VERTAALBUREAU VOOR DE ORGANENVAN DE EUROPESE UNIE VERSLAG WERKZAAMHEDEN 2006

Transcriptie

1 NL VERTAALBUREAU VOOR DE ORGANENVAN DE EUROPESE UNIE VERSLAG WERKZAAMHEDEN 26

2 Dit verslag van dewerkzaamheden is eveneens beschikbaar op de internetsite van het Vertaalbureau: Meer informatie over de Europese Unie isbeschikbaar op Vertaalbureau voor de organen van deeuropese Unie, 27, alle rechten voorbehouden ISBN ISSN

3 VERSLAG WERKZAAMHEDEN 26 CENTRE DE TRADUCTION DES ORGANES DE L UNION EUROPÉENNE 1rue dufort Thüngen L-1499 Luxembourg Tél.: Fax: cdt@cdt.europa.eu

4 INHOUD VOORWOORD DEEL I. DEEL II. HOOFDSTUK 1. HOOFDSTUK2. HOOFDSTUK 3. RAAD VAN BESTUUR A. Besluiten en beleidslijnen B. Belangrijkste dossiers INLEIDINGDOORDEDIRECTRICE:ACTIVITEITEN EN BEHEER VAN HET VERTAALBUREAU DE KERNTAKEN VAN HET VERTAALBUREAU A. Algemeen overzicht B. Wat deed het Vertaalbureau in 26 voor zijn cliënten? OOK EEN TAAK VAN HET VERTAALBUREAU: INTERINSTITUTIO NELE SAMENWERKING A. Wat is interinstitutionele samenwerking? B. Bijdragen van het Vertaalbureau aan het ICTI C. Terminologie en InterActieve Terminologie voor Europa (IATE) INTERN BEHEER VAN HET VERTAALBUREAU A. Kwaliteitsbeheer: streven naar perfectie B. Administratieve aangelegenheden 1. Personeelszaken 2. Financiële middelen 3. Beheer van aanbestedingen en juridische kwesties 4. Interne audit C. Informatietechnologie en kennisbeheer 1. Bestandsformaten 2. Kwaliteit van degegevens 3. Beveiliging van deinformatiesystemen 4. Wijziging van internet- en adressen: cdt.europa.eu 2

5 VOORWOORD Geachte lezer, Voor uligt het verslag van de werkzaamheden in 26 van het Vertaalbureau voor de Organen van de Europese Unie. Het wijkt aanzienlijk af van voorgaande verslagen. Uiteraard zet dit verslag zoals gewoonlijk de hoofdactiviteiten van het Vertaalbureau uiteen, geïllustreerd met statistische gegevens en sleutelindicatoren met betrekking tot het vertaalvolume, de personeelsformatie en het begrotingsresultaat. Het zet echter ook de klanten van het Vertaalbureau en de diverse betrokken partijen meer centraal door voor elke klant afzonderlijk een overzicht te geven van de belangrijkste verleende diensten. Dit is een weerspiegeling van de nieuwe aanpak en strategische oriëntatie die het Vertaalbureau in 26 heeft vastgesteld. In deloop van het bijna dertienjarige bestaan van het Vertaalbureau heeft de Europese Unie drie uitbreidingen gekend, is het aantal lidstaten gestegen van 12 tot 27 en het aantal officiële talen van 9 tot 23 in 27. De institutionele structuur is parallel daaraan gewijzigd. Vooral het aantal agentschappen waarvoor het Vertaalbureau werkt, is aanzienlijk toegenomen. Ook heeft het juridisch kader zich verder ontwikkeld, met name het financieel reglement en het Statuut van de ambtenaren en de Regeling welke van toepassing isop de andere personeelsleden van deeuropese Economische Gemeenschap, zodat het Vertaalbureau temaken kreeg met nieuwe procedures. Deze wijzigingen zijn van invloed geweest op het bestuur van het Vertaalbureau. De raad van bestuur moest meer verschillende en complexere vraagstukken behandelen. Bovendien is de omvang van de raad van bestuur snel toegenomen, omdat vertegenwoordigers van de nieuwe agentschappen en de nieuwe lidstaten in overeenstemming met het geldende reglement automatisch in het bestuur worden opgenomen. Eind 26 telde de raad van bestuur 55 leden en dit aantal blijft stijgen. Hetvoorhetnemen vanbesluiten noodzakelijke quorumblijftdanook toenemen inmiddels moeten ten minste 37 leden ter vergadering aanwezig zijn. In het afgelopen jaar hebben het Vertaalbureau en zijn leidinggevenden overigens te maken gekregen met diverse veranderingen en uitdagingen die veel verder gaan dan degebruikelijke administratieve vraagstukken en het dagelijks bestuur. In de eerste plaats heeft de raad van bestuur na een bijzonder lange aanwervingsprocedure de nieuwe directrice van het Vertaalbureau benoemd: mevrouw Gailé Dagiliené. Zij heeft haar functie op 1mei 26 opgenomen. Wij danken mevrouw Marie-Anne Fernández voor het feit dat zij bijna anderhalf jaar lang de functie van directrice heeft waargenomen. In 26 zijn de diensten van het Vertaalbureau zich verder blijven ontwikkelen, niet alleen wegens de uitbreiding van de Europese Unie en de komst van nieuwe talen, maar ook omdat zijn klanten een steeds groter beroep op zijn diensten doen. Dit geldt vooral voor het Harmonisatiebureau voor de Interne Markt (Merken, Tekeningen en Modellen), wiens vertaalopdrachten (merken en andere documenten) tegenwoordig ruim 7% van het totale werkvolume van het Vertaalbureau uitmaken: bijna 5 bladzijden. De ontwikkeling van dediensten van het Vertaalbureau, zijn nieuwe klantgerichte oriëntatie en het nieuwe beleid dat in november door de raad van bestuur is goedgekeurd, weerspiegelen eveneens de door de nieuwe directrice 3

6 ingevoerde beheermethoden. Naast de hiervoor genoemde positieve trends kan definanciële situatie van het Vertaalbureau gezond worden genoemd en heeft de begrotingsautoriteit op basis van decontroleverslagen een positieve betrouwbaarheidsverklaring voor het jaar 26 kunnen afgeven. Het Vertaalbureau heeft in 26 overigens ook te maken gehad met een aantal netelige kwesties, zoals het nog altijd hangende huisvestingsprobleem. Tot op heden is er nog geen enkele oplossing op korte noch lange termijn gevonden. Niettemin beginnen zich in 27 enkele positieve signalen af te tekenen. Ook het probleem van debetaling van dewerkgeversbijdrage, dat voor het Hof van Justitie van de Europese Gemeenschappen is gebracht, is nog niet opgelost. Het gaat hier om gevoelige vraagstukken, waarvoor de raad van bestuur richtsnoeren moet geven en die bijzondere waakzaamheid vragen. Afgezien van bovengenoemde problemen ishet jaar 26 opnieuw succesvol gebleken en wij zijn ervan overtuigd dat het Vertaalbureau ook in27 weer successen zal boeken. Als voorzitter van deraad van bestuur voor het vierde achtereenvolgende jaar, waardeer ik nog altijd de inzet en vakbekwaamheid van het personeel van het Vertaalbureau, alsook de directe en hartelijke relatie die het Vertaalbureau en zijn voltallige management heeft kunnen smeden met de raad van bestuur. Karl-Johan Lönnroth voorzitter van deraad van bestuur 4

