Kwartaalrapportages, voorschotten en gedeeltelijke betalingen

Transcriptie

1 Circulaire Aan Telersverenigingen Van Albert Wassink Afdeling Regelingen Telefoonnummer Volgnummer GMO Totaal aantal pagina s april 2010 Kwartaalrapportages, voorschotten en gedeeltelijke betalingen Geachte heer, mevrouw, Op grond van de artikelen 72 en 73 van Verordening (EG) nr. 1580/2007 is het ook voor de operationele plannen 2010 mogelijk om een aanvraag tot uitbetaling van een voorschot cq. een gedeeltelijke betaling in te dienen. Daarnaast schrijft de afdeling Regelingen van het Productschap Tuinbouw (PT) een kwartaalrapportage voor. Door middel van deze circulaire wil het PT u informeren omtrent de betreffende voorschriften daaromtrent en waar van toepassing richtlijnen voor de accountantscontrole verstrekken. In te dienen documenten Aanvraagbrief Ongeacht of u gebruik maakt van het systeem van gedeeltelijke betalingen of van voorschotten, dient u voor beide aanvragen een aanvraagbrief in te dienen. De inhoud van deze aanbiedingsbrief wordt voor wat betreft de gedeeltelijke betalingen gegenereerd in GMO Connection. U dient deze versie te gebruiken. Productschap Tuinbouw Louis Pasteurlaan 6 Postbus AG Zoetermeer Telefoon Fax info@tuinbouw.nl

2 2 / april 2010 Voor 2010 gelden de volgende deadlines voor de indiening: Gedeeltelijke betaling Voorschot Eerste kwartaal 29 april januari 2010 Tweede kwartaal 30 juli april 2009 Derde kwartaal 29 oktober juli 2010 Vierde kwartaal n.v.t. 29 oktober 2010 Kwartaalrapportage De hierna te behandelen kwartaalrapportage dient u samen te stellen in de daartoe bestemde webapplicatie. Detailstaat betalingen en afschrijvingen Naast de kwartaalrapportage dienen de uitgaven ook te worden gestaafd door middel van de detailstaat betalingen en afschrijvingen. Deze detailstaat wordt digitaal bij deze circulaire gevoegd en is identiek aan die die voor de jaardeclaraties 2009 is ingevuld. Een werkinstructie (TV-I- JD2009-3) is u per op 22 januari 2010 toegezonden Accountantsverklaring Indien de kwartaalrapportage dient ter onderbouwing van uw aanvraag tot gedeeltelijke betaling cq. tot vrijgave van gestelde zekerheden in het geval van voorschotten, dient deze rapportage vergezeld te gaan van een accountantsverklaring. Richtlijnen voor de accountantscontrole en een model accountantsverklaring zijn opgenomen in de bijlage van deze circulaire. De kwartaalrapportages en in voorkomend geval de bijbehorende accountantsverklaringen dienen uiterlijk op de 15 e van de tweede maand na afsluiting van het desbetreffende kwartaal bij het PT binnen te zijn. In het geval dit een weekend of feestdag betreft, zal het PT een andere datum vaststellen. Voor 2010 betreft het de volgende data: Eerste kwartaal 17 mei 2010 Tweede kwartaal 13 augustus 2010 Derde kwartaal 15 november 2010 Indien u werkt met een systeem van 13 perioden van vier weken, worden de eerste vier perioden als het eerste kwartaal gezien. De volgende kwartalen bevatten dan drie perioden van vier weken.

3 3 / april 2010 Gedeeltelijke betalingen Een telersvereniging kan op grond van artikel 73 van Verordening (EG) nr. 1580/2007 verzoeken om het gedeelte van de steun dat overeenkomt met de uitgaven in verband met het goedgekeurde operationeel programma gedurende het jaar te laten betalen. Deze aanvragen kunnen niet vaker dan drie keer per jaar worden ingediend. Op grond van artikel 73, laatste alinea van Verordening (EG) nr. 1580/2007 heeft het PT besloten om de indieningstermijnen voor deze aanvragen te stellen op de maanden april, juli en oktober. Voor de uiterlijke data wordt verwezen naar pagina 2 van deze circulaire. Slechts in zeer uitzonderlijk gemotiveerde gevallen zal het PT van deze termijnen afwijken. De uitgaven hebben vervolgens betrekking op de voorafgaande periode waarover nog geen gedeeltelijke betaling is ontvangen. Dit kan een periode langer dan drie maanden zijn, indien wordt verzuimd om in één van de genoemde maanden een aanvraag in te dienen. Wel dient u dan de betreffende kwartalen afzonderlijk te rapporteren. Uw aanvraag wordt automatisch gegenereerd door GMO Connection. Als onderbouwing voor de uitgaven in het kader van het operationele programma geldt de in deze circulaire beschreven kwartaalrapportage. Deze stelt u samen in de daartoe bestemde webapplicatie GMO Connection. Deze kwartaalrapportage dient door een certificerend accountant te worden gecontroleerd. Richtlijnen voor de accountantscontrole zijn opgenomen in de bijlage van deze circulaire. De accountantsverklaring en de onderbouwing dienen uiterlijk op de op hiervoor vermelde data aan het PT te worden overlegd. De accountant dient de van paraaf en stempel voorziene uitdraai Financiële gegevens declaratie kwartaal O.J. uit de webapplicatie aan zijn verklaring toe te voegen. Het totale bedrag aan gedeeltelijke betalingen voor het operationeel programma in een jaar mag op grond van artikel 73, derde alinea van Verordening (EG) nr. 1580/2007 cumulatief niet hoger zijn dan 80% van het oorspronkelijk goedgekeurde bedrag van de financiële steun voor het operationeel plan of, als dat minder is, van de werkelijke uitgaven. Indien gedurende het jaar gebruik wordt gemaakt van het systeem van gedeeltelijke betalingen, kan gedurende het betreffende jaar geen gebruik meer worden gemaakt van de voorschotregeling.

