1 SPIN ABTN 2010 BIJLAGEN SPIN. Verslag toepassing Code Pensioenfondsen

Transcriptie

1 1 SPIN ABTN 2010 BIJLAGEN SPIN Verslag toepassing Code Pensioenfondsen Geldig per 21 december 2017

2 2 Verslag toepassing Code Pensioenfondsen Inhoudsopgave Management samenvatting... 3 Introductie Code Pensioenfondsen... 3 Uitleg niet (volledig) toepassen van normen Inleiding Algemene thema s Taken en werkwijze bestuur Taak en werkwijze belanghebbendenorgaan Taken en werkwijze intern toezicht Verantwoording afleggen Integraal risicomanagement Communicatie en transparantie Verantwoord beleggen Uitvoering, uitbesteding en kosten Rol accountant en actuaris Klachten en geschillen Melding onregelmatigheden Inrichting en organisatie Benoeming, ontslag en schorsing Geschiktheid Stemverhoudingen Zittingsduur en herbenoeming Diversiteit Integer handelen Beloningsbeleid Compliance...20 Dit document is in werking getreden op 20 maart 2015 en voor het laatst gewijzigd per 21 december Aldus vastgesteld door het algemeen bestuur op 21 december 2017 te Amstelveen. R.H.A. van Vledder Voorzitter R.W. Houweling Secretaris

3 3 Verslag toepassing Code Pensioenfondsen Management samenvatting Introductie Code Pensioenfondsen De Code is wettelijk verankerd. De normen in de Code zijn weliswaar leidend, maar de Code laat ruimte voor de eigen verantwoordelijkheid van het bestuur in de (beleids)keuzes die het maakt. Het doel van de Code is het bewustzijn van goed pensioenfondsbestuur te stimuleren bij de nietuitvoerende en uitvoerende bestuurders en het VO. De pensioenfondsen mogen deze Code daarom naleven volgens het pas-toe-of-leg uit -beginsel. De Code richt zich op de drie functies van goed pensioenfondsbestuur : besturen, toezicht houden en verantwoording afleggen over wat het pensioenfonds gepland en gerealiseerd heeft. Van belang is dat er een goede scheiding van verantwoordelijkheden is met een systeem van controle en evenwicht tussen de functies (checks and balances). De Code gaat uit van de regiefunctie van het bestuur. Dat wil niet alleen zeggen dat binnen SPIN het bestuur altijd eindverantwoordelijk is voor alle besluiten die genomen worden, ongeacht of deze zijn uitbesteed aan een pensioenuitvoeringsbedrijf of vermogensbeheerder, maar ook dat het bestuur daar actief sturing aan geeft en in control is. Ook willen de opstellers van de Code het debat stimuleren binnen en tussen de verschillende organen van het fonds en tussen het fonds en de organisaties waaraan taken zijn uitbesteed. Uitleg niet (volledig) toepassen van normen In onderstaand overzicht wordt toegelicht waarom bepaalde normen niet (volledig) worden toegepast. 36 Het bestuur bevordert dat de dienstverleners een klokkenluidersregeling hebben. Met een klokkenluidersregeling kunnen degenen die financieel afhankelijk zijn van de dienstverlener, zonder gevaar voor hun positie rapporteren over onregelmatigheden binnen de onderneming. Dit kan gaan om onregelmatigheden van algemene, van operationele en van financiële aard. Vorenstaand aspect wordt meegenomen in de uitbestedingsovereenkomsten met de desbetreffende partijen. Voor een groot deel van deze partijen heeft SPIN vastgesteld dat een klokkenluidersregeling aanwezig is. Er wordt door het bestuur op toegezien dat in nieuwe uitbestedingsovereenkomsten expliciet is opgenomen dat de desbetreffende dienstverlener beschikt over een klokkenluidersregeling. 60 De zittingsduur van een bestuurslid is maximaal vier jaar. Een bestuurslid kan maximaal twee keer worden herbenoemd. De statuten bepalen dat een bestuurder wordt benoemd voor drie jaar en met maximaal drie herbenoemingen. In totaal leidt dit niet tot overschrijding van de norm. Het bestuur handhaaft hiermee de systematiek die reeds voor inwerkingtreding van de Code was vastgelegd. Deze regeling heeft als voordeel dat ieder jaar een herbenoeming kan plaatsvinden van één van de drie A- en B-bestuurders. Dat is niet mogelijk bij een vierjarige zittingsperiode. De uitvoerende bestuursleden zijn voor onbepaalde tijd benoemd, aangezien zij ook voor onbepaalde tijd een arbeidsovereenkomst met het fonds zijn aangegaan. 67 In het bestuur, het VO of het BO zitten ten minste één man en één vrouw. Het bestuur bestaat uitsluitend uit mannen. Het bestuur streeft evenwel naar diversiteit en brengt dit actief onder de aandacht bij de geledingen die de voordracht van potentiële bestuurders doen en heeft dit ook tot uiting gebracht in het diversiteitsbeleid. Doordat er vier vrouwen zitting hebben in het VO bestaat de kans dat daaruit een toekomstig bestuurslid voortkomt. In het VO hebben drie vrouwen zitting namens de werkgever en een namens de pensioengerechtigden. In het selectieproces naar opvolgers voor (1) de directeur/lid dagelijks bestuur en (2) algemene bestuursleden is expliciet opgenomen in het functieprofiel dat bij gelijke geschiktheid de voorkeur uitging naar een vrouw.

4 4 Verslag toepassing Code Pensioenfondsen 68 In het bestuur, het VO of het BO zitten ten minste één lid boven en één lid onder de veertig jaar. Alle leden van het bestuur zijn ouder dan 40 jaar. Een VO-lid is jonger dan 40 jaar. Bij de voordracht van bestuurskandidaten vanuit de verschillende geledingen is geen kandidaat voorgedragen die aan dit principe voldoet. Bij een volgende voordracht zal het Fonds dit leeftijdsaspect opnieuw expliciet onder de aandacht brengen bij de voordragende partijen. Echter, er zijn weinig beschikbare kandidaten van jonger dan 40 jaar, die veelal vanwege het internationale karakter van de werkgever uitsluitend zullen werken voor de werkgever en niet als kandidaat-bestuurder worden voorgedragen voor het fonds. Bovendien blijkt uit de leeftijdsopbouw van de actieve deelnemers dat het overgrote deel ouder is dan 40 jaar. Dit alles heeft betrekking op de bestuurszetels namens de werkgever en de ondernemingsraad. Bij de (toekomstige) verkiezingen van de leden van het VO is/wordt in de competentievisie en in de verkiezingscampagne aandacht gevraagd voor de diversiteit. Ook zijn de eventuele huidige reservekandidaten allen ouder dan 40 jaar.

