ITuinbouw. Circulaire. Erkenningen. Productschap ~

Transcriptie

1 Productschap ~ ITuinbouw Circulaire Aan Prod ucentenorganisaties Van Albert Wassink Afdeling MO Productschappen Unit GMO groenten.en fr_u_it Telefoonnummer Volgnummer GMO Totaal aantal pagina's 7 (exclusief bij@ge) _ Erkenningen Geachte mevrouw, mijnheer, Door middel van de marktordening voor groenten en fruit wil de Europese Unie de volgende doelstellingen bereiken: verbetering van het concurrentievermogen en de marktgerichtheid van de sector teneinde bij te dragen tot het bereiken van een duurzame productie die zowel op de binnenlandse als de buitenlandse markten concurrerend is, beperking van schommelingen in de inkomens van telers als gevolg van crisis op de markt, verhoging van de consumptie van groenten en fruit in de Unie en voorzetting van de door de sector geleverde inspanningen om het milieu te handhaven en te beschermen. De Europese Unie heeft de producentenorganisaties aangewezen als instrument tot het bereiken van deze doelstellingen. Dit omdat het gezien de steeds sterkere concentratie van de vraag nog steeds noodzakelijk is om het aanbod via deze producentenorganisaties te bundelen om de positie van de telers op de markt te verbeteren. Deze bundeling moet op vrijwillige basis en op efficiênte wijze gebeuren en moet zijn nut bewijzen door middel van de diensten die de producentenorganisaties hun leden binden. Om de genoemde doelstellingen te bereiken stelt de Europese Unie aan producentenorganisaties gelden ter beschikking, de zogenaamde GMO-subsidies. Voorwaarde daarvoor is dat een producentenorganisatie door de lidstaat is erkend. Deze erkenning kan alleen worden verkregen en behouden indien de producentenorganisatie voldoet aan de voorwaarden die zijn gesteld in Verordening (EG) nr. 1234/2007 en Uitvoeringsverordening (EU) nr. 543/2011. Het Productschap Tuinbouw (PT) is in Nederland belast met het verlenen van de erkenningen en de controle op de Productschap Tuinbouw louis Pasteurlaan 6 Postbus AG Telefoon Fax info@tuinbouw.nl

2 2/7 naleving van de erkenningsvoorwaarden. Sinds 16 oktober 2012 worden deze werkzaamheden, onder verantwoordelijkheid van het PT, feitelijk uitgevoerd door de Ma-productschappen.' Door middel van deze circulaire wordt u geïnformeerd over de volgende onderwerpen: Inhoudelijke vereisten Aanvragen van nieuwe producentenorganisaties Jaarlijks op te leveren stukken Wijzigingen in de organisatiestructuur Controles Sancties Overige controles Inwerkingtreding Inhoudelijke vereisten In de bijlage bij deze circuiaire zijn de Criteria voor de erkenning als productenorganisatie (hierna Criteria) opgenomen. Deze criteria bevallen de eisen waaraan een producentenorganisatie moet voldoen om erkend te worden en te blijven als producentenorganisatie in de zin van Verordening (EG) nr. 1234/2007 en Uitvoeringsverordening (EU) nr. 543/2011. Aanvragen van nieuwe productenorganisalies Nieuwe producentenorganisaties kunnen op grond van artikel 125 ter van Verordening (EG) nr. 1234/2011 te allen tijde een verzoek tot erkenning indienen. In het geval van transnationale producentenorganisaties dient de aanvraag ingediend te worden bij de bevoegde instantie in de lidstaat waar de hoofdzetel gevestigd is. De hoofdzetel is gevestigd in de lidstaat waar de producentenorganisaties over belangrijke bedrijfsinstallaties of over een belangrijk aantal leden beschikt en/of een belangrijk deel van de afgezette productie realiseert (zie ook paragraaf 1.7. van de Criteria). Dit geldt ook voor unies van producentenorganisaties. Nederlandse (unies van) producentenorganisaties en transnationale (unies van) producentenorganisaties met de hoofdzetel in Nederland dienen de aanvraag in bij het PT. In het door de voorzitter van de producentenorganisatie ondertekende erkenningsverzoek dienen zij op I MO.productschappen is de medebewindorganisatie voor de uitvoering van regelingen namens Hoofdproductschap Akkerbouw, Productschap Pluimvee en Eieren, Productschap Tuinbouw, Productschap Vee en Vlees, Productschap Vis en Productschap Zuivel. Productschap Tuinbouw Louis Pasteurlaan 6 Postbus AG WW'N.luinbouw.nl Telefoon Fax E.Mail info@luinbouw.nl

