JAARVERSLAG DIENSTVERLENENDE VERENIGING (DVV) MIDWEST. MIDWESTOVERLEG burgemeesters regio Roeselare-Tielt. Dienstverlenende Vereniging Midwest

Transcriptie

1 MIDWESTOVERLEG burgemeesters regio Roeselare-Tielt Dienstverlenende Vereniging Midwest JAARVERSLAG DIENSTVERLENENDE VERENIGING (DVV) MIDWEST 2018 DVV Midwest Spanjestraat 141/ ROESELARE T dvv-midwest@midwest.be

2 2018 WINGENE RUISELEDE LICHTERVELDE TIELT PITTEM HOOGLEDE ARDOOIE STADEN MEULEBEKE ROESELARE OOSTROZEBEKE IZEGEM INGELMUNSTER WIELSBEKE 2 MOORSLEDE LEDEGEM COLOFON EINDREDACTIE EN VORMGEVING Saskia Verriest Michelle Dufoort Lena Vereecke VERANTWOORDELIJKE UITGEVER Saskia Verriest coördinator Midwestoverleg secretaris DVV Midwest contact dvv-midwest@midwest.be FOTO S Els Verhaeghe, Jan Stragier DIENSTVERLENENDE VERENIGING (DVV) MIDWEST KANTOREN EN ZETEL Exploitatiezetel: streekhuis Midden-West-Vlaanderen, Spanjestraat 141/2, 8800 Roeselare Maatschappelijke zetel: Botermarkt 2, 8800 Roeselare OPRICHTING Dienstverlenende vereniging is opgericht op 22 december 2017, conform het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking. Statuten goedgekeurd bij Ministerieel Besluit dd. 23 februari Bekendgemaakt in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad dd. 19 april De statuten werden gewijzigd op de buitengewone algemene vergadering dd. 18 december 2018 in functie van het decreet lokaal bestuur. Statutenwijziging wordt gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad en werd goedgekeurd bij Ministerieel Besluit dd. 21 februari 2019.

3 INHOUD INHOUD...3 CLUSTER ECONOMIE VOORWOORD...5 VISIE EN MISSIE DVV MIDWEST...6 OVER DVV MIDWEST...7 BESTUUR... 7 ALGEMENE VERGADERING...7 CLUSTER WELZIJN CLUSTER FACILITY CLUSTER CULTUUR EN VRIJE TIJD CLUSTER GIS, ICT EN DIGITALISERING ACTIVITEITEN PER GEMEENTE - ONDERSTEUNING DOOR DVV MIDWEST...22 RAAD VAN BESTUUR...7 ARDOOIE REGISTER VAN DEELNEMERS EN INBRENG...8 ORGANISATIE... 9 WERKING EN AMBITIES...9 REGIONAAL MANAGEMENTTEAM...9 INTERGEMEENTELIJKE PERSONEELSLEDEN TEAM MIDWEST TIJDBESTEDING INTERGEMEENTELIJK PERSO- NEEL HOOGLEDE INGELMUNSTER IZEGEM LEDEGEM LICHTERVELDE MEULEBEKE MOORSLEDE Jaarverslag Dienstverlenende Vereniging (DVV) Midwest 2018 REGIOPARTNERS COMMUNICATIE DIENSTVERLENING...15 CLUSTER BESTUUR OOSTROZEBEKE PITTEM ROESELARE RUISELEDE CLUSTER RUIMTELIJKE ORDENING EN MOBILITEIT STADEN CLUSTER MILIEU TIELT... 25

4 WIELSBEKE BIJLAGE 5: OVERZICHT AANWEZIGHEDEN BIJEENKOMSTEN WINGENE FINANCIEEL VERSLAG...26 BALANS RESULTATENREKENING ECG REGIO ROESELARE-TIELT/EXELLO BIJLAGE 6: JAARVERSLAG INTERGEMEENTELIJKE TOEZICHTHOUDER MILIEU EN RUIMTELIJKE ORDENING BIJLAGE 7: JAARVERSLAG REGISSEUR GLOBALE EVALUATIE DVV MIDWEST...27 SOCIALE ECONOMIE BIJLAGEN...28 BIJLAGE 1: DEELNEMERS EN AANWEZIGHEDEN GEMEENTEBESTUREN INTERVISIEGROEPEN BIJLAGE 2: AGENDA S MIDWESTOVERLEG BIJLAGE 3: OVERZICHT AANWEZIGHEDEN BIJEENKOMSTEN MIDWESTOVERLEG BIJLAGE 4: AGENDA S ECG ROESELARE-TIELT/ BIJLAGE 8: SAMENVATTEND JAARVERSLAG - INTERGE- MEENTELIJK ARCHIEFTEAM (IGA) MIDWEST BIJLAGE 9: JAARVERSLAG INTERGEMEENTELIJKE ICT- COORDINATOR BIJLAGE 10: JAARVERSLAG INTERGEMEENTELIJKE GIS- COORDINATOR BIJLAGE 11: ONDERNEMINGSPLAN EXELLO... 42

5 VOORWOORD De regionale samenwerking is de voorbije jaren verder geëvolueerd van een informeel overleg met een ad hoc werking, naar een meer gestructureerde werking via de interlokale vereniging associatie Midwest in 2012, om op 22 december 2017 over te gaan in een regionale dienstverlenende vereniging (DVV) Midwest. Deze samenwerking heeft als belangrijkste doel een versterking van de deelnemende besturen via intergemeentelijke samenwerking. Lokale besturen worden steeds meer geconfronteerd met zeer uiteenlopende en complexe uitdagingen, die vaak de gemeentegrenzen overstijgen. In combinatie met beperkte financiële middelen en extra regelgeving van de hogere overheden, kiezen besturen voor meer samenwerking met één of meerdere buren. Dit kan via DVV Midwest. Ook vanuit de Vlaamse overheid wordt steeds meer ingezet op regio s, denken we bijvoorbeeld maar aan de vervoerregio s en de afbakening van de eerstelijnszones. De besturen uit regio Midwest wensen hierop te anticiperen en zich regionaal te organiseren was voor DVV Midwest een opstartjaar waarbij de lijnen worden uitgezet en de werking en structuur verder vorm krijgt. Dit is een continu proces van evalueren en bijsturen. Tegelijk was 2018 een jaar van veranderingen. Met de gemeenteraadsverkiezingen van oktober 2018 en de start van het decreet lokaal bestuur, diende DVV Midwest een statutenwijziging voor te bereiden alsook zijn de bestuursorganen opnieuw samen te stellen. Zo werd het aantal mandaten in de raad van bestuur beperkt tot 15 leden. De statutenwijziging werd op 18 december 2018 goedgekeurd door de buitengewone algemene vergadering van DVV Midwest. Het is aan de nieuwe bestuursploegen om in 2019 verder richting te geven aan de werking en de uitvoering van beleidsthema s door DVV Midwest. Dit werkingsverslag geeft u een inkijk in de werking van de DVV Midwest in Saskia Verriest secretaris DVV Midwest Kris Declercq voorzitter DVV Midwest Jaarverslag Dienstverlenende Vereniging (DVV) Midwest

6 VISIE EN MISSIE DVV MIDWEST 6 De 16 besturen van de regio Midden-West-Vlaanderen engageren zich om via intergemeentelijke samenwerking de besturen te versterken. Na het doorlopen van het decretaal verplichte traject, werd op 22 december 2017 de dienstverlenende vereniging Midwest opgericht. Ardooie, Hooglede, Ingelmunster, Izegem, Ledegem, Lichtervelde, Meulebeke, Moorslede, Oostrozebeke, Pittem, Ruiselede, Roeselare, Staden, Tielt, Wielsbeke en Wingene en de West-Vlaamse intercommunale zijn vennoot in de DVV Midwest. DVV Midwest streeft volgende maatschappelijke doelstellingen na: bevorderen van de samenwerking tussen de deelnemende besturen om de bestuurskracht te verhogen en de ontwikkeling van de streek te versterken. het ondersteunen van de aangesloten deelnemers bij beheers, beleidsmatige en uitvoerende taken. Dit draagt ertoe bij dat de besturen zich verder kunnen focussen op de kwalitatieve uitvoering van hun kerntaken en dienstverlening. Dit kan onder meer door het delen van intergemeentelijk personeel. het uitvoeren van projecten in opdracht van en onder de voorwaarden bepaald door de deelnemers. adviesverlening, belangenbehartiging, organiseren van overleg, netwerking en opleiding. Deze intercommunale moet de nodige schaalgrootte creëren om op een kwalitatieve, efficiënte en professionele manier invulling te geven aan het lokaal beleid. DVV Midwest is opgericht voor 18 jaar en functioneert als ondersteunende juridische structuur voor de samenwerking in regio Midwest waarbij de besturen versterkt worden. DVV Midwest wordt opgericht om beleidsondersteuning te bieden aan en beleidsuitvoerend te werken voor de lokale besturen rond drie grote pijlers: regionale samenwerking, regionale projecten, intergemeentelijke personeelsleden. Rond elk van deze pijlers wordt gewerkt binnen de benoemde beleidsdomeinen waarbinnen een lokaal bestuur actief is, verantwoordelijkheid heeft en bevoegd is. Een vierde ambitie van de DVV Midwest is om bestaande (en nieuwe) vormen van samenwerking in te kantelen in de regionale structuur. In 2018 is de voorbereiding voor het inkantelingstraject voor erfgoedcel BIE en de sportwerkingen opgestart.

7 OVER DVV MIDWEST BESTUUR DVV Midwest wordt aangestuurd door een algemene vergadering en een raad van bestuur. Kris Declercq, burgemeester Roeselare, is voorzitter van de raad van bestuur en algemene vergadering. Els De Rammelaere, burgemeester Tielt, is ondervoorzitter. 7 JJ ALGEMENE VERGADERING De algemene vergadering bestaat uit 17 effectieve leden en 17 plaatsvervangende leden aangeduid door de raad. De 16 steden en gemeenten en WVI hebben één stem per vertegenwoordiger. JJ RAAD VAN BESTUUR De raad van bestuur bestaat uit 16 vertegenwoordigers van de gemeenten en steden en 1 vertegenwoordiger van WVI. Zij hebben elk 1 stem. Daarnaast zetelen 5 leden met raadgevende stem in de raad van bestuur. Jaarverslag Dienstverlenende Vereniging (DVV) Midwest 2018 Ardooie Kathleen Verhelle (E) Ardooie Karlos Callens Hooglede Frederik Sap (E) Hooglede Rita Demaré Ingelmunster Izegem Ledegem Lichtervelde Meulebeke Moorslede Oostrozebeke Pittem Dirk Debaere (E), Jean-Pierre Deven (PV) Nick verschoot (E) Marianne Eeckhout (E), Sybille Geldhof (PV) Hans Delameilleure (E), Guido Vanwalleghem (PV) Amelie Soenens (E) Johan Paret (E) Cyriel Seys (E) Peter Gelaude (E) Ingelmunster Izegem Ledegem Lichtervelde Meulebeke Moorslede Oostrozebeke Pittem Roeselare Ruiselede Staden Kurt Windels Caroline Maertens Greta Vandeputte Ria Beeusaert-Pattyn Dirk Verwilst Ward Vergote Karl De Clerck Ivan Delaere Kris Declercq Greet De Roo Gwendolyn Vandermeersch

8 Roeselare Ruiselede Staden Tielt Wielsbeke Wingene WVI Stefaan Van Coillie (E), Leen Sercu (PV) Marc De Muynck (E) Bruno Cauwelier (E) Simon Bekaert (E), Patrick Wauters (PV) Guido Callewaert (E), Rik Buyse (PV) Christiane Dewit (E), Dorine Vandenabeele (PV) Patrick Zutterman Tielt Els De Rammelaere Wielsbeke Jan Stevens Wingene Hendrik Verkest WVI Geert Sanders LEDEN MET RAADGEVENDE STEM Ledegem Caroline Seynhaeve Roeselare Frederik Declercq Staden Ludwig Willaert Wielsbeke Georges Lambrecht Wingene Martine Devissche 2018 is een verkiezingsjaar waardoor de bestuursorganen van DVV Midwest opnieuw moeten worden samengesteld. JJ REGISTER VAN DEELNEMERS EN INBRENG 8 AANDEELHOUDERS A AANDELEN Gemeente Ardooie 80 Gemeente Hooglede 80 Gemeente Ingelmunster 80 Stad Izegem 80 Gemeente Ledegem 80 Gemeente Lichtervelde 80 Gemeente Meulebeke 80 Gemeente Moorslede 80 Gemeente Oostrozebeke 80 Gemeente Pittem 80 Stad Roeselare 80 Gemeente Ruiselede 80 Gemeente Staden 80 Stad Tielt 80 Gemeente Wielsbeke 80 Gemeente Wingene 80 AANDEELHOUDERS B AANDELEN WVI (West-Vlaamse Intercommunale) 120 TOTAAL AANDEELHOUDERS A+B 1 400

9 ORGANISATIE JJ WERKING EN AMBITIES De DVV Midwest is eind 2017 opgericht. De beleidsvoorbereiding voor DVV Midwest verloopt via de maandelijkse bijeenkomsten van het Midwestoverleg en bijhorende structuur. Cluster Ruimtelijke ordening en mobiliteit Welzijn Economie Trekkers (burgemeester) Dirk Verwilst (voorzitter, Meulebeke), Ivan Delaere (Pittem), Ward Vergote (Moorslede) Rita Demaré (voorzitter, Hooglede), Ria Beeusaert Pattyn (Lichtervelde) Hendrik Verkest (voorzitter, Wingene), Francesco Vanderjeugd (Staden), Jan Stevens (Wielsbeke), Dirk Verwilst Foto 1: leden Midwestoverleg VLNR onder: Ward Vergote (Moorslede), Francesco Vanderjeugd (Staden), Els De Rammelaere (Tielt), Kris Declercq (Roeselare), Bert Maertens (Izegem), Greet De Roo (Ruiselede), Ria Beeusaert-Pattyn (Lichtervelde), Saskia Verriest (Midwest), Boven: Geert Sanders (WVI), Rita Demaré (Hooglede), Dominik Ronse (AD Ingelmunster), Karlos Callens (Ardooie), Dirk Verwilst (Meulebeke), Hendrik Verkest (Wingene), Ivan Delaere (Pittem), Bart Dochy (Ledegem), Kurt Windels (Ingelmunster), Karl De Clerck (Oostrozebeke), Bart Desimpel (AAD Izegem) verontschuldigd Jan Stevens (Wielsbeke), Jean de Bethune (gedeputeerde). Het Midwestoverleg bereidt de bijeenkomsten van de bestuursorganen van DVV Midwest voor op basis van de input van het dagelijks bestuur, clusters en intervisiegroepen. De clusters, bestaande uit mandatarissen, werken beleidsbepalend en worden getrokken door twee tot drie burgemeesters. De voorbereiding van het Midwestoverleg, DVV Midwest en clusters gebeurt door de coördinator Midwest. De samenstelling van de clusters is als volgt: Cluster Bestuur/dagelijks bestuur Cultuur en vrije tijd Facility en logistiek GIS, ICT en digitalisering Milieu Trekkers (burgemeester) Kris Declercq (voorzitter, Roeselare), Bert Maertens (Izegem), Els De Rammelaere (Tielt) Kurt Windels (voorzitter, Ingelmunster), Ria Beeusaert - Pattyn (Lichtervelde) Kris Declercq (voorzitter), Bert Maertens (Izegem) Karl De Clerck (voorzitter, Oostrozebeke), Greet De Roo (Ruiselede) Bart Dochy (voorzitter, Ledegem), Kurt Windels (Ingelmunster) De intervisiegroepen opereren op het niveau van de personeelsleden van het lokaal bestuur. Elke groep wordt voorgezeten door een (adjunct) algemeen directeur, die eveneens deel uitmaakt van de corresponderende cluster. De intervisiegroepen hebben een meervoudige doelstelling: kennismaking, kennisdeling en beleidsvoorbereidend- en uitvoerend werken voor de cluster. De volledige samenstelling van de intervisiegroepen is opgenomen in bijlage 1. De werking van deze intervisiegroepen wordt geëvalueerd en is verschillend naargelang het thema. Een aantal intervisiegroepen komt structureel samen (vb. ICT, informatieveiligheid, personeel, facility, archief, RO & mobiliteit) waar dit bij andere groepen eerder tijdelijk is als er een nood is (vb. juridische ondersteuning). JJ REGIONAAL MANAGEMENTTEAM Het regionaal managementteam bestaat uit de adjunct algemeen directeuren, de algemeen directeuren en de coördinator Midwestoverleg/DVV Midwest. Tijdens de maandelijkse bijeenkomsten is er steeds een terugkoppeling over de intergemeentelijke samenwerking m.b.t. dossiers die op het Midwestoverleg of de bestuursorganen van DVV Midwest geagendeerd worden. De coördinator Midwest staat in voor de inhoudelijke terugkoppeling. Foto 2: ECG Roeselare-Tielt VLNR onder: Anton Jacobus (Izegem), Bruno Debrabandere (Wielsbeke), Geert Demeyere (Ledegem), Ivan Vandenbussche (Lichtervelde), Kristof Vander Stichele (Moorslede), Dominiek Pillaert (Ardooie) Jaarverslag Dienstverlenende Vereniging (DVV) Midwest

