cliënten wordt immers goede zorg en dienstverlening gegarandeerd. Daarbij is een voorwaarde dat medewerkers in een goede en veilige omgeving kunnen werken en cliënten in een goede en veilige omgeving kunnen wonen of begeleid worden. Ondanks de grote inspanning daaraan te willen voldoen, gebeuren er ongelukken, bijna ongelukken of komen er calamiteiten en incidenten voor die de kwaliteit van de zorg, cliënten en/of medewerkers kunnen schaden. Het is van belang om de schadelijke effecten van dit soort gebeurtenissen te corrigeren en vooral om ervan te leren hoe herhaling voorkomen kan worden en hoe, meer in het algemeen, de kwaliteitszorg zich verder moet ontwikkelen. Daarvoor zijn bewustwording, collegialiteit, openheid en wederzijds vertrouwen nodig, geen sfeer van argwaan, verdachtmakingen of angst voor disciplinaire maatregelen. Op grond van de Arbo-wet 1998 en de Volksgezondheidswet heeft de werkgever in een aantal gevallen een meldingsplicht. Hij moet bepaalde gebeurtenissen in zijn onderneming melden aan de Arbeidsinspectie of aan de inspectie van de Volksgezondheid. Om te zorgen dat meldingen deskundig worden afgehandeld en overzicht te hebben in de meldingen bestaat het incidentenbeleid uit twee onderdelen: MIC (melding incidenten cliënten) en Fobo (fouten, ongelukken en bijna ongelukken. De Lichtenvoorde heeft een MIC-commissie en een Fobocommissie. De MIC-commissie behandelt de cliëntincidenten en de Fobo-commissie de incidenten van medewerkers. Bij het maken en versturen van een melding, gaat de melding direct naar de commissie die de melding aan gaat. Het incidentenbeleid is bedoeld voor alle medewerkers en vrijwilligers van De Lichtenvoorde. Het registreren biedt de mogelijkheid om systematisch inzicht te krijgen in de incidenten, fouten en ongelukken die zich binnen De Lichtenvoorde hebben voorgedaan. Om een beter beeld te krijgen van de situatie in de organisatie is het belangrijk om ook alle bijna- ongevallen te registeren. Door een systematisch inzicht in alle (bijna) ongevallen kunnen maatregelen getroffen worden om soortgelijke ongevallen in de toekomst te voorkomen. Een belangrijk uitgangspunt bij het registreren van (bijna) ongevallen is daarom het voorkomen (dus een preventieve werking). Kwaliteitsverbetering kan alleen slagen wanneer wij een omgeving creëren met openheid en veiligheid om over incidenten te praten en waarin we onze verantwoordelijkheid nemen. Stilzwijgen is de allergrootste fout. Dit beleidsstuk bestaat uit 2 delen: MIC en Fobo. In beide delen staan alle incidenten en bijnaongelukken die gemeld moeten worden beschreven en hoe de melding gedaan moet worden. Verder staan de acties die in de verschillende situaties genomen moeten worden door de begeleider, sectormanager, teammanager, bestuurder en de commissies (MIC en Fobo) vermeld. Daarnaast kun je terug vinden wat het doel, werkwijze, taken en bevoegdheden van de commissies zijn. De Lichtenvoorde/ Incidentenbeleid/oktober

2 Doel: De doelstelling van het incidentenbeleid is dat elk incident en elke calamiteit adequaat wordt opgevangen, beoordeelt en afgehandeld. Het einddoel is preventie van incidenten en verbetering van de kwaliteit van de ondersteuning door De Lichtenvoorde. Begrippen: Incident: een gebeurtenis waarbij een cliënt of een medewerker materiële of immateriële schade lijdt of dreigt te lijden. Ook is het mogelijk dat bij een incident een derde schade lijdt of dreigt te lijden. In sommige gevallen is het moeilijk vast te stellen of een gebeurtenis ernstig genoeg is om te kunnen spreken van een incident. In die gevallen is de mogelijke schade die had kunnen ontstaan een bepalende factor, de melder zal daartoe een risico-inschatting moeten maken. Calamiteit: een calamiteit is een niet-beoogde of onverwachte gebeurtenis, die betrekking heeft op de kwaliteit van de zorg en die tot de dood van of een ernstig schadelijk gevolg voor een patiënt of cliënt van de instelling heeft geleid. Schade: elke vorm van een door een incident ontstaan (potentieel) nadelig gevolg voor een cliënt, een medewerker of derde van lichamelijke, psychische, materiële aard, of een combinatie daarvan. Medewerkers incidenten: Medewerker is degene met wie De Lichtenvoorde een arbeidsovereenkomst is aangegaan en andere personen die in opdracht van De Lichtenvoorde werkzaamheden verrichten, met inbegrip van leerlingen, stagiaires en vrijwilligers. Medewerkers incidenten hebben nadelige gevolgen voor de medewerker. Denk hierbij bijv. aan incidenten die te maken hebben met de veiligheid op de werkvloer. Cliëntincidenten: De cliënt is de persoon die gebruik maakt van de ondersteuning die door De Lichtenvoorde wordt geboden. Cliëntincidenten hebben nadelige gevolgen voor de cliënt. Een gebeurtenis, die geleid heeft tot of kan leiden tot schade of een aanmerkelijke kans op schade aan de geestelijke of lichamelijke gezondheid van een cliënt en/of die een ernstige verstoring van de zorg- of behandelrelatie kan betekenen. Bij een cliëntincident kan een medewerker als dader, cliënt(en) (dader of slachtoffer) of derden betrokken zijn. De Lichtenvoorde/ Incidentenbeleid/oktober

