Uitstekend product en proces Organisatiedoelen ondersteunen Medewerkerstevredenheid verhogen Jouw merk versterken

Transcriptie

1 Whitepaper DE WAARDEPIRAMIDE VAN MAASDAM Uitstekend product en proces Organisatiedoelen ondersteunen Medewerkerstevredenheid verhogen Jouw merk versterken

2 Afbeelding: 3D-impressie Rijkskantoor de Knoop, Utrecht TIL DE WERKOMGEVING NAAR EEN HOGER PLAN Focus op de juiste facetten voor de perfecte fit Als we praten over de mismatch tussen vraag en aanbod in de vastgoedmarkt, denkt iedereen aan de vele m 2 leegstand: de kwantitatieve mismatch. Maar Facilitair Managers en vastgoed-beheerders weten als geen ander dat de grootste kloof juist de kwaliteit van het vastgoed is. Veel gebouwen voldoen niet meer aan de eisen en de verwachtingen die gebruikers er heden ten dage van hebben. NIEUWE VERWACHTINGEN VAN VASTGOED We gebruiken gebouwen op een heel andere manier dan 10 jaar geleden. Dat is in bijna alle sectoren zo. Dat komt enerzijds door bekostigingsstructuren die veranderd zijn, maar anderzijds ook door de veranderende verhoudingen tussen organisaties en hun medewerkers en tussen organisaties en klanten. Er zijn tegenwoordig meer gebruikers per m 2 en omgevingen moeten bijdragen aan bedrijfsdoelstellingen als duurzaamheid en merkbeleving. Ga maar na wat een bankkantoor vroeger was en hoe het er nu uitziet. Er zijn niet alleen minder bankkantoren, maar waar ze zijn hebben ze zich getransformeerd tot kantoortuin, lounge, huiskamer of flagship store. Ziekenhuizen hebben huiskamers waar artsen de patiënt bezoeken en scholen transformeren de oude bibliotheek tot multimedia zones waar verschillende informatie-dragers op spannende manieren voor gebruikers ontsloten worden. Het lijkt soms wel of recht-toe, recht-aan niet meer bestaat. Een eigentijdse kantoor-, zorg- of onderwijsomgeving moet dan ook aan veel wensen en eisen voldoen. Medewerkers willen uitgedaagd worden om te verbinden en creatieve prikkels krijgen, maar ook in stilte kunnen werken. Een werkomgeving moet zich naar hun dag- en werkritme kunnen plooien. Er moet ruimte zijn voor inspanning, maar ook voor ontspanning. Ook klanten, of dat nu cliënten, patiënten, studenten of zakelijke relaties zijn, verwachten meer op momenten dat zij te gast zijn in jullie bedrijfsomgeving. Misschien juist wel door de digitalisering van veel contact is een bezoek extra bijzonder. Dan moet alles kloppen, zodat de klant na een warm welkom uiteindelijk een letterlijk merk-waardige beleving ondergaat gedurende het bezoek. De invloed die een omgeving hierop kan hebben, wordt vaak onderschat. 2

3 Afbeelding: Conceptpresentatie aan de klant bij Maasdam MEERDIMENSIONAAL KIJKEN Wie tegenwoordig de vraag krijgt om een nieuwe werkomgeving te ontwerpen heeft een schone taak voor zich om enerzijds rekening te houden met de nieuwste trends als het gaat om eigentijds werken, maar anderzijds een goed oog te houden op wet en regelgeving die uit een andere tijd stamt. Natuurlijk is een creatief ingerichte ruimte belangrijk, maar zijn de materialen slijtvast, hygiënisch en akoestisch verantwoord? Draagt het bij aan de gebouwprestaties op het gebied van energetica en comfort? Zijn materialen duurzaam geproduceerd en eventueel recyclebaar? Passen ze wel bij de uitstraling van de organisatie en haar merkwaarden? Het zijn veel dimensies die allemaal over elkaar komen te liggen en waarbij het niet zomaar gezegd is dat de verantwoordelijke persoon alle kennis in huis heeft om de belangen af te wegen. Dat hoeft gelukkig ook niet, want vaak is een hele groep beslissers en beïnvloeders betrokken bij de keuzes die gemaakt moeten worden. Van buiten de organisatie komen vaak partijen als de architect, interieurontwerpers, de aannemer, onderaannemers en leveranciers om de hoek kijken. Binnen de organisatie zijn er ook tal van stakeholders met een eigen belang, van HR tot Facilitair en van Finance & Control tot Marketing. Hoewel dat helpt om meerdimensionaal te kijken, brengt het feit dat iedere partij zijn eigen invalshoek heeft weer veel spanning mee. In plaats van één helder afwegingskader heeft een projectleider vaak te maken met vele heren, die gediend moeten worden. Bij Maasdam signaleren we dat het lastig is de juiste focus aan te brengen en vast te houden. Daarbij gaat in projecten, of het nu gaat om nieuwbouw, renovatie of (her)inrichting, vaak de aandacht uit naar de projectfase. Maar dat is maar een relatief korte periode van, zo weet iedereen, verplichte ongemakken. Natuurlijk doet iedereen zijn uiterste best om klantgericht samen te werken en alle elementen van een project tijdig bij elkaar te laten komen, maar zelfs als alles daarin voorspoedig verloopt en er geen opleverpunten of vertragingen zijn, blijft het maar en projectfase. Als het goed is houdt iedereen het doel voor ogen en dat is toch om vele jaren plezierig en productief gebruik van het vastgoed te kunnen maken. De echte KPI s waar op gescoord moet worden komen dan pas aan de orde: wat is de impact van het project op de productiviteit en gezondheid van medewerkers, de beleving van klanten, de cultuur van de organisatie? Welke prestaties realiseert een ruimte als het gaat om akoestiek, energetica, comfort en wat zijn in de praktijk de onderhouds- en reinigingskosten? 3