4 4 / april 2010 Voorschotten De voorschotten zijn geregeld in artikel 72 van Verordening (EG) nr. 1580/2007. Het PT heeft op grond van lid 2 van dit artikel bepaald dat aanvragen voor deze voorschotten op driemaandelijkse basis in de maanden januari, april, juli en oktober kunnen worden ingediend. De uiterlijke indieningsdata voor deze aanvragen zijn opgenomen op pagina 2 van deze circulaire. De aanvragen hebben betrekking op het subsidiedeel van de verwachte uitgaven in verband met het goedgekeurde operationele plan in de periode van drie maanden die begint in de maand waarin de aanvraag wordt ingediend. In uw aanvraagbrief (deze brief wordt niet door GMO Connection gegenereerd) dient ook het uitgavenbedrag te worden genoemd. Dit uitgavenbedrag dient door een deugdelijke raming van de verwachte uitgaven te worden onderbouwd. In totaal kan, op grond van artikel 72, lid 2 van Verordening (EG) nr. 1580/2007, gedurende het jaar niet meer dan 80% van het oorspronkelijk goedgekeurde steunbedrag voor het operationele programma worden toegekend. Het PT heeft op grond van artikel 72, lid 6 van Verordening (EG) nr. 1580/2007 besloten om geen minimumbedragen en -termijnen voor de betaling van voorschotten vast te stellen. Een voorschot kan ingevolge artikel 72, lid 3 van Verordening (EG) nr. 1580/2007 pas worden uitbetaald indien een zekerheid (bijvoorbeeld in de vorm van een bankgarantie) van 110% van het bedrag van het voorschot is gesteld. Bovendien moet zijn gegarandeerd dat de bijdragen in het actiefonds zijn geheven conform de artikelen 54 en 55 van Verordening (EG) nr. 1580/2007, circulaire GMO van 10 juli 2009 en de in de beschikking voor het operationeel plan 2010 goedgekeurde bijdragen. Tevens moet op grond van artikel 72, lid 3 van Verordening (EG) nr. 1580/2007 zijn gegarandeerd dat eerdere voorschotten geheel zijn besteed. Deze laatste garantie wordt ontleend aan de hierna beschreven financiële kwartaalrapportage, voorzien van een accountantsverklaring. Richtlijnen voor de accountantscontrole zijn opgenomen in de bijlage van deze circulaire. U wordt verzocht deze richtlijnen aan uw accountant ter hand te stellen. Op grond van artikel 72, lid 4 van Verordening (EG) nr. 1580/2007 kunnen de zekerheden gedurende het jaar tot maximaal 80% van het bedrag van de voorschotten worden vrijgegeven.

