Jaarverslag Stichting Beheer en Exploitatie In De Boomtak

Transcriptie

1 Jaarverslag 2018 Stichting Beheer en Exploitatie In De Boomtak 1

2 Inhoud Voorwoord 3 Ontwikkelingen in Financiën 7 Gebouw 9 Vooruitblik Bijlagen: 1. Gegevens bestuur en coördinatieteam Taakverdeling binnen het bestuur Overzicht activiteiten 13 2

3 Voorwoord Hier voor u ligt het vierde jaarverslag van Stichting Beheer en Exploitatie In De Boomtak, die Wijkcentrum In De Boomtak beheert. Wij vinden het belangrijk om alle partijen die op een of andere manier betrokken zijn bij ons wijkcentrum, zoveel mogelijk openheid te geven over alle zaken die het buurthuis aangaan. Afgelopen jaar, 2018, laat een aantal opvallende dingen zien Het 40-jarig jubileum is in mei 2018 op feestelijke wijze gevierd. De nieuwe keuken is opgeleverd en vanaf mei 2018 serveren we wekelijks op dinsdag een vers gekookte, gezonde maaltijd aan ruim 50 gasten. Over 2018 hebben we wederom een positief resultaat behaald. De samenwerking tussen vertegenwoordigers van Stichting Noordhoek, Wijkcentrum In De Boomtak, ContourDeTwern en de gemeente Tilburg is een vaste werkgroep geworden, gericht op samenwerking met diverse partijen in de wijk. Contacten met bewonersbesturen flatgebouwen, woningbouwverenigingen en Thebe zijn geïntensiveerd. We hebben een vertaling gemaakt van de AVG voor ons wijkcentrum en haar vrijwilligers. Ons werkgebied is uitgebreid met een deel van de binnenstad van Tilburg (Centrum- West) en ook de wijkkrant wordt hier verspreid. We hebben een ruimte structureel kunnen verhuren aan het wijkteam van Thebe Thuiszorg die per 1 januari 2019 vanuit het wijkcentrum werkzaam zijn in de wijk En tot slot heeft de voorzitter zijn functie neergelegd per eind december 2018, waardoor het bestuur nog maar uit drie personen bestaat en we op zoek zijn gegaan naar nieuwe bestuursleden. Kortom 2018 was een jaar waarin weer veel is gebeurd en gedaan. Dit alles had niet mogelijk kunnen zijn zonder de enorme inzet van de grote groep vrijwilligers. Hier gaat onze waardering en dank dan ook op de eerste plaats naar uit. Namens het bestuur, Lisette Sweep voorzitter Tilburg, 29 april

4 Ontwikkelingen in 2018 Organisatiestructuur In 2018 was er geen betaalde beroepskracht meer in het wijkcentrum. Dit had grote consequenties voor het bestuursmodel. Veel taken en verantwoordelijkheden waren overgenomen door bestuursleden. Daarmee kwam het besturen op afstand onder druk te staan en werd dit concept (voorlopig) verlaten. Er was sprake van een kleiner, operationeel bestuur, met korte lijnen naar de coördinatoren en de vrijwilligers. De taken waren herverdeeld onder de vier bestuursleden (zie bijlage 2). Beleidsmatig werd toegewerkt naar een sociale onderneming. De eerder geformuleerde beleidsuitgangspunten op financieel gebied, facilitair gebied en het te voeren HR beleid vormden de basis waarop de organisatie stoelt. Conform eerder gemaakte keuzes werden de partners en gebruikers van het wijkcentrum, organisaties en partners in de wijk en de stad, en ook de buurtbewoners hierbij zo veel mogelijk betrokken. Overlegstructuur Intern overleg Bestuursoverleg: om de taken als operationeel bestuur te kunnen uitvoeren, werd gekozen voor een frequent, kort, bestuursoverleg. In 2018 vond dit overleg eenmaal per twee weken plaats. Vrijwilligersvergadering: tweemaal per jaar vindt een overleg plaats van het bestuur met alle vrijwilligers die bij In De Boomtak betrokken zijn. Groot baroverleg: een aantal malen per jaar, wanneer de actuele situatie daarom vraagt, vindt overleg plaats met de vrijwilligers die de bardiensten verzorgden. Daarnaast vindt regelmatig overleg plaats in tijdelijke of permanente werkgroepen, gericht op één thema of activiteit. Deze werkgroepen of commissies bestaan meestal uit enkele vrijwilligers, een bestuurslid en soms externe betrokkenen. Voorbeelden hiervan in 2018 waren de (tijdelijke) jubileumcommissie, de werkgroep AVG, de (permanente) technische commissie en het overleg met het keukenteam. Extern overleg Twee keer per jaar vindt een zogenaamd Driehoeksoverleg plaats met de Stichting Wijkraad de Noordhoek en Coöperatie In De Boomtak (dit is de organisatie die de certificaten voor de aankoop van het pand heeft uitgegeven). Doel is om de onderlinge samenwerking en afstemming te verbeteren in het belang van de wijk. Wijkraad: een bestuurslid vertegenwoordigt In De Boomtak in het maandelijks overleg van de Wijkraad Noordhoek. Ook was het bestuur in 2018 vertegenwoordigd in de redactie van de Wijkkrant. In 2017 was een start gemaakt met het project Noordhoek Sociaal aan zet waarbij regelmatig overleg plaatsvond tussen vertegenwoordigers van het Bestuur van In De Boomtak, Stichting De Noordhoek, ContourDeTwern en de gemeente Tilburg. In 2018 kreeg dit overleg de vorm van een structurele werkgroep. 4

