Organisatiestructuur vv Altena Nieuwendijk

Transcriptie

1 Organisatiestructuur vv Altena Nieuwendijk VV ALTENA NIEUWENDIJK 5 september 2010 Opgesteld door: vv Altena

2 Organisatiestructuur vv Altena Nieuwendijk Inhoudsopgave: 1. Algemeen uitgangspunt 2 2. Inleiding 2 3. Competenties en verantwoordelijkheden - Voorzitter 3 - Bestuurslid secretariële zaken 4 - Bestuurslid financiële zaken 5 - Bestuurslid facilitaire zaken 8 - Bestuurslid voetbaltechnische zaken 11 - Bestuurslid algemene zaken 12 - Bestuurslid jeugdzaken 13 1

3 1. Algemeen uitgangspunt. Het bestuur heeft een gemeenschappelijke integrale verantwoordelijkheid voor het totale functioneren van de vereniging met dien verstande dat elk bestuurslid ook een primaire eigen verantwoordelijkheid heeft. Het heeft daarvoor mandaat van de leden. Het bestuur kenmerkt zich door besluitvaardigheid, visie, contactgerichtheid en samenwerking. 2. Inleiding. In de ledenvergadering van oktober 2007 heeft het bestuur van de leden de opdracht gekregen om door een onafhankelijke commissie een onderzoek te laten instellen naar het reilen en zeilen binnen de vereniging. Uit het onderzoek van de commissie de Pender bleek onder andere dat het de vereniging ontbeerde aan een duidelijk beleidsplan. Naast het beleidsplan is in de toekomst sprake van een aantal deelplannen waarvan het deelplan organisatiestructuur er één zal zijn. In het onderstaande worden de organisatieonderdelen voorzitter, secretariële-, financiële-, facilitaire-, voetbaltechnische-, algemene, en jeugdzaken omschreven. 2

4 3. Competenties en verantwoordelijkheden bestuursleden. Competenties voorzitter: Heeft het vermogen om alle onderdelen binnen de vereniging met elkaar te verbinden. Beschikt over leidinggevende kwaliteiten en is instaat om organisatiegericht en groepsgericht aan te sturen en heeft het vermogen om te delegeren. Beschikt over een goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid en is instaat om in het openbaar te vereniging te presenteren. Heeft inzicht in de sociale ontwikkeling binnen en buiten de vereniging. Heeft bestuurlijke ervaring en is besluitvaardig. Initieert en delegeert projecten binnen de vereniging. Dient over de capaciteit te beschikken om anderen te motiveren en te stimuleren. Verantwoordelijkheden voorzitter: De voorzitter geeft leiding aan en houdt toezicht op het gehele verenigingsleven. Is bij alle officiële vertegenwoordigingen de woordvoerder, tenzij hij deze taak aan een ander bestuurslid heeft overgedragen. De voorzitter heeft als primaire taak het bewaken van het beleid op het gebied van veiligheid en vrijwilligers (coördinatie vrijwilligers en vrijwilligersbeleid). Voor wat betreft veiligheid wordt verwezen naar het document veiligheid en gedragsregels. Ten aanzien van vrijwilligers is de voorzitter het 2 e aanspreekpunt bij problemen die niet door het 1 e aanspreekpunt kunnen worden opgelost. Dient voor 1 juni een voorstel in voor de begroting van het volgende seizoen bij het bestuurslid financiële zaken. 3

