Communicatieplan GIOS-Meerenbroek

Transcriptie

1 Communicatieplan GIOS-Meerenbroek Bijlage bij notitie Ontwikkelspoor GIOS Vastgesteld in B&W april 2009 Gemeente Doetinchem, afdeling Bestuur en Strategie april

2 1. Inleiding Doelstelling communicatie Doelgroepen Activiteiten en middelen Monitoring en evaluatie Afstemming met de provincie Overzicht instrumenten en middelen

3 1. Inleiding Dit communicatieplan geeft aan welke rol de communicatie speelt in het project GIOS Meerenbroek en hoe deze in de praktijk wordt vormgegeven. Dit communicatieplan kan als bijlage worden gezien bij de notitie Opzet Ontwikkelspoor GIOS, maart Het GIOS-gebied betreft het gebied tussen de kernen Doetinchem en Wehl; GIOS staat voor Groen in en om de Stad. GIOS is onderdeel van het Land van Wehl, waarvoor de Doetinchemse gemeenteraad in 2007 een structuurplan heeft vastgesteld. Kenmerkend voor de ontwikkelingen in het Land van Wehl is dat bebouwing en natuur in onderlinge samenhang worden ontwikkeld. Natuur, recreatie en landschap krijgen een belangrijke plaats in het GIOSgebied. Naast het GIOS-gebied wordt een nieuw bedrijventerrein RBT Achterhoek ontwikkeld, alsmede een nieuwe woonwijk Wehl-Zuid. Medio 2008 hebben het College en de raad van Doetinchem het startschot gegeven voor de ontwikkeling van GIOS. Daarbij zijn de volgende doelstellingen genoemd: - het ontwikkelen van een veelzijdig gebied met recreatieve en ecologische elementen; - het handhaven en versterken van de landschappelijke en cultuurhistorische waarden; - ontsluiting van het GIOS door een stramien van verbindingen; - verleiden van initiatiefnemers om ontwikkelingen in het gebied op te pakken; - stimulering van verbreding van agrarische activiteiten. Deze doelstellingen zullen worden opgepakt middels: a. een uitvoeringsplan voor de aanleg van recreatieve infrastructuur (wandel-, fiets- en ruiterpaden), ten einde dat voor zomer 2009 er daadwerkelijk recreatieve infrastructuur is aangelegd (snelspoor). b. een vernieuwd/innovatief concept om de integrale doelen voor het GIOS-gebied te kunnen realiseren (ontwikkelspoor). c. Een communicatieplan voor beide sporen. Als concrete doelstellingen zijn gedefinieerd: * 90 hectare openbaar terrein * 10 km fietspad * 20 km wandelpad * 5 km ruiterpad * 30% van de particuliere grondeigenaren participeert. Dit plan betreft het communicatielan: hoe kunnen we de communicatie zodanig vormgeven, dat de integrale doelen voor het GIOS-gebied gerealiseerd kunnen worden en dat bewoners daadwerkelijk participeren? Dit communicatieplan is voorbereid door de gemeente Doetinchem, afdeling Bestuur en Strategie. 3

