Provincieraadsbesluit

Transcriptie

1 11e Directie Dienst 113 Sport Provincieraadsbesluit betreft HUIS VOOR DE SPORT Huishoudelijk reglement De Provincieraad, gelet op de artikelen 65 en 85 van de provinciewet; gelet op het advies van de stuurgroep van de Provinciale Adviesraad voor Lichamelijke Opvoeding, Sport en Openluchtrecreatie tijdens de vergaderingen van 27 mei en 20 juni 2002; gelet op het advies van Dienst 34 Patrimonium en uitrusting; gehoord het verslag van gedeputeerde Ivan Verleyen, lid van haar college; besluit : artikel 1: Het Huishoudelijk Reglement van het Huis voor de Sport wordt als volgt goedgekeurd: Artikel 1 Toegang tot het Huis van de sport Het gebouw wordt buiten de openingsuren elektronisch afgesloten. Ter controle is camerabewaking voorzien. De federaties/organisaties die kantoorruimte afhuren in het HVDS of reserveren voor het zwevend bureau kunnen bij Dienst 113 een gecodeerde toegangspas aankopen voor elk personeelslid. Met deze pas kunnen zij op elk tijdsstip het gebouw betreden. Deze kaarten zijn voor strikt persoonlijk gebruik en mogen niet aan derden doorgegeven worden. Elke huurder ontvangt een sleutel van de toegangsdeur(en) van de kantoorruimte die hij huurt en van de bijbehorende archiefruimte. De sleutel mag door de federatie/organisatie op eigen kosten bijgemaakt worden, aan te vragen via Dienst 113 i.f.v. het sleutelplan. Bezoekers kunnen zich tijdens de kantooruren informeren bij het onthaalpersoneel aan de balie en buiten de kantooruren bij de bewaker.

2 p. 2 Bezoekers die zich aanmelden i.f.v. een vergadering hebben enkel toegang tot de (gereserveerde) vergaderzaal en de ontmoetingsruimte/cafetaria. Leveranciers melden zich aan bij de besteller. De te leveren goederen worden direct gestockeerd bij de besteller. Goederen die op transpalet geleverd worden, moeten voor het transport in het gebouw overgeladen worden op de kleinere karretjes die daarvoor ter beschikking staan. Artikel 2 Parking Er wordt geen parkeerruimte voorbehouden voor personeel dat tewerkgesteld is in het HVDS. De parkeerplaatsen voorzien bij de ingang van het gebouw worden voorbehouden voor gehandicapten. De resterende plaatsen mogen ingevuld worden door dienstvoertuigen van federaties/organisaties die kantoorruimte afhuren in het HVDS. Personeelsleden en bezoekers kunnen parkeren langsheen de Zuiderlaan en Watersportbaan en op de parking van de Topsporthal Vlaanderen. Er is een open fietsenstalling voorzien aan de achterzijde van het HVDS, waar personeelsleden die met de fiets naar het werk komen op eigen risico - gebruik kunnen van maken. Artikel 3 Vergaderingen Vergaderzalen moeten schriftelijk aangevraagd worden bij Dienst 113 d.m.v. de ter beschikking gestelde reservatieformulieren. Bevestiging van een reservatie ontvangt de aanvrager door terugname van het tegen getekend reservatieformulier. Teneinde een jaarplanning te kunnen opmaken, kunnen sportfederaties en organisaties hun aanvraag indienen tussen 15 mei en 1 juni, voorafgaand aan het sportseizoen. Het HVDS telt 6 vergaderzalen. Ze worden verhuurd per dagdeel: voormiddag van tot uur namiddag van uur 's avond vanaf uur Op zon- en feestdagen worden geen vergaderzalen ter beschikking gesteld. Gelijkvloers zaal 1 "Het Leen" capaciteit 12 personen 4 EUR per dagdeel zaal 2 "De Boerekreek" capaciteit 12 personen 4 EUR per dagdeel zaal 3 "De Gavers" capaciteit 20 personen 7 EUR per dagdeel zaal 4 "Puyenbroeck" capaciteit 30 personen 10 EUR per dagdeel auditorium capaciteit +/- 100 personen 100 EUR per dagdeel Eerste verdiep zaal 5 "Den Blakken" capaciteit 16 personen 5 EUR per dagdeel zaal 6 "Het Gentbos" capaciteit 16 personen 5 EUR per dagdeel