5 Leden van het bestuur participeerden ook in 2018 in een groot aantal evenementen op stedelijk of landelijk niveau, zoals - Netwerkbijeenkomsten voor zorg- en welzijnsorganisaties in de wijken Noordhoek en Binnenstad - Informatiebijeenkomsten over het Spoorpark - Vrijwilligersbijeenkomsten van ContourDeTwern, zoals V-day en de Vrijwilligersmarkt - Activiteiten van de LSA. Communicatie Interne communicatie Ook in 2018 konden alle vrijwilligers beschikken over een gratis ICT-pakket MS Office 365. Naast mondelinge communicatie verspreidt het bestuur van tijd tot tijd digitale nieuwsbrieven ( Updates ) onder alle vrijwilligers. Externe communicatie Voor het welslagen van activiteiten is het van groot belang deze onder de aandacht te brengen van potentiële deelnemers. Hiertoe worden verschillende communicatiemiddelen en -kanalen structureel ingezet: Flyers en raamposters in het Wijkcentrum en op relevante locaties in de buurt; De Wijkkrant: verscheen in 2018 zeven keer. Het verspreidingsgebied werd uitgebreid naar het westelijk deel van het Centrum; Berichten op Facebook en op de website; Persberichten in de Tilburgse huis-aan-huisbladen en in de digitale agenda s van deze kranten. Algemene Verordening gegevensbescherming (AVG) Per 25 mei 2018 is nieuwe Europese regelgeving op het gebied van privacy van kracht, de AVG. Deze wet brengt meer bescherming voor individuen, maar legt ook verplichtingen op aan organisaties. Voor Wijkcentrum In De Boomtak heeft dit vooral consequenties voor het omgaan met persoonsgegevens van vrijwilligers, deelnemers aan activiteiten, huurders en andere relaties. Bovendien zijn er beperkingen in het publiceren van foto- en filmmateriaal. Het bestuur heeft een werkgroep ingesteld die de nodige stappen heeft gezet om aan de wettelijke verplichtingen te voldoen. Zo is geïnventariseerd welke gegevens worden verzameld en beheerd, is een document Privacybeleid opgesteld, zijn alle vrijwilligers geïnformeerd en zijn de vrijwilligersovereenkomsten aangepast. Activiteiten in eigen beheer Naast activiteiten door huurders voert het wijkcentrum ook een aantal activiteiten in eigen beheer uit onder de verantwoordelijkheid van het bestuur. Het gaat vooral om activiteiten met een sociaal karakter, die bijdragen aan ontmoeting tussen buurtbewoners en het tegengaan van eenzaamheid. 5

