BUNDEL COMMISSIE BESTUUR. 29 november 2012

Transcriptie

1 BUNDEL COMMISSIE BESTUUR 29 november 2012 GRIFFIE HENGELO

2

3 Agenda Aan de leden van de raadscommissie Bestuur RAADSCOMMISSIE BESTUUR Onderwerp Uitnodiging commissievergadering Bestuur 29 november 2012 Datum 15 november 2012 Geachte leden, Hierbij nodig ik u uit voor de vergadering van de commissie Bestuur op donderdag 29 november 2012 om uur in de Raadzaal van het Stadhuis. Agenda: Portef.h. 1 Opening en mededelingen van de voorzitter 2 Vaststellen van de agenda 3 Stukken ter informatie Er zijn geen stukken ter informatie aangeboden. 4 Vaststelling actielijst Het laatste verslag van de commissie Bestuur van juni is vastgesteld in een gezamenlijke commissie in september. De actielijst is bijgewerkt met actiepunten voortvloeiend uit de afgelopen gezamenlijke commissies. 5 Mededelingen van het college 6 Actualiteiten en vragen van de commissie S.v.p. vragen op de dag van de vergadering voor uur aanleveren bij de commissiegriffier via raadsgriffie@hengelo.nl 7 Regionale Samenwerking Schelberg 8 Wijziging GR Veiligheidsregio Twente (12G201676) De commissie wordt gevraagd te adviseren voor raadsbehandeling, om het college van B&W toestemming te geven voor het instemmen met de voorgestelde wijzigingen van de regeling Veiligheidsregio Twente. Schelberg 9 Tarievenverordening sportaccommodaties 2013 (12G201677) De commissie wordt gevraagd te adviseren voor raadsbehandeling, om de tarievenverordening sportaccommodaties 2013 vast te stellen. Lievers Bezoekadres Behandeld door Hazenweg 121 G.J. van den Berg adres Tel j.vandenberg@hengelo.nl

4 Bladnummer:2 10 Audioverslaglegging raad- en commissievergaderingen (494277) De commissie wordt gevraagd te adviseren voor raadsbehandeling, tot continuering van de audioverslaglegging van de commissievergaderingen en invoering van de audioverslaglegging voor de raadsvergaderingen per 1 januari Controleprotocol 2012 (494626) De commissie wordt gevraagd te adviseren voor raadsbehandeling, om het controleprotocol 2012 vast te stellen. Griffie Griffie 12 Rondvraag Voor alle agendapunten geldt dat technische en feitelijke vragen vóóraf via de mail (raadsgriffie@hengelo.nl), of rechtstreeks aan de behandelend ambtenaar, gesteld dienen te worden. De antwoorden worden dan zo spoedig mogelijk gegeven en aan allen beschikbaar gesteld. De voorzitter van de commissie, namens deze, Josien van den Berg Commissiegriffier

5 Actielijst Raadscommissie Bestuur oktober 2012 Nummer + corsanr. Streef datum Datum Opvoer Onderwerp/Aanleiding Actie Stand van zaken Wethouder 1. (366820) Tussenevaluatie raad Griffie De uitwerking van het politiek testament halverwege de raadsperiode evalueren. 2. (446820) Evaluatie cameratoezicht BVL In het voorjaar van 2013 wordt een evaluatie van het cameratoezicht t/m 31 dec 2012 met de commissie besproken. Schelberg 3. (478547) Leningen Welbions PF In het najaar komt de commissie te spreken over de leningen die aan Welbions verstrekt zijn. Waarbij geld en inhoud tezamen worden besproken. Mulder 4. (493164) Toezending samenvatting onderzoek naar jeugdige veelplegers en evaluatie burgernet BVL Schelberg 5. (493170) Startnotitie ontwikkelagenda netwerkstad RU Tzt wordt commissie geinformeerd over de prioriteiten Personele consequenties bezuinigingen PF In een IBR zal ingegaan worden op de ontwikkeling in/van de organisatie in relatie tot de bezuinigingen Samenwerking SO Nav de samenwerking tussen Enschede en Almelo, zal het college met de raad in gesprek gaan, alvorens haar standpunt in te nemen Actiepunten afgevoerd 06-09: Veiligheidbeleidsplan BVL Het veiligheidsplan is aan de orde geweest op 6 september. Schelberg Lievers Lievers/Schel berg Kerckhaert

6

7 Geleideformulier voor behandeling in commissie en/of raad CASENUMMER 12G PORT.HOUD: Schelberg ONDERWERP: Wijziging gmr Veiligheidheidsregio Twente. Griffie-advies voor behandeling in commissie en/of raad RAADSGRIFFIE GRIFFIER: DHR. G.J. EEFTINK ADJUNCT-GRIFFIER: MW. A. HAARHUIS ADJUNCT-GRIFFIER: DHR. L.F. NIJLAND paraaf griffier Behandelen Informeren Datum Commissie Fysiek Commissie Sociaal Commissie Bestuur B Trefpunt (uitgebreide commissie) Raadsvergadering B /11 LN Opmerkingen griffier: Behandeling in de raadscommissie X Bestuur Fysiek Sociaal Datum: 29 nov 12 Agendapunt: 8 Besluit: Geïnformeerd Akkoord voor raadsbehandeling Hamerstuk Niet-akkoord paraaf griffier Opmerkingen commissiegriffier: Stuknummer:

8

9 SAMENVATTING RAADSVOORSTEL CASENUMMER BEHANDELEND AMBTENAAR SECTOR PORT. HOUDER 12G / ONDERWERP I. Drupsteen WVL Sch Wijziging Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Twente. AGENDANUMMER BELEIDSPROGRAMMA/FACETAGENDA Hoofdfunctie 0: Algemeen Bestuur REDEN VAN AANBIEDING Actie vanuit eerder besluit Per 1 januari 2013 zullen de gemeentelijke brandweren worden geregionaliseerd binnen de Veiligheidsregio Twente (VRT). Omdat de Regeling VRT op dit moment nog taken toekent aan de gemeentelijke brandweer, zal deze regeling gewijzigd moeten worden. Voorts zal de Gemeenschappelijke Regeling gewijzigd moeten worden om het voorzitterschap van een in te stellen commissie ook mogelijk te maken voor een lid van het Algemeen Bestuur van de VRT (op dit moment is dit alleen nog mogelijk voor leden van het Dagelijks Bestuur van de VRT). SAMENVATTING VAN HET RAADSVOORSTEL EN HET VERVOLGTRAJECT Omdat de gemeentelijke brandweren per 1 januari 2013 worden geregionaliseerd binnen de Veiligheidsregio Twente (VRT), zal de Regeling VRT moeten worden gewijzigd. De Twentse colleges van B en W zijn hiertoe bevoegd na toestemming van hun gemeenteraden. Daarom wordt de gemeenteraad van Hengelo formeel verzocht om toestemming. PLAATSGEVONDEN COMMUNICATIE, DE RESULTATEN DAARVAN EN HET COMMUNICATIEPLAN VOOR HET VERVOLGTRAJECT Na toestemming van gemeenteraad zal het college van B&W de wijzigingen vervolgens, uit het oogpunt van efficiency, niet vaststellen met een apart besluit. Het eerder genomen concept besluit volstaat hiervoor. VOORSTEL AAN DE RAAD Aan de raad wordt voorgesteld: Het college van B&W toestemming te geven voor het instemmen met de voorgestelde wijzigingen van de regeling Veiligheidsregio Twente conform het bij dit besluit horende wijzigingsvoorstel. OPSOMMING VAN BIJLAGEN Brief VRT aan gemeenten Wijzigingsvoorstel Regeling Veiligheidsregio Twente.