10 10 VLNR midden: Geert Sintobin (Roeselare), Dominik Ronse (Ingelmunster), Luc Deleersnyder (Ruiselede), Jurgen Mestdagh (Wingene), Tine Dochy (Staden), Saskia Verriest (Midwest), Rik Dekens (Hooglede) VLNR boven: Guy De Pourcq (Oostrozebeke), Geert Mahieu (Pittem), Tom Vanpoucke (Meulebeke), Hendrik Vandenbruwane (Tielt) In 2018 ging Luc Deleersnyder (Ruiselede) op pensioen. Florian Van de Sompel volgt hem op als algemeen directeur voor Ruiselede. Begin 2019 gaat ook Geert Demeyere op pensioen. Marijn De Vos zal hem opvolgen en neemt ook reeds deel aan de bijeenkomsten van het regionaal managementteam. Op vraag van het Midwestoverleg bereidde het regionaal managementteam een ambitienota voor m.b.t. de regionale samenwerking de komende legislatuur. Deze nota wordt begin 2019 besproken met de 16 colleges van burgemeester en schepenen. Op basis hiervan worden regionale prioriteiten voor de nieuwe legislatuur vastgelegd. Tot slot organiseerde dit forum op 19 april 2018 een congres het leven zoals het is in een verkiezingsjaar voor (adjunct) algemeen directeuren en mandatarissen. JJ INTERGEMEENTELIJKE PERSONEELSLEDEN In wordt werk gemaakt van een rechtspositieregeling voor DVV Midwest. DVV Midwest beschikt nog niet over eigen personeelsleden; toch werkt reeds een aantal intergemeentelijke personeelsleden voor regio Midwest. Zij worden momenteel tewerkgesteld via een partner, zijnde WVI of een bestuur (in casu Izegem). Voor de intergemeentelijke personeelsleden die momenteel via WVI voor regio Midwest tewerkgesteld worden, is omwille van BTW-technische redenen, een kostendelende vereniging (KDV) opgericht. WVI, DVV Midwest en de deelnemende gemeenten ondertekenen hierbij een samenwerkingsovereenkomst voor een duurzame tewerkstelling. Een specifieke stuurgroep volgt deze werking op. De kosten en prestaties van de KDV worden over de verschillende gemeenten verdeeld volgens de werkelijke prestaties. Sinds 1 januari 2018 treedt de DVV Midwest op als regisseur voor wijk-werken. Hiervoor werd een samenwerkingsovereenkomst afgesloten met VDAB. Voor regio Midwest stelt VDAB 5 wijk-werk-bemiddelaars ter beschikking. JJ TEAM MIDWEST De coördinator brengt regelmatig de intergemeentelijke collega s samen in het regioteam Midwest. Dit zorgt voor afstemming en onderlinge ervaringsuitwisseling waarbij zij door de coördinator ook geïnformeerd worden over de beleidslijnen die DVV Midwest uitzet. De aansturing binnen de gemeente gebeurt door de algemeen directeur. In 2018 vervoegden drie nieuwe collega s het team. Foto 3: congres het leven zoals het is in een verkiezingsjaar

11 SASKIA VERRIEST MICHELLE DUFOORT OLIVIER RAMON coördinator Midwestoverleg secretaris DVV Midwest administratief medewerker DVV Midwest financieel beheerder DVV Midwest Saskia staat in voor de algemene coördinatie en opvolging van de intergemeentelijke samenwerking, alsook de inhoudelijke voorbereiding en opvolging van de werking van de bestuursorganen van DVV Midwest via het Midwestoverleg. Michelle geeft gedurende 2 dagen per week administratieve ondersteuning voor de Midwest-werking. Olivier wordt door zijn bestuur Ruiselede voor 10% vrijgesteld om de financiële zaken voor DVV Midwest op te volgen. Jaarverslag Dienstverlenende Vereniging (DVV) Midwest WOUTER VERHELST KURT DOOM HELDA ELIAS intergemeentelijk GIS-coördinator intergemeentelijk ICT-coördinator intergemeentelijk ICT-medewerker Wouter is specifiek actief in de gemeenten Ledegem, Lichtervelde, Ruiselede, Tielt, Wielsbeke en Wingene en werkt één dag per week voor de volledige regio. Kurt werkt structureel in de gemeenten Hooglede, Tielt, Oostrozebeke en Ruiselede alsook één dag per week voor de volledige regio. Helda biedt ondersteuning in de gemeenten Moorslede en Lichtervelde op vlak van ICT.

12 STIJN BAL TINE TAILLIEU JAN DEKEERLE intergemeentelijke ICT-medewerker intergemeentelijk stafmedewerker handhavingsbeleid intergemeentelijke renovatiecoach 12 Stijn gaf gedurende een beperkte tijd ondersteuning in de gemeenten Ruiselede, Oostrozebeke en Wielsbeke. Daarnaast werkte Stijn nog in 1 niet- Midwest gemeente. Tine werkt sinds 24 januari 2018 voor de gemeenten Ingelmunster, Lichtervelde, Meulebeke, Oostrozebeke, Pittem, Ruiselede en Tielt. Jan is sinds 1 oktober 2018 tewerkgesteld in de gemeenten Ingelmunster en Oostrozebeke. Daarnaast werkt hij nog in 3 niet-midwest gemeenten. LEEN BREYNE JOCHEN JORDY coördinator intergemeentelijke archiefdienst Leen is coördinator van het archiefteam dat ondersteuning biedt in de gemeenten Ledegem, Hooglede, Izegem, Moorslede, Wielsbeke en Wingene. medewerker intergemeentelijke archiefdienst Jochen is de projectmedewerker in het team en neemt het digitale archief en de uitbouw van een structuur ervan voor zijn rekening. medewerker intergemeentelijke archiefdienst Jordy biedt administratieve ondersteuning en gaat in de archieven aan de slag om deze conform de richtlijnen op orde te stellen.

13 YVES VERCRUYSSE TEAM WIJK-WERKBEMIDDELAARS regisseur sociale economie Yves wordt via het ERSV tewerk gesteld als regisseur sociale economie voor regio Midwest. Yves volgt voor DVV Midwest wijk-werken op in samenwerking met de coördinator vanuit VDAB. JJ TIJDBESTEDING INTERGEMEENTELIJK PERSONEEL De structurele inzet van intergemeentelijk personeel varieert naargelang de noden van de besturen. De financiering hiervoor wordt a rato van de inzet, evenredig verdeeld onder de deelnemende besturen. Naast deze inzet, werken de intergemeentelijke ICT- en GIScoördinator ook één dag per week voor de volledige regio. Deze afspraak werd gemaakt op het Midwestoverleg. Per functie wordt bekeken of regionale inzet al dan niet relevant en mogelijk is in functie van de tijdsbesteding van het personeelslid. De loonkost voor deze regionale tewerkstelling wordt ook evenredig gedragen door de 16 besturen. De coördinator Midwest/secretaris van DVV Midwest wordt via WVI ter beschikking gesteld. De administratieve ondersteuning gedurende twee dagen per week wordt gefinancierd door de 16 gemeenten via de geïnde werkingsbijdrage van 0,43/inwoner. In de ambitienota van het regionaal managementteam is een verhoging van deze ondersteuning opgenomen. Een overzicht van de tijdsbesteding is opgenomen in bijlagen 6 t.e.m. 10 dat ook een overzicht geeft van de uitgevoerde taken van elk personeelslid. Door VDAB voor regio Midwest ter beschikking gesteld. JJ REGIOPARTNERS DVV Midwest streeft ernaar om samen te werken met andere partners in de regio zoals de provincie en het RESOC/ ERSV. Regio Midwest heeft via het ERSV ingetekend op de projectoproep versterkt streekbeleid en de regierol sociale economie. Op deze manier heeft de regio een regisseur sociale economie ter beschikking. Met de provincie zal een samenwerkingsprotocol worden afgesloten zodat ook deze expertise kan ingebracht worden in de Midwest-werking. De exploitatiezetel van DVV Midwest is het streekhuis te Roeselare waar ook andere regiopartners gehuisvest zijn. Dit geeft de mogelijkheid tot expertisedeling en informatieuitwisseling. Jaarverslag Dienstverlenende Vereniging (DVV) Midwest

14 COMMUNICATIE Net als het Midwestoverleg hecht ook DVV Midwest veel belang aan een transparante en open communicatie. Voor de besturen gebruiken we hiervoor het documentenplatform waartoe zowel mandatarissen als personeelsleden van de lokale besturen toegang hebben. Op dit platform zijn alle documenten van de regionale samenwerking op te volgen en te raadplegen. Daarnaast zetten we de werking van DVV Midwest in de kijker voor het ruimere publiek via persberichten zoals bijvoorbeeld de lancering van de socio-economische streekagenda en regio Midwest klaar voor digitaal planningsplatform. Dit is te volgen op waar ook bijkomende informatie over de werking te vinden is. Onze intergemeentelijke GIS-coördinator zorgt voor een nieuwsbrief waarin informatie, interessante weetjes, tips en tricks maar bijvoorbeeld ook studiedagen worden opgenomen. Deze nieuwsbrief wordt ook buiten de Midwestgemeenten verspreid. Op 24 april 2018 ging de eerste algemene vergadering van de DVV Midwest door in Roeselare. Hierbij werden de bestuursorganen geïnstalleerd. Op de buitengewone algemene vergadering op 18 december 2018 werd de eerste statutenwijziging goedgekeurd, een bedrijfsrevisor aangesteld alsook het budget voor 2019 goedgekeurd. Om te komen tot een afgestemde en gedragen werking, worden de algemeen directeuren van de gemeenten nauw betrokken bij de Midwest-werking. Via het regioteam Midwest wordt gezorgd voor het informeren van en afstemming van de werking tussen de intergemeentelijke collega s die voor regio Midwest werken. 14 De bestaande regionale samenwerking beoogd een maximale terugkoppeling naar de bestuursorganen van de deelnemende partners. Hiertoe wordt in de maandelijkse verslagen van het Midwestoverleg duidelijk opgenomen welke agendapunten te valideren zijn door de gemeentelijke bestuursorganen.

15 DIENSTVERLENING CLUSTER BESTUUR Met de oprichting van de DVV Midwest eind 2017 heeft de cluster bestuur in 2018 de nodige voorbereidingen gedaan om de bestuursorganen te installeren en de werking van de DVV Midwest op te starten. De algemene vergadering kwam een eerste keer bijeen op 24 april 2018 waarbij de samenstelling van de algemene vergadering werd vastgesteld. De algemene vergadering benoemde hierbij ook de leden van de raad van bestuur. De raad van bestuur bestaat uit 17 leden waarbij ook 5 leden met raadgevende stem aansluiten. Deze kwam op 8 mei 2018 een eerste keer samen. Kris Declercq is aangesteld als voorzitter van DVV Midwest; Els De Rammelaere treedt op als ondervoorzitter. Door de inwerkingtreding van het decreet lokaal bestuur op 1 januari 2019, kan de raad van bestuur van de DVV Midwest uit maximaal 15 leden bestaan. Maximaal twee derden van de leden is van hetzelfde geslacht. Dit betekent dat DVV Midwest reeds een eerste statutenwijziging dient door te voeren. De cluster bestuur werkte een voorstel uit om de mandaten te verdelen onder de partners. Vanaf 2019 zal de raad van bestuur bestaan uit 14 vertegenwoordigers van de gemeenten en steden en 1 vertegenwoordiger van WVI. Zij hebben elk 1 stem. Daarnaast zetelen 5 leden met raadgevende stem in de raad van bestuur. De algemene vergadering van de DVV Midwest keurde deze statutenwijziging goed op 18 december De cluster bestuur staat in voor de voorbereiding van het Midwestoverleg en de bestuursorganen van de DVV Midwest op basis van input van de andere clusters. Bij de opstart van de DVV Midwest dient een aantal praktische zaken voorbereid te worden zoals de aanstelling van een financieel beheerder en een bedrijfsrevisor, aankoop van een softwarepakket voor boekhouding, de huur van kantoren, voorstellen tot vaststellen van financieringsmodaliteiten, machtigingen, afsluiten van de nodige verzekeringen, installatie van een documentenplatform. Daarnaast wordt werk gemaakt van de opmaak van een rechtspositieregeling voor de toekomstige personeelsleden, alsook bereidde de cluster de statutenwijziging voor. Verder volgt de cluster bestuur het inkantelingsproces van de sportwerking en de erfgoedcel BIE mee op, in samenwerking met de cluster cultuur & vrije tijd. Met de oprichting van de DVV Midwest en het op termijn overnemen van de intergemeentelijke personeelsleden, worden ook de resterende middelen van de interlokale vereniging Associatie Midwest overgezet naar DVV Midwest. Dit budget zal gebruikt worden als bijkomende werkingsmiddelen en wordt verwerkt in het budget van de DVV Midwest. Het is een streefdoel van de besturen om de samenwerking in de regio met andere partners zoals provincie en WVI, in functie van regionale projecten en ondersteuning van de besturen, te optimaliseren. Daarom wordt werk gemaakt van een samenwerkingsprotocol tussen DVV Midwest en de provincie. Met de gemeenteraadsverkiezingen in oktober 2018 start er een nieuwe legislatuur voor de lokale besturen en de regionale samenwerking. In het verleden heeft het Midwestoverleg ervaring opgedaan, ondersteuning geboden aan besturen en regionale projecten opgestart, zij het eerder op ad hoc basis. Met deze nieuwe legislatuur wil DVV Midwest dan ook een doorstart maken. Daarom werd aan het regionaal managementteam (bestaande uit de algemeen directeuren, adjunct algemeen directeuren en coördinator Midwest) gevraagd om vanuit de administratie een ambitienota uit te werken voor de regionale samenwerking. Begin 2019 wordt dit voorstel besproken met de individuele besturen om tegen de zomer 2019 te landen met een concreet voorstel dat in de gemeentelijke bestuursakkoorden kan verankerd worden. Jaarverslag Dienstverlenende Vereniging (DVV) Midwest

16 CLUSTER RUIMTELIJKE ORDENING EN MOBILITEIT Ruimtelijke ordening en mobiliteit zijn twee belangrijke beleidsdomeinen voor een lokaal bestuur, onder andere omwille van de impact op haar inwoners. Diverse vormen van dienstverlening vanuit een lokaal bestuur zijn hierop geënt. Naast het opvolgen van de evolutie van het Beleidsplan Ruimte Vlaanderen, is het belangrijkste onderwerp voor deze cluster de opstart van de vervoerregio. Vlaanderen zal worden aangesteld. Vlaanderen wil namelijk dat er tegen 2020 een regionale mobiliteitsvisie beschikbaar is per vervoerregio. Om de samenwerking die er in de regio is meer uit te dragen werd aan bevoegd minister Ben Weyts gevraagd om de naamgeving van de vervoerregio te wijzigen van vervoerregio Roeselare naar vervoerregio Midwest. Vervoerregio Midwest Digitale stedenbouwkundige informatie (DSI) 16 In het kader van de conceptnota basisbereikbaarheid had het Midwestoverleg zich als proefregio aangemeld bij bevoegd minister Weyts. Regio Midwest werd niet opgenomen als pilootregio; regio s Westhoek, Aalst, Mechelen en Antwerpen werden erkend. Het Midwestoverleg heeft dan op eigen initiatief een voorbereidend traject gelopen in afwachting van de opstart van de vervoerregio (voorziene timing najaar 2018 begin 2019). De focus bij deze voorbereiding lag op het openbaar vervoer. Dit voorbereidend traject omvatte een aantal stappen gaande van het interviewen van de proefregio s, hun succesfactoren en aandachtspunten in kaart brengen alsook wat regio Midwest hieruit kan leren. Specifiek voor onze regio werd het openbaar vervoer in de regio in kaart gebracht via een enquête. Op basis hiervan werd een consensusnota opgemaakt alsook is er een aantal beleidsaanbeveling voor regio Midwest geformuleerd. De expertise die binnen WVI beschikbaar is rond ruimtelijke ordening en mobiliteit wordt hier ook ingebracht. Dit voorbereidend werk heeft een meerwaarde op verschillende vlakken. De besturen zijn reeds op de hoogte van het concept basisbereikbaarheid. Dit zal er mee voor zorgen dat de opstart van de vervoerregio eind 2018 begin 2019 vlot(ter) zal verlopen. Daarnaast zorgt de opgemaakte inventaris voor een tijdswinst voor het studiebureau dat door DSI is het uitwisselingsplatform van de Vlaamse overheid waarop elk bestuursniveau zijn stedenbouwkundige plannen en verordeningen moet opladen, om de gegevens beschikbaar te maken en te hergebruiken in andere toepassingen (zoals de Omgevingscheck, de RWO-Datamanager, Geopunt ). Het gebruik van DSI is verplicht vanaf juni 2018 voor nieuwe plannen, maar het platform functioneert uiteraard pas optimaal wanneer alle bestaande plannen opgeladen zijn volgens de vereiste normen. In 2018 realiseerden de Midwest-gemeenten hun ambitie om met alle 16 besturen volledig in te stappen in DSI. Hiermee is regio Midwest de eerste regio in Vlaanderen die DSI-conform is. De gemeenten konden dit realiseren met ondersteuning van de intergemeentelijke GIS-coördinator Wouter Verhelst. Onderstaande kaart geeft een stand van zaken van DSI in Vlaanderen. De rood omrande gemeenten zijn formeel ingestapt in DSI.