6 Een selectie: Nieuw in 2018 was dat we vanaf het voorjaar eindelijk de nieuwe keuken in gebruik konden nemen. Iedere dinsdag wordt door een groep vrijwilligers onder leiding van een kok een gezonde driegangenmaaltijd bereid, waar zo n 55 buurtbewoners aan deel kunnen nemen. Het Repair Café wordt uitgevoerd door een vaste en groeiende groep deskundige vrijwilligers; maandelijks helpen zij zo n 30 à 40 bezoekers. De uitvoering van computercursussen, PC Restart en computer-ehbo vallen onder de verantwoordelijkheid van het bestuur. Voor de computercursussen voor ouderen uit de wijk was in 2018 een financiële ondersteuning vanuit de Wijkraad beschikbaar. De maandelijks terugkerende activiteit Live In De Boomtak werd in 2018 voortgezet, maar is in het voorjaar van 2019 gestopt. Met de Pubquiz werd in november gestopt wegens steeds verder teruglopende bezoekersaantallen. Op het gebied van bewegen blijkt al heel wat aanbod binnen het wijkcentrum te zijn, zoals yogaen gymlessen en een koersbalclub. Naast de wekelijkse wandeling op dinsdagochtend onder leiding van een vrijwilliger is voorjaar 2018 ook gestart met een maandelijkse fietstocht. Iedere vrijdagmiddag kunnen liefhebbers terecht voor een gezamenlijke handwerkmiddag. Samen met de ouderenadviseur van ContourDeTwern wordt nu gewerkt aan het inspelen op de effecten van de veranderingen in zorg en welzijn. Er is overleg met diverse zorgverleners in de wijk die elkaar zo nodig weten te vinden. Vanaf oktober 2017 heeft de ouderenadviseur een vaste werkplek in het wijkcentrum. Zijn betrokkenheid en bereikbaarheid zijn daarmee aanzienlijk vergroot. Mede op zijn initiatief zijn ook nieuwe activiteiten gestart, gericht op ouderen, zoals een maandelijkse lunch, een extra wekelijkse wandeling voor mensen die slecht ter been zijn, zomeractiviteiten in de zomervakantie. De maandelijkse ouderenmiddag (met muziek) werd in 2018 voortgezet. Door het jaar heen vonden ook een aantal eenmalige activiteiten plaats, soms op initiatief van enkele vrijwilligers. Er was een paas- en een kerstlunch voor een groot aantal buurtbewoners. Maar het grootste evenement was toch de viering van het veertigjarig jubileum van Wijkcentrum In De Boomtak op tweede pinksterdag. Vele bezoekers en vrijwilligers genoten van een breed scala aan feestelijke activiteiten. Er werd een promotiefilm vertoond en er verscheen een speciale jubileumeditie van de Wijkkrant. In het kader van de landelijke actie NLdoet werden in maart door twee groepen vrijwilligers enkele ruimtes opgeknapt en geschilderd. Inzet vrijwilligers Ook in 2018 kon In De Boomtak rekenen op de inzet van veel vrijwilligers. De meesten komen uit de wijk De Noordhoek of net daarbuiten. De groep vrijwilligers is ongeveer 45 personen groot en bestaat uit mannen en vrouwen, jong en oud. Veel van hen zijn actief in bar- en keuken-diensten. Ook op ICT gebied, in het technisch onderhoud en bij vele andere activiteiten kan In De Boomtak rekenen op vrijwilligers. Zonder deze vrijwilligers en hun inzet en enthousiasme zou In De Boomtak niet kunnen bestaan. 6

7 Financieel jaarverslag Financieel was 2018 een prima jaar. Balans Balans Activa Materiële vaste activa ) Financiële vaste activa Voorraden waarborgsommen ) Vorderingen Liquide middelen TOTAAL Passiva Eigen vermogen ) Resultaat Langlopende leningen ) crediteuren ) overlopende posten TOTAAL Toelichting 1. Er is 60 K geïnvesteerd in de keuken en voor 3 K afgeschreven. 2. Voor het kunnen afsluiten van het leasecontract voor de keukeninrichting moest een waarborgsom worden betaald van 1,4 K die na afloop van de leasetermijn van 5 jaar wordt terugbetaald. 3. Het resultaat van 2017 is aan het eigen vermogen toegevoegd. 4. Voor de financiering van de keuken is een tweetal leningen aangegaan voor totaal 35 K. Voorts is afgelost op de RABO hypotheek voor 14 K en op de hypotheek van de coöperatie voor 1 K. 5. In 2018 zijn de openstaande crediteuren facturen tot een minimum teruggebracht. Verlies- en winstrekening 2018 Realisatie 2017 Begroting 2018 Realisatie 2018 Begroting 2019 OPBRENGSTEN KOSTEN Personeelskosten Beheerskosten Energiekosten Onderhoud Afschrijvingskosten Financiële lasten Incidenteel TOTALE KOSTEN SALDO EXPLOITATIE

