Dit is vastgelegd in het beleggingsplan.

Transcriptie

1 Code Pensioenfondsen 2018 Thema 1: Vertrouwen waarmaken Naleving per Nadere toelichting en uitleg 1. Het bestuur voert de regeling naar beste vermogen uit, in een evenwichtige afweging van belangen, en heeft hiervoor de eindverantwoordelijkheid. Bij de uitvoering van de pensioenregeling zal het bestuur met het oog op het behartigen van de belangen van alle belanghebbenden, deelnemers en opdrachtgever, vooruitziend en zorgvuldig alle noodzakelijke handelingen en gepaste voorzorgsmaatregelen verrichten die daartoe, overeenkomstig de Code Pensioenfondsen, ook zijn geborgd in de statuten van het fonds alsmede andere daartoe opgestelde documenten zoals de ABTN, uitbestedingsovereenkomsten, beleggingsbeleid en communicatiebeleid. 2. Het bestuur is verantwoordelijk en zorgt voor de uitvoering van de pensioenregeling. Het heeft een visie op die uitvoering, stelt eisen waaraan deze moet voldoen en bepaalt welk kostenniveau aanvaardbaar is. Het bestuur heeft een visie op de uitvoering van activiteiten die met name gericht is op een zorgvuldig en risicomijdend, prudent beleid. De visie is vastgelegd in de beleidskaders en beleid van het fonds. Tevens komt deze visie tot uiting in bijvoorbeeld het beleggingsbeleid. Het bestuur is nauw betrokken bij de eisen waaraan de uitvoering moet voldoen. Het bepalen van het kostenniveau vindt plaats in afstemming met de werkgever, vanwege het feit dat de uitvoeringskosten ten laste van de werkgever komen. Het fonds houdt op regelmatige basis contact met de pensioenuitvoeringsorganisatie Appel pensioenen over de uitvoering van de administratie en monitort op kwartaalbasis via de SLA-rapportage en kwaliteit en tijdigheid van de uitvoering. 3. Het bestuur stelt een missie, visie en strategie op. Ook zorgt het voor een heldere en gedocumenteerde beleids- en verantwoordingscyclus. Daarnaast toetst het bestuur periodiek de effectiviteit van zijn beleid en stuurt zo nodig bij. De missie, visie en strategie zijn vastgelegd in de Beleidskaders en beleid bestuur stichting pensioenfonds. Toetsing geschiedt periodiek via financiële kostenrapportage, periodieke dekkingsgraadrapportages en rapportages pensioenadministratie etc. 4. Bij alle besluiten legt het bestuur duidelijk vast op grond van welke overwegingen het besluit is genomen. 5. Het bestuur legt verantwoording af over het beleid dat het voert, de gerealiseerde uitkomsten van dit beleid en de beleidskeuzes die het eventueel voor de toekomst maakt. Het bestuur weegt daarbij de verschillende belangen af van de groepen die bij het pensioenfonds betrokken zijn. Ook geeft het bestuur inzicht in de risico s van de belanghebbenden op korte en lange termijn, gerelateerd aan het overeengekomen ambitieniveau. Besluiten worden, indien nodig, vastgelegd in de notulen en toegelicht in de besluitenlijst. Het bestuur maakt gebruik van een besluitenmatrix. De verantwoording door het bestuur wordt uitgebreid beschreven in het jaarverslag, waarbij het bestuur met name transparant is over de uitkomsten. Specifieke consequenties van besluiten voor groepen belanghebbenden is vastgelegd in de besluitenmatrix die voor significante besluiten wordt ingevuld.het jaarverslag wordt gepubliceerd op de eigen website. Bij tussentijdse gebeurtenissen betrekt het fonds zijn stakeholders om zo een evenwichtige belangenafweging te waarborgen. 6. Het bestuur houdt rekening met de verplichtingen die het fonds is aangegaan en draagt daarbij zorg voor optimaal rendement binnen een aanvaardbaar risico. 