10 RAADSVOORSTEL REGISTRATIENR. BEHANDELEND AMBTENAAR SECTOR PORT. HOUDER 12G I. Drupsteen WVL Sch ONDERWERP Wijziging Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Twente. AANLEIDING EN DOEL Per 1 januari 2013 zullen de gemeentelijke brandweren worden geregionaliseerd binnen de Veiligheidsregio Twente (VRT). Omdat de Regeling VRT op dit moment nog taken toekent aan de gemeentelijke brandweer, zal deze regeling gewijzigd moeten worden. Voorts zal de Gemeenschappelijke Regeling gewijzigd moeten worden om het voorzitterschap van een in te stellen commissie ook mogelijk te maken voor een lid van het Algemeen Bestuur van de VRT (op dit moment is dit alleen nog mogelijk voor leden van het Dagelijks Bestuur van de VRT). OVERWEGINGEN Het Algemeen Bestuur (AB) van de VRT heeft op 4 juni 2012, na instemming van alle gemeenteraden, het definitieve besluit tot regionalisering van de gemeentelijke brandweren vastgesteld. Het directe gevolg van dit besluit is dat de Regeling VRT moet worden gewijzigd. De Wet Veiligheidsregio's geeft aan dat de colleges van B en W hiertoe bevoegd zijn, maar zij kunnen op grond van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen pas een besluit nemen na toestemming van hun Raden. Een gemeenteraad kan haar toestemming slechts onthouden wegens strijd met het recht of het algemeen belang. Voorts is door de gemeente Haaksbergen voorgesteld, om reden van breder draagvlak en verantwoordelijkheid, om de Regeling VRT te wijzigen om de mogelijkheid te creëren dat ook AB-leden voorzitter van een commissie kunnen zijn. Hierdoor kunnen, na de wijziging, alle Twentse burgemeesters een commissie voorzitten. Concreet gaat het om de volgende wijzigingen: Vigerende tekst Art. 5 Taken en bevoegdheden 1 Aan de Veiligheidsregio zijn de taken en bevoegdheden opgedragen zoals vermeld in artikel 10 van de Wet veiligheidsregio s. 2 Overeenkomstig artikel 26, eerste lid van de Wet veiligheidsregio s worden de volgende taken door de gemeentelijke brandweer uitgevoerd: A Het voorkomen, beperken en bestrijden van brand. b Het beperken en bestrijden van gevaar voor mensen en dieren bij ongevallen anders dan bij brand. Art. 25 Instelling 1 Het algemeen bestuur kan commissies instellen. 2 Het algemeen bestuur is bevoegd commissies in de zin van art. 25, lid 1 van de Wet in te stellen. 3 Het voorzitterschap van de commissies, bedoeld in lid 1 en 2 berust bij een lid van het dagelijks bestuur. Voorgestelde tekst Art. 5 Taken en bevoegdheden Aan de Veiligheidsregio zijn de taken en bevoegdheden opgedragen zoals vermeld in de artikelen 10 en 25 van de Wet veiligheidsregio s. Art. 25 Instelling 1 Het algemeen bestuur kan commissies instellen. 2 Het algemeen bestuur is bevoegd commissies in de zin van art. 25, lid 1 van de Wet in te stellen. 3 Het voorzitterschap van de commissies, bedoeld in lid 1 en 2 berust bij een lid van het dagelijks of een door het algemeen bestuur aan te wijzen lid van dit bestuur.

11 FINANCIËLE EN PERSONELE ASPECTEN - COMMUNICATIE EN INSPRAAK - VERVOLGTRAJECT EN -PRODUCTEN Na toestemming van de gemeenteraad zal het college van B&W de wijzigingen vervolgens, uit het oogpunt van efficiency, niet vaststellen met een apart besluit. Het eerder genomen concept besluit volstaat hiervoor. VOORSTEL AAN DE RAAD Aan de raad wordt voorgesteld: Het college van B&W toestemming te geven voor het instemmen met de voorgestelde wijzigingen van de regeling Veiligheidsregio Twente conform het bij dit besluit horende wijzigingsvoorstel. BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN HENGELO, De secretaris De burgemeester

12 RAADSBESLUIT REGISTRATIENR. BEHANDELEND AMBTENAAR SECTOR PORT. HOUDER 12G I. Drupsteen WVL Sch ONDERWERP Wijziging Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Twente. DE RAAD VAN DE GEMEENTE HENGELO, GELEZEN HET VOORSTEL VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS, BESLUIT: Het college van B&W toestemming te geven voor het instemmen met de voorgestelde wijzigingen van de regeling Veiligheidsregio Twente conform het bij dit besluit horende wijzigingsvoorstel. Vigerende tekst Art. 5 Taken en bevoegdheden 1 Aan de Veiligheidsregio zijn de taken en bevoegdheden opgedragen zoals vermeld in artikel 10 van de Wet veiligheidsregio s. 2 Overeenkomstig artikel 26, eerste lid van de Wet veiligheidsregio s worden de volgende taken door de gemeentelijke brandweer uitgevoerd: A Het voorkomen, beperken en bestrijden van brand. b Het beperken en bestrijden van gevaar voor mensen en dieren bij ongevallen anders dan bij brand. Art. 25 Instelling 1 Het algemeen bestuur kan commissies instellen. 2 Het algemeen bestuur is bevoegd commissies in de zin van art. 25, lid 1 van de Wet in te stellen. 3 Het voorzitterschap van de commissies, bedoeld in lid 1 en 2 berust bij een lid van het dagelijks bestuur. Voorgestelde tekst Art. 5 Taken en bevoegdheden Aan de Veiligheidsregio zijn de taken en bevoegdheden opgedragen zoals vermeld in de artikelen 10 en 25 van de Wet veiligheidsregio s. Art. 25 Instelling 1 Het algemeen bestuur kan commissies instellen. 2 Het algemeen bestuur is bevoegd commissies in de zin van art. 25, lid 1 van de Wet in te stellen. 3 Het voorzitterschap van de commissies, bedoeld in lid 1 en 2 berust bij een lid van het dagelijks of een door het algemeen bestuur aan te wijzen lid van dit bestuur. DE GEMEENTERAAD VAN HENGELO, DATUM De griffier De voorzitter

