Hoe zet ik een beeldbank op?

Transcriptie

1 Hoe zet ik een beeldbank op?

2 ijn naam is Shanna Hillebrand, Visual Storyteller en Beeldstrateeg. Ik help gedreven ondernemers hun bedrijfsverhaal te vertellen en hun ideale klant te bereiken met het slim inzetten van foto s. Ik doe dit met strategiegesprekken, workshops, masterclasses en visual storytelling. Vandaag help ik je graag op weg bij het opzetten en vullen van jouw beeldbank. Veel ondernemers komen op het moment dat zij beeldmateriaal nodig hebben tot de conclusie dat ze niet veel beelden hebben. Dat hun beeldmateriaal overal en nergens opgeslagen staat. Ik had toch een foto van dat project in Almere? Het beeldmateriaal niet consistent en van de juiste kwaliteit is. Waar heb ik die ook alweer bewaard? Deze situaties leveren een hoop onrust en stress op. Herken jij jezelf in deze situaties? Dan is een beeldbank voor jou de juiste oplossing. Wat is een beeldbank? Een beeldbank is een centrale opslagplaats voor een verzameling van systematisch gearchiveerd digitaal beeldmateriaal (foto's, video s, infographics enz.). Het fungeert als bibliotheek of archief van digitaal beeldmateriaal waar diverse partijen gebruik van kunnen maken. In grotere organisaties wordt deze over het algemeen beheerd door de communicatie- of marketingafdeling. 2

3 Wat is het voordeel van een beeldbank? 1. Tijdbesparing; je hoeft niet meer diverse opslagplaatsen af te zoeken op zoek naar waar je die ene foto ook alweer had opgeslagen; 2. Kostenbesparend; doordat je foto s systematisch en op een centrale plaats archiveert weet je precies welke beelden je hebt en hoef je niet telkens nieuw beeldmateriaal te laten maken omdat je eerdere beelden kwijt bent geraakt en maak je geen dubbel beeldmateriaal; 3. Effectiviteit; doordat je beeldmateriaal beschikbaar hebt kun je makkelijker, sneller en op ad-hoc basis communiceren; 4. Rust; omdat alles geregeld is en je geen stress meer hoeft te ervaren als er spontaan beeldmateriaal nodig is. Stappenplan opzetten beeldbank: Stap 1 : Verzamelplaats Het opzetten van een beeldbank begint met het creeren van een centrale opslagplaats. Dit kan op een locale server, in de cloud of heel simpel op een (externe) harde schijf. Welk systeem je het beste kunt kiezen is afhankelijk van jouw organisatie. Hoe dan ook het moet een betrouwbaar en efficient systeem zijn. Tip 1 Tip 2 Beheer een beeldbank niet op DVD s of CD s, deze zijn relatief kwetsbaar en vormen daarmee geen betrouwbare opslagplaats. Er bestaat speciale software voor het maken en beheren van beeldbanken. Deze software wordt ook wel Digital Asset Management Software genoemd. Bedrijven die hierin gespecialiseerd zijn, zijn bijvoorbeeld Fotoware & MediaFiler. Stap 2 : Beelden verzamelen Na het kiezen van de centrale opslagplaats is het tijd om alle beelden die je door de jaren heen hebt verzameld op één plaats op te gaan slaan. Begin met een algemene map genaamd Beeldbank en plaats daar alle beelden in die je kunt vinden. Tip Ga nog geen beelden selecteren of verwijderen. Het is handiger en verstandiger om dit in een latere fase te doen. 3

4 Stap 3 : Mapstructuur aanmaken Wanneer al jouw beelden in één map zijn verzameld begint het sorteren van de beelden. Dit is het gemakkelijkst wanneer je een eenduidige en heldere mapstructuur hebt aangemaakt. Er zijn verschillende manieren waarop je jouw beelden kunt archiveren zoals: - Op datum - Op evenement - Op project - Op categorie Kies een structuur die voor de hand ligt en makkelijk toepasbaar is binnen jouw organisatie. 4