4 2. Doelstelling communicatie De communicatie over het GIOS-project heeft tot doel: Verkrijgen van draagvlak en medewerking van inwoners en belanghebbenden om de doelen voor het GIOS-gebied te kunnen realiseren. De gemeente Doetinchem heeft als nadrukkelijke wens om innovatieve methoden toe te passen bij de ontwikkeling van GIOS. Dit geldt zowel voor het betrekken van burgers en bewoners (opdracht GIOS van de raad medio 2008) als de ontwikkeling van het groen (beleid robuust groen eind 2007). Communicatie vormt een een belangrijk instrument om deze doelstelling te realiseren. Als tweede communicatiedoel kan daarom worden geformuleerd: Bijdragen aan het welslagen van innovatieve methoden om burgers en bewoners te betrekken bij het GIOS-project. 3. Doelgroepen Er kunnen verschillende doelgroepen worden onderscheiden voor het GIOS-project. Tot interne doelgroepen worden vertegenwoordigers van de projectgroep gerekend. Dit zijn de ambtelijke en bestuurlijke vertegenwoordigers van de gemeente Doetinchem, provincie en het plattelandshuis. Intern * Gemeente Doetinchem: bestuurlijk en ambtelijk - raad, college van B&W, verschillende afdelingen: Wonen en bedrijven (Regiekamer), Maatschappelijke Ontwikkeling (recreatie), fysieke ontwikkeling (ruimtelijke component), bestuur en strategie (beleid). De projectleider voor het gehele project ligt in handen van het Projectbureau; het projectsecretariaat wordt geleverd door de afdeling Fysieke Ontwikkeling. * Provincie Gelderland: bestuurlijk en ambtelijk Het GIOS-gebied is één van de 38 prioritaire gebieden in het kader van het provinciaal Meerjarenprogramma Platteland (PMJ-P). Voor deze prioritaire gebieden zet de provincie in op realisering van integrale doelstellingen. Het Bureau Achterhoek en Liemers van de provincie levert hiertoe extra inzet en deskundigheid. * Plattelandshuis Het Plattelandshuis ondersteunt de gemeente en provincie bij realisering van plannen voor de prioritaire gebieden en speelt daarbij een adviserende rol. Extern: * Bewoners van het gebied Zij moeten worden geïnformeerd over de op handen zijnde ontwikkelingen en worden uitgenodigd om zelf met initiatieven te komen. De bewoners van het gebied bestaan uit enkele grote agrarische bedrijven met grote kavels grond en een groot aantal kleinere boeren en particulieren met enkele hectares grond in hun bezit. Een deel van hen zal genegen zijn om nieuwe initiatieven te ontplooien; een ander deel zal de ontwikkelingen afwachten. In de communicatie kan hier onderscheid in worden gemaakt. * Bewoners van aangrenzende wijken als De Huet en Dichteren en de dorpsraad Wehl. Voor de bewoners van de Huet en Dichteren is het GIOS-gebied als stedelijk uitloopgebied benoemd. De dorpsraad Wehl en wijkraad GIOS hebben ook belang bij een evenwichtige invulling van het GIOS-gebied. 4

5 * waterschap Rijn en IJssel Het waterschap bezit verschillende schouwpaden in het gebied naast de Wehlse beek die onderdeel kunnen uitmaken van de recreatieve paden. * buurgemeenten Het is van groot belang de gemeenten Montferland en Bronckhorst te betrekken bij de GIOSplannen, aangezien ontwikkelingen grensoverschrijdend effect kunnen hebben, of omdat initiatieven gecombineerd kunnen worden uitgevoerd met deze gemeenten. De gemeente Montferland is al partner van de gemeente Doetinchem bij de opstelling van het Landschapontwikkelingsplan (LOP+). * projectontwikkelaars Ongeveer 40% van de grond in het GIOS-gebied is in handen van projectontwikkelaars. Zij hebben deze gronden in het verleden aangekocht, mogelijk als toekomstige ruilgrond voor het RBT, om als grond om landelijk wonen te realiseren. * Pers De pers kan op gezette tijden worden geïnformeerd over het project en worden uitgenodigd bij specifieke mijlpalen. Hiermee kan de betekenis van het gebied beter voor het voetlicht worden gebracht voor bewoners en belanghebbenden. De communicatie-opgave bestaat erin het kennisniveau van de verschillende doelgroepen op het gewenste peil te krijgen, plus hun houding en het gedrag in de gewenste richting te beïnvloeden. 4. Activiteiten en middelen Er zijn verschillende activiteiten en middelen voorzien die de communicatiedoelen binnen bereik zullen moeten krijgen. Qua vaste structuur en organisatie worden een projectgroep en een commissie GIOS Meerenbroek voorzien. Werkgroep: Er wordt een werkgroep GIOS Meerenbroek ingesteld die de plannen voor het gebied voorbereidt en uitvoert, waar nodig samen met bewoners of belanghebbenden, en zorgt voor een heldere communicatie: het GIOS-loket. Leden van de werkgroep bestaan uit de gemeente Doetinchem (projectleider Ronald Langendoen, projectsecretariaat Florike Kaspersma), Bureau Achterhoek en Liemers van de provincie en het Plattelandshuis. In lagere frequentie worden hier de gemeentelijke afdelingen Bestuur en Strategie (Karin Teunissen) en de Regiekamer (Frank te Dorsthorst) vast aan toegevoegd. De werkgroep komt in het begin maandelijks bijeen en waar nodig, op andere momenten. Daarbij kunnen ook andere partijen als het waterschap en Dienst Landelijk Gebied op ad-hoc basis worden uitgenodigd. De vergaderingen worden voorbereid en voorgezeten door de gemeente. Op langere termijn kan de freqentie van de werkgroep omlaag gebracht worden. Interne afstemming binnen de gemeente Doetinchem De interne afstemming is de eerste verantwoordelijkheid van de projectleider. In het hele GIOSproces heeft de projectleider regelmatig overleg met vertegenwoordigers van de Regiekamer en de afdeling Bestuur en Strategie. Hier worden concrete initiatieven besproken, worden nieuwe beleidsontwikkelingen ingebracht en wordt de betekenis voor het bestaand beleid betrokken. De afstemming wordt concreet gerealiseerd doordat de de secretaris van de Regiekamer en de adviseur Leefomgeving van de afdeling Bestuur en Strategie tweemaandelijks in de werkgroep GIOS aanschuiven, op basis van de agendapunten. In principe komen alle nieuwe projectaanvragen eerst bij de projectleider GIOS terecht. In het 2-5