7. Het bestuur zorgt ervoor dat er onder belanghebbenden draagvlak bestaat voor de keuzes over verantwoord beleggen. Dit is vastgelegd in het beleggingsplan. Het beleid is indertijd afgestemd met de deelnemersraad. Het fonds heeft de geactualiseerde versie van het beleggingsplan gedeeld met het VO. 8. Het bestuur bevordert en borgt een cultuur waarin risicobewustzijn vanzelfsprekend is. Ook zorgt het ervoor dat het integrale risicomanagement adequaat georganiseerd is. 9. Het bestuur zorgt voor een noodprocedure om in spoedeisende situaties te kunnen handelen. Thema 2: Verantwoordelijkheid nemen 10. Het bestuur zorgt voor een heldere en expliciete taak- en rolverdeling tussen bestuur en uitvoering. Hierbij horen passende sturings- en controlemechanismen. Risicokennis en bewustzijn worden bevorderd door de risicomatrix waarbij alle bekende risico's zijn verwoord met alle bijbehorende beheersmaatregelen. Deze risicomatrix wordt tijdens elke bestuursvergadering besproken. De noodprocedure is vastgelegd in het crisisplan (m.n. financieel georiënteerd). Meer algemeen geldt daarnaast de incidentenregeling. De taak- en rolverdeling is vastgelegd in de ABTN. Ten aanzien van sturings- en controlemechanismen maakt het fonds gebruik van service level agreements (SLA s).

2 11. Bij uitbesteding van taken neemt het bestuur in de overeenkomst met de dienstverlener adequate maatregelen op voor als de dienstverlener of een door hem ingeschakelde derde onvoldoende presteert, de overeenkomst niet naleeft, schade veroorzaakt door handelen of nalaten. Risicoafdekking en de te nemen adequate maatregelen zijn een essentieel onderdeel van contractonderhandelingen en monitoring vindt periodiek plaats. 12. Het bestuur zorgt dat het zicht heeft op de keten van uitbesteding. Het fonds heeft beleidskaders, een beleid en een uitbestedingsovereenkomst dat zorgvuldig wordt nageleefd. 13. Het bestuur zorgt ervoor dat het beloningsbeleid van partijen aan wie taken worden uitbesteed, niet aanmoedigt om meer risico s te nemen dan voor het fonds aanvaardbaar is. Om dit te bereiken maakt het bestuur dit onderdeel van de contractafspraken bij het sluiten of verlengen van de uitbestedingsovereenkomst of - indien van toepassing - via zijn aandeelhouderspositie. First Investments en Appel beschikken beiden over een beheerst beloningsbeleid. 14. Het bestuur evalueert jaarlijks de kwaliteit van de uitvoering en de gemaakte kosten kritisch en spreekt een dienstverlener aan als deze de afspraken niet of onvoldoende nakomt. Thema 3: Integer handelen Ten aanzien van de pensioenadministratie en vermogensbeheerder gebeurt evaluatie periodiek op basis van kwartaalrapportages (SLA's). 15. Het bestuur legt de gewenste cultuur vast en stelt een interne gedragscode op. Het fonds voert de regeling uit van een beursgenoteerde financieel dienstverlener. Integriteit is ook daar volledig verankerd in het dagelijks handelen. Monitoring hiervan door Compliance officer aan de hand van Gedragscodes. Het fonds kent haar eigen gedragscode. 16. De leden van het bestuur, het VO of het BO, het intern toezicht en andere medebeleidsbepalers ondertekenen de interne gedragscode van het fonds en een jaarlijkse nalevingsverklaring, en zij gedragen zich daarnaar. Dit is geborgd via de gedragscode en de bestaande governance structuur binnen het fonds. De compliance officer rapporteert jaarlijks aan het bestuur over de naleving van de gedragscode. 17. Alle nevenfuncties worden gemeld aan de compliance officer. Dit is vastgelegd in de gedragscode. 