5 5 / april 2010 Hiertoe dient u een schriftelijk verzoek bij het PT in te dienen. Als grondslag voor deze vrijgaven gelden eveneens de financiële kwartaalrapportages vergezeld van accountantsverklaringen. Indien niet aan de in artikel 72, lid 5 van Verordening (EG) nr. 1580/2007 beschreven primaire eis van de uitvoering van de in het operationele programma opgenomen acties en de in artikel 62, onder b) en c) van Verordening (EG) nr. 1580/2007 bedoelde verbintenissen wordt voldaan, wordt de zekerheid in zijn geheel verbeurd. Indien andere eisen niet worden nagekomen, wordt de zekerheid in evenredigheid met de ernst van de geconstateerde onregelmatigheid verbeurd. Daarnaast (en in voorkomend geval additioneel op de voorgaande alinea) zal indien bij de beoordeling van de jaardeclaratie blijkt dat het totaal van de aangevraagde c.q. verstrekte voorschotten het bij de jaardeclaratie aangevraagde bedrag (om welke reden dan ook) overschrijdt, het teveel uitbetaalde voorschot op grond van de artikelen 119 en 125 van Verordening (EG) nr. 1580/2007 worden teruggevorderd. Op deze terugvordering kunnen op grond van de Verordening PT GMO groenten en fruit 2009 nog aanvullende kortingen worden toegepast. Indien gedurende het jaar gebruik wordt gemaakt van het systeem van voorschotten, kan gedurende het betreffende jaar geen gebruik meer worden gemaakt van gedeeltelijke betalingen. Voorschriften kwartaalrapportages Het al dan niet opnemen van uitgaven in de kwartaalrapportage is ook van groot belang voor uw jaardeclaratie. Per abuis niet opgenomen uitgaven kunnen alleen nog maar in het daaropvolgende kwartaal worden gecorrigeerd. Dit is niet meer mogelijk bij de jaardeclaratie (derde en vierde kwartaal uitgezonderd). Wijzigingen in bestaande (sub)activiteiten Het PT stelt vanaf heden aanvullende eisen aan de verantwoording over de wijzigingen in bestaande (sub)activiteiten. Indien de uitvoering van de (sub)activiteit op welke manier dan ook afwijkt van de indiening c.q. begroting, dient u deze wijzigingen weer te geven en/of te verklaren. Hierbij is geen sprake van vrijblijvendheid. Het niet aanleveren van deze informatie kan leiden tot het corrigeren van bedragen. Deze correcties kunnen worden gesanctioneerd op grond van de artikelen 119 en 125 van Verordening (EG) nr. 1580/2007 en er kunnen extra kortingen worden toegepast op grond van de Verordening PT groenten en fruit De verklaring dient u op te nemen in de webapplicatie GMO Connection in het veld Toelichting bij het onderdeel wijziging op de bestaande begrotingsregel van de betreffende (sub)activiteit.

6 6 / april 2010 Bij wijzigingen in bestaande (sub)activiteiten moet u denken aan de aanschaf van een extra machine, het niet doorgaan van een investering, een extra onderzoek, een inhoudelijke wijziging van de dienstverlening door een externe, een ander functieprofiel, meer of minder van het zelfde of een andere locatie, etc. Het wijzigen van een leverancier hoeft niet gemeld te worden. Over het opnemen van nieuwe (sub)activiteiten wordt u geïnformeerd in circulaire GMO Indienen van offertes In het geval u nieuwe acties/werkzaamheden en/of nieuwe investeringen opneemt binnen de bestaande (sub)activiteit, dient u de offertes van deze nieuwe acties/werkzaamheden en/of investeringen aan het PT toe te sturen. Deze offertes zullen door het PT worden beoordeeld. In de kwartaalrapportage dient u de volgende voorschriften in acht te nemen: 1. algemeen a. Uitgaven dienen exclusief BTW te worden opgenomen. b. Daadwerkelijk genoten betalingskortingen, bonussen en creditnota s dienen op de uitgaven in mindering te worden gebracht. c. Opgenomen uitgaven moeten zijn gedaan in het kader van de door het PT goedgekeurde begroting bij het operationeel plan 2010 of moeten conform circulaire GMO zijn gemeld of ter goedkeuring zijn voorgelegd. d. Met uitzondering van duurzame middelen die over meerdere jaren ten laste van het actiefonds worden gebracht, kunnen uitgaven slechts worden opgenomen, indien de feitelijke levering of dienst ook daadwerkelijk heeft plaatsgevonden of met grote zekerheid zal plaatsvinden (eventueel in een volgend operationeel jaar). Bijvoorbeeld de betaling van een aanbetaling voor een nieuwbouwproject of de deelnamefee van een beurs in februari, die in november van het voorgaande jaar wordt betaald. e. Uitgaven kunnen slechts worden opgenomen, indien deze in het betreffende kwartaal aan de eindbegunstigde (externe leverancier of dienstverlener) zijn betaald. Ter illustratie een factuur uit februari die in mei wordt betaald hoort bij het tweede kwartaal. De valutadatum dan wel datum bankafschrift gelden als betaaldatum. f. Uitgaven kunnen slechts worden opgenomen, indien deze in het betreffende kwartaal ten laste van het actiefonds zijn gebracht. Dit geldt ook voor afschrijvings- en personeelskosten.

