Onze Gedragslijn van Verantwoordelijke Zaken

Transcriptie

1 The Way Onze Gedragslijn van Verantwoordelijke Zaken

2

3 The Way Onze Gedragslijn van Verantwoordelijke Zaken

4 Onze gedragscode voor verantwoord ondernemen

5 Boodschap van de Chief Executive De meest constante factor in het langdurige succes van IMI is altijd onze inzet voor The IMI Way geweest. We streven naar uitmuntendheid en leveren resultaten, vernieuwen en verschaffen meerwaarde aan onze klanten en handelen op integere wijze. Hoewel we deze waarden nog niet eerder officieel hebben opgesteld, vormen zij wel de basis waarop IMI in het verleden heeft vertrouwd en zij zullen ook in de toekomst altijd cruciaal zijn voor onze groei. Daarom hebben we nu besloten deze gemeenschappelijke waarden die heel IMI kenmerken en The IMI Way het best weergeven, duidelijk uit te dragen. Wij achten het essentieel voor onze bedrijfsresultaten dat we, als bedrijvengroep, vastleggen door welke handelwijzen IMI zich onderscheidt van de concurrentie en die ook toepassen. Ik vertrouw erop dat u inziet dat het hierbij gaat, en altijd moet gaan, om meer dan woorden op papier. Het gaat om de wijze waarop IMI-medewerkers overal ter wereld elke dag weer handelen en wij moeten hiervoor stuk voor stuk onze verantwoordelijkheid nemen. We kunnen allemaal trots zijn op de prestaties van IMI, maar we mogen nooit op onze lauweren rusten. Onze concurrenten dagen ons uit, klanten willen betere producten en diensten, aandeelhouders verwachten uitstekende en duurzame financiële resultaten en andere belanghebbenden zullen alle aspecten van onze bedrijfsactiviteiten met een kritische blik blijven bekijken. Het zal niet altijd makkelijk zijn, maar we kijken uit naar de uitdagingen, omdat ze ons de mogelijkheid bieden onszelf voortdurend te onderscheiden van de concurrentie, door de kwaliteit en innovatie van onze producten en diensten, door de betrouwbaarheid en deskundigheid van onze medewerkers en door de toonaangevende ethische handelwijzen die wij allemaal moeten toepassen. Klanten, medewerkers, leveranciers, aandeelhouders en iedereen die met IMI samenwerkt, moet merken wat The IMI Way inhoudt. 2

6 Onze gedragscode voor verantwoord ondernemen De leiding belooft elke medewerker waar ook ter wereld te helpen verantwoorde beslissingen te nemen en we beseffen dat zich lastige situaties zullen voordoen. Lees deze gedragscode voor verantwoord ondernemen s.v.p. zorgvuldig door. Dit document verschaft belangrijke richtlijnen voor zakelijk gedrag dat wij allemaal moeten toepassen. Ook wordt aangegeven waar u bij vragen of twijfels terecht kunt voor hulp en advies. Als u voor een dilemma komt te staan en niet weet wat u moet doen, raadpleeg dan deze gedragscode en als u nog steeds twijfelt, raadpleeg dan uw manager of iemand van de afdeling Wetsnaleving, Juridische zaken, Verantwoord ondernemen of Personeelszaken van de IMI Group of op plaatselijk niveau. Per slot van rekening leiden de activiteiten die ieder van ons verricht namens het bedrijf samen tot het succes dat wij creëren. Bedankt dat u de tijd neemt om deze gedragscode door te lezen en wij hopen dat u de inhoud ervan in de praktijk zult brengen. Martin Lamb Chief Executive, IMI plc 3

7 Inhoudsopgave Boodschap van de Chief Executive... 2 The IMI Way: De waarden die wij delen en die ons leiden... 6 Ons traject: inleiding op onze gedragscode voor verantwoord ondernemen Hulp en advies vragen Ondersteuning vragen Meldingen De IMI-hotline...14 Represailles voorkomen...14 Afdeling Juridische zaken...15 Vrijstelling van de gedragscode...15 Samenvatting van ons beleid voor verantwoord ondernemen Klanten Rechtvaardig en ethisch handelen...22 Integere marketing...22 Klantinformatie Productkwaliteit en -veiligheid...23 Geschenken, uitnodigingen en andere gunsten Ongepaste betalingen...24 Klanten uit de openbare sector