17 CLUSTER MILIEU De domeinen waarin een lokaal bestuur actief zijn, zijn zeer ruim. Het milieu onze biologische leefomgeving met alles om ons heen zoals grond, lucht en water is er één van. Net zoals milieu, heeft ook het klimaat een impact op ons allemaal. De lokale besturen engageren zich dan ook om waar mogelijk acties te ondernemen. Binnen WVI is er ruime expertise aanwezig rond milieu & natuur. Deze cluster wordt dan ook mee ondersteund vanuit WVI. Rationeel waterbeheer Eind 2016 engageerden de Midwest-gemeenten zich reeds om binnen hun bestuur rationeel met water om te gaan. Elk bestuur stelde hiervoor een verantwoordelijke aan. De opgemaakte checklist zorgt ervoor dat op een eenvoudige manier water kan bespaard worden. Deze checklist wordt nog steeds gebruikt bij de bijeenkomsten van deze intervisiegroep die telkens doorgaan in een ander bestuur dat een goede lokale praktijk uitlegt. Ook andere relevante thema s zoals gebouwenbeheer, het aanpassen van verlichting, het gebruik van zonnepanelen komen aan bod. Op 2 mei werd in samenwerking met WVI te Ledegem een infosessie georganiseerd rond het stimuleren van het plaatsen van zonnepanelen bij inwoners. Regionaal dierenasiel Meerdere besturen uit de regio kampen momenteel met het probleem van opvang van zwerfkatten en honden. Besturen doen hierbij vaak beroep op privé initiatieven om deze dieren op te vangen. Een gezamenlijke aanpak kan leiden tot een duurzame structurele oplossing. Diverse mogelijkheden worden verkend. Convenant of mayors 8 gemeenten uit regio Midwest (Ingelmunster, Lichtervelde, Meulebeke, Moorslede, Oostrozebeke, Ruiselede, Tielt en Wingene) hebben het burgemeestersconvenant ondertekend. WVI ondersteunt deze besturen door de uitwerking van een duurzaam energieactieplan. Hierin zitten individuele en groepsacties die ertoe moeten leiden om 20 procent minder CO 2 uit te stoten tegen De aanwerving van een intergemeentelijke renovatiecoach was hierin één van de acties. Eind 2018 startte Jan Dekeerle als renovatiecoach in Ingelmunster en Oostrozebeke, alsook in drie andere gemeenten buiten regio Midwest. Intergemeentelijke toezichthouder Op 24 januari 2018 werd Tine Taillieu door het directiecomité van WVI aangesteld als intergemeentelijk toezichthouder. Tine werkt voor de gemeenten Ingelmunster, Meulebeke, Oostrozebeke, Tielt, Pittem en Lichtervelde. Ruiselede sloot eind 2018 ook aan. Tine voert hier handhavingstaken inzake milieu en stedenbouw uit. Meer informatie over de specifieke taken in de gemeenten, zijn opgenomen in bijlage 6. Jaarverslag Dienstverlenende Vereniging (DVV) Midwest Foto 4: infosessie plaatsen van zonnepanelen stimuleren bij inwoners en gemeenten

18 CLUSTER ECONOMIE Streekvisie In samenwerking met het RESOC heeft het Midwestoverleg in 2018 een socio-economische streekvisie uitgewerkt. Hierin worden drie grote vernieuwingslijnen uitgezet met per lijn een aantal werven: Economie: het economisch maatschappelijk innoveren Mens: aanvullen en verrijken van de arbeidsmarkt Omgeving: een kwaliteitsvolle woon- en werkomgeving. en hun diensten, in de regio. Dit werd voorgesteld op een meet & greet waarop mandatarissen, ambtenaren en de sociale economiebedrijven uitgenodigd waren. Uitdagingen sociale economie Samen met I Propeller wordt een onderzoek uitgevoerd rond de uitdagingen voor sociale economiebedrijven in de toekomst. Aanbevelingen worden geformuleerd alsook naar de lokale besturen toe volgen er aanbevelingen over de kansen die sociale economie anno 2030 kunnen bieden. Het eindrapport wordt voorzien in het voorjaar De uitwerking van deze vernieuwingsvisie kadert binnen de uitvoering van het ESF-project samenwerkingsverband versterkt socio-economisch streekbeleid Midwest. Op 26 juni 2018 werd dit voorgesteld in een persconferentie. In 2019 wordt deze visie in concrete acties voor de besturen omgezet. Duurzaam aanbesteden Er wordt een traject sociaal en duurzaam aanbesteden voorbereid met een aantal gemeenten. Dit wordt ook ruimer bekendgemaakt en verduidelijkt via de intervisiegroep facility. De regisseur sociale economie heeft samen met bestuur Staden de overheidsopdracht voor het onderhoud van hydranten uitgeschreven; 12 Midwest-besturen nemen hieraan deel. Net zoals bij het proefproject, engageren de besturen zich om hiervoor beroep te doen op sociale economie. Vanaf augustus 2019 zal de regisseur sociale economie via de DVV Midwest tewerkgesteld worden. Meer informatie over de werking is na te lezen in bijlage 7. Bedrijfsbezoek Op 25 september 2018 bracht het Midwestoverleg een bedrijfsbezoek aan de site Mariasteen. Hierbij werd toelichting gegeven over de lange termijn strategie en de visie rond sociale economie in de regio Midwest. Foto 5: persconferentie The next Midwest 26 juni 2018 Bijkomende bedrijventerreinen De bevoegde minister heeft delegatie gekregen om samen met de provincie voorstellen op te maken om de 130 hectare bijkomende bedrijventerreinen te herverdelen over de subregio s Brugge, Roeselare en Waregem. Deze oefening werd opgevolgd door de cluster economie. Na een overlegronde met de besturen, wordt het resultaat ervan in 2019 toegelicht aan de cluster. Regierol sociale economie De regisseur sociale economie ondernam verschillende acties. Zo werd een informatiebrochure voor de besturen opgemaakt rond het aanbod van sociale economiebedrijven Foto 6 en 7: bedrijfsbezoek site Mariasteen 25 september 2018

19 CLUSTER WELZIJN Met de integratie van de werking van het OCMW in de gemeente, wordt welzijn een belangrijk beleidsdomein voor een gemeente. Vanuit Vlaanderen worden hier ook bevoegdheden toegekend aan gemeenten waarbij ze zich dienen te organiseren op een regionale schaal. Met de vele uitdagingen, groeit ook de nood om de besturen regionaal te kunnen ondersteunen via een medewerker welzijn. Dit wordt verwerkt in de ambitienota voor Midwest. Wijk-werken Met ingang van 1 januari 2018 wordt wijk-werken georganiseerd via DVV Midwest in samenwerking met VDAB. Wijk-werken vervangt de vroegere PWA-werking (Plaatselijk Werkgelegeneheidsagentschap). Wijk-werken is een werkervaringstraject van maximum 1 jaar dat generieke competenties aanleert bij mensen die moeilijk toegang hebben tot de reguliere arbeidsmarkt. Deze mensen kunnen voor specifieke activiteiten zoals bv. klein tuinonderhoud, administratief werk, kleine herstellingen ingezet worden bij inwoners die hiervoor cheques aankopen. De 16 Midwestbesturen gingen akkoord om wijk-werken regionaal uit te bouwen wat zorgt voor een mooi aanbod van gezamenlijke dienstverlening naar de burger toe. De wijk-werkers worden via de wijk-werk-bemiddelaars van VDAB begeleid. Daarnaast neemt de regisseur sociale economie de regie wijk-werken waar voor DVV Midwest. Eind 2018 waren 240 wijk-werkers geregistreerd. 409 personen maken gebruik van dit aanbod en 119 rechtspersonen, waar de scholen de grootste gebruikers zijn. 9 personen zijn reeds doorgestroomd. Eerstelijnszones Momenteel is de eerste lijn in Vlaanderen gefragmenteerd en onvoldoende voorbereid om goede, geïntegreerde en, zo nodig, multidisciplinaire zorg te kunnen afleveren aan personen met een chronische zorgnood. Daarom besliste de Vlaamse overheid om eerstelijnszones op te richten om het werk van lokale overheden, zorg- en hulpverleners beter op elkaar af te stemmen. Dit moet leiden tot een effectieve en kwalitatieve eerste lijn waar de burger centraal staat en dat toegankelijk is voor iedereen. De eerste lijn zijn lokale zorg- en hulpverleners zoals huisartsen, apothekers, kinesitherapeuten, thuisverplegers, psychologen, welzijnswerkers De cluster welzijn ging met de diverse partners in gesprek om de Midwest-besturen in te delen in eerstelijnszones. Rekening houdend met het opgelegde inwonersaantal, zijn de Midwest-besturen ingedeeld in eerstelijnszone (ELZ) RITS en eerstelijnszone regio Roeselare. ELZ RITS bestaat uit Ingelmunster, Izegem, Meulebeke, Oostrozebeke, Ruiselede, Tielt, Pittem, Wingene. Besturen Dentergem en Lendelede zijn door de bevoegde minister eveneens toegewezen aan ELZ RITS. De besturen Ardooie, Hooglede, Ledegem, Lichtervelde, Moorslede, Roeselare, Staden vormen samen ELZ regio Roeselare. Wielsbeke sluit aan bij ELZ regio Waregem. Huizen van het Kind In een Huis van het Kind kunnen ouders en kinderen terecht voor alles rond opvoeden en opgroeien. Het is een samenwerking tussen organisaties die helpen met kinderopvang, gezondheidszorg, vrijetijdsaanbod, opvoedingsondersteuning, workshops en veel meer. Besturen Meulebeke, Pittem, Ruiselede en Wingene zullen hiervoor beroep doen op een gezamenlijke coördinator. Tussen de overige gemeenten van ELZ regio Roeselare zal expertise gedeeld worden. Jaarverslag Dienstverlenende Vereniging (DVV) Midwest

20 CLUSTER FACILITY Naast het voeren van gezamenlijke aankopen en het maken van afspraken hierrond, wordt waar mogelijk en zinvol een regionale infosessie georganiseerd. De thema s zijn divers. Regionale organisatie zorgt voor een ruime toegankelijkheid tot de infosessie en is kostenbesparend. In 2018 gaf Mtr. Wim Rasschaert uitleg over het decreet lokaal bestuur. Dit ging op 16 november 2018 door in het streekhuis te Roeselare. Foto 8: infosessie decreet lokaal bestuur 16 november 2018 CLUSTER CULTUUR EN VRIJE TIJD 20 Inkanteling BIE en sportwerking De diverse thematische clusters hebben in 2017 de oefening gemaakt welke samenwerkingsverbanden in de regio kunnen ingekanteld worden in DVV Midwest. Dit voorstel van beslissing werd eind 2017 samen met de statuten voor DVV Midwest voorgelegd en goedgekeurd door de 16 gemeenteraden. In 2018 werd concreet gestart met het traject om enerzijds de erfgoedcel BIE en anderzijds de diverse sportwerkingen in de regio, in te kantelen in DVV Midwest. Beide trajecten vergen veel overleg met de diverse medewerkers, mandatarissen en andere betrokken partijen. Met deze inkanteling is het de bedoeling om de werking regionaal te organiseren, transparanter te maken door te bundelen onder één structuur en zo opnieuw meer zeggenschap te hebben in de samenwerkingsverbanden. In overleg met de betrokkenen wordt voor elk van de werkingen een stappenplan uitgezet. Archiefteam Het intergemeentelijk archiefteam wordt aangestuurd door Leen Breyne als coördinerend archivaris. Jochen Deprez is de projectmedewerker en sinds 3 april 2018 versterkt Jordy Ferket als administratief medewerker het team. Hooglede, Izegem, Ledegem, Moorslede, Wielsbeke en Wingene doen beroep op het archiefteam. Binnen elke gemeente is het takenpakket afgestemd op de individuele gemeente hoewel ook gestreefd wordt naar afstemming van methodieken. Waar mogelijk worden overkoepelende acties uitgevoerd zoals bijvoorbeeld de erfgoeddag, groepsaankoop archiefverpakkingsmateriaal, RMTool die gebruikt wordt voor de uitrol van digitale mappenstructuren en de opbouw van een digitaal archief. Meer gedetailleerde informatie over de werking en de uitgevoerde acties per gemeente, is in bijlage 8 na te lezen.

21 CLUSTER GIS, ICT EN DIGITALISERING Communicatie en info-uitwisseling Communicatie en info-uitwisseling over de werking naar de partners, is een zeer belangrijk element. Daarom werd het voorbije jaar werk gemaakt van een gebruiksvriendelijk, overzichtelijk documentenplatform en een website, www. midwest.be, waarop informatie te vinden is over de werking van het Midwestoverleg en DVV Midwest. Op het documentenplatform zijn alle documenten terug te vinden van de diverse overlegstructuren. ICT-coördinator Een aantal besturen doet beroep op de ondersteuning van de intergemeentelijke ICT-coördinator Kurt Doom (Hooglede, Oostrozebeke, Ruiselede, Tielt) en ICT-medewerker Stijn Bal (Oostrozebeke, Ruiselede, Wielsbeke). Stijn werkte slechts voor een korte duur voor de gemeenten vooraleer hij een andere uitdaging aanging. De uitgevoerde taken per gemeente zijn divers gaande van helpdeskondersteuning, projectwerking en inventarisaties, aanspreekpunt voor medewerkers en leveranciers, coördinerende taken tot beleidsondersteuning en adviesverlening. Kurt Doom zorgde ook gedurende één dag per week voor regionale ondersteuning. Het coördineren van de intervisiegroep ICT en daaruitvolgende werkgroepen (helpdesk, infrastructuur) was één van de taken, alsook het afwegen van mogelijke pistes voor het documentenplatform Midwest. Aanzetten tot regionale visievorming werden opgemaakt. Kurt fungeert als klankbord voor ICT-collega s binnen de besturen en neemt deel aan diverse overlegorganen en netwerkmomenten. Een meer gedetailleerd overzicht van de uitgevoerde taken per gemeente is na te lezen in bijlage 9. GIS-coördinator Wouter Verhelst geeft al meerdere jaren professionele GIS-ondersteuning aan 6 Midwest-besturen (Ledegem, Lichtervelde, Ruiselede, Tielt, Wielsbeke en Wingene) en in uitbreiding de andere Midwest-besturen gedurende één dag regionale tewerkstelling. Naast deelnames aan jury s, adviesverlening en opmaak van gezamenlijke bestekken, ondersteunde Wouter eveneens de gezamenlijke instap van de 16 Midwest-besturen in DSI (zie cluster RO en mobiliteit). Wouter staat ook in voor de opmaak en eindredactie van de maandelijkse Midwest-GIS-nieuwsbrief met informatie en tips voor de besturen. Een overzicht van de uitgevoerde taken per bestuur is te vinden in bijlage 10. Daarnaast wil regio Midwest inspelen op opportuniteiten, zoals bv. smart city. DVV Midwest participeert in twee projecten: marktplaats met Bonheiden als trekker en burenzorg met Aalst als leadpartner. Zowel Wouter als Kurt volgende deze projecten mee op en participeren ook in de werkgroep smart city van WVI. Jaarverslag Dienstverlenende Vereniging (DVV) Midwest

22 ACTIVITEITEN PER GEMEENTE - ONDERSTEUNING DOOR DVV MIDWEST De besturen in regio Midwest zijn zeer divers waardoor de noden verschillend zijn, zeker als het gaat om beheersmatige ondersteuning. Het behoort tot de autonomie van elk bestuur om hieraan al dan niet deel te nemen. Voor projecten wordt ernaar gestreefd om de 16 Midwest-besturen te betrekken en dit uit te rollen over de volledige regio. De beleidsmatige taken die een lokaal bestuur dient te vervullen zijn grotendeels gelijkaardig. Hierbij wordt dan ook maximaal gestreefd naar onderlinge afstemming, consensus en gezamenlijke aanpak. 22 Voor elke gemeente uit het werkingsgebied van DVV Midwest, wordt hierna opgelijst waaraan deze participeert. Gedetailleerde info over de uitgevoerde taken van het intergemeentelijke personeel per gemeente, is terug te vinden in de respectievelijke bijlagen. ARDOOIE Dienstverlening Intergemeentelijke GIS-coördinator (regionaal) Intergemeentelijke ICT-coördinator (regionaal) Deelname intervisiegroepen Midwest Projecten Digitaal stedenbouwkundige informatie Gezamenlijk onderhoud hydranten Wijk-werken Versterkt streekbeleid Beleidsmatige samenwerking Regierol sociale economie Socio-economische streekvisie Vervoerregio Eerstelijnszones Traject inkanteling sportwerking en BIE HOOGLEDE Dienstverlening Intergemeentelijke archiefteam (structureel) Intergemeentelijke GIS-coördinator (regionaal) Intergemeentelijke ICT-coördinator (regionaal en structureel) Cluster welzijn Deelname intervisiegroepen Midwest Beleidsmatige samenwerking Regierol sociale economie Socio-economische streekvisie Vervoerregio Eerstelijnszones Traject inkanteling sportwerking en BIE INGELMUNSTER Dienstverlening Intergemeentelijke GIS-coördinator (regionaal) Intergemeentelijke ICT-coördinator (regionaal) Intergemeentelijke toezichthouder (structureel) Cluster milieu en cluster cultuur & vrije tijd Deelname intervisiegroepen Midwest Projecten Digitaal stedenbouwkundige informatie Aankopen Papier Onderhoud landbouwwegen Gezamenlijk Onderhoud hydranten Wijk-werken Versterkt streekbeleid Beleidsmatige samenwerking Regierol sociale economie Socio-economische streekvisie Vervoerregio Eerstelijnszones Traject inkanteling sportwerking en BIE Projecten Digitaal stedenbouwkundige informatie Aankopen Verkeersborden Gezamenlijk onderhoud hydranten Wijk-werken Versterkt streekbeleid IZEGEM Dienstverlening Intergemeentelijke GIS-coördinator (regionaal) Intergemeentelijke ICT-coördinator (regionaal) Intergemeentelijk archiefteam (structureel)

23 Cluster bestuur Deelname intervisiegroepen Midwest Projecten Digitaal stedenbouwkundige informatie Aankopen Papier (trekker) Verkeersborden Wijk-werken Versterkt streekbeleid Beleidsmatige samenwerking Regierol sociale economie Socio-economische streekvisie Vervoerregio Eerstelijnszones Traject inkanteling sportwerking en BIE LEDEGEM Dienstverlening Intergemeentelijk archiefteam (structureel) Intergemeentelijke GIS-coördinator (regionaal en structureel) Intergemeentelijke ICT-coördinator (regionaal) Cluster milieu Deelname intervisiegroepen Midwest Projecten Digitaal stedenbouwkundige informatie Aankopen Papier Gezamenlijk onderhoud hydranten Wijk-werken Versterkt streekbeleid Beleidsmatige samenwerking Regierol sociale economie Socio-economische streekvisie Vervoerregio Eerstelijnszones Traject inkanteling sportwerking en BIE LICHTERVELDE Dienstverlening Intergemeentelijke GIS-coördinator (regionaal en structureel) ICT-medeweker: ondersteuning via medewerker WVI Intergemeentelijke toezichthouder (structureel) Cluster cultuur & vrije tijd, cluster welzijn Deelname intervisiegroepen Midwest Projecten Digitaal stedenbouwkundige informatie Aankopen Papier Gezamenlijk onderhoud hydranten Wijk-werken Versterkt streekbeleid Beleidsmatige samenwerking Regierol sociale economie Socio-economische streekvisie Vervoerregio Eerstelijnszones Traject inkanteling sportwerking en BIE MEULEBEKE Dienstverlening Intergemeentelijke GIS-coördinator (regionaal) Intergemeentelijke ICT-coördinator (regionaal) Intergemeentelijke toezichthouder (structureel) Cluster ruimtelijke ordening & mobiliteit Deelname intervisiegroepen Midwest Projecten Digitaal stedenbouwkundige informatie Aankopen Papier Gezamenlijk onderhoud hydranten Wijk-werken Versterkt streekbeleid Beleidsmatige samenwerking Regierol sociale economie Socio-economische streekvisie Vervoerregio Eerstelijnszones Traject inkanteling sportwerking en BIE MOORSLEDE Dienstverlening Intergemeentelijk archiefteam (structureel) Intergemeentelijke GIS-coördinator (regionaal) Intergemeentelijke ICT-coördinator (regionaal) ICT-medeweker: ondersteuning via medewerker WVI Cluster ICT, GIS & digitalisering Deelname intervisiegroepen Midwest Projecten Digitaal stedenbouwkundige informatie Aankopen Onderhoud landbouwwegen Elektronische maaltijdcheques Gezamenlijk onderhoud hydranten Wijk-werken Versterkt streekbeleid Jaarverslag Dienstverlenende Vereniging (DVV) Midwest

