Gebruiksreglement bij organisatie van evenementen op de site van VTC de Mixx

Transcriptie

1 Gebruiksreglement bij organisatie van evenementen op de site van VTC de Mixx Artikel 1: Toepassingsgebied Dit reglement is enkel van toepassing bij de organisatie van evenementen binnen het vrijetijdscentrum de Mixx (hierna VTC de Mixx genoemd) en is op elk moment herzienbaar. Bij de organisatie van evenementen op de site van VTC de Mixx zijn de volgende artikels niet van toepassing: Wat is een evenement? Een evenement is een gebeurtenis die voor het brede publiek toegankelijk is en die anders is dan de normale activiteiten die doorgaan in de lokalen. In geval van onduidelijkheid kwalificeert het directiecomité van het Autonoom Gemeentebedrijf Herselt (hierna AGB Herselt genoemd) de activiteit als evenement of niet. Artikel 2: Contactgegevens Adres: Asbroek Herselt Telefoon: Mail: Artikel 3: (balie) (beheerder) demixx@herselt.be beheerder@herselt.be Beschikbare accommodatie Accommodatie Oppervlakte Kleine zaal 700m² Grote zaal 1200m² Andere zalen en ruimten kunnen op basis van de beschikbaarheid, bijkomend gehuurd worden aan de normale tarieven. Kleedkamers worden naar gelang de behoefte en beschikbaarheid gratis ter beschikking gesteld wanneer deze gebruikt worden voor douchen en omkleden. Wanneer deze voor andere doeleinden gebruikt worden (vb. stockage), wordt er een kostprijs van 10,00 EUR per dag per kleedkamer aangerekend. Artikel 4: Aanvragen Alle aanvragen voor het organiseren van evenementen dienen minimum 3 maanden op voorhand te gebeuren bij de beheerder van VTC de Mixx. Dit kan via mail/brief. Elke aanvraag wordt individueel bekeken. Jaarlijks wederkerende evenementen worden niet automatisch gereserveerd. Deze organisatoren dienen dus jaarlijks het initiatief te nemen om de accommodatie te reserveren. Evenementen kunnen maximum 5 jaar op voorhand ingepland worden. De gebruiker kan een optie nemen op een bepaalde datum. Deze optie blijft 14 dagen geldig. GELDIG VANAF VERSIE JULI

2 Artikel 5: Tarieven Alle tarieven vermeld in dit reglement zijn prijzen inclusief BTW. Herseltse verenigingen worden aanzien als de belangrijkste organisatoren van evenementen in of op de site van VTC de Mixx. Om te voorkomen dat de plaatselijke verenigingen moeten uitwijken naar andere locaties omwille van evenementen van niet-herseltse verenigingen, zullen de niet-herseltse gebruikers een hoger tarief betalen dan het normaal gangbare tarief. Een vereniging/club is een Herseltse vereniging indien deze voorkomt op de lijst van verenigingen van het gemeentebestuur Herselt. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen de volgende categorieën: - categorie 1: Gemeentebestuur Herselt Herseltse vereniging niet winstgevend Schoolfeesten van Herseltse scholen - categorie 2: Herseltse vereniging winstgevend - categorie 3: Niet-Herseltse vereniging Particulier Commerciële instelling - categorie 4: Besloten (commerciële) activiteiten (vb. privéfeest voor genodigden) Categorie Kleine zaal Grote zaal Kleine + grote zaal Categorie 1 100,00 EUR 150,00 EUR 250,00 EUR Categorie 2 200,00 EUR 300,00 EUR 500,00 EUR Categorie 3 400,00 EUR 600,00 EUR 1.000,00 EUR Categorie 4 750,00 EUR 1.100,00 EUR 1.850,00 EUR Indien de organisator de zaal/zalen de dag voordien wenst te gebruiken om klaar te zetten of een extra dag wensen om op te ruimen, worden onderstaande tarieven aangerekend: - Herseltse verenigingen of het gemeentebestuur Herselt: tarieven van categorie 1 - alle andere: tarieven van categorie 3 Het huren van een extra dag voor het klaarzetten of opruimen kan enkel indien de zaalreservaties dit toelaten en mits akkoord van de beheerder. Inbegrepen in de gebruiksprijs: - gebruik van de locatie, volgens overeenkomst - verwarming en verlichting - gebruik van water en elektriciteit - gebruik van de toiletten Artikel 6: Betalingen De gebruikersvergoeding wordt als volgt gefactureerd: - 50% van de zaalhuur dient betaald te worden na ontvangst van de voorschotfactuur. Indien dit bedrag niet voor de vervaldag van de factuur betaald wordt, vervalt de aanvraag. - De resterende 50% van de zaalhuur wordt samen met het drankverbruik en opties na de activiteit gefactureerd. Indien de eindfactuur niet tijdig betaald is, zal volgende procedure gevolgd worden: - Er zal een eerste aanmaning verstuurd worden. Hiervoor zullen geen kosten aangerekend worden. - Indien er geen betaling ontvangen wordt binnen de 14 dagen na het verzenden van de eerste aanmaning, zal er een tweede aanmaning verstuurd worden. Hiervoor zullen 10,00 EUR GELDIG VANAF VERSIE JULI

