NMKG-Nieuws december 2011

Transcriptie

1 NMKG-Nieuws december 2011 Netwerkseminar met OK-vakoverleg Lean Six Sigma: veiliger, vlotter, voordeliger 2 februari 2012 Raadszaal Amersfoort, Stadhuisplein 1 1. De toegevoegde waarde van Six Sigma 2. Ministerie van Veiligheid & Justitie: - hoe concerninitiatief ongepland explodeerde - strafrechtketen van 10 maanden naar 4 weken 3. Gemeente Amersfoort: - hoe vanuit Burgerzaken oa de Griffie voor Lean werd gewonnen - belastingkwijtschelding van 3 maanden naar 3 weken Geef u op: Programma in hoofdlijnen. Opening: Derk de Jonge, directeur concernmiddelen Amersfoort. Op het seminar vertelt Ad van Kooyk, raadsadviseur organisatieontwikkeling bij de directie Secretaris Generaal van het ministerie van Veiligheid en Justitie over een concerninitiatief om voor eenvoudige strafzaken de keten effectiever te maken en de doorlooptijd te verkorten. Dat plan wekte in het veld zo veel enthousiasme op dat niet in de planning opgenomen openbaar ministeries en politiekorpsen spontaan het project uitbreidden. Hij vertelt met een collega uit het veld hoe zij dat aanpakken en de doorlooptijd willen terugbrengen van 10 maanden naar 4 weken. Bijzonder hier is versimpeling van de lange, complexe keten van politie, openbaar ministerie, advocatuur, kinderbescherming, reclassering en vele anderen tot en met gemeenten, waardoor grote winst in kwaliteit (effectiviteit!) en snelheid (dus kosten) wordt geboekt. Marieke van Donge, informatieadviseur en projecttrekker Lean Amersfoort vertelt samen met een collega dat Six Sigma aan Lean vooral meten is weten toevoegt, waardoor, zoals zij zegt de echte gegevens, de echte oorzaken en de echte oplossingen op tafel komen. Ook vertellen zij hoe in Amersfoort Lean sluipenderwijs

2 de gemeente verovert. Vanuit het gemeentelijke hoekje van Burgerzaken wist de kwaliteitsadviseur de Publieksdienst enthousiast te maken (ook het management) en werden vervolgens Communicatie, P&O en de Griffie met enthousiasme aangestoken. Lunch Vakoverleg s middags met: - Profs plenair; - Rondje Netwerken; - Intervisieworkshops; - Borrel Seminar, inclusief lunch: 60 Seminar + vakoverleg: 100 Plaats: Raadszaal Amersfoort, Stadhuisplein 1 Geef u op: Presentaties seminar Lean: zaak voor de top Op 10 november 2011 heeft het NMKG bij de gemeente Barneveld een bijzonder succesvol seminar gehouden met als onderwerp Lean: zaak voor de top. Op onze website staan de presentaties van Arjon van Lieshout en Yvonne van Opstal/Marten Kuijk. Procesverbetermethodes zijn geen hypes Procesverbetermethodes zijn geen hypes. Ze staan of vallen daarom ook niet met het al dan niet floreren van individuele voorbeeldbedrijven zoals Toyota bij Lean, en General Electrics bij Six Sigma. Lees meer in de nieuwsbrief van procesverbeteren.nl (zie link hieronder). Meer over de evolutie en verbreding van Lean vindt u in een uitgebreid artikel op de volgende Engelstalige site: Bron: : Kan samenwerking slimmer? Het welslagen van gemeentelijke samenwerking staat of valt met bestuurlijk leiderschap. Zonder voortdurende betrokkenheid van de gemeenteraden wordt samenwerking niks. Samenwerking lukt alleen als de partijen een gedeelde inhoudelijke visie hebben. Zomaar een paar prikkelende stellingen uit verschillende workshops op de Markt van Vraag en Antwooord. Die stond dit jaar in het teken van gemeentelijke samenwerking. Ruim honderd bestuurders, griffiers en secretarissen wisselden kennis en ervaringen uit in het gemeentehuis van Capelle aan de IJssel.