3 3/7 grond van artikel 20, lid 1 van Uilvoeringsverordening (EG) nr. 543/2011 aan te geven voor welk product of welke product(en) zij de erkenning aanvragen. Dit verzoek dient minimaal vergezeld te gaan van: Oprichtingsakte/statuten Indien aanwezig huishoudelijk reglement Uittreksel uit de Kamer van Koophandel Notulen van de oprichtingsvergadering Meerjarenplan Bestuursnotitie omtrent de afzet en aanbodbundeling Bestuursnotitie omtrent de uitbesteding van activiteiten Ledenlijst Jaarrekeningen over de afgelopen drie boekjaren Beschrijving van de administratieve organisatie/interne beheersing (AOIIB) ten aanzien van de erkenningsaspecten uit deze circulaire alsmede een beschrijving van de financieel administratieve processen/gmo-boekhouding. Bestuurssamenstelling, organogram, procuratieregeling, autorisatieschema, bevoegdhedenmatrix en parafen lijst Beschrijving ondernemingsstructuur en dochterondernemingen Beschrijving van de goederenlogistiek. Het PT zal de aanvraag beoordelen op de in de genoemde regelgeving en in deze circulaire genoemde punten. Daarnaast is het PT verplicht om conform artikel 104, lid 1 van Uitvoeringsverordening (EU) nr. 543/2011 een controle ter plaatse te verrichten om na te gaan of de aanvraag aan de erkenningsvoorwaarden voldoet. Vervolgens zal het PT op grond van artikel 125 ter, lid 2 van Verordening (EG) nr. 1234/2007 binnen drie maanden na de aanvraagdatum een besluit omtrent de erkenning nemen. Indien een aanvraag niet compleet is wordt deze periode van drie maanden geschorst totdat de aanvraag compleet is. De producentenorganisatie wordt door middel van een beschikking omtrent dit besluit in kennis gesteld. Jaarlijks op te leveren stu kken Ten behoeve van controletechnische en statistische doeleinden dient iedere erkende producentenorganisatie jaariijks voor 1 maart (of zo spoedig mogelijk na het beschikbaar komen van de betreffende bescheiden) de volgende stukken over te leggen (niet limitatieve lijst): Statuten Productschap Tuinbouw louis Pasteurlaan 6 Postbus AG 'NWW,tuinbouw,nl Telefoon Fax E.Mail info@tuinbouw,nl

4 4/7 Huishoudelijk reglement Uittreksel uit de Kamer van Koophandel (Concept) verslagen van de in het afgelopen boekjaar gehouden algemene vergaderingen Notitie bestuursevaluatie afzet en aanbodbundeling Notitie bestuursevaluatie uitbesteding van activiteiten Ledenlijst Jaarrekening over het afgelopen boekjaar Wijzigingen in de organisatiestructuur Indien zich naar het oordeel van het PT belangrijke wijzigingen in de organisatiestructuur voordoen, de statuten worden gewijzigd (ongeacht de reden en de aard van de wijziging) of er een voornemen is tot fusie of samenwerking in een unie van producentenorganisaties dient dit onverwijld ter kennis van het PT gebracht te worden. Controle Op grond van artikel 125 ter, lid 2 van Verordening (EG) nr. 1234/2007 dient het PT op gezette tijden controles te verrichten om zich ervan te verzekeren dat de producentenorganisaties de erkenningsvoorschriften naleven. Voorts bepaalt artikel 106 van Uitvoeringsverordening (EU) nr. 543/2011 dat jaarlijks minimaal 30% van het aangevraagde steunbedrag (GMO-subsidie) gecontroleerd moet worden. Daarnaast dient iedere producentenorganisatie minimaal één keer gedurende de looptijd van het operationeel programma gecontroleerd te worden. De in dit artikel bedoelde controles hebben ook betrekking op de erkenning. Indien een producentenorganisatie in de selectie is opgenomen, wordt voor aanvang van de controle de volgende informatie opgevraagd, voor zover nog niet in het bezit van het PT (niet limitatieve lijst): Basisgegevens producentenorganisatie, inclusief parafenlijst Statuten Indien aanwezig huishoudelijk reglement Uittreksel uit de Kamer van Koophandel Beschrijving van de ondernemingsstructuur Organogram Procuratieregeling Bevoegdhedenmatrix PrOductSChap TuinbOuw Louis Pasteurlaan 6 Postbus 2BO 2700 AG Telefoon Fax mlo@tuinbouw,nl