5 5 Verslag toepassing Code Pensioenfondsen 1. Inleiding De Code Pensioenfondsen (hierna: Code) is een document van zelfregulering voor de pensioensector. Deze Code is opgesteld door de Pensioenfederatie en de Stichting van de Arbeid, die hiermee normen formuleren voor goed pensioenfondsbestuur. Per 1 juli 2014 is de Code ook wettelijk verankerd in de Pensioenwet. De Code is gebaseerd op het pas-toe-of-leg-uit -beginsel. Dit betekent dat SPIN de normen van de Code toepast of in het jaarverslag motiveert waarom het een norm niet (volledig) toepast. Het bestuur van Stichting Pensioenfonds IBM Nederland (hierna: SPIN) streeft als eindverantwoordelijk uitvoerder van de door IBM en de GOR overeengekomen pensioenregeling naar een optimale kwaliteit, zorgvuldigheid en openheid met betrekking tot die uitvoering. Het bestuur kent de Code, onderschrijft deze en zal deze zoveel mogelijk naleven. In dit document zijn de normen opgenomen uit de Code. Per norm wordt in bullets aangegeven hoe SPIN deze toepast. Indien dit deels of niet het geval is, dan wordt dat uitgelegd. Intern toezicht verantwoordelijk voor toezicht op naleving Na de introductie van de Code is de naleving hiervan overeenkomstig norm 15 neergelegd bij het intern toezicht. Dit betekent dat de naleving van de Code regelmatig aan de orde zal moeten komen in de vergaderingen van het Toezichthoudend bestuur. Aanbevelingen Monitoringscommissie Code Pensioenfondsen Bij het wijzigen van dit document is rekening gehouden met de Rapportage naleving Code Pensioenfondsen over 2015 van de Monitoringcommissie Code Pensioenfondsen en de Handreiking Code Pensioenfondsen van de Pensioenfederatie. De good practices die in de rapportage zijn genoemd heeft het Fonds ter harte genomen. 2. Algemene thema s 2.1 Taken en werkwijze bestuur Norm Tekst norm 1 Het bestuur voert voor alle belanghebbenden van het pensioenfonds als goed huisvader (m/v) de pensioenregeling uit: de regeling in ontvangst nemen, aanvaarden en beheren, de gelden beleggen, de pensioenen uitkeren en belanghebbenden informeren. Het bestuur heeft altijd de eindverantwoordelijkheid en de regie over alle werkzaamheden van het fonds. Toepassing binnen SPIN Het bestuur geeft hier invulling aan. Het beleid van het bestuur is vastgelegd in fondsdocumenten en in de ABTN. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid. De niet-uitvoerende bestuurders houden toezicht hierop. De uitvoering van de pensioenadministratie en het vermogensbeheer zijn uitbesteed, het fonds werkt met een Beleidsplan Uitbesteding. O.a middels SLA's houdt het bestuur toezicht op de correcte uitvoering. In de praktijk komt dit (onder meer) tot uiting in een zorgvuldige en evenwichtige belangenafweging. Verder maakt het bestuur bij belangrijke beleidsmatige beslissingen gebruik van een format voor besluitvorming, waarin uitgebreid de motivering voor het besluit wordt onderbouwd. 2 Het bestuur maakt heldere afspraken over zijn beleidsruimte. Die afspraken maakt het bestuur met de werkgever, de sociale partners of de beroepspensioenvereniging die de Het bestuur heeft de afspraken over de beleidsruimte helder vastgelegd in de uitvoeringsovereenkomst en er is goede communicatie en afstemming over de uitvoering van de pensioenregeling.

6 6 Verslag toepassing Code Pensioenfondsen pensioenregeling bij het pensioenfonds onderbrengt. 3 Het bestuur stelt een missie, visie en strategie op. Ook zorgt het voor een heldere en gedocumenteerde beleids- en verantwoordingscyclus. Daarnaast toetst het bestuur periodiek de effectiviteit van zijn beleid en stuurt zo nodig bij. 4 Het bestuur zorgt voor een noodprocedure om in spoedeisende situaties te kunnen handelen. 5 Het bestuur waarborgt dat de leden van het bestuur onafhankelijk en kritisch kunnen opereren, ten opzichte van de achterban en van elkaar. 6 Het bestuur is er collectief verantwoordelijk voor dat het zelf goed functioneert. De voorzitter ziet hierop toe. Hij is namens het bestuur het eerste aanspreekpunt voor het intern toezicht, het VO of het BO over het functioneren van bestuurders. De voorzitter bewaakt de evenwichtige afweging van belangen in de besluitvorming, net als de besluitvormings- en adviesprocedures. Het bestuur beschikt over een strategiedocument, waarin de missie, visie en strategie is vastgelegd en is hiermee de dialoog aangegaan met alle betrokken geledingen. Jaarlijks stelt het bestuur een jaarplan op dat in lijn is met het strategiedocument en waarin de beleids- en verantwoordingscyclus is opgenomen. De periodieke toetsing van de effectiviteit van het beleid vindt plaats via de monitoring van de dekkingsgraad, het waarmaken van de indexatie en het beoordelen van het oordeel van het VO nadat daaraan verantwoording is afgelegd. Verder bestudeert het bestuur de uitkomsten van de SPIN Monitor. In 1H 2017 heeft het bestuur de toekomstvisie uitgewerkt en vastgesteld in Agenda Deze vormt een bouwsteen voor de herziening van de missie, visie en strategie die in 2018 wordt verwacht. Eind 2016 is een besturingskader beleggingen vastgesteld. Dit omvat een heldere vastlegging hoe beleggingsbeslissingen over vermogens- en balansbeheer tot stand komen en een duidelijke afbakening van taken en bevoegdheden binnen SPIN. De kwaliteit van de besluitvorming en incontrol status van het bestuur worden hierdoor versterkt. De noodprocedure is opgenomen in de ABTN en heeft twee aspecten: het financiële en nietfinanciële aspect. Het financiële aspect is nader uitgewerkt in het financieel crisisplan. Het nietfinanciële aspect is nader uitgewerkt in de statuten en in het Business Continuity Plan. Dit is geborgd in de statuten. Daarnaast is dit ook gewaarborgd in deskundigheids- en competentiematrix, die onderdeel uitmaakt van het integrale geschiktheidsplan. Jaarlijks voert het bestuur een zelfevaluatie uit over het eigen functioneren. Voorts voert de voorzitter individuele evaluatiegesprekken met de bestuursleden. In de zelfevaluatie komt het functioneren van het gehele bestuur en van de voorzitter aan de orde. Regelmatig overleggen de uitvoerende bestuurders met de niet-uitvoerende bestuurders. Daarnaast is er regelmatig (in)formeel overleg tussen het bestuur en het verantwoordingsorgaan (VO). De taakomschrijving van de voorzitter ligt vast in de statuten en de abtn. Bij de motivering van bestuursbesluiten wordt ingegaan op de evenwichtige belangenafweging. Het bestuur hanteert een format voor besluitvorming, waarbij expliciet wordt ingegaan op evenwichtige belangenafweging.

