n.3ested'igsdocanien

Transcriptie

1 WERKBEDRIJF MGR Rijk van Nijmegen n.3ested'igsdocanien Meervoudige onderhandse aanbesteding accountantsdiensten Bert de Koning

2 Inhoudsopgave Voorblad 0 Inhoudsopgave 1 Begrippenlijst 2 Hoofdstuk 1 Inleiding 1.1 Toelichting aanbestedende dienst Aard en omvang van de aanbestedende dienst Onderwerp van de aanbesteding Maatschappelijk verantwoordelijk ondernemen / social return/ duurzaamheid MKB 5 Hoofdstuk 2 De aanbesteding 2.1 Algemene regelgeving Verloop van de aanbestedingsprocedure Communicatie Indienen inschrijving Overige bepalingen Rechtsverwerking 8 Hoofdstuk 3 Onderwerp van aanbesteding 3.1 Beschrijving van de opdracht Omvang en duur van de opdracht 12 Hoofdstuk 4 De inschrijving 4.1 Inschrijvings- en uitvoeringsvoorwaarden Standaard document: eigen verklaring Indeling inschrijving 14 Hoofdstuk 5 Gunningscriteria en beoordeling 5.1 Gunningscriteria Gunning 17 Bi Ia en 1 Standaardformulier indienen vragen 2 Eigen verklaring 3 Programma van eisen 4 Concept overeenkomst 5 Inkoopvoorwaarden MGR Rijk van Nijmegen 6 Prijzenblad 7 Verklaring Social Return 8 Model opgave referentie 1

3 Begrippenlijst In het navolgende document worden onderstaande begrippen gehanteerd. Deze worden in het onderhavige Aanbestedingsdocument met een hoofdletter beschreven. Aanbestedende Dienst De MGR Rijk van Nijmegen. Aanbesteding Procedure zoals deze beschreven wordt in dit Aanbestedingsdocument. Contactpersoon De persoon binnen de organisatie van de Inschrijver die namens de Inschrijver als aanspreekpunt en rechtsgeldige vertegenwoordiger voor de Aanbestedende Dienst fungeert. Gunningscriteria Economisch meest voordelige inschrijving. Inschrijver Een natuurlijke persoon of rechtspersoon die door middel van een Inschrijving aanbiedt de Opdracht conform de eisen van dit document uit te voeren. Nota van Inlichtingen Een of meer nota's die van verstrekte inlichtingen zijn opgemaakt. De Nota van Inlichtingen is bindend voor alle Inschrijvers en maakt een integraal onderdeel uit van dit Aanbestedingsdocument. Inschrijving De schriftelijke aanbieding van de Inschrijver, alsmede alle daarbij behorende bijlagen, om de opdracht conform de eisen van de Aanbestedingsdocument uit te voeren. Aanbestedingsdocument Onderhavig document inclusief alle bijlagen waarin de Opdrachtgever informatie heeft opgenomen die relevant is voor het kunnen uitbrengen van een inschrijving in het kader van de Europese aanbesteding waarop dit document betrekking heeft. Opdracht Opdracht tot levering aan de Opdrachtgever van het in het Programma van Eisen en het Aanbestedingsdocument beschreven product. Opdrachtgever Entiteiten genoemd in artikel 1.2 Opdrachtnemer De Inschrijver aan wie de Opdrachtgever de Opdracht gunt en met wie de Opdrachtgever een overeenkomst op basis van de Inschrijving aangaat. 2

4 Overeenkomst De tussen Opdrachtgever en Opdrachtnenner(s) te sluiten Overeenkomst. Penvoerder De persoon binnen de Combinatie die de Combinatie rechtsgeldig kan vertegenwoordigen en binden voor verplichtingen betreffende de onderhavige Opdracht en met wie de Aanbestedende Dienst/ Opdrachtgever uitsluitend zal communiceren. Programma van Eisen De eisen en wensen voor de te leveren producten en diensten zoals opgenomen in hoofdstuk 3. Het Programma van Eisen maakt een integraal onderdeel uit van het Aanbestedingsdocument en is voor alle Inschrijvers dwingend voorgeschreven. Prijsstelling De prijs die genoemd is in de Inschrijving van de Inschrijven Standaardformulier(en) Formulieren die de Aanbestedende Dienst als bijlage aan dit Aanbestedingsdocument heeft toegevoegd om maximale vergelijkbaarheid van de Inschrijvingen en de Inschrijvers te bewerkstelligen. 3