3 aanmaningskosten aangerekend worden. - Indien er geen betaling ontvangen wordt binnen de 7 dagen na het verzenden van de tweede aanmaning, zal er een aangetekende weigering verstuurd worden. Hiervoor zullen 12,50 EUR kosten aangerekend worden. Bij het opstellen van een aangetekende weigering, zullen alle bestaande toekomstige reservaties en verhuringen geschrapt worden. De gebruiker kan pas terug reservaties of verhuringen aanmaken na betaling van de openstaande schulden. AGB Herselt kan via gerechtelijke weg de openstaande schulden vorderen. Artikel 7: Annulatie Wanneer men de ter beschikking gestelde accommodatie wenst te annuleren, zijn volgende annulatiekosten van toepassing: - annulatie na reservatiedatum: 50% van de zaalhuur - annulatie <2 maand op voorhand: 100% van de zaalhuur Artikel 8: Drankafname Alle dranken of kleine versnaperingen die geschonken worden, dienen minimum 3 weken op voorhand besteld te worden via de beheerder. Het is verboden om eigen dranken te voorzien. De drankenlijst kan aangevraagd worden via de beheerder. Alle materialen nodig voor het schenken van dranken, worden kosteloos ter beschikking gesteld (uitgez. mobiele toog en eventuele koelwagen) en dienen samen met de drank besteld te worden. De organisator ziet erop toe dat er geen dranken de gehuurde ruimte verlaten. Indien personeel moet ingeschakeld worden om flesjes, afval, glazen te ruimen buiten de gehuurde ruimte, zal er een personeelskost van 45,00 EUR per begonnen werkuur aangerekend worden. De begin- en eindvoorraad van de drank wordt gecontroleerd door de zaalwachter. De gebruiker mag steeds aanwezig zijn bij de telling. De telling van de zaalwachter is onbetwistbaar. Elke geopende of begonnen verpakking (fles, vat) zal beschouwd worden als volledig verbruikt. Wegens het werken met een digitale stock, dient het leeggoed per drank gesorteerd aangeboden te worden. Dit vergemakkelijkt tevens de telling van de zaalwachter. Artikel 9: Huur van materialen Volgende materialen kunnen op basis van beschikbaarheid via AGB Herselt ontleent worden: Materiaal Kostprijs Opmerking Vloerbeschermingsmatten 0,05 EUR/m² Verplicht te gebruiken Stoel 0,10 EUR Tafel 0,10 EUR Statafel 1,00 EUR Stretchrok statafel 2,00 EUR Mobiele toog 50,00 EUR Omvat 2x tap, 2x verlek, 2x afwasbak en 1x tafel Afwasbak Grote afwasbak met boiler Togen Tribunes Verdeelkast Enkel voor binnengebruik Glazen, tassen en ondertassen Aftrekkers GELDIG VANAF VERSIE JULI