8 Onze gedragscode voor verantwoord ondernemen Collega s Veiligheid, gezondheid en milieu...26 Relaties op de werkplek...28 Rechtvaardige arbeidsvoorwaarden Ontwikkeling van medewerkers...29 Respect op de werkplek Personeelsinformatie Aandeelhouders Communicatie en beleggersbetrekkingen Gebruik van bedrijfsmiddelen Interne beheersingsmaatregelen Behoorlijk bestuur...32 Belangenverstrengeling...33 Voorkennis en effectenhandel...34 Beperking van bevoegdheden...35 Zakenrelaties Inkoopmethoden Eerlijke concurrentie Import- en exportmaatregelen Handelspraktijken leveranciers...39 Evaluatie van zakenrelaties...40 Rechtvaardig en ethisch handelen...40 Gemeenschappen Mensenrechten...41 Ondersteuning van de gemeenschap...42 Giften aan politieke partijen...42 Communicatie met derden

9 The IMI Way: de waarden die wij delen en die ons leiden Ons doel is het meest bewonderde en meest innovatieve bedrijf voor technische oplossingen van onze omvang te worden, waar ook ter wereld. Wij willen dit doel bereiken door onze strategie, die gericht is op toonaangevende klanten op nichemarkten die zelf ook groeien, effectief uit te voeren. Door dergelijke klanten meerwaarde te bieden en hun duurzame resultaten te helpen verbeteren, kunnen wij ook de duurzame groei van onze eigen activiteiten en winst bevorderen. De vier belangrijkste strategische maatregelen zijn: onze focus op belangrijke klanten vergroten; onze mogelijkheden voor innovatie vergroten; marktkansen benutten om te groeien op opkomende markten; bedrijven met aanvullende technologieën en marktposities overnemen. Wij onderscheiden ons door ons vermogen inzicht in de behoeften van onze klanten om te zetten in nieuwe producten en diensten die echt van waarde zijn voor de klant. Het toepassen van de beste technieken, innovatie en technische kennis om onze klanten waarde te bieden, wordt bij IMI Voordeel bewerkstelligen genoemd. Cruciaal voor Voordeel bewerkstelligen zijn de intelligentie, energie en inzet van iedereen die bij IMI werkt. Het zijn altijd de medewerkers die het verschil maken en The IMI Way beschrijft hoe wij al ons talent en onze toewijding aanwenden voor ons werk. Om deze doelen te bereiken hebben we bij IMI waarden opgesteld die laten zien hoe wij ons gedragen. Waar je ook werkt bij IMI en welke IMI-medewerker je ook tegenkomt, deze waarden worden altijd in de praktijk gebracht. Deze waarden zijn niet nieuw; we tonen ze elke dag in wat we zeggen en hoe we handelen. Wat wel nieuw is, is dat we onze waarden nu hebben vastgelegd om ons allemaal te helpen herinneren waaraan we ons succes te danken hebben, om nieuwe medewerkers op de hoogte te stellen van de waarden en om ze door te geven aan de vele belanghebbenden. 6

10 Onze gedragscode voor verantwoord ondernemen Onze waarden: IMI-medewerkers streven naar uitmuntendheid en leveren resultaten Wij komen onze beloften en toezeggingen aan alle belanghebbenden na. Wij zetten ons enthousiast in voor leveringen en zijn trots op ons werk. Wij voeren onze plannen op ordelijke wijze uit. Wij voelen ons verantwoordelijk voor de resultaten. We streven naar de hoogste, professionele normen. Wij leveren producten en diensten van de beste kwaliteit. Wij werken voortdurend aan verbetering van onze wijze van zaken doen. Wij investeren in de ontwikkeling van onze medewerkers om hun functioneren en capaciteiten te verbeteren. 7