7 DEEL 1 RAAD VAN BESTUUR De raad van bestuur ( 1 )speelt een belangrijke rol in de activiteiten van het Vertaalbureau, die in 26 bijzonder interessant en divers waren. De raad heeft niet alleen taken op het gebied van de begroting, de planning en het strategische beheer, maar is ook bevoegd omdedirecteur van het Vertaalbureau tebenoemen. Deze post kwam in januari 25 vrij en de vacature is vervolgens bekendgemaakt in het Publicatieblad van deeuropese Unie van 24 maart 25 ( 2 ). De raad van bestuur heeft mevrouw Marie-Anne Fernández tot directeur ad interim benoemd in afwachting van de aanstelling van de nieuwe directeur. Via een voorselectieprocedure die de Europese Commissie in overeenstemming met de oprichtingsverordening van het Vertaalbureau ( 3 )heeft uitgevoerd, kon een kandidatenlijst worden opgesteld ( 4 ). Tijdens een buitengewone vergadering op 1 februari 26 heeft de raad van bestuur gesprekken gevoerd met de drie kandidaten die de Commissie had voorgedragen. Na afloop van dit onderzoek werd besloten mevrouw Gaile Dagilien tot directeur van het Vertaalbureau tebenoemen. Mevrouw Gaile Dagilie nisop 1mei 26 aangetreden. De raad van bestuur heeft eveneens twee gewone vergaderingen belegd enwel op 22 maart en 25 oktober 26. Daar heeft hij zich uitgesproken over de plannen die het Vertaalbureau op begrotingsgebied enstrategisch gebied heeft gepresenteerd. Tevens heeft hij deprestaties van het Vertaalbureau en de follow-up van de aanbevelingen naar aanleiding van de controle van de dienst Interne Audit van de Commissie geëvalueerd en het onderzoek naar de belangrijkste dossiers voortgezet. A. BESLUITEN ENBELEIDSLIJNEN De raad van bestuur heeft zich positief uitgesproken over de door het Vertaalbureau ingediende onderwerpen zoals hieronder beschreven. Wat betreft de ontwerpbegroting voor het begrotingsjaar 27 die indecember via een schriftelijke procedure werd ingediend, waren sommige leden van de raad van bestuur van mening dat er een discussie nodig was om bepaalde aspecten van het ontwerp te verhelderen. Daarom heeft de voorzitter van de raad van bestuur, de heer Johan Lönnroth, besloten op 25 januari 27 een buitengewone vergadering te beleggen. 1. Financiën enbegroting Eerste gewijzigde begroting voor 26 met als doel het resultaat van het begrotingsjaar 25 als ontvangsten te boeken, de uitgaven voor de posten hulpfunctionarissen, ( 1 ) De samenstelling van deraad van bestuur is tevinden in bijlage 1van dit verslag. ( 2 ) PB C75 Avan , blz. 1. ( 3 ) Artikel 9, lid 1,van Verordening (EG) nr. 2965/94 van deraad houdende oprichting van een Vertaalbureau voor de Organen van deeuropese Unie, laatstelijk gewijzigd door Verordening (EG) nr. 1645/23 van deraad van 18 juni 23 (PB L245 van , blz. 13). ( 4 ) Besluit van decommissie van 17januari 26. 5

8 informatieverwerking en externe vertaling te verhogen, een bedrag voor de mogelijke aankoop van een definitief onderkomen te reserveren, gelden vrij te maken in verband met de ondertekening van een nieuwe samenwerkingsovereenkomst met het Uitvoerend Agentschap voor Onderwijs, audiovisuele media en cultuur en de voorziening voor de werkgeversbijdragen aan de pensioenregeling te verhogen. Tweede gewijzigde begroting voor 26 met een tweeledig doel: enerzijds moeten de betalingen van de cliënten worden afgestemd op de nieuwe raming van het totaal aantal vertaalde bladzijden (483 1 bladzijden in plaats van bladzijden, ofwel een toename van 16%) en anderzijds moet rekening worden gehouden met de ondertekening van twee nieuwe samenwerkingsovereenkomsten met het Uitvoerend Agentschap voor Intelligente Energie endeeuropese Politieacademie, de stijgende prognoses voor de bankrenten en de groei van de uitgaven voor de externe vertaling als gevolg van de toename van het werkvolume en tot slot diverse aanpassingen van de personeelsformatie. Voorontwerp van begroting voor 27 met een werkprognose van 46 bladzijden, geraamde ontvangsten van 3 miljoen euro, een personeelsformatie van 2 posten, waarvan 15 tijdelijk functionarissen en 5 ambtenaren. 2. Algemene richtsnoeren Verslag werkzaamheden 25: dit verslag speelt een belangrijke rol in de follow-up van het werkprogramma en de strategische beleidslijnen. Het biedt de raad van bestuur een volledig overzicht van de verrichte prestaties en van het operationele en financiële beheer. Strategie van het Vertaalbureau voor 27/28: de raad van bestuur heeft zeer positief gereageerd op de nieuwe richtsnoeren van het Vertaalbureau, dat via een pakket maatregelen, bestaande uit een proactieve benadering van zijn cliënten en meer maatregelen om de kwaliteit te verbeteren en de organisatiestructuur van het Vertaalbureau te optimaliseren, een grotere klanttevredenheid nastreeft. Verslag van de dienst Interne Audit van de Commissie van 28 oktober 25 over de tenuitvoerlegging van de interne controlenormen in het Vertaalbureau: op grond van de28 aanbevelingen die uit dit verslag voortvloeien, heeft het Vertaalbureau een gefaseerd actieplan voor 26 en 27 uitgewerkt. Dankzij deze maatregelen zal het bureau zijn werkzaamheden efficiënter kunnen verrichten en de beschikbare middelen kunnen inzetten om de beste kostenbatenverhouding te realiseren. B. BELANGRIJKSTE DOSSIERS 1. Werkgeversbijdrage aan decommunautaire pensioenregeling De raad van bestuur heeft zich opnieuw gebogen over de betaling door het Vertaalbureau van de werkgeversbijdrage aan de communautaire pensioenregeling. Dit vraagstuk isnauw verbonden met het Statuut van het Vertaalbureau omdat er verschillende regels gelden voor een zichzelf financierend agentschap eneen agentschap dat geheel of gedeeltelijk wordt gesubsidieerd. In het eerste geval wordt het werkgeversdeel van de pensioenpremies door het agentschap betaald en in het tweede geval door de Commissie namens het agentschap in kwestie. Omdat het Vertaalbureau en de Commissie het Statuut van het Vertaalbureau verschillend 6

