Wij stappen over! 7 meest gemaakte fouten bij overstappen naar een ander software programma

Transcriptie

1 Wij stappen over! 7 meest gemaakte fouten bij overstappen naar een ander software programma Niña van Wermeskerken & Roxy Jager

2 Beste logopedist, Wat goed dat je dit e-book openslaat. Het bevat een heleboel informatie die je gaat ondersteunen bij de keuze tot overstappen naar een andere softwareleverancier. Dit e-book is speciaal geschreven voor jou als logopedist die de overstap wil maken, maar om verschillende redenen dat nog niet hebt gedaan. Misschien vind je de overstap heel spannend omdat je al zo lang bij dezelfde leverancier zit. Misschien heb je verhalen gehoord dat het gruwelijk fout kan gaan. Misschien vind je verandering in het algemeen wat minder makkelijk. Dit e-book geeft je handvatten en tips om je voor te bereiden en te helpen bij het maken van je keuze om wel of niet over te stappen. Het e-book is zo geschreven dat je er sowieso baat bij hebt. Ook als je niet overstapt. Dan weet je namelijk ook dat je op de goede plek zit en waarom je wilt blijven. Dan hoef je daar voor de komende tijd je geen zorgen meer over te maken. Het behandelen is voor jou als logopedist je kernkwaliteit en het registreren ervan is wat minder je hobby. Daarom wil je dat systeem om in te registreren makkelijk werkbaar en intuïtief is. Dat het doet wat het moet doen, zoals declareren. En misschien wil je er zelf in kunnen boekhouden. Dat is per logopedist anders. Wat behoort je software programma in ieder geval te doen? Het registreren van je behandeltraject eenvoudig maken én declareren, want we willen aan het eind van de maand wel betaald worden natuurlijk. MijnLogopedieDossier helpt je in dit keuzetraject Niña van Wermeskerken Roxy Jager Aarzel nooit om contact op te nemen: of

3 Fout 1: Uit onvrede hals over kop overstappen Heb jij een software programma die jou meer frustreert dan dat het je ondersteunt? Veel logopedisten werken met een programma dat initieel niet ontworpen is voor de logopediepraktijk, maar voor paramedici in het algemeen. Zo is het programma vervuild met allerlei overtollige vakjes voor fysiotherapeuten en extra klikopties en menu s waardoor je soms door de bomen het bos niet meer kan zien. Dit kan je opeens te veel worden, waardoor je hals over kop overstapt naar een andere leverancier, want die wordt door een collega gebruikt en zij is er blij mee. Vaak ga je dan van de regen in de drup, want ook dat programma is ontworpen voor paramedici in het algemeen en ook daar zijn veel overtollige vakjes en lange klikroutes voordat je ergens bent. Het kan ook voorkomen dat je het programma eerst zelf helemaal moet in gaan richten, dan is het wel helemaal customized, maar wanneer had je dat dan moeten doen? Daar zat je niet op te wachten, maar nu is het te laat, je bent al overgestapt. Tip 1: Breng verwachtingen in kaart Voorkom verrassingen of teleurstellingen; breng zaken samen in kaart! De werkelijkheid is altijd anders dan de verkoopbelofte: een wijdverbreide angst onder kopers. Dit kan een variatie van uiteenlopende zaken zijn, bijvoorbeeld: de software is toch moeilijker dan gezegd; toch minder toegespitst op logopedie dan gezegd; er is toch nog (te) veel zelf te doen voordat je ermee kan werken; de software is niet flexibel genoeg; de software bevat niet alles wat je nodig hebt. De waarheid is dat je deze situatie heel eenvoudig kunt voorkomen. Als je je eisenpakket voor het selectietraject opstelt en dat tijdens het traject goed voor ogen houdt en het liefst nog je verwachtingen duidelijk uit spreekt naar de verschillende leveranciers, dan kom je niet voor verrassingen te staan. Een gedegen selectietraject vormt de basis van de overstap naar een nieuw softwareprogramma. Hier volgt een stappenplan voor dit traject:

4 STAP 1: Stel van tevoren een goed doordacht eisenpakket op Deze vragen kunnen je wellicht helpen: 1 Is het softwareprogramma eenvoudig te gebruiken en te implementeren? 2 Helpt het softwareprogramma ons betere beslissingen te maken gedurende het behandeltraject? 3. Helpt het softwareprogramma om onze doelen in de behandeling eenvoudig te registreren, te evalueren en ons behandelplan eenvoudig aan te passen? 4 Naar welk type software zijn we op zoek? Stand-alone/offline, online op hun serveromgeving of in de cloud? 5. Groeit het softwareprogramma mee met onze onderneming bij veranderingen in personeel en andere wensen? 6. Is de software zijn geld waard? 7. Welke opties biedt de leverancier voor het overzetten van de gegevens van je huidige leverancier? 8. Hier wil je wellicht nog niet aan denken als je naar een nieuwe leverancier overstapt. Maar welke mogelijkheden heeft de nieuwe leverancier om jouw gegevens uit hun systeem te exporteren? Mocht je in de toekomst weer van pakket willen wisselen en jouw gegevens mee willen nemen. STAP 2: Nodig verschillende leveranciers uit om een demo te geven of vraag een demo-account aan STAP 3: Ga ervan uit dat een accountmanager van een softwareleverancier altijd alle mogelijkheden van het systeem zal laten zien. Dat is zijn vak. Maar dat betekent niet dat al deze functionaliteiten passen bij jouw logopediepraktijk. STAP 4: Bespreek wat jouw verwachtingen zijn van het softwareprogramma. Welke functionaliteiten wilt je allemaal gaan gebruiken en wat is haalbaar om te realiseren binnen welke periode?

5 Fout 2: De praktijkhouder maakt de beslissing in zijn/ haar eentje De aanschaf van een nieuw softwareprogramma ligt vaak in handen van de praktijkhouder of een selectieve groep mensen in je logopediepraktijk. Logisch, want je wilt niet alle medewerkers bij het aankooptraject betrekken. Maar wat je wel wilt, is dat alle medewerkers na de aanschaf met veel plezier en enthousiasme aan de slag gaan met het nieuwe softwaresysteem. Dus hoe creëer je draagvlak? Zonder commitment van je medewerkers wordt de implementatie een lastig traject. Tip 2: Communiceer en creëer draagvlak Bij het creëren van draagvlak binnen het team is goede communicatie cruciaal. De eerste keuze die gemaakt dient te worden, is schaf je het programma aan en laat je het daarna zien of maak je een keuze welke het wordt en laat je deze keuze eerst zien voordat je het aanschaft? Het subtiele verschil hierin, is het gevoel dat de teamleden mee kunnen beslissen ja of nee. Wanneer je weerstand verwacht bij het overstappen naar een nieuw programma, is dit zeker aan te raden. 1. Richt je aandacht direct voor of na (de keuze is hiervoor aan jou gesteld) de aanschaf van het nieuwe softwareprogramma op een plan voor de interne communicatie. 2. Leg je team uit waarom voor de desbetreffende software gekozen is en wat ze ervan kunnen verwachten. 3. Breng een bezoek aan de softwareleverancier of nodig deze uit en enthousiasmeer jouw team met een rondleiding en programmademonstratie. 4. Laat zien wat voor hen de meerwaarde is. a. Bespaart het programma tijd? b. Verlaagt het de werkdruk? c. Geeft het overzicht en inzicht? d. Allemaal zaken die ervoor zorgen dat de neuzen dezelfde kant op komen te staan. Zonder commitment van jouw medewerkers wordt de overstap een lastig traject.