3 MIC Hieronder volgt een opsomming van de incidenten die vallen onder MIC en die gemeld moeten worden door de medewerkers: 1) Ongewenst gedrag: Ongewenste intimiteiten Onder ongewenste intimiteiten wordt het volgende verstaan: voorvallen waarbij het gaat om iedere ongewenste toenadering of suggestie: van opmerkingen en/of gedragingen, grapjes, uitnodigingen, tot toevallige aanrakingen, verkrachting en aanranding. Grensoverschrijdend gedrag: - Alle gedrag waardoor een cliënt psychisch of fysiek wordt lastiggevallen of als lastig wordt ervaren, bedreigd of aangevallen en waardoor materiële of immateriële schade dreigt te ontstaan. - Seksuele intimidatie: Seksuele intimidatie staat voor ongewenst gedrag van seksuele aard of enig ander op geslacht gebaseerd gedrag, dat afbreuk doet aan de waardigheid van vrouwen en mannen. Kort gezegd: elke vorm van gedrag (lichamelijk, verbaal of non-verbaal) waarvan de betrokkene niet gediend is. - Seksueel misbruik: Seksuele handelingen worden opgedrongen, die niet passen bij de psychosociale ontwikkeling en bij de rol binnen het gezin/woonsituatie van de cliënt. Hoe melden? Het melden van vermoedens van ongewenste intimiteiten moet altijd via de sectormanager en bestuurder. Hiervoor is een protocol opgesteld. Vermoedens worden via een apart formulier gemeld en uitgeprint, i.v.m. privacy. (Zie hiervoor de notitie ongewenste intimiteit) Agressie/geweld Voorvallen waarbij cliënten blootstaan aan agressie en geweld van cliënten, medewerkers of derden. Agressief gedrag houdt in dat je grenzen, regels of waarden overschrijdt, of daarmee dreigt. Hiermee berokken je anderen of jezelf materiële, lichamelijke of psychische schade. En daarbij ben je je niet bewust van de gevolgen en de effecten van je gedrag. - Geweld: Agressie wordt gebruikt om een doel te bereiken, bewust. - Verbale agressie: schelden, schreeuwen, spotten, uitdagen, passieve agressie. - Non verbale agressie: dreigende gebaren, spugen. - Fysieke agressie: schoppen, slaan, duwen, bijten, krabben. - Materiële agressie: gooien met voorwerpen, met deuren slaan, spullen van tafel vegen. - Psychische agressie: bedreigen, chanteren, onder druk zetten. - Discriminatie: onder discriminatie verstaan we alle handelingen, uitspraken of beslissingen die beledigend kunnen zijn voor anderen, omdat ze uitgaan van ras, godsdienst, geslacht, handicap, levensovertuiging of seksuele geaardheid. (Voor meer informatie zie notitie ongewenst gedrag) De Lichtenvoorde/ Incidentenbeleid/oktober

4 2) Gevaarlijke situaties/ bijna ongelukken Een situatie waarbij sprake is van onveiligheid voor de cliënt. - Vallen, stoten, botsen Voorvallen, die te maken hebben met vallen, stoten of botsen van cliënten en daaruit voortvloeiende ongemakken. Vervolgacties kunnen bijvoorbeeld zijn: bijstelling medicatie, opruimen ruimten, drempels verwijderen, enz. - Een cliënt die zelf zijn bedhekken naar beneden kan doen, waardoor de kans bestaat uit bed te vallen - De Zweedse band wordt niet goed aangelegd, waardoor de cliënt eruit kan kruipen of naast bed in de Zweedse band hangt. - Alcohol/drugsmisbruik Het nuttigen van alcohol en drugs, evenals het onder invloed zijn van alcohol en drugs waardoor gevaarlijke situaties kunnen ontstaan. - Vermissing, weglopen, zwerven Voorvallen, waarbij cliënten langer als verantwoord vermist zijn, na een ruzie weglopen, enz. (zie ook het calamiteitenplan van de voorziening) - Gebruik van ondeugdelijke apparatuur, losliggende stroomdraden etc. - Branden, schroeien Voorvallen, waarbij cliënten zich branden aan hete voorwerpen (in de keuken) of blootgesteld worden aan een te heet bad of douche. - Het niet kennen van de verkeersregels - Onveilig gebruik van een fiets, motorvoertuig, enz. binnen het verkeer. - Verdrinking, door bijvoorbeeld kinderbadjes en gebrek aan toezicht. 3) Ernstig ongeluk Wanneer opname in een ziekenhuis nodig is of wanneer de verwachting is dat het letsel blijvend zal zijn of het ongeval het overlijden van de cliënt tot gevolg heeft. - Ongevallen van cliënten waarbij sprake is van schade aan de gezondheid of overlijden. - Technische mankementen - Voorvallen, waarbij cliënten worden verwond door in gebreke blijvende apparatuur of accommodaties (bijvoorbeeld tilliften, enz.). - Spelen met vuur - Brand binnen de accommodatie - Een brand is een verbranding met vuur die zich ongehinderd uit kan breiden en schade en/of gevaar veroorzaakt. 4) Medicatiefout: Voorvallen, die te maken hebben met het nalaten van toediening van voorgeschreven medicatie, dubbele medicatie, verkeerde medicatie, verkeerde tijdstip, het door cliënten niet willen innemen van medicatie, enz. (Voor meer informatie zie beleidstuk BIG wet) De Lichtenvoorde/ Incidentenbeleid/oktober