3 Jan Peter Balkenende Voormalig premier Jan Peter Balkenende, hij is nu hoogleraar Governance, Institutions & Internationalization aan de Erasmus Universiteit, hield de slotspeech. Hij citeerde Francis Fukuyama die betoogde dat niet louter economische, maar ook sociale waarden van belang zijn voor de welvaartsontwikkeling. 'Vertrouwen is cruciaal', zei Balkenende. Het belang van de natiestaten neemt af onder invloed van grensoverschrijdende opgaven. Dat geldt ook voor gemeenten, betoogde Balkenende. Bestuurlijke stroperigheid Balkenende hekelde bestuurlijke stroperigheid. Als raadslid in Amstelveen maakte hij mee hoe veel discussies over het Regionaal Orgaan Amsterdam (ROA) tot niets leidden. 'Samenwerking lukt alleen als de partijen redeneren vanuit de inhoud.' Hij noemde de ontwikkeling van Maasvlakte II als een geslaagd voorbeeld van samenwerking. Doordat partijen samen optrokken, konden lange procedures worden voorkomen. Essentiële punten Balkenende besloot met een rijtje noodzakelijke voorwaarden voor het welslagen van samenwerking. Transparantie Vermijd bestuurlijke drukte Democratische legitimatie Breek de samenwerking af als het nodig is Waarborg de autonome rol van de gemeente Verdiep je in de ander Decentralisaties Burgemeester Frank Koen van Capelle is de bestuurlijk voorzitter van het VNG-project Slim Samenwerken. Hij schetste hoe het project voortkwam uit de 'hectische' discussie over de schaalgrootte van gemeenten. Gemeenten bleken niet te voelen voor van bovenaf opgelegde schaalvergroting, maar ze willen wel samenwerken. De gemeenten vroegen de VNG hen te ondersteunen bij het opzetten en vormgeven van samenwerkingsverbanden. Zonder samenwerking kan een gemeente niet meer bestaan, zei Koen. Samenwerking is nodig vanuit het aspect van kosten, kwetsbaarheid en kwaliteit. Bovendien moeten gemeenten samenwerken om de nieuwe taken te kunnen uitvoeren die op hen afkomen in verband met de decentralisaties. De stadsregio Rotterdam is een goed voorbeeld van geslaagde samenwerking, betoogde Koen. 'In de loop van de jaren is een goede balans ontstaan tussen stad en ommeland.' Meer informatie: Website Slim Samenwerken Bron: LeanEnt Lego workshop 'De eerste stap naar Lean' Doel van de (gratis) Lean workshop Het doel van de workshop is om de deelnemers: op hele praktische wijze in aanraking te brengen met Lean; dezelfde taal te laten spreken; te laten ervaren dat écht samenwerken het verschil maakt; paradigma s te laten doorbreken.

4 Onze opzet daagt mensen uit! Mede door de snelheid van het programma ontstaat er binnen groepen een enorme 'drive' om te willen winnen. Deelnemers gaan zelfstandig en fanatiek op zoek naar de beste resultaten. De gevolgde aanpak en de behaalde resultaten vertonen een verbluffende gelijkenis met resultaten die onze klanten vervolgens in de praktijk realiseren. De deelnemers spelen gedurende de workshop een aantal productiejaren in een denkbeeldige onderneming. Aan het eind van elk jaar wordt middels een winst- en verliesrekening en enkele herkenbare prestatie-indicatoren feedback gegeven over het achterliggende jaar. Met sterk gefocuste verbeterondersteuning veranderen en verbeteren de deelnemers hun onderneming. Vervolgens spelen zij het volgende productiejaar. Tijdens de workshop ervaren de deelnemers dat ze in korte tijd ingrijpende verbeteringen kunnen realiseren; dat de principes van Lean ook uitstekend toepasbaar zijn in kantoor- en andere niet-productieomgevingen en dat de focus op het verkorten van doorlooptijden enorm helpt! Ruim mensen uit de hele wereld deden tot nu toe met veel inzet en interesse op enthousiaste wijze aan de workshop 'De eerste stap naar Lean' mee! Voor veel ondernemers was deze workshop de start van een intensief en succesvol verbetertraject in hun organisatie. Onder andere Scania (worldwide), UPC, Koninklijke Nooteboom Trailers, Gemeente Barneveld, Akzo Nobel, Gemeente Meppel, Clondalkin Group, Waterschap Rivierenland, Struik & Hamerslag Yacht Interiors & Refits en Gemeente Assen hebben deze workshop ingezet om veel van hun medewerkers te laten beleven wat Lean kan betekenen. Bron: Waarom Lean Management? Organisaties zullen nooit beter worden dan haar medewerkers. Goede resultaten Iedereen wil goede resultaten. Om competitief te blijven, moeten organisaties goede resultaten halen met betrekking tot productkwaliteit kosten, kwaliteit, winst, enz. Deze resultaten kunnen alleen op indirecte wijze geleverd en verbeterd worden. Goede processen Het zijn de processen die de resultaten leveren en het zijn de processen die verbeterd moeten worden om de resultaten te verbeteren. Dit is de basis van het procesdenken. Er zijn vele processen te bedenken die tot een bepaald resultaat leiden. Niet ieder proces dat een goed resultaat levert is ook een goed proces. (Daarom is management by results ook zo gevaarlijk) Er is een duidelijke visie nodig over de richting waarin verbeterd moet worden. Goede medewerkers Processen kunnen zichzelf niet verbeteren. Daar zijn mensen voor nodig. Het verbeteren van processen vraagt vaardigheden en motivatie. Het vraagt om medewerkers die in staat zijn een toekomst voor te stellen die nog niet bestaat en gemotiveerd zijn om hier over na te denken en deze gedachten in werkelijkheid om te zetten. Omdat verbeelden voor realiseren gaat, zullen processen nooit beter zijn dan de mensen die deze processen ontwikkelen; verzorgen en verbeteren.