11 Onze waarden: IMI-medewerkers vernieuwen en bieden onze klanten meerwaarde Wij bouwen een nauwe en hechte band op met onze klanten. Wij luisteren naar en reageren op onze klanten. Wij beheren onze middelen en streven met onze activiteiten naar de tevredenheid van onze klanten. Wij werken samen en zijn er trots op waarde te creëren voor onze klanten. Wij benutten onze technische kennis om 'voordeel te bewerkstelligen'. We zoeken op innovatieve wijze naar oplossingen voor problemen van klanten. Wij creëren oplossingen, producten en diensten die voldoen aan de wensen van onze klanten, nu en in de toekomst. Wij lossen problemen op met verbeeldingskracht en creativiteit; wij verschaffen waarde aan onze klanten en partners. 8

12 Onze gedragscode voor verantwoord ondernemen Onze waarden: IMI-medewerkers handelen op integere wijze Wij verwachten van onszelf, onze partners en onze leveranciers de hoogste ethische normen. Wij zijn eerlijk en hebben de moed "te doen wat juist is". Wij creëren een cultuur waar onze medewerkers voortdurend de juiste keuzes maken. Wij zullen de gezondheid en veiligheid van onze medewerkers en degenen voor wie wij een zorgplicht hebben, niet in gevaar brengen. Wij respecteren al onze belanghebbenden en het milieu en de gemeenschappen waarin wij actief zijn. 9

13 Ons traject: inleiding op onze gedragscode voor verantwoord ondernemen Onze gedragscode voor verantwoord ondernemen (de "gedragscode") is een leidraad om ons allemaal te helpen voortdurend te werken volgens The IMI Way bij al onze activiteiten overal ter wereld. De gedragscode kan ons helpen te bepalen wat we moeten doen, bijvoorbeeld in een feedbackgesprek met een collega, bij onderhandelingen met een belangrijke nieuwe klant of leverancier, bij een beoordeling van onze resultaten voor veiligheid en gezondheid of bij een evaluatie van productvernieuwingen. De gedragscode bestaat uit twee delen. In het eerste deel wordt beschreven wat het doel is van de gedragscode, hoe onze waarden dit ondersteunen en waar u meer advies kunt krijgen over zaken in verband met de gedragscode. In het tweede deel wordt het voornaamste bedrijfsbeleid uiteengezet met betrekking tot de omgang met klanten, collega's, aandeelhouders, zakenrelaties en de gemeenschappen waarvan we deel uitmaken. De gedragscode vervangt al het bedrijfsbeleid van IMI op het gebied van verantwoord ondernemen. De gedragscode is de voornaamste leidraad voor het gedrag dat van alle IMI-medewerkers wordt verwacht. De basis 1. Lees deze gedragscode door. Begrijp wat anderen van u mogen verwachten en wat u mag verwachten van anderen. 2. Praat met uw collega's en manager over kwesties met betrekking tot ethiek en wetsnaleving die zich voordoen bij uw werkzaamheden en vraag om passend advies om te helpen om te gaan met lastige situaties. 3. Maak uw vermoedens bekend. Laat de reputatie van het bedrijf of medewerkers of belanghebbenden geen risico lopen. U kunt uw manager raadplegen of iemand van 10