4 Afbeelding: Waardepiramide van Maasdam WAARDEPIRAMIDE Wij ervaren dat het zowel met externe partijen als binnen de organisatie van opdrachtgevers erg behulpzaam kan zijn om vooraf als beslisser(s) een goede verkenning te maken van de verschillende facetten waarop een nieuwe werk-, zorg- of onderwijsomgeving goed moet presteren. Want gaandeweg het traject van aanbesteden of leveranciersselectie, realisatie en oplevering moeten vaak veel keuzes gemaakt of bijgesteld worden. Dat is aanzienlijk makkelijker met een goed kompas in de hand! Maasdam heeft daarvoor de behoeftenpiramide van Maslow geleend. Vrijwel iedereen heeft wel eens kennis gemaakt met dit model. De piramide geeft aan hoe wij als mens telkens wanneer een bepaalde (basis)behoefte afdoende is ingevuld, onze focus verleggen naar de realisatie van een hoger gelegen behoefte. Voor vastgoed werkt het misschien wel hetzelfde. Maasdam stelde de waardepiramide voor een optimale werkomgeving op, als leidraad voor discussies met en bij onze klanten over welke waarde zij willen realiseren en welke waarden centraal staan. Op de volgende pagina s worden de verschillende lagen van de waardepiramide verder uitgelegd en geven we praktische tips over de toepassing. Maasdam verzamelt de informatie op een heldere manier in het voortraject, zodat er een goede offerte uitgegeven kan worden. Opdrachtgever van Maasdam 4

5 Afbeelding: Maasdammer aan het werk 1. PRODUCT EN PROCES Je zou het bijna wel eens vergeten, omdat we gewend zijn dat een bepaalde basiskwaliteit altijd aanwezig is in het product of het proces. Maar lang niet altijd is op dit basale niveau alles gelijkwaardig. Net als de basale behoefte om te eten ingevuld kan worden met een bezoek aan een sterrenrestaurant of een fastfoodketen, zit ook hier verschil in het product en het proces. Het gaat om de functionele waarden die centraal staan. De absolute basis van een werkomgeving is natuurlijk schoon, heel en veilig. Daar zijn allerlei wettelijke eisen en verplichtingen voor, die gelden in specifieke toepassingsomgevingen. Met de multifunctionele benutting van ruimten wordt het steeds belangrijker ook hier oog voor te hebben. Daarnaast gaat het niet alleen om de kwaliteit van het product, maar ook om de kwaliteit van het ontwerp en (her)inrichtingsproces als basisvoorwaarde. Op tijd, foutloos en binnen budget. Wie wil dat nu niet? Om het te garanderen worden vaak allerlei clausules afgestemd met leveranciers. Dat maakt het proces niet tot een partnerschap en kan bovendien stapelingen van coördinatiekosten en risico-opslagen met zich meebrengen. Het wordt een win-lose proces. Stel jezelf dus ook deze vraag: Hoe willen we samenwerken met leveranciers? TIPS 1. Formuleer scherpe en harde citeria op de functionele aspecten schoon, heel en veilig. 2. Zorg voor een integrale benadering van te gebruiken materialen tussen productgroepen als vloeren, wanden, plafonds en projectinrichting. 3. Kies een applicateur/onderaannemer die past bij het kwaliteitsniveau dat jullie wensen. De kwaliteit van het resultaat is immers zo goed als de installateur. 4. Maak concrete afspraken over de samenwerkingsrelatie en over het proces/project zelf. Is het duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is en wat er gebeurt bij eventuele issues? 5