7 7 Verslag toepassing Code Pensioenfondsen 7 Het bestuur vervult zijn taak op een transparante (open en toegankelijke) manier. Dat zorgt ervoor dat belanghebbenden inzicht kunnen krijgen in de informatie, overwegingen en argumenten die ten grondslag liggen aan besluiten en handelingen. 8 Het bestuur legt bij alle besluiten duidelijk vast op grond van welke overwegingen - mede ten aanzien van de evenwichtige belangenafweging - het besluit genomen is. 9 Het bestuur weegt de aanbevelingen van de raad van toezicht of de visitatiecommissie af. Wil het bestuur afwijken van de aanbevelingen, dan moet het dit motiveren. De collectieve verantwoordelijkheid en de evenwichtige belangenafweging zijn geborgd in de statuten. De voorzitter waakt over de naleving. In de communicatie-uitingen naar de deelnemers, op de website en in de diverse vergaderingen met het VO wordt open gecommuniceerd over de zaken die het fonds aangaan. Daarnaast ontvangt het VO beleidsdocumenten en notulen van bestuursvergaderingen. Het Fonds kent een uitgebreide overlegstructuur, niet alleen met de werkgevers maar ook met andere stakeholders. Op de website, de SPIN.FO worden de belangrijkste ontwikkelingen van het fonds (waaronder de dekkingsgraad) en besluiten periodiek vermeld en toegelicht. Het bestuur ziet erop toe dat de vergaderingen correct worden genotuleerd, waarbij de overwegingen voor en de belangenafweging bij de besluitvorming worden weergegeven. Het niet-uitvoerend bestuur maakt toezichtsverslagen per aandachtsgebied en worden bevindingen en aanbevelingen geformuleerd. Gedurende het jaar wordt de opvolging van aanbevelingen gemonitord en besproken. 2.2 Taak en werkwijze belanghebbendenorgaan 10 Het belanghebbendenorgaan (BO) voert Niet van toepassing op SPIN zijn taak uit als goed huisvader (m/v) voor alle belanghebbenden. Uitleg: Het onafhankelijke en het onafhankelijk gemengde bestuursmodel kennen een belanghebbenorgaan. SPIN heeft een omgekeerd gemengd bestuursmodel; het belanghebbendenorgaan maakt daarvan geen onderdeel uit. De normen 10 tot en met 13 zijn niet van toepassing op SPIN. 11 Het BO waarborgt dat de leden ten opzichte van de achterban en van elkaar onafhankelijk en kritisch kunnen opereren. 12 Het BO bewaakt of het bestuur de uitvoeringsovereenkomst of het uitvoeringsreglement en het pensioenreglement juist uitvoert. Ook bewaakt het BO of het bestuur de belangen van de verschillende groepen belanghebbenden evenwichtig afweegt. 13 Het BO onderneemt actie als het van oordeel is dat het bestuur niet naar behoren functioneert. Niet van toepassing op SPIN, zie uitleg bij norm 10. Niet van toepassing op SPIN, zie uitleg bij norm 10. Niet van toepassing op SPIN, zie uitleg bij norm 10.

8 8 Verslag toepassing Code Pensioenfondsen 2.3 Taken en werkwijze intern toezicht 1 14 Het intern toezicht vervult zijn toezichttaak zodanig dat het bijdraagt aan het effectief en slagvaardig functioneren van het pensioenfonds en aan een beheerste en integere bedrijfsvoering door het pensioenfonds. statuten en ABTN. worden toegelicht. De taken en bevoegdheden van de nietuitvoerende bestuurders liggen vast in de Het VO ontvangt de bevindingen van de nietuitvoerende bestuurders, die desgewenst Het intern toezicht heeft een eigen jaarplanning waarin zij invulling geeft aan haar toezichthoudende taak. In 2016 heeft het niet-uitvoerend bestuur een auditcommissie ingesteld, die het nietuitvoerend bestuur ondersteunt bij de aandachtsgebieden financiële informatieverschaffing, beleggingsbeleid en risicobeleid. Voor de taakinvulling is een reglement opgesteld. 15 Het intern toezicht betrekt de naleving van deze Code bij zijn taak. 16 De raad van toezicht 2 stelt zich op als gesprekspartner van het bestuur. De niet-uitvoerende bestuurders geven hier invulling aan. Dit gebeurt o.a. aan de hand van dit document en de expliciete benoeming van de naleving van de Code Pensioenfondsen in de jaarplanning van het niet-uitvoerend bestuur. De niet-uitvoerende bestuurders geven ten minste vier keer per jaar via hun eigen notulen en via (informele) overleggen terugkoppeling over de uitvoerende bestuurders en vaker indien nodig. Daarnaast heeft de onafhankelijk voorzitter regelmatig gesprekken met de directeur van het fonds over specifieke onderwerpen en de algemene gang van zaken binnen het fonds. 2.4 Verantwoording afleggen 17 Het bestuur geeft inzicht in het beleid, de besluitvormingsprocedures, de besluiten en de realisatie van het beleid. Het beleid is vastgelegd in fondsdocumenten en deels in de ABTN, die het VO ontvangt. In de kwartaalrapportages als ook de jaarrapportage van het dagelijks bestuur en het jaarverslag wordt verantwoording afgelegd over de uitvoering van het beleid. Verder wordt het verslag van het intern toezicht over de uitvoering van de toezichttaken beschikbaar gesteld aan het VO. Het VO ontvangt daarnaast de notulen van het (niet-)uitvoerend bestuur waarmee zij inzage hebben in de besluiten en besluitvormingsprocedures. Overleg met het VO geeft het bestuur inzicht in de gevolgen van het gevoerde beleid. Het Fonds deelt uitgebreid informatie via zijn website, maar ook via de SPIN.fo en (digitale) 1 De term intern toezicht wordt in de Code gebruikt als men zowel de raad van toezicht bedoelen, als de visitatiecommissie, als de niet-uitvoerende bestuurders bij een gemengd model. In andere gevallen worden expliciet de raad van toezicht of de visitatiecommissie genoemd. 2 Bedoeld worden de niet-uitvoerende bestuurders bij een gemengd model, die een groot deel van de taken van de raad van toezicht hebben.

