2 / december 2011

Transcriptie

1 Circulaire Aan Producentenorganisaties Van Albert Wassink Onderwerp: Jaardeclaraties 2011 Afdeling Regelingen Telefoonnummer Volgnummer GMO Totaal aantal pagina s december 2011 Jaardeclaraties 2011 Geachte heer, mevrouw, Artikel 69 van Uitvoeringsverordening (EU) nr. 543/2011 schrijft voor dat de aanvragen voor de financiële steun uiterlijk op 15 februari volgend op het jaar waarop het betrekking heeft, moeten worden ingediend. Dit houdt in dat de jaardeclaraties 2011 uiterlijk op woensdag 15 februari 2012 om 17:00 uur in tweevoud (inclusief bijlagen) bij de afdeling Regelingen van het Productschap Tuinbouw (PT) binnen dienen te zijn. Naast een schriftelijke indiening dient u de aanvraag en bijbehorende bijlagen ook elektronisch in te dienen. Voor zover onderdelen van deze indiening niet middels de door het PT beschikbaar gestelde webapplicatie (GMO Connection) kunnen worden gedaan, dient deze elektronische indiening per (medebewind@tuinbouw.nl) of per cd-rom te worden verricht. Ook de detailstaat betalingen en afschrijvingen, die eerder dit jaar digitaal is verstrekt dient elektronisch te worden ingediend. De jaardeclaratie 2011 bestaat uit de volgende onderdelen: De aanvraag zelf. Zie hiervoor hoofdstuk 1 van deze circulaire. Een aantal bewijsstukken. Zie hiervoor hoofdstuk 2 van deze circulaire. Een financiële rapportage. Zie hiervoor hoofdstuk 3 van deze circulaire. Een rapportage over de bijdragen aan het actiefonds. Zie hiervoor hoofdstuk 4 van deze circulaire. Een inhoudelijk verslag. Hieromtrent wordt u door middel van een separate circulaire geïnformeerd.

2 2 / december 2011 Hoofdstuk 1: Aanvraag In de rechtsgeldig ondertekende steunaanvraag dient u duidelijk aan te geven hoeveel steun u aanvraagt. Daarbij dient u rekening te houden met eventueel ontvangen voorschotten of gedeeltelijke betalingen en de reeds ontvangen betaling die betrekking heeft op het actiefondsgedeelte inzake het uit de markt nemen en het niet oogsten van producten in het kader van de EHEC-crisis. Het maximum steunbedrag is het bij beschikking 2011 toegezegde steunbedrag. Het absolute maximum bedraagt 4,1% (in voorkomend geval 4,6%) van de waarde van de verkochte productie over het referentiejaar. Houdt u hierbij eveneens rekening met het feit dat bedragen die bij de aanvraag tot gedeeltelijke betalingen door het PT uit de aanvraag zijn geschrapt, niet alsnog in de jaardeclaratie kunnen worden opgenomen. Deze bedragen dienen op het toegekende subsidieplafond in mindering te worden gebracht. Wel is het mogelijk dat deze bedragen meetellen voor de berekening van de sanctiegrondslag uit artikel 117 van Uitvoeringsverordening (EU) nr. 543/2011. Voor de operationele plannen 2011 is het referentiejaar gesteld op het kalenderjaar Deze waarde van de verkochte productie dient eveneens in de steunaanvraag vermeld te worden. Aan uitgaven mag u maximaal 8,2% (in voorkomend geval 9,2%) van de waarde van de verkochte productie in de aanvraag opnemen. Ook dienen de eigen bijdragen aan het actiefonds in de steunaanvraag te worden opgenomen. De inhoud van de steunvraag wordt gegenereerd in GMO Connection. U dient deze steunaanvraag af te drukken op uw briefpapier en deze ondertekend in te dienen. Hoofdstuk 2: Bewijsstukken Op grond van artikel 69, lid 2 van Uitvoeringsverordening (EU) nr. 543/2011 dient u bij uw aanvraag bewijsstukken te voegen, omtrent: a) Het bedrag van de aangevraagde steun; b) De waarde van de afgezette productie; c) De van de leden ontvangen financiële bijdragen en bijdragen van de producentenorganisatie zelf; d) De voor het operationele programma verrichte uitgaven; e) De naar actie uitgesplitste uitgaven voor crisispreventie- en crisisbeheersmaatregelen; f) Het naar actie uitgesplitste deel van het actiefonds dat is besteed aan crisispreventie- en crisisbeheersmaatregelen;

3 3 / december 2011 g) De naleving van artikel 103 quater, lid 2 (het maximum van één derde voor uitgaven voor crisispreventie), artikel 103 quater, lid 3, onder a) of b) (de minimum vereisten die gelden voor milieuacties) en artikel 103 quinquies van Verordening (EG) nr. 1234/2007 (de maximale steunpercentages); h) Een schriftelijke verbintenis dat u of één of meer van uw leden geen overlappende financiering uit uniale dan wel nationale bron heeft ontvangen voor maatregelen en/of acties die in aanmerking komen voor steun in het kader van de marktordening groenten en fruit; en i) In het geval van een aanvraag voor een betaling die is gebaseerd op een, conform artikel 60, lid 2 van Uitvoeringsverordening (EU) nr. 543/2011 door het PT vastgesteld, forfaitair standaardtarief, het bewijs van uitvoering van de betrokken actie. Ad. a) De aangevraagde steun Als bewijsstuk van de aangevraagde steun geldt hetgeen is ingevuld in GMO Connection met als output de uitdraai van menupunt 10, punt 1. Separaat dient de detailstaat betalingen en afschrijvingen te worden ingevuld. De financiële regels die van toepassing zijn voor het invullen van GMO Connection en de detailstaat betalingen en afschrijvingen treft u aan in hoofdstuk 3 van deze circulaire. De ingevulde GMO Connection en de detailstaat betalingen en afschrijvingen dienen door een certificerend accountant te worden gecontroleerd en de uitdraai van menupunt 10, punt 1 van GMO Connection en de detailstaat betalingen en afschrijvingen dienen door de accountant te worden gewaarmerkt. Ook dient de producentenorganisatie naar aanleiding van deze controle een controleverklaring van een onafhankelijke accountant te verstrekken. Deze verklaring geldt in beginsel als bewijsstuk, als bedoeld in dit punt. Richtlijnen voor de accountantscontrole zijn opgenomen in bijlage 1 bij deze circulaire. Ad. b) De waarde van de in de handel gebrachte productie Als referentiejaar voor de subsidie 2011 geldt het kalenderjaar Deze waarde heeft u reeds ingediend of zult u uiterlijk op 13 januari 2012 (zie circulaire GMO ) indienen. Deze indiening gaat vergezeld van een controleverklaring van een onafhankelijke accountant. Deze controleverklaring van een onafhankelijke accountant geldt in beginsel als bewijsstuk, genoemd onder dit punt. Deze verklaring hoeft nu niet opnieuw te worden ingediend.