13 VEILIGHEIDS&feU;30 Samen werken aan T"\A# C M T C een veilige regio I VVCIi I C II POSTBUS 1400,7500 BK ENSCHEDE Stuknummer: Registratiedatum: 02/10/2012 Nijverheidstraat JM Enschede Postbus BK Enschede Colleges van burgemeester en wethouders van de deelnemende gemeenten info@vrtwente.ni UWKENMERK ONSKENMERK VRT/[VB/ DATUM 25 September 2012 BEHANDELD DOOR M.W. Everink m.everink@vrtwente.nl TELEFOON ONDERWERP Wijziging gemeenschappelijke regeling Geacht college, VERZONDEN Het algemeen bestuur heeft op 4 juni 2012, na instemming van alle gemeenteraden, het definitieve besluit tot regionalisering van de gemeentelijke brandweren vastgesteld. Het directe gevolg van dit besluit is dat de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Twente hiervoor moet worden gewijzigd. De Wet veiligheidsregio's geeft aan dat, de colleges van burgemeesters en wethouders hiertoe bevoegd zijn, doch zij kunnen op grand van de Wet gemeenschappelijke regelingen pas een besluit nemen na toestemming van hun raden. Een gemeenteraad kan haar toestemming onthouden wegens strijd met het recht of het algemeen belang. Voorts is besloten de regeling te wijzigen om het voorzitterschap van een in te stellen commissie ook mogelijk te maken voor een lid van het algemeen bestuur. In de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Twente is vastgelegd dat het voorzitterschap van een in te stellen commissie bij een lid van het dagelijks bestuur ligt. In de toelichting van de gemeenschappelijke regeling is aangegeven dat op die wijze verbinding met het dagelijks bestuur wordt gelegd. Door het voorzitterschap te koppelen aan een db lid wordt de integraliteit van het bestuur bevorderd. De gemeente Haaksbergen heeft voorgesteld om reden van breder draagvlak en verantwoordelijkheid de mogelijkheid te creeren dat ook AB leden voorzitter van een commissie kunnen zijn. Dit voorstel is overgenomen waarbij afgesproken is dat de betreffende portefeuillehouder deel uitmaakt van de commissie. Op deze wijze blijft de integraliteit geborgd. In artikel 40,lid 1 van de Regeling Veiligheidsregio Twente is bepaald dat deze regeling kan worden gewijzigd bij daartoe strekkende besluiten van de colleges van burgemeester en wethouders van twee derde van de deelnemende gemeenten omvattende tenminste twee derde van het aantal inwoners per 1 januari van het betreffende jaar. Om op 1 januari 2013 te kunnen starten met de gewijzigde gemeenschappelijke regeling dient deze nu in procedure gebracht. Een aantal gemeenten heeft aangegeven de wijziging van de regeling gelijktijdig te willen behandelen met het overdrachtsdossier. Op zich is dat geen probleem mits de wijziging binnen de gemeenten maar voor 1 januari 2013 is afgerond. De planning en uitwerking van de overdrachtsdossiers wordt afgestemd met de gemeentesecretarissen. Jrandweer. "ner-nt-mi ^2&[ Poiitie vrtwente.nl

14 PAGINA 2/2 Wij verzoeken u in te stemmen met bijgevoegde wijziging van de Regeling Veiligheidsregio Twente. Hoogachtend, Dagelijks bestuur Veiligheidsregio Twente, Secretaris Voatzitter, H.G.W. Meuleman P.E.J, de 1 CHid Bijlagen: 1. Wijzigingsvoorstel regeling Veiligheidsregio Twente 2. Concept raadsvoorstel 3. /Concept raadsbesluit 4. / Concept college besluit

15 Wijziging Regeling Veiligheidsregio Twente Vigerende tekst Art.5 Taken en bevoegdheden 1. Aan de Veiligheidsregio zijn de taken en bevoegdheden opgedragen zoals vermeld in artikel 10 van de Wet veiligheidsregio's. 2. Overeenkomstig artikel 26, eerste lid van de Wet veiligheidsregio's worden de volgende taken door de gemeentelijke brand weer uitgevoerd: a. Het voorkomen, beperken en bestrijden van brand b. Het beperken en bestrijden van gevaar voor mensen en dieren bij ongevallen anders dan bij brand Art. 25 Instelling 1. Het algemeen bestuur kan commissies instellen. 2. Het algemeen bestuur is bevoegd commissies in de zin van art 25, lid 1 van de Wet in te stellen. 3. Het voorzitterschap van de commissies, bedoeld in lid 1 en 2 berust bij een lid van het dagelijks bestuur. Voorgestelde tekst Art.5 Taken en bevoegdheden Aan de Veiligheidsregio zijn de taken en bevoegdheden opgedragen zoals vermeld in de artikelen 10 en 25 van de Wet veiligheidsregio's. Art. 25 Instelling 1. Het algemeen bestuur kan commissies instellen. 2. Het algemeen bestuur is bevoegd commissies in de zin van art 25, lid 1 van de Wet in te stellen. 3. Het voorzitterschap van de commissies, bedoeld in lid 1 en 2 berust bij een lid van het dagelijks of een door het algemeen bestuur aan te wijzen lid van dit bestuur.

16 Agendapunt: Onderwerp: Wijziging Regeling Veiligheidsregio Twente Reg.nr. Aan de gemeenteraad Het algemeen bestuur heeft op 4 juni 2012, na instemming van alle gemeenteraden, het definitieve besluit tot regionalisering van de gemeentelijke brandweren vastgesteld. Het directe gevolg van dit besluit is dat de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Twente hiervoor moet worden gewijzigd. De Wet veiligheidsregio's geeft aan dat, de colleges van burgemeesters en wethouders hiertoe bevoegd zijn, doch zij kunnen op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen pas een besluit nemen na toestemming van hun raden. Een gemeenteraad kan haartoestemming onthouden wegens strijd met het recht of het algemeen belang. Voorts is besloten de regeling te wijzigen om het voorzitterschap van een in te stellen commissie ook mogelijk te maken voor een lid van het algemeen bestuur. In de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Twente is vastgelegd dat het voorzitterschap van een in te stellen commissie bij een lid van het dagelijks bestuur ligt. In de toelichting van de gemeenschappelijke regeling is aangegeven dat op die wijze verbinding met het dagelijks bestuur wordt gelegd. Door het voorzitterschap te koppelen aan een db lid wordt de integraliteit van het bestuur bevorderd. De gemeente Haaksbergen heeft voorgesteld om reden van breder draagvlak en verantwoordelijkheid de mogelijkheid te creeren dat ook AB leden voorzitter van een commissie kunnen zijn. Dit voorstel is overgenomen waarbij afgesproken is dat de betreffende portefeuillehouder deel uitmaakt van de commissie. Op deze wijze blijft de integraliteit geborgd. In artikel 40,lid 1 van de Regeling Veiligheidsregio Twente is bepaald dat deze regeling kan worden gewijzigd bij daartoe strekkende besluiten van de colleges van burgemeester en wethouders van twee derde van de deelnemende gemeenten omvattende tenminste twee derde van het aantal inwoners per 1 januari van het betreffende De gewijzigde regeling zal op 1 januari 2013 in werking treden. Plaatsnaam, datum Het college van burgemeester en wethouders,. Secretaris Burgemeester, Naam Naam

17 Bijlage: Wijzigingsvoorstel regeling Veiligheidsregio Twente

18 Nr. De raad van de gemeente (naam) gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van (datum), nr. (invullen) gelet op het bepaalde in artikel 1 van de Wet gemeenschappelijke regelingen BESLUIT het college toestemming te verlenen tot wijziging van de Regeling Veiligheidsregio Twente conform het bij dit besluit horende wijzigingsvoorstel. Vastgesteld in de openbare vergadering van (datum invullen) De griffier, De voorzitter,. (Naam invullen) (Naam invullen)

19 Nr. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente (naam) gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van (datum), nr. (invullen) gelet op het bepaalde in artikel 1 van de Wet gemeenschappelijke regelingen BESLUIT de Regeling Veiligheidsregio Twente te wijzigen overeenkomstig de bij dit besluit behorende en als zodanig gewaarmerkte bijlage 1. Vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van (naam invullen) in de vergadering van (datum invullen) De secretaris, De burgemeester, (Naam invullen) (Naam invullen)