8 Het bedrijfsresultaat Over 2017 is een winst behaald van 31,8K. Hieronder een nadere toelichting. Opbrengsten De opbrengsten in 2018 lagen 4,8K boven de begroting. De marge op de bar is iets lager dan begroting. Kosten voor keukeninkopen zijn hier geboekt. Prijzen zijn in 2018 niet veranderd. Kosten In 2018 is gestart met de Eeterij. In het begin samen met Resto van Harte. Hiervoor werd een keukenmanager ingehuurd. In 2018 is gestart met professionele schoonmaak. De post muziek en cultuur is veel hoger dan begroot, in verband met de viering van het 40 jarig bestaan. Daar staat sponsoring tegenover. In verband met de nieuwe keuken moest krachtstroom worden aangelegd waarvoor de beveiligingsinstallatie moest worden aangepast. De inrichting van de keuken is geleast voor een termijn van 5 jaar. Daarna is het eigendom van de stichting. De stroomkosten zijn met 1,8 K toegenomen door de nieuwe keuken die aanzienlijk meer elektriciteit verbruikt. De verbouwing van de keuken is in 2017 geboekt als onderhoudskosten. Echter voor het deel dat met externe financiering werd betaald is (25 K) is dit alsnog als investering aangemerkt. Cashflow 2018 De liquide middelen zijn in 2018 afgenomen met 2,7K. cashflow 2018 resultaat investering afschrijvingskosten toename vorderingen -707 toename waarborgsommen toename eigen vermogen toename langlopende leningen afname crediteuren toename overlopende posten

9 Gebouw Het gebouw van het Wijkcentrum is eind 2014 aangekocht van de gemeente. Vanaf dat moment was het bestuur verantwoordelijk voor het dagelijks onderhoud, het jaarlijkse onderhoud en het meerjaren-onderhoud. In de periode is een groot aantal noodzakelijke onderhoudswerkzaamheden en verbeteringen aan het gebouw gerealiseerd. Een aantal zaken liepen door in Kinderdagverblijf De Kleine Boom Het hekwerk rondom de buitenplaats van het kinderdagverblijf is nog niet vervangen. Geïnvesteerd is in een social fence, een uniek hekwerk als scheiding tussen het kinderdagverblijf en de buitenplaats van het zorgcentrum voor dementerende ouderen De herbergier. Voor de financiering zijn voldoende sponsors gevonden en dus is een start gemaakt met het vervaardigen van het hek. Planning is dat begin mei 2019 het hek zal worden geplaatst. ICT Ook in 2018 werd aandacht besteed het onderhoud en de verbetering van de ICT-mogelijkheden in Wijkcentrum In De Boomtak. Alle computers beschikken over nieuwe software (MS Office 2016 en Windows 10). De nieuwe website is operationeel en wordt geleidelijk van nieuwe content voorzien. De ruimte waar computerlessen gegeven worden is opnieuw ingericht. Begin 2018 zijn de computers vervangen worden door sneller werkende exemplaren. 9

