Buitengewone Ledenvergadering 16 november 2013

Transcriptie

1 Buitengewone Ledenvergadering 16 november 2013 Dagvoorzitter: Dhr. A. Waalderbos Bericht van verhindering: Dhr. R. de Grijs Dhr. F. Kluivingh Mevr. E. van Engelen Voorzitter Taakgroep OOKU Erelid Oud-penningmeester Oud-bestuurslid Vertegenwoordiging kringen: Aanwezige kringen 47 Vertegenwoordigde kringen middels machtiging 6 Afwezig met kennisgeving Opening Deze Buitengewone Ledenvergadering, bijeengeroepen in verband met het neerleggen van de functies door het bestuur, wordt geopend door de heer Waalderbos, voorzitter Taakgroep OOKU. Hij heet iedereen welkom en geeft aan dat de grote opkomst hem deugd doet. Een speciaal welkom aan de medisch adviseur dr. Bouten en erelid de heer Heijboer. 2. Mededelingen 1) Huishoudelijk: Bordjes met kringnummer graag duidelijk zichtbaar plaatsen, vragen graag aan het eind van de presentatie omdat veel vragen al beantwoord zullen zijn. Er is tijd voor alle vragen. Er lopen twee dames en een heer met een microfoon voor vragen, graag eerst naam en kringnummer noemen. 2) Het doet deugd dat alle Taakgroepleden en lotusdocenten aanwezig zijn. Ook de vele kringvertegenwoordigers zijn hard nodig. Veel aanmeldingen digitaal in deze tijd, er wordt nog gewerkt aan een bevestigingsknopje. Afmeldingen waren er van erelid R. de Grijs en het oud-bestuur. Jammer dat ze niet aanwezig konden zijn. Er is niets geheim, met elkaar dragen we de organisatie een warm hart toe. Op de vraag of ze nog lid zijn is het antwoord: Jazeker. Opkomst is groot, dank daarvoor. Totaal zijn er 101 mensen. Kring Nijkerk: Uitnodiging was in SPAM-box terechtgekomen, wellicht is dat bij meer kringen het geval. Antw.: Ben Paauwe heeft van alles in korte tijd voor elkaar gekregen, diep respect. We zullen kijken wat we daar in de toekomst aan kunnen doen. Dank voor de opmerking. 3. Uitleg over gang van zaken, genomen beslissingen en stappen tot nu toe 13 april Bij de ALV is het verzoek tot uitbreiding van de termijn van de voorzitter afgewezen. 28 mei Brief voorzitter naar alle kringen, zij legt helaas per direct alle bestuurstaken neer. Het blijkt dat de kringen IJmuiden en t Gooi deze brief niet gehad hebben, dat wordt ter plekke opgelost. 28 mei Brief overige bestuursleden m.b.t. het neerleggen van de functies met voorstel voor overname taken door Taakgroep OOKU. Deze brief zorgde voor grote verwarring, Taakgroep OOKU werd ineens geconfronteerd met bestuurstaken. Volgens de brief zou het oude bestuur nog wel financiële zaken regelen, mutaties in de ledenadministratie en het verslag van de ALV 13 april afhandelen. Kring Zeeland geeft aan dat de aanvraag voor het lotusexamen in mei gedaan, pas in september doorgegeven is aan HOK. Het was erg vervelend dat de kandidaten het examen in juni misliepen. 4 juni Spoedoverleg Taakgroep OOKU en overige lotusdocenten. Rondje hart gelucht daarna door met de toekomst: Hoe verder? Brief naar bestuur met onze reactie. juni antwoord bestuursleden op persoonlijke titel. 22 juni Uitnodiging oud-bestuursleden voor overleg met Taakgroep OOKU. 27 juni Overleg met Titia, Floris en Erna: in prima harmonie, zeer collegiaal. Ondersteuning toegezegd en waargemaakt met de mogelijkheden die er waren. Zij distantieerden zich van de brief van de voorzitter, daar waren we blij mee. Puzzelen in vakantieperiode hoe een snelle overdracht te realiseren. 