5 Goed management Goede medewerkers voor uw organisatie zijn schaars en kunnen niet enkel met werving en selectie verkregen worden. U zult ze zelf moeten ontwikkelen. Dit is niet iets sporadisch of theoretisch, maar iets voor iedere dag in de dagelijkse praktijk. Daarom is het ontwikkelen van goede medewerkers een hoofdtaak van management en kan het ook alleen maar worden gedaan door de direct leidinggevende. Om als leidinggevende goede medewerkers te kunnen ontwikkelen die goede processen ontwikkelen die goede resultaten leveren zult u zelf in staat moeten zijn om een goede medewerker te zijn die goede processen ontwikkelt die goede resultaten leveren. U kunt mensen geen dingen leren waarin u zelf niet vaardig bent. Verbeteren kun je niet uitbesteden Het uitbesteden van verbeteren aan een Continu Verbeter team of een Black Belt of een consultant is een doodlopende weg. Een heel praktische reden is dat door dingen uit te besteden aan specialisten er altijd een beperking zal zijn in de mate waarin aandacht gegeven kan worden aan de details. Er zal dan automatisch een soort ROI (return on investment) denken zijn intrede doen. Sommige details zullen aan hun lot worden overgelaten. Daarmee heeft de entropie een aanvang genomen en zal het proces, zo gauw de specialist een andere uitdaging heeft opgepakt, niet verder verbeteren maar degraderen. Zoals gezegd zullen processen nooit beter zijn dan de mensen die deze processen ontwikkelen; verzorgen en verbeteren. Hulpvraag Consultancy drijft op de hulpvragen die het management van organisaties stelt. Het is duidelijk dat een hulpvraag op meerdere niveaus gesteld kan worden: 1.Help ons onze resultaten te verbeteren 2.Help ons onze processen te verbeteren 3.Help ons onze medewerkers te verbeteren 4.Help ons ons management te verbeteren De meeste vragen die tot nu toe gesteld worden zijn de vragen op niveau 1 en 2. Bij voorkeur met de vraag om een resultaat garantie. Het gevolg daarvan is vaak dat er een afstand ontstaat tussen het proces enerzijds en de medewerkers en het management anderzijds. Het proces krijgt de vorm van een sportauto terwijl de rijvaardigheid van de gebruiker/bestuurder die van een fietser niet overstijgt. Een situatie die meermaals tot ongelukken heeft geleid. In dit voorbeeld is duidelijk een resultaat gerichte vraag gesteld en zijn er ook garanties afgegeven. Daarmee is feitelijk het stuur overgegeven aan een ander. Door het stellen van vraag 1 of 2 door het management komen de medewerkers ook knel te zitten. Die moeten we dan mee zien te krijgen. Uit het voorgaande mag duidelijk zijn de beste vraag om te stellen een vraag op niveau 4 is. Als u als leidinggevende goede medewerkers wilt ontwikkelen die goede processen ontwikkelen die goede resultaten leveren en u het besef hebt dat u mensen geen dingen kunt leren waarin u zelf niet vaardig bent dan weet u welke hulpvraag u het beste kunt stellen. Deze tekst is geïnspireerd door Gerd Aulinger. Bron: Heusden en haar werkprocessen