7 7 / april 2010 Voorschriften omtrent deze administratieve verwerking zijn opgenomen in circulaire GMO van 10 juli g. Uitgaven waarvoor eerder steun is ontvangen of waarvoor een andere vorm van steun zal worden ontvangen kunnen niet in de declaratie worden opgenomen. Er wordt daarbij geen onderscheid gemaakt tussen nationale en communautaire steun, in beide gevallen is de gehele post uitgesloten van GMO-financiering. Voor wat betreft fiscale maatregelen dient u na te gaan of deze fiscale maatregel als steunmaatregel bij de Europese Commissie is gemeld. Indien dit het geval is, is er sprake van dubbele financiering. De betreffende uitgavenpost kan dan niet in de declaratie worden opgenomen. Voor fiscale maatregelen die als steunmaatregel bij de Europese Commissie zijn aangemeld wordt verwezen naar de Handleiding bij de indiening 2010 (circulaire GMO ). Het risico voor de gevolgen van wijzigingen in fiscale regelgeving ligt echter bij de telersvereniging. h. Facturen dienen gedateerd te zijn in 2010 en hebben slechts betrekking op werkzaamheden en/of leveringen in Facturen die betrekking hebben op activiteiten uit andere jaren kunnen niet in aanmerking worden genomen. Een uitzondering hierop geldt voor vooruitbetalingen voor activiteiten die met grote zekerheid in het daaropvolgende jaar zullen plaatsvinden. Bijvoorbeeld de betaling van een beursstand in november voor een beurs waaraan in februari daaropvolgend wordt deelgenomen of de vooruitbetaling voor geënt plantmateriaal. i. Alle facturen, urenstaten en declaraties dienen door de projectleider voor akkoord te zijn getekend. j. Uitgaven die betrekking hebben op verschillende (sub)activiteiten, dienen in de administratie naar (sub)activiteit te zijn gesplitst. k. De ter zake geldende regelgeving dient in acht te zijn genomen. Voor wat betreft de criteria voor het in aanmerking nemen van uitgaven wordt verwezen naar circulaire GMO l. Indien er kortingspercentages van toepassing zijn (bijvoorbeeld een afgetopt percentage voor teeltbegeleiding, etc.) dient dit ook reeds in de kwartaalrapportages te worden verwerkt. m. In voorkomend geval dienen door uw accountant geconstateerde verschillen c.q. fouten in een rapport van bevindingen te worden vermeld. 2. personeelskosten a. De uurtarieven zijn gebaseerd op het werkelijk betaalde (volgens contract of CAO overeengekomen) brutoloon (wat de basis is voor loonheffing), in voorkomend geval inclusief een contractueel en/of bij CAO overeengekomen (niet winstafhankelijke) dertiende maand en

8 8 / april 2010 eventuele onregelmatigheids- en ploegentoeslagen. Daarnaast mogen de volgende elementen in de uurtarieven worden opgenomen (limitatieve lijst): Werkgeversdeel sociale verzekeringswetten Werkgeversdeel zorgverzekering Werkgeversdeel pensioen (inclusief dotaties aan pensioenvoorzieningen, voorzover onderbouwd kan worden dat er rechtens afdwingbare uitkerings- c.q. betalingsverplichtingen tegenover staan) Andere elementen (zoals reiskostenvergoedingen, BHV vergoedingen, bonussparen, de eindheffing van 20% over spaarlonen, etc.) zijn niet toegestaan. b. Om tot een uurtarief te komen dienen de salarissen te worden gedeeld door het aantal werkbare uren. Het aantal werkbare uren is voor iedere telersvereniging gesteld op Indien er sprake is van deeltijdarbeid dient het deeltijdpercentages op deze uren te worden toegepast. Indien er overwerkvergoedingen zijn inbegrepen in de werkelijk betaalde salarissen, dan dient het aantal overwerkuren bij het aantal werkbare uren te worden opgeteld. In de kwartaalrapportages kan in eerste instantie worden gewerkt met uurtarieven op basis van het salaris van het voorafgaande jaar. Bij de jaardeclaratie dient dit vervolgens gecorrigeerd te worden naar de werkelijk uitbetaalde salarissen. c. Het totale bedrag aan opgevoerde kosten voor een medewerker mag nooit hoger zijn dan het brutoloon, vermeerderd met de genoemde sociale lasten. d. De op de (sub)activiteit geschreven uren zijn ontleend aan urenstaten. Deze urenstaten maken deel uit van een volledige urenregistratie. Dit geldt ook voor gedetacheerd personeel en eventuele uitzendkrachten, welke ook als personeelskosten gerubriceerd moeten zijn. e. Gemaakte uren zijn besteed aan goedgekeurde (sub)activiteiten. f. De urenstaten zijn door de betreffende medewerker en de projectleider/direct leidinggevende gedateerd en voor akkoord getekend. Er dient altijd sprake te zijn van twee verschillende personen. g. Op de urenstaten dient een korte duidelijke omschrijving van de verrichte (sub)activiteiten te zijn opgenomen. Gemaakte uren hebben betrekking op de betreffende activiteiten. h. Gedeclareerde uren zijn gemaakt gedurende het betreffende kwartaal. In het geval overwerk wordt gecompenseerd door middel van een tijd voor tijd regeling, kunnen de in het kwartaal gemaakte uren worden opgevoerd indien de compensatie uren daadwerkelijk worden opgenomen (dit mag eventueel in een later kwartaal zijn). i. Gemaakte uren zijn minimaal één maal per kwartaal administratief verwerkt in het actiefonds. Voorschriften daaromtrent zijn opgenomen in circulaire GMO