6 maandelijks overleg met de Regiekamer en Bestuur en strategie wordt bekeken hoe het project verder wordt gebracht. Alle concrete (complexe, meervoudige of voor de gemeente belangrijke) initiatieven van categorie 3 (mandje 3) worden overigens afgehandeld door de Regiekamer, net zoals alle andere initiatieven van deze categorie die bij de gemeente binnenkomen voor andere locaties. Dit om een uniforme afhandeling voor alle particuliere intiatieven door de gemeente te waarborgen. Overwogen kan worden of binnen de Regiekamer alle initiatieven door eenzelfde regisseur zullen worden behandeld. Daarnaast betrekt de projectleider collega s van afdelingen binnen de gemeente Doetinchem bij het opstellen van specifieke producten. Zo betrekt hij voor opstelling van de ruimtelijke visie collega s van bijvoorbeeld ruimte, milieu, water, cultuurhistorie en communicatie. Commissie GIOS Meerenbroek: Voorgesteld wordt een Commissie GIOS Meerenbroek [werktitel] in te stellen onder leiding van de gemeente. Het doel van de comissie GIOS Meerenbroek is om mee te denken met de plannen en ideeën, ervaringen uit te wisselen, draagvlak te creëren bij de achterban, en ieder vanuit zijn eigen invalshoek bij te dragen aan uitvoering van de plannen. De commissie vervult een adviserende rol aan het College van B&W van de gemeente Doetinchem. Beoogde leden van de commissie GIOS Meerenbroek zijn: provincie, waterschap, gemeenten Bronckhorst en Montferland, LTO, Gelders Landschap/Staatsbosbeheer/Natuurmonumenten, wijkraad Dichteren/de Huet, dorpsraad Wehl en wijkraad GIOS, het Recreatieshap Achterhoek en Liemers, het Plattelandshuis en de gemeente Doetinchem zelf (projectleider en adviseur Bestuur & Strategie). Voorgesteld wordt dat de wethouder Ruimtelijke Ordening van de gemeente Doetinchem de commissie GIOS voorzit; daarnaast levert de gemeente ook de projectleider. Voorbereiding en coördinatie van de commissievergaderingen vindt plaats door de gemeente. Daarbij zal de commissie zich zoveel mogelijk over concrete esties buigen, en concrete afspraken maken. Voorgesteld wordt dat de commissie GIOS Meerenbroek bij aanvang tenminste drie maal per jaar bijeenkomt; één van deze twee vergaderingen wordt gekoppeld aan een excursie in het gebied. Op termijn kan de frequentie naar twee keer per jaar worden teruggebracht. Daarnaast kan de commissie voor specifieke projecten of activiteiten bijeen komen. De naamgeving Commissie Meerenbroek zal worden aangepast zodra een definitieve naam voor het gebied is vastgesteld. Verder worden de volgende communicatie-activiteiten en middelen voorzien; - GIOS-website: Marktplaats GIOS, het ontlokken van een GIOS-netwerk De gemeente wil graag dat inwoners zich betrokken voelen tot het GIOS-gebied en zelf initiatieven ontplooien. Daarbij kunnen bewoners ook onderling meer voor elkaar betekenen. Hierdoor wordt de samenhang in het gebied versterkt. Onder Marktplaats GIOS wordt daarom verstaan: inrichting van een GIOS-loket: naam, gezicht en telefoonnummer (projectleider/secretaris. Hiermee ontstaat een lage drempel voor bewoners om contact met de gemeente op te nemen over GIOS. Tegelijkertijd is de persoonlijke benadering van de projectleider en secretaris een stimulans voor initiatiefnemers om met hun ideeën verder te gaan. inrichten van een deel van de gemeentelijke website voor GIOS, waarin opgenomen: - continu de laatste stand van zaken voor het project GIOS aangeven (taak van de webmaster) - bijeenbrengen van vraag en aanbod van bewoners. Als pilot zal de gemeente 6