4 4 / december 2011 Ad. c) De van de leden ontvangen financiële bijdragen en die van de producentenorganisatie zelf Bij uw aanvraag dient u in een bijlage een overzicht te verstrekken met betrekking tot de financiële bijdragen aan het actiefonds van de leden en van de producentenorganisatie zelf. Dit overzicht dient als volgt te worden gespecificeerd: Eigen bijdrage telers.. +/+ Bijdrage uit eigen middelen van de producentenorganisatie.. +/+ Aangevraagde GMO-subsidie (conform GMO Connection).. +/+ Projectuitgaven (conform GMO Connection).. -/ Saldo (per 31 januari 2012).. Het saldo zal groter of gelijk dan nul moeten zijn en het ontstane overschot moet worden uitgekeerd aan de leden danwel worden toegevoegd aan de exploitatie van de producentenorganisatie. Bovenstaand overzicht dient door een certificerend accountant te worden gecontroleerd en gewaarmerkt. Ook de naleving van de voorschriften met betrekking tot het beheer van het actiefonds, zoals opgenomen in circulaire GMO , dient door de accountant te worden gecontroleerd. Richtlijnen voor de accountantscontrole zijn opgenomen in bijlage 1. Het gewaarmerkte overzicht dient als bijlage bij de controleverklaring van de accountant te worden gevoegd. Deze verklaring en het overzicht gelden samen als bewijsstuk, als bedoeld onder dit punt. Ad. d) De voor het operationele programma verrichte uitgaven. Als bewijsstuk hiervoor geldt de uitdraai van menupunt 10, punt 1 van GMO Connection. Zoals reeds beschreven onder ad a) dient deze uitdraai door een onafhankelijk accountant te worden gewaarmerkt en van een controleverklaring te worden voorzien. Ad. e) De naar actie uitgesplitste uitgaven voor crisispreventie- en crisisbeheersmaatregelen. Indien acties voor crisispreventie in uw operationeel programma zijn opgenomen, zijn deze in GMO Connection afzonderlijk gerubriceerd onder maatregel 6. Door het invullen van GMO

5 5 / december 2011 Connection en het overleggen van een controleverklaring van een onafhankelijke accountant heeft u in beginsel aan deze bewijsplicht voldaan. In de steunaanvraag wordt deze uitsplitsing door GMO Connection gegenereerd. Voor meer gedetailleerde voorschriften omtrent het opvoeren van uitgaven die zijn gedaan als gevolg van de EHEC crisis wordt u door middel van een separate circulaire geïnformeerd. Ad. f) Het naar actie uitgesplitste deel van het actiefonds dat is besteed aan crisispreventie- en crisisbeheersmaatregelen. Ook hiervoor geldt in beginsel de door de accountant gewaarmerkte uitdraai van menupunt 10, punt 1 van GMO Connection als bewijsstuk. Ad. g) De naleving van artikel 103 quater, lid 2 en artikel 103 quater, lid 3, onder a) of b), en artikel 103 quinquies van Verordening (EG) nr. 1234/2007. In artikel 103 quater, lid 2 van Verordening (EG) nr. 1234/2007 is bepaald dat uitgaven voor crisispreventie niet meer dan één derde van de uitgaven uit hoofde van een operationeel programma mogen uitmaken. Omtrent de uitzonderingen die gelden voor de gevolgen van de EHEC crisis wordt u separaat geïnformeerd. In lid 3 van artikel 103 quater van Verordening (EG) nr. 1234/2007 wordt bepaald dat de operationele programma s twee of meer milieuacties omvatten of dat ten minste 10% van de uitgaven in het kader van de operationele programma s milieuacties betreft. Daarnaast bepaalt artikel 103 quinquies, lid 1 van Verordening (EG) nr. 1234/2007 dat de steun niet meer mag bedragen dan 50% van de daadwerkelijke uitgaven, mits er voor een gelijk bedrag aan eigen bijdragen aanwezig is. Voor een aantal in artikel 103 quinquies, lid 3 genoemde gevallen mag dit steunpercentage 60% bedragen. Daarnaast bepaalt artikel 103 quinquies, lid 2 dat de steun niet meer mag bedragen dan 4,1% van de waarde van de verkochte productie of in het geval van crisispreventie, 4,6% van deze waarde. In de richtlijnen voor de accountantscontrole bij de jaardeclaratie 2011 (bijlage 1 van deze circulaire) is opgenomen dat de accountant er op toeziet dat aan de gestelde percentages wordt voldaan. De controleverklaring van een onafhankelijke accountant dient vervolgens in beginsel als bewijsstuk.

6 6 / december 2011 Ad. h) Een schriftelijke verbintenis dat u of één of meer van uw leden geen overlappende financiering uit uniale dan wel nationale bron heeft ontvangen voor maatregelen en/of acties die in aanmerking komen voor steun in het kader van de onderhavige verordening. Een standaardtekst hiertoe is opgenomen in het format voor de steunaanvraag, deze is opgenomen in GMO Connection. Tevens dient de accountant bij zijn controle op dit punt toezien. Ad i) In het geval van een aanvraag voor een betaling die is gebaseerd op een in artikel 61, lid 5 van Verordening (EG) nr. 1580/2007, bedoeld forfaitair standaardtarief, het bewijs van uitvoering van de betrokken actie. Voor een aantal acties wordt er gewerkt met forfaitaire tarieven, bijvoorbeeld voor het enten van planten. In dergelijke gevallen moet er worden aangetoond dat deze acties daadwerkelijk hebben plaatsgevonden. Dit gebeurt via de detailstaat betalingen en afschrijvingen. Een werkinstructie voor het invullen van deze staat is u eerder toegezonden en zal voor de volledigheid nogmaals digitaal worden verstrekt. De betreffende facturen, dienen bij de producentenorganisatie voor controle toegankelijk te zijn. De door de accountant gecontroleerde en gewaarmerkte detailstaat betalingen en afschrijvingen dient als bewijsstuk voor dit punt. Leden- en parafenlijst Naast bovenstaande bewijsstukken verlangt het PT om controletechnische redenen een digitale versie van uw ledenlijst per 31 december Ook deze lijst dient bij de aanvraag gevoegd te worden. Een format en toelichting op deze ledenlijst wordt gelijktijdig met deze circulaire per verspreid. Naast de ledenlijst dient u ook een parafenlijst van tekeningsbevoegde personen bij de steunaanvraag te voegen.

