CONCEPT UITVOERINGSOVEREENKOMST EN GARANTSTELLING. Sectorplan PM. de heer PM, voorzitter, en de heer PM, PM, hierna ook te noemen: Stichting PM ;

Transcriptie

1 CONCEPT UITVOERINGSOVEREENKOMST EN GARANTSTELLING Sectorplan PM De ondergetekenden 1. De stichting met volledige rechtsbevoegdheid PM, statutair gevestigd (PM) en kantoorhoudende te PM aan de PM, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door en de heer PM, voorzitter, en de heer PM, PM, hierna ook te noemen: Stichting PM ; 2a. De stichting met volledige rechtsbevoegdheid PM, statutair gevestigd (PM) en kantoorhoudende te PM, aan de PM, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door PM, directeur, en optredend namens (namen werkgevers- en werknemersorganisaties)... hierna ook te noemen: uitvoerder en garantsteller PM; 2b. De stichting met volledige rechtsbevoegdheid PM, statutair gevestigd (PM) en kantoorhoudende te PM, aan de PM, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd doorpm, directeur, en optredend namens (namen werkgevers- en werknemersorganisaties). hierna ook te noemen: uitvoerder en garantsteller PM; 2c. De vereniging met volledige rechtsbevoegdheid PM, statutair gevestigd (PM) en kantoorhoudende te PM, aan de PM, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door PM, directeur, en optredend namens (namen werkgevers- en werknemersorganisaties). hierna ook te noemen: uitvoerder en garantsteller PM; 2d. Etc. etc... hierna de partijen 2a tot en met 2d ook gezamenlijk aan te duiden als: projectuitvoerders ; hierna gezamenlijk ook aan te duiden als: partijen, nemen in aanmerking dat: o de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid subsidie verstrekt overeenkomstig de regels van de Regeling Cofinanciering Sectorplannen, gepubliceerd in de Staatscourant van 14 augustus 2013 nr ; o de Stichting PM bereid is als aanvrager op te treden en ten behoeve van de projectuitvoerders de projectsubsidie aan te vragen, mits de projectuitvoerders de - krachtens de

2 2 Regeling Cofinanciering Sectorplannen en alle wet- en regelgeving die daaruit voortvloeit - (wettelijke) bepalingen en voorschriften/voorwaarden naleven. o partijen overeenstemming hebben bereikt over de voorwaarden waaronder de Stichting PM ten behoeve van de mede projectuitvoerders subsidie aanvraagt bij de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid en over de wijze waarop uitvoering zal worden gegeven aan de voorschriften/voorwaarden van Regeling Cofinanciering Sectorplannen en alle wet- en regelgeving die daaruit voortvloeit. o partijen hun afspraken in het navolgende schriftelijk wensen vast te leggen. 1. Cofinanciering De Stichting PM heeft met inachtneming van de voorschriften van Regeling Cofinanciering Sectorplannen ten behoeve van zichzelf en de mede projectuitvoerders cofinanciering aangevraagd bij het Agentschap SZW. De Stichting PM is aangewezen als hoofdaanvrager en vraagt een bedrag aan van in totaal PM euro in het kader van Sectorplan PM. 1.2 Stichting PM betaalt gedeelten van het toegekende subsidiebedrag van in totaal PM euro uit aan de projectuitvoerders conform bijlage Stichting PM is door partijen gemachtigd om hen als hoofdaanvrager te vertegenwoordigen en in deze namens hen op te treden, zowel in als buiten rechte. 2. Duur en beëindiging overeenkomst 2.1 Deze overeenkomst wordt aangegaan voor de duur van de subsidietermijn. Deze start op PM/de datum van de beschikking van de subsidietoekenning met een looptijd van twee jaar en zal derhalve eindigen op PM. 2.2 Partijen doen hierbij uitdrukkelijk afstand van de mogelijkheid om deze overeenkomst tussentijds te beëindigen. 3. Administratieve voorschriften De projectuitvoerders zijn jegens de Stichting PM ten aanzien van de door hen ontvangen gedeelten van het subsidiebedrag, zoals uiteengezet in bijlage 1, gehouden tot naleving van alle voorschriften/voorwaarden, procedures etc. zoals verwoord in de Regeling Cofinanciering Sectorplannen, de subsidiebeschikking en de daaruit voortvloeiende rapportages en accountantsverklaring(en) zoals verwoord in de uitvoeringsinstructie van bijlage De projectuitvoerders verplichten zich voorts tot naleving van alle voorschriften die in het kader van de Regeling Cofinanciering Sectorplannen aan de Stichting PM worden gesteld. Met name, doch niet uitsluitend beperkt tot het hierna genoemde, zullen de mede projectuitvoerders aan de volgende administratievoorschriften voldoen:

3 3 5. a. ten behoeve van de projecten waarvoor projectsubsidie is verleend zal door projectuitvoerders een separate projectadministratie worden gevoerd, waarin alle gegevens zijn te verifiëren die zijn opgenomen in de aanvraag voor cofinanciering van het Sectorplan PM en de daaruit voortvloeiende rapportages en einddeclaratie; voorts zullen de door de projectuitvoerders met derden afgesloten overeenkomsten in het kader van de uitvoering van het project/de projecten voor inzage beschikbaar zijn; b. de projectuitvoerders zullen de op grond van de toepasselijke regelingen vereiste rapportage aan de Stichting PM ter beschikking stellen; c. de projectuitvoerders zullen alle benodigde medewerking verlenen aan de Stichting PM teneinde deze in de gelegenheid te stellen tijdig en op een juiste wijze aan haar verplichtingen als aanvrager te kunnen voldoen. Dit betekent onder meer dat op eerste verzoek van de Stichting PM gegevens worden geleverd door de projectuitvoerders; d. de projectuitvoerders zullen ervoor zorg dragen dat controle en toezicht op de administratie door de Stichting PM of door de Stichting PM aangewezen derden, waaronder een door de Stichting PM aangewezen accountant, mogelijk is. 4. Aansprakelijkheid en vrijwaring 1. De projectuitvoerders vrijwaren de Stichting PM uitdrukkelijk voor alle aanspraken op terugvordering door de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, op welke gronden dan ook, van de projectsubsidie die uitbetaald is op grond van de beschikking die is afgegeven op aanvraag van de Stichting ter uitvoering van het project zoals omschreven in de aanvraag voor Sectorplan PM. 2. De projectuitvoerders verklaren dat zij de bedragen voor een eventuele terugbetaling - waarvoor de Stichting PM door de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid aansprakelijk wordt gesteld en die de Stichting PM aan de projectuitvoerders heeft doorbetaald - op eerste vordering van de Stichting PM zullen overmaken op een door de Stichting PM aan te wijzen bank- of girorekening. 3. Voor zover de Stichting PM door de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid gehouden is tot terugbetaling van de subsidie op een eerder tijdstip dan de datum waarop zij die bedragen ontvangt van de projectuitvoerders heeft de Stichting PM jegens de projectuitvoerders recht op vergoeding van de wettelijke rente over de tussenliggende periode. 4. De projectuitvoerders vrijwaren de Stichting PM voor iedere andere aansprakelijkheid van wie dan ook in het kader van de subsidie op grond van de Regeling Cofinanciering Sectorplannen. 5. De Stichting PM is jegens de projectuitvoerders niet aansprakelijk indien de projectsubsidie wordt teruggevorderd op welke gronden dan ook.