6 Afbeelding: Dwarsdoorsnede circulair paviljoen The Green House, Utrecht 2. DUURZAAMHEID Er kan bijna geen werkomgeving meer gerealiseerd worden zonder dat er aandacht is voor duurzaamheid. Het is daarmee ook een containerbegrip geworden dat voor iedereen een andere invulling kan hebben. Vraag maar eens na bij collega s wat ze er dan echt mee bedoelen: de kans op eenduidigheid is klein. Dit is dus echt zo n thema waar een goed kieskompas je helpt om af te stemmen wie nu precies wat belangrijk vindt. Aan de kant van de harde criteria kan een opdrachtgever keurmerkvereisten stellen en daarmee bepaalde aspecten van duurzaamheid borgen. Maar weet u precies welke keurmerken waarvoor belangrijk zijn? Want niet ieder keurmerk is even hard en kent dezelfde waarborgen. Het is vooral belangrijk de afweging te maken tussen waarden en waarde. Het ethisch en moreel kompas komt om de hoek kijken bij de aspecten People & Planet. Formuleer daar uitgangspunten over die staan als een huis, voor u en voor uw partners in een (her) inrichtingstraject. Het is namelijk helemaal niet vanzelfsprekend dat iedereen in een hele keten zich aan dezelfde normen houdt op dat gebied. Ondertussen is het werken met niet duurzaam opererende leveranciers wel een bedreiging voor uw duurzame ambities en reputatie. TIPS 1. Maak concreet wat er verwacht wordt van de oorsprong van materialen, de manier van grondstofwinning- en bewerking, van arbeidsvoorwaarden en lokale binding. 2. Denk ketengericht: uiteindelijk gaat het om hoe u als opdrachtgever een keten stimuleert om in alle aspecten duurzaamheid op het gewenste niveau door te voeren. 3. Let op de balans tussen duurzaamheid en de kwaliteit van product en proces. Zonder een lange levensduur is duurzaamheid vooral duur. 4. Denk aan duurzaam gebruik: een omgeving is pas duurzaam als in het project al voorwaarden zijn gecreëerd om duurzaam gebruik van de omgeving te stimuleren. Dat vraagt om partners die verder kijken dan de projectfase. 5. Denk bij uw duurzame ambities ook aan wat er gebeurt met afgedankt materiaal. Wordt het gerecycled, krijgt het een tweede leven of verdwijnt het het milieu in? 6

7 Afbeelding: Lobby van The Student Hotel, Groningen 3. GEBRUIKERSBELEVING De tijd dat we een kantoor-, zorg- of onderwijsomgeving alleen als pand zagen is voorbij. We vragen ons in toenemende mate af wat de fysieke omgeving doet met de beleving van gebruikers, of dat nu medewerkers of klanten zijn. Voorbeelden hiervan zijn er te over. In een hoge ruimte voelen medewerkers zich bijvoorbeeld vrijer. De fysieke omgeving heeft een duidelijke impact op de productiviteit van medewerkers. Maar dat geldt ook voor klanten. We weten bijvoorbeeld dat kleurgebruik en licht het herstel van patiënten in een zorgomgeving positief, maar ook negatief kunnen beïnvloeden. En we weten dat er bepaalde klimaatomstandigheden en niveaus van akoestiek zijn die zorgen dat studenten beter kunnen concentreren en leren. We vatten de studie naar de invloed van omgevingsfactoren op het gedrag en het gevoel van mensen ook wel onder de noemer omgevingspsychologie. Slim gebruik van omgevingspsychologie kan ervoor zorgen dat een gebouw echt meewerkt en presteert als bedrijfsmiddel. Dat is voor een organisatie natuurlijk een fantastisch pluspunt, maar het stelt een projectleider vaak voor moeilijke keuzes. Investeren in bijzondere prestatiebevorderende voorzieningen kost nu geld, maar levert pas later weer geld op. Vervolgens vraagt het kennis en ervaring om te bepalen welke keuzes echt productiviteitverhogend en verzuimverlagend werken. Of welke keuzes zorgen voor een healing environment in de zorg of een learning environment in het onderwijs. Het is daarbij belangrijk integraal te denken en werken. De omgeving wordt immers integraal gevormd door vloeren, wanden, plafonds, projectinrichting en wandbekleding. Afwijkende keuzes op één vlak kunnen grote gevolgen hebben voor integrale gebouwprestaties. TIPS 1. Bepaal vooraf wat de prestatiefactoren van de omgeving moeten zijn. 2. Vertaal zachte factoren (zoals een inspirerende werkplek om innovatieve ideeën uit te broeden ) naar prestatie-aspecten die raken aan het gewenste klimaat. 3. Maak keuzes integraal, over alle omgevingsaspecten heen. 4. Vraag bij partners om commitment. 5. Blijf de gebouwprestaties voordurend meten en verbeteren. 7