7 7 / december 2011 Hoofdstuk 3: Financiële rapportage Deze rapportage wordt gegenereerd door het opstarten van menupunt 11 in GMO Connection. Het is mogelijk om in het vierde kwartaal posten naar beneden toe bij te stellen. Dit zal in de praktijk meestal het geval zijn bij duurzame middelen die over meerdere jaren ten laste van het actiefonds worden gebracht. Hierbij gelden de regels zoals laatstelijk beschreven in circulaire GMO Dit houdt het volgende in: a) Er geldt een minimum bedrag van EUR dat jaarlijks ten laste van het actiefonds moet worden gebracht, tenzij het resterende bedrag lager is. b) Dat indien een investering over meerdere jaren ten laste van het actiefonds wordt gebracht, per kwartaal (inclusief het vierde kwartaal) nooit meer dan het dubbele of de helft van het bedrag dat gemiddeld over de overige kwartalen ten laste van het actiefonds is gebracht, mag worden opgevoerd. Van deze regel kan slechts worden afgeweken indien hier schriftelijk toestemming voor is verleend. c) Voornoemde regel geldt per afzonderlijke investering. Ook al zijn deze afzonderlijke investeringen op eenzelfde begrotingsregel opgenomen. d) In afwijking op de hiervoor genoemde regels, is het wel mogelijk om gedurende het jaar te besluiten om een investering alsnog in één keer ten laste van het actiefonds te brengen, ook al is in de goedgekeurde begroting uitgegaan van afschrijven over meerdere jaren. Dit is in ieder kwartaal mogelijk. Ook correcties in verband met de definitieve berekening van de uurtarieven dienen in het vierde kwartaal te worden verwerkt. Alle correcties moeten worden gedaan op de reeds daarvoor bestaande begrotingsregels. Een toelichting dient te worden opgenomen bij de betreffende begrotingsregel. Deze boekingen moeten ook expliciet uit de actiefondsadministratie blijken. Voor iedere begrotingsregel dient een specificatie te worden gegeven. Hiertoe is separaat een format detailstaat betalingen en afschrijvingen verstrekt. Deze detailstaat dient te worden ingevuld conform de werkinstructie voor het invullen van de detailstaat betalingen/afschrijvingen.

8 8 / december 2011 Door middel van circulaire GMO van 25 maart 2011 bent u geïnformeerd omtrent de wijze van handelen bij niet-begrote uitgaven en wijzigingen. Zoals gemeld in de genoemde circulaire is het niet mogelijk om uitgaven in de jaardeclaratie op te nemen, welke niet tussentijds zijn gemeld en/of waarvoor door het PT geen toestemming is verleend. Indien deze uitgaven toch zijn opgenomen, wordt de subsidie op grond van de artikelen 117, 123 en 144 van Uitvoeringsverordening (EU) nr. 543/2011 en de Verordening PT GMO groenten en fruit 2009 verminderd. Alle wijzigingsverzoeken dienen uiterlijk op 30 november 2011 (met uitzondering van verzoeken verhoging actiefonds, zie hiervoor circulaire GMO ) te zijn ontvangen en het PT dient uiterlijk op 20 januari 2012 een beschikking op deze verzoeken te hebben afgegeven. Het ontbreken van een beschikking houdt in dat de wijziging niet in de jaardeclaratie kan worden meegenomen. Het PT wil u er nogmaals nadrukkelijk op wijzen dat afwijkingen op de begroting niet automatisch zullen worden uitbetaald. Deze afwijkingen dienen terdege te zijn onderbouwd. Ook feiten die een nieuw inzicht geven over de bij de beschikking 2011 goedgekeurde bedragen kunnen invloed hebben op het uit te betalen bedrag. De subsidie voor posten die niet worden aanvaard, zal worden verminderd. Alle afwijkingen ten opzichte van de goedgekeurde begroting moeten bij de betreffende begrotingsregels gemotiveerd te worden weergegeven. Zie hiervoor ook de separaat te verschijnen circulaire over het inhoudelijke jaarverslag. In GMO Connection is hiervoor ruimte gecreëerd. Bij het opstellen van de financiële rapportage dient u de volgende voorschriften in acht te nemen: 1. algemeen a) Alle prijzen dienen marktconform te zijn. b) Uitgaven dienen exclusief BTW te worden opgenomen c) Daadwerkelijk genoten betalingskortingen, bonussen en creditnota s (ook die genoten zijn door aangesloten telers) dienen op de betreffende uitgaven in mindering te worden gebracht. Indien deze na indiening van de jaardeclaratie worden ontvangen, dienen deze op eigen initiatief van de producentenorganisatie aan het PT te worden gemeld.

9 9 / december 2011 d) Opgenomen uitgaven moeten zijn gedaan in het kader van de door het PT goedgekeurde begroting bij het operationele jaarplan 2011 of moeten conform circulaire GMO van 25 maart 2011 zijn gemeld of ter goedkeuring zijn voorgelegd. e) Met uitzondering van duurzame middelen die over meerdere jaren ten laste van het actiefonds worden gebracht, kunnen uitgaven slechts worden opgenomen indien de feitelijke levering of dienst ook daadwerkelijk in 2011 heeft plaatsgevonden of in 2012 met grote zekerheid zal plaatsvinden. f) Uitgaven kunnen slechts worden opgenomen indien deze in de periode van 1 januari 2011 tot en met 31 januari 2012 door de producentenorganisatie zijn betaald (voor een uitzondering met betrekking tot duurzame middelen zie punt 3b). De valutadatum dan wel de datum van het bankafschrift gelden als de betaaldatum. Betalingen gedaan in de periode 1 januari 2012 tot en met 31 januari 2012 dienen aantoonbaar betrekking te hebben op het operationeel jaar Vanzelfsprekend mogen deze betalingen niet ook worden opgevoerd in de jaardeclaratie Ook betalingen uit de periode 1 januari 2011 tot en met 31 januari 2011 die zijn opgevoerd in de jaardeclaratie 2010, mogen niet worden opgenomen in de jaardeclaratie Voorbeelden van betaaldata zijn opgenomen in bijlage 2 van deze circulaire. g) Uitgaven en kosten kunnen slechts worden opgenomen indien deze in de periode 1 januari 2011 tot en met 31 januari 2012 conform circulaire GMO van 10 juli 2009 administratief in het actiefonds zijn verwerkt. Dit geldt ook voor afschrijvingskosten en personeelskosten. Vanzelfsprekend kunnen uitgaven/kosten welke reeds bij de jaardeclaratie 2009 in aanmerking zijn genomen niet in de jaardeclaratie 2010 worden opgenomen. Facturen uit de periode 1 januari 2011 tot en met 31 januari 2011 kunnen slechts in de jaardeclaratie worden opgenomen, indien deze aantoonbaar betrekking hebben op acties uit het operationeel plan h) Uitgaven kunnen slechts worden opgenomen, indien deze ook daadwerkelijk aan de eindbegunstigde (externe leverancier of dienstverlener) zijn betaald. Indien een belangrijk geschil (bijvoorbeeld wanprestatie) bestaat met de leverancier of dienstverlener waardoor de betaling nog niet heeft plaatsgevonden, kunnen deze facturen in de declaratie worden opgenomen. U dient dit gespecificeerd in een bijlage bij de steunaanvraag op te nemen en door middel van administratieve bescheiden te onderbouwen. Het PT zal deze kosten niet automatisch honoreren. Slechts nadat door middel van een aanvullende controleverklaring van een onafhankelijke accountant is aangetoond dat de betaling is gedaan (uiterlijk 27 april 2012), zal het PT deze post eventueel honoreren. Deze aanvullende controleverklaring van een onafhankelijke