9 9 Verslag toepassing Code Pensioenfondsen nieuwsbrieven. Tot slot hecht het Bestuur waarde aan een uitgebreid jaarverslag. 18 Het bestuur beschrijft in het jaarverslag helder en duidelijk de missie, visie en strategie van het pensioenfonds. Ook beschrijft het bestuur hierin of en in hoeverre het pensioenfonds de gestelde doelen heeft bereikt. Het bestuur beschrijft dit in het bestuursverslag van het jaarverslag. Het Bestuur heeft in 1H 2017 de toekomstvisie vastgesteld in Agenda Het bestuur legt verantwoording af over het beleid dat het voert, de gerealiseerde uitkomsten van dit beleid en de beleidskeuzes die het eventueel voor de toekomst maakt. Het bestuur weegt daarbij de verschillende belangen af van de groepen die bij het pensioenfonds betrokken zijn. Ook geeft het bestuur inzicht in de risico s van de belanghebbenden op korte en lange termijn, gerelateerd aan het overeengekomen ambitieniveau. Het bestuur legt verantwoording af aan het VO over het uitgevoerde beleid, over uitkomsten van het beleid en over beleidskeuzes. Daarnaast wordt ook in het jaarverslag verantwoording afgelegd. Zie ook uitleg bij norm 17. De verantwoording door het bestuur wordt uitgebreid beschreven in het jaarverslag, waarbij het bestuur transparant is over de uitkomsten. Bij tussentijdse en vaak ingrijpende gebeurtenissen betrekt het Fonds zijn stakeholders om zo een evenwichtige belangenafweging te waarborgen. 20 Het bestuur rapporteert in het jaarverslag over de kosten van de uitvoering van de pensioenregeling. 21 Het bestuur rapporteert in het jaarverslag over de naleving van de gedragscode en deze Code, net als over de evaluatie van het functioneren van het bestuur. 22 Het bestuur gaat een dialoog aan met het VO dan wel het BO bij het afleggen van verantwoording. Het jaarverslag bevat een verantwoording van de kosten van uitvoering en er vindt een uitsplitsing plaats van uitvoeringskosten naar DB- en DC-regeling. Het bestuur volgt de aanbevelingen Uitvoeringskosten van de Pensioenfederatie op. Het bestuur kent de Code en past deze toe. In het jaarverslag maakt SPIN melding van toepassing van de Code en van eventuele afwijkingen van de norm. Op de website geeft SPIN informatie over de wijze waarop zij de Code toepast. In het jaarverslag komt de naleving van de gedragscode en de zelfevaluatie van het functioneren van het bestuur aan de orde. Het bestuur heeft tweemaal per jaar formeel overleg met het VO over het oordeel van het VO. Daarnaast is er viermaal per jaar een regulier overleg. Verder is er aanvullend overleg tussen bestuur en VO indien noodzakelijk. Op deze wijze wordt het VO gedurende het jaar vroegtijdig betrokken bij de ontwikkelingen bij het Fonds. Daarnaast vindt tussentijds (op adhoc basis) informatie-uitwisseling plaats.

10 10 Verslag toepassing Code Pensioenfondsen 2.5 Integraal risicomanagement 23 Het bestuur bevordert en borgt een cultuur waarin risicobewustzijn vanzelfsprekend is. Ook zorgt het ervoor dat het integrale risicomanagement adequaat georganiseerd is. Bij SPIN is risicobewustzijn en risicocultuur van nature aanwezig. Dit wordt mede ingegeven door de cultuur bij de sponsor van het fonds en het risicobewustzijn dat hierdoor bij bestuur en medewerkers voortkomt uit deze cultuur. Het Fonds heeft een aparte/onafhankelijke risk managementfunctie, die verantwoordelijk is voor het tweedelijns integrale risicomanagement en rapporteert aan de nietuitvoerende bestuurders. Daarnaast zijn de eerstelijnsfuncties verantwoordelijk voor het eerstelijns integrale risicomanagement. Risicokennis en bewustzijn worden daarnaast bevorderd door gebruikmaking van de auditcommissie en de beleggingsadviescommissie. 24 Het bestuur houdt expliciet rekening met risico s en risicobeheersing bij het bepalen van het beleid en het nemen van besluiten. Deze risicoafweging legt het bestuur vast. Het Fonds heeft een risico raamwerk en risicomonitor. De risicomonitor wordt op kwartaalbasis besproken in het bestuur. Naast de risicomonitor vindt monitoring plaats via diverse rapportages, waaronder dekkingsgraadrapportages, risicorapportages, performance rapportages en compliance rapportages. Voor elke risicocategorie zijn door het bestuur systematische risicoanalyses uitgevoerd. Bij alle belangrijke bestuursbesluiten wordt het onafhankelijke oordeel van de risicomanager meegenomen. 2.6 Communicatie en transparantie 25 Het bestuur zorgt voor een adequaat communicatiebeleid. Dit beleid zorgt er Er is een communicatiebeleidsplan en een - jaarplan. in ieder geval voor dat persoonlijke pensioeninformatie goed toegankelijk is. Ook bevordert het beleid het pensioenbewustzijn van belanghebbenden. Verder stimuleert het beleid de dialoog met de belanghebbenden over het gevoerde en te voeren beleid. Het communicatiebeleid kent een gelaagde opzet volgens het principe Pensioen Het communicatiebeleid is erop gericht de doelgroepen tijdig en op een duidelijke, transparante en begrijpelijke wijze voor te lichten over het pensioen, relevante veranderingen en ontwikkelingen bij het pensioenfonds. Als onderdeel van het communicatieplan is, naast de (digitale) nieuwsbrief en SPIN.FO, een geheel nieuwe website in 2017 gelanceerd gebaseerd op Pensioen Verder zijn een persoonlijk digitaal pensioendossier en een geheel vernieuwde pensioenplanner in 2017 beschikbaar gekomen. Daarnaast stimuleert het fonds het pensioenbewustzijn via een pensioenplanner en de dialoog met belanghebbenden door middel van het houden van presentaties over de pensioenregeling. Het Fonds voert periodiek onderzoeken uit onder de belanghebbenden en koppelt de resultaten