5 5) Voedselveiligheid Voorvallen, die te maken hebben met verkeerde voeding, sondevoeding, afwijking van een dieet. Het gaat om voorvallen met mogelijk ernstige gevolgen. - Voedselvergiftiging - Verslikking - Uitdroging - Legionella - Inname gevaarlijke stoffen: Als de cliënt chemische stoffen of (delen van) schadelijke planten heeft binnengekregen. (Voor meer informatie zie hiervoor de notitie hygiënecode) 6) Anders nl. Voorvallen, die niet te vatten zijn in één van voornoemde categorieën (in principe zo min mogelijk gebruiken). Hierbij kan gedacht worden aan zelfverminking, aangrijpende gebeurtenissen met bijvoorbeeld derden, etc. (Voor meer informatie over bovenstaande onderwerpen zie notitie veilig in en rond het huis) De Lichtenvoorde/ Incidentenbeleid/oktober

6 Melding en afhandeling Alle meldingen komen per sector binnen bij de sectormanager en teammanager. De actie die genomen moet worden is afhankelijk van de prioriteit van de melding, daarom zijn de acties gekoppeld aan de prioriteiten: Niet ernstig: Situaties die niet leiden tot fysieke of psychische schade. Niet ernstige meldingen zijn bedoeld om inzicht te krijgen in de omvang en aard van een probleem. Daarmee kan inzicht worden verkregen in de mate waarin bijvoorbeeld agressie voorkomt en in de vormen waarin het zich uit. Hier toe behoort ook verbaal geweld dat verder niet van invloed is op het persoonlijk functioneren van cliënten. Acties door de medewerker: - Het invullen en versturen van de melding via Kwaliteitsportaal. - Handelen naar eer en geweten om situaties/incidenten te voorkomen. Acties door de teammanager: - De teammanager bekijkt de melding. - De teammanager maakt een notitie in Kwaliteitsportaal over de voortgang van de afhandeling van de melding. - De teammanager zal de melding in het eerst volgende team bespreken, om evt. herhaling te voorkomen. - De teammanager schat zelf in of het nodig is de desbetreffende medewerker te bellen. Acties door de MIC commissie: - Het registreren van de incidenten. - Het analyseren van registratiegegevens. - Wanneer het incident niet incidenteel of toevallig is en daarom kans op herhaling bestaat en vermijdbaar was geweest, kan de commissie nader onderzoek verrichten of advisering doen aan het management. Ernstig: Situaties zoals ongevallen, bedreigingen, verbaal geweld etc. die van invloed zijn op het persoonlijk functioneren van cliënten. Acties door de medewerker: - Het invullen en versturen van de melding via Kwaliteitsportaal. - Handelen naar eer en geweten om situaties/incidenten te voorkomen. - De calamiteitendienst van De Lichtenvoorde bellen. De calamiteitendienst is buiten kantooruren te bereiken op het nummer Na afloop het incident in ONS opnemen. Acties door de teammanager: - De teammanager bekijkt de melding. - De teammanager maakt een notitie in Kwaliteitsportaal over de voorgang van de afhandeling van de melding. - De teammanager neemt contact op met de desbetreffende medewerker. - De teammanager bespreekt de melding in het team en zal hier extra aandacht en tijd voor nemen. De Lichtenvoorde/ Incidentenbeleid/oktober