9 interpreteren, verlangt de raad van bestuur dat hem gedetailleerde documentatie over de juridische en financiële aspecten van het dossier wordt overgelegd. Op grond van deverstrekte informatie heeft de raad een advies ( 5 )uitgebracht waarin met name wordt gesteld dat het Vertaalbureau, dat onder meer tot taak heeft zitting te nemen in het Interinstitutioneel Comité voor de Vertaal- en Tolkdiensten en dat uit dien hoofde een subsidie uit de algemene begroting van deeu ontvangt, een gesubsidieerd agentschap vormt. De raad van bestuur vindt dan ook dat het Vertaalbureau niet de werkgeversbijdragen aan de communautaire pensioenregeling hoeft tebetalen. De raad van bestuur is zich ervan bewust dat er een definitieve oplossing voor dit vraagstuk moet worden gevonden en heeft daarom de Commissie verzocht om samen met het Vertaalbureau een arbitrageprocedure te doorlopen. Helaas is dit voorstel niet gunstig door de Commissie ontvangen. Er kon geen minnelijke schikking worden getroffen en de Commissie heeft in juni 26 bij het Europese Hof van Justitie een rechtszaak tegen het Vertaalbureau aangespannen. 2. Huisvesting van het Vertaalbureau In de loop der jaren heeft de raad van bestuur zonder succes diverse bouwplannen voor het definitieve onderkomen van het bureau bestudeerd. Helaas is er in 26 geen verandering in deze situatie opgetreden. Een voorstel van de Luxemburgse autoriteiten heeft evenwel nieuwe perspectieven geopend. Het voorstel bestaat uit twee onderdelen: een oplossing op middellange termijn, dat wil zeggen de huur van een gebouw voor een deel van de diensten van het Vertaalbureau als aanvulling op zijn kantoren in het gebouw Nouvel Hémicycle, en een oplossing op lange termijn voor de definitieve huisvesting van het Vertaalbureau in een van kantoortorens op de Kirchberg in 212. Dit tweeledige voorstel is bij de raad van bestuur ingediend samen met twee andere plannen die op korte termijn kunnen voorzien in de behoefte van het Vertaalbureau aan extra ruimte. De raad van bestuur is verheugd over deze ontwikkelingen en heeft zijn voorzitter opgedragen de onderhandelingen met de Luxemburgse autoriteiten over beide onderdelen van het voorstel voort te zetten, maar ook omdoor tegaan met de financiële, technische en kwalitatieve analyse van de verschillende opties. Begin 27 moet daarover een verslag aan de raad van bestuur worden gepresenteerd. ( 5 ) Advies van deraad van bestuur van het Vertaalbureau van 22 maart 26. 7

10 DEEL II INLEIDING DOOR DEDIRECTRICE: ACTIVITEITEN EN BEHEER VAN HET VERTAALBUREAU Op 1mei 26 begon ik aan mijn vijfjarige diensttermijn als directrice van het Vertaalbureau voor de Organen van de Europese Unie. Mijn eerste actie was de analyse van de situatie van het Vertaalbureau. Daartoe heb ik veel gesprekken met alle afdelingen gevoerd, met de diverse verantwoordelijken alle processen doorgelopen en met het voltallige personeel zowel individuele als groepsgesprekken gevoerd. Ik was verheugd om te merken dat ik een goed opgezette, gecomputeriseerde, systematische en gedisciplineerde instelling erfde. Uiteraard kan het Vertaalbureau net als alle andere organisaties op een aantal punten nog worden verbeterd, en ik zie het als mijn taak om dit op te pakken. Naar mijn mening ishet belangrijkste verbeterpunt een veranderingvanfocus. Zoals gezegd loopt het Vertaalbureau op goed geoliede wielen; toch krijg je soms de indruk dat de focus vooral is gericht op de wielen zelf. Een dergelijke houding is op dit moment juist; echter als wij onze houding vandaag niet veranderen, dan kan het morgen te laat zijn. Als wij strategisch naar de toekomst kijken dan zou ik onze voorbereiding op een concurrerende marktpositie als hoofddoel willen aanmerken. De klanten zijn de belangrijkste bestaansreden van het Vertaalbureau; de focus moet dus primair gericht zijn op de behoeften van de cliënten. Wat zorgt voor tevreden klanten? Dat is een goede prijs in combinatie met het halen van de deadline en het leveren van goede kwaliteit.hoewel er weinig speelruimte is wat betreft de prijs heb ik voorgesteld om het overschot van het jaar 26 terug te geven aan de klanten. Van de deadlines wordt 99,38 %gehaald, wat al fantastisch is. Het enige aspect dat voor verbetering vatbaar is, is de linguïstische kwaliteit van de vertalingen. Kwaliteitsverbetering kan worden bereikt door verschillende maatregelen, zowel kleinere als grote. Voor een succesvolle invoering daarvan zijn enkele structurele veranderingen nodig. De organisatie wordt bijvoorbeeld evenwichtiger door vertaalondersteuning duidelijk te onderscheiden van devertalers, door invoering van een middenkader op de afdeling Vertaling, door de opzet van een afdeling Klantencoördinatie, door een opschoning van de functies van sommige afdelingen zodat de desbetreffende medewerkers zich niet bezig hoeven te houden met atypische activiteiten, door optimalisering van het terminologiewerk, enzovoorts. Het leeuwendeel van het pakket van verbeteringen zal in 27 worden ingevoerd; sommige elementen ervan zullen echter in 28/29 van kracht worden. Hoewel de samenwerking met bijna al onze klanten als goed kan worden omschreven, kan die nog steeds worden verbeterd. Er moet een omschakeling worden gemaakt van incidentele bijeenkomsten en acties naar systematische en doelgerichte bilaterale samenwerking. Als teamspeler wil ik altijd dat mijn team mijn ideeën steunt en volgt. Daarom heb 8

11 ik in 26 veel tijd besteed aan het bespreken van de verschillende mogelijkheden voor verbeteringen met mijn collega s. Ik ben blij dat mijn plannen worden gedeeld en gesteund door de meerderheid van het personeel in het Vertaalbureau. Het verslag van de werkzaamheden in 26 is een kleine poging om onze aandacht te verleggen. In plaats van indetail te beschrijven wat elke afdeling van het Vertaalbureau heeft gedaan, proberen wij te laten zien wat het Vertaalbureau in 26 voor zijn klanten heeft gedaan.daarom staat in dit verslag allereerst een korte samenvatting van onze kernactiviteiten; ten tweede worden deverzamelde klantprofielen gepresenteerd; vervolgens wordt in grote lijnen weergegeven wat onze tweede missie is interinstitutionele samenwerking, en tot slot worden de belangrijkste elementen en verrichtingen beschreven van het dagelijks beheer van het Vertaalbureau. Het getuigt misschien niet van goede smaak om deze inleiding te beëindigen met een opmerking over problemen, en toch neem ikdat risico. De betaling door het Vertaalbureau van de werkgeversbijdrage aan de communautaire pensioenregeling en de tijdelijke en permanente zetel van het Vertaalbureau zijn de dossiers waar nog een besluit over moet worden genomen. Met de steun enhulp van de Luxemburgse autoriteiten, de raad van bestuur en zijn voorzitter, blijf ikechter optimistisch. Gaile Dagiliene directrice 9