22 juli Bijeenkomst Taakgroep OOKU en lotusdocenten. Vragen die we ons gesteld hebben: - Ledendag door laten gaan? Unaniem ja omdat dat een taak van OOKU is en ledenbinding geeft. - Ondanks dat besturen onze taak niet is, toch oppakken? Ja, voor de continuïteit, hopend op goede afloop. - Wie gaat wat doen? - ALV organiseren? Op zo n korte termijn met ook nog twee vakantiemaanden, leek het ons onmogelijk. Bovendien was dat een taak geweest van het bestuur. 17 aug. Brief naar de kringen met informatie over de stand van zaken en het verslag van ALV 13 april. 27 aug. Reguliere Taakgroep OOKU-vergadering: naast voorbereiding Ledendag ook bestuurszaken. - Besluit genomen interim-bestuur te vormen. Voorbereiden opstarten. - Financiële zaken overnemen: Boeken controleren mag bij overdracht niet door kascontrole, met toestemming van deze vergadering vragen we daar een accountant voor. - Namen wijzigen bij Kamer van Koophandel (KvK) 1

2 - Uitnodigingen Ledendag 12 oktober opstellen. 1 sept. Versturen uitnodigingen Ledendag. Dank aan Ben Paauwe voor de professionele ontvangst bij de deur. Je kunt zien welke kringen er geweest zijn, wij zullen hier op de juiste wijze gebruik van maken. 23 sept. Vergadering voortgang: - Onderscheidingen en nieuwe kringen - Opzet profielen nieuwe bestuurders - ALV of Buitengewone Ledenvergadering? Bij ALV zouden we de financiële stukken moeten presenteren en de overdracht heeft nog niet volledig plaatsgevonden. - Benodigdheden KvK: 1 handtekening van het vertrekkende bestuur en kopie van paspoorten van mensen die het overnemen. Er bleek nog een kopie paspoort nodig, dat was eerder niet bekend. 3 en 26 sept. Overdracht financiële administratie: lastig want boeken moeten gecontroleerd maar voor overname moet je ingeschreven staan bij de KvK. Administratie was bijgehouden maar niet afgerond. Jelle Kortes heeft hierin adviserend opgetreden, waarvoor dank. Als oud-penningmeester kon hij ook advies geven in andere bestuurszaken zodat wij het wiel niet uit hoefden te vinden. 1 okt. Vergadering voortgang: - Stukken Buitengewone Ledenvergadering voorbereiden. - Verzoek aan oud-voorzitter overdracht eigendommen organisatie LOTUS. Antwoord: indien vergadering akkoord gaat, stuurt ze de eigendommen op. 11 okt. Bianca Jasper druk met KvK, Petri Snel met de financiën, Ineke Hond met post. 12 okt. Ledendag: was een succes, 300 aanmeldingen, gezellige ontspannen fijne sfeer. 19 okt. Vergaderstukken Buitengewone Ledenvergadering verstuurd. 30 okt. Overdracht Ledenadministratie. 1 nov. Voorbereiden Buitengewone Ledenvergadering met beoogd DB interim-bestuur. 7 nov. Voorbereiden BLV met naast de OOKU-leden ook de lotusdocenten die niet in OOKU zitten. Wij zijn gelukkig een hecht team, met prettige bijeenkomsten en constructieve inbreng. Dank daarvoor. Nog niet kunnen doen: - Ledenoverzichten naar de kringen sturen. Dit gaat zeker gebeuren als vergadering akkoord gaat met de ingeslagen weg. Zo niet, dan hebben we een probleem want dan is er geen bestuur. - Financieelverslag en begroting kon nog niet, ook geen definitieve goedkeur. Opmerking uit de zaal: Belangrijk dat de financiële stukken snel komen, zeker de begroting. Antwoord uit de zaal: Begroting is al goedgekeurd. André: nog niet. 4. Uitleg vervolgstappen om te komen tot het vormen van een nieuw bestuur Taakgroep OOKU-leden mogen niet in het bestuur, dan heb je te veel petten op. Op zoek naar nieuwe mensen, dynamisch, jong