7 Acties door de MIC commissie: - Het registreren van de incidenten. - Het analyseren van registratiegegevens. - Wanneer het incident niet incidenteel of toevallig is en daarom kans op herhaling bestaat en vermijdbaar was geweest, kan de commissie nader onderzoek verrichten of advisering doen aan het management. - Bij onduidelijkheden zal de commissie contact opnemen met de melder. - Adviezen geven ter preventie van het incident. Zeer ernstig: Bij zeer ernstig praten we over situaties die extern bij de inspecteur van de Volksgezondheid of politie gemeld (dienen te) worden. Ongevallen cliënten: overlijden, ernstig of blijvend letsel, ziekenhuisopname en alles rondom seksueel ontoelaatbaar gedrag. Ook als een redelijk medisch vermoeden van blijvende schade aan de gezondheid bestaat, wordt dit als ernstig letsel beschouwd. Acties door de medewerker: - Het invullen en versturen van de melding via Kwaliteitsportaal. - Handelen naar eer en geweten om situaties/incidenten te voorkomen. - De calamiteitendienst van De Lichtenvoorde bellen. De calamiteitendienst is buiten kantooruren te bereiken op het nummer: Na afloop het incident in ONS opnemen. Acties door de sectormanager: - De bestuurder op de hoogte stellen van het incident. - De MIC commissie inschakelen. Acties door de bestuurder: - De inspectie van Volksgezondheid inlichten. Acties door de teammanager: - De teammanager bekijkt de melding. - De teammanager maakt een notitie in Kwaliteitsportaal over de voorgang van de afhandeling van de melding. - De teammanager neemt zo snel mogelijk contact op met de melder. - Er wordt op korte termijn een afspraak gepland met de melder. - Er worden evt. deskundigen ingeschakeld op advies van de bestuurder en de MIC commissie. - De teammanager zal de medewerker en cliënt begeleiden in het proces. - De teammanager informeert de MIC commissie omtrent de stand van zaken. Acties door de MIC commissie: - Het registreren van de incidenten. - Het analyseren van registratiegegevens. - Wanneer het incident niet incidenteel of toevallig is en daarom kans op herhaling bestaat en vermijdbaar was geweest, kan de commissie nader onderzoek verrichten of advisering doen aan het management. - Bij onduidelijkheden zal de commissie contact opnemen met de melder - Adviezen geven ter preventie van het incident. - Advies geven over het inschakelen van deskundigen. - De MIC commissie zal komen kijken op de werkvloer. De Lichtenvoorde/ Incidentenbeleid/oktober

8 De calamiteitendienst Medewerkers moeten altijd de calamiteitendienst bellen bij incidenten die ernstig tot zeer ernstig zijn. De dienstdoende sectormanager of teammanager die dan bereikbaar moet zijn zal de medewerker dan vooral ondersteunen, advies geven, oplossingen toereiken en waar nodig zaken regelen. Ook kan de calamiteitendienst een luisterend oor bieden. Wanneer het nodig is zal de dienstdoende sectormanager of teammanager zo snel mogelijk komen. Daarnaast moet de medewerker zelf inschatten of 112 gebeld moet worden. Een voorbeeld wanneer de calamiteitendienst gebeld moet worden is wanneer een cliënt bijvoorbeeld in de raamopening staat, en wil springen of wanneer er sprake is van ongewenste intimiteiten tussen cliënten onderling, etc. Meldingen via de Kwaliteitsportaal Kwaliteitsportaal: Dit is een digitaal programma waarmee de meldingen gedaan moeten worden. Wanneer een medewerker een melding maakt gaat de melding automatisch naar de juiste commissie: MIC of Fobo. De medewerker moet in het formulier aangeven wat de ernst van de melding is. Mocht de team- of sectormanager het niet met de ernst van de melding eens zijn, dan neemt deze contact op met de melder. De uiteindelijke status van het incident wordt dan door de teammanager in overleg met de medewerker bepaald. De teammanager en sectormanager moeten in de Kwaliteitsportaal beschrijven welke actie er ondernomen is. Zo kunnen alle betrokkenen zien hoe een melding wordt opgepakt en afgehandeld. Afhankelijk van de status van de melding wordt er actie ondernomen. Zie hiervoor het hoofdstuk definities status meldingen. Meldingsformulier Het formulier melding incidenten dient via de Kwaliteitsportaal ingevuld te worden bij een incident door de medewerker. Het sectormanagement wordt daarna op de hoogte gebracht van het incident en bekijkt onder welke prioriteit het incident valt. De teammanager zal hierna actie ondernemen. De sectormanager draagt altijd de volledige eindverantwoordelijkheid voor een juiste en zorgvuldige afhandeling van het incident. Tenslotte wordt vastgesteld hoe herhaling kan worden voorkomen. Rapportage aan het management Met behulp van de meldingsformulieren via de Kwaliteitsportaal worden alle incidenten opgenomen in een maandelijks overzicht van een sectormanagement. Dit overzicht is bestemd voor de bestuurder en de MIC commissie. Zeer ernstige incidenten worden tussentijds verslagen. De sectormanager rapporteert in dat geval aan de bestuurder en voorzitter van de MIC commissie. Het is belangrijk dat medewerkers hiervan op de hoogte worden gehouden, zodat ook zij weten wat er met een melding wordt gedaan. De Lichtenvoorde/ Incidentenbeleid/oktober