4 Dienborden Handdoeken en vaatdoeken 0,50 EUR per stuk Inclusief reiniging Kommetjes, borden Bij het ontbreken of bij onherstelbare schade zullen volgende kosten aangerekend worden: Materiaal Statafelrok Frisdrankglas Bierglas Wijnglas of cavaglas Aftrekker Dienbord Handdoek Vaatdoek Koffietas, theetas of ondertas Koffielepel of taartvork Kommetje Dessertbord Groot bord Plastic box groot Plastic box middel Plastic box klein Kostprijs 40,00 EUR 1,50 EUR 2,00 EUR 2,50 EUR 1,50 EUR 2,50 EUR 1,50 EUR 1,00 EUR 1,50 EUR 1,00 EUR 2,50 EUR 4,00 EUR 5,00 EUR 7,00 EUR 5,00 EUR 3,00 EUR Andere materialen kunnen op basis van de beschikbaarheid ontleend worden via de gemeentelijke uitleendienst (vb. podia). Artikel 10: Personeelskosten De zaalwachter is verplicht aanwezig bij het opstellen en opruimen van het evenement. Omschrijving Uitrollen en oprollen matten waarbij de zaalwachter assisteert Uitrollen en oprollen matten door de zaalwachter Klaarzetten of opruimen materialen door de zaalwachter Algemene opkuis waarbij de zaalwachter assisteert Algemene opkuis door de zaalwachter Kostprijs per begonnen uur en per personeelslid 45,00 EUR 60,00 EUR 60,00 EUR 45,00 EUR 60,00 EUR Wanneer de zaalwachter extra werk heeft door het niet-naleven van de afspraken (vb. stoelen niet gestapeld, leeggoed niet gesorteerd ), zal er een personeelskost van 45,00 EUR per begonnen werkuur aangerekend worden. Artikel 11: Beschadigingen, onaanvaardbare sociale handelingen, misbruiken en vervuilingen Elke organisator is volledig aansprakelijk voor de schade die hij/zij of een bezoeker veroorzaakt. Elke organisator is verantwoordelijk voor de orde en netheid in de door hem gebruikte ruimte. GELDIG VANAF VERSIE JULI

5 Alle veroorzaakte schade zal doorgerekend worden aan de gebruiker. Indien de zaalwachter extra belast wordt met het opkuisen van de achtergelaten vervuiling, zal er een personeelskost van 45,00 EUR per begonnen werkuur aangerekend worden. Bij ernstige beschadigingen zal er contact opgenomen worden met de politie om een proces verbaal op te maken. Indien de organisator een handeling stelt die indruist tegen één of meerdere artikels uit dit gebruiksreglement of tegen een (sociaal) onaanvaardbare handeling, zal het directiecomité van AGB Herselt een sanctie opleggen (vb. weigering). De aard van de sanctie zal afhankelijk zijn van de gestelde handeling. Het personeel van AGB Herselt kan op elk moment een persoon die een (sociaal) onaanvaardbare handeling stelt, verwijderen uit het complex. Artikel 12: Geluidshinder De organisator dient zich bij het spelen van muziek te houden aan de geldende reglementering. In het ganse complex gelden volgende maxima: - activiteiten met hoofdzakelijk +18-jarigen: een maximum van 95dB(A) - activiteiten met hoofdzakelijk -18-jarigen: een maximum van 90dBA) Voor bepaalde evenementen kan een afwijking toegestaan worden (vb. live-optreden met orkest). Op de buitenterreinen mag geen muziek gespeeld worden zonder toelating van het college van burgemeester en schepenen. Artikel 13: Reclame Voor het ophangen van reclame in VTC de Mixx is er een aanplakreglement van toepassing. Folders en affiches dienen afgegeven te worden aan de balie. De zaalwachter zal deze in de daarvoor voorziene ruimte ter beschikking stellen of ophangen conform het reglement. Er kan ook promotie gemaakt worden op de twee tv-schermen in de Mixx. Meer info: info@herselt.be Tijdens het evenement mag er enkel reclame in de gehuurde ruimte geplaatst worden. De manier waarop deze bevestigd wordt, dient vooraf besproken te worden met de beheerder. De reclame mag alleszins niet met tape, nagels of nieten bevestigd worden. Het plaatsen of bevestigen van de reclame mag de veiligheid van bezoekers niet in het gedrang brengen. Artikel 14: Weigering toegang AGB Herselt kan een toelating betreffende het gebruik van de accommodatie wijzigen of intrekken. Indien van dit recht gebruik gemaakt wordt, zal vooraf overleg gepleegd worden met de betrokken organisator. AGB Herselt is gemachtigd om de accommodatie te sluiten en het gebruik ervan te verbieden om redenen van openbare orde, overmacht, herstellingswerken, veiligheid of welke andere zich opdringende noodzakelijkheid dan ook. In geval van overmacht (vb. technische panne, crisissituatie ) is het AGB Herselt niet aansprakelijk voor gemaakte kosten van de gebruiker (vb. spreker, aankoop of huur materialen ). Er kan geen GELDIG VANAF VERSIE JULI