24 24 Beleidsmatige samenwerking Regierol sociale economie Socio-economische streekvisie Vervoerregio Eerstelijnszones Traject inkanteling sportwerking en BIE OOSTROZEBEKE Dienstverlening Intergemeentelijke GIS-coördinator (regionaal) Intergemeentelijke ICT-coördinator (regionaal en structureel) Intergemeentelijk ICT-medewerker (structureel) Intergemeentelijke toezichthouder (structureel) Cluster ICT, GIS en digitalisering Deelname intervisiegroepen Midwest Projecten Digitaal stedenbouwkundige informatie Aankopen Papier Verkeersborden Elektronische maaltijdcheques (trekker) Gezamenlijk onderhoud hydranten Wijk-werken Versterkt streekbeleid Beleidsmatige samenwerking Regierol sociale economie Socio-economische streekvisie Vervoerregio Eerstelijnszones Traject inkanteling sportwerking en BIE PITTEM Dienstverlening Intergemeentelijke GIS-coördinator (regionaal) Intergemeentelijke ICT-coördinator (regionaal) Intergemeentelijke toezichthouder (structureel) Cluster ruimtelijke ordening & mobiliteit Deelname intervisiegroepen Midwest Projecten Digitaal stedenbouwkundige informatie Aankopen Papier Verkeersborden Onderhoud landbouwwegen Elektronische maaltijdcheques Wijk-werken Versterkt streekbeleid Beleidsmatige samenwerking Regierol sociale economie Socio-economische streekvisie Vervoerregio Eerstelijnszones Traject inkanteling sportwerking en BIE ROESELARE Dienstverlening Intergemeentelijke GIS-coördinator (regionaal) Intergemeentelijke ICT-coördinator (regionaal) Cluster bestuur Deelname intervisiegroepen Midwest Projecten Digitaal stedenbouwkundige informatie Aankopen Papier Verkeersborden (trekker) Gezamenlijk onderhoud hydranten Wijk-werken Versterkt streekbeleid Beleidsmatige samenwerking Regierol sociale economie Socio-economische streekvisie Vervoerregio Eerstelijnszones Traject inkanteling sportwerking en BIE RUISELEDE Dienstverlening Intergemeentelijke GIS-coördinator (regionaal en structureel) Intergemeentelijke ICT-coördinator (regionaal en structureel) Intergemeentelijke ICT-medewerker (structureel) Intergemeenlijk toezichthouder (structureel) Cluster ICT, GIS en digitalisering Deelname intervisiegroepen Midwest Projecten Digitaal stedenbouwkundige informatie Aankopen Papier Elektronische maaltijdcheques Wijk-werken Versterkt streekbeleid Beleidsmatige samenwerking Regierol sociale economie Socio-economische streekvisie Vervoerregio Eerstelijnszones Traject inkanteling sportwerking en BIE

25 STADEN Dienstverlening Intergemeentelijke GIS-coördinator (regionaal) Intergemeentelijke ICT-coördinator (regionaal) Cluster ruimtelijke ordening & mobiliteit Deelname intervisiegroepen Midwest Projecten Digitaal stedenbouwkundige informatie Aankopen Papier Verkeersborden Elektronische maaltijdcheques Gezamenlijk onderhoud hydranten (ondersteuning van DVV Midwest) Wijk-werken Versterkt streekbeleid Beleidsmatige samenwerking Regierol sociale economie Socio-economische streekvisie Vervoerregio Eerstelijnszones Traject inkanteling sportwerking en BIE TIELT Dienstverlening Intergemeentelijke GIS-coördinator (regionaal en structureel) Intergemeentelijke ICT-coördinator (regionaal en structureel) Intergemeentelijke toezichthouder (structureel) Cluster bestuur Deelname intervisiegroepen Midwest Projecten Digitaal stedenbouwkundige informatie Aankopen Papier Onderhoud landbouwwegen (trekker) Wijk-werken Versterkt streekbeleid Beleidsmatige samenwerking Regierol sociale economie Socio-economische streekvisie Vervoerregio Eerstelijnszones Traject inkanteling sportwerking en BIE WIELSBEKE Dienstverlening Intergemeentelijk archiefteam (structureel) Intergemeentelijke GIS-coördinator (regionaal en structureel) Intergemeentelijke ICT-coördinator (regionaal) Intergemeentelijk ICT-medewerker (structureel) Cluster ruimtelijke ordening & mobiliteit Deelname intervisiegroepen Midwest Projecten Digitaal stedenbouwkundige informatie Aankopen Papier Gezamenlijk onderhoud hydranten Wijk-werken Versterkt streekbeleid Beleidsmatige samenwerking Regierol sociale economie Socio-economische streekvisie Vervoerregio (Eerstelijnszones) Traject inkanteling sportwerking en BIE WINGENE Dienstverlening Intergemeentelijk archiefteam (structureel) Intergemeentelijke GIS-coördinator (regionaal en structureel) Intergemeentelijke ICT-coördinator (regionaal) Cluster economie Deelname intervisiegroepen Midwest Projecten Digitaal stedenbouwkundige informatie Aankopen Verkeersborden Gezamenlijk onderhoud hydranten Wijk-werken Versterkt streekbeleid Beleidsmatige samenwerking Regierol sociale economie Socio-economische streekvisie Vervoerregio Eerstelijnszones Traject inkanteling sportwerking en BIE Jaarverslag Dienstverlenende Vereniging (DVV) Midwest

26 FINANCIEEL VERSLAG De financieel directeur van Ruiselede, Olivier Ramon, wordt voor 10% van zijn tijd vrijgesteld voor DVV Midwest. Deze loonkost wordt evenredig gedragen door de 16 besturen. Conform de bepalingen van het decreet lokaal bestuur heeft DVV Midwest een bedrijfsrevisor-commissaris aangesteld, de heer Jan Degryse van Vandelanotte Bedrijfsrevisoren CVBA. BALANS ACTIVA= ,74 Vordering op 1 jaar: 6.053,30 Liquide middelen: ,44 PASSIVA= ,74 Kapitaal: Wettelijke reserve: Overgedragen winst: ,53 Schulden op 1 jaar: ,21 RESULTATENREKENING Ontvangsten: ,99 Overdracht saldo ILV Midwest: ,38 Werkingsbijdragen vennoten: ,91 Wijkwerken: ,60 Historische overschotten PWA-werking: ,58 Tussenkomst financieel beheerder: ,52 Uitgaven: ,46 26 Bestuurdersaansprakelijkheid 70,89 Verzekering lichamelijke ongevallen 19,37 Burgerlijke aansprakelijkheid 16,21 Erelonen en vergoedingen notarissen, 1 040,27 deurwaarders, advocaten Onderhoudscontracten 3 267,00 computermaterieel Relatiegeschenken 18,47 Restaurantkosten 3 542,99 Publiciteit, marketing, advertenties 581,08 en info Administratief drukwerk en 1 879,34 kopieerkosten Bankkosten 56,79 Onderhoudscontracten 385,95 computermaterieel Vergoeding aan personen ter beschikking ,53 gesteld van het bestuur Vergoeding aan personen ter beschikking ,57 gesteld van het bestuur Overschot van het boekjaar: ,53

27 GLOBALE EVALUATIE DVV MIDWEST Conform artikel 459 van het decreet lokaal bestuur en artikel 24 van de statuten, dient in de loop van het eerste werkingsjaars na het jaar waarin verkiezingen voor de algehele hernieuwing van de gemeenteraden worden georganiseerd, een evaluatierapport over de werking van de vereniging te worden opgemaakt. Dat rapport bevat een nieuw ondernemingsplan voor de komende zes jaar. Zoals uit dit jaarverslag blijkt, was 2018 voor DVV Midwest een opstartjaar waarbij de grote lijnen voor de werking werden uitgezet en een deel voorbereidend werk werd uitgevoerd. Met de inwerkingtreding van het decreet lokaal bestuur en de gemeenteraadsverkiezingen, kon deze werking nog niet volledig op punt gezet worden. Op basis van de opgemaakte ambitienota zullen de nieuwe bestuursploegen in 2019 de beleidsprioteiten bepalen voor de regionale samenwerking via DVV Midwest. De Vlaamse verkiezingen in mei 2019 zullen hierin voor een deel ook bepalend zijn. Voor de volledigheid wordt in bijlage het bestaande ondernemingsplan toegevoegd. Rekening houdende met de jaarrekening 2018 en de vastgestelde beleidsprioriteiten met bijhorende investeringen in personeel (cfr. bespreking ambitienota voorjaar 2019) zal in het najaar 2019 een meerjarenplan met bijhorend budget worden opgemaakt. 27 Jaarverslag Dienstverlenende Vereniging (DVV) Midwest 2018

28 BIJLAGEN BIJLAGE 1: DEELNEMERS EN AANWEZIGHEDEN GEMEENTEBESTUREN INTERVISIEGROEPEN 28 intervisiegroep ruimtelijke ordening en mobiliteit naam voornaam gemeente Benoit Frank Ingelmunster D Eigens Joachim Izegem David Vandecasteele WVI Debever Martijn Wingene Dedeyne Paul Roeselare De Foer Hermien Oostrozebeke Delameilleure Karolien Wingene Denys Bart Departement omgeving Deschrijvere Evelyn Staden Devoldere Kris Ardooie Dewulf Elyne Moorslede Himpe Pieter Izegem Ide Sophie Provincie West-Vlaanderen Jehs Dieter Oostrozebeke Lampo Vera Tielt Lauwers Leen Roeselare Mestdagh Chantal Meulebeke Monkerhey Klaas Roeselare Orbie Linda Ruiselede Penninck Magali Wielsbeke Saelens Claudio Oostrozebeke Sambaer Hélène Roeselare Truyaert Eddy Pittem Tyberghien Wouter Staden Vandecaveye Niek Hooglede Vandekerkhove Marie-Laura Moorslede Vandenbogaerde Cindy Departement omgeving Vandenbogaerde Eveline Ledegem Vanderstichele Kristof Moorslede (vooriztter) Van Colen Rik Departement omgeving Verhulst Kelly Roeselare Viaene Danny Lichtervelde Wyckhuys Kristof Ingelmunster datum Ardooie Hooglede Ingelmunter Izegem Ledegem Lichtervelde Meulebeke Moorslede Oostrozebeke Pittem Roeselare Ruiselede Staden Tielt Wingene Wielsbeke 08/02/2018 x x x x x x x x x x x x x x

29 intervisiegroep milieu naam voornaam gemeente Albers Jan Wingene Beele Carlos Koksijde Beerens Ruben Torhout Bekaert Pieter Provincie West-Vlaanderen Benoot Patrick Ieper Bossuyt Stijn Brugge De Roo Inge Brugge De Winter Marie Provincie West-Vlaanderen Demeyere Jacques Zuienkerke Demyttenaere Sofie Brugge Dendooven Patrick Oostende Dereu Jacky Oostende Despeghel Valentijn Ieper Desutter Bart Damme Devloo An-Sofie Nieuwpoort Dewaele Bart Vlaamse Overheid Dobbelaere Hilde Zedelgem Gheselle Eva Damme Goethals Thomas Veurne Haesaert Peter Zedelgem Hautekeur Krista De Panne Jacobus Anton Izegem (voorzitter) Keirsebilck Patrick Oostkamp Kerckhove Elke Brugge Lust Kaat Damme Maenhout Marc Blankenberge en Zuienkerke Marey Chris Marey Marrecau Erik Ieper Marysael Hilde Brugge Mengé Alain Blankenberge Monbaliu Dennis Knokke-Heist Muylle Celesta Ichtegem Peeters Alain Oostende Soetens Tine Vlaamse Overheid Van Ackere Ann WVI Van Staeyen Greet Kortemark Van Thournout Isabelle Beernem Van Winghem Jan Provincie West-Vlaanderen vandecasteele Kris Nieuwpoort Vanhove Henk Houthulst Vanparys Lies Brugge Verholle Siebe Bredene Vermeulen Annick Zedelgem Volckaert Conny Wervik Willaert Carine De Haan Willaert Silke Diksmuide Willem Jessie Oudenburg Witdouck Marijn Wervik Jaarverslag Dienstverlenende Vereniging (DVV) Midwest

30 datum Ardooie Hooglede Ingelmunter Izegem Ledegem Lichtervelde Meulebeke Moorslede Oostrozebeke Pittem Roeselare Ruiselede Staden Tielt Wingene Wielsbeke 06/03/2018 x x x x x x x x 24/05/2018 x x x x x x x x x x x x intervisiegroep juridische ondersteuning naam voornaam gemeente De Belser Ingrid Wielsbeke De Pourcq Guy Oostrozebeke Demeyere Geert Ledegem Lammertijn Frank Meulebeke Van de Sompel Florian Ruiselede Vandenbussche Ivan Lichtervelde (voorzitter) Vandeputte Bart Roeselare 30 datum Ardooie Hooglede Ingelmunter Izegem Ledegem Lichtervelde Meulebeke Moorslede Oostrozebeke Pittem Roeselare Ruiselede Staden Tielt Wingene Wielsbeke 01/03/2018 x x intervisiegroep ICT naam voornaam gemeente Bal Stijn DVV Midwest Bostoen Jeffrey Izegem Bulcke Jurgen Meulebeke De Freyne Steven Pittem De Pourcq Guy Oostrozebeke De Rycke Bert Wielsbeke Declercq Peter Moorslede Descheemaecker Louis V-ICT-OR Doom Kurt DVV Midwest Dujardin Christophe Ardooie Elias Helda WVI DVV Midwest (Lichtervelde en Moorslede) Lammertijn Frank Meulebeke Meeus Wouter Tielt Molenstra Bart Izegem Nikolakopoulos Andreas V-ICT-OR Pledts Roeland Ledegem Ronse Dominik Ingelmunster (voorzitter) Sinnaeve Geert Roeselare Soens Eva Staden Vanheste Stijn Hooglede Vansteenkiste Rik Ingelmunster Verhaeghe Wesley Staden Verhelst Wouter DVV Midwest Verhelst Wouter Ingelmunster Verlinden Andries Wingene Wiels Elisabeth Izegem

31 datum Ardooie Hooglede Ingelmunter Izegem Ledegem Lichtervelde Meulebeke Moorslede Oostrozebeke Pittem Roeselare Ruiselede Staden Tielt Wingene Wielsbeke 27/02/2018 x x x x x x x x x x x x x x 29/05/2018 x x x x x x x x x x x x x x x x 04/09/2018 x x x x x x x x x x x x x x x 27/11/2018 x x x x x x x x x x x x x x x intervisiegroep facility en logistiek naam voornaam gemeente Allaert Patrick Tielt Blommaert Stef Meulebeke Craeymeersch Sabine Ruiselede De Cock Marc Oostrozebeke Debrabandere Bruno Wielsbeke (voorzitter) Lucker Tim Ledegem Sierens Marleen Pittem Stubbe Kristof Ingelmunster Van Luchem Kimberley Roeselare Vandenberghe Dieter Wingene Verstraete Isa Hooglede datum Ardooie Hooglede Ingelmunter Izegem Ledegem Lichtervelde 28/02/2018 x x x x x x x x x x 30/05/2018 x x x x x x x x x intervisiegroep welzijn naam voornaam gemeente Beernaert Bart Wingene Bouwen Brenda Ardooie Bruwier Lieve Hooglede De Leersnyder Nele Ruiselede Defour Joris Pittem Desmet Frederick Tielt Dewilde Anne-Mieke Roeselare Goemaere Wim Moorslede Leenknecht Geert Moorslede Ligneel Dorine Staden Maeseele Annemie Ardooie Ramboer Inge CAW Rots Inge Izegem Van Belle Marieke Bond Moyson Van Eeckhout Filip Hooglede (voorzitter) Vandaele Ria Ledegem Vandenbussche Kris Lichtervelde Meulebeke Moorslede Oostrozebeke Pittem Roeselare Ruiselede Staden Tielt Wingene Wielsbeke Jaarverslag Dienstverlenende Vereniging (DVV) Midwest

32 naam voornaam gemeente Vandevoorde Christine Ingelmunster Vanhee Hendrik Meulebeke Verriest Saskia DVV Midwest Wyseure Sabine Oostrozebeke In 2018 zijn er voor de intervisiegroep welzijn geen vergaderingen doorgegaan. 32 intervisiegroep personeel naam voornaam gemeente Bocher Ellen Staden Cappon Véronique Wielsbeke Couckuyt Heidi Izegem Damad Dorien Wingene Delarue Rik zorgbedrijf Izegem Dochy Tine Staden (voorzitter) Gesquière Liesa Moorslede Vandenweghe Henny Ledegem Vanderbeken Koen Oostrozebeke Vandermeersch Evy Ardooie Vandesompele Heidi Wielsbeke Vandoorne Mieke Harelbeke Vanoverbeke David Tielt Vansteelandt Bieke zorgbedrijf Roeselare Veracx Ingrid Staden Verplancke Karen Roeselare Wiels Elisabeth Izegem datum Ardooie Hooglede Ingelmunter Izegem Ledegem Lichtervelde Meulebeke Moorslede Oostrozebeke Pittem Roeselare Ruiselede Staden Tielt Wingene Wielsbeke 05/02/2018 x x x x x x x x x x x 05/06/2018 x x x x x 04/12/2018 x x x x x x x intervisiegroep archief naam voornaam gemeente Beeusaert-Pattyn Ria Lichtervelde (voorzitter) Breyne Leen IGA Midwest Buddaert Els Wingene Cochuyt Peter Meulebeke De Meyer Els Wielsbeke Deceuninck Mieke Lichtervelde Deprez Jochen IGA Midwest Geldhof Patrick Roeselare Hennaert Sari Roeselare Lecluyse Lieve Ingelmunster Paesbrugghe Marnix Provincie West-Vlaanderen Pledts Roeland Ledegem