11 11 Verslag toepassing Code Pensioenfondsen 26 Het bestuur meet hoe effectief de ingezette communicatiemiddelen zijn. Dit doet het periodiek, maar ten minste elke drie jaar. daarvan terug in nieuwsbrieven, SPIN.fo en het jaarverslag. Het management polst regelmatig bij groepen belanghebbenden (GBC, OR) wat zij vinden van onze communicatie. Ook bij bijvoorbeeld presentaties is er ruimte voor dialoog. Periodiek, maar ten minste iedere drie jaar wordt de SPIN Monitor uitgevoerd. Dit is een meting die het communicatieproces tussen SPIN en deelnemers in kaart brengt. Daarnaast worden ad-hoc de effecten van specifieke communicatiemiddelen gemeten. 2.7 Verantwoord beleggen 27 Het bestuur legt zijn overwegingen omtrent verantwoord beleggen vast en zorgt ervoor dat deze beschikbaar zijn voor belanghebbenden. Hierbij houdt het bestuur ook rekening met goed ondernemingsbestuur. Het beleid m.b.t. verantwoord beleggen is vastgelegd in de ESG beleidsuitgangspunten die in 2017 zijn vastgesteld door het Bestuur. 28 Bij het bepalen van het beleid houdt het bestuur rekening met de verplichtingen die het fonds is aangegaan. Ook houdt het bestuur hierbij rekening met zijn verantwoordelijkheid ten opzichte van de belanghebbenden om te zorgen voor optimaal rendement bij een aanvaardbaar risico. 29 Het bestuur zorgt ervoor dat er onder belanghebbenden draagvlak bestaat voor de keuzes over verantwoord beleggen. Het beleggingsbeleid en de risicobeheersing zijn afgestemd op de verplichtingen van het fonds. Het beleid is gebaseerd op een periodieke ALMstudie. Het beleggingsbeleid is vastgelegd in de abtn. De onafhankelijke beleggingsadviescommissie adviseert het bestuur over het beleggingsbeleid. Tijdens het formeel overleg van het bestuur met het VO is het (maatschappelijk) verantwoord beleggen onderwerp van gesprek. Met de organen van het fonds, waaronder het VO, zijn bij de totstandkoming van de ESGbeleidsuitgangspunten en de daarbij voorkomende dilemma s rondom het thema verantwoord beleggen besproken. Dit is ook aan de orde gekomen in het periodieke overleg met de werkgever en bij de presentaties aan belanghebbenden. Er is in 2017 een enquete gehouden onder de deelnemers over ESG. De resultaten zijn betrokken bij de totstandkoming van de ESGbeleidsuitgangspunten. 2.8 Uitvoering, uitbesteding en kosten 30 Het bestuur is verantwoordelijk voor alles wat door, namens of voor het pensioenfonds wordt gedaan. Vanuit die verantwoordelijkheid heeft het bestuur een visie op de uitvoering van de activiteiten van het pensioenfonds. Het bestuur stelt vast aan welke eisen en SLA's. Dit is door het bestuur vastgelegd in onder meer het beleggingsplan, het Beleidsplan Uitbesteding, de uitbestedingsovereenkomsten De kosten worden jaarlijks gebudgetteerd, het jaarbudget wordt vastgesteld door het bestuur.

12 12 Verslag toepassing Code Pensioenfondsen de uitvoering moet voldoen. Ook bepaalt het bestuur welk kostenniveau aanvaardbaar is. 31 Het bestuur legt vast voor welke wijze van uitvoering hij heeft gekozen en welke overwegingen daaraan ten grondslag liggen. Het bestuur zorgt er ook voor dat deze informatie beschikbaar is voor de belanghebbenden. 32 Het bestuur zorgt dat het zicht heeft op de keten van uitbesteding. 33 Het bestuur zorgt voor een heldere en expliciete taak- en rolverdeling tussen bestuur en uitvoering en hierbij passende adequate sturings- en controlemechanismen voor de uitvoering van de activiteiten van het pensioenfonds. 34 Het bestuur zorgt ervoor dat het beloningsbeleid van partijen aan wie taken worden uitbesteed, niet aanmoedigt om meer risico s te nemen dan voor het fonds aanvaardbaar is. Om dit te bereiken maakt het bestuur dit onderdeel van de contractafspraken bij het sluiten of verlengen van de uitbestedingsovereenkomst of - indien van toepassing - via zijn aandeelhouderspositie. 35 Bij uitbesteding van taken neemt het bestuur in de overeenkomst met de dienstverlener adequate maatregelen op voor als de dienstverlener of een door hem ingeschakelde derde onvoldoende presteert, de overeenkomst niet naleeft, schade veroorzaakt door handelen of nalaten. 36 Het bestuur bevordert dat de dienstverleners een klokkenluidersregeling hebben. Met een klokkenluidersregeling kunnen degenen die financieel afhankelijk zijn In Agenda 2020 is in het bijzonder aandacht besteed aan (de reductie van) kosten. De wijze van uitvoering en de overwegingen liggen vast in het strategiedocument en het Beleidsplan Uitbesteding. Het bestuur volgt conform het uitbestedingsbeleid en interne procedures de voorgeschreven selectieprocessen en zorgt voor vastlegging daarvan in het besluitvormingsproces. Hierin worden de overwegingen meegenomen. Door middel van de notulen van de vergaderingen zijn de besluiten en de overwegingen daarbij vastgelegd. Deze notulen zijn niet openbaar. Het VO wordt hierover geïnformeerd door middel van de goedgekeurde notulen van de bestuursvergaderingen. Dit is vastgelegd in het Beleidsplan Uitbesteding en nader uitgewerkt in de uitbestedingsovereenkomsten en de SLA s. Daarnaast vinden periodiek monitoring, rapportering en site visits plaats. Het Fonds doet op doorlopende basis onderzoek naar de naleving van het uitbestedingsbeleid door de uitbestedingspartners. Dit is vastgelegd in het Beleidsplan Uitbesteding en nader uitgewerkt in de uitbestedingsovereenkomsten en SLA s en beheersingsrapportages. In het jaarverslag rapporteert het bestuur over de taak- en rolverdeling en sturings- en controlemechanismen. Het bestuur heeft een beloningsbeleid opgesteld dat rekening houdt met deze normen. Daarnaast hanteert het fonds een Beleidsplan Uitbesteding. Daarin is uitvoerig beschreven en uitgewerkt de procedure die SPIN toepast ter beoordeling van de contractafspraken en het beloningsbeleid van de uitbestede partij. Dit aspect wordt meegenomen in de contracten met de partijen aan wie is uitbesteed en vindt periodieke monitoring plaats. Het is verder onderdeel van het Beleidsplan Uitbesteding. Vorenstaand aspect wordt meegenomen in de uitbestedingsovereenkomsten met de desbetreffende partijen. Voor een groot deel van deze partijen heeft SPIN vastgesteld dat een klokkenluidersregeling aanwezig is, waaronder