6 enkele schadevergoeding geëist worden voor geleden verliezen/mislopen inkomsten. Er zullen geen gebruikskosten aangerekend worden in geval van overmacht. Artikel 15: toegang Het personeel en directie van het AGB Herselt heeft recht om de gebruikte lokalen te betreden, zonder inkomgeld te betalen. Dit is uiteraard enkel van toepassing bij uitoefening van hun (toezichts)functie. Artikel 16: Aansprakelijkheid De organisatoren vrijwaren AGB Herselt en zijn werknemers van elke aansprakelijkheid bij ongevallen of diefstallen die zich voordoen naar aanleiding van of ingevolge van het gebruik van één of meerdere ruimten in VTC de Mixx. Artikel 17: Verzekeringen De organisator staat zelf in voor de schade veroorzaakt aan zijn eigen materiaal en/of goederen en deze van zijn deelnemers. Hij is zelf aansprakelijk voor de geldelijke gevolgen van de burgerlijke aansprakelijkheid die hem ten laste zou kunnen gelegd worden krachtens artikel 1382 tot 1386 van het burgerlijk wetboek. De organisator dient minimum 14 dagen vooraf een afschrift van de gevraagde verzekeringspolis te bezorgen aan de beheerder. Indien dit niet wordt bezorgd, betekent dit dat het contract wordt opgeschort. Artikel 18: Verloren voorwerpen Verloren voorwerpen worden uiterlijk één maand bewaard en kunnen opgevraagd worden aan de balie. Artikel 19: Rookverbod Het is verboden te roken in VTC de Mixx. De organisator dient alle nodige maatregelen te treffen om dit rookverbod te doen naleven. De organisator wordt verantwoordelijk gesteld voor inbreuken tegen dit rookverbod en is verantwoordelijk voor alle mogelijke schade (incl. boetes) hieruit volgend. Artikel 20: Kauwgomverbod Het is verboden kauwgom te gebruiken in VTC de Mixx. Artikel 21: Camerabewaking Er is camerabewaking aanwezig in en rond VTC de Mixx De opnamebeelden kunnen door de bevoegde diensten gebruikt worden bij betwistingen, diefstal, vandalisme Artikel 22: Veiligheidsmaatregelen De organisator dient minimum 14 dagen voor de aanvang van het evenement een duidelijk en gedetailleerd plannings- en inrichtingsplan voor te leggen aan de beheerder. Indien dit niet wordt bezorgd, betekent dit dat het contract wordt opgeschort. Het directiecomité van AGB Herselt of de bevoegde diensten (politie, brandweer ) kunnen op basis van het ingediende plannings- en inrichtingsdossier bijkomende veiligheidsmaatregelen opleggen. De opstelling van materialen en constructies zal steeds zo dienen te gebeuren dat de nooduitgangen en passages hier naar toe vrijblijven. GELDIG VANAF VERSIE JULI