20

21 Geleideformulier voor behandeling in commissie en/of raad CASENUMMER 12G PORT.HOUD: Lievers ONDERWERP: Tarievenverordening sportaccommodaties 2013 Griffie-advies voor behandeling in commissie en/of raad RAADSGRIFFIE GRIFFIER: DHR. G.J. EEFTINK ADJUNCT-GRIFFIER: MW. A. HAARHUIS ADJUNCT-GRIFFIER: DHR. L.F. NIJLAND paraaf griffier Behandelen Informeren Datum Commissie Fysiek Commissie Sociaal Commissie Bestuur B Trefpunt (uitgebreide commissie) Raadsvergadering B /11 LN Opmerkingen griffier: Behandeling in de raadscommissie x Bestuur Fysiek Sociaal Datum: 29 nov 12 Agendapunt: 9 Besluit: Geïnformeerd Akkoord voor raadsbehandeling Hamerstuk Niet-akkoord paraaf griffier Opmerkingen commissiegriffier: Stuknummer:

22

23 SAMENVATTING RAADSVOORSTEL CASENUMMER BEHANDELEND AMBTENAAR SECTOR PORT. HOUDER 12G / ONDERWERP Tarievenverordening sportaccommodaties 2013 C. Wildemors / B. Schrik SAM Lie AGENDANUMMER BELEIDSPROGRAMMA/FACETAGENDA 03 - Een nieuwe vorm van ontmoeting en betrokkenheid REDEN VAN AANBIEDING Initiatief voorstel verordening SAMENVATTING VAN HET RAADSVOORSTEL EN HET VERVOLGTRAJECT Elk jaar wordt de tarievenverordening sportaccommodaties aangepast en vastgesteld. In deze verordening staan de vergoedingen voor het gebruik van gemeentelijke sportaccommodaties door sportverenigingen, groepen, scholen en andere gebruikers. In het kader van de bezuinigingsopdracht zijn de huidige tarieven tegen het licht gehouden en waar nodig en mogelijk verhoogd. Dit is besproken met de Hengelose sportverenigingen. PLAATSGEVONDEN COMMUNICATIE, DE RESULTATEN DAARVAN EN HET COMMUNICATIEPLAN VOOR HET VERVOLGTRAJECT In het kader van de bezuinigingen, zijn de voorgestelde tariefsverhogingen met betrekking tot de sporthallen en gymzalen besproken met de sportverenigingen tijdens een thema-overleg op 19 september jl. Op basis van die avond zijn nog enkele wijzigingen aangebracht. Hiervan zijn alle sportverenigingen schriftelijk op de hoogte gesteld. VOORSTEL AAN DE RAAD Aan de raad wordt voorgesteld: De tarievenverordening sportaccommodaties 2013 vast te stellen. OPSOMMING VAN BIJLAGEN - de tarievenverordening sportaccommodaties 2013

24 RAADSVOORSTEL REGISTRATIENR. BEHANDELEND AMBTENAAR SECTOR PORT. HOUDER 12G C. Wildemors / B. Schrik SAM Lie ONDERWERP Tarievenverordening sportaccommodaties 2013 AANLEIDING EN DOEL Elk jaar wordt de tarievenverordening sportaccommodaties aangepast en vastgesteld. In deze verordening staan de vergoedingen voor het gebruik van gemeentelijke sportaccommodaties door sportverenigingen, groepen, scholen en andere gebruikers. In het kader van de bezuinigingsopdracht zijn de huidige tarieven tegen het licht gehouden en waar nodig en mogelijk verhoogd. Dit is besproken met de Hengelose sportverenigingen. De jaartarieven voor het gebruik van de sportvelden worden niet verhoogd. De verenigingen zullen door zelfwerkzaamheid een aantal werkzaamheden zelf gaan uitvoeren. De tarieven voor het gebruik van de sporthallen zullen net als in 2012 met 5,8% worden verhoogd. De tarieven voor het gebruik van gymnastieklokalen worden meer in relatie gebracht met de sporthaltarieven. Aangezien de te nemen stap om tot deze normalisering te komen te groot is, wordt voorgesteld dit in twee jaar te realiseren. De overige tarieven worden met de stijging van het sporthaltarief verhoogd met uitzondering van het tarief voor het gebruik van het FBK Stadion door de plaatselijke atletiekvereniging. Met die vereniging is afgesproken dat het jaartarief de eerste drie jaar met 30% zal worden verhoogd. Door deze stijging betalen zij uiteindelijk een vergelijkbaar tarief als andere sportverenigingen. Voor het Twentebad worden de tarieven minimaal verhoogd en vervalt de dalurenkorting. De wijzigingen in de tarieven hebben geen financiële consequenties voor het bewegingsonderwijs van de Hengelose scholen. OVERWEGINGEN Om de gestelde bezuinigingstaakstelling te kunnen behalen op het gebied van sport, zijn we genoodzaakt om de tarieven te verhogen. Daarop hebben we de tarievenverordening sportaccommodaties 2012 aangepast. Hierover is contact geweest met de betrokken sportverenigingen. In de gemeenteraadsvergadering van 6/7 november is reeds besloten om akkoord te gaan met het bezuinigingsvoorstel m.b.t. sport. Een onderdeel daarvan was de verhoging van de tarieven van sporthallen en gymzalen. Naast de verhoging van deze tarieven, worden ook de andere sporttarieven verhoogd. Uitzondering hierop zijn de tarieven voor de sportvelden. Die blijven gelijk omdat verenigingen middels zelfwerkzaamheid zelf meer moeten doen en doordat zij door het schrappen van de OZB-subsidie ook al een lastenverzwaring hebben gekregen. FINANCIËLE EN PERSONELE ASPECTEN De inkomsten voor de gemeente zullen door de tariefsverhogingen stijgen. Deze extra middelen hebben we nodig om een deel van de bezuinigingstaakstelling op sport te behalen. COMMUNICATIE EN INSPRAAK In het kader van de bezuinigingen, zijn de voorgestelde tariefsverhogingen met betrekking tot de sporthallen en gymzalen besproken met de sportverenigingen tijdens een thema-overleg op 19 september jl. Op basis van die avond zijn nog enkele wijzigingen aangebracht. Hiervan zijn alle sportverenigingen schriftelijk op de hoogte gesteld. VERVOLGTRAJECT EN -PRODUCTEN

25 Na vaststelling van de tarievenverordening sportaccommodaties 2013 zullen de nieuwe tarieven vanaf januari in rekening gebracht worden bij de gebruikers. VOORSTEL AAN DE RAAD Aan de raad wordt voorgesteld: De tarievenverordening sportaccommodaties 2013 vast te stellen. BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN HENGELO, De secretaris De burgemeester

26 RAADSBESLUIT REGISTRATIENR. BEHANDELEND AMBTENAAR SECTOR PORT. HOUDER 12G c. wildemors SAM Lie ONDERWERP Tarievenverordening sportaccommodaties 2013 DE RAAD VAN DE GEMEENTE HENGELO, GELEZEN HET VOORSTEL VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS, BESLUIT: De tarievenverordening sportaccommodaties 2013 vast te stellen. DE GEMEENTERAAD VAN HENGELO, DATUM De griffier De voorzitter