van geest (niet perse leeftijd) en bereid te investeren. Als je mensen weet, probeer ze te porren. Aanmelding kandidaten graag bij secretariaat. Onze voorkeur gaat uit naar 7 mensen in het bestuur, in deze drukke tijd heb je veel schouders nodig om eronder te zetten. Voorzitter, vicevoorzitter, 1 e en 2 e penningmeester, 1 e en 2 e secretaris en alg. lid. Ter informatie: Jelle Kortes heeft zich reeds als kandidaat gemeld voor het voorzitterschap, met steun van vijf kringen. Wij hebben hem slechts waar nodig om advies gevraagd om het zo eerlijk mogelijk te houden. Wij waken voor vriendjespolitiek. 057 Noord-Limburg: Kandidaatstelling Jelle was wel belangrijk tijdens vorige ALV. 088 Dokkum e.o. Kringen hebben de aanmelding van Jelle met vijf kringen achter zich op dezelfde dag gekregen als het opzeggen bestuur. Wij hebben dat als kring ervaren als een heel ongelukkig moment. André: Bij de vorige vergadering is gezegd dat het de bedoeling is dat er méér kandidaten komen waaruit de leden kunnen kiezen. Jelle heeft zich opgeworpen met het idee dat we niet bang hoefden te zijn als het bestuur zou kraken, hij zou het dan in het belang van de organisatie oppakken. Ook Taakgroep OOKU heeft het opgepakt, daarom sta ik hier. Ook mensen die deelfuncties willen kunnen zich aanmelden. 035 Nijkerk: Inhakend: 13 april heeft de vergadering aangegeven dat een verlenging van het voorzitterschap niet wenselijk was, Jelle zei daarop dat hij wel wilde. Daarna is de brief van Jelle gekomen dat hij zich daadwerkelijk kandidaat stelt. Dat de brieven gelijktijdig waren, is toeval. 074 Zuid-Oost Friesland: Bij de stukken voor de vergadering van 13 april zat CV van Jelle al, dus iedereen wist dat Jelle dit toen al heeft aangegeven. 030 Kempen: Voorstel Wilma was inbreuk op statuten. Zij zei toen de statuten geldig werden, dat je niet langer dan 6 jaar moet willen, dan moet er nieuw bloed komen. We hebben niet gestemd of Jelle voorzitter zou worden, maar of Wilma een nieuwe termijn zou krijgen. Daar is nee op gezegd. We wisten toen wel, dat als er problemen zouden komen, er in ieder geval een voorzitter zou zijn. André gaat verder: We willen de profielen aanpassen en met uitnodiging aanmelden kandidaten naar de kringen sturen. 006 De Langstraat: Mogen wij van het interim-bestuur een jaarverslag + begroting? Antw.: Ja, maar jaarverslag is lastig, het is nog geen jaar. 081 Ede: Kun je een inschatting van de belasting van de taken geven? André: Vanwege de druk die op je afkomt willen we een zeventallig bestuur. DB organisatie vergadert ongeveer 6x per jaar, dan de ledenvergaderingen en ledenbijeenkomst. 2

3 Joyce Wit vult aan: Stukken moeten verstuurd, ledenadministratie, lotussen geslaagd voor kring en ga maar na wat je als kring toegezonden krijgt. 022 Uithoorn: Wij missen het profiel van het algemeen lid. 069 Overasselt: Wij missen bij alle profielen kennis van omgaan met de pc. En maakt het bestuur onderling uit wie wat gaat doen? Ja, alleen de voorzitter wordt gekozen, de rest gaat in onderling overleg. Je kunt natuurlijk wel aangeven als je iets echt niet kunt zoals cijfertjes bijvoorbeeld. 080 Rivierenland: Moet je lotus zijn of is nauw betrokken voldoende? Antw.: Volgens de statuten mag er één persoon van buitenaf zijn. Het is geen betaalde functie, alleen de onkosten worden vergoed. 084 Blauwvinger I: Als iemand voorzitter wil worden, heeft hij dan die steun kringen erbij nodig? Ja, dit staat in de statuten. 