7 bevorderen dat bewoners hun initiatieven kenbaar maken aan anderen. Ook zal de gemeente zelf doelen voor het gebied noemen en voorbeelden van vragen aangeven. Daarop kunnen bewoners reageren en dan nét het ontbrekende stukje voor anderen aanbieden, waardoor per saldo meer mogelijkheden ontstaan. Een voorbeeld is om de droom van een aantal initiatiefnemers op de website te publiceren. Daarmee kunnen bewoners elkaar inspireren.omdat niet zeker is of dit daadwerkelijk haalbaar is, ziet de gemeente dit als een pilot. - organiseren van een digitale fotowedstrijd, eventueel te koppelen aan een natuurwaarnemingsdag. Inwoners en bezoekers aan het gebied zullen worden uitgenodigd digitale foto s aan te leveren op de website. De projectleiding zal de mooiste foto belonen. Daarnaast wordt onderzocht of het technisch en praktisch haalbaar is om een electronische-kaart module aan de gemeentelijke website koppelen, waarbij inzenders van foto s hun eigen digitale kaart kunnen aanmaken en kunnen verzenden. - de voortgang van de acties trees for travel Doetinchem (zie hieronder) - ook zal de mogelijkheid voor het plaatsen van vervolg foto s worden onderzocht. Door met enige regelmaat op strategisch en aantrekkelijke plaatsen foto s te nemen en op de website achter elkaar te laten tonen, kunnen de vorderingen van het GIOS-project door inwoners en belangstellenden vanuit hun stoel gevolgd. De haalbaarheid hiervan zal nader worden onderzocht. De provincie wil hier als pilot graag bij aanhaken, omdat zij voor al haar prioritaire projecten informatie op de provinciale website plaatst. Hierover zal de provincie nog formeel besluiten. - op termijn, als de eerste resultaten binnen het GIOS-gebied zichtbaar worden en particulieren met verschillende initiatieven komen, wordt overwogen om op de website een discussieforum te bieden voor bewoners over wat hen bezighoudt. Hiermee kunnen bewoners via dit moderne medium onderling contact houden. De haalbaarheid hiervan zal nader onderzocht worden. In de loop van 2009 zullen de eerste resultaten van het project GIOS zichtbaar worden: er wordt een ruimtelijke visie opgesteld in de eerste helft van 2009 en medio 2009 wordt een eerstewandelpad geopend. Beide producten zullen worden aangegrepen als communicatiemiddel. Inrichtingsplan met gebiedspaspoorten: Een inrichtingsplan vertaalt de ambities van de gezamenlijke partijen in een ruimtelijk beeld. Wat is het eindbeeld voor het GIOS-gebied? Het inrichtingsplan zal uitmonden in een zonering in het gebied, waarbij wordt aangegeven wat het eindbeeld per zone is. Het inrichtingsplan geeft daarbij ook de kaders welke ontwikkelingen worden toegestaan per zone. Als uitwerking zal per zone een zogenaamd gebiedspaspoort worden uitgewerkt (zie punt 4.2), waarbinnen initiatieven kunnen landen. Deze gebiedspaspoorten moeten dus voor initiatiefnemers voldoende duidelijk zijn, en hen zelfs stimuleren om met initiatieven te komen. De doelgroep van het inrichtingsplan met gebiedspaspoort zijn zowel burgers als de ambtelijke organisatie. De vorm van het plan moet op deze doelgroepen zijn toegesneden. Trees for travel in Doetinchem De bedoeling van Trees for travel is dat de bedrijven, en in het bijzonder hun klanten in Doetinchem, benaderd gaan worden om hun milieuschade direct in onze gemeente Doetinchem te compenseren. Wij willen geen bomen compenseren maar grond, natuurterrein. Slogan daarbij zal zijn: Als inwoner van Doetinchem kunt u zelf in onze gemeente zien/aanwijzen welk terrein door u mede gefinancierd zijn. Uw euro wordt voor 100 % besteed, de administratieve kosten worden door de gemeente bijgedragen. Voor 6 euro wordt 1 m2 landbouwgrond omgevormd tot 1 m2 natuurterrein. Overigens kan deze actie ook met een insteek zonder reizen worden gevoerd. De provincie onderzoekt in hoeverre zij bij elke m2 bos uit trees for travel, een evenredige hoeveelheid bos, zelf kan toevoegen. 7