33 naam voornaam gemeente Provoost Nele BIE Snauwaert Sofie Oostrozebeke Soens Eva Staden Van Ackere Isabel Oostrozebeke Van de Velde Els Roeselare Van Tomme Annelies Ruiselede Vandenbruwaene Hendrik Tielt Vanhauwaert Hannes Tielt Verheire Isabelle Provincie West-Vlaanderen datum Ardooie Hooglede Ingelmunter Izegem Ledegem Lichtervelde Meulebeke Moorslede Oostrozebeke Pittem Roeselare Ruiselede Staden Tielt Wingene Wielsbeke 26/02/2018 x x x x x x x x 23/04/2018 x x x x x x x 27/08/2018 x x x x x x x 22/10/2018 x x x x x x x intervisiegroep economie naam voornaam gemeente Colembien Carine Meulebeke Cordonni Liederik OC West De Costere Rita Meulebeke De Samber Dirk Wielsbeke De Smet Eva Staden Demeulemeester Chris Wingene (voorzitter) Deschepper Gilles Lichtervelde Vandenbussche Arnold Hooglede Vandermeersch Gwendolyn Staden Verhaeghe Rebecca OC West Verhooghe Julie RESOC Jaarverslag Dienstverlenende Vereniging (DVV) Midwest datum Ardooie Hooglede Ingelmunter Izegem Ledegem Lichtervelde Meulebeke Moorslede Oostrozebeke Pittem Roeselare Ruiselede Staden Tielt Wingene Wielsbeke 05/02/2018 Geen verslag beschikbaar. 14/05/2018 x x x 11/12/2018 x x x x x

34 34 intervisiegroep rationeel waterbeheer naam voornaam gemeente Albers Jan Wingene Anthierens Evelien Provincie West-Vlaanderen Billiet Luc Lichtervelde Bogaert Steven Lichtervelde Bostoen Lieslot Oostrozebeke Bucket Philip Staden Carpentier Geert Lichtervelde Casteleyn Stijn Hooglede Craeymeersch Sabine Ruiselede Declerck Rik Wingene De Foer Hermien Oostrozebeke De Winter Marie Provincie West-Vlaanderen Dochy Bart Ledegem (voorzitter) George Siska Wingene Goossens Marcel Meulebeke Joseph Miquel Roeselare Lucker Tim Ledegem Penninck Magali Wielsbeke Renard Frank Hooglede Ryelandt Patricia Ingelmunster Samoy Filip Moorslede Schoonbaert Chris Ardooie Vandevelde Luc Ruiselede Vandromme Lindy Tielt Verbeke Nathalie Izegem Verbrugghe Chris Meulebeke Windels Kurt Ingelmunster datum Ardooie Hooglede Ingelmunter Izegem Ledegem Lichtervelde Meulebeke Moorslede Oostrozebeke Pittem Roeselare Ruiselede Staden Tielt Wingene Wielsbeke 08/03/2018 x x x x x x x 06/09/2018 x x x intervisiegroep informatieveiligheid naam voornaam gemeente Casteleyn Stijn Hooglede De Freyne Steven Pittem Defoort Jelle Izegem Derycke Bert Wielsbeke Goor Koen C-smart Grigoryan Andranik C-smart Meeus Wouter Tielt Molenstra Bart Izegem Mouton Wouter Tielt Pledts Roeland Ledegem Ronse Dominik Ingelmunster Sellenslagh Pieter C-smart

35 naam voornaam gemeente Vancraeynest Katrien Lichtervelde Vandenbussche Ivan Lichtervelde Vander Stichele Kristof Moorslede Vandewalle Lieve Moorslede datum Ardooie Hooglede Ingelmunter Izegem Ledegem Lichtervelde Meulebeke Moorslede Oostrozebeke Pittem Roeselare Ruiselede Staden Tielt Wingene Wielsbeke 21/06/2018 x x x x x x 20/12/2018 Geen verslag beschikbaar. 35 Jaarverslag Dienstverlenende Vereniging (DVV) Midwest 2018

36 BIJLAGE 2: AGENDA S MIDWESTOVERLEG 36 Midwestoverleg 30 januari 2018 Deel I. Dienstverlenende Vereniging Midwest stand van zaken 1 Dienstverlenende vereniging (DVV) Midwest 1.1 Vervolgtraject ter goedkeuring 1.2 Afvaardiging in Raad van Bestuur en Algemene Vergadering ter kennisgeving Deel II. Midwestoverleg 2 Goedkeuring verslag Midwestoverleg 19 december 2017 Clusterwerking Midwest 3 Cluster bestuurlijk Kris Declercq en Bert Maertens 3.1 Financieel beheer DVV Midwest ter goedkeuring 3.2 Deelname Dentergem ter bespreking 4 Cluster ruimtelijke ordening en mobiliteit Dirk Verwilst, Ward Vergote, Ivan Delaere 5 Cluster ICT, GIS en digitalisering Karl De Klerck en Greet De Roo 5.1 Documentenplatform mededeling 5.2 Website - mededeling 5.3 Projectoproep City of things ter goedkeuring 6 Cluster welzijn Rita Demaré en Ria Beeusaert - Pattyn 6.1 Wijk-werken Afwijking activiteitenlijst - kennisgeving Addendum overeenkomst VDAB - goedkeuring Logistiek medewerkers (locatie, GSM,..) - bespreking Mandaat wijk-werkbeambten - goedkeuring 6.2 Vorming eerstelijnszones en toekomstige opvolging - stand van zaken 6.3 Projectoproep rechtstreeks toegankelijke jeugdhulp - stand van zaken 6.4 Crisisnetwerk CAW - stand van zaken 6.5 Medewerker welzijn 7 Cluster facility en logistiek Kris Declercq en Bert Maertens 8 Cluster cultuur en vrije tijd Kurt Windels, Ria Pattyn Beeusaert 9 Cluster economie Hendrik Verkest, Jan Stevens, Francesco Vanderjeugd 9.1 Streekagenda Idea consult 9.2 RESOC toegang documentenplatform ter bespreking 10 Cluster milieu Bart Dochy en Kurt Windels 11 Varia Deel III. Projectbureau WVI-Midwest 12 Volgend Midwestoverleg Beheerscomité Midwestoverleg 27 februari 2018 Deel I. Dienstverlenende Vereniging Midwest stand van zaken 1 Dienstverlenende vereniging (DVV) Midwest 1.1 Vervolgtraject - mededeling 1.2 Afvaardiging in Raad van Bestuur en Algemene Vergadering stand van zaken Deel II. Midwestoverleg 2 Goedkeuring verslag Midwestoverleg 30 januari 2018 Clusterwerking Midwest 3 Cluster welzijn Rita Demaré en Ria Beeusaert - Pattyn 3.1 Werking W13 toelichting en bespreking 4 Cluster bestuurlijk Kris Declercq en Bert Maertens 4.1 Addendum protocol Midwestoverleg provincie stand van zaken 4.2 Opmaak ambitienota regionaal MAT stand van zaken 4.3 Financiële documenten DVV Midwest 4.4 Letters of support 5 Cluster ruimtelijke ordening en mobiliteit Dirk Verwilst, Ward Vergote, Ivan Delaere 5.1 Stuurgroep mobiliteit openbaar vervoer stand van zaken 6 Cluster ICT, GIS en digitalisering Karl De Klerck en Greet De Roo 6.1 Projectoproep City of things stand van zaken 7 Cluster facility en logistiek Kris Declercq en Bert Maertens 8 Cluster cultuur en vrije tijd Kurt Windels, Ria Pattyn Beeusaert 9 Cluster economie Hendrik Verkest, Jan Stevens, Francesco Vanderjeugd 9.1 Vraag RESOC ter bespreking 9.2 Streekagenda Idea consult mededeling 10 Cluster milieu Bart Dochy en Kurt Windels 10.1 Intergemeentelijke toezichthouder mededeling

37 10.2 Projectvoorstel Inagro ter bespreking 10.3 Infomoment voor gemeenten 2 mei mededeling 11 Varia Deel III. Projectbureau WVI-Midwest 12 Datum volgend overleg Midwestoverleg 27 maart 2018 Deel I. Dienstverlenende Vereniging Midwest stand van zaken 1 Dienstverlenende vereniging (DVV) Midwest 1.1 Vervolgtraject Goedkeuring DVV Midwest - mededeling Kandidatuurstelling voorzitter en ondervoorzitter DVV Midwest ter goedkeuring Deel II. Midwestoverleg 2 Goedkeuring verslag Midwestoverleg 27 februari 2018 Clusterwerking Midwest 3 Cluster bestuurlijk Kris Declercq en Bert Maertens 3.1 Jaarverslag ILV Associatie Midwest ter goedkeuring 3.2 Eindafrekening ILV Associatie Midwest ter goedkeuring 3.3 Addendum protocol Midwestoverleg provincie ter goedkeuring 3.4 Letters of support ter informatie 4 Cluster welzijn Rita Demaré en Ria Beeusaert - Pattyn 4.1 Eerstelijnszones ter mededeling 5 Cluster ruimtelijke ordening en mobiliteit Dirk Verwilst, Ward Vergote, Ivan Delaere 5.1 Openbaar vervoer in regio Midwest ter mededeling 5.2 Kilometerheffing afspraak 5.3 Windwerkgroep 6 Cluster ICT, GIS en digitalisering Karl De Klerck en Greet De Roo 6.1 Handleiding documentenplatform otixo 6.2 Projectoproep City of things stand van zaken 7 Cluster facility en logistiek Kris Declercq en Bert Maertens 7.1 Herhalingsopdracht - Hydranten 8 Cluster cultuur en vrije tijd Kurt Windels, Ria Pattyn Beeusaert 8.1 Opstart inkanteling BIE ter mededeling 8.2 Samenwerking BART en BROERE 8.3 Regionale sportwerking 9 Cluster economie Hendrik Verkest, Jan Stevens, Francesco Vanderjeugd 9.1 Samenwerkingsverband Versterkt Socio-economisch Streekbeleid Midwest stand van zaken 9.2 Opvolging behoefteberekening bedrijventerrein Midwest 9.3 Meetinstrument centrumbeheer 9.4 Gemeentemonitor 9.5 Afspraken Midwestoverleg rol RESOC 10 Cluster milieu Bart Dochy en Kurt Windels 11 Varia Deel III. Projectbureau WVI-Midwest 12 Volgend Midwestoverleg Beheerscomité Midwestoverleg 24 april 2018 Deel I. Dienstverlenende Vereniging Midwest stand van zaken 1 Dienstverlenende vereniging (DVV) Midwest 1.1 Vervolgtraject Algemene Vergadering DVV Midwest 24 april u Voorstel agenda Raad van Bestuur 8 mei Kandidatuur voorzitter en ondervoorzitter Voorstel Raad van Bestuur 15 leden Deel II. Midwestoverleg 2 Goedkeuring verslag Midwestoverleg 27 maart 2018 Clusterwerking Midwest 3 Cluster bestuurlijk Kris Declercq, Bert Maertens, Els De Rammelaere 4 Cluster economie Hendrik Verkest, Jan Stevens, Francesco Vanderjeugd 4.1 Samenwerkingsverband Versterkt Socio-economisch Streekbeleid Midwest Julie Verhooghe (coördinator RESOC) 4.2 Opvolging behoefteberekening bedrijventerrein Midwest ter mededeling 5 Cluster ruimtelijke ordening en mobiliteit Dirk Verwilst, Ward Vergote, Ivan Delaere 5.1 Voorbereidend traject basisbereikbaarheid in regio Midwest 6 Cluster welzijn Rita Demaré en Ria Beeusaert - Pattyn 6.1 Aanpak voor mensen met grote afstand tot de arbeidsmarkt 6.2 Wijk-werken 7 Cluster ICT, GIS en digitalisering Karl De Klerck en Greet De Roo 7.1 Voorstel alternatief voor documentenplatform otixo 7.2 Projectvoorstellen oproep City of things 8 Cluster facility en logistiek Kris Declercq en Bert Maertens 8.1 Herhalingsopdracht - Hydranten 9 Cluster cultuur en vrije tijd Kurt Windels, Ria Pattyn Beeusaert Jaarverslag Dienstverlenende Vereniging (DVV) Midwest

38 38 10 Cluster milieu Bart Dochy en Kurt Windels 10.1 Dierenasiel 10.2 Infosessie 11 Varia Deel III. Projectbureau WVI-Midwest 12 Volgend Midwestoverleg Beheerscomité Midwestoverleg 29 mei 2018 Deel I. Dienstverlenende Vereniging Midwest 1 Dienstverlenende vereniging (DVV) Midwest 1.1 Vervolgtraject Deel II. Midwestoverleg 2 Goedkeuring verslag Midwestoverleg 24 april 2018 Clusterwerking Midwest 3 Cluster bestuurlijk Kris Declercq, Bert Maertens, Els De Rammelaere 3.1 Dentergem mededeling 4 Cluster economie Hendrik Verkest, Jan Stevens, Francesco Vanderjeugd 4.1 Evaluatie regierol sociale economie toelichting Ellen Coghe (beleidsmedewerker welzijn stad Roeselare) en Julie Verhooghe (coördinator RESOC) goedkeuring 4.2 Samenwerkingsverband Versterkt Socio-economisch Streekbeleid Midwest stand van zaken 4.3 Opvolging behoefteberekening bedrijventerrein Midwest verdaagd 5 Cluster ruimtelijke ordening en mobiliteit Dirk Verwilst, Ward Vergote, Ivan Delaere 5.1 Voorbereidend traject basisbereikbaarheid in regio Midwest stand van zaken 6 Cluster welzijn Rita Demaré en Ria Beeusaert - Pattyn 7 Cluster ICT, GIS en digitalisering Karl De Klerck en Greet De Roo - terugkoppeling 8 Cluster facility en logistiek Kris Declercq en Bert Maertens 8.1 Herhalingsopdracht - Hydranten stand van zaken 9 Cluster cultuur en vrije tijd Kurt Windels, Ria Pattyn Beeusaert 9.1 Overleg sport - terugkoppeling 9.2 Samenwerking BART-BROERE - terugkoppeling 10 Cluster milieu Bart Dochy en Kurt Windels 10.1 Infosessie besturen - zonnepanelen bij inwoners - terugkoppeling 11 Varia 11.1 Activiteiten wijk-werken 11.2 Hospitalisatieverzekering Deel III. Projectbureau WVI-Midwest 12 Volgend Midwestoverleg Beheerscomité Midwestoverleg 26 juni 2018 Deel I. Dienstverlenende Vereniging Midwest Raad van Bestuur 1 Voorstel statutenwijziging DVV Midwest ter goedkeuring 2 Financiële zaken 2.1 Aankoop software boekhouding voorstel van gunning 2.2 Goedkeuring bestek hydranten 3 Cluster ICT: Documentenplatform Midwest Deel II. Midwestoverleg 4 Goedkeuring verslag Midwestoverleg 29 mei 2018 Clusterwerking Midwest 5 Cluster bestuurlijk Kris Declercq en Bert Maertens 5.1 Ambitienota regionaal MAT toelichting 5.2 Dentergem 6 Cluster ruimtelijke ordening en mobiliteit Dirk Verwilst, Ward Vergote, Ivan Delaere 6.1 Voorbereidend traject basisbereikbaarheid in regio Midwest 7 Cluster economie Hendrik Verkest, Jan Stevens, Francesco Vanderjeugd 7.1 Samenwerkingsverband Versterkt Socio-economisch Streekbeleid Midwest persconferentie om 9.30 u 8 Cluster welzijn Rita Demaré en Ria Beeusaert - Pattyn 9 Cluster facility en logistiek Kris Declercq en Bert Maertens 10 Cluster cultuur en vrije tijd Kurt Windels, Ria Pattyn Beeusaert 10.1 Cluster sport 10.2 Kadernota BIE 11 Cluster milieu Bart Dochy en Kurt Windels 12 Varia Deel III. Projectbureau WVI-Midwest 13 Volgend Midwestoverleg Beheerscomité Midwestoverleg 25 september 2018 Deel I. Voorbereiding agenda Raad van Bestuur DVV Midwest op 23 oktober Goedkeuring verslag raad van bestuur 26 juni Statutenwijziging DVV Midwest stand van zaken

39 3 Financiële zaken 3.1 Budget DVV Midwest voorbereiding 3.2 Gunning hydranten stand van zaken 3.3 Gunning verzekering bestuurdersaansprakelijkheid, lichamelijke letsels en burgerlijke aansprakelijkheid stand van zaken 3.4 Kennisname verslag van nazicht aanstelling bedrijfsrevisor stand van zaken 3.5 Drukwerk ter kennisgeving 3.6 Vraag toetreding tot de kostendelende vereniging GIS en informatiebeheer ter goedkeuring 3.7 Verdere timing Deel II. Midwestoverleg 4 Goedkeuring verslag Midwestoverleg 26 juni 2018 Clusterwerking Midwest 5 Cluster bestuurlijk Kris Declercq en Bert Maertens 5.1 Ambitienota regionaal MAT - aktename 5.2 Personeelsstatuut DVV Midwest ter info 5.3 Inzet intergemeentelijk personeel buiten regio Midwest ter bespreking 6 Cluster ruimtelijke ordening en mobiliteit Dirk Verwilst, Ward Vergote, Ivan Delaere stand van zaken 7 Cluster economie Hendrik Verkest, Jan Stevens, Francesco Vanderjeugd 8 Cluster welzijn Rita Demaré en Ria Beeusaert - Pattyn 8.1 Afstemmen arbeidsvoorwaarden art Huizen van het kind toekomstvisie 8.3 Wijk-werken 9 Cluster ICT, GIS en digitalisering 10 Cluster facility en logistiek Kris Declercq en Bert Maertens 11 Cluster cultuur en vrije tijd Kurt Windels, Ria Pattyn Beeusaert 12 Cluster milieu Bart Dochy en Kurt Windels 13 Varia Deel III. Projectbureau WVI-Midwest Deel IV. Lange termijn strategie en visie sociale economie in regio Midwest gevolgd door een rondleiding in de nieuwe productiesite metaal en montage 14 Volgend Midwestoverleg Beheerscomité en Raad van Bestuur DVV Midwest Midwestoverleg 23 oktober 2018 Deel I. Raad van bestuur DVV Midwest op 23 oktober 2018 Deel II. Midwestoverleg 1 Goedkeuring verslag Midwestoverleg 26 juni 2018 Clusterwerking Midwest 2 Cluster bestuurlijk Kris Declercq en Bert Maertens 2.1 Inzet GIS-coördinator buiten regio Midwest 3 Cluster welzijn Rita Demaré en Ria Beeusaert - Pattyn 4 Cluster economie Hendrik Verkest, Jan Stevens, Francesco Vanderjeugd 5 Cluster milieu Bart Dochy en Kurt Windels 6 Cluster ICT, GIS en digitalisering Karl De Clerck en Greet De Roo 7 Cluster ruimtelijke ordening en mobiliteit Dirk Verwilst, Ward Vergote, Ivan Delaere 8 Cluster facility en logistiek Kris Declercq en Bert Maertens 9 Cluster cultuur en vrije tijd Kurt Windels, Ria Pattyn Beeusaert 10 Varia Deel III. Projectbureau WVI-Midwest 11 Volgend Midwestoverleg Midwestoverleg 27 november 2018 Deel I. Raad van bestuur DVV Midwest op 23 oktober Raad van bestuur 18 december 2018 om 7.30 u - mededeling 2 Agendagids algemene vergadering DVV Midwest 18 december 2018 om u mededeling 3 Samenstelling bestuursorganen DVV Midwest mededeling Deel II. Midwestoverleg 4 Goedkeuring verslag Midwestoverleg 23 oktober 2018 Clusterwerking Midwest 5 Cluster ICT, GIS en digitalisering Karl De Klerck en Greet De Roo Regionale opportuniteit digitalisering voorstel ter goedkeuring 6 Cluster bestuur Kris Declercq en Bert Maertens 6.1 Werking clusters in 2019 voorstel ter goedkeuring 7 Cluster ruimtelijke ordening en mobiliteit Dirk Verwilst, Ward Vergote, Ivan Delaere 8 Cluster economie Hendrik Verkest, Jan Stevens, Francesco Vanderjeugd 9 Cluster welzijn Rita Demaré en Ria Beeusaert - Pattyn 10 Cluster facility en logistiek Kris Declercq en Bert Maertens Jaarverslag Dienstverlenende Vereniging (DVV) Midwest