4 4 5. Opschortende voorwaarde De onderhavige overeenkomst wordt aangegaan onder de opschortende voorwaarde dat een daartoe strekkend besluit moet worden genomen door de in dezen bevoegde organen van partijen. 6. Slotbepalingen 1. Aan de opschriften bij de artikelen komt geen zelfstandige betekenis toe. 2. Indien een bepaling van deze overeenkomst nietig is of door een rechterlijke uitspraak wordt vernietigd, zullen de overige bepalingen van deze overeenkomst van kracht blijven. Partijen zullen over de bepalingen van deze overeenkomst die nietig zijn of vernietigd worden overleg plegen teneinde een vervangende regeling te treffen in de geest van deze overeenkomst. 3. Deze overeenkomst kan slechts door middel van een daarop gerichte schriftelijke overeenkomst tussen partijen worden gewijzigd. Zolang geen overeenstemming is over de aan te brengen wijziging(en), blijven de bepalingen van de onderhavige overeenkomst van kracht. 4. De rechten en plichten die uit deze overeenkomst voortvloeien, kunnen slechts na voorafgaande schriftelijke toestemming over en weer door de Stichting PM enerzijds en een of meer van de projectuitvoerders anderzijds aan derden worden overgedragen. De bij deze toestemming betrokken partijen zijn bevoegd om aan de toestemming redelijke en met het oog op de overeenkomst relevante voorwaarden te verbinden.

5 5 Aldus in x-voud opgemaakt en ondertekend te op 2013 namens de Stichting PM Naam: PM te op 2013 Namens PM Naam: PM te op 2013 namens PM Naam: PM te op 2013 namens PM Naam: PM

6 6 BIJLAGE 1 Totaalbedrag begrotingen en totaalbedrag subsidieaanvraag Totaal van de begrotingen Totaal subsidieaanvraag: Ingevolge de Regeling cofinanciering sectorplannen wordt een vast bedrag aan subsidie voor de beheer- en administratiekosten toegekend aan de hoofdaanvrager. Hiermee zullen de accountantskosten en andere beheer- en administratiekosten worden bekostigd. Na afloop van het project zal overleg plaats vinden over een naar rato verrekening.

7 7 BIJLAGE 2 Uitvoeringsinstructie ten behoeve van project sectorpilots vangnetters Deze uitvoeringsinstructie wordt nader worden ingevuld als meer informatie beschikbaar is. Deze uitvoeringsinstructie geldt thans als leidraad en kan worden uitgebreid mochten hetcontroleprotocol voor de accountant en/of de beleidsregels van SZW daar aanleiding toe geven. Inleiding Op heeft PM (hierna: PM ) een subsidie ontvangen van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid ter grootte van in het kader van de Regeling co-financiering sectorplannen om bij te dragen in de kosten van het project sectorpilots vangnetters. Bij de uitvoering van dit project is een aantal organisaties betrokken waarmee de Stichting PM bijgaande overeenkomst heeft gesloten. Deze uitvoeringsinstructie is bedoeld om de uitvoering van het project en de wijze van verantwoording van kosten te stroomlijnen zodat na afloop van het project tijdig een verantwoording kan worden ingediend die voldoet aan alle voorwaarden van de subsidieverlener. Voorwaarden die van toepassing zijn op de uitvoering van het project De voorwaarden die van toepassing zijn voor het project zijn opgenomen in: - de subsidiebeschikking d.d..; - de Regeling co-financiering sectorplannen, gepubliceerd in de Staatscourant van 14 augustus 2013 nr ; - de Kaderwet SZW subsidies; - de Algemene Regeling SZW-subsidies. Subsidiebeschikking Looptijd: De looptijd van het project is van PM tot en met PM. Dit betekent dat kosten gelegen voor PM en na PM niet subsidiabel zijn. Rapportage: De Stichting PM moet voor de jaren 2013, 2014 en 2015 jaarlijks een rapportage indienen vóór 1.. Dit betekent voor u dat uw jaarrapportage uiterlijk 15 moet zijn ingediend bij de Stichting. De eindrapportage moet uiterlijk. worden ingediend bij SZW. Voor u betekent dit dat uw eindrapportage uiterlijk. bij de Stichting PM moet zijn ingediend. Algemene Regeling SZW-subsidies Artikel 3 lid 1 Subsidiabel zijn de werkelijk gemaakte kosten (zie hierna). Artikel 6 lid 2 Andere subsidies en inkomsten moeten in mindering worden gebracht op de kosten.