5 Competenties bestuurslid secretariële zaken: Goede schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheid. Is accuraat en zorgvuldig. Onderhoudt goede contacten met KNVB. Goed samenwerken, organiseren, plannen en netwerken. Verantwoordelijkheden bestuurslid secretariële zaken: De jaarplanning maken voor wat betreft vergaderingen met bestuur en andere Altena onderdelen. De uitnodigingen maken voor deze vergaderingen; De notulen van deze vergaderingen maken. Uitnodigen maken voor diverse evenementen, bijv. kennismakingsavond, selectie, spelers en begeleiders, slotavond, vrijwilligersavond. Organiseren van de vrijwilligersavond. Lijst van vrijwilligers maken. Ledenadministratie bijhouden in samenspraak met penningmeester, waaronder de mutaties/wijzigingen in Sportlink; Is verantwoordelijk voor een juist en actueel ledenbestand en houdt een voor leden toegankelijke lijst bij, waarin de namen en adressen van alle leden van verdienste en Ereleden zijn opgenomen. Mutaties bij de KNVB/Officiële Mededelingen. Statuten van de vereniging en huishoudelijk reglement up to date houden. Arbeidscontracten opstellen in samenwerking met penningmeester. Problemen bespreken en waar nodig oplossen in samenspraak met voorzitter en/of overige bestuursleden. mutaties bij de KNVB bijhouden, bijvoorbeeld lidmaatschap adresboek, bewaarnummer, officiële mededelingen pupillen Zuid 1 en Veld Zuid 1; bestellingen up to date houden bij de KNVB, bijv. overschrijvingsformulieren. Mutaties bij de KvK. Post en beantwoorden. Representatie van de vereniging. Lief en leed binnen de vereniging zo goed mogelijk bijhouden. 4

6 Competenties bestuurslid financiële zaken: Integriteit. Affiniteit met een geautomatiseerde boekhouding. Goede boekhoudkundige kennis is daarbij een pre. Goede kennis van de eisen die de KNVB aan de boekhouding van voetbalverenigingen stelt. Goede kennis van belastingwetgeving. Kennis van voorschriften op het terrein van schadeafwerking. Durft kritische vragen te stellen (ja, maar). Heeft toekomstvisie op het financiële vlak en dient goed te kunnen samenwerken. Heeft een goed analytisch vermogen en is besluitvaardig. Verantwoordelijkheden bestuurslid financiële zaken: Beheert de gelden van de vereniging. Zorgt voor het innen van de aan de vereniging toekomende gelden en draagt zorg voor alle door het bestuur en de algemene vergadering goedgekeurde uitgaven. Is verantwoordelijk voor van alle ontvangsten en uitgaven. Voert de briefwisseling, voor zover deze betrekking heeft op financiële zaken. Brengt in de algemene vergadering verslag uit van de financiële toestand en legt daarbij over de balans en de staat van baten en lasten met toelichting over het afgelopen verenigingsjaar en een begroting voor het komende verenigingsjaar. Bijzonderheden bij de functie: Kantine. De penningmeester is verantwoordelijk voor de exploitatie van de kantine en voert een accurate en heldere boekhouding bij in- en verkoop van goederen en diensten. Is verantwoordelijk voor het opstellen van inkoopovereenkomsten met horeca leveranciers aan het bestuur. Doet regelmatig prijsvergelijkingen. 5

7 De kantinebeheerder coördineert het kantinegebeuren. De kantinebeheerder dient zorg te dragen voor het bijhouden van de voorraad, de inkoop, de opslag, het inroosteren van bardiensten, de verkoop, het signaleren van mogelijke uitbreiding van het assortiment. Nagegaan zal worden of het vanwege de functie van de kantine nodig is aanpassingen door te voeren. Te denken valt aan: uitbreiding van de openingstijden, vergroting van het assortiment en eventueel Multi functioneel gebruik. Sponsorcommissie. Sponsoring is een belangrijke inkomstenbron voor de vereniging. Dit is in de loop der jaren zelf steeds belangrijker geworden, aangezien sportverenigingen in het algemeen geconfronteerd worden met lastenverhogingen. De sponsorcommissie is verantwoordelijk voor het onderhouden van de contacten met bestaande sponsors. Daarnaast houdt de commissie zich bezig met werving van nieuwe sponsors. Er dient voldoende aandacht te zijn voor de tegenprestatie naar de sponsoren. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn door het Bestuur gedelegeerd waardoor de commissie redelijk autonoom kan werken. In de commissie zit het bestuurslid financiële als vertegenwoordiger van het bestuur. Verwezen wordt naar het deelplan sponsoring. Rad/bingo (gedelegeerde taak). Het genereren van extra inkomsten via Het rad van avontuur en bingo. Bij thuiswedstrijden van Altena 1 inkomsten Rad ten bate van Altena. Bij thuiswedstrijden van Altena 2 inkomsten Rad ten bate van Supportersvereniging. Vanzelfsprekend is een goede coördinatie tussen de besturen van Altena en de supportersvereniging een vereiste. 6