14 Onze gedragscode voor verantwoord ondernemen de afdeling Wetsnaleving, Juridische zaken, Verantwoord ondernemen of Personeelszaken van de IMI Group of op plaatselijk niveau. Desgewenst kunt u de IMI-hotline bellen. 4. Gebruik deze gedragscode als leidraad om keuzemogelijkheden beter te kunnen beoordelen en beslissingen te kunnen nemen die de waarden van IMI en ons streven naar verantwoord ondernemen bevorderen. De gedragscode is geen uitputtend pakket regels of een reeks geboden en verboden. Het is juist een dynamisch document dat ons helpt open en eerlijk om te gaan met collega s en andere belanghebbenden. U moet er zelf voor zorgen dat u volledig op de hoogte bent van de gedragscode. Er zijn afzonderlijke, meer gedetailleerde procedures en processen ter ondersteuning van de gedragscode die te vinden zijn op het Passport-intranet van IMI of vraag ernaar bij uw leidinggevende. U moet ook zelf eventuele vragen of zorgen aankaarten. Als iedereen naar de gedragscode leeft en zijn/haar eigen verantwoordelijkheid neemt, kunnen we The IMI Way ten uitvoer brengen voor alle belanghebbenden en kan IMI zich op al onze markten nog beter onderscheiden van de concurrentie. Het is belangrijk altijd te onthouden dat wanneer u twijfelt over wat u moet doen, u moet stoppen, nadenken, de gedragscode raadplegen en zo nodig hulp vragen. Toepassing van de gedragscode: Deze gedragscode geldt voor alle directeuren, leidinggevenden en medewerkers van de IMI Group. In deze gedragscode wordt onder "IMI","de IMI Group" en "het bedrijf" verstaan: de IMI Group en alle bedrijfsactiviteiten, dochtermaatschappijen en bedrijven die voor het merendeel in bezit of onder beheer zijn van IMI. Bedrijfsleiding: De bedrijfsleiding van elk IMI-bedrijf dient te zorgen voor naleving van de principes, normen en inhoud van deze gedragscode en overtreding ervan aanpakken. In het bijzonder moet al het bedrijfsbeleid in overeenstemming zijn met deze gedragscode en minstens even streng zijn. Aangezien elk bedrijf unieke behoeften heeft, dient te leiding De juiste eventueel aanvullende beleidsmaatregelen en procedures opstellen die nodig zijn om weg naleving van wettelijke en ethische voorschriften te waarborgen. Bedrijfsleiders kunnen Ieder van ons bij IMI moet de afdeling Wetsnaleving, Juridische zaken, Personeelszaken of Verantwoord ondernemen streven naar de hoogste professionele normen om onze van de IMI Group of op plaatselijk niveau om hulp vragen. Bedrijfsleiders dienen ook klanten, collega's, aandeelhouders en andere belang- zelf het goede voorbeeld te geven en de gedragscode en The IMI Way uit te dragen. Tot slot moeten bedrijfsleiders ervoor zorgen dat eventuele overtredingen of schendingen van hebbenden zo goed mogelijk van dienst te zijn. Neem de gedragscode goed worden aangepakt, zo nodig met disciplinaire maatregelen, en dat uw verantwoordelijkheden iedereen binnen hun organisatie, en indien van toepassing de IMI Group, op de hoogte serieus, zoals u ook van uw collega's verwacht. wordt gesteld van eventuele leerpunten. 11

15 Plaatselijk bedrijfsbeleid: Deze gedragscode bevat het minimale beleid voor de hele IMI Group. In bepaalde gevallen kan IMI of een dochterbedrijf aanvullend beleid opstellen voor bepaalde bedrijfsactiviteiten of landen met strengere plaatselijke voorschriften of handelspraktijken. Medewerkers dienen ervoor te zorgen dat ze ook op de hoogte zijn van eventueel aanvullend beleid en procedures die van toepassing zijn voor hun bedrijf. Neem bij twijfel over dit beleid en deze procedures contact op met uw leidinggevende. Managers: Managers en chefs dienen ervoor te zorgen dat hun ondergeschikten deze gedragscode kennen en ernaar leven. Managers moeten ook advies verschaffen aan medewerkers die vragen hebben en eventuele gegronde zorgen van medewerkers aanpakken. IMI-projecten voor verantwoord ondernemen In verband met de waarden die de basis vormen voor The IMI Way, nemen wij onze verantwoordelijkheid ten aanzien van het milieu en de gemeenschappen waarin wij actief zijn heel serieus. We willen met name waarborgen dat de wijze waarop wij omgaan met sociale, maatschappelijke, milieu- en economische kwesties aansluit bij het algehele beheer van het bedrijf. Daarom heeft IMI het Global Compact van de VN ondertekend, waarin normen zijn vastgelegd voor mensenrechten, arbeidsomstandigheden, het milieu en corruptiebestrijding. Wij zijn er stellig van overtuigd dat strenge verantwoordelijkheidsnormen goed passen bij groei en bedrijfsefficiëntie. Wij hebben vier prioriteiten vastgesteld voor onze algemene methode voor verantwoord ondernemen: Voortdurende verbetering van onze werkmethoden om risico's voor gezondheid en veiligheid te beperken. Inzicht in en voldoen aan prioriteiten van onze klanten voor verantwoord ondernemen. Beheer van de bijzondere uitdagingen van de bevoorradingsketen in lagekostenlanden. Maximale energiezuinigheid voor zowel onze processen als onze producten. Deze prioriteiten worden ten minste eenmaal per jaar herzien om te waarborgen dat ze nog steeds relevant en geschikt zijn. Actuele informatie hierover en over aanverwante zaken is te vinden onder Responsibility (Verantwoordelijkheid) op de IMI-website. 12