10 10 / december 2011 accountant dient uiterlijk op 15 mei 2012 bij het PT binnen te zijn. Zie voor aanvullende vereisten hieromtrent punt 5. i) Uitgaven en kosten waarvoor eerder steun/subsidie is ontvangen of waarvoor andere steun/subsidie zal worden ontvangen kunnen niet in de declaratie worden opgenomen. Er wordt daarbij geen onderscheid gemaakt tussen nationale en communautaire subsidies. In beide gevallen is de gehele post uitgesloten van GMO-financiering. Voor wat betreft fiscale maatregelen dient u na te gaan of deze maatregel als steunmaatregel bij de Europese Commissie is gemeld. Indien dit het geval is, is er in ieder geval sprake van dubbele financiering. De betreffende uitgavenpost kan dan niet in de declaratie worden opgenomen. Voor fiscale maatregelen die als steunmaatregel bij de Europese Commissie zijn aangemeld wordt verwezen naar de Handleiding 2011 (circulaire GMO ). De verantwoordelijkheid voor wijzigingen in fiscale regelgeving ligt echter bij de producentenorganisatie. j) Uitgaven en kosten die betrekking hebben op verschillende (sub)activiteiten, dienen in de rapportage naar (sub)activiteit te worden gesplitst. k) Alle facturen, urenstaten en declaraties dienen door de projectleider voor akkoord te zijn getekend. l) Bedragen die bij een aanvraag tot gedeeltelijke betaling door het PT uit de aanvraag zijn geschrapt, kunnen ook niet bij de jaardeclaratie worden opgevoerd. Deze bedragen dienen in mindering te worden gebracht op het toegekende subsidieplafond. Wel kan het zijn dat deze bedragen worden meegenomen in de berekening die naar aanleiding van artikel 117 van Uitvoeringsverordening (EU) nr. 543/2011 wordt gemaakt (3%- regeling). m) De ter zake geldende regelgeving dient in acht te zijn genomen. Voor wat betreft de Criteria voor het in aanmerking nemen van uitgaven wordt verwezen naar circulaires GMO en GMO personeelskosten a) De uurtarieven zijn gebaseerd op het werkelijke betaalde (volgens contract of CAO overeengekomen) brutoloon (wat de basis is voor de loonheffing), in voorkomend geval inclusief een contractueel en/of bij CAO overeengekomen (niet winstafhankelijke) dertiende maand en eventuele onregelmatigheids- en ploegentoeslagen. Daarnaast mogen de volgende elementen in de uurtarieven worden opgenomen (limitatieve lijst): Werkgeversdeel sociale verzekeringswetten Werkgeversdeel zorgverzekering

11 11 / december 2011 Werkgeversdeel pensioen (inclusief dotaties aan pensioenvoorzieningen, voorzover onderbouwd kan worden dat er rechtens afdwingbare uitkerings- c.q. betalingsverplichtingen tegenover staan). Andere elementen (zoals reiskostenvergoedingen, BHV vergoedingen, bonussparen, de eindheffing van 20% over spaarlonen etc.) zijn niet toegestaan. b) Deze bij punt a) genoemde werkelijk betaalde salarissen, worden gedeeld door werkbare uren. Indien er sprake is van deeltijdarbeid dient het deeltijdpercentage op deze uren te worden toegepast. Indien overwerkvergoedingen zijn inbegrepen in de werkelijk betaalde salarissen, dan dient dit aantal uren bij het aantal werkbare uren te worden opgeteld. c) Het totaal bedrag aan opgevoerde kosten voor een medewerker mag nooit hoger zijn dan het brutoloon, vermeerderd met de bij punt a) aangegeven sociale lasten. d) De op de subactiviteit geschreven uren zijn ontleend aan een volledige urenregistratie. Een volledige urenregistratie omvat zowel de registratie van GMO-uren als die van niet- GMO uren. Dit geldt ook voor gedetacheerd personeel en eventuele uitzendkrachten. De volledige urenregistraties hoeven alleen te worden ingevuld over de kwartalen waarin personeelsuitgaven voor het betreffende personeelslid worden opgevoerd. e) Gemaakte uren zijn besteed aan activiteiten binnen de betreffende subactiviteit. f) De urenstaten zijn door de betreffende medewerker en de projectleider/direct leidinggevende gedateerd en minimaal één keer per maand voor akkoord getekend. Dit dienen altijd twee verschillende personen te zijn. g) Op de urenstaten dient een korte duidelijke omschrijving van de binnen de subactiviteit verrichte activiteiten te zijn opgenomen. Gemaakte uren hebben betrekking op de betreffende subactiviteit. h) Gedeclareerde uren zijn gemaakt tussen 1 januari 2011 en 31 december 2011 en zijn uiterlijk op 31 januari 2012 administratief via het actiefonds verwerkt. In het geval overwerk wordt gecompenseerd door middel van een tijd voor tijd regeling, kunnen de in 2011gemaakte overuren in 2011 in het actiefonds worden opgenomen, indien de compensatie-uren daadwerkelijk worden opgenomen (dit mag eventueel in een later jaar zijn). Dit onder voorwaarde dat het onder punt c) gestelde in acht wordt genomen. i) De betreffende medewerkers zijn in dienst van de producentenorganisatie of een minimaal 90%-(klein)dochter van de producentenorganisatie. j) In het geval dat leden van de producentenorganisatie in de declaratie zijn opgenomen, mag het opgevoerde tarief niet meer bedragen dan het begrote tarief, met een maximum van EUR 40 per uur (EUR 25 indien er sprake is van personeel van telers). Ook deze