12 HOOFDSTUK 1 DE KERNTAKEN VAN HET VERTAALBUREAU A. ALGEMEEN OVERZICHT De stijgende lijn in het totale werkvolume van de afgelopen jaren heeft zich ook dit jaar doorgezet. Het aantal vertaalde bladzijden op de meest uiteenlopende terreinen voor de klanten van het Vertaalbureau steeg tot een totaal aantal van bladzijden, hetgeen een toename van 7,6 %vertegenwoordigt ten opzichte van 25 ( bladzijden, dus bladzijden meer). Het vertalen van de lijsten van producten en diensten voor Gemeenschapsmerken en -modellen en merken overeenkomstig het Protocol van Madrid bleef in 26 een kernactiviteit van het Vertaalbureau. Met vertaalde bladzijden zijn de prognoses voor het jaar 26 met 12,57 % overtroffen. Het verwachte aantal bladzijden was Het Vertaalbureau heeft over 26 een toename van 6,94 %geconstateerd voor Gemeenschapsmerken, -tekeningen en -modellen en van 12,15 % voor de overige vertalingen, aangeduid als documenten. Documenten 26 Merken, tekeningen en modellen Gerealiseerd Ramingen Merken, tekeningen en modellen 25 Dokumenten 25 Totaal personeel 25 Totaal vertalers 25 Merken, tekeningen en modellen 26 Documenten 26 Totaal personeel 26 Totaal vertalers 26 1

13 In tegenstelling tot 25, toen ergrote schommelingen waren in de werkstroom, werd 26 gekenmerkt door een constante stroom van vertaalaanvragen gedurende het hele jaar,met de onvermijdelijke afname tijdens de zomer en de pieken aan het begin van het najaar en aan het einde van het jaar. Om de aanzienlijke toename van de werklast aan te kunnen, die bovendien optrad in een periode waarin het gebrek aan kantoorruimte het Vertaalbureau noopte de aanwervingsprocedures op te schorten, moest het Vertaalbureau meer vertaalwerk uitbesteden. Dit had aanzienlijke gevolgen voor de middelen die bestemd waren voor de financiering van externe vertalingen: Variation, en % Externe vertaling ,3% In totaal zijn bladzijden door externe vertalers vertaald, waarvan bladzijden Gemeenschapsmerken en bladzijden documenten. Aan het einde van het jaar waren 9 9 documenten uitbesteed aan 365 externe opdrachtnemers, zowel viakadercontracten op basisvan aanbestedingen als1 439 onderhandelingsprocedures. Zo n 52%van de vertalingen had een normale deadline, in 23 %van de gevallen betrof het geplande vertalingen en in 23 %spoedvertalingen, waaruit blijkt dat er ruimte is voor verbetering in de programmering van het vertaalwerk bij het Vertaalbureau ( 6 ). Geplant % 1% 2% 3% 4% 5% 6% In de loop van het jaar werden 223 formulieren klanttevredenheid (Client Satisfaction Forms) over naar de cliënten gezonden vertalingen teruggezonden. Het aantal reacties blijft gering en isvergelijkbaar met het aantal dat in 25 werd ingezonden, namelijk 1,5 %.Ook de verhouding tussen tevredenheid en teleurstelling blijft min of meer gelijk: ongeveer twee derde is positief, een derde is negatief. Het team Referentiemateriaal werd versterkt met een tweede tijdelijk functionaris. In de loop van het jaar ontving het team 3165 aanvragen van dedienst Centrale Planning. Analyse van documenten leverde 19 referentiedocumenten en ( 6 ) Het Vertaalbureau biedt zijn cliënten de keuze tussen drie verschillende termijnen (normaal, dringend engepland) met drie verschillende tarieven waarbij dringend 25 %duurder is dan normaal engepland 25 %goedkoper. Deze maatregel is bedoeld om cliënten aan te zetten hun vertaalwerk ruim van tevoren te plannen en spoedaanvragen tot een minimum te beperken. 11

14 hyperlinks op. In de regel werden deze zowel aan interne als aan externe vertalers gezonden om hen bij hun vertaalwerk te helpen. B. WAT DEED HET VERTAALBUREAU IN 26 VOOR ZIJN CLIËNTEN? Alle cliënten die tijdens 26 om vertalingen hebben gevraagd worden hierna genoemd volgens hun cliëntcode die correspondeert met hun plaats in de begroting ( 7 )van het Vertaalbureau. 1. Europees Milieuagentschap (EMA) gestelde termijn Formulieren klanttevredenheid Ingezonden Percentage 83 12,28% Totaal aantal bladzijden: 1134 Meegeleverde referentiedoc.: 657 Ontvangen: ,5 EUR Cliëntcode: Het grote aantal formulieren klanttevredenheid dat is teruggestuurd door het Europees Milieuagentschap stelt het Vertaalbureau in staat om de kwaliteit van de vertalingen te verbeteren en is een teken van efficiënte samenwerking. Telkens wanneer de vragen over vertaalmoeilijkheden niet konden worden opgelost door gevalideerde terminologielijsten gaf het agentschap snel antwoord opdedoorgespeelde vragen. Om aan de behoeften te voldoen leverde een aanbesteding FL/ENV6 op het gebied van milieu lijsten van externe vertalers op van het Engels naar het Deens, Duits, Grieks, Spaans, Fins, Frans, Italiaans, Nederlands, Portugees, Zweeds, IJslands en Noors. In andere talen was al voorzien naeerdere aanbestedingen. Een grote milieurapportage (ongeveer 6 bladzijden) in een moeilijke opmaak was een hele uitdaging voor het Vertaalbureau waar wij toch een passende oplossing voor wisten te vinden. ( 7 ) Staat van ontvangsten en uitgaven van het Vertaalbureau voor de organen van deeuropese Unie voor het begrotingsjaar 26 (PB L67 van , blz. 125). 12

15 2. Europese Stichting voor Opleiding (ETF) gestelde termijn Formulieren klanttevredenheid Ingezonden Percentage 3,44% 347 Totaal aantal bladzijden: 6726 Meegeleverde referentiedoc.: 183 Ontvangen: ,5 EUR Cliëntcode: Een zeer hoog percentage van de vertaalverzoeken van de Europese Stichting voor Opleiding viel in de categorie dringend. Als wij systematischer geïnformeerd zouden worden dat deze documenten in de pijplijn zitten, dan zou het Vertaalbureau deze klussen beter kunnen voorbereiden en dus betere kwaliteit kunnen leveren. Om de kwaliteit te verbeteren is tijdens een bijeenkomst in 26 de mogelijkheid besproken om een terminologiedatabase op te zetten. In reactie op het specifieke verzoek van dezestichtingzijn ervertaaltestsvanxml-documenten ( 8 )gedaanmetcomputergestuurde vertaalsoftware, die bevredigend bleken. 3. Europees Waarnemingscentrum voor Drugs en Drugsverslaving (EMCCDA) gestelde termijn Formulieren klanttevredenheid Ingezonden Percentage 12 2,9 % 1565 Totaal aantal bladzijden: 6334 Meegeleverde referentiedoc.: 679 Ontvangen: ,5 EUR Cliëntcode: ( 8 ) extensible Markup Language (XML). 13