16 Onze gedragscode voor verantwoord ondernemen The IMI Way Hulp en advies vragen Nu we ons als wereldbedrijf blijven ontwikkelen, wil IMI ervoor zorgen dat alle medewerkers beschikken over de kennis, middelen en ondersteuning om volgens de gedragscode te handelen. In ons eentje kunnen wij niet constant streven naar uitmuntendheid, resultaten leveren, vernieuwen, waarde verschaffen aan onze klanten en op integere wijze handelen, tenzij we om advies vragen, wanneer dat nodig is. Hulp vragen in nieuwe of lastige situaties is geen teken van zwakheid, maar van kracht. Ondersteuning vragen Als u vragen hebt over deze gedragscode of over wat u in een bepaalde situatie moet doen, moet u eerst uw eigen manager raadplegen. Als uw manager niet beschikbaar is of als u de kwestie liever niet met uw manager bespreekt, kunt u ook contact opnemen met een hogere manager of iemand van de afdeling Wetsnaleving, Juridische zaken, Verantwoord ondernemen of Personeelszaken van de IMI Group of op plaatselijk niveau. Desgewenst kunt u ook de IMI-hotline bellen (zie informatie op pagina 14). Meldingen Als werknemer bent u verplicht vermoedens van overtredingen van de wet, een voorschrift of de gedragscode te melden. Hierdoor helpt u het bedrijf potentiële problemen te signaleren, ze te corrigeren en alle medewerkers te ondersteunen bij hun dagelijkse werkzaamheden. Meld uw vermoedens aan uw manager of, zo nodig, een hogere manager of iemand van de afdeling Wetsnaleving, Juridische zaken, Verantwoord ondernemen of Personeelszaken van de IMI Group of op plaatselijk niveau. Daarnaast kunt u uw vermoedens melden aan een directeur of commissaris van IMI plc. 13

17 De IMI-hotline In een bijzonder gevoelige situatie die u liever niet via de normale kanalen meldt, kunt u de IMI-hotline bellen. Via de IMI-hotline kunt u alle kwesties melden die in strijd zijn met de letter en geest van de gedragscode, zoals intimidatie op de werkplek, corruptie of onterechte onkostendeclaraties. In bepaalde landen gelden wettelijke beperkingen voor het gebruik van de IMI-hotline. Als dat het geval is, krijgt u passend advies, wanneer u de melding doet. Raadpleeg voor meer informatie de afdeling Wetsnaleving of Juridische zaken ter plaatse of van de IMI Group. Als u een melding doet via de hotline, zowel via de website als telefonisch, wordt uw anonimiteit gewaarborgd, als u daarom vraagt. De hotline wordt extern beheerd en strikt gereguleerd, wat betekent dat uw identiteit niet zonder uw toestemming bekend wordt gemaakt aan het bedrijf. Alle meldingen met naamsvermelding worden, op verzoek, vertrouwelijk behandeld, voorzover wettelijk toegestaan en mogelijk in verband met de passende onderzoeks- en opvolgingsmaatregelen. De juiste weg Heb de moed om "correct te handelen", als u iets ziet dat verkeerd lijkt. Vraag om raad en meld uw vermoedens aan uw manager of een andere geschikte persoon. Gebruik de IMI-hotline, als u uw vermoeden liever via een alternatief kanaal meldt. De IMI-hotline is als volgt bereikbaar: Via Internet: Telefonisch (alle gesprekken zijn gratis vanaf een vaste lijn): zie de telefoonnummers aan de binnenkant van de achterflap. Het bedrijf zal direct een onderzoek instellen naar uw melding en u desgewenst op de hoogte houden van de oplossing ervan. Het bedrijf zal maatregelen nemen tegen personen die de gedragscode overtreden, indien nodig zelfs ontslag en aangifte bij de bevoegde instanties. In verband met de geheimhoudingsplicht mag het bedrijf u niet in alle gevallen op de hoogte stellen van het eindresultaat van een onderzoek. Wij vragen uw begrip hiervoor. Represailles voorkomen Het bedrijf zal medewerkers die zonder kwade bedoelingen meldingen doen, beschermen tegen strafmaatregelen of represailles. U dient mogelijke represaillemaatregelen te melden aan een hogere manager of iemand van de afdeling Wetsnaleving, Juridische zaken, Verantwoord ondernemen of Personeelszaken van de IMI Group of op plaatselijk niveau. Als er represaillemaatregelen zijn genomen tegen u of een andere medewerker, kunt u dit melden via de hotline. 14