9 MIC commissie Doelstelling De commissie Melding Incidenten Cliënten (MIC) houdt zich bezig met gemelde incidenten en gevaarlijke situaties. Het doel van de commissie is het mede bewaken en bevorderen van de kwaliteit van zorg. De doelstelling van de registratie van meldingen is: - Inzicht krijgen in de aard en omvang van de incidenten - Op basis van een analyse van incidenten adequaat inspelen op situaties die om structurele maatregelen vragen. - Adviezen verstrekken ter preventie van de incidenten. Taken De MIC commissie zorgt voor het totaaloverzicht van de meldingen. De MIC commissie draagt zorg voor het doen van onderzoek naar oorzaken en trends van incidenten (onder andere door het verzamelen van feiten en relevante stukken en het horen van relevante personen). De MIC commissie kan contact opnemen met de melder van het incident om nadere gegevens omtrent de melding te verkrijgen. De MIC commissie draagt zorg voor regelmatig contact met andere commissies binnen De Lichtenvoorde, zoals de Fobo-commissie e.d. De MIC commissie draagt zorg voor het verstrekken van adviezen ter preventie van incidenten aan sectormanagers, teammanagers en de Raad van Bestuur. Indien nodig kan de MIC commissie zich laten bijstaan door adviseurs of deskundigen. (bijvoorbeeld een seksuoloog) De MIC commissie verricht geen onderzoek naar eventuele schuldvragen bij incidenten.het behoort evenmin tot de taak van de MIC commissie uitspraken te doen over aansprakelijkheid of schadeclaims. Verslaglegging Bevoegdheden MIC commissie Het oproepen van direct betrokkenen om verduidelijking op te kunnen doen over de situatie. Raadplegen van adviseurs. Het zich van de situatie ter plaatse op de hoogte te stellen. De Lichtenvoorde/ Incidentenbeleid/oktober

10 Samenstelling MIC commissie Een sectormanager (= voorzitter) Een gedragswetenschapper Teammanager Een begeleider Wanneer nodig: verpleegkundig adviseur, deze wordt opgeroepen bij medicatiefouten en incidenten omtrent middelen en maatregelen. De formatie van de MIC commissie wordt ingesteld door de bestuurder. Indien een lid door ziekte of anderszins verhinderd is aan het werk van de commissie deel te nemen wordt er gekozen voor plaatsvervanging. De leden worden benoemd voor een periode van minimaal drie jaar. Er is mogelijkheid om een reglement op te stellen. Werkwijze commissie De afhandeling van een incident binnen een team behoort niet tot de taken van de MIC commissie. Hiervoor ligt de verantwoordelijkheid bij de medewerkers van het team en de teammanager. De eindverantwoordelijkheid ligt bij de sectormanager. Voor de MIC commissie is een volledig ingevulde melding van belang. De commissie streeft ernaar om elk incident gemeld te krijgen en om dat ook gemakkelijk te maken voor de standaard werkwijze. De commissie komt één keer in de maand bij elkaar om de meldingen te bekijken. Bij meldingen die zeer ernstig zijn wordt er een spoedoverleg gepland. Het sectormanagement zal dan de MIC commissie oproepen. Wanneer neemt de commissie actie: Incidenten moeten altijd geregistreerd worden. Ook twijfelgevallen worden geregistreerd. De commissie doet alleen wat als een incident: - Niet incidenteel of toevallig is en daarom kans op herhaling bestaat. - Zeer ernstig is. - En vermijdbaar was geweest. De actie kan bestaan uit: - Nader onderzoek (om de registratie compleet te maken) - Advisering naar het management (meestal naar aanleiding van ernstige of meerdere incidenten). De Lichtenvoorde/ Incidentenbeleid/oktober

11 Fobo Hieronder volgt een opsomming van de onderdelen die vallen onder Fobo en die gemeld moeten worden door de medewerkers: 1) Ongewenst gedrag: Ongewenste intimiteiten Onder ongewenste intimiteiten wordt het volgende verstaan: Voorvallen waarbij het gaat om iedere ongewenste toenadering of suggestie: van opmerkingen en/of gedragingen, grapjes, uitnodigingen, tot toevallige aanrakingen, verkrachting en aanranding. Grensoverschrijdend gedrag: - Alle gedrag waarbij een medewerker psychisch of fysiek wordt lastiggevallen of als lastig wordt ervaren, bedreigd of aangevallen en waardoor materiële of immateriële schade dreigt te ontstaan. - Seksuele intimidatie: Seksuele intimidatie staat voor ongewenst gedrag van seksuele aard of enig ander op geslacht gebaseerd gedrag, dat afbreuk doet aan de waardigheid van vrouwen en mannen op het werk. Kort gezegd: elke vorm van gedrag (lichamelijk, verbaal of non-verbaal) waarvan de medewerker niet gediend is. - Seksueel misbruik: Seksuele handelingen worden opgedrongen, die niet passen bij de psychosociale ontwikkeling en bij de rol binnen het werkgebied van de medewerker. Hoe melden? Ongewenste intimiteiten moeten worden gemeld bij de sector- of teammanager. Er moet een formele klacht van gedaan worden. Dit gaat niet via het Fobo formulier, omdat het vertrouwelijk en privacygevoelig is. Het gaat via de klachtenregeling van De Lichtenvoorde (zie hiervoor het beleidsstuk klachtenregeling) Een vermoeden van ongewenste intimidatie moet je ook melden bij de leidinggevende. Er is een speciaal protocol bij De Lichtenvoorde, waarin staat beschreven wat te doen bij een vermoeden van seksuele intimidatie. Deze moet dan worden toegepast. (zie de notitie ongewenste intimiteiten). Agressie/geweld Voorvallen waarbij medewerkers blootstaan aan agressie en geweld van cliënten of derden. Agressief gedrag houdt in dat je grenzen, regels of waarden overschrijdt, of daarmee dreigt. Zoals: - Geweld: Agressie wordt gebruikt om een doel te bereiken, bewust. - Verbale agressie: schelden, schreeuwen, spotten, uitdagen, passieve agressie. - Non verbale agressie: dreigende gebaren, spugen. - Fysieke agressie: schoppen, slaan, duwen, bijten, krabben. - Materiële agressie: gooien met voorwerpen, met deuren slaan, spullen van tafel vegen. - Psychische agressie: bedreigen, chanteren, onder druk zetten. - Discriminatie: Onder discriminatie verstaan we alle handelingen, uitspraken of beslissingen die beledigend kunnen zijn voor anderen, omdat ze uitgaan van ras, godsdienst, geslacht, handicap, levensovertuiging of seksuele geaardheid. (Voor meer informatie zie notitie ongewenst gedrag) De Lichtenvoorde/ Incidentenbeleid/oktober