12 12 / december 2011 leden dienen urenstaten te hebben ingevuld en hebben deze urenstaten door de projectleider laten accorderen. De in de declaratie opgevoerde tarieven dienen ook daadwerkelijk aan de betreffende teler te zijn uitbetaald. In het geval van (personeel van) telers hoeven de werkelijke kosten gemaakt door de teler niet te worden aangetoond. k) Maximaal 90% van de werkelijke gemaakte uren kunnen ten laste van de GMO worden gebracht. Voor managers/leidinggevenden bedraagt dit maximum 80%. l) Er kunnen nooit meer dan uren voor een medewerker ten laste van de GMO worden gebracht. Dit maximum geldt na toepassing van de percentages genoemd bij punt k). m) In het geval managers/leidinggevenden uren schrijven op een activiteit/project dient duidelijk uit de urenregistratie te blijken dat management en beheersmatige activiteiten niet ten laste van de GMO zijn gebracht. Leden van de directie en/of raad van bestuur zijn niet subsidiabel. Uitzonderingen hierop moeten schriftelijk aan het PT zijn voorgelegd en door het PT zijn goedgekeurd. n) Uren mogen uitsluitend aan subactiviteiten worden toegerekend als aan de hand van bewijsmateriaal kan worden aangetoond dat de uren gemaakt zijn in het kader van subsidiabele activiteiten binnen een goedgekeurde subactiviteit. Onder aantonen wordt hier verstaan dat op zijn minst aannemelijk kan worden gemaakt dat uren aan de desbetreffende activiteiten zijn besteed en dat de verhouding tussen de bestede uren en de omvang van de activiteiten redelijk is. 3. duurzame middelen a) Indien het duurzame middel voor de eerste maal wordt opgevoerd, dient het duurzame productiemiddel (door middel van administratieve bescheiden aantoonbaar) gedurende het jaar 2011 in eigendom te zijn verkregen en is/wordt het binnen 12 maanden na de oplevering in gebruik genomen. Voor uitzonderingen hierop zie punt c). b) Indien het duurzame productiemiddel voor de eerste maal wordt opgevoerd, dient de (eerste) betaling voor dit duurzame productiemiddel gedurende de periode 1 januari tot en met 31 december 2011 te zijn gedaan. c) Indien contractuele termijnen worden betaald voor een duurzaam productiemiddel, dat in een later stadium wordt opgeleverd c.q. in gebruik wordt genomen, kunnen slechts de gedurende het jaar 2011 betaalde termijnen in aanmerking worden genomen. e) Indien de aanschaf van een duurzaam productiemiddel over meerdere jaren ten laste van het actiefonds wordt gebracht, dienen de jaartermijnen tot uiterlijk 31 januari 2012

13 13 / december 2011 van het actiefonds te zijn geboekt. Vanaf het eerste jaar van aanschaf c.q. ingebruikname dient jaarlijks een substantieel bedrag (minimaal EUR 5.000) ten laste van het actiefonds te zijn geboekt. Over enig kwartaal in 2011 mag nooit meer dan het dubbele of de helft van het bedrag dat gemiddeld over de overige kwartalen ten laste van het actiefonds is gebracht, ten laste van het actiefonds worden gebracht. Bij energiebesparende investeringen, zoals WKK en aardwarmte (in maatregelen 7 en 8), geldt dat opbrengsten van netto warmte- en elektriciteitsleveringen aan derden in mindering gebracht moeten worden. De verrekening dient plaats te vinden door vanaf het moment van investeren deze investering in 5 jaar lineair ten laste van het actiefonds te brengen, onder aftrek van de genoten opbrengsten. Deze bepaling is van toepassing op alle investeringen voor energiebesparende apparatuur, waarbij de mogelijkheid van netto energielevering aan derden zich voordoet; ook indien hiervan geen daadwerkelijk gebruik wordt gemaakt. Deze bepaling is van kracht voor energiebesparende investeringen die vanaf 10 september 2011 zijn gedaan. Voor investeringen gedaan vóór 10 september 2011 geldt nog dat de investeringen in 1 keer ten laste van het actiefonds gebracht kunnen worden onder aftrek van de voor een periode van 5 jaar geschatte opbrengstbedragen. f) Uitgaven voor duurzame middelen betreffen slechts de daadwerkelijke uitgaven voor de duurzame middelen. Advieskosten en andere externe diensten mogen niet onder duurzame middelen geactiveerd worden, tenzij dit bedrijfseconomisch gebruikelijk is. g) Indien het duurzame productiemiddel wordt geleased of gehuurd kan alleen de gedurende het jaar 2011 betaalde huur/aflossingscomponent in de aanvraag worden opgenomen (dus geen rente, onderhoudscomponenten, servicecontracten e.d.). Leasekosten voor auto s van de zaak en bedrijfsauto s zijn niet subsidiabel. Deze bepaling is zowel van toepassing op financial lease als op operational lease. h) Uitgaven voor tweedehands investeringen kunnen slechts in aanmerking worden genomen, indien deze als zodanig zijn gemeld in het operationeel plan 2011 of indien dit bij de kwartaaldeclaratie kenbaar is gemaakt. Voor de voorwaarden wordt verwezen naar circulaire GMO i) Voor wat betreft het gebruik van investeringen dienen de voorschriften uit artikel 60, lid 3 van Uitvoeringsverordening (EU) nr. 543/2011, nader uitgewerkt in punt 2.7. van de Criteria voor het in aanmerking nemen van uitgaven (circulaire GMO ), in acht te zijn genomen. Afwijkingen hierop zijn alleen mogelijk na schriftelijke toestemming door het PT.

14 14 / december 2011 j) Op de detailstaat betalingen en afschrijvingen dienen gedurende de looptijd van een operationeel programma alle investeringen te blijven staan. Dus ook de investeringen die reeds in een eerder jaar geheel ten laste van het actiefonds zijn gebracht. 4. Overige kosten a) Een factuur voor overige kosten is door de betreffende projectleider geaccordeerd. b) De factuur is gesteld op naam van de producentenorganisatie of een minimaal 90%- (klein)dochter. c) Uit de omschrijving op de factuur dient te blijken welke werkzaamheden (op (sub)activiteitenniveau conform de beschikking 2011) waar en wanneer in het kader van deze subactiviteit zijn uitgevoerd of welke diensten zijn aangekocht. d) Een factuur die op meerdere (sub)activiteiten betrekking heeft moet in de administratie en in de rapportage zijn gesplitst. e) Van externe diensten, waarvan het PT heeft aangegeven dat deze onder het begrip uitvoerder vallen dient een declaratie conform het format van deze circulaire te worden ingediend. De voorschriften in deze circulaire zijn ook op deze kosten van toepassing. Tevens dient de declaratie van een dergelijke externe dienst voorzien te zijn van een controleverklaring van een onafhankelijke accountant of in voorkomend geval een ander door het PT vereist bewijsstuk. f) Indien reiskosten voor personeel onder deze categorie zijn opgenomen, kan de vergoeding aan deze medewerkers maximaal EUR 0,37 per km bedragen. g) Reiskostenvergoedingen kunnen slechts worden opgevoerd, indien deze als gevolg van het bijwonen van/deelnemen aan eveneens in het project opgenomen GMO subsidiabele activiteiten zijn betaald. h) Reiskostenvergoedingen zijn daadwerkelijk aan de medewerkers uitbetaald op grond van een kilometerregistratie. Het belaste deel van deze vergoeding kan bruto worden meegenomen. i) De kilometerregistratie dient te zijn geaccordeerd door de projectleider/direct leidinggevende. j) (Lease-)kosten voor auto s van de zaak en bedrijfsauto s zijn niet subsidiabel, evenals reiskosten als component van het uurloon van een medewerker in dienst van de producentenorganisatie of een minimaal 90%-dochter. k) In het geval van dienstreizen, excursies, etc. als bedoeld in punt 3.5 van de Criteria voor het in aanmerking nemen van uitgaven (circulaire GMO ) is het mogelijk om