9 9 / april 2010 j. De betreffende medewerkers zijn in dienst van de telersvereniging of een minimaal 90% (klein)dochter van de telersvereniging. k. In het geval leden van de telersvereniging in de rapportage zijn opgenomen, mag het opgevoerde tarief niet meer bedragen dan het begrote tarief, met een maximum van EUR 40 per uur. In het geval van personeel van telers, bedraagt dit maximum tarief EUR 25. Ook deze leden dienen urenstaten te hebben ingevuld en dienen deze urenstaten door de projectleider te laten accorderen. Dit tarief dient ook daadwerkelijk aan de betreffende teler te zijn uitbetaald. In het geval van (personeel van) telers hoeven de werkelijke kosten niet te worden aangetoond. l. Maximaal 90% van de werkelijk gemaakte uren kunnen ten laste van de GMO worden gebracht. Voor managers/leidinggevenden bedraagt dit maximum 80%. Per medewerker mag jaarlijks maximaal uur ten laste van de GMO worden gebracht. Dit maximum geldt na toepassing van de onder dit punt genoemde percentages. m. In het geval managers/leidinggevenden uren schrijven op een (sub)activiteit dient duidelijk uit de urenregistratie te blijken dat management en beheersmatige activiteiten niet ten laste van de GMO zijn gebracht. Personeel dat onderdeel uitmaakt van de directie en/of Raad van Bestuur zijn niet subsidiabel. Uitzonderingen hierop moeten schriftelijk aan het PT zijn voorgelegd en door het PT worden goedgekeurd. n. Uren mogen uitsluitend aan (sub)activiteiten worden toegerekend, als aan de hand van bewijsmateriaal kan worden aangetoond dat de uren gemaakt zijn in het kader van deze subsidiabele (sub)activiteiten. Onder aantonen wordt hier verstaan dat op zijn minst aannemelijk kan worden gemaakt dat uren aan de desbetreffende (sub)activiteiten zijn besteed en dat de verhouding tussen de bestede uren en de omvang van de activiteiten redelijk is. 3. duurzame middelen a. Indien het duurzame productiemiddel voor de eerste maal wordt opgevoerd dient het duurzame productiemiddel (door administratieve bescheiden aantoonbaar) gedurende het kwartaal in eigendom te zijn verkregen en is/wordt het binnen 12 maanden na de oplevering in gebruik genomen of moet gedurende het kwartaal met de bouw/installatie zijn begonnen. Voor uitzonderingen hierop zie punt c). b. Indien het duurzame productiemiddel voor de eerste maal wordt opgevoerd, dient de (eerste) betaling gedurende het kwartaal te zijn gedaan.

10 10 / april 2010 c. Indien er contractuele termijnen worden betaald voor een duurzaam productiemiddel, dat in een later stadium wordt opgeleverd c.q. in gebruik genomen, kunnen slechts de gedurende het kwartaal betaalde termijnen in aanmerking worden genomen. d. Indien de aanschaf van een duurzaam productiemiddel over meerdere jaren ten laste van het actiefonds wordt gebracht, dienen de termijnen conform de voorschriften van circulaire GMO geboekt te worden. Vanaf het eerste jaar van aanschaf c.q. ingebruikname dient met regelmaat een substantieel bedrag (minimaal EUR per jaar per investering) ten laste van het actiefonds te worden gebracht en derhalve in de rapportage te worden opgenomen. Het is niet toegestaan om het gehele bedrag reeds in het begin van het jaar ten laste van het actiefonds te brengen c.q. in de rapportage op te nemen. Het bedrag dient op een redelijke wijze over de kwartalen verdeeld te worden. Hierbij geldt als regel dat over enig kwartaal (inclusief het vierde kwartaal) nooit meer dan het dubbele of de helft van het bedrag dat gemiddeld over de andere drie kwartalen is opgevoerd mag worden opgenomen. Bijvoorbeeld over de eerste drie kwartalen is respectievelijk EUR , EUR en EUR opgevoerd. Dit levert een gemiddelde op van EUR Over het vierde kwartaal dient dan minimaal EUR en mag maximaal EUR worden opgevoerd. e. Uitgaven voor duurzame middelen betreffen slechts de daadwerkelijke uitgaven voor de duurzame middelen. Advieskosten en andere externe diensten mogen niet onder duurzame middelen geactiveerd worden, tenzij dit bedrijfseconomisch gebruikelijk is. f. Indien het duurzame productiemiddel wordt geleast of gehuurd, kan alleen de gedurende het kwartaal betaalde huur/aflossingscomponent in de aanvraag worden opgenomen (dus geen rente, onderhoudscomponenten, servicecontracten e.d.). Leasekosten voor auto s van de zaak en bedrijfsauto s zijn niet subsidiabel. Deze bepaling is zowel van toepassing op financial lease als op operational lease. g. Uitgaven voor tweedehands investeringen kunnen slechts in aanmerking worden genomen, indien aan de voorwaarden is voldaan (zie hiervoor circulaire GMO ). De verklaring van de leverancier, dat over de afgelopen zeven jaar geen subsidie is ontvangen, dient in het bezit van het PT te zijn. Is dit niet het geval en/of u heeft gedurende het kwartaal een tweedehands investering aangeschaft, dan dient u het PT deze verklaring alsnog te doen toekomen. h. Voor wat betreft het gebruik van investeringen dienen de voorschriften uit artikel 61, lid 5 van Verordening (EG) nr. 1580/2007 in acht te zijn genomen, nader uitgewerkt in punt 2.7. van de Criteria voor het in aanmerking nemen van uitgaven (circulaire GMO ). Indien hieraan is voldaan kunnen deze investeringen volledig worden opgevoerd.