8 De voortgang van trees for travel zal middels een soort thermometer of grafiek, op de gemeentelijke website worden aangegeven. Informatieborden Langs de beoogde wandelpaden worden twee informatieborden voorzien. Op deze borden wordt, naast informatie over de route zelf, informatie gegeven over aspecten van het GIOSgebied. Bijvoorbeeld het landschap, bijzondere planten- of diersoorten, of cultuurhistorische aspecten. Dit zal nader worden uitgewerkt. Waar mogelijk wordt aangehaakt bij het fietsknooppuntensysteem in de Achterhoek, dat momenteel wordt uitgewerkt. Wandelkaarten met informatie Medio 2009 wordt voorzien dat het eerste wandelpad wordt geopend. Dit is het moment waarop buurtbewoners uitgenodigd kunnen worden om het pad uit te proberen. Voorgesteld wordt deze uitnodiging te gieten in de vorm van een wandelkaart, waarbij ook gerichte informatie over aspecten van het gebied aan de orde komen. Het vieren van overige mijlpalen In de toekomst zullen nieuwe mijlpalen het licht doen zien: een volgend wandelpad, een bepaalde hoeveelheid natuur etc. Deze mijpalen vormen nieuwe aanknopingspunten voor communicatie-activiteiten. Doetinchems Vizier De voortgang van het project, concrete deelprojecten of berichten, zullen worden geplaatst in de gemeentelijke katern van het Doetinchems Vizier. Persberichten Bij het vieren van specifieke mijlpalen, zoals de opening van het eerste wandelpad, of op specifieke andere momenten, zullen persberichten worden opgesteld. Hiermee kan de bekendheid van het project worden vergroot. Communicatie op maat Tenslotte verzorgt de projectleiding communicatie op maat door persoonlijke geprekken met initiatiefnemers te voeren op verzoek. Het GIOS-loket biedt hiervoor een lage drempel. Ook zogenaamde huiskamergesprekken, waarbij meerderebewoners aanwezig zijn, worden ook door de projectleiding verzorgd, op verzoek. Naamgeving De naam GIOS is vanuit communicatief oogpunt niet aantrekkelijk. Inmiddels is de Oudheidkundige vereniging Wehl gevraagd voorstellen voor een nieuwe naam te doen. Momenteel zijn drie opties voorgesteld. In de loop van maart zal hierover definitief worden besloten. 5. Monitoring en evaluatie Als gemeentelijke doelstelling was geformuleerd dat 30% van de bewoners actief participeert in het GIOS-gebied. In de vorige paragraaf zijn al verschillende instrumenten benoemd die hieraan een bijdrage zullen kunnen leveren. De bovengenoemde doelstelling zal vanuit de communicatiedoelstellingen in tweeën worden geknipt: 1. 50% van de inwoners van het gebied kennen het project, bijvoorbeeld doordat de projectleider hen heeft geïnformeerd of doordat zij over het project hebben gelezen in het 8