13 13 Verslag toepassing Code Pensioenfondsen van de dienstverlener, zonder gevaar voor hun positie rapporteren over onregelmatigheden binnen de onderneming. Dit kan gaan om onregelmatigheden van algemene, van operationele en van financiële aard. 37 Het bestuur evalueert jaarlijks de kwaliteit van de uitvoering en de gemaakte kosten kritisch en spreekt een dienstverlener aan als deze de afspraken niet of onvoldoende nakomt. onze uitvoerder TKP. Er wordt door het bestuur op toegezien dat in nieuwe uitbestedingsovereenkomsten expliciet is opgenomen dat de desbetreffende dienstverlener beschikt over een klokkenluidersregeling. Dit is vastgelegd in het Beleidsplan Uitbesteding en de contracten met de partijen aan wie is uitbesteed. Ten aanzien van de pensioenadministratie en custodian gebeurt evaluatie periodiek op basis van (kwartaal)rapportages. 2.9 Rol accountant en actuaris 38 Als een accountant of actuaris nietcontrolewerkzaamheden moet verrichten, verstrekt het bestuur hiervoor een afzonderlijke opdracht. Hierbij weegt het bestuur af of de nietcontrolewerkzaamheden kunnen worden uitgevoerd door de accountant, de actuaris of door het kantoor dat ook de jaarrekening controleert. accountant. Jaarlijks verstrekt het bestuur, op advies van het dagelijks bestuur, separate opdrachten aan de waarmerkend actuaris en de controlerend De controlerend accountant en de waarmerkend actuaris krijgen geen opdrachten vanuit het fonds die hun onafhankelijke controle in gevaar zouden kunnen brengen. Zijn er andere dan controle-opdrachten, dan wordt dit separaat overeengekomen tussen betrokkene en het bestuur. 39 Het bestuur beoordeelt ten minste eenmaal per vier jaar het functioneren van de accountant en de actuaris. De uitkomsten van deze beoordeling bespreekt het bestuur met de accountant of actuaris. Ook stelt het bestuur het intern toezicht en het VO of BO van de uitkomsten op de hoogte. Tijdens het opstellen en na afloop van de oplevering van het jaarverslag vinden meerdere gesprekken plaats met de accountant en de actuaris. Jaarlijks bespreekt het bestuur de relatie met de controlerend accountant en waarmerkend actuaris. Mede op grond hiervan en het advies van het dagelijks bestuur besluit het algemeen bestuur over voortzetting van de relatie met de controlerend accountant en waarmerkend actuaris Klachten en geschillen 40 Het bestuur staat open voor kritiek en leert van fouten. Door middel van de zelfevaluaties worden verbetermogelijkheden zichtbaar in het functioneren van het bestuur en individuele bestuursleden. Het bestuur staat open voor kritiek en leert van fouten door open te communiceren en discussiëren met de belanghebbenden in de diverse geledingen (VO/pensioengerechtigden/OR/IBM). Op basis van het periodieke overleg met en/of de SLA-rapportage van de uitvoerder worden mogelijke verbeteringen besproken. 41 Het bestuur zorgt voor een adequate klachten- en geschillenprocedure die voor belanghebbenden eenvoudig toegankelijk is. In het jaarverslag rapporteert het bestuur over de Er is een adequate klachten- en geschillenprocedure beschikbaar op de website van het fonds, waarin de procesgang gedetailleerd is beschreven. In het jaarverslag rapporteert het bestuur over de afhandeling van

14 14 Verslag toepassing Code Pensioenfondsen afhandeling van klachten en de veranderingen in regelingen of processen die daaruit voortvloeien. klachten en geschillen en daaruit voortvloeiende acties. In de geschillenprocedure staat ook dat het geschil onder bepaalde voorwaarden voorgelegd kan worden aan de Ombudsman Pensioenen Melding onregelmatigheden Algemeen 42 Het bestuur zorgt ervoor dat alle betrokkenen bij het fonds de mogelijkheid hebben te rapporteren over onregelmatigheden van algemene, operationele en financiële aard. Dit kan gaan om onregelmatigheden zowel binnen het pensioenfonds als bij partijen aan wie taken worden uitbesteed. op het werk. Het fonds beschikt over een Regeling misstanden en een Regeling ongewenst gedrag Het management van SPIN moedigt medewerkers aan om incidenten te melden bij de risicomanager, die een incidentenregister bijhoudt. Het incidentenregister wordt periodiek besproken in de DB-vergadering Klokkenluidersregeling 43 Het bestuur zorgt ervoor dat degenen die financieel afhankelijk zijn van het fonds, zonder gevaar voor hun positie kunnen rapporteren over onregelmatigheden binnen het pensioenfonds. Dit kan gaan om onregelmatigheden van algemene, van operationele en van financiële aard. Het fonds beschikt over een Regeling misstanden en een Regeling ongewenst gedrag op het werk. 44 Het bestuur legt duidelijk vast bij wie en op welke wijze degenen die financieel afhankelijk zijn van het fonds, hierover kunnen rapporteren. Ook informeert het bestuur hen hierover. Dit wordt vermeld in de betreffende regeling: Regeling misstanden en een Regeling ongewenst gedrag op het werk. Jaarlijks informeert het bestuur de verbonden personen over het bestaan van deze regelingen. 3. Inrichting en organisatie 3.1 Benoeming, ontslag en schorsing 45 Benoeming en ontslag worden uitgevoerd door belanghebbenden, zo mogelijk door het orgaan zelf, met betrokkenheid van een ander orgaan van het pensioenfonds. Een bestuurslid wordt benoemd en ontslagen door het bestuur, na het horen van de raad van toezicht over de procedure. Een lid van de raad van toezicht of visitatiecommissie wordt benoemd door het bestuur na bindende voordracht Dit is vastgelegd in de statuten.

15 15 Verslag toepassing Code Pensioenfondsen van het VO en ontslagen door het bestuur na bindend advies van het VO. 46 Het bestuur zorgt ervoor dat in de statuten een schorsingsprocedure is vastgelegd. 47 Het bestuur, het VO of het BO en de raad van toezicht leggen bij een vacature de eisen voor de vacante functie vast. Dit is vastgelegd in de statuten. Bij vacatures in het bestuur wordt een (specifiek) profiel opgesteld. Specifieke profielen gelden voor de voorzitter, een bestuurslid met beleggingen of risicomanagement als aandachtsgebied en een C-bestuurder. Bij vacatures in het VO wordt als basis gebruik gemaakt van een competentievisie. Het VO wordt in voorkomende gevallen gevraagd specifieke functievereisten op te stellen. 3.2 Geschiktheid Bestuur 48 Het bestuur zorgt voor geschiktheid, complementariteit (zie paragraaf 3.5) en continuïteit binnen het bestuur. Daarbij houdt het rekening met opleiding, achtergrond, persoonlijkheid, geslacht en leeftijd. Het bestuur toetst de geschiktheid van bestuursleden bij het aantreden en gedurende het bestuurslidmaatschap. Het bestuur beschikt over een geschiktheidsplan en toetst de geschiktheid voorafgaand aan de benoeming en bestuurlijke evaluaties. Er is een rooster van aftreden i.v.m. de continuïteit binnen het bestuur. Er zijn individuele opleidingsplannen opgesteld in het programma van permanente educatie. 49 Het bestuur stelt voor iedere bestuursfunctie een specifieke profielschets op. Daarin staan de vereiste geschiktheid en het geschatte tijdsbeslag. 50 Het bestuur zorgt voor een programma van permanente educatie voor de leden van het bestuur. Dit programma heeft tot doel de geschiktheid van de leden van het bestuur op peil te houden en waar nodig te verbreden of te ontwikkelen. 51 Het eigen functioneren is voor het bestuur een continu aandachtspunt. Het bestuur evalueert daartoe in elk geval jaarlijks het functioneren van het bestuur als geheel en van de individuele bestuursleden. Hierbij betrekt het bestuur één keer in de twee jaar een derde partij. Bij de evaluatie komt aan de orde of het bestuur voldoende geschikt en divers is en wordt bovendien gekeken naar gedrag en cultuur. Dit is vastgelegd in de statuten en de profielschetsen. Het bestuur beschikt over een programma van permanente educatie. Dit is vastgelegd in de statuten en in een reglement zelfevaluatie en wordt bewaakt door de onafhankelijk voorzitter Intern toezicht