10 Vooruitblik 2019 Inhoudelijke focus: De opdracht van Stichting Beheer en Exploitatie Wijkcentrum In De Boomtak is tweeledig: 1. Zorgen voor een financieel gezonde exploitatie van het wijkcentrum; 2. Ruimte bieden of zelf organiseren van activiteiten voor alle bewoners van de wijk De Noordhoek, met speciale focus op risicogroepen als ouderen en eenzamen. Dit leidt tot onderstaande keuzes voor 2019: Ontmoetingsplek behouden: huiskamergevoel, met vragen terecht kunnen, laagdrempeligheid, lage prijzen, krantje lezen, kopje koffie drinken. Concrete invulling geven aan de mogelijkheden van Noordhoek sociaal aan zet. Dit is een op maat gesneden aanpassing van het gemeentelijke beleid De Wijk aan zet. In overleg met De Stichting Noordhoek, ContourDeTwern en de gemeente Tilburg komen middelen voor sociale activiteiten voor wijkbewoners beschikbaar. Hiermee kan een alternatief geboden worden voor afnemende zorgactiviteiten vanuit de overheid en ingespeeld worden op de effecten van de veranderingen in de zorg en welzijn. Gezonde voeding: De verbouwing van de keuken is gerealiseerd. Vanaf april 2018 wordt wekelijks een maaltijd klaargemaakt en aangeboden aan zo n 55 gasten. Dit aantal willen we in 2019 ophogen tot maximaal 70. Ook is het streven om in 2019 de exploitatie van de keuken uit te breiden met andere structurele activiteiten. Het blijven bewegen is voor ouderen van groot belang. Dit stimuleren we door gerichte activiteiten aan te bieden, zoals een wekelijkse wandelingen en maandelijkse fietstochten. In 2019 willen we dit aanbod uitbreiden met voorlichting over gezond bewegen en valpreventie. Ruimte bieden voor stage- en werkervaringsplekken in samenwerking met opleidingsinstituten (o.a. De Rooi Pannen, Fontys, ROC Tilburg, Schakelcollege) Gerichte activiteiten voor specifieke doelgroepen, zoals de nieuwe buurtbewoners van Vormenrijk. Per 1 januari 2019 is het wijkteam van Thebe de permanente huurder geworden van ruimte 1. De mogelijkheden tot samenwerking met de thuiszorgmedewerkers van Thebe zullen verder worden verkend en benut. De komst van Thebe heeft tot gevolg dat de verbouwing van ruimte 9 tot representatieve vergaderruimte hoge prioriteit heeft gekregen. Het opstellen van een actieplan voor het werven van sponsors, fondsen en subsidiebronnen; hiertoe zal gericht een vrijwilliger worden aangezocht. Het opstellen van een meerjarenonderhoudsplan, waarin aandacht voor o.a. duurzaamheid (verlichting, dubbel glas) en toegankelijkheid van het gebouw (traplift). Acties inzake de vrijwilligers: Werken aan samenwerking en afstemming binnen de vrijwilligersgroep Het werven en inzetten van vrijwilligers met specifieke kwaliteiten bij verschillende activiteiten Meer inzetten op de rol van gastheer / gastvrouw bij de barmedewerkers. Aanpassen ven het beleid ten aanzien van het kosteloos verstrekken van consumpties aan vrijwilligers. 10

11 Bijlage 1: Gegevens bestuur en coördinatieteam De samenstelling van het bestuur van de Stichting Beheer en Exploitatie In De Boomtak was in 2018 als volgt: Clemens Audenaerd voorzitter Lisette Sweep vicevoorzitter Francis Huisman secretaris Wim Hendriks penningmeester Het coördinatieteam bestond uit de volgende personen: Joos Audenaerd office Patrick Horvers ICT Rob van de Klundert techniek en onderhoud (tot mei 2018 ) Technische commissie In de zomer van 2018 is een technische commissie in het leven geroepen, die zorg draagt voor onderhoud en het oplossen van technische vraagstukken. Bert de Beer is aanspreekpunt van deze commissie. Contactgegevens Wijkcentrum In De Boomtak Boomstraat GP, Tilburg info@deboomtak.nl bestuur: lisette.sweep@deboomtak.nl voorzitter (vanaf 1 januari 2019) francis.huisman@deboomtak.nl secretaris wim.hendriks@deboomtak.nl penningmeester 11