8 Entree (gedelegeerde taak). Is verantwoordelijk voor inning van entreegelden bij competitie-en beker wedstrijden. Verlotingen. Is verantwoordelijk voor het organiseren van eventuele verlotingen. Belangrijk aandachtspunt is de afstemming en coördinatie met de verloting(en) van de supportersvereniging. Club van 50 Euro. Is verantwoordelijkheid voor de inning van de contributie van leden namens de club van 50. 7

9 Competenties bestuurslid facilitaire zaken: Vakkennis op technisch gebied. Kennis op het gebied van wettelijke regelgeving bij o.a. verbouwingen. Beschikt over goede planning- en organisatie vaardigheden. Is besluitvaardig en flexibel. Is enthousiasmerend en contactgericht. Verantwoordelijkheden bestuurslid facilitaire zaken: Alle zaken op facilitair gebied betreffende terreinen, gebouwen en materialen en schoonmaak. Het tijdig speelklaar zijn voor wedstrijden, toernooien en trainingen. De contacten met de gemeente en voert structureel overleg met gemeente. Dient voor 1 juni een voorstel in voor de begroting van het volgende seizoen bij het bestuurslid financiële zaken. Bijzonderheden bij de functie. Onderhoud terreinen en gebouwen; De vereniging beschikt over een eigen accommodatie (kantine, kleedkamers, keuken, opbergruimtes en tribune) en huurt de speelvelden van de gemeente. Ze is verantwoordelijk voor kleinonderhoud van de accommodatie, materialen en schoonmaakwerkzaamheden. Stimuleert het maken van onderhoudsplannen voor kantine, kleedaccommodatie, tribune en terreinen. De gemeente is verantwoordelijk voor het groot onderhoud van de velden. Overeenkomst van huur en verhuur tussen de gemeente Werkendam en v.v. Altena per 28/05/1995. De overeenkomst is aangegaan voor onbepaalde tijd. De huurprijs bedraagt 1050,00 per jaar per veld inclusief indexering (zie art. 12 en 13). 8

10 Voor rekening van huurster komt (art.14); - het aanbrengen respectievelijk onderhouden van de benodigde speltechnische voorzieningen; - het onderhouden van paden en speelveldafscheidingen, inclusief de onkruidbestrijding op de paden en onder de speelveldafscheidingen; - het onderhoud van de gehuurde opstallen; Het volledige onderhoud van het sportcomplex, voor zover dit ingevolge art. 15 niet voor verrekening van verhuurster komt. Artikel 15 Verhuurster draagt zorg voor de navolgende onderhoudswerkzaamheden (art. 15); - verzorgen van het groot onderhoud van de sportvelden; - bemesting van de sportvelden; - beregening van de sportvelden; - doorspuiten van de drainage; - het onderhoud van de beplanting op het sportcomplex; - de instandhouding van de door verhuurster noodzakelijk geachte ballenvangers. Artikel 16 Minimaal eenmaal per jaar, zal een onafhankelijke deskundige rapporteren over de toestand van de velden. Het rapport dient minimaal te vatten; - een beoordeling van de onderhoudstoestand van de velden; - een advies over de door verhuurster en huurster te verrichten onderhoudswerkzaamheden in de komende 2 jaren. 9