8 Afbeeldingen: Hoofdkantoor Ziggo, Utrecht 4. BRANDED WORKSPACE Maslow zet in zijn piramide zelfontplooiing bovenaan en voor Maasdam staat dat gelijk aan een fysieke omgeving die het merk en DNA van een organisatie tot bloei laat komen. Een zogeheten Branded Workspace. De omgeving draagt niet alleen functioneel bij, doordat medewerker er productiever in zijn, maar draagt ook bij aan de reputatie en het imago. Een Branded Workspace kan ook helpen om nieuwe merkwaarden te borgen onder medewerkers. De term branding stamt letterlijk af van het brandmerken van vee, waarmee de eigenaren van een ranch konden laten zien dat het vee van hen was. Je zou dus kunnen denken dat het volstaat om een logo of kenmerk van de organisatie door te trekken naar de fysieke omgeving. Dat valt bijvoorbeeld op als je naar het hoofdkantoor van Ziggo kijkt in Utrecht. De oranje huisstijlkleur spat er vanaf en ook de vormtaal is herkenbaar in lijn met het logo met veel ronde details. Maar maakt die kleur en die vorm het geheel nu echt Ziggo, of is er een dieperliggende boodschap te ontdekken? Zou het, met een ander kleurtje en logo, ook het kantoor van Vodafone kunnen zijn? Of herkennen we unieke waarden van Ziggo in de omgeving? Als je namelijk naar de kernwaarden van Ziggo kijkt, dan is het belangrijk dat deze ook af te lezen zijn aan de omgeving. Voor Ziggo gaat het om Verbinden, Vereenvoudigen, Uitdagen en Vernieuwen. Als deze kernwaarden terugkeren in de wijze waarop gezamenlijke ruimtes zijn ingericht, in de manier waarop gewerkt wordt en uiteraard in de manier waarop gasten ontvangen worden, dan ontstaat de indruk van een echte Branded Workspace. TIPS 1. Identificeer de belangrijke kernwaarden. 2. Vertaal deze waarden naar fysieke aspecten en ontwikkel een passend moodboard met perfect aansluitende vormtaal, kleurtaal en stijlelementen. 3. Vergeet in de keuzes voor Branded Workspace de andere aspecten van de waardepiramide niet mee te nemen. 4. Meet in hoeverre de werkomgeving bijdraagt aan de merkbeleving bij de gebruikers. 8

9 VASTE KOERS, FLEXIBELE PARTNER Iedereen die wel eens een belangrijke (her) inrichting van de werkomgeving heeft geïnitieerd en begeleid weet dat er duizend keuzes gemaakt moeten worden op vele verschillende terreinen. Wij hebben in deze whitepaper een aanzet gegeven tot gestructureerd prioriteren van de behoeften. Onze slogan is niet voor niets Maasdam creëert ruimte. We zijn als geen andere partner betrokken bij de ruimte die wij creëren voor uw organisatie en daarmee voor uw medewerkers en klanten. We kunnen daarbij goed adviseren op basis van onze uitgebreide kennis en ervaring. We onderhouden nauwe contacten met leveranciers van alle bouwstenen van uw omgeving, van vloeren tot projectinrichting. We kennen de trends en de mogelijkheden daardoor goed. Het spreekt voor zich dat we nauw samenwerken met de klassieke bouwketen, bestaande uit onder andere architecten en aannemers. Daarbuiten werken we samen met bijvoorbeeld merkdeskundigen, omgevingspsychologen en duurzaamheidsdeskundigen om uw behoeften op ieder niveau te kunnen vertalen naar de juiste (her)inrichtingskeuzes. DAAG ONS UIT! Wij zouden het enorm waarderen als u ons uit zou dagen om samen met u te zoeken naar de perfecte fit voor uw organisatie. Heeft u een (her)inrichtingsproject waarbij u de goede balans nog zoekt tussen de verschillende niveaus van de waardepiramide? Bel ons gerust voor een vrijblijvende kennismaking en een goed gesprek over uw en onze drijfveren en de consequenties voor uw project. (HER)INRICHTINGSSCAN Een geslaagd (her)inrichtingsproject start bij een goede voorbereiding! Bepaal uw wensen, behoeften en eisen, vóórdat u gaat ontwerpen en/of realiseren. De tips die wij in deze whitepaper gaven vormen al goede bespreekpunten met uw collega s en mogelijke partners in nieuwbouw- of renovatietrajecten. Maar we gaan graag nog een stap verder. Maasdam heeft een online en gratis toegankelijke (her)inrichtingsscan ontwikkeld. Deze helpt bij het vinden van de juiste focus en het maken van de juiste keuzes voor uw (her) inrichtingsproject. Start de scan op INRICHTINGSSCAN-MAASDAM.NL Afbeelding: (Her)inrichtingsscan van Maasdam 9