40 40 11 Cluster cultuur en vrije tijd Kurt Windels, Ria Pattyn Beeusaert 12 Cluster milieu Bart Dochy en Kurt Windels 13 Varia 13.1 Huur streekhuis en verwante kosten voorstel ter goedkeuring 13.2 Teamviewer voorstel ter goedkeuring 13.3 Infosessie decreet lokaal bestuur mededeling 13.4 Hydranten - mededeling Deel III. Projectbureau WVI-Midwest 14 V olgend Midwestoverleg Midwestoverleg 18 december 2018 Deel I. DVV Midwest 1 Agendagids algemene vergadering DVV Midwest 18 december 2018 om u 2 Agenda raad van bestuur 18 december 2018 Deel II. Midwestoverleg 3 Goedkeuring verslag Midwestoverleg 27 november 2018 Clusterwerking Midwest 4 Cluster economie Hendrik Verkest, Jan Stevens, Francesco Vanderjeugd 4.1 Toekomst RESOC toelichting door gedeputeerde Jean de Bethune 5 Cluster bestuur Kris Declercq en Bert Maertens 5.1 Nieuwjaarsbijeenkomst 29 januari 2019 ter goedkeuring 5.2 Starturen 2019 ter goedkeuring 5.3 Regionale infosessie voor de nieuwe besturen in streekhuis ter goedkeuring 5.4 Infosessie veerkracht ter goedkeuring 6 Cluster ruimtelijke ordening en mobiliteit Dirk Verwilst, Ward Vergote, Ivan Delaere ter bespreking 7 Cluster welzijn Rita Demaré en Ria Beeusaert - Pattyn 8 Cluster facility en logistiek Kris Declercq en Bert Maertens 9 Cluster cultuur en vrije tijd Kurt Windels, Ria Pattyn Beeusaert 9.1 Inkanteling BIE - kennisname 10 Cluster ICT,GIS, digitalisering Greet De Roo en Karl De Clerck 10.1 Regionale opportuniteit digitalisering - kennisname 10.2 Smart city kennisname 11 Cluster milieu Bart Dochy en Kurt Windels 11.1 Onkruidverdelging vraag bestuur Meulebeke 12 Varia Deel III. Projectbureau WVI-Midwest 13 Volgend Midwestoverleg

41 BIJLAGE 3: OVERZICHT AANWEZIGHEDEN BIJEENKOMSTEN MIDWESTOVERLEG naam gemeente MWO MWO MWO MWO MWO MWO MWO MWO MWO MWO Beeusaert-Pattyn Ria Lichtervelde A A A A V A A A A A Callens Karlos Ardooie A V V V V V A A V A De Clerck Karl Oostrozebeke A A A A V A V V V V De Rammelaere Els Tielt A V A A V A A V V V De Roo Greet Ruiselede A A A V A A A A A A Declercq Kris Roeselare (voorzitter) A A A A A A A A A A 41 Delaere Ivan Pittem A A A A A A A A A A Demaré Rita Hooglede A V A A V A A A A A Dochy Bart Ledegem A A V V V A V A V A Maertens Bert Izegem (ondervoorzitter) A A A A V A A A A A Stevens Jan Wielsbeke V V V A A A A A A A Vanderjeugd Francesco Staden A V V V V A A V A V Vergote Ward Moorslede A V V V V V V A A V Verkest Hendrik Wingene A A A A V A A A A A Verwilst Dirk Meulebeke A A A A A A A A A V Windels Kurt Ingelmunster V A A A A A V A A A Jaarverslag Dienstverlenende Vereniging (DVV) Midwest 2018 de Bethune Jean Gedeputeerde bevoegd voor streekontwikkeling Provincie West-Vlaanderen V V A V V V V V A A Sanders Geert Algemeen directeur WVI A A A A V A A A A A Ronse Dominik secretaris Ingelmunster A A A A A A A A A A Desimpel Bart Verriest Saskia Vertegenwoordiger overleg OCMW secretarissen Coördinator Midwestoverleg - beheerscomité V V A V V V A V V V A A A A A A A A A A

42 BIJLAGE 4: AGENDA S ECG ROESELARE-TIELT/EXELLO 42 ECG Roeselare Tielt 21 februari Voorbereiding overleg ambitienota Midwest met Idea Consult toelichting door Bart Van Herck 2. Midwest 2.1 Opvolging deelprojecten - mededeling 2.2 Communicatie afspraken Sjablonen op documentenplatform en gebruik Afschriften beslissingen via map documentenplatform Kennisname verslagen Midwest CBS 2.3 Samenwerking Dentergem 2.4 Betrokkenheid financieel beheerders 2.5 Verlenging contract intergemeentelijk archiefteam 2.6 Toelichting werking erfgoedcel BIE 2.7 Regie sociale economie (RESOC) 3. ECG provincie en Vlaanderen (o.m. DLB) 3.1 ECG Vlaanderen 3.2 ECG provinciaal 4. VVSG 5. Provinciaal Congres: 19 april Varia 7. Data bijeenkomsten Dropbox - wijziging ECG Roeselare Tielt 21 maart Toelichting Allterra-Belux 2. Midwest 2.1 Opmaak ambitienota + gevolgen toekomstige werking ECG Midwest 2.2 Hydranten 2.3 Topdesk 3. ECG provincie en Vlaanderen 4. VVSG 5. Provinciaal Congres 19/04/ Groepsreis Engeland 7. Varia 7.1 Intergemeentelijke samenwerking rond GDPR aanstellen DPO 7.2 Infosessie onteigeningen 7.3 Wifi 8. Data bijeenkomsten Dropbox - wijziging ECG Roeselare Tielt 25 april Terugkoppeling Midwestoverleg 1.1. Versturen agenda algemene vergadering DVV Midwest 1.2. Organiseren stuurgroep intergemeentelijke werking 1.3. Logo s KDV 1.4. Socio-economische streekagenda 1.5. Voorbereidend werk visie openbaar vervoer 1.6. Alternatief documentenplatform 1.7. Projectvoorstellen oproep city of things 1.8. DSI 2. ECG provinciaal en Vlaanderen 2.1 ECG provinciaal 3. VVSG 4. Evaluatie provinciaal Congres 19/04/ Groepsreis Engeland 6. Varia 6.1 Audio-opnames 6.2 Privacy verklaring 6.3 Ambitienota 7. Data bijeenkomsten Dropbox - wijziging ECG Roeselare Tielt 23 mei Decreet lokaal bestuur 2. Uitnodiging ECG-bijeenkomsten adjunct algemeen directeurs 3. ECG provincie en Vlaanderen 4. VVSG

43 5. Varia 6. Data bijeenkomsten Dropbox - wijziging 7. Varia 8. Data bijeenkomsten Dropbox - wijziging ECG Roeselare Tielt 27 juni Decreet lokaal bestuur 2. ECG provincie en Vlaanderen 3. VVSG 4. Varia 5. Data bijeenkomsten Dropbox - wijziging ECG Roeselare Tielt 19 september Decreet lokaal bestuur (DLB) 2. ECG/VVOS 3. VVSG 4. Nieuwjaarslunch te Gits (spreker?) 5. Varia 5.1 Bijeenkomst arr. ECG Data bijeenkomsten Dropbox - wijziging ECG Roeselare Tielt 24 oktober Decreet lokaal bestuur (DLB) 2. ECG/VVOS 3. VVSG 4. Nieuwjaarslunch te Gits op 30 januari Pensioenviering Geert Demeyere 6. Data 2019 ECG Roeselare Tielt/Exello 28 november Decreet lokaal bestuur (DLB) infosessie installatievergadering 3 december Exello.net 3. VVSG 4. Activiteiten 4.1 Provinciale nieuwjaarsreceptie 25 januari Nieuwjaarslunch te Gits op 30 januari Pensioenviering Geert (Ledegem) op 15 februari Varia 5.1 Voorstellen thema s voor bijeenkomsten Onbeheerde fietsen samenwerkingsprotocol Mira- Veloods 5.3 Huizen van het kind 6. Varia 7. Data bijeenkomsten Dropbox - wijziging ECG Roeselare Tielt/Exello 19 december Decreet lokaal bestuur (DLB) infosessie installatievergadering 3 december Exello.net 3. VVSG 4. Varia 4.1 Provinciale nieuwjaarsreceptie 25 januari 2019 te Oostende 4.2 Vraag Meulebeke 5. Data bijeenkomsten Dropbox - wijziging Jaarverslag Dienstverlenende Vereniging (DVV) Midwest

44 Vanaf mei 2018 organiseerde het regionaal managementteam (RMT) zich. De agenda s worden hierna opgesomd: 44 RMT 23 mei Afspraken en opvolging 2. Terugkoppeling Midwestoverleg 2.1 Installatie bestuursorganen DVV Midwest 2.2 Ambitienota 2.3 Streekagenda 2.4 Beleidsaanbevelingen visie openbaar vervoer regio Midwest 2.5 Documentenplatform 3. Data volgend overleg RMT 27 juni Afspraken en opvolging 2. Terugkoppeling Midwestoverleg 2.1 Statutenwijziging 2.2 Ambitienota 2.3 Financieel directeur op regionaal MAT 3. Data volgend overleg RMT 19 september Afspraken en opvolging 2. Traject sociaal en duurzaam aanbesteden (Yves Vercruysse) 3. Terugkoppeling Midwestoverleg 3.1 Ambitienota 3.2 GIS (werking + vraag toetreding Torhout) 3.3 Vraag detachering personeelslid Meulebeke 4. Data volgend overleg RMT 24 oktober Afspraken en opvolging 2. Verderzetting intergemeentelijk archiefteam 3. Intervisiegroepen 4. Ambitienota 5. Extra map documentenplatform 6. Contact college burgemeester en schepenen 7. Data volgend overleg RMT 28 november Afspraken en opvolging 2. Doelstellingenboom intervisiegroepen 3. Regionale opportuniteit digitalisering 4. Werking clusters Opstart controle hydranten 6. Opstart vervoerregio Midwest 7. Samenstellingen gemeenteraad en college, dag CBS 8. Statutenwijziging en goedkeuring agenda AV 9. Varia 9.1 Vraag Staden mandaten in intercommunales 9.2 Vaag Ruiselede notuleringssoftware 10. Data volgend overleg RMT 19 december Afspraken en opvolging 2. Smart City toelichting door Gino Dehullu 3. Doelstellingenboom + terugkoppeling intervisiegroepen 4. Regionale inzet ICT 5. Vervoerregioraad 6. Data overleg ambitienota CBS 7. Varia 8. Data volgend overleg

45 BIJLAGE 5: OVERZICHT AANWEZIGHEDEN BIJEENKOMSTEN ECG REGIO ROESELARE-TIELT/EXELLO naam gemeente MWO-ECG MWO-ECG MWO-ECG MWO-ECG MWO-ECG MWO-ECG MWO-ECG Exello Exello De leersnijder Luc ere-ad Ruiselede A V A V V V A A De Pourcq Guy AD Oostrozebeke A A A A A A V A A Debrabandere Bruno voorzitter AD Wielsbeke A A A A A V A A A Dekens Rik AD Hooglede A A V A A A V A V Demeyere Geert AD Ledegem A A V V A A A A V Devos Marijn toekomstig AD Ledegem V A A 45 Dochy Tine AD Staden A A V A A A V A A Jacobus Anton AD Izegem V A A V A A A V A Leenknecht Geert AAD Moorslede A A A A Mahieu Geert AD Pittem A A A V V A V A V Mestdagh Jurgen AD Wingene A A A A A A A A A Ollevier Isabel AAD Tielt A Pillaert Dominiek AD Ardooie A A V A A A A A A Ronse Dominik AD Ingelmunster V A A A A A A A A Sintonbin Geert AD Roeselare A A A A V A A A A Van Eeckhout Filip AAD Hooglede A V A Jaarverslag Dienstverlenende Vereniging (DVV) Midwest 2018 Vandebruwane Hendrik AD Tielt A V V A A A V A A Vandenbussche Ivan AD Lichtervelde A A A A A V A A A Vandenbussche Kris AAD Lichtervelde V V Vanderstichele Kristof AD Moorslede A A A A A A A A A Vandesompel Florian AD Ruiselede A V A Vanpoucke Tom AD Meulebeke V A V A V A V V A Verriest Saskia coördinator A A A A A A A A A

46 BIJLAGE 6: JAARVERSLAG INTERGEMEENTELIJKE TOEZICHTHOUDER MILIEU EN RUIMTELIJKE ORDENING 46 Opgemaakt door Tine Taillieu Samenwerkingsovereenkomst KDV Op 24 januari 2018 werd Tine Taillieu door het directiecomité van WVI aangesteld als intergemeentelijk toezichthouder voor de gemeenten Ingelmunster, Meulebeke, Oostrozebeke, Tielt, Pittem en Lichtervelde voor het uitvoeren van de handhavingstaken inzake milieu en stedenbouw vanaf 1 februari Om deze taken te kunnen uitvoeren heeft Tine Taillieu de eed afgelegd als lokaal toezichthouder milieu voor de algemeen directeur van de WVI en heeft zij de eed afgelegd als verbalisant ruimtelijke ordening binnen de verschillende gemeenten na aanwijzing door de colleges van burgemeester en schepenen. De effectieve handhavingstaken binnen de gemeenten werden opgestart vanaf 12 februari 2018 na een korte opleiding en kennismaking binnen de WVI. Dit houdt onder meer in : Het organiseren van een efficiënt omgevingsvergunning en handhavingsbeleid Het nastreven van beleidsafstemming Het opvolgen van evoluties in de desbetreffende materie en regelgeving Het opmaken van de vereiste rapporteringsdocumenten Het uitvoeren van handhavingstaken Het begeleiden van administratieve en strafrechtelijke procedures Het functioneren als een overlegplatform tussen de leden en de politiezones Het bevorderen van de contacten en samenwerking met de hogere overheden, het parket en andere gerechtelijke instanties Het informeren/sensibiliseren van de burger/ondernemer over de regelgeving In 2018 vonden stuurgroepvergaderingen plaats op 8 februari, 14 mei en 13 september. De aanwezigheid binnen de gemeenten is als volgt : Ingelmunster : maandag, afwisselend 3 en 2,5 dagen per maand Pittem : dinsdag, 3 dagen per maand Oostrozebeke : woensdag, afwisselend 3 en 2 dagen per maand Lichtervelde : donderdag, 3 dagen per maand Meulebeke : vrijdag, afwisselend 3 en 3,5 dagen per maand Tielt : verschillende dagen, afwisselend 5 en 6 dagen per maand Op 1 november 2018 is Ruiselede ook toegetreden tot de samenwerkingsovereenkomst, na goedkeuring van de stuurgroepleden. In Ruiselede wordt 1 dag per maand voorzien, op donderdag. Ter compensatie valt 1 dag per maand weg in Lichtervelde, dus nog 2 dagen per maand in Lichtervelde. Uitgevoerde taken Voor de opstart van de handhaving werd samengezeten met de omgevingsambtenaren en andere handhavingsactoren (afdeling Handhaving, Milieu-inspectie en de politiediensten) om de belangrijkste dossiers te overlopen, de samenwerking te bespreken en de handhavingsprioriteiten vast te leggen. Bij de handhaving van milieu en stedenbouw ligt de focus in eerste instantie op het behandelen en onderzoeken van klachten door het uitvoeren van reactieve controles op het terrein. Bij vaststelling van overtredingen wordt eerst overlegd met de omgevingsambtenaren en/of de burgemeester over verdere stappen. Er wordt veelal gewerkt met één of meer aanmaningen. Pas wanneer die niet opgevolgd worden, wordt overgegaan tot opmaak van procesverbaal. Enkel bij ernstige milieumisdrijven (emissies naar bodem, lucht, water of ernstige milieuhinder) wordt onmiddellijk proces-verbaal opgemaakt. Een groot deel van de tijd ging ook naar onderzoek van milieu-incidenten (illegale lozingen op oppervlaktewater) en opruimingen na schadegevallen (o.a. 2 branden met asbest). Daarnaast werden ook pro-actieve controles uitgevoerd in gedeclasseerde bedrijven en klasse 2 en 3 bedrijven met recent afgeleverde milieuvergunningen, omgevingsvergunningen of meldingen met bijzondere voorwaarden en oudere milieuvergunningen die reeds lange tijd niet meer werden uitgebreid of gewijzigd. Bedrijven waarvan de vergunning vervallen was of dreigde te vervallen werden aangemaand om hun vergunning te hernieuwen en bedrijven die nog niet beschikten over een milieuvergunning of melding klasse 3 werden aangemaand om een vergunning aan te vragen of melding in te dienen. In Lichtervelde werden pro-actieve controles uitgevoerd op het respecteren van de gemeentelijke verordening inzake het aantal parkeerplaatsen en garages bij meergezinswoningen. In de andere gemeenten werden bij een aantal recent afgeleverde stedenbouwkundige vergunningen of omgevingsvergunningen de opgelegde voorwaarden gecontroleerd. Daarnaast werd ook pro-actief gecontroleerd op afbraakwerken in het kader van voorkomen van stofhinder, geluidshinder en vrijstelling van asbest.