11 Het rapport geldt als leidraad bij het plegen van onderhoud. De kosten van inschakeling van deze deskundige komen voor rekening van de verhuurster. Artikel 17; Verhuurster draagt met ingang van 1 januari 1994 de op het sportcomplex aanwezige maaimachine en minitractor over aan huurster. De kosten van het gebruik als de kosten van vervanging van deze machines komen voor rekening van huurster. Kantine en bestuurskamer; Altena heeft het recht van opstal. Alle onderhoud- en vervangingskosten zijn voor rekening van Altena. Sinds 22 juli 1988 is de verzekering op naam van de vereniging gesteld en zijn de kosten voor Altena. Materialen; Verantwoordelijk voor voldoende goede materialen en promoot een goed onderhoud. Voetbaltechnische materialen; (trainings-en wedstrijdballen, pupillendoeltjes, hesjes). Medische benodigdheden. Materiaal/materieel tbv onderhoud terreinen en gebouwen (rolsteiger, maaimachine, motorzaag etc.). Consul; De consul heeft goede contacten met KNVB en gemeente en zal zijn taak onafhankelijk uitoefenen. De consul wordt op voordracht van Altena door de KNVB aangesteld. 10

12 Competenties en verantwoordelijkheden bestuurslid voetbaltechnische zaken. Competenties bestuurslid voetbaltechnische zaken: Beschikt over een uitgebreid net werk in de voetbalwereld. Beschikt over kennis op het gebied van voetbaltechnische kwaliteiten en vaardigheden. Beschikt over visie op langere termijn. Heeft een goede mondelinge presentatie. Is als schakel tussen spelers en technische staf integer. Is contactgericht hetgeen zich met name uit in goed kunnen luisteren, veel inlevingsvermogen en goed kunnen samenwerken. Verantwoordelijkheden bestuurslid voetbaltechnische zaken: Is samen met de technische commissie de schakel tussen de spelers en de technische en medische staf en de technische en medische staf onderling. Is samen met de technische commissie verantwoordelijk voor het technische beleid op langere termijn voor zowel de senioren als de jeugdafdeling. Heeft gesprekken met de selectiespelers over hun verwachtingen op korte en langere termijn en spelers die de kwaliteit van de selectie kunnen vergroten. Dient voor 1 juni een voorstel in voor de begroting van het volgende seizoen bij het bestuurslid financiële zaken. 11

13 Competenties en verantwoordelijkheden bestuurslid algemene en commerciële zaken. Competenties bestuurslid algemene en commerciële zaken: Beschikt over een goed commercieel inzicht. Beschikt over een goede mondelinge en schriftelijke presentatie en uitdrukkingsvaardigheid. Beschikt over een goed netwerk van bedrijven die kunnen en willen investeren in de vereniging. Is heel contactgericht hetgeen zich met name uit in samenwerken. Kan goed plannen en organiseren. Is creatief in het bedenken van activiteiten maar ook op andere terreinen. Is in staat om groepsgericht aan te sturen. Verantwoordelijkheden bestuurslid algemene en commerciële zaken: Is verantwoordelijke voor de communicatie in- en buiten de vereniging. Is samen met de sponsorcommissie verantwoordelijk voor de communicatie richting sponsoren. Brengt de vereniging op een positieve manier naar buiten. Dient voor 1 juni een voorstel in voor de begroting van het volgende seizoen bij het bestuurslid financiële zaken. 12

14 Competenties en verantwoordelijkheden bestuurslid jeugdzaken. Competenties bestuurslid jeugdzaken: Is contactgericht. Is creatief in het vinden van oplossingen bij problemen binnen de jeugdafdeling. Kan goed samenwerken. Kan goed plannen en organiseren. Heeft een goede mondelinge en schriftelijke presentatie en uitdrukkingsvaardigheid. Heeft visie op korte en langere termijn. Is in staat om groepsgericht en individugericht aan te sturen. Is integer. Beschikt over overtuigingskracht. Beschikt over durf. Is in staat om anderen te motiveren. Verantwoordelijkheden bestuurslid jeugdzaken: Is samen met zijn commissies verantwoordelijk voor het totale functioneren van de jeugdafdeling. Dient voor 1 juni een voorstel in voor de begroting van het volgende seizoen bij het bestuurslid financiële zaken. 13