6 Fout 3: Na de keuze gewoon overstappen Veel logopedisten denken dat nadat zij de keuze hebben gemaakt om over te stappen, de enige volgende stap de daadwerkelijke overstap is. Dan is verre van waar, het is een traject. Als het niet zo bekeken of behandeld wordt, kan dit leiden tot chaos. Wees je er daarom van bewust dat het een traject is waarbij er een stappenplan gemaakt kan worden. Door het overstaptraject vooraf te faseren in kleine stappen creëer je overzicht en eenvoud. Geen overzicht = stress Wanneer je de overstap succesvol hebt gedaan, breekt de tijd aan om te genieten van je keuze. Maar voor die tijd kijken we samen naar tip 3. Tip 3: Houd het simpel, maak een plan Niemand heeft behoefte aan een ingewikkeld overstaptraject. Toch vergt de overstap naar nieuwe software tijd, kennis en kunde. Makkelijk is het nooit, maar dat betekent ook weer niet dat je het onnodig ingewikkeld hoeft te maken. Houd het simpel! Maar de vraag is: hoe? In mijn ervaring is een van de grootste valkuilen bij overstaptrajecten dat klanten vaak te veel en te snel willen. Te veel in te korte tijd realiseren leidt tot problemen omdat het overzicht verdwijnt. Door het overstaptraject vooraf te faseren in kleine stappen creëer je overzicht en eenvoud. Jouw team houdt van overzicht en de kans van slagen is vele malen groter. Kies daarnaast voor een softwareleverancier die de Richtlijn Dossiervorming als template heeft geïmplementeerd in het softwareprogramma, gezien het branchespecifiek procesmatig werken binnen de logopedie.

7 Fout 4: Aannemen dat in het nieuwe programma alles op dezelfde plek staat of hetzelfde functioneert Wanneer je overstapt naar een ander programma, heb je daar een reden voor. Misschien ziet het er overzichtelijk uit, zijn er meer mogelijkheden of zijn er minder vakjes om in te vullen. Al deze punten waardoor je bent overgestapt, zorgen er bij de migratie van gegevens ook voor dat het op een andere plek komt te staan. Sommige data is samengevoegd of er zijn nog vakken leeg omdat het oude programma hier niets aparts voor had. Ook de functies binnen het softwareprogramma zullen op een andere manier opgebouwd zijn en anders werken. Ook hier dient rekening mee gehouden te worden. Het heeft dan ook geen zin om de hele tijd te vergelijken. Je hebt van het oude programma fysiek afscheid genomen, doe dat dan ook mentaal. Sommige logopediepraktijken hebben het declareren uitbesteed. Ook deze medewerkers dienen op de hoogte gesteld te worden van het nieuwe programma en wegwijs te worden. Schakel eventueel een expert in en bespaar jezelf en je administrateur tijd en veel onnodige fouten. Tip 4: Onderschat de conversie niet Bij de overstap van het oude naar het nieuwe softwarepakket is een conversie onvermijdelijk. Een conversie betekent dat alle data, zoals medewerkergegevens, cliëntgegevens en zorgpaden, evenals de administratie uit het oude softwareprogramma overgebracht worden naar het nieuwe programma. De meeste data kan geëxporteerd worden uit het oude programma en geïmporteerd worden in het nieuwe programma. Echter sommige programma s exporteren niet alle data, zoals toegevoegde documenten en/of geluidsfragmenten, of informatievelden die aan zijn gemaakt door de praktijk of informatievelden die gewoon weg niet meekomen in de export. Dit komt doordat de informatie uit het oude programma vaak heel anders is opgebouwd dan de database van het nieuwe programma. Dat wil zeggen dat er 3 zaken goed geregeld dienen te worden. 1. Vraag een goede export aan bij de oude leverancier 2. Mocht niet alles meekomen, dan is die taak aan jou (niet aan de nieuwe leverancier) 3. Zorg dat je zelf nog een periode in het oude programma kan Onderschat daarom niet het werk dat jij als logopediepraktijk nog hebt aan het overzetten van nietmeegekomen data. Met goede data staat of valt een succesvolle overstap, maar het overzetten is niet eenvoudig. Informeer hiernaar bij jouw nieuwe leverancier.