11 11 / april overige kosten a. De betreffende factuur is door de projectleider geaccordeerd. b. De factuur is gesteld op naam van de telersvereniging of een minimaal 90% (klein)dochter. c. Uit de omschrijving op de factuur dient te blijken welke werkzaamheden op (sub)activiteitenniveau, waar en wanneer zijn uitgevoerd. d. Een factuur die op meerdere (sub)activiteiten betrekking heeft moet in de administratie en in de rapportage worden gesplitst. e. Indien reiskosten voor personeel onder deze categorie zijn opgenomen, kan de vergoeding aan deze medewerkers maximaal EUR 0,37 per km bedragen. f. Reiskostenvergoedingen kunnen slechts worden opgevoerd, indien deze als gevolg van het bijwonen van/deelnemen aan eveneens opgenomen GMO subsidiabele activiteiten zijn betaald. g. Reiskostenvergoedingen zijn daadwerkelijk aan de medewerkers uitbetaald op grond van een kilometerregistratie. Het belaste deel van deze vergoeding kan bruto worden meegenomen. h. Uit de kilometerregistratie moet blijken op welke (sub)activiteiten de reis betrekking heeft en wanneer de reis heeft plaatsgevonden. i. De kilometerregistratie dient te zijn geaccordeerd door de projectleider/direct leidinggevende. j. (Lease)kosten voor auto s van de zaak en bedrijfsauto s zijn niet subsidiabel, evenals reiskosten als component van het uurloon van een medewerker in dienst van de telersvereniging of een minimaal 90%-dochter. k. In het geval van dienstreizen, excursies etc. als bedoeld in punt 1.7 van circulaire GMO is het mogelijk om forfaitaire vergoedingen voor reis- en verblijfkosten te verstrekken. Deze vergoedingen dienen daadwerkelijk aan de medewerker te zijn uitbetaald en dienen binnen de maxima uit het Reiskostenbesluit Rijksoverheid te blijven. Het bepaalde in dit punt is eveneens van toepassing op aangesloten telers, die subsidiabele (sub)activiteiten in het kader van het betreffende (deel)project verrichten. 5. forfait voor algemene kosten In de kwartaalrapportage en de eventuele aanvraag tot een gedeeltelijke betaling of een voorschot kunt u ook het forfaitaire bedrag voor algemene kosten opvoeren. Het jaarbedrag van dit forfait is vastgesteld in de bijlage bij de beschikking over het operationeel plan Dit is ook het bedrag dat u daadwerkelijk uitbetaald kunt krijgen. Per kwartaal kunt u een vierde deel van dit bedrag in de rapportage/aanvraag opnemen.

12 12 / april 2010 Van dit forfait wordt de helft door de EU vergoed. De andere helft moet afkomstig zijn van de eigen bijdragen van de leden. Overig Het opnemen van uitgaven in de kwartaalrapportages, het uitbetalen van een voorschot/gedeeltelijke betaling en/of het gedeeltelijk vrijgeven van een gestelde zekerheid, houdt niet automatisch in dat de betreffende uitgaven ook zullen worden uitbetaald. Zowel bij de beoordeling van de aanvraag tot gedeeltelijke betaling, vrijgave bankgarantie en bij de jaardeclaratie kunnen door het PT bedragen worden gecorrigeerd. Deze correcties kunnen worden gesanctioneerd op grond van de artikelen 119 en 125 van Verordening (EG) nr. 1580/2007 en er kunnen extra kortingen worden toegepast op grond van de Verordening PT groenten en fruit Ook een goedkeurende accountantsverklaring geeft geen vrijwaring. Het PT, het Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, de Europese Commissie, de Europese en/of Algemene Rekenkamer of instanties die namens deze organisaties controleren, kunnen nadere onderzoeken verrichten welke kunnen leiden tot terugvorderingen, sancties en/of kortingen. Wij gaan er vanuit u voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, Ing. C.G.M. van Leeuwen Hoofd afdeling Regelingen Bijlage