18 Onze gedragscode voor verantwoord ondernemen Afdeling Juridische zaken Divisies moeten de overkoepelende afdeling Juridische zaken van IMI direct op de hoogte stellen van potentiële zaken van aanzienlijk juridisch belang. Dit kunnen zijn: voorgestelde bedrijfstransacties, belangrijke regelgevingsgeschillen of rechtszaken, aanzienlijke problemen met productintegriteit of het milieu of andere zaken met gevolgen voor de strategische positie of reputatie van de IMI Group. Het management van divisies moet gebruikelijke juridische zaken ter plekke afhandelen. Zo nodig moeten de bedrijfsleiders ter plaatse juridisch advies inwinnen om het juridische risico te bepalen en te beheersen. De overkoepelende afdeling Juridische zaken van IMI kan divisies adviseren over het gebruik van een externe raadsman en, indien nodig, de aanpak van routinezaken. Vrijstelling van de gedragscode De Chief Executive of de IMI Group Finance Director moeten hun goedkeuring verlenen voor eventuele vrijstellingen van deze gedragscode. Voor vrijstellingen voor directeuren van IMI is de goedkeuring van de volledige IMI-directie vereist, tenzij anders aangegeven in deze gedragscode of een ander genoemd document. 15

19 Samenvatting van ons beleid voor verantwoord ondernemen Dit hoofdstuk bevat een overzicht van het IMI-beleid inzake verantwoord ondernemen voor de hele onderneming, waaronder alle houdster- en werkmaatschappijen. U kunt dit gebruiken als leidraad voor de inhoud van deze gedragscode en elk bijbehorende onderwerp raadplegen voor meer informatie over wat het bedrijf verwacht van alle directieleden, leidinggevenden en medewerkers. IMI verschaft ook aanvullende richtlijnen en documenten met betrekking tot overkoepelende activiteiten en activiteiten van houdster- en werkmaatschappijen. Houdt u in alle situaties aan de relevante wetten, voorschriften, deze gedragscode en eventueel aanvullend plaatselijk bedrijfsbeleid. Houd rekening met plaatselijke handelspraktijken en gebruiken, maar gebruik deze niet als excuus voor het overtreden van de wet. Als u denkt dat deze gedragscode of de interpretatie daarvan, plaatselijk bedrijfsbeleid en/of plaatselijke wetten en voorschriften met elkaar in strijd zijn, meld dit dan direct aan uw manager. Volg altijd de strengste norm, ongeacht of het deze gedragscode, het plaatselijk bedrijfsbeleid of een wet of voorschrift is. Bij verantwoordelijk gedrag gaat het om onze contacten met collega's en externe belanghebbenden, daarom hebben we ons beleid ingedeeld volgens de belangrijkste belangengroepen waarmee we bij IMI elke dag te maken hebben: klanten, collega's, aandeelhouders, zakenrelaties en gemeenschappen. Klanten Rechtvaardig en ethisch handelen: ga altijd eerlijk om met onze klanten en probeer nooit voordeel te behalen door oneerlijke, corrupte of andere frauduleuze of onwettige activiteiten. 16

