VLAMO vzw* Traject bestuurlijke en organisatorische vernieuwing 2018

Transcriptie

1 VLAMO vzw* Traject bestuurlijke en organisatorische vernieuwing 2018 TUSSENTIJDSE VERSLAGGEVING NAJAAR 2018 VOORSTELLEN NA HET EERSTE DEEL VAN HET TRAJECT NAJAAR 2018 Begeleiding prof. Dr. Guy Redig VUB Faculteit Psychologie & Educatiewetenschappen / Agogiek * Gebeten door muziek 1

2 Wat voorafging KLANKBORDGROEP 20 maart FOCUSGROEPEN 7 mei, Roeselare, CC Gudrun/Stadsharmonie 14 mei, Zoersel, Bethaniënthuis 17 mei, Boutersem, Vlamo Vlaams-Brabant 24 mei, Houthalen, Vlamo Limburg 28 mei, St-Niklaas, Zaal 012 Verschillende besprekingen op de REGIEGROEP KLANKBORDGROEP 6 september 2

3 Begeleidingstraject VLAMO - structuur Eigenaar van het traject: Raad van Bestuur VLAMO RvB Design Regiegroep Klankbordgroep Werkveld Focusgroepen Externen 3

4 Situering van dit tussenrapport NAJAAR 2017 MAART APRIL - MEI ZOMER 2018 SEPTEMBER OKTOBER - NOVEMBER WINTER OPDRACHT RVB DESIGN TRAJECT KLANKBORD- GROEP 5 X FOCUS- GROEPEN REDACTIE TUSSEN RAPPORT & -VERSLAG EERSTE VOORSTEL KLANKBORD- GROEP 5 X FOCUS- GROEPEN KLANKBORD- REDACTIE GROEP EIND- RAPPORT 4

5 VLAMO najaartraject Overzicht 6 september KLANKBORDGROEP 24 september Focusgroep Roeselare 8 oktober Focusgroep St. Niklaas 11 oktober Focusgroep Boutersem 13 oktober Voorstelling aan Algemene Vergadering 15 oktober Focusgroep Zoersel 18 oktober Focusgroep Houthalen Redactie eindverslag - voorstellen 5

6 Status van dit verslag voorstellen om de organisatorische en bestuurlijke werking van VLAMO te optimaliseren gebaseerd op diverse bronnen, o.a. de bestuurlijke documenten, de basisnota die het verkenningstraject hieromtrent voorafging, de verslagen van zowel de Klankbordgroep als de vijf focusgroepen in het voorjaar van 2018 materiaal uitgebreid geanalyseerd en geduid door de regiegroep voorstellen geplaatst in een kader, met keuzes. Geen definitieve keuzes Doel: terugkoppeling aan zowel de Klankbord- als de focusgroepen dit najaar 6

7 Status van dit verslag Deze voorstellen formuleren mogelijke antwoorden, oplossingen en beslissingen worden ter discussie voorgelegd reacties, argumenten, afwegingen vorm basis vormen voor het eindverslag dat aan de RvB van VLAMO wordt gepresenteerd het komt de RvB toe om deze uiteindelijk te vertalen in keuzes, beslissingen en maatregelen 7

8 Huidige structuur Plaatselijk 3 niveaus Provinciaal Centraal 2 bestuurlijke & organisatorische structuren Juridisch & besturend: 6 provinciale en 1 centrale vzw s Diverse stuurgroepen velerlei 8

9 Naar betere bestuurlijke & organisatorische werking Uitgangspunten Principes van goed bestuur: omvang, cultuur, diversiteit Getrapt systeem als basis nabijheid van de basis VLAMO cultuur en traditie Sociaal-culturele wetmatigheden (o.a. procesefficiëntie) Historische component gedwongen fusies Boodschap van de Vlaamse overheid 9

10 Naar betere bestuurlijke & organisatorische werking Anatomie van een bestuurlijke structuur. Wat is er van De Algemene Vergadering De Raad van Bestuur Dagelijkse leiding? Symbolisch mede-eigenaarschap & statement 10

11 Voorstellen voor vernieuwing bestuur: provincies Provinciale structuren: cruciaal omwille vele redenen noodzakelijke dienstverlenende link met de lokale leden belangrijke verantwoordelijkheid voor de output van VLAMO ondersteunen de communicatie enz. van de programma s VLAMO centraal en de andere provincies: belangrijke nieuwe prioriteit eigen programma s veel actiever open voor alle VLAMO-leden: een belangrijke nieuwe prioriteit ook communicatief provinciale programma s integraal in de algemene VLAMO-programma s blijven de organisator van de provinciale solistenwedstrijd 11