13 13 / april 2010 Richtlijnen voor de accountantscontrole van kwartaalrapportages bij aanvragen tot gedeeltelijke betalingen en vrijgave zekerheden 2010 Inleiding en doel Een telersvereniging kan in het kader van de Europese regeling Gemeenschappelijke Marktordening voor groenten en fruit (GMO) een voorschot aanvragen of een aanvraag tot gedeeltelijke betaling doen. De voorschotregeling vindt zijn grondslag in artikel 72 van Verordening (EG) nr. 1580/2007, de regeling voor de gedeeltelijke betalingen heeft de basis in artikel 73 van Verordening (EG) nr. 1580/2007. Een telersvereniging kan in een jaar slechts van één van de systemen gebruik maken (of voorschotten, waarbij per kwartaal zekerheden worden gevraagd, of betaling na afloop van een kwartaal). Bij bevoorschotting dient een zekerheid van 110% van het bedrag van het voorschot worden gesteld. Deze zekerheid kan op schriftelijk verzoek tussentijds gedeeltelijk worden vrijgegeven. Ook over het jaar 2010 moeten telersverenigingen die een operationeel plan ten uitvoer leggen per kwartaal de GMO-uitgaven aan de afdeling Regelingen van het Productschap Tuinbouw (PT) rapporteren. Deze rapportages dienen op de data genoemd in circulaire GMO bij het PT binnen te zijn. Dit betreft de volgende data: Eerste kwartaal 17 mei 2010 Tweede kwartaal 13 augustus 2010 Derde kwartaal 15 november 2010 De kwartaalrapportages zijn voor het PT tevens de grondslag voor het beoordelen van de aanvragen tot het doen van een gedeeltelijke betaling of het vrijgeven van een, in het kader van voorschotten, gestelde zekerheid. Voor aanvragen tot gedeeltelijke betaling of het vrijgeven van zekerheden geldt dat de kwartaalrapportage door een certificerend accountant dient te worden gecontroleerd. Het doel van de accountantscontrole is het verschaffen van een redelijke mate van zekerheid omtrent de juistheid van de in de kwartaalrapportage opgenomen bedragen. Deze richtlijnen

14 14 / april 2010 bevatten de voorschriften die het PT aan de accountantscontrole op de kwartaalrapportages met betrekking tot 2010 stelt. Controlemethoden en toleranties De accountantscontrole moet worden verricht overeenkomstig Nederlands recht. Er wordt van de accountant verwacht dat hij ook COS 240 bij zijn controle betrekt. (COS 240 beschrijft de verantwoordelijkheid van de accountant voor het onderkennen van het risico van fraude in het kader van de controle van de financiële overzichten.) Volgens richtsnoeren van de Commissie van de Europese Gemeenschappen dient de materialiteit 2% te bedragen bij een betrouwbaarheidsniveau van 95%. De bedoeling is dat de accountant met een betrouwbaarheid van 95% kan stellen dat de totale fout in de rapportage minder is dan 2%. Het betreft hier een evaluatietolerantie. De accountant dient al deze fouten te vermelden in een rapport van bevindingen. Voor elk deel van de financiële staten moet in een gedetailleerd controleplan worden aangegeven hoe deze zekerheid zal worden verkregen. Van de accountant wordt verwacht dat hij het relevante interne beheersingssysteem van de telersvereniging met betrekking tot de GMO heeft beoordeeld. Daarbij wordt met name ook aandacht gegeven aan de (voor de accountant) onvervangbare interne controle. De volledige beschrijving van de uitgevoerde beoordeling van de AO/IB dient de accountant als bijlage bij het rapport van bevindingen bij de jaardeclaratie te voegen. Als onderdeel van de beoordeling van de AO/IB dient de accountant zich ervan te overtuigen dat de prijzen van de geleverde goederen marktconform tot stand zijn gekomen. Van de accountant wordt verwacht dat hij een gedetailleerd plan opstelt waarin duidelijk wordt uiteengezet hoe hij de financiële staten zal controleren. Ieder, in deze richtlijnen genoemd, punt dit hierin expliciet aan de orde te komen. Indien de verantwoordingen zijn opgesteld door een accountantskantoor, dient dit onder een andere verantwoordelijkheid te zijn gebeurd dan de persoon die de verantwoordelijkheid over de controle draagt. De controlerend accountant mag nooit zijn eigen opstellingen controleren.