8 Fout 5: Schelden op (de medewerkers van) het softwareprogramma Deze fout heeft wederom alles te maken met verwachtingsmanagement. Als je de voorgaande stappen goed hebt doorlopen, zal je niet snel in deze valkuil stappen. Stap je er wel in, dan kan dat tegen je werken. Stel je voor in je logopediepraktijk heb je zo n familie waarvan de ouders continu zeuren over het een of het ander. Heb je die familie voor ogen? Welk gevoel krijg je daarbij? Ga je juist harder lopen door hun gezeur of ga je met je hakken in het zand? Ook zo op het schoolplein, ken je van die ouders die continu tegen de leerkracht zeuren over hun kind. Deze ouders worden niet populairder bij de leerkracht. Zo ook bij de softwareprogramma s. Iedere medewerker kan zich de struggles voorstellen van en zich inleven in de overstap, maar zij verdienen dan nog altijd jouw respectvolle benadering. Op deze wijze zullen zij graag jouw punten snel op lossen. Zonder 100% commitment en positieve inzet van beide partijen geen succes! Tip 5: Ga een partnership aan met uw softwareleverancier Mocht je in de veronderstelling zijn dat de verantwoordelijkheid voor het succes van de overstap ligt bij de softwareleverancier, dan zal je worden teleurgesteld. De tijd van een traditionele klantsoftwareleverancier relatie, waarbij de softwareleverancier implementeert en vervolgens vertrekt, is voorbij. De verantwoordelijkheid voor het succes van de overstap ligt niet alleen bij jou en ook zeker niet alleen bij jouw softwareleverancier. Het is de hechte samenwerking die uiteindelijk leidt tot een succesvol eindresultaat. Samenwerking is in deze dan ook zeker niet te verwarren met opdrachtgever en uitvoerder. De samenwerking in een partnership is geven en nemen, soms is het nodig flexibel mee te bewegen om verder te komen. Soms is geduld een schone zaak. Jij als logopedist kent deze samenwerking als geen ander, als je een kind voorstelt in je behandeling, waarvan jij medewerking en groei verwacht. Je kan keihard eisen stellen, maar daar schiet je vaak niets mee op. Vraag uw leverancier ook om zijn visie en advies bij het inrichten van de administratieve processen. Stop met het uitvoeren van processen om het uitvoeren van processen en gebruik de ervaring van jouw softwareconsultants om samen zo efficiënt mogelijk processen te implementeren.

9 Fout 6: Ik kan het zelf wel, bovendien is dat goedkoper Mocht je de keuze hebben gemaakt om de overstap te wagen naar een nieuwe softwareleverancier, dan is een goed begin geen half werk. In de zorgbranche komt het regelmatig voor dat implementaties niet binnen de afgesproken tijd worden afgerond. Een eindeloos implementatietraject is iets wat je absoluut wilt voorkomen. De vraag is alleen aan welke touwtjes je moet trekken om dat te realiseren. Maak heldere afspraken, stem deze af met de leverancier en met je team en leg ze vervolgens goed vast. Tip 6: Voorkom een eindeloos overstap- en implementatietraject Wanneer de overstap volgens de bovengenoemde tips is uitgevoerd, is het tijd om met het programma aan de slag te gaan. Heb je een groot team, investeer in de toekomst en volg een cursus om het programma als team beter te leren kennen en met de neuzen dezelfde kant op te komen. Schep orde in deze nieuwe situatie, daar hebben teams behoefte aan. Als je geen team hebt, maar je bent zelf wat onzeker in dit digitale tijdperk, ook dan kan een cursus rust en overzicht geven waardoor je sneller op de juiste manier aan de slag kunt. Zodra je weet hoe je het beste, makkelijkste en snelste aan het werk kan en de weg weet in het programma, is het een kwestie van implementeren van die kennis. Zorg dat de snelheid erin blijft zitten zonder de kwaliteit uit het oog te verliezen. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Implementatietrajecten hebben voldoende voorbereiding, duidelijke afspraken en besluitvorming nodig om succesvol te zijn. Ook is het verstandig om projectspelregels op te stellen. Zo houdt je elkaar scherp en weet iedereen waar hij aan toe is. Alle energie en creativiteit kunnen worden ingezet voor het projectresultaat, namelijk een succesvolle implementatie. Dit creëert veel ruimte en stelt de teamleden in staat goede resultaten te boeken. Dit alles geeft de motivatie een enorme boost en maakt deze fase leuk.