27 Verordening tarieven sportaccommodaties Pag. 2 VERORDENING REGELENDE DE VERGOEDINGEN VOOR HET GEBRUIK VAN GEMEENTELIJKE SPORTACCOMMODATIES DOOR SPORTVERENIGINGEN, GROEPEN EN SCHOLEN Algemeen Alle in deze verordening opgenomen tarieven zijn inclusief omzetbelasting indien deze verschuldigd is. Aldus gedaan door de raad der gemeente Hengelo in zijn openbare vergadering van 19 oktober 1993 Gewijzigd bij raadsbesluit van: 21 december 1993 (1e wijziging) 18 oktober 1994 (2e wijziging) 22 december 1994 (3e wijziging) 25 oktober 1995 (4e wijziging) 19 december 1995 (5e wijziging) 24 oktober 1996 (6e wijziging) 21 oktober 1997 (7e wijziging) 27 oktober 1998 (8e wijziging) 21 december 1999 (9 e wijziging) 19 december 2000 (10 e wijziging) 16 oktober 2001 (11 e wijziging) 2002 (12 e wijziging) 2003 (13 e wijziging) 2004 (14 e wijziging) 2005 (15 e wijziging) 2006 (16 e wijziging) 2007 (17 e wijziging) 2008 (18 e wijziging) 2009 (19 e wijziging) 2010 (20 e wijziging) 2011 (21 e wijziging) 2012 (22 e wijziging) Artikel 1 Voor het gebruik van de nader aangegeven onderscheiden gemeentelijke sportaccommodaties gelden de navolgende vergoedingen. Daarbij is het tarief voor Hengelose sportverenigingen alleen van toepassing op sportverenigingen die hun activiteiten feitelijk in Hengelo ontplooien, waarvan het merendeel van de leden woonachtig is in Hengelo en welke zijn aangesloten bij een landelijke of regionale sportorganisatie. A. SPORTVELDEN: I. Gebruik door sportverenigingen - Sportvelden met toeschouwersaccommodatie, per kalenderjaar 2.630,00 - Sportvelden zonder toeschouwersaccommodatie vergoeding per 2.630,00 kalenderjaar voor veld met kleedgelegenheid - Kunstgrassportvelden per kalenderjaar 5.260,40 - Oefengelegenheid niet geschikt voor wedstrijden 1.331,70 - Korfbalveld met kleedgelegenheid 1.331,70 - Cricketveld met kleedgelegenheid 382,20 II Incidenteel gebruik door open Hengelose sportverenigingen en scholen - Sportveld met kleedgelegenheid per uur 30,35 III Incidenteel gebruik ten behoeve van commerciële en bedrijfsmatige activiteiten IV - Sportveld met kleedgelegenheid per uur 69,20 Incidenteel gebruik door andere gebruikers - Sportveld met kleedgelegenheid per uur 44,70 De in deze verordening opgenomen vergoedingen voor het gebruik van sportvelden zijn niet van toepassing indien door scholen van sportvelden gebruik wordt gemaakt ten behoeve van lessen lichamelijke opvoeding.

28 Verordening tarieven sportaccommodaties Pag. 3 ATLETIEKACCOMMODATIE FANNY BLANKERS KOEN-STADION I Vergoeding door de plaatselijke atletiekverenigingen gezamenlijk per jaar 7.988,00 II Vergoeding per ochtend of middag - Per wekelijks uur per jaar 754,00 - Incidenteel gebruik per uur 39,00 Vergoeding per avond (exclusief wedstrijden) - Per wekelijks uur per jaar 1.133,80 - Incidenteel gebruik per uur 39,00 Vergoeding ten behoeve van wedstrijden - Per uur 39,00 - Bij heffing van entree dan wel dat de accommodatie vanwege de ingebruikgever speelgereed wordt gemaakt, bedraagt de vergoeding 200,00 per evenement, verhoogd met 39,00 per uur gebruik Gebruik door scholen - Per uur 49,25 - Per ochtend, middag of avond 119,25 III Vergoeding 4 loops inloop baan. Hiervoor gelden dezelfde tarieven als voor de atletiekaccommodatie genoemd onder I en II. Tenzij extra capaciteit wordt afgenomen door de verenigingen die op hetzelfde tijdstip in het Stadion trainen, dan wordt een korting verleend C SPORTHALLEN EN SPORTZALEN I. Sporthallen A Gebruik door open Hengelose sportverenigingen, welke zijn aangesloten bij een landelijke of regionale sportorganisatie en door sportbonden: - Maandag t/m vrijdag per uur 30,00 - Zaterdag en zondag per uur 34,00 B Andere gebruikers - Maandag t/m vrijdag per uur 37,00 - Zaterdag en zondag per uur 42,50 C Bij heffing van entreegelden: - Per uur 74,65 II Sportzalen De gebruiksvergoeding voor de sportzalen Beckum en Groot Driene bedragen respectievelijk 50% en 2/3 van de voor de sporthallen geldende tarieven. Voor de niet bij een landelijke sportorganisatie aangesloten verenigingen of groepen kunnen burgemeester en wethouders afwijkende vergoedingen vaststellen. Gebruik door scholen Voor het gebruik van sporthallen en sportzalen door scholen ten behoeve van de lessen lichamelijke opvoeding wordt de vergoeding bepaald op het normbedrag dat jaarlijks door het Rijk wordt vastgesteld.

29 Verordening tarieven sportaccommodaties Pag. 4 D. GYMNASTIEKLOKALEN I. Bij gebruik door open Hengelose sportverenigingen, welke zijn aangesloten bij een landelijke of regionale overkoepelende sportorganisatie en door sportbonden: - Per wekelijks uur per maand 34,20 - Per uur 14,00 II. Bij gebruik door andere gebruikers: - Per wekelijks uur per maand 52,60 - Per uur 19,00 E. JACHTHAVEN Voor voorzieningen t.b.v. de roeisport 1.520,00 F. ZWEM- EN INSTRUCTIEBADEN TWENTE-BAD I Normaal tarief recreatief zwemmen: - Enkel bad, recreatief zwemmen, normaal tarief 3,99 - Gezinskaart 4 personen( 1volwassene + 3 kinderen cq 2 11,99 volwassenen + 2 kinderen ) - 10 baden kaart recreatief zwemmen 35,90 - bezoekers tot en met 2 jaar Gratis II Abonnementen: - All-in lidmaatschap (1 persoon) 20,00* - All-in lidmaatschap jeugd (1 persoon t/m 17 jaar) 15,00* - All-in lidmaatschap gezin 40,00* - All-in lidmaatschap 1 persoon+ Gezinsabonnement recreatief 30,00* - Gezinsabonnement Recreatief zwemmen (jaarabonnement) 20,00* - * per maand - Grote groepen (scouting e.d vanaf 20 personen) 2,50 III Zwemlessen - ZwemABC per les bij incasso maandag t/m vrijdag 7,00** - ZwemABC per les zaterdag/zondag (kan alleen met incasso) 7,50** - Diploma C Alleen als diploma A en B ook in het Twentebad zijn Gratis gehaald Toeslag per les ma-vr bij contante of PIN betaling 0,50** - Turboles, Priveles, Zwemles de Luxe, Zwemles op maat Op aanvraag - Startpakket ZwemABC 10,00 - Administratiekosten eenmalig bij inschrijving les 7,50 - Diplomazwemmen 15,75 - Sleepnet ZwemABC per les 4,00** - Sleepnet diploma C als A en B ook in het Twentebad zijn gehaald Gratis ** per les IV Activiteiten Een all-in abonnement geen onbeperkt toegang voor alle activiteiten Aquafit (inclusief consumptie) 3,99** - Integratie gehandicapten (inclusief consumptie) 3,99** - Kinderfeestjes (inclusief consumptie) Op aanvraag - Baby zwemmen (1 ouder + kind onder begeleiding) 3,80** - Aanstaande moeders (per les) 4,99** - Aquasport ( 1x per week) 25,00* - Aquasport (onder begeleiding, 2x per week) 35,00* - Zonnebank 4,50 - Hotwhirlpool 1,50 - Ligbanken, per dag 5,00 **per les * per maand