12 Bijlage 2: Portefeuille- en taakverdeling bestuur in 2018 Naam en functie Portefeuille Taakgebieden Clemens HRM Werven en begeleiden van vrijwilligers (en Audenaerd stagiaires) PR / Planning en inzet vrijwilligers voorzitter accountmanagement Imago van In De Boomtak Werven van nieuwe huurders, sponsors, subsidies enz. Netwerk onderhouden Voorzitter bestuursoverleg (wekelijks) Voorzitter coördinatorenoverleg (maandelijks) Voorzitter vrijwilligersvergadering (jaarlijks) Redactielid Wijkkrant Lid overleggroep Noordhoek Sociaal aan zet Wim Hendriks penningmeester Operations Financieel beheer Dagelijkse gang van zaken Horeca Inkoop en verkoop, verhuur, leveranciers Onderhoud gebouw Financiële zaken Voorzitter Groot Bar Overleg Voorraadoverleg Lisette Sweep vicevoorzitter Business development activiteiten Ontwikkelen van nieuwe activiteiten Begeleiding van activiteiten Netwerk onderhouden Aanspreekpunt Repair Café Lid overleggroep Noordhoek Sociaal aan zet Voorzitter vervangen bij afwezigheid Francis Huisman secretaris Communicatie secretariaat Berichten naar de pers, wijkkrant, Facebook Interne mededelingen ( updates ) Communicatie naar partners / stakeholders Voorbereiding en besluitenlijst bestuursoverleg Aanspreekpunt AVG Lid van de (brede) Wijkraad Coördinatie computercursussen Contactpersoon Oranjefonds 12

13 Bijlage 3: Overzicht structurele activiteiten in 2018 (stand van zaken december 2018) Maandag Tijd Naam activiteit Ruimte dagelijks Prikpost 1 4x per week Ouderenadviseur CdT 1 wekelijks Vrouwenyoga / gym e van de maand Bingo 3 wekelijks Dutch Celtic Dance Academy 7 wekelijks Damesgym Bij Tijd en Wijlen 7 Dinsdag Tijd Naam activiteit Ruimte dagelijks Prikpost 1 4x per week Ouderenadviseur CdT 1 wekelijks Schilderles Fiona van Rossum 9 wekelijks Wandelgroep (3) tweewekelijk Bestuur St. Exploitatie & Beheer IDB 1 wekelijks Stoelyoga 9 3 e van de maand 13:00-17:00 Fietstocht (3) wekelijks Moedergym 7 wekelijks 17:30-19:00 De Eetery (vanaf 24 april) 3 ineven weken Kunstclub 3 wekelijks Sportschool Le Granse, Aikido 7 Laatste van de maand Wijkraad 1 wekelijks Biljartvereniging De Boomtak 3 wekelijks Schilderclub De Boomtak 9 Woensdag Tijd Naam activiteit Ruimte dagelijks Prikpost 1 4x per week Ouderenadviseur CdT 1 Telkens 5 weken :30 Computercursus 5 wekelijks PC-EHBO 4 wekelijks Biljartvereniging Boomstraat 81 3 wekelijks Darten 3 wekelijks Sportschool Le Granse, Ju-Jitsu 7 wekelijks Sportschool Le Granse, Aiki-Jitsu 7 13

14 Donderdag Tijd Naam activiteit Ruimte dagelijks Prikpost 1 4x per week Ouderenadviseur CdT 1 wekelijks Yoga 7 Telkens 5 weken :30 Computercursus 5 1 e van de maand Bestuur St. Noordhoek 1 Op afspraak PC-Consult 5 wekelijks Schilderclub De Boomtak 9 3 e van de maand middag (Contour De Twern) 3 wekelijks Spelletjesmiddag 3 wekelijks Sportschool Le Granse, Aikido 7 oneven weken Biljartvereniging t Lapke 3 1 e van de maand Café Français 3 Vrijdag Tijd Naam activiteit Ruimte dagelijks Prikpost 1 wekelijks Schilderen 9 wekelijks Koersbal 3A wekelijks Handwerkmiddag 3 2 e van de maand Kinderdisco 3 3 e van de maand Pubquiz (tot november) 3 Zaterdag Tijd Naam activiteit Ruimte wekelijks Sportschool Le Granse Ju-Jitsu 7 3 e van de maand Repair Café 3 Zondag Tijd Naam activiteit Ruimte Laatste van de maand Live in de Boomtak 3 14