20 Onze gedragscode voor verantwoord ondernemen Integere marketing: zorg ervoor dat de beweringen van het bedrijf met betrekking tot producten/diensten nauwkeurig, waar en aantoonbaar zijn. Houdt u aan alle wetten, voorschriften en vaknormen voor adverteren, reclame en andere marketingactiviteiten. Klantinformatie: bescherm de informatie van klanten, bewaar het op een veilige plek en deel het niet met anderen buiten het bedrijf zonder dat de klant dat weet, met name vertrouwelijke of bedrijfsspecifieke informatie. Productkwaliteit en -veiligheid: volg altijd geschikte kwaliteitsprocedures voor uw bedrijf en zorg ervoor dat u op de hoogte bent van alle relevante veiligheidseisen op alle potentiële doelmarkten en daaraan kunt voldoen. Meld eventuele problemen met de productveiligheid direct aan het management. Geschenken, uitnodigingen en andere gunsten: houdt u aan de wetten, voorschriften en het bedrijfsbeleid inzake het uitwisselen van geschenken en uitnodigingen, met name met overheidsinstanties of klanten uit de openbare sector. Ongepaste betalingen: geef nooit iets van waarde, zoals smeergeld of "retourcommissie", om een zakelijk besluit te beïnvloeden. Smeergeld of retourcommissie kan bestaan uit contant geld, geschenken, diensten en gunsten. Klanten uit de openbare sector: ken en volg alle regels voor het zaken doen met de overheid en andere klanten uit de openbare sector. Deze regels kunnen betrekking hebben op inkoopactiviteiten, verstrekking van gegevens of rapporten aan de klant, omgaan met vertrouwelijke informatie en intellectueel eigendom of het gebruik van agenten of andere vertegenwoordigers voor de samenwerking met een klant uit de openbare sector. Collega s Veiligheid, gezondheid en milieu: wij beloven onze medewerkers op de werkplek te beschermen en op milieuverantwoorde wijze te werken. Zorg dat u op de hoogte bent van de specifieke voorschriften met betrekking tot veiligheid, gezondheid en milieu op uw vestiging. Zorg ervoor dat bezoekers en anderen die niet bij het bedrijf in dienst zijn, op de hoogte zijn van deze voorschriften en zich daaraan houden. Meld situaties die onveilig of schadelijk voor het milieu zouden kunnen zijn, direct. Help mee om te waarborgen dat de producten en diensten van het bedrijf veilig zijn. Relaties op de werkplek: vermijd persoonlijke relaties op de werkplek die uw werk nadelig kunnen beïnvloeden. Bespreek potentiële problemen met uw manager of een plaatselijke personeelsmanager. 17

21 Rechtvaardige arbeidsvoorwaarden: baseer besluiten inzake werving, salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden, promotie en andere arbeidszaken op objectieve criteria en nooit op leeftijd, geslacht, ras, godsdienst, seksuele geaardheid of andere persoonlijke kenmerken die niet mogen meewegen. Ontwikkeling van medewerkers: de ontwikkeling van talenten en vaardigheden is essentieel voor ons succes. Stimuleer collega's hun functioneren te ontwikkelen en te verbeteren, zodat IMI-medewerkers hun potentieel ten volle kunnen benutten. Neem ook de verantwoordelijkheid voor uw persoonlijke ontwikkeling. Respect op de werkplek: behandel anderen altijd met respect. Gedraag u nooit op een wijze die treiterend, vernederend, intimiderend of drammend zou kunnen overkomen. Personeelsinformatie: raadpleeg of verspreid de persoonlijke informatie van andere medewerkers uitsluitend, als u daartoe bevoegd bent. Volg de relevante wetten en beleidsmaatregelen voor het versturen van dergelijke gegevens over landsgrenzen. Aandeelhouders Communicatie en beleggersbetrekkingen: alleen bevoegde personen mogen namens het bedrijf spreken. Informatie die aan derden wordt verstrekt, moet nauwkeurig, op tijd, duidelijk, begrijpelijk en relevant zijn. Gebruik van bedrijfsmiddelen: gebruik alle bedrijfsmiddelen, zoals eigendommen, kapitaal, informatie, technologieën en intellectuele eigendommen, zorgvuldig en bescherm ze tegen verkeerd gebruik of verlies. Voer ze af volgens goedgekeurde procedures. Interne beheersingsmaatregelen: volg alle interne beheersprocedures, bijvoorbeeld met betrekking tot boekhouding, financieel beheer en verslaglegging en documentbeheer. Behoorlijk bestuur: draag bij aan behoorlijk bestuur in de bedrijfsvoering, bijvoorbeeld door het gebruik van processen die bewijs leveren van behoorlijk bestuur. Belangenverstrengeling: houd persoonlijke belangen strikt gescheiden van uw verantwoordelijkheden op het werk, waaronder nevenactiviteiten, financiële belangen, relaties met naaste verwanten of anderen, politieke activiteiten of belangen en het gebruik van bedrijfsmiddelen voor persoonlijke doeleinden. Voorkennis en effectenhandel: gebruik nooit gevoelige bedrijfsinformatie voor persoonlijke handel en verstrek dergelijke informatie niet aan anderen zonder dat daarvoor een rechtmatige reden bestaat, met name als de anderen het waarschijnlijk zullen gebruiken voor hun eigen effectenhandel. 18