15 15 / december 2011 forfaitaire vergoedingen voor reis- en verblijfkosten te verstrekken. Deze vergoedingen dienen daadwerkelijk aan de medewerker te zijn uitbetaald en dienen binnen de maxima uit het Reiskostenbesluit Rijksoverheid te blijven. Het bepaalde in dit punt is eveneens van toepassing op aangesloten telers die activiteiten in het kader van de betreffende subactiviteit verrichten. l) Indien in de rapportage bedragen in het kader van crisispreventie, onderdeel premies voor oogstverzekeringen, zijn opgenomen, dienen deze bedragen in hun totaal (dus het volledige premiebedrag, bestaande uit het EU-deel en de eigen bijdrage, dat voor subsidie in aanmerking komt) aan de teler te zijn uitbetaald voor 31 januari Nog niet gerealiseerde acties Op grond van artikel 69, lid 3 van Uitvoeringsverordening (EU) nr. 543/2011 mag de aanvraag betrekking hebben op geprogrammeerde, maar niet daadwerkelijk gedane uitgaven. In dit geval dienen de volgende elementen te worden aangetoond: a) De betrokken acties konden door omstandigheden waarop de betrokken producentenorganisatie geen vat had, niet worden uitgevoerd uiterlijk op 31 december van het jaar waarin het operationele jaarplan liep, b) de acties kunnen wel worden uitgevoerd uiterlijk tegen 27 april 2012, en c) een corresponderende eigen bijdrage van de producentenorganisatie blijft in het actiefonds. Het PT stelt dat dergelijke uitgaven alleen onder deze regeling kunnen vallen indien deze betrekking hebben op situaties die aantoonbaar (bewijslast ligt bij de producentenorganisatie) zijn ontstaan na indiening van het operationeel jaarplan De regeling is ook niet van toepassing op wijzigingsverzoeken die zijn gedaan na indiening van het operationeel plan De ontstane situatie ligt geheel buiten de invloedsfeer van de producentenorganisatie en is niet het gevolg van een risicovolle planning. Dit houdt bijvoorbeeld in dat het afwijzen van een vergunning door een foutieve of te late indiening (ligt binnen de invloedsfeer van de producentenorganisatie) of vertraging wegens vorstverlet bij aanvang van een bouwproject in december (risicovolle planning) niet onder deze regeling kunnen vallen. Indien u van deze regeling gebruik maakt dient u dit gemotiveerd aan te geven in een bijlage bij de steunaanvraag. De uitgaven en de acties moeten daadwerkelijk voor 27 april

16 16 / december zijn gedaan. Over deze uitgaven dient uiterlijk op 15 mei 2012 een aanvullende controleverklaring van een onafhankelijke accountant te worden verstrekt. In deze verklaring dient expliciet te zijn opgenomen dat bij de betreffende uitgaven behorende eigen bijdragen in het jaar 2011 met de leden of met eigen middelen van de producentenorganisatie zijn verrekend. Het PT zal deze uitgaven niet vanzelfsprekend honoreren. Het PT zal van geval tot geval beoordelen of een beroep op deze bepaling gerechtvaardigd is. U wordt geadviseerd vooraf (tot uiterlijk 15 januari 2012) met het PT in contact te treden of het zinvol is om een beroep op deze bepaling te doen. Bovenstaande regeling is ook van toepassing op de regeling voor geschillen met de leverancier, zoals hiervoor bedoeld onder punt 1g. 6. Forfait voor algemene kosten Als forfait voor algemene kosten kunt u het bedrag opgeven dat is opgenomen in de beschikking Indien de beschikking 2011 gedurende het jaar 2011 is herzien wordt het forfait niet aangepast. De hoogte van het forfait blijft het bedrag dat in de eerste beschikking is opgenomen. Voor dit forfait is geen onderbouwing vereist. Accountantscontrole De uitdraai van menupunt 10, punt 1 uit GMO Connection dient te worden voorzien van een controleverklaring van een onafhankelijke accountant. Omdat deze verklaring dient als bewijsstuk, zoals bedoeld in artikel 69, lid 2 van Uitvoeringsverordening (EU) nr. 543/2011, dient ook deze verklaring uiterlijk op 15 februari 2012 bij het PT aanwezig te zijn. Samen met de controleverklaring dient een gewaarmerkte uitdraai van menupunt 10, lid 1 en een gewaarmerkte detailstaat afschrijvingen en betalingen te worden overlegd. Richtlijnen voor deze accountantscontrole zijn opgenomen in bijlage I van deze circulaire. U wordt aangeraden deze richtlijnen zo spoedig mogelijk ter hand van uw accountant te stellen.

17 17 / december 2011 Hoofdstuk 4: Bijdragen aan het actiefonds In een bijlage bij uw aanvraag dient u opgaaf te doen van de financiële bijdragen aan het actiefonds. Deze opgave dient conform het format dat in hoofdstuk 2, onder ad. c) in deze circulaire is opgenomen, te worden gespecificeerd. Voor de eigen bijdragen en de administratieve verwerking daarvan wordt u verwezen naar circulaire GMO van 10 juli Accountantscontrole De hiervoor genoemde opgave maakt onderdeel uit van de in hoofdstuk 3 genoemde accountantscontrole. De controleverklaring heeft ook op deze opgave betrekking. De specificatie van de bijdragen, conform het format in hoofdstuk 2, onder ad. c) van deze circulaire, dient door de accountant te worden gewaarmerkt. Hoofdstuk 5: Overige zaken Separaat worden u formats ter beschikking gesteld die samen met de jaardeclaratie moeten worden ingediend. Deze formats dienen ook digitaal in een Excel- of Wordbestand (niet in PDF of een ander bestandsformat) te worden aangeleverd. Het indienen van de jaardeclaratie 2011 houdt niet automatisch in dat het aangevraagde bedrag zal worden uitbetaald. Het PT zal uw aanvraag beoordelen en toetsen aan de relevante EU- en PT-Verordeningen, Nationale Strategie (inclusief de nationale milieurichtsnoeren) en PT-circulaires. Ook kan het PT externen inschakelen om controles te verrichten. Deze beoordelingen en controles kunnen het schrappen van bedragen en het verminderen van de subsidie tot gevolg hebben. Ook na uitbetaling van de jaardeclaratie 2011 kunnen het PT, het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie, de Europese Commissie, de Europese en/of Algemene Rekenkamer, of instanties die namens deze instellingen controleren, controles verrichten. Uit deze controles kunnen mogelijkerwijs alsnog terugvorderingen en/of verminderingen van de subsidie voortvloeien. Ten behoeve hiervan heeft de Europese Commissie in Verordening (EG) nr. 885/2006 de volgende bewaartermijn vastgesteld: Alle bescheiden dienen te worden bewaard tot drie jaar na het jaar waarin de Commissie de rekeningen over het betrokken begrotingsjaar overeenkomstig artikel 30 van