006 De Langstraat: Mogelijk krijg je moeilijker mensen als ze van 4 kringen steun moeten krijgen. Marco Hendrikx geeft aan dat niet iedereen dat weet en of het duidelijk in de brief naar de kringen aangegeven kan worden. Er moet steun van vier kringen zijn. 081 Ede: Met 2/3 van de leden bijeen, kunnen we er voor kiezen de statuten te omzeilen. Kan dat niet hier en dan de kandidaten gewoon voorstellen? Antw.: Dat kan helaas niet. 084 Blauwvinger I: Voorstel andere werkwijze: de beoogd voorzitter stelt zich voor middels een CV naar de kringen en de kringen maken hun steun kenbaar. Antw: We gaan geen zaken regelen buiten de statuten om. Hierna ontstaat wat verwarring in de zaal en worden diverse vragen gesteld over de situatie in april. Jelle Kortes geeft verduidelijking: Er was geen reden voor het bestuur om op te stappen, het tijdstip dat zij de mail hebben gestuurd kon ik niet voorspellen. Ik heb me gewoon kandidaat gesteld en ben nog steeds kandidaat. 125 Boekel: Probleem met kandidaatstelling met steun van anderen als je ze amper kent. 035 Nijkerk: Het is simpel als jij je CV naar anderen stuurt en om steun vraagt. Dat heeft Jelle ook zo gedaan. 036 IJsselstein: Kan dan op korte termijn een overzicht worden gestuurd van de adressen van kringen? Marco Hendrikx geeft aan dat alle kringen met hun mailadres op de site te vinden zijn. André verzoekt de kringen wijzigingen direct door te geven zodat het aangepast kan worden. 5. Interim-bestuur Van het beoogde interim-bestuur zijn de namen op het scherm te zien. Er komt een vraag van welke kringen deze mensen zijn en of hier niet gelijk de adressen bij kunnen. Bij het voorstelrondje noemt ieder zijn kring en na goedkeuring zullen de adressen op de site komen. Voorzitter André Waalderbos Kring Zieuwent Secretaris Bianca Jasper Kring Coevorden Penningmeester Petri Snel Kring Nijkerk Ledenadministratie Sandra van Poortvliet Kring Zeeland Beheer Ben Paauwe Kring Castricum Medisch adviseur Gert Bouten Onderscheidingen Harrie Roumen Kring Midden-Limburg Nel Harkema Kring Hoogezand Aanvragen lotusexamens/groepen Joyce Wit Kring Veluwezoom Ondersteuning Ineke Hond Kring Uithoorn 6. Verzoek tot goedkeuring interim-bestuur De voorzitter vraagt te stemmen: groen is voor dit beoogde interim-bestuur en rood is tegen. Er is 1 rode stem, de rest is groen (52). André dankt de leden voor het vertrouwen. 036 IJsselstein: Wij zijn erg geschrokken van de brief van Wilma en willen jullie ontzettend bedanken dat jullie in het gat gesprongen zijn. We zijn blij dat we nog een organisatie LOTUS hebben die verder kan in de toekomst. Er volgt applaus. 7. Lunch/koffiepauze Hervatting: de namen van mensen met een vraag voor de rondvraag worden genoteerd. Op de vraag of je op een vraag mag reageren is het antwoord ja. 8. Rondvraag 084 Blauwvinger I: Zou de kring met de rode kaart met ons wil delen waarom rood. Antw. kring: Ik ben tegen en vraag jou ook niet waarom je voor bent. André geeft aan dat we dat niet hoeven te weten, maar elkaars mening moeten respecteren. 081 Ede: Ondanks dat de oud-bestuursleden zich distantieerden van de brief van Wilma zijn ze toch opgestapt. Wat was de reden? Antw.: Waarschijnlijk solidair met Wilma, een echte reden weten we niet. Het is niet netjes de reden voor een ander in te vullen, dat is privé. Hopelijk komen ze terug. 3