15 15 / april 2010 Controle op de financiële rapportage Voorschriften welke uitgaven, op welke wijze in de verantwoording kunnen worden opgenomen zijn aan de telersverenigingen medegedeeld in circulaire GMO De accountant dient te controleren of de door de telersvereniging ingevulde webapplicatie is ingevuld en dat de bedragen juist zijn. De uitdraai van de applicatie Financiële gegevens declaratie kwartaal O.J. dient als bijlage bij de verklaring te worden gevoegd en door de accountant te worden gewaarmerkt. Ook controleert de accountant op de aanwezigheid en juistheid van de detailstaat betalingen en afschrijvingen. Ook de naleving van de voorschriften met betrekking tot het ten laste van het actiefonds brengen van bedragen, zoals opgenomen in circulaire GMO , dient in de controle te worden betrokken. Tevens controleert de accountant de punten 1 tot en met 5 uit circulaire GMO Alle hiervoor genoemde punten dienen expliciet in het werkprogramma van de accountant aan de orde te komen en de afdoening van ieder punt dient zichtbaar in het dossier te zijn opgenomen. Rapportage Bovenstaande controle dient te resulteren in een accountantsverklaring. Een gewaarmerkte uitdraai van de rapportage Financiële gegevens declaratie kwartaal O.J dient als bijlage bij de verklaring te worden gevoegd en door de accountant te worden gewaarmerkt. Indien er verschillen zijn geconstateerd, dient dit in een rapport van bevindingen te zijn vermeld. Een model voor de accountantsverklaring is als bijlage bij deze richtlijnen gevoegd. Afwijkingen op deze modelverklaring zijn slechts mogelijk na schriftelijke toestemming door het PT. De verklaring moet gelijktijdig met de rapportage bij het PT binnenkomen. De door het PT voorgeschreven uiterlijke data zijn opgenomen onder het kopje inleiding en doel van deze richtlijnen. Documentatie en archivering Alle door de accountant uitgevoerde controles en de daarbij behorende werkprogramma s dienen goed gedocumenteerd te worden gearchiveerd. Alle in deze richtlijnen genoemde punten moeten duidelijk in het controledossier zijn terug te vinden. De controledossiers dienen te worden bewaard tot drie jaar na goedkeuring van het begrotingsjaar van de EU van het jaar van afloop van het betreffende operationele programma (in de praktijk komt dit neer op ongeveer 10 jaar).

16 16 / april 2010 Het PT houdt zich het recht voor om deze controledossiers te reviewen. Daarnaast dienen deze dossiers ook beschikbaar te zijn voor controles door de Commissie van de Europese Gemeenschappen, het Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, de Europese en/of Algemene Rekenkamer of instanties namens deze organen. Indien de accountant bij zijn controle gebruik maakt van gegevens welke zijn opgenomen in het jaarrekeningdossier, dient ook dit dossier voor review/controle toegankelijk te zijn. Vrijwaring Nadrukkelijk wil het PT erop wijzen dat een goedkeurende accountantsverklaring niet inhoudt dat de betreffende telersvereniging is gevrijwaard van verdere controles, terugvorderingen en/of kortingen. Ook het niet voldoen door de accountant aan deze richtlijnen kan leiden tot terugvorderingen op grond van de artikelen 119 en 125 van Verordening (EG) nr. 1580/2007. Daarnaast kunnen er op grond van de Verordening PT gmo groenten en fruit 2009 nog additionele kortingen worden opgelegd. Het PT, het Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, de Commissie van de Europese Gemeenschappen, de Europese en/of Algemene Rekenkamer of instanties die namens deze organen controleren, kunnen altijd controles bij de telersvereniging en de accountant uitvoeren. Communicatie Van deze richtlijnen kan alleen na schriftelijke toestemming van het PT worden afgeweken. In het verleden verleende toestemmingen en gemaakte afspraken worden niet automatisch verlengd. Deze dienen opnieuw schriftelijk aan het PT te worden voorgelegd. Ook vragen dienen schriftelijk aan het PT te worden voorgelegd

17 17 / april 2010 Model accountantsverklaring bij de kwartaalrapportages Aan: naam opdrachtgever ACCOUNTANTSVERKLARING Afgegeven ten behoeve van de afdeling Regelingen van het Productschap Tuinbouw Opdracht Wij hebben de bijgevoegde en door ons gewaarmerkte, kwartaalrapportages over de periode invoegen periode ingevolge een aanvraag tot gedeeltelijke betaling/vrijgave zekerheid (doorhalen wat niet van toepassing is), in het kader van de GMO regeling groenten en fruit, van naam telersvereniging te plaats gecontroleerd. De subsidiedeclaratie is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het bestuur van de telersvereniging. Het is onze verantwoordelijkheid een accountantsverklaring inzake de kwartaalrapportage te verstrekken Werkzaamheden Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht en de door de afdeling Regelingen van het Productschap Tuinbouw afgegeven richtlijnen voor de accountantscontrole bij de aanvragen tot gedeeltelijke betalingen en vrijgave zekerheden 2010 (circulaire GMO ). Dienovereenkomstig dienen wij onze controle zodanig te plannen en uit te voeren, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de rapportage geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat onder meer een onderzoek door middel van deelwaarnemingen van relevante gegevens. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.

18 18 / april 2010 Oordeel Naar ons oordeel geeft de rapportage de uitgaven juist weer en is in overstemming met de richtlijnen voor de accountantscontrole bij de aanvragen tot gedeeltelijke betalingen en vrijgave zekerheden Plaats en datum Naam accountantspraktijk Naam accountant en ondertekening met die naam