5 Stap 4 : Beelden indelen Plaats de beelden die je hebt verzameld in de map waar deze thuishoren. Let hierbij op de resolutie van de beelden. Beelden met een hoge resolutie (300ppi of meer) kunnen gebruikt worden voor printwerk. Bestanden met een lagere resolutie zijn over het algemeen niet geschikt voor printwerk, maar kunnen prima online gebruikt worden. Wanneer je de beelden zo hebt ingedeeld, hoef je naderhand niet meer te checken of je een beeld wel kunt gebruiken voor het medium dat je voor ogen hebt. Stap 5 : Beelden hernoemen & taggen Jouw beelden zijn nu ingedeeld en makkelijk vindbaar. Zeker als je veel beelden hebt, kan het als nog een zoektocht worden om dat ene beeld terug te vinden die je in gedachten hebt. Gelukkig kan je het jezelf nog iets makkelijker maken. Dat kan op 2 manieren. Manier 1: Herbenoemen van het bestand Wanneer je de naam van een bestand aanpast door er trefwoorden in te vermelden die relevant zijn op het beeld, helpt dat je om sneller het juiste beeld terug te vinden. 5

6 In dit voorbeeld zou dat iets kunnen zijn als: Italie-Toscane-Florence-PonteVecchio.jpg Manier 2: Taggen van bestanden Tip Dit is tevens een geschikt moment om overbodig, dubbel of inferieur beeldmateriaal te verwijderen. Het is mogelijk om bestanden van labels ook wel tags genoemd te voorzien. Deze tags worden door jouw computer gescand bij een zoekopdracht en kunnen je dus op deze manier helpen om sneller een gewenst bestand terug te vinden. Bij dit voorbeeld zou je kunnen denken aan tags als: Italië; Toscane; Florence; Ponte Vecchio; Ik hoor je denken Het kost zeeën van tijd om al mijn bestanden te taggen. Tuurlijk kost het opzetten van een beeldbank tijd. Maar bedenk goed, dat het eenmalig investeren van tijd in dit project ervoor zorgt dat je in de toekomst juist efficienter met jouw tijd om kan gaan. Voordat je één voor één jouw bestanden gaat taggen, heb ik nog goed nieuws. Je kan meerdere beelden tegelijkertijd taggen door de gewenste bestanden te selecteren en vervolgens via de rechtermuisknop naar Eigenschappen te gaan. 6

7 Stap 6 : Back-up Je hebt nu een centrale beeldbank gecreeërd met al jouw beelden. Tijdbesparend, efficient en kostenbesparend, maar ook kwetsbaar. Als er iets gebeurd met jouw opslaglocatie (computer, server, externe hardeschijf etc.) dan ben je meteen alles kwijt. Ik adviseer dan ook om regelmatig een back-up te maken van de beeldbank op een tweede opslaglocatie. Het hebben van een Plan B is niet alleen verstandig, maar geeft ook een hoop rust. Onvolledige beeldbank Het is heel waarschijnlijk dat je na het opzetten van de beeldbank tot de conclusie komt dat er niet voldoende beeldmateriaal aanwezig is of dat het beeldmateriaal niet van de juiste kwaliteit is. Het inhuren van een professionele fotograaf kan dan uitkomst bieden. Wil je een fotograaf inhuren om jouw beeldbank aan te leggen of aan te vullen? Ga dan als volgt te werk: Nodig een fotograaf uit waarvan de stijl past bij stijl en uitstraling van jouw bedrijf Werk met een vaste fotograaf. Zo ontstaat er een consistente uitstraling van jouw visuele content. Dit komt de herkenbaarheid en daarmee naamsbekendheid van jouw bedrijf ten goede Bespreek samen met de fotograaf welke beelden er ontbreken en nodig zijn Plan de werkzaamheden zo efficiënt mogelijk in om kosten te besparen Houd rekening met het jaargetijde. Tenzij beelden voor een specifiek moment ingezet gaan worden, wil je dat jouw beeldmateriaal divers inzetbaar is. Foto s met 7

8 daarop sneeuw of bijvoorbeeld kerstversiering is niet bruikbaar in de zomermaanden. ulp of advies nodig bij het opzetten en vullen van jouw beeldbank? I m only a phonecall away!