18. Tegenstrijdige belangen of reputatierisico s worden gemeld. De leden van het bestuur, het VO of het BO, het intern toezicht en andere medebeleidsbepalers vermijden elke vorm en elke schijn van persoonlijke bevoordeling of belangenverstrengeling. Zij laten zich op hun functioneren toetsen. Dit is vastgelegd in de gedragscode en ons compliance programma. 19. Het lidmaatschap van een orgaan is niet verenigbaar met dat van een ander orgaan binnen het fonds of van de visitatiecommissie. 20. Het bestuur zorgt dat onregelmatigheden kunnen worden gemeld en dat betrokkenen weten hoe en bij wie. Dit is geborgd in de gedragscode. Het fonds kent een eigen klokkenluidersregeling voor alle betrokkenen van het fonds (belanghebbenden en (uitbestedings)partners in de uitvoering). Deze regeling is gepubliceerd op de website en daarmee voor iedereen toegankelijk. 21. De organisatie kent een klokkenluidersregeling en bevordert dat ook externe dienstverleners een klokkenluidersregeling hebben. De organisatie zorgt ervoor dat men weet hoe en bij wie kan worden gemeld. Het fonds kent een eigen klokkenluidersregeling voor alle betrokkenen van het fonds (belanghebbenden en (uitbestedings)partners in de uitvoering). Deze regeling is gepubliceerd op de website en daarmee voor iedereen toegankelijk. First Investments en Appel beschikken beiden over een eigen klokkenluidersregeling. 22. Het bestuur kent de relevante wet- en regelgeving en interne regels, weet hoe het fonds daar invulling aan geeft en bewaakt de naleving (compliance). Het bestuur bewaakt dit via de compliance officer. Voor wat betreft de wet- en regelgeving ontvangt het bestuur maandelijks een nieuwsbrief van een externe partij. Ook krijgen we informatie via de pensioenfederatie, DNB. Thema 4: Kwaliteit nastreven

3 23. Het bestuur is collectief verantwoordelijk voor zijn functioneren. De voorzitter is eerste aanspreekpunt; hij/zij is als eerste verantwoordelijk voor zorgvuldige besluitvorming en procedures. 24. Het bestuur waarborgt dat de leden onafhankelijk en kritisch kunnen opereren. Dit is geborgd in de statuten. Daarnaast is dit ook gewaarborgd in het document Deskundig en Competent Pensioenfondsbestuur. Dit is geborgd in de statuten. Daarnaast is dit ook gewaarborgd in het document Deskundig en Competent Pensioenfondsbestuur. 25. Ieder bestuurslid heeft stemrecht. Dit is geborgd in de Statuten. 26. Het bestuur zorgt voor permanente educatie van zijn leden. Het fonds besteedt elk jaar aandacht aan de educatie van de bestuursleden. Zowel individuele opleidingen en gezamenlijke opleidingen. 27. Het bestuur staat open voor kritiek en leert van fouten. Het fonds kent voor de belanghebbenden een klachten- en geschillenregeling. Ten aanzien van het eigen functioneren stelt het bestuur zich open en transparant op in relatie tot haar stakeholders en het intern toezicht. Het functioneren en het ontwikkelen hierin is een belangrijk onderdeel in de jaarlijkse zelfevaluatie. 28. Het eigen functioneren is voor het bestuur en voor het intern toezicht een continu aandachtspunt. Het bestuur en het intern toezicht evalueren in elk geval jaarlijks het eigen functioneren van het orgaan als geheel en van de individuele leden. Hierbij betrekken het bestuur en het intern toezicht één keer in de drie jaar een onafhankelijke derde partij. De zelfevaluatie door het bestuur vindt jaarlijks plaats. Een keer per drie jaar wordt dit begeleid door een externe partij (laatste was in Q4 2016). 