30 Verordening tarieven sportaccommodaties Pag. 5 V Gebruik plaatselijke sportverenigingen a. Wedstrijden - Doelgroepenbad per uur 69,30 b. Trainingen - doelgroepenbad vóór 7.00 uur, maandag tot en met vrijdag 70,00 wekelijks, per uur, per jaar - doelgroepenbad per uur 54,00 - instructiebad per uur 54,00 - speelbad per uur 54,00 - recreatiebad per uur 54,00 - recreatiebad per uur (recreatie- en speelbad) 99,00 c. Wedstrijdbad buiten (nieuwe zwemhal) - t.b.v. training, per uur 105,00 - t.b.v. wedstrijden, per uur 105,00 \ - jaargebruik Op aanvraag VI Gebruik buitenplaatselijke verenigingen Prijs op aanvraag Op aanvraag VII Bijzonder gebruik Prijs op aanvraag VIII Personeelsbegeleiding bij aktiviteiten per persoon, per uur exclusief avond- en weekend toeslagen 45,00 IX Gebruik door scholen van het Twentebad Leerlingen van Hengelose scholen, die in schoolverband gebruik maken 2,50 van het Twentebad betalen per leerling een kortingstarief. Leerlingen van Hengelose scholen die in schoolverbond het bad bezoeken betalen per gereserveerd bad minimaal 50,00 X XI XII Gebruik vergaderruimte - gebruik vergaderruimte inclusief keuken voor verenigingen, een maal per week op een vaste avond per jaar Bijzondere gebruiksvoorwaarden en huisregels Twentebad Alle gebruik door middel van verhuur, abonnemnten, zwemles, activiteiten recreatie enz. kan slechts indien akkord wordt gegaan met de actuele gebruiksvoorwaarden en huisregels zoals die vermeld staan op en te verkrijgen zijn bij de receptie van het bad. Het Protocol Vrolijk&Veilig is tevens van toepassing. Basisaanbod sport Hengelo Sport Deelnemende basisscholen in Hengelo betalen per kind in de groepen 3-8 voor schooljaar Activiteitenbegeleiding Hengelo Sport 340,00 4,00 Op aanvraag Alle in deze verordening opgenomen tarieven zijn inclusief omzetbelasting indien deze verschuldigd is Artikel 2. Het ingebruikgegevene mag zonder schriftelijke toestemming van de ingebruikgever noch geheel noch gedeeltelijk onderverhuurd worden aan derden. Artikel 3. Aan het ingebruikgegevene mag geen reclame worden aangebracht dan met schriftelijke toestemming van de ingebruikgever.

31 Verordening tarieven sportaccommodaties Pag. 6 Artikel 4. De gebruiker zal generlei recht op schadevergoeding of schadeloosstelling van welke aard dan ook kunnen doen gelden; hij is tevens aansprakelijk voor alle schade aan het ingebruikgegevene toegebracht en vrijwaart de gemeente Hengelo voor alle vorderingen, welke derden eventueel mochten doen gelden tot vergoeding van schade, welke mocht ontstaan als gevolg van of in verband met het gebruik van de accommodatie door gebruiker. Artikel 5. De ingebruikgever is te allen tijde bevoegd indien naar zijn oordeel tengevolge van weersomstandigheden of anderszins door het gebruik schade aan de accommodatie kan ontstaan, de gebruiker het gebruik te ontzeggen. Bij ingebruikgeving per seizoen hebben de gebruikers in de gevallen als bedoeld in de vorige volzin geen recht op vermindering van de uit hoofde van deze verordening verschuldigde vergoeding. Artikel 6. Op erkende feestdagen kan de gebruiker het gebruik van sportaccommodaties geheel of gedeeltelijk worden ontzegd, mits de gebruiker hiervan tenminste drie weken van tevoren in kennis is gesteld. Artikel 7. De ingebruikgever heeft het recht de ingebruikgeving onmiddellijk te doen eindigen indien de voorwaarden van deze verordening of de door de ingebruikgever te geven aanwijzingen niet mochten worden nagekomen of opgevolgd. Artikel 8. Voor het gebruik van de sportaccommodaties bij evenementen en voor commerciele en/of bedrijfsmatige activiteiten dan wel bij een meer dan gebruikelijke dienstverlening van gemeentewege kunnen afzonderlijke vergoedingen worden vastgesteld. Artikel 9. Bij annulering van gereserveerd en tevens door de Sectormanager Samenleving bevestigd gebruik zal op basis van een kosten-batenanalyse een annuleringsvergoeding in rekening worden gebracht. Artikel 10. In alle gevallen waarin deze verordening niet of niet geheel voorziet beslist de sectormanager Samenleving. Artikel 11. Tegen de in het voorgaand artikel bedoelde beslissing kan binnen een termijn van 1 maand bij burgemeester en wethouders beroep worden aangetekend. Artikel 12. De gebruiksvergoedingen dienen binnen één maand na factuurdatum te worden voldaan. Bij niet-tijdige betaling kan de wettelijke rente worden doorberekend.

32 Verordening tarieven sportaccommodaties Pag. 7 Artikel 13. Deze verordening kan worden aangehaald als "Verordening Vergoedingen gebruik gemeentelijke sportaccommodaties". Zij treedt in werking op 1 januari 2013, welke datum tevens de datum van ingang van de heffing is. Aldus gedaan door de raad der gemeente Hengelo in zijn openbare vergadering van 19 oktober 1993 Gewijzigd bij raadsbesluit van: 21 december 1993 (1e wijziging) 18 oktober 1994 (2e wijziging) 22 december 1994 (3e wijziging) 25 oktober 1995 (4e wijziging) 19 december 1995 (5e wijziging) 24 oktober 1996 (6e wijziging) 21 oktober 1997 (7e wijziging) 27 oktober 1998 (8e wijziging) 21 december 1999 (9 e wijziging) 19 december 2000 (10 e wijziging) 16 oktober 2001 (11 e wijziging) 2002 (12 e wijziging) 2003 (13 e wijziging) 2004 (14 e wijziging) 2005 (15 e wijziging) 2006 (16 e wijziging) 2007 (17 e wijziging) 2008 (18 e wijziging) 2009 (19 e wijziging) 2010 (20 e wijziging) 2011 (21 e wijziging) 2012 (22 e wijziging)

33 Geleideformulier voor behandeling in commissie en/of raad CASENUMMER PORT.HOUD: Griffie ONDERWERP: Audioverslaglegging raad- en commissievergaderingen Griffie-advies voor behandeling in commissie en/of raad RAADSGRIFFIE GRIFFIER: DHR. G.J. EEFTINK ADJUNCT-GRIFFIER: MW. A. HAARHUIS ADJUNCT-GRIFFIER: DHR. L.F. NIJLAND paraaf griffier Behandelen Informeren Datum Commissie Fysiek Commissie Sociaal Commissie Bestuur B Trefpunt (uitgebreide commissie) Raadsvergadering B /11 LN Opmerkingen griffier: Behandeling in de raadscommissie x Bestuur Fysiek Sociaal Datum: 29 nov 12 Agendapunt: 10 Besluit: Geïnformeerd Akkoord voor raadsbehandeling Hamerstuk Niet-akkoord paraaf griffier Opmerkingen commissiegriffier: Stuknummer:

34

35 SAMENVATTING RAADSVOORSTEL CASENUMMER BEHANDELEND AMBTENAAR SECTOR PORT. HOUDER / ONDERWERP L. Nijland Griffie --- AGENDANUMMER Invoering audioverslaglegging raad- en commissievergaderingen BELEIDSPROGRAMMA/FACETAGENDA 00 bestuur en organisatie REDEN VAN AANBIEDING De raad heeft in december 2011 een besluit genomen m.b.t. het digitaliseringprogramma rond het raadswerk. Een vervolgonderdeel was het onderzoek naar de invoering van audioverslaglegging van de commissievergaderingen. Het presidium heeft ingestemd om van september 2012 tot 1 januari 2013 te starten met een experiment voor audioverslaglegging van de commissievergaderingen. Gelijktijdig vindt nog schriftelijke verslaglegging plaats. Om ook na 1 januari 2013 duidelijkheid te hebben over de wijze van verslaglegging voor de raadscommissies is onderstaand voorstel opgesteld. Een doel van het experiment was ook het analyseren van de mogelijkheden voor de audioverslaglegging van de raadsvergaderingen. Dit heeft ertoe geleid om ook voor te stellen voor de raadsvergaderingen de audioverslaglegging te introduceren. SAMENVATTING VAN HET RAADSVOORSTEL EN HET VERVOLGTRAJECT Dit voorstel is gericht op continuering van de audioverslaglegging van de commissievergaderingen en invoering van de audioverslaglegging voor de raadsvergaderingen per 1 januari De schriftelijke verslaglegging van de raadsvergaderingen blijft vooralsnog gehandhaafd. De schriftelijke verslaglegging van de commissievergaderingen beperkt zich tot een uitgebreide besluitenlijst met presentielijst en de formalisering daarvan in de verordening op de raadscommissies VOORSTEL AAN DE RAAD 1. per 1 januari 2013 over te gaan tot audioverslaglegging voor de raadsvergaderingen; 2. per gelijke datum de audioverslaglegging van de commissievergaderingen te continueren en de schriftelijke verslaglegging per gelijke datum te beëindigen en te volstaan met een uitgebreide besluitenlijst; 3. artikel 17 van de verordening op de raadscommissies 2010 te vervangen door een nieuwe tekst luidende als volgt: Artikel 17 van de verordening op de raadscommissies de griffier draagt zorg voor een audioverslag van de vergaderingen, stelt een presentielijst en een besluitenlijst op van de vergaderingen; 2. het audioverslag wordt door plaatsing op de gemeentelijke website openbaar gemaakt; 3. de presentie- en besluitenlijst bevat tenminste: a. de namen van de aanwezige leden, de voorzitter, de griffier, de wethouders en overige personen, die het woord hebben gevoerd; b. de genomen besluiten en zaken die aan de orde zijn geweest; OPSOMMING VAN BIJLAGEN Geen

36 RAADSVOORSTEL REGISTRATIENR. BEHANDELEND AMBTENAAR SECTOR PORT. HOUDER L.Nijland Griffie ONDERWERP Invoering audioverslaglegging commissievergaderingen AANLEIDING EN DOEL Om ook na 1 januari 2013 duidelijkheid te hebben over de wijze van verslaglegging voor de raadscommissies is onderstaand voorstel opgesteld. Een doel van het experiment was ook het analyseren van de mogelijkheden voor de audioverslaglegging van de raadsvergaderingen. Dit heeft ertoe geleid om ook voor te stellen voor de raadsvergaderingen de audioverslaglegging te introduceren. OVERWEGINGEN Dit voorstel is er op gericht om vanaf 1 januari 2013 de audioverslaglegging van de commissievergaderingen te continueren en over te gaan tot invoering van de audioverslaglegging voor de raadsvergaderingen. Van de raadsvergaderingen blijft vooralsnog de schriftelijke verslaglegging gehandhaafd. Op termijn als meer duidelijkheid bestaat over de juridische aspecten in relatie tot de verslaglegging en archiefwet is een overgang naar uitsluitend audioverslaglegging van de raad denkbaar. Gezien de geringe meerkosten wordt wel geadviseerd vanaf 1 januari 2013 als aanvullende faciliteit voor de burgers van Hengelo en de raadsleden te starten met het plaatsen van het audiobestand van de raadsvergadering op internet. De schriftelijke verslaglegging van de commissievergaderingen beperkt zich tot een uitgebreide besluitenen presentielijst. De besluitenlijst moet kort en zakelijk zijn en wordt met de presentielijst en het audioverslag geplaatst op het internet. Discussies over de inhoud van de schriftelijke verslagen komen tot een einde. In de werkgroep automatisering is het proces en het plan van aanpak vastgelegd om tot een verantwoorde invoering te komen van de audioverslaglegging van de commissievergaderingen. De keuze is gevallen op Notubiz. Zij levert binnen 3 werkdagen na toezending van het ruwe verslag een op spreker en onderwerp zeer toegankelijk verslag. De raadsleden zijn uitgenodigd om ervaringen met deze nieuwe vorm van verslaglegging kenbaar te maken aan de griffie. Een reactie van de VVD-fractie is ontvangen en betrof een meer technisch aspect, die met de leverancier wordt besproken. De gewijzigde methodiek van verslaglegging maakt het noodzakelijk de verordening op de raadscommissie 2010 aan te passen. De huidige bepalingen in deze verordening zijn afgestemd op de huidige wijze van verslaglegging. FINANCIËLE EN PERSONELE ASPECTEN Er is geen extra budget nodig om op de nieuwe wijze van verslaglegging over te gaan. Eenmalige investeringskosten in de aanschaf van opnameapparatuur en een nieuw discussiesysteem zijn al gedaan. De binnen de griffie geraamde kosten voor de schriftelijke verslaglegging zijn toereikend om de kosten van Notubiz te dekken. Om een beeld te geven. De kosten voor de externe verslaglegging van de raadscommissies in 2011 bedroegen ,-. Deze kosten hoeven niet meer gemaakt te worden. De dienstverlening van Notubiz wordt minimaal voor 3 jaar voortgezet. De geraamde kosten voor digitale audioverslaglegging in 2013 zijn: - jaarlijks vaste abonnementskosten: 5.353,00 - kosten per raads- en commissievergadering: , - eenmalige implementatiekosten ,-- Uitgaande van 40 raad- en commissievergaderingen is een structureel bedrag nodig van (40 x 102,75); ,00 = 9.463,00 COMMUNICATIE EN INSPRAAK Het voorstel is behandeld in de werkgroep automatisering van de raad en zij meent dat deze voorgestelde vorm van audioverslaglegging voldoet om de schriftelijke verslaglegging van de commissievergaderingen te vervangen. Het besluit zal verder op de gebruikelijke wijze bekend worden gemaakt.