16 16 Verslag toepassing Code Pensioenfondsen 52 Leden van het intern toezicht zijn betrokken bij het pensioenfonds, maar moeten zich zodanig onafhankelijk opstellen dat belangentegenstellingen worden voorkomen. Ze hebben daarbij het vermogen en de durf om zich kritisch op te stellen richting het bestuur. 53 De raad van toezicht bevordert geschiktheid, collegiaal toezicht en complementariteit (zie paragraaf 2.5) binnen de raad. Daarbij houdt de raad rekening met opleiding, achtergrond, persoonlijkheid, geslacht en leeftijd. 54 De raad van toezicht stelt voor iedere toezichthouder een specifieke profielschets op. Daarin staan de vereiste geschiktheid en het geschatte tijdsbeslag. 55 Het eigen functioneren is voor de raad van toezicht een continu aandachtspunt. De raad evalueert daartoe in elk geval jaarlijks zijn functioneren. Hierbij betrekt de raad één keer in de drie jaar een derde partij. Bij de evaluatie komt aan de orde of de raad voldoende geschikt en divers is en wordt bovendien gekeken naar gedrag en cultuur. De profielschetsen zijn hierop ingericht en qua competenties is hier ook aandacht voor via het geschiktheidsplan. De niet-uitvoerende bestuurders ondertekenen jaarlijks de nalevingsverklaring van de gedragscode. Bij de jaarlijkse zelfevaluatie wordt aandacht besteed aan de kritische opstelling van bestuurders. Niet van toepassing op SPIN, zie ook voetnoot 1. Niet van toepassing op SPIN, zie ook voetnoot 1. Niet van toepassing op SPIN, zie ook voetnoot Verantwoordingsorgaan 56 Het VO bevordert de geschiktheid en diversiteit van zijn leden. De inspanningsverplichting hiertoe is opgenomen in het diversiteitsbeleid van het fonds, in het reglement voor het VO en de competentievisie die voor het VO is opgesteld Belanghebbendenorgaan 57 Het BO zorgt ervoor dat het divers is samengesteld en dat zijn leden geschikt zijn. Dit doet het BO zowel bij het aantreden van zijn leden als gedurende hun lidmaatschap. Niet van toepassing op SPIN, zie ook de toelichting bij norm Het BO evalueert zijn functioneren jaarlijks, waarbij het één keer in de twee jaar een derde partij betrekt. Aan de orde komt of het BO voldoende deskundig en divers is en of er voldoende competenties aanwezig zijn. Ook de betrokkenheid van ieder lid van het BO, het gedrag en de cultuur binnen het BO en de relatie tussen het BO en het bestuur maken deel uit van de evaluatie. Niet van toepassing op SPIN, zie norm 57.

17 17 Verslag toepassing Code Pensioenfondsen 3.3 Stemverhoudingen 59 Ieder bestuurslid heeft stemrecht. Dit is vastgelegd in de statuten. 3.4 Zittingsduur en herbenoeming 60 De zittingsduur van een bestuurslid is maximaal vier jaar. Een bestuurslid kan maximaal twee keer worden herbenoemd. De statuten bepalen dat een bestuurder wordt benoemd voor drie jaar en met maximaal drie herbenoemingen. In totaal leidt dit niet tot overschrijding van de norm. Het bestuur handhaaft hiermee de systematiek die reeds voor inwerkingtreding van de Code was vastgelegd. Deze regeling heeft als voordeel dat ieder jaar een herbenoeming kan plaatsvinden van één van de drie A- en B-bestuurders. Dat is niet mogelijk bij een vierjarige zittingsperiode. De uitvoerende bestuursleden zijn voor onbepaalde tijd benoemd, aangezien zij ook voor onbepaalde tijd een arbeidsovereenkomst met het fonds zijn aangegaan. 61 De zittingsduur van een lid van het VO is maximaal vier jaar. Het VO bepaalt hoe vaak een lid van het VO kan worden herbenoemd. De zittingsduur van een lid van het VO is drie jaar, maximaal drie herbenoemingen zijn mogelijk. Dit is vastgelegd in het reglement voor het VO. 62 De zittingsduur van een lid van het BO is maximaal vier jaar. Een lid van het BO kan maximaal twee keer worden herbenoemd. 63 De zittingsduur van een lid van de raad van toezicht is maximaal vier jaar. Een lid van de raad van toezicht kan maximaal één keer worden herbenoemd. 64 Leden van een visitatiecommissie zijn maximaal acht jaar betrokken bij hetzelfde fonds. Niet van toepassing op SPIN, zie voetnoot 1. Niet van toepassing op SPIN, zie voetnoot 1. Niet van toepassing op SPIN, zie voetnoot Diversiteit 65 Het bestuur, het VO of het BO zorgt ervoor dat de organen complementair Dit is vastgelegd in het diversiteitsbeleid van het fonds. zijn samengesteld. Ook moeten de organen een redelijke afspiegeling vormen van de belanghebbenden. In het bestuur en VO hebben personen zitting vanuit de werkgevers-, werknemers- en pensioengerechtigdengeledingen, met zowel DBals DC-pensioenen. 66 Het bestuur stelt - in overleg met het desbetreffende orgaan - concrete stappen vast om te bevorderen dat fondsorganen divers worden samengesteld. Ook geeft het bestuur aan hoe en binnen welke termijnen het van plan is om de gewenste Het bestuur heeft een diversiteitsbeleid vastgesteld in de abtn.