29. Het eigen functioneren is voor het BO een continu aandachtspunt. Het BO evalueert in elk geval jaarlijks het functioneren van het eigen orgaan als geheel en van de individuele leden. Hierbij betrekt het BO één keer in de drie jaar een onafhankelijke derde partij. 30. Het eigen functioneren is voor het VO een continu aandachtspunt. Het VO evalueert met enige regelmaat het functioneren van het eigen orgaan. Het fonds heeft geen belanghebbendenorgaan. De competenties van de leden worden regelmatig opnieuw beoordeeld. Een jaarljikse evaluatie van het functioneren van het eigen orgaan, zal vanaf 2019 worden gestart. Thema 5: Zorgvuldig benoemen 31. De samenstelling van fondsorganen is wat betreft geschiktheid, complementariteit, diversiteit, afspiegeling van belanghebbenden en continuïteit, vastgelegd in beleid. Zowel bij de aanvang van een termijn, als ook tussentijds bij de zelfevaluatie vindt een check plaats. Het fonds kent een diversiteitsbeleid. Jaarlijks rapporteert het bestuur over de invulling hiervan in het jaarverslag aan de hand van de Code Pensioenfondsen. Het beleid is in 2019 getoetst. 32. Het bestuur zorgt voor geschiktheid, complementariteit en continuïteit binnen het bestuur. Daarbij houdt het rekening met opleiding, achtergrond, persoonlijkheid, geslacht en leeftijd. Het bestuur toetst de geschiktheid van bestuursleden bij het aantreden en gedurende het bestuurslidmaatschap. Het bestuur zorgt voor geschiktheid, complementariteit en continuïteit binnen het bestuur. Dit gebeurt onder andere via het bijhouden van een deskundigheidsmatrix. Bestuursleden houden individueel hun ontwikkeling bij. Het overzicht wordt eens per jaar besproken in een bestuursvergadering, samen met de totale deskundigheidsmatrix van het bestuur. Op basis daarvan wordt benodigde ontwikkeling voor het nieuwe jaar vastgesteld. 33. In zowel het bestuur als in het VO of het BO is er tenminste één vrouw en één man. Er zitten zowel mensen van boven als van onder de 40 jaar in. Het bestuur stelt een stappenplan op om diversiteit in het bestuur te bevorderen. Nee, niet toegepast Zowel het bestuur als het VO kent een verdeling man/vrouw van 60%/40%. Alleen het VO kent per 2019 een lid onder de 40 jaar. Voor het bestuur werd tot 2017 aan dit criterium voldaan. Bij invulling van nieuwe vacatures in het bestuur zal de leeftijdsgrens een extra aandachtspunt zijn. Hierbij zij opgemerkt dat het bestuur hecht meer waarde aan de benodigde competenties en de kwaliteiten hiervoor van de kandidaat-bestuursleden dan aan exacte leeftijdsgrenzen. Met een gemiddelde leeftijd van de bestuursleden van 50 jaar is het bestuur een relatief jong bestuur.

4 34. De zittingsduur van een lid van het bestuur, het VO, het BO en raad van toezicht is maximaal vier jaar. Een bestuurslid en een lid van het BO kunnen maximaal twee keer worden herbenoemd, een lid van de raad van toezicht maximaal één keer. Leden van een visitatiecommissie zijn maximaal acht jaar betrokken bij hetzelfde fonds. 35. Het bestuur, het BO en het intern toezicht houden bij het opstellen van de profielschets rekening met het diversiteitsbeleid. Het VO houdt hier rekening mee bij het opstellen van de competentievisie. De zittingsduur van een lid van het bestuur is vastgelegd in de Statuten, de zittingsduur van een lid van het VO is vastgelegd in het Reglement van het Verantwoordingsorgaan. In het Reglement Intern Toezicht is vastgelegd dat leden van een visitatiecommissie maximaal acht jaar betrokken zijn bij het fonds. De profielschetsen zijn vastgelegd in het document Deskundig en Competent Pensioenfondsbestuur, daarnaast is er een diversiteitsbeleid. Afhankelijk van de vacature wordt specifieke aandacht besteed aan diversiteit. In de competentievisie van het VO wordt rekening gehouden met het diversiteitsbeleid. 