12 2) Gevaarlijke situaties/ bijna ongelukken Alle situaties waarbij sprake is van onveiligheid voor de medewerker. - Fysieke overbelasting. (onvoldoende hulpmiddelen, geen goede werkhoogte van bureau of aanrecht etc.) - Vallen, stoten, botsen Voorvallen, die te maken hebben met vallen, stoten of botsen van medewerkers en daaruit voortvloeiende ongemakken. - Gevaarlijke obstakels, zoals bijv. drempels, gaten in de vloer etc. - Gebruik van ondeugdelijke apparatuur, losliggende stroomdraden etc. - Prikincidenten: waarbij nog geen sprake is van besmetting. 3) Ernstig ongeluk Wanneer opname in een ziekenhuis nodig is of wanneer de verwachting is dat het letsel blijvend zal zijn; het ongeval het overlijden van de cliënt tot gevolg heeft. - Ongevallen van medewerkers waarbij sprake is van ernstige schade aan de gezondheid of overlijden. - Technische mankementen Voorvallen, waarbij medewerkers worden verwond door in gebreke blijvende apparatuur of accommodaties (bijvoorbeeld tilliften, enz.). - Biologische agentia. Voorvallen waarbij medewerkers een infectie oplopen en/ of ernstig ziek worden. Door bijvoorbeeld het verzorgen van een wond of door prik, snij- of bijtincidenten etc. - Brand binnen de accommodatie Een brand is een verbranding met vuur die zich ongehinderd uit kan breiden en schade en/of gevaar veroorzaakt. 4) Anders nl. Voorvallen, die niet te vatten zijn in één van de vorige categorieën (in principe zo min mogelijk gebruiken). (Voor meer informatie over bovenstaande onderwerpen (punt 2 t/m 4) zie notitie veilig in en rond het huis) De Lichtenvoorde/ Incidentenbeleid/oktober

13 Melding en afhandeling Alle meldingen komen per sector binnen bij de sectormanager en teammanager. De actie die genomen moet worden is afhankelijk van de prioriteit van de melding, daarom zijn de acties gekoppeld aan de prioriteiten: Niet ernstig: Situaties die niet leiden tot fysieke of psychische schade. Niet ernstige meldingen zijn bedoeld om inzicht te krijgen in de omvang en aard van een probleem. Daarmee kan inzicht worden verkregen in de mate waarin bijvoorbeeld agressie voorkomt en in de vormen waarin het zich uit. Hier toe behoort ook verbaal geweld dat verder niet van invloed is op het persoonlijk functioneren van medewerkers. Acties door de medewerker: - Maakt een melding in Kwaliteitsportaal. - Handelt naar eer en geweten om situaties/ incidenten te voorkomen. Acties door de teammanager: - Bekijkt de melding. - Maakt een notitie in Kwaliteitsportaal over de voortgang van de afhandeling van de melding. - Bespreekt de melding in de eerst volgende teamvergadering met het desbetreffende team, om evt. herhaling te voorkomen. - Schat zelf in of het nodig is om in gesprek te gaan met de desbetreffende medewerker. - Gaat in overleg met de medewerker als hij/ zij het niet eens is met de ernst van de melding. Acties door de Fobo commissie: - Registreren van de gemelde incidenten. - Analyseren van registratiegegevens. - Wanneer het incident niet incidenteel of toevallig is en daarom kans op herhaling bestaat en vermijdbaar was geweest, kan de commissie nader onderzoek verrichten of advisering doen aan het management. Ernstig: Situaties zoals ongevallen, bedreigingen, verbaal geweld etc. die van invloed zijn op het persoonlijk functioneren van medewerkers. Acties door de medewerker: - Maakt een melding in Kwaliteitsportaal. - Handelt naar eer en geweten om situaties/incidenten te voorkomen. - Belt de calamiteitendienst van De Lichtenvoorde. De calamiteitendienst is buiten kantooruren te bereiken op het nummer: Acties door teammanager: - Bekijkt de melding. - Maakt een notitie in Kwaliteitsportaal over de voortgang van de afhandeling van de melding. - Neemt contact op met de desbetreffende medewerker om het incident te bespreken en plant zondig een gesprek met de medewerker. - Bespreekt de melding in het eerst volgende teamvergadering, om evt. herhaling te voorkomen en zodat de medewerkers zijn/ haar verhaal kwijt kan. - Stelt de bestuurder op de hoogte van het incident. De Lichtenvoorde/ Incidentenbeleid/oktober