4 036 IJsselstein: Wordt het teruggekoppeld naar het oude bestuur? Wij hebben nu geen gelegenheid gehad om ze te bedanken. Antw.: Zeker, wij zoeken een geschikt moment om op een nette manier afscheid nemen en ze te bedanken. 068 Deurne: Voor de lotussite is geld vrijgemaakt. Wordt dat zo voortgezet? Antw.: Nieuwe zaken zijn voor het nieuwe bestuur, als interim-bestuur doen we alleen de lopende zaken. Wel zullen we natuurlijk begeleiden. Petri Snel, interim-penningmeester, vult aan dat we de reservering voor de site gewoon laten staan. André bedankt webmaster Marco Hendrikx, deze zei direct steun toe en is niet gestopt. Applaus volgt. 019 Noord en Midden Zeeland: De lotusshop, is daar zicht op? Ze waren niet aanwezig bij Ledendag. Antw.: Dat laten we even rusten nu, eerst andere zaken. Ze waren wel uitgenodigd bij de Ledendag maar we kregen jammer genoeg geen reactie. Wel hebben ze aangegeven er mee door te willen gaan. Inhuren accountant: toestemming van de vergadering? Interim-penningmeester Petri Snel dankt de vergadering voor het gestelde vertrouwen en vraagt toestemming de boeken door een accountant te laten controleren. Dit kost 2500,- ex. BTW. Stemming levert 1 rode en 52 groene kaarten op en dus is het voorstel aangenomen. Vraag: Blijft de kascontrolecommissie staan of hoeft dat niet meer? Antw.: Jawel, volgende keer weer. Petri geeft uitleg waarom accountant en niet kascontrolecommissie: de oud-penningmeester had alles in concept, dat was een open systeem en daar ging Petri in het belang van de organisatie LOTUS niet mee akkoord. Eerst moest alles definitief, daarna naar een accountant. De vraag of dit nog contributieverhoging oplevert, scoort gelach in de zaal. Marco vraagt of de foto s die gemaakt zijn voor de telling zijn? Antw.: de foto s hebben geen waarde. Het laatste woord is op verzoek aan erelid de heer Tj. Heijboer: Laten we geen spijkers op laag water zoeken, maar laten we spijkers met koppen slaan. Alle hout is geen timmerhout (gelach in de zaal). Laten we dankbaar zijn dat deze mensen zich inzetten voor de lotus, dus voor ons, want wij zijn lotus. Er volgt een gedicht over dankbaarheid. De zaal is stil als dhr. Heijboer leest: Dankbaarheid is als een plant, heel bijzonder, heel apart, Het geeft vooral een sterke band, met het menselijk hart. Dankbaarheid moet je nooit sproeien, dan gaat haar schoonheid eraf Laat dus dankbaarheid maar groeien, hiernaar kijken is echt geen straf. Dankbaarheid kun je wel zaaien, het mooiste plekje is je hart En daar zit lotus toch?, laat maar groeien, nimmer maaien, geef een ander ook een part. Als je dankbaarheid kunt delen, met anderen om je heen, dan en dat zijn er best wel velen, Voelen kringen, zich minder alleen. 9. Sluiting André dankt dhr. Heijboer voor zijn woorden en geeft aan dat hij het jammer vindt dat dit niet echt de laatste woorden van de vergadering kunnen zijn. Hij sluit de vergadering om uur en geeft aan de resterende tijd tot de lunch nuttig te willen invullen. Nu we toch bij elkaar zitten: Ledendag: deze willen we om verschillende redenen graag terugbrengen naar mei. Dit hebben we al eens aangekaart bij het bestuur, maar dat is afgewezen o.a. omdat je met vakanties in mei zit. De vraag is ook of we met UMC in zee blijven gaan. Planning eerstvolgende ledendag: mei Om te weten wat er bij de leden leeft, is de vraag: Wat wil je zien bij de Ledendag? - Uit de wandelgangen: moeite met examens EH, grimeren, volgorde. Kan