36. Het bestuur, het VO of het BO en de raad van toezicht leggen bij de vacature de eisen voor de vacante functie vast. Hierbij wordt rekening gehouden met de in de normen 31, 32 en 33 opgenomen eisen. Het fonds stelt een profiel op per vacature, waarbij rekening wordt gehouden met de totale deskundigheid van het bestuur, competentieprofiel, juiste afspiegeling van belanghebbenden en het diversiteitsbeleid. 37. Bij de vervulling van een vacature wordt actief gezocht Zie toelichting bij principe 35 en 36 (en/of actief opgeroepen om te zoeken) naar kandidaten die passen in de diversiteitsdoelstellingen. Het bestuur neemt hierover tijdig contact op met degenen die betrokken zijn bij het voordragen of de verkiezing van kandidaten. 38. Het bestuur en het BO toetsen voorgedragen kandidaten mede aan de Zie toelichting bij principe 35 en 36 hand van de diversiteitsdoelstellingen. Het VO bevordert dat in de procedure de competentievisie wordt meegenomen, inclusief de diversiteitsdoelstellingen. 39. Een bestuurslid wordt benoemd en ontslagen door het bestuur, na het horen van de raad van toezicht over de procedure. Een lid van de raad van toezicht of visitatiecommissie wordt benoemd door het bestuur na bindende voordracht van het verantwoordingsorgaan en wordt ontslagen door het bestuur na bindend advies van het verantwoordingsorgaan. Een lid van het verantwoordingsorgaan wordt benoemd door het bestuur en ontslagen door het verantwoordingsorgaan zelf. In uitzonderlijke situaties kan het bestuur in overleg met het intern toezicht een lid ontslaan. Dit is ondervangen in de Statuten, Reglement Intern toezicht, document Deskundig en Compentent Pensioenfondsbestuur, het Reglement van het Verantwoordingsorgaan en de compententievisie van het Verantwoordingsorgaan en 40. Het bestuur zorgt dat de statuten een schorsingsprocedure kennen. In de statuten is de mogelijkheid van schorsing geregeld. Thema 6: Gepast belonen 41. Het pensioenfonds voert een beheerst en duurzaam beloningsbeleid. Dit beleid is in overeenstemming met de doelstellingen van het pensioenfonds. Ook is het beleid passend gelet op de bedrijfstak, onderneming of beroepsgroep waarvoor het fonds de pensioenregeling uitvoert. De bestuursleden ontvangen geen beloning voor hun werkzaamheden. Taken worden grotendeels uitgevoerd in de werktijd bij de sponsor, maar zijn geen onderdeel van de evaluatie- en beoordelingscyclus van de sponsor. Slechts een bestuurslid (vanuit pensioengerechtigden) ontvangt een onkostenvergoeding en een vergoeding per vergadering. 42. De beloningen staan in redelijke verhouding tot verantwoordelijkheid, functie-eisen en tijdsbeslag. 43. Het bestuur is terughoudend als het gaat om prestatiegerelateerde beloningen. Prestatiegerelateerde beloningen zijn niet hoger dan 20 procent van de vaste beloning. Ze zijn niet gerelateerd aan de financiële resultaten van het fonds. 44. Het bestuur voorkomt dat door een te hoge beloning van de leden van het intern toezicht, een financieel belang een kritische opstelling in de weg staat. zie 41 zie 41 Intern toezicht wordt uitgevoerd door een visitatiecommissie. De leden van de commissie worden beschikbaar gesteld via Gommerpensions die hiervoor een passende en uniforme beloning hanteert.