14 Acties door de Fobo commissie: - Registreren van de incidenten. - Analyseren van registratiegegevens. - Wanneer het incident niet incidenteel of toevallig is en daarom kans op herhaling bestaat en vermijdbaar was geweest, kan de commissie nader onderzoek verrichten of advisering doen aan het management. - Bij onduidelijkheden zal de commissie contact opnemen met de melder. - Adviezen geven te preventie van het incident. Zeer ernstig: Bij zeer ernstig praten we over situaties die extern, bij de Arbeidsinspectie of politie, gemeld (dienen te) worden. Ongevallen medewerkers: overlijden, ernstig of blijvend letsel of ziekenhuisopname. Ook als een redelijk medisch vermoeden van blijvende schade aan de gezondheid bestaat, wordt dit als ernstig letsel beschouwd. Acties door de medewerker: - Maakt een melding via Kwaliteitsportaal. - Handelt naar eer en geweten om situaties/incidenten te voorkomen. - Belt de calamiteitendienst van De Lichtenvoorde. De calamiteitendienst is buiten kantooruren te bereiken op het nummer: Acties door de sectormanager: - De bestuurder op de hoogte stellen van het incident. - De Fobo commissie inschakelen. Acties door de Bestuurder: - De arbeidsinspectie inlichten. Acties door de teammanager: - Bekijkt de melding. - Maakt een notitie in Kwaliteitsportaal over de voortgang van de afhandeling van de melding. - Neemt zo snel mogelijk contact op met de melder en plant op korte termijn een gesprek met de melder. - Schakelt zonodig deskundigen in op advies van de bestuurder en de Fobo commissie. - Begeleid de medewerker in het proces. - Informeert de Fobo commissie over de stand van zaken. Acties door de Fobo commissie: - Registeren van de incidenten. - Analyseren van registratiegegevens. - Wanneer het incident niet incidenteel of toevallig is en daarom kans op herhaling bestaat of vermijdbaar was geweest, kan de commissie contact opnemen met de melder. - Bij onduidelijkheden zal de commissie contact opnemen met de melder. - Adviezen geven ter preventie van het incident. - Advies geven over het inschakelen van deskundigen. - De Fobo commissie zal komen kijken op de werkvloer. De Lichtenvoorde/ Incidentenbeleid/oktober

15 De calamiteitendienst Medewerkers moeten altijd de calamiteitendienst bellen bij incidenten die ernstig tot zeer ernstig zijn. De dienstdoende sectormanager of teammanager die dan bereikbaar moet zijn zal de medewerker dan vooral ondersteunen, advies geven, oplossingen toereiken en waar nodig zaken regelen. Ook kan de calamiteitendienst een luisterend oor bieden. Wanneer het nodig is zal de dienstdoende sectormanager of teammanager zo snel mogelijk komen. Daarnaast moet de medewerker zelf inschatten of 112 gebeld moet worden. Een voorbeeld wanneer de calamiteitendienst gebeld moet worden is wanneer een cliënt bijvoorbeeld in de raamopening staat, en wil springen of wanneer er sprake is van ongewenste intimiteiten tussen cliënten onderling, etc. Meldingen via de Kwaliteitsportaal Kwaliteitsportaal: Dit is een digitaal programma waarmee de meldingen gedaan moeten worden. Wanneer een medewerker een melding maakt gaat de melding automatisch naar de juiste commissie: MIC of Fobo. De medewerker moet in het formulier aangeven wat de ernst van de melding is. Mocht de team- of sectormanager het niet met de ernst van de melding eens zijn, dan neemt deze contact op met de melder. De uiteindelijke status van het incident wordt dan door de teammanager in overleg met de medewerker bepaald. De teammanager en sectormanager moeten in de Kwaliteitsportaal beschrijven welke actie er ondernomen is. Zo kunnen alle betrokkenen zien hoe een melding wordt opgepakt en afgehandeld. Afhankelijk van de status van de melding wordt er actie ondernomen. Zie hiervoor het hoofdstuk definities status meldingen. Meldingsformulier Het formulier melding incidenten dient via de Kwaliteitsportaal ingevuld te worden bij een incident door de medewerker. Het sectormanagement wordt daarna op de hoogte gebracht van het incident en bekijkt onder welke prioriteit het incident valt. De teammanager zal hierna actie ondernemen. De sectormanager draagt altijd de volledige eindverantwoordelijkheid voor een juiste en zorgvuldige afhandeling van het incident. Tenslotte wordt vastgesteld hoe herhaling kan worden voorkomen. Rapportage aan het management Met behulp van de meldingsformulieren via de Kwaliteitsportaal worden alle incidenten opgenomen in een maandelijks overzicht van een sectormanagement. Dit overzicht is bestemd voor de bestuurder en de Fobo commissie. Zeer ernstige incidenten worden tussentijds verslagen. De sectormanager rapporteert in dat geval aan de bestuurder en voorzitter van de Fobo commissie. Het is belangrijk dat medewerkers hiervan op de hoogte worden gehouden, zodat ook zij weten wat er met een melding wordt gedaan. De Lichtenvoorde/ Incidentenbeleid/oktober