daar aandacht aan besteed? - Gelatine in al zijn facetten. - Er is een nieuw rood/groen boek EHBO voor gevorderden. Kunnen we daar wat mee? - Kleur maken, niet alleen bij de instructeurs - Emoties - Acteren: wat zijn de essenties van emoties, bijv. paniek, angst etc. - Aandacht voor Caran d Ache. André zegt hierover: daar zijn we nog mee bezig. We testen nieuwe materialen en zijn nog steeds op zoek naar de perfecte klei. Er is nog geen uitspraak over de beste. - Er is af en toe vraag naar acteren slachtoffer met handicap (gehoor, blind) en dan sleutelbeenbreuk. Komen de presentaties en demo s van de ledendag op de site? Antw.: Ja, dinsdag a.s. is er Taakgroep OOKU-vergadering en dan bespreken we dat. Is er nog wat anders dat jullie kwijt willen? Een vraag van onze kant is hoe we nu alle kringen zo betrokken als nu krijgen? 081 Ede: Zo doorgaan. Op ledendag al wat merkbare frisse wind. Fijn. De opmerking volgende keer diner, geeft alweer een lach in de zaal. 053 Dwingelo: bestuursleden vind je niet zomaar. Het is jammer dat de regio s weg zijn. Van Kringen naar bestuur is grote stap. Dat vinden meer kringen in de zaal. André geeft aan dat Seph Jacobs het anders bedoeld had dan het uiteindelijk geworden is. 4

5 074 Zuid-Oost Friesland: Als voorbeeld van leer je buren kennen, wij organiseren eens per twee jaar een dag met alle kringen bij elkaar. Grimeren, acteren, dingen uitwisselen. André geeft aan dat hij dat ook kent. Bij hen is het iets verwaterd, maar het was wel leuk altijd. 040 Tilburg: Sta open voor nieuwe ideeën. Er is in het verleden veel nieuws afgekapt. André: Uiteraard met elkaar en met plezier. Nel Harkema: ook wij maken fouten. Sandra van Poortvliet: Het helpt al voor de betrokkenheid als wij als afgevaardigden stukken doorsturen naar de leden. Zijn er nu al gegadigden voor een bestuursfunctie? is de volgende (voorzichtige) vraag. Er komen spontaan al reacties uit de zaal: Zeebodem: dhr. Woord overweegt t Gooi e.o.: dhr. van Ommen overweegt Tilburg: Coby de Wit overweegt Ede: Dicky Bullinga heeft belangstelling Ede: Miranda Nab heeft belangstelling De Kempen: dhr. Satters overweegt Worden de CV s naar de kringen gestuurd? Ja, je moet aan de voorwaarden voldoen en dan naar de secretaris sturen. Nel Harkema geeft aan dat Coby de Wit en Mechelien van den Boogaard graag bij de speldenuitreikingen betrokken willen blijven. Applaus volgt uit de zaal. 125 Boekel: De CV s gaan toch eerst naar de kringen terug of kiest het bestuur? Antw. André: Wij kiezen niet, u kiest. 035 Nijkerk: dhr. Boshard: Er moeten al vier kringen ondersteunen voor je het inlevert. André: wij communiceren open en waken voor vriendjespolitiek. We moeten met elkaar de kar trekken en zijn hier open en eerlijk in. Vraag uit de zaal: Ondersteuning hoeft dus niet van kringen uit de eigen regio? Antw: Nee, dit hoeft niet. Het interim-bestuur verzamelt alle gegevens en stuurt ondersteunde CV s naar de kringen. 040 Tilburg dhr. Hofstee: ik overweeg. Tot slot: We zijn aan het einde van deze bijeenkomst gekomen, graag de enveloppen compleet inleveren. Als voorzitter van Taakgroep OOKU en als interim-voorzitter dank ik u voor uw aanwezigheid en vertrouwen. We gaan er samen iets van maken, we kunnen niet zonder jullie. Na de lunch wens ik u allen een goede reis naar huis. Applaus. Belangrijke data: 12 april 2014 Algemene Ledenvergadering 8 november 2014 Algemene Ledenvergadering 5