5 45. Bij tussentijds ontslag van een bestuurslid zonder arbeidsovereenkomst of van een lid van het intern toezicht verstrekt het bestuur geen transitie- of ontslagvergoeding. Bij ontslag van een (andere) medebeleidsbepaler moet een eventuele transitie- of ontslagvergoeding passend zijn gelet op de functie en de ontslagreden. Het fonds kent geen eigen arbeidsovereenkomsten voor bestuursleden. Zitting in het bestuur en het verantwoordingsorgaan is verbonden aan het dienstverband bij de sponsor. Voor de afvaardiging vanuit pensioengerechtigden is een vergoedingsregeling van toepassing. Het fonds kent daarom geen ontslagregeling. Thema 7: Toezicht houden in inspraak waarborgen 46. Intern toezicht draagt bij aan effectief en slagvaardig functioneren van het pensioenfonds en aan beheerste en integere bedrijfsvoering. Contractuele afspraken zijn vastgelegd in de overeenkomst inzake visitatie en het reglement intern toezicht. 47. Het intern toezicht betrekt deze Code bij de uitoefening van zijn taak. De naleving van de Code is vastgelegd in de overeenkomst inzake visitatie en het reglement intern toezicht. 48. Leden van het intern toezicht zijn betrokken bij het pensioenfonds en moeten zich zodanig onafhankelijk opstellen dat belangentegenstellingen worden voorkomen. Ze hebben daarbij het vermogen en de durf om zich kritisch op te stellen richting het bestuur. Het bestuur heeft het intern toezicht ingevuld dmv een visitatiecommissie. Het Verantwoordingsorgaan is nauw betrokken bij de selectieprocedure. Tot slot verlangt het bestuur dat de leden van het intern toezicht verklaren dat zij de VITP-code naleven. Waar nodig wordt door het VO extern advies ingezet om de kritische opstelling tav het bestuur te borgen. 49. De raad van toezicht stelt zich op als gesprekspartner van het bestuur. Het fonds kent geen raad van toezicht. 50. Het bestuur weegt de aanbevelingen van raad van toezicht of visitatiecommissie zorgvuldig en motiveert afwijkingen. In het jaarverslag geeft het bestuur een reactie en een oordeel op de bevindingen van de visitatiecommissie. Daarnaast worden de aanbevelingen van de visitatiecommissie opgevolgd d.m.v. een actielijst. Deze lijst en de voortgang van het opvolgen van de acties worden gedurende het jaar tijdens elke bestuursvergadering gemonitord om op die manier zorg te dragen voor opvolging van de aanbevelingen. 51. Het BO voert zijn taak uit als goed huisvader (m/v) voor alle belanghebbenden. 52. Het BO zorgt dat de leden onafhankelijk en kritisch kunnen functioneren. 53. Het BO bewaakt of het bestuur de uitvoeringsovereenkomst of het uitvoeringsreglement en het pensioenreglement juist uitvoert. Ook bewaakt het BO of het bestuur de belangen van de verschillende groepen belanghebbenden evenwichtig afweegt. 54. Het BO onderneemt actie als het van oordeel is dat het bestuur niet naar behoren functioneert. 55. Het bestuur gaat een dialoog aan met het VO dan wel het BO bij het afleggen van verantwoording. 56. Het bestuur draagt de accountant of actuaris die controle uitvoert in beginsel geen andere werkzaamheden op dan controle. Geeft het bestuur wel een andere opdracht, dan vraagt dit zorgvuldige afweging en een afzonderlijke opdrachtformulering. 57. Het bestuur beoordeelt vierjaarlijks het functioneren van de accountant en de actuaris en stelt het intern toezicht en VO of BO van de uitkomst op de hoogte. De dialoog met het VO is geborgd door de periodieke overleggen die plaatsvinden tussen het bestuur en het VO, op bestuursniveau. Daarnaast vindt tussentijds informatie uitwisseling plaats. Het bestuur verleent een afzonderlijke opdracht voor dergelijke werkzaamheden via een opdrachtverlening. Met betrekking tot de actuarissen kan worden opgemerkt dat chinese walls zitten tussen de raadgevend en certificerend actuaris. Het beoordelen van het functioneren van de accountant heeft het fonds eens in de vier jaar op de agenda staan. De actuaris wordt eens in de twee jaar beoordeeld. Het fonds hecht waarde aan een periodieke evaluatie en leeft dit principe in de praktijk dan ook na. De uitkomsten van de beoordeling worden ter hand gesteld aan de VO en het VC. Thema 8: Transparantie bevorderen 58. Het bestuur geeft publiekelijk inzicht in missie, visie en strategie. De missie, visie en strategie worden beschreven in het jaarverslag, waarbij wordt ingegaan op het nieuwe beleggingsbeleid, aanpassing pensioenreglementen, dekkingsgraad en de Wet versterking bestuur pensioenfondsen. De missie, visie en strategie zijn daarnaast ook uitgebreid beschreven in het document Beleidskaders en beleid 2016 Bestuur Stichting Pensioenfonds. 59. Het bestuur geeft inzicht in het beleid, de besluitvormingsprocedures, de besluiten en de realisatie van het beleid. De bestuursnotulen en andere documenten worden na vaststelling gedeeld met het VO. Het fonds deelt informatie met deelnemers en alle belanghebbenden via de website en deelnemersbijeenkomsten. Tot slot hecht het bestuur waarde aan een uitgebreid jaarverslag.