18 18 / december 2011 Verordening (EG) nr. 1290/2005 heeft goedgekeurd. De Europese Commissie keurt de rekeningen uiterlijk op 30 april na afloop van het begrotingsjaar goed. Als voorbeeld: een operationeel programma loopt over de jaren 2009 tot en met Het programma eindigt derhalve in het Europese begrotingsjaar De Europese Commissie keurt deze rekeningen goed op 30 april Alle bescheiden van het gehele operationele programma 2009 tot en met 2011, dienen derhalve tot ten minste 30 april 2016 te worden bewaard. Indien er onregelmatigheden zijn geconstateerd, geldt als uitzondering op de hiervoor bedoelde termijn, dat alle bescheiden tot drie jaar na terugvordering van de betreffende bedragen dienen te worden bewaard. Indien een operationeel programma onderdeel uitmaakt van een controle door de auditdienst van de Europese Commissie dienen alle bescheiden tot een jaar na beëindiging van dit controleonderzoek te worden bewaard of tot een jaar na beëindiging van een gerechtelijke procedure. Tot slot wil het PT u wijzen op artikel 96, lid 5 van Uitvoeringsverordening (EU) nr. 543/2011. Dit artikel schrijft voor dat indien een producentenorganisatie de mededelingsplicht die voortvloeit uit Verordeningen (EG) nr. 1234/2007 en Uitvoeringsverordening (EU) nr. 543/2011 niet nakomt of wanneer de mededeling onjuist is, het PT de erkenning van de producentenorganisatie dient te schorsen. Wij gaan er vanuit u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, ing. C.G.M. van Leeuwen Hoofd afdeling Regelingen

19 19 / december 2011 Bijlage I Richtlijnen voor de accountantscontrole bij de jaardeclaratie operationeel plan 2011 Inleiding Ingevolge artikel 69 van Uitvoeringsverordening (EU) nr. 543/2011 dienen de producentenorganisaties die over 2011 een operationeel plan ten uitvoer hebben gelegd, uiterlijk op 15 februari een aanvraag om toekenning van de steun te hebben ingediend. Lid 2 van deze bepaling bepaalt dat bij deze aanvraag een aantal bewijsstukken moet worden gevoegd. Evenals in eerdere jaren, is besloten om een aantal van deze bewijsstukken te laten vervangen door een controleverklaring van een onafhankelijk accountant. Wel moeten de achterliggende stukken bij de producentenorganisatie gearchiveerd blijven en voor controle toegankelijk zijn. Het betreft de volgende van de in artikel 69, lid 2 van Uitvoeringsverordening (EU) nr. 543/2011 genoemde bewijsstukken: Het bedrag van de aangevraagde steun; de van de leden ontvangen financiële bijdragen en die van de producentenorganisatie zelf en het administratieve beheer daaromtrent; de voor het operationele programma verrichte uitgaven; de naleving van artikel 103 quater, lid 2 (het maximum van één derde voor uitgaven voor crisispreventie) en artikel 103 quater, lid 3, onder a) of b) (de minimum vereisten die gelden voor milieuacties), en artikel 103 quinquies van Verordening (EG) nr. 1234/2007(de maximale steunpercentages). De accountantscontrole richt zich op de financiële verantwoording. Dit houdt in dat van de accountant geen fysieke controles worden verwacht. Dat wil zeggen een controle of de prestatie feitelijk geleverd is (bijvoorbeeld de plaatsing van een machine of de aanschaf van software). Nadrukkelijk wel dient hij vast te stellen dat de interne controleprocedures van de producentenorganisatie met betrekking tot de levering van prestaties toereikend zijn. Deze beoordeling vormt immers een essentieel onderdeel van het geheel van de interne beheersing van de producentenorganisatie rond de GMO-uitgaven.

20 20 / december 2011 Indien de verantwoordingen zijn opgesteld door een accountantskantoor, dient dit onder de verantwoordelijkheid van een andere accountant te zijn gebeurd, dan de accountant die de verantwoordelijkheid over de controle draagt. De controlerende accountant mag geen verklaring afgeven bij onder zijn verantwoordelijkheid opgestelde stukken. In het hiernavolgende de richtlijnen voor de accountantscontrole: Controlemethoden, tolerantie en controleverantwoording De accountantscontrole moet worden verricht overeenkomstig Nederlands recht. Er wordt van de accountant verwacht dat hij ook COS 240 in zijn controle betrekt. (COS 240 beschrijft de verantwoordelijkheid van de accountant voor het onderkennen van het risico van fraude in het kader van de controle van de financiële overzichten.) Volgens richtsnoeren van de Commissie van de Europese Gemeenschappen dient de materialiteit minimaal 2% te bedragen bij een betrouwbaarheidsniveau van minimaal 95%. De bedoeling is dat de accountant met een betrouwbaarheid van 95% kan stellen dat de totale fout in de jaardeclaratie minder is dan 2%. Het betreft hier een evaluatietolerantie. In een gedetailleerd controleplan beschrijft de accountant duidelijk: hoe hij met een betrouwbaarheid van 95% de zekerheid zal verkrijgen dat de declaratie in totaal geen grotere fout bevat dan 2% van de declaratie. de opzet van de AO/IB van de producentenorganisatie met betrekking tot de GMOuitgaven, respectievelijk het actiefonds. Hij betrekt daarin ook mogelijke voor de accountant onvervangbare interne controle. hoe hij het bestaan en de werking van de AO/IB van de producentenorganisatie gaat vaststellen. welke maatregelen de producentenorganisatie heeft genomen om vast te stellen dat de geleverde goederen en diensten tegen marktconforme prijzen zijn gefactureerd. welke risico s de accountant onderkend bij zijn controle, welke beheersingsmaatregelen de producentenorganisatie heeft getroffen en hoe de accountant de werking ervan zal controleren.