5 5/7 Bestuurssamenstelling Jaarrekening/jaarverslag Meerjarenplan Beschrijvingen van de AO/IB (minimaal voor de processen welke in de criteria worden genoemd) Ledenlijst Agenda's en notulen van algemene vergaderingen Notulen van bestuursvergaderingen Lidmaatschapsformulieren Beschrijving afzetstructuur Bestuursnotitie- en evaluatie omtrent de afzet en aanbodbundeling Bestuursnotitie- en evaluatie omtrent de uitbesteding van activiteiten (Uitbestedings)contracten in verband met de afzet Functieprofielen en arbeidsovereenkomsten verkooppersoneel Contracten in verband met het uitbesteden van activiteiten Format areaal, omzet, huisverkoop per lid Rapportage controle leveringsplicht Rapportage naar aanleiding van accountantsonderzoek leveringsplicht Beschrijving goederenlogistiek Voorbeeld ingevulde areaalenquêtes Voorbeeld ingevulde aanvoerprognoses Voorbeeld facturen aan afnemers Voorbeeld afrekening aan telers Sancties De bevindingen van de erkenningscontroles kunnen leiden tot oplegging van sancties. Deze sancties zijn opgenomen in artikel 114 van Uitvoeringsverordening (EU) nr. 543/2011, deze luiden: Intrekking van de erkenning Schorsing van de erkenning Een waarschuwing Daarnaast kan de erkenning ook worden ingetrokken indien er sprake is van fraude (artikel 115 van Uitvoeringsverordening (EU) nr. 543/2011) en in het geval van kunstmatig tot stand gebrachte ProductSChap Tuinbouw louis Pasteurlaan 6 Postbus AG Telefoon Fax E.Mail info@tuinbouw,nl

6 6/7 situaties (artikel 145). Voorts kunnen er op grond van Verordening PT GMO groenten en fruit 2009 kortingen op de uit te betalen steunbedragen worden opgelegd. Intrekking en schorsing van de erkenning hebben altijd consequenties voor de uitbetaling van GMO-subsidies en kunnen zelfs terugvorderingen tot gevolg hebben. Waarschuwingen kunnen financiêle consequenties tot gevolg hebben. Overige controles Naast de controles door het PT, kunnen ook het Ministerie van Economische Zaken, de Commissie van de Europese Unie. de Europese- entof Algemene Rekenkamer of instanties namens deze organen controles uitvoeren. Ook deze controles kunnen gevolgen hebben voor de erkenning en financiêle consequenties opleveren. Inwerkingtreding Deze circulaire treedt in werking op de eerste dag na publicatie. Hetgeen in paragraaf 3.3. van de Criteria is beschreven betreffende personeel en kantoorruimte treedt in werking met ingang van 1 januari Door de publicatie van deze circulaire komen de volgende circulaires te vervallen: GMO van 23 december 2009 GMO van 12 mei 2010 GMO van 26 januari 2011 ProouctsChap Tuinbouw louis Pasleurlaan 6 Postbus AG 'WWN.tuinbouw.nl Telefoon Fax E.Mall info@tuinbouw.nl

7 7/7 Wij gaan er vanuit u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, Namens de voorzitter van het Productschap Tuinbouw, ir DAM. Risseeuw MBA Manager MO-productschappen.. Wijers Um manager GMO Groenten en Fruit Bijlage: Criteria voor de erkenning als producentenorganisatie PrOductSChap Tuinbouw Louis Pasteurlaan 6 Postbus AG ~.luinbouw,nl Telefoon Fax E.Mail info@tuinbouw,nl