6 60. Het bestuur vervult zijn taak op een transparante (open en toegankelijke) manier. Dat zorgt ervoor dat belanghebbenden inzicht kunnen krijgen in de informatie, overwegingen en argumenten die ten grondslag liggen aan besluiten en handelingen. Het bestuur streeft transparante communicatie na, in lijn met het communicatiebeleid. Dit komt tot uiting in de communicatie over beleid en besluiten via de website en intranet en de deelnemersbijeenkomsten. Daarnaast vindt regelmatig overleg plaats met het VO. 61. Het bestuur legt gemotiveerd vast voor welke wijze van uitvoering is gekozen. Deze informatie is beschikbaar voor de belanghebbenden. Het bestuur legt de motivatie van haar significante besluiten vast in een besluitenmatrix, welke onderdeel is van de notulen en daarmee beschikbaar is voor het intern toezicht. Waar besluitvorming direct consequenties heeft voor belanghebbenden wordt hierover gecommuniceerd op de deelnemersvergadering of via de website van het fonds. 62. Het bestuur legt zijn overwegingen omtrent verantwoord beleggen vast en zorgt ervoor dat deze beschikbaar zijn voor belanghebbenden. De overwegingen van het bestuur omtrent verantwoord beleggen zijn vastgelegd in het beleggingsbeleid. Het bestuur heeft ultimo 2018 het IMVO-convenant ondertekend. 63. Het bestuur stelt beleid vast rond transparantie en communicatie. Het bestuur evalueert dit beleid periodiek en in ieder geval eens per drie jaar. Het fonds heeft een communicatiebeleid. Alle (gewezen) deelnemers en pensioengerechtigden kunnen via de website persoonlijke pensioeninformatie verkrijgen. Op de website wordt regelmatig nieuws geplaatst met actuele informatie over de dekkingsgraad, indexering etc. Effectiviteitsmeting (0-meting) heeft in 2018 plaatsgevonden. Bevindingen en verbeteringen worden meegenomen in het communicatieplan Het bestuur rapporteert in het jaarverslag over de naleving van de interne gedragscode (zoals bedoeld in de normen 15 en 16) en deze Code, net als over de evaluatie van het functioneren van het bestuur. 65. Het bestuur zorgt voor een adequate klachten- en geschillenprocedure die voor belanghebbenden eenvoudig toegankelijk is. In het jaarverslag rapporteert het bestuur over de afhandeling van klachten en de veranderingen in regelingen of processen die daaruit voortvloeien. In het jaarverslag komt de naleving van de gedragscode aan bod en het evalueren en functioneren van het bestuur in het kader van de wet versterking bestuursfondsen. Het fonds kent een klachten- en geschillenregeling. En in het jaarverslag wordt aandacht besteed aan de eventuele klachten. pas toe of leg uit Op welke manier wijkt het fonds af? Waarom wijkt het fonds af? Op welke manier kwam het besuit om af te wijken tot stand? Op welke termijn wordt (wel) aan de norm voldaan? Op welke manier is geborgd dat het besluit om af te wijken toch bijdraagt aan het bereiken van het achterliggende doel van de norm en/of versterking van het functioneren van het fonds. Gemarkeerde onderwerpen moeten standaar worden benoemd in het jaarverslag.