21 21 / december 2011 In zijn werkprogramma s neemt de accountant gedetailleerd de door hem te controleren voorschriften aan de producentenorganisatie, die in circulaire GMO zijn opgenomen, op. Controle op de financiële rapportage Voorschriften welke uitgaven, op welke wijze in de verantwoording kunnen worden opgenomen, zijn aan de producentenorganisaties medegedeeld in circulaire GMO De accountant stelt vast dat: de door het PT gevraagde gegevens in de webapplicate GMO Connection zijn opgenomen en dat deze informatie juist is. er niet meer uitgaven in de verantwoording zijn opgenomen, dan welke bij beschikking door het PT zijn goedgekeurd. Een gewaarmerkte uitdraai van menupunt 10, punt 1 van GMO Connection dient bij de controleverklaring te worden gevoegd. er geen bedragen zijn opgenomen die bij een eerdere aanvraag over 2011 door het PT zijn geschrapt en dat deze bedragen ook op het subsidieplafond in mindering zijn gebracht. bij de verantwoording van de producentenorganisatie een specificatie is gevoegd voor iedere begrotingsregel van de posten personeel, duurzame goederen en overige kosten. Hiertoe is een detailstaat betalingen en afschrijvingen ter beschikking gesteld. Ook deze detailstaat dient door de accountant te worden gewaarmerkt. de punten 1 tot en met 6 uit hoofdstuk 3 van circulaire GMO in acht zijn genomen. Van deze punten kan alleen worden afgeweken, indien deze afwijkingen schriftelijk door het PT zijn goedgekeurd. In het verleden goedgekeurde wijzigingen worden niet automatisch naar de jaardeclaratie 2011 doorgetrokken. Deze dienen wederom schriftelijk aan het PT te worden voorgelegd. de crisispreventie maatregelen op grond van artikel 103quater, lid 2 van Verordening (EG) nr. 1234/2007, niet meer dan één derde van de uitgaven uit hoofde van het operationeel programma vormen. Voor uitzondering die verband houden met de EHEC crisis zie circulaire GMO de operationele programma s ingevolge artikel 103quater, lid 3 van Verordening (EG) nr. 1234/2007 minimaal twee milieuacties omvatten of dat ten minste 10% van de uitgaven in het kader van de operationele programma s betrekking hebben op milieuacties. de aangevraagde steun ingevolge artikel 103quinquis, lid 1 van Verordening (EG) nr. 1234/2007 niet hoger is dan 50% van de werkelijke uitgaven uit hoofde van het operationele programma, tenzij er bij beschikking toestemming is verleend om op grond

22 22 / december 2011 van artikel 103quinquis, lid 3 van Verordening (EG) nr. 1234/2007 activiteiten voor 60% communautair te laten financieren. de aangevraagde steun ingevolge artikel 103quinquies, lid 2 van Verordening (EG) nr. 1234/2007 niet hoger is dan 4,1% van de waarde van de verkochte productie (4,6% indien de aanvullende ruimte wordt gebruikt voor financiering van crisispreventie maatregelen). er voor in de subsidieaanvraag opgenomen uitgaven nog direct, noch indirect overlappende financiering uit uniale dan wel nationale bron is/wordt ontvangen. Alle in deze richtlijnen genoemde punten dienen expliciet in het controle- en werkprogramma van de accountant aan de orde te komen en de afdoening van ieder punt dient zichtbaar in het dossier te zijn opgenomen. Controle op de bijdragen aan het actiefonds De producentenorganisatie dient ook opgave te doen van de financiële bijdragen aan het actiefonds. Deze opgaaf dient te zijn uitgesplitst conform het format zoals voorgeschreven onder ad. c) van hoofdstuk 2 van circulaire GMO De accountant controleert of: de opgave van de financiële bijdragen juist is. de opgegeven financiële bijdragen bij beschikking door het PT zijn goedgekeurd. de punten genoemd in circulaire GMO van 10 juli 2009 in acht zijn genomen. of de voorschriften opgenomen in circulaire GMO voor wat betreft het beheer van het actiefonds zijn nageleefd. Alle in deze richtlijnen genoemde punten (inclusief hetgeen in circulaire GMO van 10 juli 2009 omtrent het beheer van het actiefonds is opgenomen) dienen expliciet in het controle- en werkprogramma van de accountant aan de orde te komen en de afdoening van ieder punt dient zichtbaar in het dossier te zijn opgenomen. Rapportage Bovenstaande controles dienen te resulteren in één controleverklaring. Het menupunt 10, punt 1 van GMO Connection, de detailstaat afschrijvingen en betalingen en het ingevulde overzicht uit hoofdstuk 2 onder ad c) dienen als bijlage bij de verklaring te worden gevoegd en door de accountant te worden gewaarmerkt. Een model voor deze verklaring is

23 23 / december 2011 opgenomen in bijlage Ia bij deze richtlijnen. Afwijken van deze modelverklaring is slechts mogelijk na schriftelijke toestemming door het PT. In een dergelijk geval dient altijd wel expliciet naar deze richtlijnen te worden verwezen. De verklaring dient samen met de aanvragen van de producentenorganisaties uiterlijk op 15 februari 2012 bij het PT binnen te zijn. De resultaten van de controles dienen tevens te worden beschreven in een gedetailleerd rapport van bevindingen. Dit rapport omvat de volgende zaken: de opbouw van de tarieven voor personeelskosten. de uitgevoerde werkzaamheden om vast te stellen dat voor in de aanvraag opgenomen uitgaven, geen andere uniale of andere subsidies/steunbedragen zijn ontvangen. het administratieve beheer van het actiefonds. overige bijzonderheden de onder het kopje Controlemethoden, tolerantie en controleverantwoording genoemde punten, te weten: het door de accountant opgestelde controleplan. de integrale uitkomsten van de werkzaamheden, zoals beschreven in het controleplan. Het rapport van bevindingen hoeft niet meegestuurd te worden met de controleverklaring. Wel kan dit rapport gedurende de beoordeling van de jaardeclaratie alsnog worden opgevraagd. Documentatie en archivering Alle door de accountant uitgevoerde controles en de daarbij behorende controledocumenten zoals controleplan, controleprogramma, werkprogramma s en rapporten (c.q memo s) van bevindingen dienen goed gedocumenteerd te worden gearchiveerd. Alle in deze richtlijnen genoemde punten moeten duidelijk in het controledossier zijn terug te vinden. Het PT houdt zicht het recht voor om deze controledossiers in het kader van haar controles te (laten) reviewen. Daarnaast dienen deze dossiers ook beschikbaar te zijn voor controles door de Commissie van de Europese Gemeenschappen, het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie, de Europese of Algemene Rekenkamer, of instanties namens deze organen. Indien de accountant bij zijn controle gebruik maakt van gegevens welke zijn opgenomen in het jaarrekeningdossier, dient ook dit dossier voor review/controle