3 p. 3 Aan federaties en organisaties die een huurcontract met het provinciebestuur hebben, worden de vergaderzalen op weekdagen tijdens de kantooruren (van tot uur) gratis ter beschikking gesteld. Het einduur van de vergaderingen wordt vastgelegd op uur. Mits aangevraagd met het reserveringsformulier, kan tijdens de vergadering audiovisueel materiaal ter beschikking gesteld worden. Indien meubilair in de congresruimte moet verplaatst worden, is het noodzakelijk dit op het reservatieformulier te vermelden. Een reservatie voor één van de vergaderlokalen die niet doorgaat zonder schriftelijke annulatie uiterlijk 7 dagen voor het plaatsgrijpen van de vergadering, leidt tot een betaling van 25 schadevergoeding. Drank en voeding in de vergaderzalen dient verplicht afgenomen te worden bij de concessionaris van het cafetaria van het HVDS. Afspraken en bestellingen worden rechtstreeks met de concessionaris geregeld. Artikel 4 Burelen De ondertekenaar van het huurcontract zal toezien dat de toegewezen kantoorruimte effectief bemand wordt. Het mag dus niet als permanente vergaderruimte, berging of archief gebruikt worden. Het afsluiten van de lokalen gebeurt op de verantwoordelijkheid van de huurder. Bij het verlaten van een lokaal zorgt men er voor dat alle lichten gedoofd zijn, dat de verwarmingelementen zijn dichtgedraaid of minimaal het lokaal nog verwarmen. Elektriciteitstoestellen met verwarmingselementen of motor zijn in de gehuurde ruimten niet toegelaten. Dit geldt o.m. voor waterkokers, koffiezetapparaten, bijkomende verwarmingstoestellen en kopieertoestellen. Vermits er geopteerd is voor een open, transparant gebouw, mag het zicht vanaf de gang in bureelruimte niet belemmerd worden door meubilair, noch door affiches en/of posters. Artikel 5 Meubilair Het provinciebestuur heeft ervoor geopteerd om alle huurders een uniform basispakket kantoormeubilair ter beschikking te stellen. Dit basispakket blijft eigendom van het provinciebestuur, ook bij de beëindiging van het huurcontract. Indien gewenst kan de huurder op eigen kosten bijkomend meubilair aankopen. Dit moet echter gebeuren via de firma waarmee het provinciebestuur een overeenkomst gesloten heeft. Er mag dus geen eigen of ander kantoormeubilair in de burelen van het HVDS binnengebracht worden.

4 p. 4 Artikel 6 Archiefruimte Per m 2 netto bureeloppervlakte wordt 0,3 m 2 archiefruimte ter beschikking gesteld. De invulling van de archiefruimte gebeurt door de huurder, waarbij gebruik mag gemaakt worden van eigen materiaal. De huurder zal erop toezien dat de archiefruimte na gebruik wordt afgesloten. Artikel 7 Onderhoud Het poetsen van de burelen gebeurt door een onderhoudsfirma. De poetsdienst beschikt over een loper waarmee zij toegang hebben tot alle lokalen in het gebouw. De burelen worden met een frequentie gepoetst zoals is afgesproken tussen het Provinciebestuur en de onderhoudsfirma. Klachten over het poetsen moeten binnen de twee werkdagen schriftelijk gesignaleerd worden aan Dienst 113. Kleine (technische) herstellingen mogen enkel door personeel van het Provinciebestuur worden uitgevoerd, tenzij anders is overeengekomen. Aanvragen dienen schriftelijk te gebeuren via Dienst 113. Artikel 8 Communicatie In elk lokaal is er universele bekabeling voorzien voor telefonie/data naar een centraal verdeelpunt. In dit verdeelpunt wordt gekozen of het om een telefoon/data aansluiting gaat. Voor telefonie kan dit een binnenlijn op de telefooncentrale zijn of een rechtstreekse buitenlijn (fax). Op de telefooncentrale kunnen geen 'vreemde' toestellen aangesloten worden. Dit impliceert dat alleen fabrikant gebonden (digitale) toestellen op het systeem kunnen aangesloten worden. De huurder dient zelf rechtstreeks bij de fabrikant zijn toestellen aan te kopen. Alle kosten voor telefonie en data zullen rechtstreeks via de operator aan de huurder gefactureerd worden. De gemeenschappelijke kosten voor onderhoud en gebruik van de centrale zitten vervat in de huurprijs. Het aanbrengen van (sport)affiches in de gemeenschappelijke ruimten is niet toegestaan. Voor info naar bezoekers/klanten dient gebruik gemaakt te worden van het plasmascherm bij de inkom, aan te vragen via de onthaalbedienden van Dienst 113. Folders en tijdschriften van de huurder kunnen alleen op de ter beschikking gestelde displays uitgestald worden. Het correspondentieadres is "Huis van de Sport", Zuiderlaan 13 te 9000 Gent. De bewegwijzering zal in die zin aangebracht worden.