8 8 Artikel 9 lid 1 De gesubsidieerde activiteiten moeten conform het projectplan worden uitgevoerd. Dit houdt in dat wijzigingen meteen ter kennis moeten worden gesteld van de Stichting PM. Artikel 12 lid 1 De projectadministratie moet aansluiten bij de begroting en op de juiste en eenvoudige wijze inzicht geven in de werkelijk gemaakte kosten ten behoeve van het project (zie hierna). Artikel 12 lid 2 De bewaartermijn is 5 jaar na afloop van het project, dus tot PM. Werkelijk gemaakte kosten (artikel 3 lid 1) Alleen de werkelijk gemaakte kosten zijn subsidiabel. Bovendien moet het gaan om redelijke kosten. De volgende kosten kunnen worden onderscheiden: Loonkosten van het personeel dat bij de uitvoering is betrokken. Het moet gaan om de werkelijk gemaakte brutoloonkosten, inclusief opslag voor werkelijke sociale lasten. Er mag niet worden gerekend met commerciële tarieven. Het uurtarief kan worden berekend door uit te gaan van de werkelijke loonkosten (inclusief sociale lasten) en een aantal werkbare uren van (bij fulltime dienstbetrekking). Het uurtarief kan worden verhoogd met een opslag voor indirecte kosten. Ook hiervoor geldt dat de opslag moet zijn gebaseerd op werkelijke, redelijke kosten. In de opslag mogen bijvoorbeeld geen toevoegingen aan voorzieningen of afschrijvingen op basis van vervangingswaarde zijn begrepen. Let hierbij ook op dubbeltellingen. Dus kosten van personeel waarvan directe uren in het project zijn opgenomen kunnen niet ook nog in de opslag voor indirecte kosten worden meegenomen. De aan het project toe te rekenen uren moeten gebaseerd zijn op een sluitende urenverantwoording. Dat wil zeggen een urenverantwoording die aansluit op de uren volgens de arbeidsovereenkomst en die wekelijks wordt getekend door de werknemer en wordt geautoriseerd door de leidinggevende. U kunt hiervoor uw eigen urenverantwoordingssysteem hanteren. Op verzoek kunnen wij u een voorbeeld van een urenverantwoordingssysteem aanleveren. Kosten derden (b.v. inhuur, aanschaf goederen) Ook hierbij geldt dat het moet gaan om redelijke kosten die aan het project kunnen worden toegerekend. De redelijkheid van de kosten kan worden aangetoond door offertes op te vragen bij meerdere partijen. Of kosten kunnen worden toegerekend aan het project moet blijken uit: - relatie met de begroting; - vermelding op de factuur; - zichtbare goedkeuring door de projectleider. Projectadministratie De projectadministratie moet zo worden ingericht dat de juistheid en volledigheid van de kosten en inkomsten op eenvoudige wijze kan worden vastgesteld. Bovendien moet uit de administratie de relatie met de begroting zichtbaar zijn. Dit kan door in de reguliere administratie grootboekrekeningen te openen waarop de projectkosten en inkomsten worden verantwoord. Ook kan worden besloten om een extracomptabele projectadministratie in te richten waarin de

9 9 kosten en inkomsten worden geboekt. Hiervoor geldt dan dat de out of pocketkosten moeten kunnen worden aangesloten met de reguliere administratie. In de (financiële) rapportage moeten de kosten op dezelfde wijze worden verantwoord als in de begroting. Een model hiervoor zal binnenkort worden aangeleverd. Voor alle kosten geldt dat zij moeten worden onderbouwd met bewijsstukken (facturen, betalingsbewijzen, urenverantwoordingen, arbeidsovereenkomsten, salarisgegevens). Accountantscontrole De accountantscontrole wordt centraal verzorgd door PM. Deze instructie is opgesteld in overleg met PM. In principe zal PM u tweemaal (PM driemaal) bezoeken te weten: -. voor de beoordeling van de opzet en werking van uw projectadministratie en om eventuele knelpunten hierin met u te bespreken (zgn. interimcontrole). - (PM. voor de tussencontrole). -. voor de eindcontrole. Voor vragen over deze instructie kunt u het best contact opnemen met PM van PM. Zij zal uw financiële vragen doorgeleiden naar PM.