18 18 Verslag toepassing Code Pensioenfondsen diversiteit in leeftijd en geslacht te realiseren. Het bestuur legt dit vast in een diversiteitsbeleid. Jaarlijks beoordeelt het bestuur in hoeverre de gestelde doelen zijn gehaald. Driejaarlijks evalueert het bestuur het diversiteitsbeleid. 67 In het bestuur, het VO of het BO zitten ten minste één man en één vrouw. Het bestuur bestaat uitsluitend uit mannen. Het bestuur streeft evenwel naar diversiteit en brengt dit actief onder de aandacht bij de geledingen die de voordracht van potentiële bestuurders doen en heeft dit ook tot uiting gebracht in het diversiteitsbeleid. In het VO hebben drie vrouwen zitting namens de werkgever en een namens de pensioengerechtigden. In functieprofielen is expliciet opgenomen dat bij gelijke geschiktheid de voorkeur uitgaat naar een vrouw. 68 In het bestuur, het VO of het BO zitten ten minste één lid boven en één lid onder de veertig jaar. Alle leden van het bestuur zijn ouder dan 40 jaar. Een VO-lid is jonger dan 40 jaar. Er zijn weinig beschikbare kandidaten van jonger dan 40 jaar, wat mede veroorzaakt wordt doordat het overgrote deel van de deelnemers ouder is dan 40 jaar. Bij de (toekomstige) verkiezingen van de leden van het VO is/wordt in de competentievisie en in de verkiezingscampagne aandacht gevraagd voor de diversiteit. 69 Het bestuur, het BO en het intern toezicht houden bij het opstellen van de profielschets rekening met het diversiteitsbeleid. Het VO houdt hier rekening mee bij het opstellen van de competentievisie. 70 Bij de vervulling van een vacature wordt actief gezocht (en/of actief opgeroepen om te zoeken) naar kandidaten die passen in de diversiteitsdoelstellingen. Het bestuur neemt hierover tijdig contact op met degenen die betrokken zijn bij het voordragen of de verkiezing van kandidaten. 71 Het bestuur en het BO toetsen voorgedragen kandidaten mede aan de hand van de diversiteitsdoelstellingen. Voor het bestuur ligt dit vast in de profielschetsen, voor het VO in de competentievisie. Dit ligt vast in het diversiteitsbeleid van het fonds en wordt onder de aandacht gebracht in gesprekken met de ondernemingsraad van IBM, de vertegenwoordigers van de pensioengerechtigden en het management van IBM. Voorgedragen kandidaten worden mede getoetst aan het diversiteitsbeleid van het fonds. 3.6 Integer handelen 72 De leden van het bestuur, het VO of het BO, het intern toezicht en andere medebeleidsbepalers handelen integer. Ze zorgen ervoor dat hun eigen functioneren getoetst wordt. Ze Er is een gedragscode bij het pensioenfonds waarin de aspecten integer handelen en vermijden van belangenverstrengeling geregeld zijn.

19 19 Verslag toepassing Code Pensioenfondsen vermijden elke vorm en elke schijn van persoonlijke bevoordeling of belangenverstrengeling met een partij waarmee het fonds een band heeft, op welke manier dan ook. 73 Als leden van het bestuur, het BO, de raad van toezicht en andere medebeleidsbepalers in functie treden, ondertekenen ze de gedragscode van het pensioenfonds. Ook ondertekenen ze jaarlijks een verklaring over het naleven van de gedragsregels. Op het overtreden van de gedragscode staan sancties. Deze staan in de gedragscode. 74 Een (mede)beleidsbepaler maakt direct melding van (potentieel) tegenstrijdige belangen of reputatierisico. 75 Een (mede) beleidsbepaler meldt het voornemen een nevenfunctie te aanvaarden of voort te zetten aan de compliance officer. Het maakt hiervoor niet uit of de nevenfunctie betaald of onbetaald is. 76 Het lidmaatschap van een orgaan van het pensioenfonds is niet verenigbaar met het lidmaatschap van een ander orgaan binnen hetzelfde pensioenfonds, of van de visitatiecommissie. De naleving van de gedragscode wordt jaarlijks en indien nodig incidenteel getoetst door een externe compliance officer. Er is een gedragscode bij het pensioenfonds, die voldoet aan het gestelde in norm 73. Er is een gedragscode bij het pensioenfonds, die voldoet aan het gestelde in norm 74. Er is een gedragscode bij het pensioenfonds, die voldoet aan het gestelde in norm 75. Dit is vastgelegd in de statuten van het fonds en in het reglement voor het VO. 3.7 Beloningsbeleid 77 Het pensioenfonds voert een beheerst en duurzaam beloningsbeleid. Dit beleid is in overeenstemming met de doelstellingen van het pensioenfonds. Ook is het beleid passend gelet op de bedrijfstak, onderneming of beroepsgroep waarvoor het fonds de pensioenregeling uitvoert. Het fonds een beloningsbeleid vastgesteld en afgestemd op de werkgever. Ook beschikt het fonds over een Beleidsplan Beloningen, waarin is vastgelegd dat het beloningsbeleid beheerst en duurzaam is en in lijn met de Code Pensioenfondsen. 78 De beloning staat in redelijke verhouding tot de gedragen verantwoordelijkheid, de aan de functie gestelde eisen en het tijdsbeslag. Zie ook de reactie op norm Het bestuur is terughoudend als het gaat om prestatiegerelateerde beloningen. Prestatiegerelateerde beloningen zijn niet hoger dan 20 procent van de vaste beloning. Ze zijn niet gerelateerd aan de financiële resultaten van het fonds. De niet-uitvoerende bestuurders en leden van fondsorganen kennen geen prestatiegerichte beloningen. Dit geldt wel voor de twee uitvoerende bestuurders en een beperkt aantal medewerkers, waarvan de beloning verder wel binnen de norm valt. Het bestuur wil prestatiegerichte beloningen zo veel mogelijk voorkomen en stuurt hier onder andere op bij de selectie van externe vermogensbeheerders.

20 20 Verslag toepassing Code Pensioenfondsen 80 Het bestuur voorkomt dat door de hoogte van de beloning van de leden van het intern toezicht, een financieel belang een kritische opstelling in de weg staat. 81 Bij tussentijds ontslag van een bestuurslid zonder arbeidsovereenkomst of van een lid van het intern toezicht verstrekt het bestuur geen ontslagvergoeding. Bij ontslag van een (andere) medebeleidsbepaler moet een eventuele ontslagvergoeding passend zijn gelet op de functie en de ontslagreden. De hoogte van de vastgestelde beloning is conform de zwaarte van de functie en is niet variabel dat wil zeggen niet afhankelijk van de realisatie van vooraf gedefinieerde doelen. Dat is vastgelegd in het beloningsbeleid voor de leden van het niet-uitvoerend bestuur en de onafhankelijk voorzitter. Deze ontvangen geen ontslagvergoeding. Voor de overige categorieën zijn geen afspraken vastgelegd, maar uitgangspunt is een passende ontslagvergoeding gelet op de functie en de ontslagreden. 3.8 Compliance 82 Het bestuur is op de hoogte van de wet- en regelgeving en de gevolgen daarvan voor het pensioenfonds. Ook kent het bestuur de wijze waarop invulling wordt gegeven aan de wet- en regelgeving in fondsdocumenten, besluitvormingsprocessen, procedures en de uitvoering. Door een juiste afstemming van de competenties van te benoemen bestuursleden in overeenstemming met norm 48 t/m 51 schept het bestuur de voorwaarden waardoor aan deze eisen is/wordt voldaan. Nieuwe wet- en regelgeving wordt zorgvuldige gemonitord en tijdig geïmplementeerd. 83 Het bestuur bewaakt dat het pensioenfonds de wet- en regelgeving en interne regels naleeft (steeds compliant is). Er is een externe compliance officer die erop toeziet dat het fonds de wet- en regelgeving en interne regels met betrekking tot integriteit naleeft.