37 VOORSTEL AAN DE RAAD 1. per 1 januari 2013 over te gaan tot audioverslaglegging voor de raadsvergaderingen; 2. per gelijke datum de audioverslaglegging van de commissievergaderingen te continueren en de schriftelijke verslaglegging per gelijke datum te beëindigen en te volstaan met een uitgebreide besluitenlijst; 3. artikel 17 van de verordening op de raadscommissies 2010 te vervangen door een nieuwe tekst luidende als volgt: Artikel 17 van de verordening op de raadscommissies de griffier draagt zorg voor een audioverslag van de vergaderingen, stelt een presentielijst en een besluitenlijst op van de vergaderingen; 2. het audioverslag wordt door plaatsing op de gemeentelijke website openbaar gemaakt; 3. de presentie- en besluitenlijst bevat tenminste: a. de namen van de aanwezige leden, de voorzitter, de griffier, de wethouders en overige personen, die het woord hebben gevoerd; b. de genomen besluiten en zaken die aan de orde zijn geweest; BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN HENGELO, De griffier De burgemeester

38 RAADSBESLUIT REGISTRATIENR. BEHANDELEND AMBTENAAR SECTOR PORT. HOUDER L.Nijland Griffie Schelberg ONDERWERP Invoering audioverslaglegging commissievergaderingen DE RAAD VAN DE GEMEENTE HENGELO, GELEZEN HET VOORSTEL VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS, BESLUIT: 1. per 1 januari 2013 over te gaan tot audioverslaglegging voor de raadsvergaderingen; 2. per gelijke datum de audioverslaglegging van de commissievergaderingen te continueren en de schriftelijke verslaglegging per gelijke datum te beëindigen en te volstaan met een uitgebreide besluitenlijst; 3. artikel 17 van de verordening op de raadscommissies 2010 te vervangen door een nieuwe tekst luidende als volgt: Artikel 17 van de verordening op de raadscommissies de griffier draagt zorg voor een audioverslag van de vergaderingen, stelt een presentielijst en een besluitenlijst op van de vergaderingen; 2. het audioverslag wordt door plaatsing op de gemeentelijke website openbaar gemaakt; 3. de presentie- en besluitenlijst bevat tenminste: a. de namen van de aanwezige leden, de voorzitter, de griffier, de wethouders en overige personen, die het woord hebben gevoerd; b. de genomen besluiten en zaken die aan de orde zijn geweest; DE GEMEENTERAAD VAN HENGELO, DATUM De griffier De voorzitter

39 Geleideformulier voor behandeling in commissie en/of raad CASENUMMER PORT.HOUD: Griffie ONDERWERP: Controleprotocol 2012 Griffie-advies voor behandeling in commissie en/of raad RAADSGRIFFIE GRIFFIER: DHR. G.J. EEFTINK ADJUNCT-GRIFFIER: MW. A. HAARHUIS ADJUNCT-GRIFFIER: DHR. L.F. NIJLAND paraaf griffier Behandelen Informeren Datum Commissie Fysiek Commissie Sociaal Commissie Bestuur B Trefpunt (uitgebreide commissie) Raadsvergadering B /11 LN Opmerkingen griffier: Behandeling in de raadscommissie x Bestuur Fysiek Sociaal Datum: 29 nov 12 Agendapunt: 11 Besluit: Geïnformeerd Akkoord voor raadsbehandeling Hamerstuk Niet-akkoord paraaf griffier Opmerkingen commissiegriffier: Stuknummer:

40

41 SAMENVATTING RAADSVOORSTEL EN -BESLUIT REGISTRATIENR. BEHANDELEND AMBTENAAR SECTOR PORTEFEUILLEHOUDER Eeftink Gri -- ONDERWERP Controleprotocol 2012 AGENDANUMMER BELEIDSPROGRAMMA/BELEIDSLIJN 01 Middelen REDEN VAN AANBIEDING Actie vanuit eerder besluit: De gemeenteraad van Hengelo heeft besloten Ernst & Young opdracht te verstrekken de accountantscontrole als bedoeld in art 213 Gemeentewet uit te voeren. Op 10 februari 2012 is de overeenkomst ondertekend. Deze controle-opdracht betreft de jaarrekeningen 2012, 2013, 2014 en Binnen het kader van deze opdracht wordt jaarlijks de opdracht aan de accountant in een controleprotocol nader gepreciseerd. De raad wordt gevraagd deze opdracht te verlenen door in te stemmen met dit raadsvoorstel. Object van controle is de jaarrekening 2012 en daarmede tevens het financieel beheer over het jaar 2012 zoals uitgeoefend door of namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hengelo. SAMENVATTING VAN HET RAADSVOORSTEL EN HET VERVOLGTRAJECT Doelstelling Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de accountantscontrole, de reikwijdte ervan, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening 2012 van de gemeente Hengelo. Wij vragen de raad deze opdracht te verlenen door in te stemmen met dit raadsvoorstel. PLAATSGEVONDEN COMMUNICATIE, DE RESULTATEN DAARVAN EN HET COMMUNICATIEPLAN VOOR HET VERVOLGTRAJECT Over het conceptprotocol heeft overleg plaatsgevonden tussen de werkgroep accountancy en de accountant. De portefeuillehouder Financiën is geïnformeerd. VOORSTEL AAN DE RAAD Aan de raad wordt voorgesteld: Het controleprotocol 2012 vast te stellen zoals in de bijlagen 1 en 2 is opgenomen, waarin nadere aanwijzingen aan de accountant worden gegeven over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstelling en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties OPSOMMING VAN BIJLAGEN Bijlage 1: Relevante wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidcontrole voor de gemeente Hengelo, naar de stand van 4 oktober Bijlage 2: Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2012 van de gemeente Hengelo

42 RAADSVOORSTEL REGISTRATIENR. BEHANDELEND AMBTENAAR SECTOR PORTEFEUILLEHOUDER Eeftink Gri -- ONDERWERP Controleprotocol 2012 AANLEIDING EN DOEL Bij besluit van 20 december 2011 heeft de gemeenteraad Ernst & Young aangewezen om de accountantscontrole als bedoeld in art 213 GW voor de gemeente Hengelo uit te voeren. Binnen het kader van deze opdracht wordt jaarlijks de opdracht aan de accountant in een controleprotocol nader gepreciseerd. De raad wordt gevraagd deze opdracht te verlenen door in te stemmen met dit raadsvoorstel. Object van controle is de jaarrekening 2012 en daarmede tevens het financieel beheer over het jaar 2012 zoals uitgeoefend door of namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hengelo. OVERWEGINGEN Doelstelling Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de accountantscontrole, de reikwijdte ervan, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening 2012 van de gemeente Hengelo. Wettelijk kader De gemeentewet(gw), art. 213, schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst voor de controle van de gemeentelijke jaarrekening, het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. Door middel van bijgevoegd controleprotocol (cp), bijlage 2, kan de gemeenteraad nadere aanwijzingen geven voor te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. Tevens wordt in de opdrachtverstrekking aangegeven welke wet- en regelgeving in het kader van het financieel beheer onderwerp van rechtmatigheidscontrole zal zijn. De gemeenteraad heeft op 6 april 2004 de verordening ex art 213 GW voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Hengelo vastgesteld. Op 14 april 2009 is deze verordening gewijzigd vastgesteld. Met dit cp stelt de gemeenteraad nadere aanwijzingen vast die specifiek van toepassing zijn voor het controlejaar Op de specifieke aandachtspunten na (zie bijlage 2) is het controleprotocol 2012 ongewijzigd ten opzichte van het controleprotocol FINANCIËLE EN PERSONELE ASPECTEN Deze aspecten zijn in het kader van deze opdrachtverlening niet aan de orde COMMUNICATIE EN INSPRAAK Over het conceptprotocol heeft overleg plaatsgevonden tussen werkgroep accountancy en accountant. De portefeuillehouder Financiën is geïnformeerd. VERVOLGTRAJECT EN PRODUCTEN De accountant zal medio 2013 rapporteren over haar bevindingen rond het financieel beheer over het jaar 2012.