22 Onze gedragscode voor verantwoord ondernemen Beperking van bevoegdheden: zorg ervoor dat uw handelingen en die van anderen namens het bedrijf geoorloofd zijn. Zakenrelaties Inkoopmethoden: hanteer rechtvaardige inkoopmethoden en zorg ervoor dat het bedrijf waar voor zijn geld krijgt. Discriminatie van leveranciers is niet toegestaan. Eerlijke concurrentie: zorg ervoor dat het bedrijf op eerlijke wijze concurreert en sluit geen overeenkomsten en maak geen afspraken die de mededinging op onrechtmatige wijze beperken. Breng concurrenten niet in diskrediet. Ook is het niet toegestaan prijsof andere gevoelige bedrijfsinformatie met hen te bespreken of uit te wisselen. Import- en exportmaatregelen: zorg ervoor dat u op de hoogte bent van de relevante export- of importeisen voor producten en diensten en van economische sancties of boycots. Handelspraktijken leveranciers: help het bedrijf ervoor te zorgen dat leveranciers voldoen aan de verwachtingen van IMI met betrekking tot de werkomstandigheden op hun eigen bedrijf of afspraken te maken over dergelijke normen en hen helpen deze te bereiken. Zorg ervoor dat agenten of andere vertegenwoordigers die namens het bedrijf handelen op de hoogte zijn van het bedrijfsbeleid, wanneer ze voor ons werken. Gebruik nooit een van deze partijen om iets te doen wat medewerkers van het bedrijf niet mogen doen. Evaluatie van zakenrelaties: evalueer potentiële zakenrelaties om het risico van samenwerking met hen te beheersen. Rechtvaardig en ethisch handelen: ga altijd eerlijk om met onze zakenrelaties en probeer nooit voordeel te behalen door oneerlijke, corrupte of andere frauduleuze of onwettige activiteiten. Gemeenschappen Mensenrechten: werk volgens methoden die aansluiten bij de inzet van IMI voor mensenrechten. Het gaat hierbij onder meer om het gebruik van kinder- of dwangarbeid, een veilige en gezonde werkplek voor collega's en omwonenden, veilige producten en diensten, milieubescherming, eerlijke lonen, wettige arbeidstijden en het recht op vakbondslidmaatschap of collectieve arbeidsovereenkomsten. Zorg ervoor dat deze normen binnen de hele bevoorradingsketen gelden. 19

23 Ondersteuning van de gemeenschap: volg de richtlijnen uit deze gedragscode voor het ondersteunen van goede doelen of liefdadigheidsinstellingen. Houd persoonlijke, gemeenschaps- en liefdadigheidsactiviteiten en -bijdragen gescheiden van bedrijfsactiviteiten. Giften aan politieke partijen: zet geen bedrijfskapitaal of -middelen in voor politieke activiteiten of belangen zonder voorafgaand overleg met de overkoepelende afdeling Juridische zaken van de IMI Group en toestemming van de IMI Group Finance Director. Over het algemeen stemt het bedrijf niet in met giften aan politieke partijen en de groep doet geen giften aan politieke partijen. Communicatie met derden: communiceer uitsluitend met externe belanghebbenden over bedrijfsactiviteiten, als u daartoe bevoegd bent. Zorg ervoor dat wat u zegt nauwkeurig, rechtvaardig, op tijd, duidelijk, begrijpelijk en relevant is. 20