16 Fobo commissie Doelstelling De Fobo commissie behandelt gemelde incidenten en gevaarlijke situaties die medewerkers aangaan. Het doel van de commissie is het mede bewaken en bevorderen van de kwaliteit van de werkomgeving voor de medewerkers. De doelstelling van de registratie van meldingen is: - Inzicht krijgen in de aard en omvang van de incidenten. - Op basis van een analyse van incidenten adequaat inspelen op situaties die om structurele maatregelen vragen. - Adviezen verstrekken ter preventie van de incidenten. Taken De Fobo commissie draagt zorg voor het totaaloverzicht van de meldingen. De Fobo commissie draagt zorg voor het doen van onderzoek naar oorzaken en trends van incidenten (onder andere door het verzamelen van feiten en relevante stukken en het horen van relevante personen). De Fobo commissie kan contact opnemen met de melder van het incident om nadere gegevens omtrent de melding te verkrijgen. De Fobo commissie draagt zorg voor regelmatig contact met andere commissies/ deskundigen binnen De Lichtenvoorde, zoals de Arbo commissie en MIC commissie. De Fobo commissie draagt zorg voor het verstrekken van adviezen ter preventie van incidenten aan sectormanagers, teammanagers en de bestuurder. Indien nodig kan de Fobo commissie zich laten bijstaan door adviseurs of deskundigen. (Bijv. verpleegkundig adviseur). De Fobo commissie verricht geen onderzoek naar eventuele schuldvragen bij incidenten. Het behoort evenmin tot de taak van de Fobo commissie uitspraken te doen over aansprakelijkheid of schadeclaims. Bevoegdheden Het oproepen van direct betrokkenen om verduidelijking te kunnen krijgen van de situatie. Raadplegen van adviseurs. Het zich van de situatie ter plaatse op de hoogte te stellen. De Lichtenvoorde/ Incidentenbeleid/oktober

17 Samenstelling De Arbo coördinator/ adviseur personeelszaken Sectormanager Teammanager Een begeleider (Verpleegkundig adviseur is alleen zonodig aanwezig.) De formatie van de Fobo commissie wordt ingesteld door de bestuurder. De leden worden benoemd voor een periode van minimaal drie jaar. Indien een lid door ziekte of anderszins verhinderd is aan het werk van de commissie deel te nemen wordt er gekozen voor plaatsvervanging. Werkwijze De afhandeling van een incident op de werkvloer behoort niet tot de taken van de Fobo commissie. Hiervoor ligt de verantwoordelijkheid bij de medewerkers van het team en de teammanager. De eindverantwoordelijkheid ligt bij de sectormanager. Voor de Fobo commissie is een volledig ingevulde melding van belang. De commissie komt één keer in de twee maanden bij elkaar om de meldingen te bekijken en te bespreken. Bij meldingen die zeer ernstig zijn wordt er waar nodig een spoedoverleg gepland. Het sectormanagement zal dan de Fobo commissie oproepen. De commissie onderneemt actie: - als een incident niet incidenteel of toevallig is en daarom kans op herhaling bestaat. - als een incident te voorkomen was geweest. - als een incident zeer ernstig is. De actie kan bestaan uit: - Nader onderzoek (om de registratie compleet te maken). - Advisering naar het team of naar het management (meestal naar aanleiding van ernstige of meerder incidenten). De Lichtenvoorde/ Incidentenbeleid/oktober

18 Geheimhouding en archivering De leden van de commissies en eventuele ondersteuners gaan een geheimhoudingsplicht aan ten aanzien van persoonlijke gegevens conform de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP) en interne notitie werken en verwerken van gegevens. Formulieren en verslagen worden gearchiveerd, maar dit archief is alleen toegankelijk voor commissieleden. De bewaartermijn hiervan is tien jaar. Slotbepalingen De Lichtenvoorde verplicht zich voldoende middelen en faciliteiten ter beschikking te stellen aan de Fobo en MIC commissie ter uitoefening van haar functie. De Lichtenvoorde verplicht zich, indien nodig, medewerker(s) opdracht te geven tot medewerking aan het onderzoek door de commissie. De Lichtenvoorde draagt er zorg voor dat medewerkers en ander tijdelijk personeel op de hoogte zijn van het incidentenbeleid. Medewerkers zullen open moeten staan om te melden, zodat de kwaliteit verbeterd kan worden. Jaarlijks vindt een evaluatie plaats van de werkzaamheden en bevindingen van de commissies. De Lichtenvoorde/ Incidentenbeleid/oktober