12 Voorstellen voor vernieuwing bestuur: provincies De vzw-structuren blijven (trouwens autonome beslissing van de betrokken vzw s) samenstelling van AV en RvB wordt overgelaten aan de vzw s de relatief grote aantallen vormen een sociaal-culturele surplus: link met de lokale verenigingen cruciaal aan de vzw s wordt een zelfscan gevraagd: zelf-evaluatie toepassen van een instrument om zichzelf te evalueren op verschillende aspecten van de werking (instrument wordt samen ontwikkeld) antwoorden formuleren op de uitdagingen die daardoor zichtbaar worden; minder vertegenwoordigers naar VLAMO centraal zie verder 12

13 Voorstellen voor vernieuwing bestuur: provincies Provinciale secretariaten werken aan een gelijkaardig profiel voor heel Vlaanderen met daarin prioriteit voor de dienstverlening aan de leden dienstverleningspakketten uitwisselen en de best practices verspreiden en overnemen communicatie van provinciale secretariaten: meer expliciet voor alle leden, ongeacht de provincie. Daartoe bemiddelt VLAMO centraal 13

14 Voorstellen voor vernieuwing bestuur: VLAMO centraal De structuren veranderen (voor taakbeschrijving en profiel zie verder) Algemene Vergadering en Raad van Bestuur worden minder omvangrijk samengesteld dagelijks bestuur verandert in dagelijks comité (beperkte bevoegdheid) jaarlijks/tweejaarlijks een X-dag (geïnspireerd door VLAMO Academy Days) georganiseerd voor alle share holders of mede-eigenaars, dus alle leden en de stake holders of alle nauw betrokkenen bij VLAMO. 14

15 Voorstellen voor vernieuwing bestuur: VLAMO centraal De Algemene Vergadering Aantal leden van de AV beperkt tot 27 personen (nu 56): 3 afgevaardigden per provincie + 1 voor BHG (totaal: 16) voorzitter, secretaris en penningmeester extra (worden niet bij de provincies geteld): gekozen door de 16 vertegenwoordigers. Indien gekozen uit de 16 vertegenwoordigers, worden deze voor hun provincie vervangen coöptatie van 8 experts uit diverse relevante sectoren (bv. DKO, financiën, etnischcultureel divers ), gekozen door 16 afgevaardigden en voorzitter, secretaris en penningmeester totaal: 27 personen, waarbij minstens 1/3 van verschillend geslacht (=quotum) streven naar diversiteit ook qua andere persoonskenmerken, o.a. leeftijd, ervaring enz. AV vergadert minstens 2x per jaar Geen uitspraken over verlengbaarheid/einde van de mandaten 15

16 Voorstellen voor vernieuwing bestuur: VLAMO centraal De Raad van Bestuur Aantal leden van de RvB beperkt tot 11 (nu: 30) voorzitter, secretaris en penningmeester (idem AV/RvB) zes afgevaardigden van de provincies en BHG twee experts uit de gecoöpteerde leden AV totaal: 11 personen vergadert ongeveer 9x jaar 16

17 Voorstellen voor vernieuwing bestuur: VLAMO centraal Oprichten Dagelijks Comité voorzitter, secretaris, penningmeester directie van VLAMO (momenteel 2 personen) vergadert indien nodig 17

18 Voorstellen voor vernieuwing bestuur: VLAMO centraal De X-dag regelmatig (jaarlijks, tweejaarlijks keuze van de AV) georganiseerd verzamelt alle leden van VLAMO (share holders) en de relevante stake holders een uiterst aantrekkelijk programma voor zoveel mogelijk leden en betrokkenen, koppelt dit aan feest, statement en advisering 18

19 Voorstellen voor vernieuwing bestuur: VLAMO centraal VLAMO vzw - centraal BESTURENDE EN ORGANISERENDE STRUCTUREN Installatie van adviescommissies en werkgroepen ALGEMENE VERGADERING (27 p) 15 vertegenwoordigers provincies + 1 BHG + voorzitter, secretaris, penningmeester + 8 gecoöpteerde experts RAAD van BESTUUR (11) 6 vertegenwoordigers provincies & BHG + voorzitter, secretaris, penningmeester + 2 gecoöpteerde experts X -DAG VLAMO Dagelijks Comité Voorzitter, secretaris, penningmeester & max. 3 directie VLAMO Directie & team centraal & provinciale secretariaten 19

20 Voorstellen voor vernieuwing bestuur: advies & organisatiestructuren Situatie nu: Heel diverse structuren onder de noemer stuurgroepen Uiteenlopende praktijken, samenstellingen enz. Vraag om stroomlijning 20

21 Voorstellen voor vernieuwing bestuur: advies & organisatiestructuren Keuze voor twee x twee soorten Ofwel Adviescommissies: raadgevend, inspirerend, argumenten Werkgroep: uitvoerend, organisatorisch, operationeel Ofwel Structureel en permanent Projectmatig, tijdelijk, afgelijnde opdracht 21