16 Een meertalige lijst van 55 termen op het gebied van drugs die door het centrum is aangelegd, is door de meeste nationale focal points van de EMCCDA goedgekeurd endeze lijst zal iniate ( 9 )worden opgenomen, ter verhoging van de vertaalkwaliteit. 4. Europees Geneesmiddelenbureau (EMEA) gestelde termijn Formulieren klanttevredenheid Ingezonden Percentage 8,14% Totaal aantal bladzijden: Meegeleverde referentiedoc.: 12 Ontvangen: , EUR Cliëntcode: Naaraanleidingvandedocumenten vanheteuropeesgeneesmiddelenbureau(emea) rezen 126 vragen van vertalers. Zoals gewoonlijk gaf het bureau in de gevallen die niet intern konden worden opgelost onmiddellijk professionele ondersteuning. Begin 26 lanceerde het EMEA de samenvatting van het Europees Openbaar Beroordelingsrapport (EPAR)( 1 )voorhetpubliek.omverzekerdtezijn vanterminologische en stilistische consistentie in dit documenttype, werd een model ontworpen dat door hetvertaalbureauin alle talen werd vertaald en datwerd goedgekeurd doorde bevoegde nationale autoriteiten. Voor sommige talen lopen de goedkeuringsprocedures nog. Voor dit doel is nieuw referentiemateriaal ontwikkeld voor de freelance vertalers die betrokken zijn bij de vertaling van documenten voor het EMEA en dit materiaal is beschikbaar gesteld via de nieuwe Freelance Intranet Site. Verder is er met behulp van de afdeling taaltechnologie van het Vertaalbureau een woordenlijst opgesteld in de 2 officiële talen van de Europese Unie met 222 termen afkomstig uit adviezen, EPAR s, templates, jaarverslagen en andere relevante documenten. In het begin van het jaar werd het glossarium ter goedkeuring voorgelegd aan het bureau. Het project werd in juni 26 in Londen gepresenteerd door het EMEA tijdens de plenaire vergadering van de Werkgroep Kwaliteitsbeoordeling van Documenten (QRD) ( 11 ) bestaande uit vertegenwoordigers vanhetemea,de bevoegde nationale autoriteiten vandelidstaten, de Europese Commissie en IJsland (als waarnemers) alsmede het Vertaalbureau. Tegen het eind van 26 kreeg het centrum deeerste verzoeken binnen voor vertaling naar het Bulgaars en Roemeens. Er werden twee aanbestedingen gedaan opmedisch ( 9 ) Interactieve Terminologie voor Europa (IATE). ( 1 ) European Public Assessment Report (EPAR). ( 11 ) Working Group onquality Review of Documents (QRD). 14

17 en farmaceutisch gebied(metname op hetgebied van klinische proeven):fl/med6/1 van het Engels naar het Grieks en Nederlands; FL/MED6/2 van het Engels naar het Bulgaars en Roemeens. 5. Europees Agentschap voor Veiligheid en Gezondheid ophet Werk (EU-OSHA) gestelde termijn Formulieren klanttevredenheid Ingezonden Percentage 9,52 % Totaal aantal bladzijden: 1895 Meegeleverde referentiedoc.: 862 Ontvangen: , EUR Cliëntcode: Het Europees Agentschap voor Veiligheid en Gezondheid op het Werk markeerde zijn tiende verjaardag in 26 met de verbreding van zijn campagnebereik door ook Roemenië en Bulgarije bij zijn activiteiten rond het nieuwe initiatief voor een gezonde arbeidsplaats te betrekken. Zoals altijd vormde het jaarverslag en het campagnemateriaal voor de jaarlijkse Europese Week van het agentschap de hoofdmoot van het werk voor het Vertaalbureau. De wederzijdse samenwerking tussen de taalcoördinator van het Vertaalbureau voor het agentschap enhet eigen contactpunt van het agentschap bleef gedurende geheel 26 gemakkelijk en informeel, wat een weerspiegeling was van de goede verhoudingen in het dagelijkse werk. 6. Harmonisatiebureau voor de Interne Markt (Merken, Tekeningen enmodellen) n) (HBIM) gestelde termijn Formulieren klanttevredenheid Ingezonden Percentage 21,6 % Totaal aantal bladzijden: Meegeleverde referentiedoc.: 8159 Ontvangen: ,5 EUR Cliëntcode:

18 Het Harmonisatiebureau voor de Interne Markt (Merken, Tekeningen en Modellen) stuurde in de loop van het jaar 1844 overwegend juridische documenten in. Aangezien de meeste documenten van dit bureau juridisch van aard waren, heeft het Vertaalbureau twee aanbestedingen op juridisch gebied gedaan. Hoewel het aantal teruggezonden formulieren klanttevredenheid zeer laag lijkt, krijgt het Vertaalbureau regelmatig feedback in de vorm van gecorrigeerde of verbeterde documenten met wijzigingen van juristen/linguïsten, hetgeen helpt om de kwaliteit van dedocumenten te verbeteren. De meeste vragen van vertalers betroffen terminologie of afkortingen en werden meestal intern opgelost. Ook een veelvoorkomend probleem betrof tekstinterpretatie. Dit werd intern opgelost (35-4%) of vereiste de tussenkomst van decontactpersoon van het Harmonisatiebureau (6-65%); het antwoord werd in verreweg de meeste gevallen binnen de gestelde termijn ontvangen. Gezien voorgaande was gedurende het gehele jaar een aanzienlijke aanpassing van het referentiemateriaal nodig. 7. Harmonisatiebureau voor de Interne Markt (Merken, en, Tekeningenngen enmodellen) en) (HBIM) Gemeenschapsmerken, -tekeningen en-modellen Geleverde bladzijden per type termijn Totaal aantal bladzijden: Ontvangen: ,86 UER Cliëntcode: 16 De vertaling van Gemeenschapsmerken en-modellen bleef in 26 een kernactiviteit van het Vertaalbureau. Het Harmonisatiebureau had een geleidelijke afname van het aantal te vertalen bladzijden voorzien, maar in werkelijkheid moest de verwachting juist door toename vanhetaantaltevertalenmerkentweemaalworden bijgesteld.hetvierde kwartaal van 26 eindigde met een te vertalen aantal van 14 Gemeenschapsmerken per week, wat bijna evenveel was als het aantal van 15 Gemeenschapsmerken per week inhet eerste kwartaal. Er werden vier aanbestedingen gedaan op het gebied van industrieel en intellectueel eigendom om in totaal 64 talencombinaties naar en in het Bulgaars en Roemeens te dekken. Een aanbesteding voor de verzorging van de vertaling naar het Engels vanuit de talen van 24 was niet succesvol ( 12 ). De invoering van het XML-formaat in 25 maakte een aantal aanpassingen noodzakelijk zowel op het gebied van IT-systemen als in de werkmethodes. Toen dit onder controle ( 12 ) van het Spaans, Tsjechisch, Deens, Duits, Ests, Grieks, Engels, Frans, Hongaars, Italiaans, Lets, Litouws, Maltees, Nederlands, Pools, Portugees, Roemeens, Slowaaks, Sloveens, Fins en Zweeds naar het Bulgaars (TM6/11/ TGBG) ofroemeens (TM6/12/TGRO), alsmede van het Bulgaars (TM6/13/SCBG) ofroemeens (TM6/14/ SCRO) naar het Tsjechisch, Ests, Hongaars, Lets, Litouws, Maltees, Pools, Slowaaks, Sloveens, Engels en Nederlands. (FL/TM6/2 14/EN) (niet succesvolle aanbestedingen) vanuit het Tsjechisch, Ests, Lets, Litouws, Hongaars, Maltees, Pools, Slowaaks en Sloveens naar het Engels. 16