7 Brandgevoelige materialen mogen niet gebruikt worden voor de versiering en inrichting van de ruimte. Artikel 23: Brandbestrijdingsmiddelen en elektrische borden De brandbestrijdingsmiddelen en de elektrische borden binnen het gebouw moeten volledig vrij blijven en steeds gemakkelijk bereikbaar zijn. Hiermee dient men rekening te houden bij de opbouw van de stands. Elke belemmering zal de afbraak van de stand tot gevolg hebben. Artikel 24: Inrichting stands versiering De inrichting en de versiering van de stands gebeurt onder de verantwoordelijkheid van de organisator. Alle brandbare materialen die gebruikt worden voor de bouw van de stands moeten zorgvuldig onbrandbaar gemaakt worden (gebruik van brandvertragende verf ed). Zeer brandbare materialen zijn niet toegelaten (vb. papieren slingers ). Het gebruik van kaarsen of open vuren zijn niet toegelaten. Artikel 25: Elektrische installaties Het gebruik van elektrische installaties zoals oven, percolator, waterkoker, microgolfoven is toegestaan. De organisator is volledig verantwoordelijk voor het gebruik van deze toestellen. Bij het gebruik van meerdere elektrische installaties dient een werfkast aangevraagd te worden bij de beheerder. Indien de organisator vreest dat het stopcontact van 16 ampère (3f 400V), 32 ampère (3f 400V) en 63 ampère (3f 400V) niet voldoet, dient de organisator zelf een extra stroomgroep te voorzien. Het directiecomité van AGB Herselt heeft altijd het recht om een gespecialiseerd organisme aan te stellen om de elektrische toestellen te keuren. Voor grotere elektrische elementen (vb. stroomgroep, industriële frietketel dient men een recent keuringsattest voor te leggen aan de beheerder. Indien de organisator wenst aan te sluiten aan de marktkast (vb. frietkraam) dient deze zelf de nodige aansluiting te voorzien om hierop aan te sluiten. Het verbruik wordt dan verrekend naargelang de verbruikte elektriciteit. Indien er geen stekker voorzien wordt en de organisator aansluit op het elektriciteitsnet van VTC de Mixx, zal hiervoor een forfaitprijs van 10,00 EUR per dagdeel aangerekend worden: De dagdelen worden als volgt opgedeeld: uur: voormiddag uur: namiddag uur: avond uur: nacht Artikel 26: Gastoestellen Het gebruik van gastoestellen binnen VTC de Mixx is verboden. Artikel 27: Evacuatie, uit- en nooduitgangen Alle uitgangen, noodgangen en de wegen die er naartoe leiden, moeten gedurende het gebruik van de ruimte(n) vrijblijven van alle hindernissen. Deze uitgangen, nooduitgangen en de wegen die er naartoe leiden, zullen aangeduid worden door pictogrammen, zoals bepaald in het K.B. van , betreffende de veiligheids- en gezondheidssignalering op het werk. GELDIG VANAF VERSIE JULI

8 Tijdens het evenement en bij de opbouw en afbouw moeten alle deuren onmiddellijk kunnen geopend worden. Tijdens de opbouw, de afbraak en tijdens het evenement moet aan elke zijde van het gebouw voldoende ruimte vrijgehouden worden om een snelle tussenkomst van de brandweer, politie en andere veiligheidsdiensten mogelijk te maken. Buiten de voorziene parkeerstroken mag geen enkele wagen of ander voertuig geplaatst worden. Artikel 28: Schenken van alcoholische dranken Openbare dronkenschap is volgens de 'Wet der Beteugeling van de Openbare Dronkenschap' strafbaar. Dronkenschap is strafbaar in elke openbare plaats (openbare weg, feesttenten, fuiven ). Niet alleen het drinken, maar ook het schenken van alcoholische dranken is bepaald in de Wet der Beteugeling van de Openbare Dronkenschap en de 'Wet betreffende de vergunning voor het verstrekken van sterke drank'. Dit is ook van toepassing op evenementen en fuiven. Een recente wetswijziging (B.S. 31/12/09) legt duidelijke leeftijdsgrenzen vast voor verkoop en schenken van alcohol aan jongeren. De wetswijziging zegt in essentie het volgende. Alcoholhoudende dranken (bier, wijn ) mogen niet verkocht, geschonken of aangeboden worden aan jongeren onder de 16 jaar. Voor sterke drank (alcopops, vodka ) ligt de leeftijdsgrens op 18 jaar. Wanneer iemand alcohol wil kopen, mag men een bewijs van leeftijd vragen. Deze wetswijziging creëert duidelijkheid: geen alcohol voor -16-jarigen. Niet op café, maar ook niet langer in de supermarkt, (nacht)winkel of drankautomaat. Je mag evenmin alcohol schenken aan personen die in kennelijke staat van dronkenschap verkeren. Artikel 29: Security Voor sommige evenementen kan het directiecomité van AGB Herselt de organisator verplichten om security te voorzien. Artikel 30: Afwijkingen Afwijkende vragen of zaken die niet geregeld zijn in voorliggend reglement zijn in regel niet toegestaan. Afwijkingen op het reglement dienen minimaal 14 dagen vooraf aangevraagd te worden aan het directiecomité van AGB Herselt dat bevoegd is om de gevraagde afwijkingen toe te staan, al dan niet onder voorwaarden, of te verbieden GELDIG VANAF VERSIE JULI