47 In een aantal gemeenten werden herstelvorderingen opgemaakt voor bouwmisdrijven, waarvan reeds 1 werd opgestuurd naar de Hoge Raad voor Handhavingsuitvoering voor advisering. De intergemeentelijke toezichthouder nam ook actief deel aan informatievergaderingen en begeleidingscommissies van klasse 1 bedrijven om de relaties met de buurt te verbeteren en de milieuhinder aan te pakken. Er werd gestart met de opmaak van een handhavingsprogramma waarin de prioriteiten op vlak van handhaving van milieu & stedenbouw worden vastgelegd voor de k. Dit programma zal begin 2019 nog ter goedkeuring en/of aanvulling voorgelegd worden aan de nieuwe besturen van de gemeenten. Resultaten handhaving 2018 Milieu gemeente aantal pro-actieve controles aantal reactieve controles aantal schriftelijke aanmaningen aantal PV s Ingelmunster (niet aanleggen gescheiden riolering) Pittem (lozen mest) Oostrozebeke (illegale textielcontainer) Lichtervelde Meulebeke (illegale textielcontainer) Tielt (illegale textielcontainer) De milieuhinder of klachten kunnen als volgt opgesplitst worden : bestuurlijke maatregelen 0 1 overleg met bedrijven Jaarverslag Dienstverlenende Vereniging (DVV) Midwest De meest voorkomende klachten van burgers/omwonenden gaan over geur en geluid. Dit is logisch aangezien deze zaken direct voelbaar zijn door burgers en inwerken op de levenskwaliteit van omwonenden. Daarnaast waren er ook heel veel meldingen van verontreiniging van waterlopen. Stedenbouw gemeente aantal pro-actieve controles aantal reactieve controles aantal schriftelijke aanmaningen aantal PV s bestuurlijke maatregelen bestuurlijke maatregelen/ herstelvorderingen Ingelmunster Pittem Oostrozebeke (1 staking) 0 Lichtervelde Meulebeke (meerwaarde) Tielt (1 staking) 0

48 De stedenbouwkundige klachten of overtredingen kunnen als volgt opgesplitst worden: 48 Overzicht taken van afgelopen jaar en tijdsbesteding Per gemeente (80,76%) taak tijdsbesteding per gemeente Ingelmunster Pittem Oostrozebeke Lichtervelde Meulebeke Tielt Ruiselede intern overleg 6% 8% 10% 7% 6% 7% 13% extern overleg 1% 0% 1% 0,5% 1,5% 0,5% 0% voorbereiding 11% 13% 8% 8% 12% 10% 0% toezicht pro-actief 6% 3% 2% 10,5% 4% 5% 6% toezicht - milieu - stedenbouw - gemengd reactief toezicht 5% 13% 13% 3% 13% 12% 0% - milieu - stedenbouw - gemengd opvolging 39% 33% 42% 38% 41,5% 38% 26% toezicht opmaak beleidsdocumenten 1% 0% 1% 0% 1,5% 0,5% 0% algemene 31% 30% 23% 33% 20,5% 27% 55% administratie totaal aantal 150,02 214,06 194,58 154,11 214,04 263,71 13,57 uren procentueel 12,46% 17,78% 16,16% 12,80% 17,78% 21,90% 1,13% verdeling KDV 13,93% 15,02% 12,44% 14,56% 9,56 % (vanaf november) 16,32% 27,73% 5%

49 Overkoepelend taak tijdsbesteding aantal uren administratieve taken 46% 123,44 extern overleg 5% 13,18 zelfstudie 10% 26,99 rapportering 15% 40,23 vorming en studiedagen 9,5% 25,00 ondersteuning andere gemeenten (Izegem) 11% 29,66 KDV stuurgroep 3,5% 9,16 TOTAAL 100% 267,66 Andere taak aantal uren WVI directie interne communicatie 11,08 functioneringsgesprekken 10,92 opleiding algemeen + atriums 7,01 Midwestoverleg 4,33 TOTAAL 33,34 49 Jaarverslag Dienstverlenende Vereniging (DVV) Midwest 2018

50 BIJLAGE 7: JAARVERSLAG REGISSEUR SOCIALE ECONOMIE 50 Opgemaakt door Yves Vercrysse Samenwerking tussen sociale economie en lokale besturen Uit de bevraging van de lokale besturen en sociale economiebedrijven die georganiseerd werd in 2017 en begin 2018 kwam duidelijk naar voor dat er op de gekende terreinen (groenonderhoud, onderhoud bushokjes, ) al heel wat samenwerkingen bestonden tussen lokale besturen en sociale economiebedrijven. Toch bleek dat niet iedereen op de hoogte was van de mogelijkheden die samenwerking kon bieden. Om daaraan tegemoet te komen ontwikkelden we in 2018 de informatiebrochure Sociale Economie in Midwest, waarin de sociale economiebedrijven en hun diensten thematisch voorgesteld worden. Deze brochure werd verspreid onder alle burgemeesters, algemeen directeurs en leden van het gemeentelijke en OCMW management-team van iedere Midwest-gemeente. Om deze brochure te duiden, organiseerden we op 10 juli en op 28 november ook een meet & greet tussen mandatarissen, ambtenaren en sociale economiebedrijven. Onderzoeksopdracht de toekomst van de sociale economie anno Binnen de WG Sociale Economie werd er beslist om een onderzoeksopdracht uit te schrijven. Aanleiding is de bezorgdheid omtrent de toekomst van de doelgroep-medewerkers en van de sociale economiebedrijven. Deze bezorgdheid vindt zijn oorsprong in de vaststelling dat: De instroom van doelgroepmedewerkers minder vlot verloopt. Het profiel van de doelgroepmedewerkers wijzigt. Mensen met minder competenties door de krapte op de arbeidsmarkt sneller kansen krijgen binnen de reguliere economie. De uitstroom van oudere werknemers groter wordt dan de instroom van jongeren, ook in de sociale economie. De verankering van de sociale economie binnen het economisch weefsel van Midden-West-Vlaanderen bijzonder sterk is en dat de bedrijven dit graag zo zouden houden. Binnen de WG groeiden de onderstaande vragen: Hoeveel behoefte aan sociale economie zal er nodig zijn binnen 10 jaar? Hoeveel structuren en systemen zullen er nodig zijn om aan deze behoefte te voldoen? Wat is de basis aan duurzame structuren die nodig zal zijn om de nood op te vangen? Bedoeling van de onderzoeksopdracht is om de huidige situatie te onderzoeken en op basis van wat we weten een prognose te maken voor de toekomst. Vanuit die prognose worden dan voorstellen voor de toekomst geformuleerd. In de loop van april werd een bestek voor de onderzoeksopdracht uitgeschreven dat eind april aan 3 bureaus bezorgd werd: I Propeller, Riverrun en WES. WES bracht ons op de hoogte dat ze niet wensten deel te nemen aan de opdracht. Zowel Riverrun als I Propeller dienden een offerte in en op basis van onderzoek van alle criteria van het bestek, werd eind juni de opdracht gegund aan I Propeller. Op 24 augustus was er de startvergadering met de WG Sociale Economie, waar de vragen en prioriteiten scherp gesteld werden voor de opdracht. Er werd beslist om via een cijfermatig en via een trendmatig onderzoek gegevens te verzamelen, dit aan de hand van deskresearch en kwalitatieve interviews binnen het brede werkveld van sociale economie. Op geregelde tijdstippen worden deze verzamelde gegevens teruggekoppeld aan de WG Sociale Economie om daarna de stuwende krachten die de sociale economie in Midwest bepalen, vast te leggen. Aan de hand van deze stuwende krachten worden prioriteiten bepaald, die het meest impact kunnen/zullen creëren. Tegen eind april 2019 moet het onderzoek afgerond zijn en moet een rapport gepresenteerd zijn met daarin aanbevelingen aan: De sociale economiebedrijven uit Midwest omtrent de uitdagingen voor de toekomst De overheden (lokaal, regionaal & Vlaams) omtrent de problemen en kansen die sociale economie ook kunnen bieden anno Traject Sociaal en duurzaam aanbesteden voor lokale besturen Het traject Sociaal en duurzaam aanbesteden is een concrete uitvoering van een actie die kadert binnen de uitvoering van de regierol sociale economie. Doel van het traject is om samen met een aantal stakeholders binnen de regio Midwest (beslissers, aankopers, influencers, ) te komen tot een gezamenlijke aanpak in het kader van sociaal en duurzaam aanbesteden, met als einddoel impact te creëren.

51 Concreet werd in september 2017 een begeleidingsopdracht uitgeschreven waarop twee bureaus positief gereageerd hebben. De opdracht werd begin november 2017 gegund aan The Global Picture uit Gent die een ruime ervaring heeft op dit vlak. Stap voor stap willen we een breder draagvlak creëren bij de politiek verantwoordelijken, beleidsexperten en aankopers. In overleg met de procesbegeleider werd een voorstel van stappenplan uitgewerkt dat reeds voorgesteld werd op het secretarissenoverleg van 20 december De gemeenten Ingelmunster, Wielsbeke, Ledegem en Roeselare beslisten deel te nemen aan dit traject. Daarnaast sloot ook de provincie West-Vlaanderen aan. In de loop van 2018 organiseerden we 5 bijeenkomsten: Vrijdag 16 maart, van 10 tot 13u Maandag 23 april, van 10 tot 13u Dinsdag 29 mei, van 10 tot 13u Dinsdag 2 oktober, van 10 tot 13u Dinsdag 13 november, van 10 tot 13u Op deze bijeenkomsten werden de deelnemers meegenomen in de wereld van het aanbesteden en de duurzaamheid. We lichtten de verschillende beleidsplannen door en haalden daaruit prioritaire doelstellingen die de gemeenten voorop gesteld hebben. We beogen tegen eind 2018 een aantal prioritaire dossiers geselecteerd te hebben en verder moet er een plan van aanpak klaarliggen voor de regio en voor iedere individueel geïnteresseerde gemeente. Regie wijk-werken Op 1 januari 2018 werd de nieuwe regelgeving rond wijkwerken van kracht. Op vraag van de DVV Midwest nam de regisseur sociale economie ook de regie wijk-werken waar. De DVV Midwest besliste immers om de rol van organisator op zich te nemen, maar de praktische opvolging van de persoons- en klantendossiers aan VDAB over te laten. Om de regelgeving wijk-werken en de praktische uitwerking ervan op te volgen nam de regisseur deel aan verschillende overlegmomenten van zowel VDAB als VVSG. Voor Midwest zijn er eind wijk-werkers geregistreerd, waarvan 197 met onbeperkt recht en 43 met een beperkt recht. Deze laatsten zijn dus nieuw in het systeem gestapt sinds 1 januari. Iets meer dan de helft van de wijkwerkers zijn 50-plussers. 20% van de wijk-werkers zijn langer dan 5 jaar werkeloos. Er zijn 528 erkenningen van opdrachten, waarvan 409 bij natuurlijke personen en 119 bij rechtspersonen, waar de scholen de grootste gebruikers zijn. Ondertussen zijn ook al 9 personen doorgestroomd, waarvan 2 met onbeperkt recht en 7 met beperkt recht. Controle en onderhoud Hydranten De controle en het onderhoud van de hydranten is geregeld volgens een Koninklijk Besluit van Dit besluit stelt dat de burgemeester verantwoordelijke is voor de jaarlijkse controle van de signalisatie en de tweejaarlijkse controle van de werking van de hydranten op het grondgebied van de gemeente. In navolging van de proefopdracht hydranten in de regio Midwest in 2017, wordt de opdracht digitaliseren, controleren en beproeven van hydranten en signalisatie opnieuw uitgerold voor 12 gemeenten van de regio Midwest. De deelnemende gemeenten zijn: Ardooie, Hooglede, Ingelmunster, Ledegem, Lichtervelde, Meulebeke, Moorslede, Oostrozebeke, Roeselare, Staden, Wielsbeke, Wingene De opdracht omvat volgende onderdelen: 1. Inventarisatie van de hydranten 2. Beproeven van de hydranten 3. Controle en schilderen en/of herschilderen van de markering 4. Rapporteren 5. Herstel van de signalisatie van de hydrant Deze opdracht loopt over een periode van 24 maanden en kan éénmalig met 12 maanden verlengd worden. Voor deze opdracht is er een toegangsvoorbehoud voor sociale economie Er werd een offertevraag voor 3 percelen uitgeschreven, waarop 3 sociale economiebedrijven intekenenden: De Lochting, Mariasteen en Weerwerk. Na vergelijking van de offertes werd de offerte van De Lochting weerhouden voor het perceel Roeselare/Moorslede en werd de offerte van Mariasteen weerhouden voor de 2 andere percelen. Na vergelijking van de offertes werd door de DVV Midwest beslist om een uitvoeringspercentage van 67% te voorzien en de uitvoeringsperiode aldus te beperken tot 16 maand. De opstart van het project was begin december Roadshow Entrepreneurship@School: Ontwikkelen sessie sociaal ondernemerschap Tijdens de Roadshow Entrepreneurship@school was er ook een sessie rond duurzaam en sociaal ondernemen: niet voor softies! Arnoud Raskin, oprichter van Mobile School Group en Streetwize gaf op 8 november een keynote speech over sociaal ondernemerschap in het kader van The roadshow entrepreneurship@school. Zijn geëngageerde getuigenis over werken met straatkinderen sloeg direct aan bij de zowat 50 aanwezigen. Wanneer je denkt aan straatkinderen zijn de eerste gedachten meestal niet zo positief: verwaarlozing, armoede, prostitutie, drugsgebruik, terwijl je wanneer je de overlevingskracht van deze kinderen van een andere kant bekijkt, moet vaststellen dat deze overlevers barsten van talenten, die we op het eerste zich vaak niet herkennen als talent. Jaarverslag Dienstverlenende Vereniging (DVV) Midwest

52 52 Arnoud nam ons mee vanaf zijn studietijd als industrial designer, waarin hij vaststelde dat hij niet op deze wereld gezet was om de nieuwste staafmixer te ontwerpen. Een lezing over straatkinderen in Colombia deden hem wel inzien dat hij zijn talent, ontwerpen, kon inzetten voor iets waarin hij wel het verschil kon maken. Na enkele maanden meegedraaid te hebben in het straathoekwerk in Colombia kwam hij tot het besef dat hij wilde inzetten op sustainable development van de kinderen. Hij wilde hun talenten erkennen en die nog op een hoger niveau brengen. Dit idee werd een eerste mobile school. Een schoolbord op wielen, waarmee straatwerkers naar de kinderen zelf gaan om ze leuke, educatieve zaken te laten doen, waar ze leven, op straat. Het grote succes van dit project dwong Arnoud na te denken over zijn eigen organisatie, die gefundeerd was op giften en subsidies. Wilde hij ook waarmaken waar hij voor stond bij de straatkinderen, dan moest hij zorgen dat zijn bedrijf onafhankelijk werd en zo duurzaam verder kon ontwikkelen. Hij richtte toen Streetwize op, een organisatie die bij bedrijven trainingen gaat geven, daarbij gebruik makende van de talenten die ze op straat bij de kinderen ontdekt hadden: positive focus, agility & resilience, pro-active creativity en cooperative competition. Hij laat bedrijven daar flink voor betalen, zodat hij met dit geld, niet alleen the Mobile School Group zelfbedruipend gekregen heeft, maar ook nog geld kan geven aan de straatkinderen die in de seminaries als positieve getuige optreden. Waarmee die dan opnieuw hun talenten verder kunnen ontwikkelen. Ondertussen zijn er mobile schools in 4 continenten, inclusief Europa, en wel 25 landen. Als uitsmijter gaf Arnoud ons nog mee dat ze een app ontwikkelden, waarmee de straathoekwerkers samen met de straatkinderen realistische doelen kunnen vooropstellen die hun leven op straat moeten verbeteren. Er waren zo n 40 studenten en geïnteresseerden op de afspraak. Netwerkmoment GDPR Op de werkgroep sociale economie kwam de vraag om meer info te verzamelen rond de nieuwe richtlijn gegevensbescherming (gekend onder de roepnaam GDPR). Een richtlijn die iedereen vat die o.a. persoonsgegevens bewaart en die inging op 28 mei. Vele bedrijven beschikken momenteel nog over te weinig info betreffende deze nieuwe regelgeving. Op woensdag 14 maart heeft de heer Stijn Boussemaere, lector New Media en Communication Technology aan de Howest en Information Security Officer bij Savaco, een groep verantwoordelijken van sociale economiebedrijven uit gans West-Vlaanderen uitgelegd waaraan deze bedrijven zich minimaal dienen te houden om in orde te zijn met deze nieuwe regelgeving. Een 40-tal personen namen deel aan dit infomoment. Meet & Greet sociaal en duurzaam aanbesteden Mieke Pieters van the Global Picture, die het traject sociaal en duurzaam aanbesteden voor gemeentebesturen uit onze regio begeleidt, is op twee netwerkmomenten langs gekomen om te verduidelijken hoe sterk het middel van aanbesteden wel is om sociale en duurzame impact te creëren bij lokale besturen. De verantwoordelijken van de sociale economiebedrijven kregen nadien de kans om kort hun bedrijf en hun aanbod naar openbare besturen voor te stellen. Nadien was er nog een lunch met streekproducten voorzien, waar openbare besturen en sociale economiebedrijven de kans kregen om elkaar nog beter te leren kennen. Op 10 juli en 28 november samen mochten we een 60-tal mandatarissen en medewerkers van verschillende openbare besturen uit onze regio verwelkomen. WEST4WORK Arbeidsmarkt Vademecum Het WEST4WORK Arbeidsmarkt Vademecum moet een digitale matchmaking tool (website) worden om alle arbeidsmarkactoren, die actief zijn in West-Vlaanderen én overheidssteun genieten, meer en sterker met elkaar te verbinden. Het WEST4WORK Arbeidsmarkt Vademecum moet leiden tot: Een transparant netwerk van arbeidsmarkactoren (wie-is-wie in West-Vlaanderen) Makelaarschap: arbeidsmarktactoren kunnen met behulp van dit vademecum West-Vlaamse ondernemingen, organisaties en beleidsmakers beter & gericht informeren Co-creatie & innovatie = het vademecum moet een instrument worden om meer en betere samenwerking te creëren tussen de verschillende arbeidsmarktactoren Bovendien is het proces minstens even belangrijk als het resultaat. Het mobiliseert de verschillende arbeidsmarktactoren in/naar West-Vlaanderen en het versterkt de samenwerking & afstemming tussen de POM, VDAB, de RESOC s en de regisseurs sociale economie in West-Vlaanderen. De regisseur Sociale Economie volgt de kerngroep op namens de West-Vlaamse regisseurs sociale economie om ervoor te zorgen dat ook de sector sociale economie vertegenwoordigd is in de Arbeidsmarkt Vademecum. Het is de bedoeling om dit Vademecum te lanceren in het voorjaar Herwerking website Vreemdevragen De voorbije jaren is, mede naar aanleiding van de vluchtelingencrisis, de diversiteit in de samenleving sterk gegroeid. Dit heeft tot gevolg dat ook bedrijven steeds vaker geconfronteerd worden met werknemers van diverse origine en verschillende talen op de werkvloer. Nieuwe uitdagen op het vlak van (interculturele) communicatie noodzaakt bedrijven om na te denken over hun diversiteitsbeleid.