19 was, werd het systeem voor de verwerking van de Gemeenschapsmerken aangepast om ookdetwee nieuwetalendie in 27 aandelijst vanwerktalenzouden worden toegevoegd, namelijk Bulgaars en Roemeens, te ondersteunen. Aangezien verkorte levertermijnen steeds verder aan belang winnen bij het Harmonisatiebureau, werd ereen informeel onderzoek onder externe vertalers uitgevoerd overde mogelijkheid om hettijdbestek datzij tothun beschikking hebben in de vertaalcyclus van degemeenschapsmerken te verkorten. De grote meerderheid zag hier uit vrees voor kwaliteitsverlies geen ruimte voor maar verklaarde zich wel bereid om meer werk aan te nemen, zelfs als het tijdschema werd gehandhaafd. Aangezien het toegestane tijdsbestek voor de verschillende verwerkingsfases binnen het Vertaalbureau al tot een minimum is beperkt kon niet direct worden voldaan aan het verzoek van het Harmonisatiebureau. Na een bijeenkomst met vertegenwoordigers van het bureau waarin de werkwijze met betrekking tot de Gemeenschapsmerken in het bureau in relatie tot de vereisten in detail uit de doeken werd gedaan, beloofde het Vertaalbureau om verder tezoeken naar mogelijkheden om tegemoet te komen aan de behoeften van het bureau. Dit zal zeer waarschijnlijkinhouden dathetbestaandebeheersysteemvoormerkeninhetvertaalbureau zal moeten worden vervangen. Aangezien de vereisten die voortkomen uit het specifieke karakter van het project tamelijk uniek zijn in de wereld, moet er een op maat gesneden oplossing worden ontworpen eningevoerd ominte spelen opalle stappen in het vertaalproces. De invoering van zo n project zal veel tijd en grote inspanningen vergen, zowel in termen van financiën en personeel als op het gebied van de samenwerking met het bureau. Evenals in eerdere jaren vormde de omvang van Gemeenschapstekeningen en -modellen geen echt probleem in de dagelijkse vertaalroutine van het Vertaalbureau. Zij bleven echter helaas voor grote terminologische problemen zorgen vanwege het gebrek aan contextuele en achtergrondinformatie. De omvang van het aantal merken inhet kader van het protocol van Madrid nam licht toe en steeg naar een totaal van 281 vertaalaanvragen tegenover 242 in Communautair Bureau voor Plantenrassen (CBP) gestelde termijn Formulieren klanttevredenheid Ingezonden Percentage, % 51 Totaal aantal bladzijden: 896 Meegeleverde referentiedoc.: 323 Ontvangen: 8225, EUR Cliëntcode:

20 De diensten die aan het Communautair Bureau voor Plantenrassen werden geleverd bleven in 26 op hetzelfde niveau. Het relatieve lage aantal vertaalde bladzijden houdt verband met het omvangrijke standaardisatiewerk dat is verricht door het bureau. Alle vragen over originele documenten of terminologie die het Vertaalbureau heeft doorgestuurd werden tijdig door het bureau afgehandeld. 9. Europol gestelde termijn Formulieren klanttevredenheid Ingezonden Percentage 4,19% Totaal aantal bladzijden: Meegeleverde referentiedoc.: 42 Ontvangen: ,75 EUR Cliëntcode: In het besef dat het noodzakelijk istebeschikken over duidelijke, eenvoudige en nauwkeurige teksten, heeft Europol het boekje Writingfor Translation/Écrirepour être traduit binnen zijn organisatie verspreid. Daarin worden enkele beginselen voorgesteld, zoals een systematische verklaring van alle afkortingen en acroniemen, zodat de formuleringen volledig duidelijk zijn. Elke schrijver die deze aanbevelingen opvolgt, maakt het makkelijker een tekst te bespreken, vereenvoudigt het werk van conferentietolken, en verbetert de nauwkeurigheid en de consistentie van gebruikte acroniemen. Hierdoor zullen documentatiesystemen en zoekinstrumenten (automatische en integrale indexering van teksten) relevantere zoekresultaten opleveren en zal het vertaalwerk eenvoudiger en sneller gaan, ook in geval van hervertalingen wanneer nationale bijdragen worden samengevoegd in vergelijkende studies of in geval van weinig voorkomende talencombinaties. Voor vertalers is het altijd van het hoogste belang dat zij over up-to-date, door de cliënt goedgekeurd referentiemateriaal in alle talen kunnen beschikken bij het vertalen van een scala aan bestuurlijke en begrotingsdocumenten en andere teksten. Dat is bijvoorbeeld het geval voor het organigram dat de cliënt ter bevestiging werd gegeven tijdens een coördinatievergadering in maart26 te Den Haag. Deze coördinatievergadering bood de gelegenheid kwesties van gemeenschappelijk belang te bespreken en leidde tot een beter inzicht in gezamenlijke problemen en oplossingen voor terminologievraagstukken. 18

21 1. EuropeseStichtingtotVerbeteringvandeLevens-enArbeidsomstandigheden(Eurofound) gestelde termijn Formulieren klanttevredenheid Ingezonden Percentage, % 2284 Totaal aantal bladzijden: 2872 Meegeleverde referentiedoc.: 563 Ontvangen: ,7 EUR Cliëntcode: In lijn met de goede praktijken die het Vertaalbureau hanteert, konden vragen intern worden opgelost naraadplegingvanpersonenbij de Stichting,dieachtergrondinformatie gaven over het onderwerp inkwestie en zo bijdroegen aan het scheppen van helderheid aangaande de context. 11.Cedefop gestelde termijn Formulieren klanttevredenheid Ingezonden Percentage 1,36 % 2775 Totaal aantal bladzijden: 3415 Meegeleverde referentiedoc.: 721 Ontvangen: ,31 EUR Cliëntcode: Er is al jarenlang sprake van een open dialoog en een vruchtbare samenwerking tussen de contactpersoon van het Europees Centrum voor de Ontwikkeling van de Beroepsopleiding (Cedefop) en de taalcoördinator van het Vertaalbureau. Verzoeken van vertalers worden per beantwoord en als er af en toe een verzoek om specifieke referentiedocumenten binnenkomt wordt daar snel aan voldaan. 19