9 Doetinchems Vizier; 2. 30% van de inwoners participeren actief in het gebied. Met participeren wordt bedoeld dat bewoners in meer of mindere mate bijdragen aan het project. Dit kan bijvoorbeeld zijn het aanplanten van bomen, uitvoeren van landschapsonderhoud of (ruil)grond ter beschikking stellen voor de aanleg van wandelpaden. Om de doelstelling 30 % van het gebied participeert te kunnen meten en de voortgang te kunnen monitoren, zal het aantal woningen in het gebied als uitgangspunt worden genomen. Middels een overzicht van namen en adressen waarvoor initiatieven bij de gemeente binnenkomen, kan al een maat worden gekregen van het deel dat wenst te participeren in het GIOS-gebied. Daarnaast zal de projectleider een archiefbestand bijhouden waarin hij aangeeft welke inwoner wanneer is bezocht. Voorgesteld wordt om ieder jaar een lijst van (communicatie)producten op te stellen en uit te zetten in de tijd. 6. Afstemming met de provincie Het GIOS-gebied is niet alleen voor de gemeente Doetinchem een belangrijk project, maar ook voor de provincie. Het is zelfs één van de prioritaire gebieden in het kader van het Provinciaal Meerjarenprogramma (PMJP). Dit is de reden dat de provincie intensief is betrokken bij dit project, meedraait en de werkgroep en Commissie GIOS en middelen ter beschikking stelt om specifieke doelen te realiseren. Op communicatief vlak zijn de volgende werkafspraken gemaakt: * de provincie heeft op haar eigen website een pagina over het GIOS-gebied. Op deze pagina zal een link naar de gemeentelijke projectsite worden aangemaakt; * de provincie zal aandacht aan het GIOS-gebied schenken in haar digitale nieuwsbrief voor de Achterhoek en Liemers; * de provincie wil graag als pilot aanhaken bij de gemeentelijke website, voor wat betreft het fotoverslag; hierover moet zij nog definitief besluiten; * de gemeente stuurt verslagen van werkgroep en commissievergaderingen aan zowel de gebiedsmakelaar van de provincie, als de ambtelijke communicatiemedewerker; * 3x per jaar zal interne afstemming plaatsvinden tussen gemeente en communicatiemedewerker provincie over inhoudelijke communicatieboodschappen; * als de gemeente communiceert over het project, zal zij zo veel mogelijk de rol van de provincie erbij vermelden, vergezeld van het logo van de provincie. * de gemeente verzoekt de provincie een prominente rol te vervullen bij de opening van het eerste wandelpad. Dit verzoek wordt in principe met dank geaccepteerd; een concrete datum moet echter nog worden gevonden. 7. Overzicht instrumenten en middelen In de volgende tabel wordt het overzicht van communicatie-instrumenten en middelen samengevat. 9

10 GIOS-stappen jan feb mrt apr mei juni juli sep okt nov dec 1 e k 2 e 3 e 4 e 1 e 2 e 3 e 4 e Intern gemeente Doetinchem B&W besluit ontwikkelspoor X en communicatieplan Organisatie & proces Werkgroep GIOS X X X X X X X X X X X X X Commissie GIOS X X X X X X X Producten GIOS-loket X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X Eerste ontwerp Ruimtelijke X visie met gebiedspaspoorten Definitieve ruimtelijke visie X Trees for Travel Doetinchem X X Overige activiteiten Informatieborden X X X Opening wandelpad X Wandelkaart met informatie X Communicatie op maat X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X (huiskamergesprekken) Doetinchems Vizier X Definitieve naamgeving project X 10

11 11