53 Evenzeer is het ondersteuningsaanbod voor bedrijven en hun werknemers de voorbije jaren geëvolueerd, evenals het aantal initiatieven dat werkzoekenden met een migratieachtergrond toeleidt naar de arbeidsmarkt. Ook het Vlaamse EAD-beleid (Evenredige Arbeidsdeelname en Diversiteit) werd hervormd. Dit ondersteuningsaanbod is echter veelal gefragmenteerd en te weinig gekend bij werkgevers. Een 10-tal jaar terug werd door RESOC Midden-West-Vlaanderen met ondersteuning van Managers van Diversiteit de website vreemdevragen gelanceerd. Er werd een antwoord geformuleerd op concrete vragen van werkgevers en doorverwezen naar het regionale ondersteuningsaanbod van het toenmalige aanbod. Intussen zijn er heel wat zaken verder ontwikkeld en is de website aan een update toe. Dit biedt meteen ook een kans om de website ruimer open te trekken naar de andere regio s in West-Vlaanderen. Vreemdevragen zal herwerkt worden tot een laagdrempelige infosite voor werkgevers die personen met een migratieachtergrond (willen) tewerkstellen. De focus komt te liggen op praktische informatie. Er worden tips gegeven en tools voorgesteld waarmee de werkgever aan de slag kan in de eigen onderneming en er wordt verwezen naar het ondersteuningsaanbod. Praktijkvoorbeelden zullen bedrijven inspireren om zelf aan de slag te gaan. De regisseur Sociale Economie neemt deel aan de kerngroep rond de herwerking van deze website. Het is de bedoeling om de website te lanceren in het voorjaar W²: uitbouw regionale netwerken voor de uitvoering van activeringstrajecten Op 23 april 2014 werd het decreet houdende de werk- en zorgtrajecten door het Vlaams Parlement. Het decreet richt zich op mensen met medische, mentale, psychische, psychiatrische en/of sociale (MMPPS) problemen die omwille van die redenen (tijdelijk) niet in staat zijn om betaalde arbeid te verrichten, noch in het normaal economisch circuit, noch in de sociale economie. Op 2 februari 2018 werden de uitvoeringsbesluiten van het decreet werk- en zorgtrajecten goedgekeurd door de Vlaamse Regering. Hierin wordt het aanbod van activeringstrajecten geregeld. Activeringstrajecten zijn trajecten waarin aan werkzoekenden met MMPPS problemen een werkbegeleiding én een zorgbegeleiding wordt aangeboden met als doel hen te lanceren naar betaald werk (met of zonder ondersteuning). Deze begeleiding wordt uitgetekend door de deelnemer, samen met een casemanager Werk en een casemanager Zorg. De casemanagers bepalen de duur van het activeringstraject met een maximale duurtijd van 18 maanden. De begeleiding wordt uitgevoerd door een netwerk van dienstverleners dat vertegenwoordigd en gecoördineerd wordt door een penhouder. Binnen de regio Midwest werd beslist dat het psychiatrisch Centrum Sint-Amandus uit Beernem zal optreden als penhouder. In de loop van 2018 werden verschillende regionale overlegmomenten georganiseerd om dit project op de rails te krijgen. De regisseur Sociale Economie treedt hier vooral op als facilitator om de samenwerking georganiseerd en op gang te krijgen. Jaarverslag Dienstverlenende Vereniging (DVV) Midwest

54 BIJLAGE 8: SAMENVATTEND JAARVERSLAG - INTERGEMEENTELIJK ARCHIEFTEAM (IGA) MIDWEST 54 Opgemaakt door Leen Breyne, coördinator archiefteam Voor een gedetailleerd overzicht van alle verwezenlijkingen verwijzen we graag naar het werkingsverslag dat ingediend werd bij de provincie. Hieronder leest u een samenvatting van het werk dat de Intergemeentelijke Archiefdienst Midwest in 2018 in elk bestuur verrichtte. Het integrale jaarverslag kan steeds bij de coördinator Midwest worden opgevraagd. 1 Algemeen IGA bestaat uit Leen Breyne als coördinerend archivaris, Jochen Deprez als projectmedewerker en sinds 3 april 2018 Jordy Ferket als administratief medewerker. Het archiefteam houdt tweewekelijks een teamoverleg. Tijdens dit overleg bespreken ze wat er de voorbije twee weken werd verwezenlijkt en wat er de komende twee weken op het werkschema gepland staat. In 2018 trad Izegem en de IGA Midwest op als gastheer voor de jaarlijkse bijeenkomst van het West-Vlaams Archieven- Platform (WAP). Deze vond plaats op 19 maart Ook nam de IGA Midwest op 22 april 2018 deel aan Erfgoeddag door het open stellen van de archiefdepots in Izegem en Moorslede. Op beide locaties werd een kleine selectie aan archiefdocumenten tentoongesteld. Zo kon het brede publiek niet alleen kennis maken met deze twee gemeentearchieven, maar ook met de bredere werking van de IGA Midwest. Daarnaast stond de IGA Midwest ook mee in voor de organisatie van een archiefbrunch op 17 november Tijdens deze archiefbrunch werd het boek Zusters van journalist Valentijn Dumoulein en fotograaf Lodewijk De Decker voorgesteld en de hierbij horende reizende tentoonstelling over het kloosterleven in de regio Roeselare. Heemkring Ten Mandere stond mee in voor de invulling van een tentoonstellingspaneel. Regelmatig ontvangt de IGA Midwest ook vragen van personen die opzoekingen wensen te verrichten of het archief willen raadplegen. De vragen die de IGA ontvangt gaan van algemene historische vragen tot genealogie of notarissen die in het kader van een erfeniskwestie bijkomende gegevens wensen of een bepaalde familie. Daarnaast krijgt de IGA ook regelmatig vragen van personeel uit de gemeenten en OCMW s dat op zoek is naar een bepaald dossier uit het archief. De IGA bezorgt dan het gezochte dossier aan het personeelslid. Bij afwezigheid van de IGA wordt het personeel de weg gewezen naar de juiste plaat in het archiefdepot. Bij elk bestuur krijgt de IGA Midwest heel regelmatig archiefoverdrachten van de diensten te verwerken. De procedure die hiervoor dient gevolgd te worden, is bij de meeste personeelsleden gekend. Toch is het nodig deze procedure regelmatig nog eens toe te lichten en te verduidelijken. Ook zijn er in het kader van archiefoverdrachten vaak vragen omtrent de bewaartermijnen van documenten en dossiers. Ook werd de IGA Midwest in enkele gemeenten gevraagd om het archief van de PWA in bewaring te nemen. Het Provinciaal Archief West-Vlaanderen organiseerde opnieuw een groepsaankoop archiefverpakkingsmateriaal. De IGA Midwest bundelde de bestelling vanuit de hele Midwestregio en volgde de levering van dit materiaal op. De IGA Midwest is in het bezit van de RMtool om haar bij te staan bij de uitrol van de digitale mappenstructuren en de opbouw van een digitaal archief. In 2018 werd een vorming gevolgd om deze tool te gebruiken en werd er volop geëxperimenteerd om met deze tool te leren werken. De IGA Midwest ontvangt ook heel wat vragen om advies omtrent de naamgeving van bestanden en mappen, de locatie van bestanden in de mappenstructuur en andere vragen betreffende de digitale mappenstructuur. Voor het beheren en ontsluiten van grote hoeveelheden digitaal audiovisueel materiaal zoekt de IGA Midwest samen met de intergemeentelijke ICT-coördinator naar een oplossing. Zo vond er reeds een kennismakend gesprek plaats met Luc Vervaecke van Zeticon/Mediahaven over het gebruik van hun beeldbank bij andere intergemeentelijke samenwerkingen. Ook werd een bezoek aan het stadsarchief Kortrijk georganiseerd die van deze beeldbank gebruik maakt. Het is de intentie om in 2019 aan de Midwest-besturen een aanbeveling hieromtrent te formuleren. 2 Acties Izegem Er is een nauwe samenwerking met de heemkundige kring Ten Mandere. Zo omschreven ze in opdracht van de IGA Midwest een groot gedeelte van het historisch archief. De IGA Midwest is momenteel volop bezig dit werk na te kijken zodat wellicht begin 2019 een eerste deel via Probat kan ontsloten worden. Ook de kast met opgerolde plannen werd door de mensen van Ten Mandere omschreven. Eind 2018 werd gestart met het gedetailleerd omschrijven van de historische bouwaanvragen. Dit alles gebeurt uiteraard in nauw overleg en aansturing door de IGA Midwest.

55 De samenwerking met Tatsevoet voor het scannen van de foto s van het Herfstmuziekfestival loopt nog steeds door. Bezorgen van een voorstel voor het beter opbergen van schilderijen, tekeningen, etc. die momenteel in een afzonderlijke ruimte in het stadsarchief Izegem worden bewaard. De Technische Dienst timmerde een opbergsysteem in elkaar. Bestelling en levering van een plankast voor o.a. betere bewaring van affiches Inventariseren van het archief: Op dossierniveau omschrijven van de personeelsdossiers + opname van personeelsdossiers in het archiefdepot Izegem (n.a.v. pensioen en nakende verhuis). Gestart met het op dossierniveau omschrijven van de milieudossiers. Herverpakken en nakijken van de omschrijvingen van het COO archief Izegem. Herverpakken van de vreemdelingendossiers. De registers met notulen gemeenteraad en CBS, de bevolkingsregister en de registers met aktes burgerlijke stand (geboorteaktes vanaf 1951-heden en huwelijksaktes van 1977-heden werden gedigitaliseerd) werden op stukniveau omschreven in de plaatsingslijst. Volop bezig met controle van de plaatsingslijst van het archiefdepot Izegem. Effectieve vernietiging van het reeds in 2017 geselecteerde archief. Opmaak van een selectielijst van te vernietigen aankoopdossiers in stadsarchief Izegem. Nog losliggende documenten en dossier in het OCMW-archief werden verpakt in zuurvrij archiefverpakkingsmateriaal. Schonen van de aanwervingsdossiers in het OCMW-archief. Verdere uitrol van de nieuwe digitale mappenstructuur. Overleg met Vanden Broele en dienst bevolking omtrent de mogelijkheden voor de digitalisatie van de aktes burgerlijke stand en bevolkingsregisters n.a.v. de invoering van DABS. De IGA Midwest wordt nauw betrokken bij de plannen met de Bogaertsite en mocht alvast de nodige input aanleveren met de eisen waaraan een archiefdepot dient te voldoen. Hiervoor werd regelmatig overlegd met de andere betrokken partijen zoals de bibliotheek en de Academie voor Muziek en Woord. Door de inkanteling van het OCMW in stad Izegem is een reorganisatie van het stadhuis nodig en dienden heel wat diensten te verhuizen. Omdat niet alle dossiers dienden mee verhuisd te worden, kreeg de IGA heel wat overdrachten te verwerken. Enkele diensten schakelden echt wel de hulp in van de IGA om de dossiers in hun kasten naar het archief over te dragen. 2.2 Ledegem Inventariseren van het archief: Verder herverpakken en nakijken van de omschrijvingen van het historisch archief in Ledegem. Op dossierniveau omschrijven van de personeelsdossiers. Effectieve vernietiging van het reeds in 2017 geselecteerde archief. Verdere uitrol van de nieuwe digitale mappenstructuur. Opvolgen van de stand van zaken van de digitalisatie van de aktes burgerlijke stand. Gestart met controle van de plaatsingslijst in het gemeentearchief. Schonen van de aanwervingsdossiers aanwezig in het archiefdepot. N.a.v. pensioen personeelslid bibliotheek werden een aantal dozen naar het archiefdepot gebracht. Verhuis van de kast met dossiers van het strafregister naar het archiefdepot. Overleg in bibliotheek over mogelijke aanpak bundelen krantenartikelen per jaar door een vrijwilliger. 2.3 Hooglede Verder op dossierniveau omschrijven van de bouwdossiers (tot en met 2004 reeds omschreven). Advies geven aan WZC Ter Linde, Gits over mogelijke aanpak archiefoverdrachten en geven van aanbevelingen omtrent huidige bewaarplaats van het archief. Opvolgen van de in gebruik name van de nieuwe digitale mappenstructuur, revisie van de mappenstructuur. Oprichting van een archiefwerkgroep. Opstarten van de implementatie nieuwe digitale mappenstructuur in OCMW Hooglede. Controle van de opgenomen data van het COO-archief Hooglede en Gits in de plaatsingslijst Volop bezig met de controle van de plaatsingslijsten van de verschillende archiefbewaarplaatsen. Dubbels van grootboeken aanwezig in archief Hooglede werden afgezonderd. 2.4 Moorslede Verder in gebruik name van de compactusrekken door het herverpakken en nakijken van de omschrijvingen. Hernummeren van de archiefdozen die reeds in de compactusrekken werden opgenomen en dit uiteraard ook aanpassen in plaatsingslijst. Op dossierniveau omschrijven van de personeelsdossiers. Bezig met het stofvrij maken, omschrijven en verpakken in zuurvrij verpakkingsmateriaal van het historisch archief. Hierna krijgt het archief een plaats in de compactusrekken. In gebruik name van Probat voor het invoeren van sociale dossiers die zich in het archief bevinden. Er werd een handleiding opgemaakt zodat nieuwe sociale dossiers die naar het archief worden overgedragen meteen ook door de dienst in Probat kan worden ingevoerd. 2.5 Wielsbeke Op dossierniveau omschrijven van de bouwdossiers van Wielsbeke en deelgemeenten van voor de fusie. Ze chronologisch per deelgemeente in het archiefdepot plaatsen. Jaarverslag Dienstverlenende Vereniging (DVV) Midwest

56 56 Volop bezig met de sociale dossiers op dossierniveau te omschrijven. Opstartvergaderingen en allereerste bijeenkomst van de werkgroep zodat in 2019 volop kan gestart worden met de opmaak en implementatie van een nieuwe digitale mappenstructuur. De IGA Midwest wordt nauw betrokken bij de bouw van het nieuwe archiefdepot. De IGA gaf alvast de nodige input waaraan een archiefdepot dient te voldoen. De IGA wordt ook betrokken bij het overleg met bv. de leverancier van de compactusrekken. Uitwerken van een stappenplan archiefverhuis gemeente- en OCMW_archief + opmaak en bezorgen van een lijst met benodigdheden om de verhuis naar het nieuwe depot voor te bereiden. Verpakken van nog losliggende documenten in het OCMW archief. Controle van de plaatsingslijst van de verschillende bewaarplaatsen van het gemeentearchief. Controle van de opgemaakte selectielijst gemeentearchief Wielsbeke + start met effectieve selectie van te vernietigen documenten (effectieve vernietiging en aanvraag goedkeuring Rijksarchief staat gepland in 2019). 2.6 Wingene Wingene doet beroep op de coördinator van de IGA Midwest om de archiefdienst aan te sturen. Onder impuls van de coördinator werden volgende zaken verwezenlijkt: Begeleiden van de archiefdienst voor de plaatsing van de nieuwe compactusrekken (adviseren timing en aanpak, opmaak stappenplan). 3 Tijdsbesteding Uitwerken van een sjabloon waarmee de vrijwilliger de fotocollecties kan omschrijven en toelichten hoe deze collectie zo optimaal mogelijk wordt bewaard. Opmaak van een selectielijst voor de financiële dienst op basis van de Selectielijst voor Vlaamse gemeentearchieven goedgekeurd door het Rijksarchief op 12 oktober Effectieve selectie van de documenten van de financiële dienst die voor vernietiging in aanmerking komen. Opstart en uitrollen van een nieuwe digitale mappenstructuur en dit in nauw overleg met de IT-dienst. Opmaken van richtlijnen en een geheugensteun omtrent bestandsnaamgeving. Lancering van Scansearch Online Wingene en opname van de aktes burgerlijke stand en bevolkingsregisters in de nieuwe compactusrekken. Opmaak van een nieuw leeszaalreglement. Verhuis van het resterend archief dat nog aanwezig was in het voormalig OCMW-rusthuis. Verhuis van een groot deel van het OCMW-archief naar het archiefdepot van de gemeente. De momenteel nog achtergebleven vnl. COO-dossiers zullen in de loop van 2019 verhuisd worden. Effectieve vernietiging van 4 paletten met archief. De omschrijvingen van de tekstaffiches uit de Eerste Wereldoorlog werden in Probat geïmporteerd. Van elke tekstaffiche is er ook een downloadbare pdf ter beschikking. Hierover verscheen een artikel in de infokrant van de gemeente.