22 12. Europees Waarnemingscentrum voor Racisme en Vreemdelingenhaat (EUMC) gestelde termijn Formulieren klanttevredenheid Ingezonden Percentage 8 1,34 % 5943 Totaal aantal bladzijden: 7791 Meegeleverde referentiedoc.: 682 Ontvangen: ,75 EUR Cliëntcode: Het Europees Waarnemingscentrum voor Racisme en Vreemdelingenhaat buigt zich over gevoelige thema s, waarbij het essentieel is dat er bij fundamentele concepten duidelijkheid bestaat over de terminologie. Aan de vaststelling van equivalente termen in de verschillende officiële talen, zoals voor Travellers, Roma, enz., ging noodzakelijkerwijs een grondig en uitgebreid onderzoek vooraf door alle taalteams in het Vertaalbureau. 13. Europees Bureau voor Wederopbouw (EAR) gestelde termijn Formulieren klanttevredenheid Ingezonden Percentage, % 57 Totaal aantal bladzijden: 57 Meegeleverde referentiedoc.: 41 Ontvangen: 4674, EUR Cliëntcode: 113 In 26 vertaalde het Vertaalbureau slechts twee administratieve documenten voor het Europees Bureau voor Wederopbouw. 2

23 14. Europese Autoriteit voor Voedselveiligheid (EFSA) gestelde termijn Formulieren klanttevredenheid Ingezonden Percentage 6,55 % 386 Totaal aantal bladzijden: 494 Meegeleverde referentiedoc.: 132 Ontvangen: , EUR Cliëntcode: De samenwerking in 26 met de Europese Autoriteit voor Voedselveiligheid (EFSA) verliep in 26 aanmerkelijk beter dan in voorgaande jaren. Het Vertaalbureau is blij dat de EFSA, die veel spoedopdrachten indient, deze in 26 steeds van tevoren heeft aangekondigd, waardoor het Vertaalbureau snel op de situatie kon inspelen. De meeste documenten van deefsa zijn van wetenschappelijke aard: samenvattingen van wetenschappelijke adviezen en rapporten. Ze brengen problemen op het gebied van referentiemateriaal met zich mee. Op de bijeenkomst in Parma in 26 heeft het Vertaalbureau wederom aangeboden te helpen bij het leggen van contacten tussen ons referentieteam en auteurs van de EFSA. EFSA-documenten van meer algemene aard zijn persberichten, notulen van vergaderingen, teksten voor publicatie op de website, enz. Op dit punt kan een zekere mate van standaardisering worden gerealiseerd. Er zijn twee aanbestedingen gepubliceerd opmedisch enfarmaceutisch terrein (voornamelijk ten aanzien van klinische proeven): FL/MED6/1 uit het Engels in het Grieks en het Nederlands en FL/MED6/2 uit het Engels in het Bulgaars en Roemeens. 15..Eurojust gestelde termijn Formulieren klanttevredenheid Ingezonden Percentage, % 38 Totaal aantal bladzijden: 38 Meegeleverde referentiedoc.: Ontvangen: 3116, EUR Cliëntcode:

24 Tijdens een bezoek aan Eurojust (Den Haag) in het voorjaar van 26 gaf het Vertaalbureau de mogelijkheden aan voor een nauwere samenwerking tussen beide organisaties. 16. Europees Agentschap voor Maritieme Veiligheid (EMSA) gestelde termijn Formulieren klanttevredenheid Ingezonden Percentage, % 171 Totaal aantal bladzijden: 1781 Meegeleverde referentiedoc.: 176 Ontvangen: , EUR Cliëntcode: Het werkvolume ten behoeve van het Europees Agentschap voor Maritieme Veiligheid was relatief beperkt en bestond enerzijds uit administratieve documenten en anderzijds uit zeer technische teksten over het activiteitengebied van het agentschap. Om het agentschap optimaal van dienst te kunnen zijn, adviseert het Vertaalbureau een lijst op te stellen van gestandaardiseerde terminologie, goedgekeurd door deskundigen van het agentschap. 17. Europees Agentschap voor de Veiligheid van deluchtvaart gestelde termijn Formulieren klanttevredenheid Ingezonden Percentage,% Totaal aantal bladzijden: 2573 Meegeleverde referentiedoc.: 388 Ontvangen: , EUR Cliëntcode: Voor het Europees Agentschap voor de Veiligheid van deluchtvaart heeft het Vertaalbureau een reeks van verschillende documenten vertaald op het gebied van 22

25 administratie en begroting evenals adviezen en ontwerpvoorschriften uit voornamelijk het Engels in de officiële talen, maar ook al inhet Bulgaars en Roemeens. De ondervonden problemen zijn inhoofdzaak van terminologische aard, maar soms zijn er ook onduidelijkheden in tekstgedeelten. Deze worden opgelost in nauw overleg met de cliënt. Opeen bijeenkomst in november26 isgesproken overpunten vangemeenschappelijk belang. Besloten werd ten behoeve van de vertalers een presentatie te organiseren over het Europees Agentschap voor de Veiligheid van deluchtvaart en zijn werkzaamheden alsmede een presentatie over de werkmethoden van het Vertaalbureau op een bijeenkomst van de nationale Focal Points van het agentschap. Het Vertaalbureau zal opbasis van debelangrijkste documenten een lijst van sleutelwoorden opstellen, die, na goedkeuring door de cliënt, in alle officiële talen wordt vertaald. 18..Euro Europees Spoorwegbureau (ERA) gestelde termijn Formulieren klanttevredenheid Ingezonden percentage 2 6,6 % 8 Totaal aantal bladzijden: 34 Meegeleverde referentiedoc.: 6 Ontvangen: 29 52, EUR Cliëntcode: In het algemeen kan worden gesteld dat de samenwerking met het Europees Spoorwegbureau nog pril is. Het Bureau heeft de oprichtingsfase afgesloten en is in mei 26 van start gegaan. Tot nu toe heeft het Vertaalbureau zeer weinig documenten ter vertaling ontvangen, al is het werkvolume meer dan verdubbeld van 123 bladzijden in 25 naar 34 bladzijden in 26. De vertalingen in 26 betroffen veiligheidscertificaten en daarmee verband houdende aanbevelingen voor toepassingen, technische documenten, algemene documenten en verslagen. Het Vertaalbureau heeft specifieke referentiedocumenten verzameld en de nodige woordenboeken en woordenlijsten besteld, waaronder RailLexic, de database van de Internationale Spoorwegunie, die momenteel als enige voorziet in technische terminologie specifiek op het gebied van de spoorwegen. De database bevat circa 16 termen in 19 talen, waarvan 14 officiële talen van de Europese Unie zijn. 23