5 p. 5 Huurders mogen geen logo en aparte bewegwijzering plaatsen rond en aan het gebouw. Er wordt in de inkomhal een infobord voorzien, waarop alle huurders - indien gewenst met hun logo - vermeld worden. Artikel 9 Post Er is één gezamenlijke brievenbus voorzien aan de ingang van het gebouw. Ingekomen post wordt gesorteerd door de onthaalbedienden van Dienst 113. Elke huurder krijgt aan aparte en afsluitbare postbus ter beschikking aan de balie. Uitgaande post wordt verzameld aan de onthaalbalie. Artikel 10 Kopiëren/kopiedienst Huurders op niveau 1 en 2 kunnen gebruik maken van de kopieerapparaten die ter beschikking staan in de kopieruimte aan de lift. De kopietoestellen worden bediend d.m.v. een badge en /of codenummer, in functie van de facturatie achteraf. Periodiek ontvangt de huurder een gedetailleerde factuur voor het maken van kopies. Onregelmatigheden/defecten moeten onmiddellijk aan het onthaalpersoneel aan de balie gemeld worden. Voor grotere oplagen kan men terecht bij de kopiedienst aan de balie. Elke opdracht dient schriftelijk aangevraagd te worden d.m.v. het geëigende formulier. De opdrachtgever wordt verwittigd als de kopies klaar zijn. Hij haalt zelf zijn bestelling op aan de balie. Artikel 11 Horeca Op het gelijkvloers is een cafetaria geïnstalleerd die ten dienste staat voor de gebruikers van de vergaderlokalen en het personeel werkzaam in het HVDS. Openingsuren Weekdagen : vanaf 10 uur tot één uur na de laatste vergadering. Vermits het einduur van vergaderen vastgesteld is op 23 uur, sluit het cafetaria ten laatste om 24 uur. Na uur worden geen bestellingen meer opgenomen. Zaterdag : in functie van geplande vergaderingen. De laatste bestelling wordt opgenomen een half uur na het einde van de laatste vergadering. Het cafetaria is gesloten op zon- en feestdagen. Tussen 12 u en 14 u zal het cafetaria dienst doen als personeelsrefter, zonder de verplichting om er te consumeren. De prijzen worden bepaald door de Bestendige Deputatie. Leeggoed wordt zo snel mogelijk teruggebracht.

6 p. 6 Artikel 12 Zwevend bureau Op de tweede verdieping is een zwevend bureau met 5 werkplatforms voorzien dat gratis ter beschikking staat van Oost-Vlaamse afdelingen van de erkende sportfederaties en organisaties en het personeel tewerkgesteld in het kader van het Gemeentelijk Ondersteunings en Sportbegeleidingsproject ( GOSB). Dit zwevend bureau kan afgehuurd worden voor maximaal 3 halve dagen per week. Een werkplatform moet schriftelijk aangevraagd worden bij Dienst 113 d.m.v. de ter beschikking gestelde reservatieformulieren. Bevestiging van een reservatie ontvangt de aanvrager door terugname van het tegen getekend reservatieformulier. Teneinde een jaarplanning te kunnen opmaken, kunnen de provinciale afdelingen hun aanvraag indienen tussen 15 mei en 1 juni, voorafgaand aan het sportseizoen. Per werkplatform is er een telefoontoestel en een internetaansluiting voorzien. Er is tevens één printertoestel voorzien in het zwevend bureau. De kosten voor telefonie- en dataverwerking (internetabonnement), alsook kopieën zijn ten laste van de gebruiker. Huurders in het HVDS kunnen geen gebruik maken van het zwevend bureau. Artikel 13 Allerlei In alle lokalen van het HVDS, geldt een absoluut rookverbod. Er mag uitsluitend gerookt worden in de cafetariaruimte. Wanneer wordt vastgesteld dat toch gerookt wordt in een vergadering zal na een eerste verwittiging de eerstvolgende reservering geannuleerd worden. Na herhaling kan de toegang tot de vergaderruimten geweigerd worden. Het niet naleven van het huishoudelijk reglement kan, na aangetekende verwittiging, het gevolg hebben van gedeeltelijk of volledig het ontzeggen tot de toegang of gebruik van het HVDS. Een rampenplan wordt, met consultatie van de dienst IDPBW van het Provinciebestuur, opgesteld. Iedere verdieping beschikt over een ijskast waar het personeel zowel drank als voedingswaren voorlopig kan in opbergen. Het bestuur is niet verantwoordelijk indien er zaken verdwijnen. Koffie en water worden tijdens de kantooruren gratis ter beschikking gesteld in de kitchenettes voor het personeel (niet voor vergaderingen). Tassen en glazen staan gratis ter beschikking, er dient wel op gelet deze 's avonds in de kitchenette terug te plaatsen.

7 p. 7 Artikel 14 Overzicht van de lokalen zoals aangeduid op de toegevoegde geviseerde plannen. Huidig reglement doet in niets afbreuk aan de huurovereenkomst. Gent, Namens de Provincieraad : de Provinciegriffier de Voorzitter