6 De gemeente Heusden is een dynamische, relatief nieuwe gemeente met een unieke mix van groen, bedrijfsleven en bebouwing. Zo n inwoners leven en werken in elf verspreide kernen op een oppervlakte van 7800 hectare. De combinatie van wonen, werken en recreëren vereist een optimale service aan onze inwoners. Hoe kan de gemeente hen de komende jaren zo goed mogelijk van dienst zijn? Het antwoord: De Heusdense Manier van Werken. Klantgericht, resultaatgericht, projectmatig, procesgericht, digitaal, tijd- en plaatsongebonden, innovatief, flexibel, efficiënt en effectief. Ambities die grote uitdagingen bieden, maar ook speciale aandacht vragen om goed uitgevoerd te worden. De gemeente is hier hard mee bezig. Deze aanpak is niet onopgemerkt gebleven. Met de Heusdense Manier van Werken is dan ook de e-government Award binnen gehaald. Wat merkt de klant ervan? De burger zo snel mogelijk proberen te helpen en de werkprocessen daar op inrichten. Onafhankelijk van tijd en plaats. De burger laten deelnemen aan het politieke proces. Transparantere werkprocessen. Ofwel, de klant krijgt meer inzicht in wat de gemeente voor hem/haar doet en waar zij mee bezig is. De klant staat centraal in de Heusdense Manier van Werken. De medewerkers hebben dit allemaal als uitgangspunt bij hun werkzaamheden. Van buiten naar binnen denken. De dienstverlening voor de klant zo optimaal mogelijk laten gebeuren. De volgende wensen van de klant zijn bepalend voor de dienstverlening: - De klant wil zijn vraag vlot kwijt kunnen; - De klant wil respect krijgen en serieus genomen worden; - De klant wil alternatieven krijgen; - De klant wil duidelijke afspraken en toezeggingen; - De klant wil gekend worden. Digitalisering Belangrijk speerpunt in de Heusdense Manier van Werken is digitalisering van werkprocessen. Het streven is ernaar om 100% digitaal te werk te gaan. Hiervoor wordt optimaal gebruik gemaakt van huidige en toekomstige informatie- en communicatietechnologie. De productie, opslag, raadpleging, mutatie en het transport van informatie vinden geheel plaats in de digitale werkomgeving. Ook voor de communicatie, zowel intern en extern, wordt optimaal gebruik gemaakt van nieuwe communicatievormen via de digitale snelweg. Bron: &LeftMenuexp=5 10 tips voor het uitwisselen van praktijkvoorbeelden Bent u op zoek naar gemeentelijke praktijkvoorbeelden? Wilt u uw eigen beleidsnota, projectplan, startnotitie etc. delen met andere gemeenten? Uitwisselen is een kwestie van halen en brengen en van Slim Samenwerken! Bekijk de '10 tips van de VNG om praktijkvoorbeelden uit te wisselen. Bron: Bibliotheek Enschede als eerste over op Bibliotheek.nl

7 infrastructuur van Stichting Bibliotheek.nl. Deze infrastructuur is ontworpen om in de toekomst vele digitale diensten te kunnen aanbieden. In 2013 moeten alle bibliotheken aangesloten zijn. In opdracht van het ministerie van OCW bouwt Stichting Bibliotheek.nl aan een landelijke digitale infrastructuur. Onderdeel van de infrastructuur vormen onder meer een uniforme webtemplate en de nationale bibliotheekcatalogus. De uniforme uitstraling en de gezamenlijke aanpak versterkt de aanwezigheid van bibliotheken op het internet. Het ministerie van OCW heeft eerder aan de bibliotheken subsidie verstrekt als tegemoetkoming om de aansluiting te realiseren. Meer informatie De website van de bibliotheek Enschede draait als eerste bibliotheekwebsite op de landelijke digitale Website Stichting Bibliotheek.nl Website bibliotheek Enschede VNG-dossier Bibliotheekwerk Bron: Lean en het NMKG De redactie houdt u op de hoogte van de laatste ontwikkelingen rond Lean. Ook willen wij ruimte geven aan NMKGers die hun ervaringen met anderen willen delen en periodiek via de verslag doen. U allen bent een bron van wijsheid en ervaring, door koppeling ontstaat een netwerk dat u inhoudelijk kwalitatief ten dienste staat. Uw ervaringen zijn meer dan welkom (contact@nmkg.nl). Leden helpen leden Wilt u dat de leden van de NMKG meedenken met u over een bepaalde aangelegenheid laat het ons weten via onze website. Wij zorgen voor verdere bekendmaking. De redactie wenst u fijne feestdagen.