26 19. Europees Agentschap voor Netwerk- en Informatiebeveiliging (ENISA) gestelde termijn Formulieren klanttevredenheid Ingezonden Percentage, 838 Totaal aantal bladzijden: 838 Meegeleverde referentiedoc.: 6 Ontvangen: , EUR Cliëntcode: 12 Het Europees Agentschap voor Netwerk- en Informatiebeveiliging ispas in september 25 van start gegaan; geen wonder dus dat het Vertaalbureau in dat jaar slechts 1 documenten voor dit agentschap heeft vertaald. Hoewel het agentschap slechts iets langer dan een jaar actief is, nam het aantal vertaalaanvragen in 26 toe. Er zijn tot dusver nog geen uitgebreide contacten gelegd. Het Vertaalbureau is van plan in 27 een eerste bezoek af te leggen aan het agentschap. 2. Europees Centrum voor Ziektepreventie en -bestrijding (ECDC) gestelde termijn Formulieren klanttevredenheid Ingezonden percentage, % 76 Totaal aantal bladzijden: 942 Meegeleverde referentiedoc.: 96 Ontvangen: 8282, EUR Cliëntcode: In 26 begon de samenwerking tussen het Vertaalbureau en het Europees Centrum voor Ziektepreventie en bestrijding (ECDC). 24

27 Tijdens het kennismakingsbezoek aan het ECDC werden de gezamenlijke doelstellingen en belangen op vertaalgebied in kaart gebracht. In dat kader werd de algemene vertaalstrategie van het ECDC besproken evenals soort en hoeveelheid van het geraamde vertaalwerk, taalregeling, prijsstelling, kwaliteitscontrole en IT-kwesties. Tijdens de ontmoetingen met de vertegenwoordigers van het ECDC werden voorts de richtsnoeren voor verdere samenwerking vastgesteld. Aangezien het ECDC nog in de fase van interne ontwikkeling verkeert, is de samenwerking tamelijk beperkt. 21. Europees Agentschap voor het Beheer van de Operationele Samenwerking aan de Buitengrenzen van de Lidstaten van de Europese Unie (Frontex) gestelde termijn 1 1 Formulieren klanttevredenheid Ingezonden Percentage, % 22 Totaal aantal bladzijden: 22 Meegeleverde referentiedoc.: 2 Ontvangen: 184, EUR Cliëntcode: 122 Het Europees Agentschap voor het Beheer van de Operationele Samenwerking aan de Buitengrenzen van de Lidstaten van de Europese Unie (Frontex) iseen van de meest recente klanten van het Vertaalbureau. Aangezien de samenwerking net is begonnen, bestond het grootste deel van het werk uit het verzamelen van referentiemateriaal voor toekomstig gebruik. 22. Uitvoerend Agentschap Onderwijs, Audiovisuele Media en Cultuur (EACEA) gestelde termijn Formulieren klanttevredenheid Ingezonden Percentage 2,5 % 14 Totaal aantal bladzijden: 374 Meegeleverde referentiedoc.: 69 Ontvangen: ,75 EUR Cliëntcode:

28 De samenwerking tussen het Uitvoerend Agentschap Onderwijs, Audiovisuele Media en Cultuur en het Uitvoerend Agentschap voor Intelligente Energie met het Vertaalbureau nam in26 een aanvang. Het Vertaalbureau ziet uit naar een lange envruchtbare samenwerking. 23. Uitvoerend Agentschap voor Intelligente Energie gestelde termijn Formulieren klanttevredenheid Ingezonden Percentage, % 19 Totaal aantal bladzijden: 29 Meegeleverde referentiedoc.: 4 Ontvangen: 21 33, EUR Cliëntcode: Europese Commissie -Directoraat-generaal Uitbreiding gestelde termijn 6 6 Formulieren klanttevredenheid Ingezonden Percentage, % 38 Totaal aantal bladzijden: 464 Meegeleverde referentiedoc.: 9 Ontvangen: 39 77, EUR Cliëntcode: 3 84 Het Vertaalbureau beoogt tevoldoen aan vertaalbehoeften en neemt opdrachten aan van bepaalde instellingen die eigen vertaaldiensten hebben (te weten de directoraten-generaal Uitbreiding en Werkgelegenheid van de Europese Commissie) maar die op bepaalde momenten overbelast dreigen te raken. 26

29 25. Europese Commissie -Directoraat-generaal Werkgelegenheid gestelde termijn Formulieren klanttevredenheid Ingezonden Percentage 3,18% Totaal aantal bladzijden: 969 Meegeleverde referentiedoc.: 911 Ontvangen: EUR Cliëntcode: Een interessante uitdaging voor de vertalers van het Vertaalbureau was de noodzaak zichrechtstreeksterichten op de burgers.depraktische behoeften vanwerkzoekenden stonden centraal bij het maken van vertaalkeuzen. Het ging daarbij onder meer om het geven van namen van overheidsinstellingen of officiële formulieren in de taal van het land in kwestie met een passende uitleg. Het Vertaalbureau dankt het directoraatgeneraal Werkgelegenheid voor de kans teksten te vertalen over zaken die de burger rechtstreeks raken. 26. Europese Rekenkamer de gestelde termijn Formulieren Klanttevredenheid Ingezonden Percentage 48 49,48 % Totaal aantal bladzijden: 1311 Meegeleverde referentiedoc.: 318 Ontvangen: ,47 EUR Cliëntcode: De meeste vertaalaanvragen van deeuropese Rekenkamer houden verband met de nieuwe officiële talen, die het gevolg zijn van de uitbreiding van de Europese Unie in 24. Het Vertaalbureau is de Rekenkamer dankbaar voor zijn bereidwilligheid het Vertaalbureau waar nodig te helpen en informatie te verschaffen. 27

30 27. Europese Hof van Justitie (HvJ) de gestelde termijn 7 7 Formulieren Klanttevredenheid Ingezonden Percentager 1 14,29 % 62 Totaal aantal bladzijden. 15 Meegeleverde referentiedoc.: 29 Ontvangen: 1414, EUR Client ID: Slechts bij uitzondering verzorgt het Vertaalbureau vertalingen voor het Hof van Justitie en de Europese Centrale Bank, daar deze over hun eigen vertalers beschikken. De samenwerking verloopt zonder problemen, evenals het ter beschikking stellen van referentiedocumenten. 28..Europese Centrale Bank de gestelde termijn 4 4 Formulieren Klanttevredenheid Ingezonden Percentage, % 38 Totaal aantal bladzijden :88 Meegeleverde referentiedoc.: 5 Ontvangen: 494,42 EUR Cliëntcode:

31 29..Europese Ombudsman de gestelde termijn Formulieren Klanttevredenheid Ingezonden Percentage 6 7,14% Totaal aantal bladzijden :4199 Meegeleverde referentiedoc.: 519 Ontvangen: 258,833. EUR Cliëntcode:311 De samenwerking tussen het Bureau van deeuropese Ombudsman enhet Vertaalbureau nam begin 26 een aanvang. Met het oog op het onderhouden van rechtstreekse contacten werd tijdens een bezoek een samenwerkingskader vastgesteld, een schatting van het werkvolume voor het lopende jaar gemaakt en een terminologielijst ter goedkeuring aan decliënt gegeven. Deze lijst is door het Vertaalbureau opgesteld aan de hand van jaarverslagen uit voorgaande jaren van de Ombudsman en bevat ongeveer honderd termen. 29