22 Voorstellen voor vernieuwing bestuur: advies & organisatiestructuren Installatie door rapportage aan de AV/RvB VLAMO VLAMO centraal ADVISERENDE & ORGANISERENDE STRUCTUREN ADVIESCOMMISSIES Raadgevend, inspirerend WERKGROEPEN Uitvoerend, vormgevend STRUCTUREEL / PERMANENT OF PROJECTMATIG / TIJDELIJK Mogelijkheden: Beleidsadviserend (bv. beleidsplan e.a.) Specifieke probleemstelling (bv. DKO, gender, etnisch-culturele diversiteit ) Discipline/artistiek Communicatiesystemen Mogelijkheden: Organisatie wedstrijden Organisatie X-dag Congressen Vormingscycli 22

23 Voorstellen voor vernieuwing bestuur: overzicht Twee juridische organen: AV met volgende opdrachten: (1) prioritair de statutaire verplichtingen, (2) discussies en beslissingen qua visie, missie en strategische doelstellingen en standpunten in belangrijke beleidsuitdagingen. Schatting: 2 x jaar. Kan ook beslissen tot oprichting van adviescommissies of werkgroepen. Duidt bedrijfsrevisor aan. De selectie van de leden van de AV: zowel een kandidaatstelling vanuit bv. de lokale leden als (en/of) door rekrutering via een open oproep. Dit wordt door de provinciale afdelingen geoperationaliseerd De RvB met de volgende opdrachten (1) financieel en personeel beleid ook remuneratie, (2) voorbereiding van de statutaire AV s, o.a. begroting, rekening, beleidsplan en (3) beleidsvoorbereidend en -uitvoerend werk. Raming: maandelijkse (10x) vergaderingen. Kan beslissen tot oprichting van adviescommissies en werkgroepen. Volgt rapportage van deze op. De afvaardiging naar de RvB gekozen of bepaald door de AV 23

24 Voorstellen voor vernieuwing bestuur: overzicht Dagelijks comité: geen aparte statutaire status. Staat in voor de opvolging van de operationele werking, de voorbereiding van de RvB, de directe personeelszaken (niet m.b.t. de directie = RvB). Vergadert volgens zelf afgesproken frequentie X-dag vier opdrachten (1) prioritair een divers studie/vormingsprogramma met een menu van relevante maar diverse onderwerpen (cf. VLAP Academy Days), en (2) een feestmoment: samen genieten, samen vieren en (3) een statement maken en (4) een kans op reflectie over de werking van VLAMO, op basis van transparante informatie. Wellicht best al in 2019 en

25 Voorstellen voor vernieuwing bestuur: overzicht Adviescommissies en werkgroepen met de volgende kenmerken: opgericht door AV of RvB en steun van personeel, middelen, logistiek Autonomie & actieradius: bij voorbaat vastgelegd onder de voogdij van en rapporteren aan RvB; kunnen structureel of projectmatig zijn (of worden); belast met ofwel adviserende, beleidsvoorbereidende of organiserende opdrachten. Die worden bij oprichting duidelijk geformuleerd; worden samengesteld via o.a. open oproep. 25

26 Voorstellen voor vernieuwing bestuur: overzicht Het secretariaat van VLAMO met volgende onderdelen: directie, momenteel één directeur en een directieadviseur centrale staf, gehuisvest in het Gentse kantoor gedeconcentreerd in de provinciale secretariaten 26

27 Voorstellen voor vernieuwing bestuur: overzicht BESTUURLIJK & BESLISSEND VLAMO STRUCTUREN ADVISEREND & ORGANISEREND NIVEAUS Vlaams/centraal Bovenprovinciaal Provinciaal Bovenlokaal Lokaal/plaatselijk Vzw VLAMO AV (27p), RvB (11p) Dagelijks Comité Centraal secretariaat 6 vzw s Algemene Verg. Raad v. Bestuur Provinciaal secretariaat Verenigingen, individuele leden X Dag VLAMO Adviescommissies & werkgroepen Adviescommissies & werkgroepen Projectgroepen, samenwerkingen 27

28 Bespreking van de voorstellen PROVINCIAAL NIVEAU BESTUURLIJK & BESLISSEND Afvaardigingen naar vzw VLAMO AV en RvB ADVISEREND & ORGANISEREND Adviescommissies & Werkgroepen centraal Provinciaal Bovenlokaal 6 vzw s Provinciaal secretariaat Algemene Verg. Raad v. Bestuur Adviescommissies & werkgroepen Lokale leden en verenigingen 28

29 Bespreking van de voorstellen VLAMO centraal BESTUURLIJK & BESLISSEND VLAMO STRUCTUREN X Dag VLAMO ADVISEREND & ORGANISEREND Vlaams/centraal Bovenprovinciaal Vzw VLAMO Centraal secretariaat Dagelijks comité: RvB experts A.V experts Adviescommissies & werkgroepen Provinciaal Bovenlokaal 16 personen 5 x BHG 6 vzw s Provinciaal secretariaat Adviescommissies & werkgroepen 29

30 Dank voor t luisteren benieuwd naar reacties, voorstellen 30