10 Fout 7: Het wiel uitvinden Je bent overgestapt, je bent aan de slag en je hebt soms vragen. De meeste softwareleveranciers hebben een helpdesk en eventueel ook een gebruikersforum. Je hoeft dus geen uren kwijt te zijn aan hoe iets werkt, of hoe een nieuwe functie werkt of te zoeken naar waar iets staat. Tip 7: Raadpleeg het aangeboden netwerk voor implementatietips Aarzel niet om je vragen te stellen. Zowel de helpdesk als de gebruikersforums zijn in het leven geroepen om jouw vragen te beantwoorden. Maak er gebruik van voordat je frustratie is opgelopen.

11 Conclusie Om je overstap een succes te maken is het verstandig om je op z n minst voor te bereiden zoals beschreven in dit e-book. Hier nogmaals alle fouten en tips op een rijtje. Fout 1: Uit onvrede hals over kop overstappen Tip 1: Breng verwachtingen in kaart Fout 2: De praktijkhouder maakt de beslissing in zijn/ haar eentje Tip 2: Communiceer en creëer draagvlak Fout 3: Na de keuze gewoon overstappen Tip 3: Houd het simpel, maak een plan Fout 4: Aannemen dat in het nieuwe programma alles op dezelfde plek staat of hetzelfde functioneert Tip 4: Onderschat de conversie niet Fout 5: Schelden op (de medewerkers van) het softwareprogramma Tip 5: Ga een partnership aan met uw softwareleverancier Fout 6: Ik kan het zelf wel, bovendien is dat goedkoper Tip 6: Voorkom een eindeloos overstap- en implementatietraject Fout 7: Het wiel uitvinden Tip 7: Raadpleeg het aangeboden netwerk voor implementatietips Mocht je willen kiezen voor MijnLogopedieDossier en je wilt zeker weten dat je geen van bovenstaande fouten maakt en volledig voorbereid bent op je overstap, neem dan contact met mij op via sales@mijnld.nl of kijk op Bellen is uiteraard ook mogelijk:

12 Onze passie Wij helpen logopedisten die liefde hebben voor hun vak en dit tot uiting brengen in hun behandelingen, waarbij tijd bespaard wordt bij de dossiervorming. Wij geloven dat wij de focus kunnen faciliteren zodat alle logopedisten het maximale uit hun cliëntcontact kunnen halen. Met 15 jaar ervaring in de logopedie, zowel als behandelend logopedist, logopedieauditor en -trainer, is Niña van Wermeskerken de specialist op het gebied van toegepaste en werkbare dossiervorming. Sinds 2004 is Roxy Jager expert in de ontwikkeling van gebruiksvriendelijke software en beheer. Samen gaan wij met MijnLogopedieDossier de dossiervorming en praktijksoftware in logoland innoveren, optimaliseren en automatiseren. Het ontstaan van MijnLogopedieDossier Het softwareprogramma, speciaal voor logopedisten, is ontstaan door de samenwerking tussen 2 personen. Niña van Wermeskerken is logopedist, voorheen auditor en biedt begeleidingstrajecten aan om voorbereid te zijn op de Kwaliteitstoets Logopedie vanuit Zo gezegd, zo gedaan. Roxy Jager is een IT er die alles kan bouwen wat je maar wenst. Hij ontwerpt software, apps en websites en verzorgt SAAS vanuit Digital Partner B.V. Tijdens een seminar voor zelfstandig ondernemers van Open Circles Academy hebben zij elkaar ontmoet en is het idee geboren om de krachten te bundelen en een nieuw product te ontwikkelen. Met de kennis en kunde op het gebied van IT van Roxy en de logopedische kennis, auditervaring en feedback vanuit het netwerk van Niña zijn zij uitermate in staat om HET softwareprogramma te ontwikkelen speciaal voor logopedisten.

13 Mijn LogopedieDossier Software speciaal gemaakt voor logopedisten door logopedisten Automatisch werken, 365 dagen per jaar 100% auditproof Werk overal en altijd up-to-date in de cloud Beschikbaar op je favoriete PC, laptop of tablet Veilig en betrouwbaar Automatische maandelijkse declaraties via Vecozo Niña van Wermeskerken en Roxy Jager MijnLogopedieDossier