5 1 Inleiding Het algemeen bestuur (AB) van de MGR Rijk van Nijmegen is voornemens een opdracht voor de aanwijzing van een accountant voor het MGR Rijk van Nijmegen in opdracht te geven. Voor het aanbesteden van deze opdracht heeft aanbestedende dienst gekozen voor een meervoudige onderhandse aanbesteding. De condities voor deze aanbesteding zijn weergegeven in onderliggend document, de zogenaamde offerteaanvraag. Het doel van de MGR Rijk van Nijmegen is het selecteren en contracteren van één (1) ondernemer voor deze opdracht met een looptijd van 2 jaar. 1.1 Toelichting aanbestedende dienst Het is de bevoegdheid van het AB van de MGR Rijk van Nijmegen om een accountant aan te wijzen belast met de interim controle, het afgeven van wettelijk vereiste verklaringen (SISA) en de controle op de rekening van de MGR. Daarnaast is het de bevoegdheid van het AB van de MGR Rijk van Nijmegen om de periode van benoeming (aanwijzing) van de accountant te bepalen, evenals het programma van eisen waaraan de accountantscontrole dient te voldoen. 1.2 Aard en omvang van aanbestedende dienst De MGR Rijk van Nijmegen is een platform voor samenwerking en afstemming tussen gemeenten in de regio. Dat zijn de gemeenten: Druten, Wijchen, Beuningen, Heumen, Nijmegen, Mook en Middelaar en Groesbeek. De publiekrechtelijke basis van de samenwerking is de 'Modulaire Gemeenschappelijke Regeling' (MGR). Wanneer gemeenten in het Rijk van Nijmegen samenwerken op thema's (modules), dan gebeurt dat binnen deze regeling. Zo voorkomen we dat er een lappendeken van samenwerkingsverbanden tussen gemeenten in de regio ontstaat. De MGR is een uitvoeringsorganisatie en bestaat formeel sinds juli Het Algemeen bestuur staat aan het hoofd van de MGR Rijk van Nijmegen. Het AB heeft drie grote taken: 1. stelt de grote lijnen vast voor het beleid van de MGR Rijk van Nijmegen; 2. controleert of het Dagelijks Bestuur zijn taken goed uitvoert; 3. treedt op als vertegenwoordiger van de MGR Rijk van Nijmegen. Het Dagelijks Bestuur is verantwoordelijk voor de invulling en uitvoering van het beleid, In 2015 is het Regionaal Werkbedrijf van start gegaan. Met ingang van 2016 wordt de SW organisatie Breed geïntegreerd in het Regionaal Werkbedrijf en gaat de ICT samenwerking van start. Meer informatie over de MGR Rijk van Nijmegen kunt u vinden op Onderwerp van de aanbesteding De werkzaamheden van een accountant in de accountantscontrole bestaan in grote lijnen onder andere uit het navolgende: het als onafhankelijk deskundige uitvoeren van de controle van de rekening van de MGR Rijk van Nijmegen en het geven van een oordeel op grond van dit onderzoek als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet; het jaarlijks uitvoeren van één interim-controle; het afgeven van een nader te bepalen aantal afzonderlijke controleverklaringen, welke aanbestedende dienst aan de rijksoverheid (ministeries) en overige geldgevers ter beschikking dient te stellen; het gevraagd en ongevraagd verstrekken van adviezen, voortvloeiend uit de natuurlijke adviesfunctie. 1.4 Maatschappelijk verantwoordelijk ondernemen / Social return / duurzaamheid De MGR Rijk van Nijmegen wenst uitdrukkelijk te kiezen voor opdrachtnemers die op het gebied van het maatschappelijk verantwoord ondernemen vooruitstrevend zijn. Ook voor de aanbesteding van de accountantsdiensten is dit geval. Onder maatschappelijk verantwoord ondernemen verstaat de MGR Rijk van Nijmegen zowel het nemen van maatregelen op het gebied van de duurzaamheid (milieu) als ook aspecten in het kader van sociale voorwaarden (social return etc.). De MGR Rijk van Nijmegen wil het MKB vriendelijk inkopen bevorderen. In ons inkoopbeleid hebben we de regels die ook bij de transities zijn gebruikt voor duurzaamheid overgenomen. Deze zijn: De Agentschap.n1 criteria; De Duurzaamheidsladder. 4

6 De Duurzaamheidsladder is ambitierijker dan de criteria van Agentschap.nl. De criteria van Agentschap.n1 worden in deze ladder gebruikt als minimum eisen. Zij worden toegepast omdat alle gemeenten binnen de MGR Rijk van Nijmegen het convenant van Ministerie van Infrastructuur en Milieu hebben ondertekend. Ondernemers wordt middels de Duurzaamheidsladder vervolgens gevraagd om extra bijdragen te bedenken. De duurzaamheidscriteria hebben overigens als positief gevolg dat we regionale bedrijven bij aanbestedingen een extra kans geven. Bijvoorbeeld omdat minder vervoersbewegingen leiden tot minder CO2-uitstoot en bedrijven uit onze regio daarom een voordeel hebben. Voorstel is ook op basis van ambtelijke afstemming in het Klimaatberaad met regionale ambtenaren beide aspecten mee te nemen in ons regionale inkoopbeleid. Social return is het koppelen van sociale doelstellingen aan het besteden van middelen voor allerlei diensten, werken en producten met als doel opleidingsmogelijkheden, werk- of stageplekken te creëren voor mensen die nu langs de kant staan. De Inschrijver dient in de Inschrijving aan te geven op welke wijze bij de uitvoering van de opdracht invulling gegeven gaat worden aan de aspecten van het MVO. 1.5 MKB Regionale werkgelegenheid is belangrijk. In sommige type aanbestedingen kunnen we regionale werkgelegenheid stimuleren, door minimumeisen te stellen aan het aantal regionale ondernemers dat we uit te nodigen om een offerteaanvraag in te dienen. Bij meervoudig onderhandse aanbestedingen worden: 2 regionale ondernemers uitgenodigd als we 3 partijen uitgenodigd worden om een offerte in te dienen; 3 regionale ondernemers uitgenodigd als 5 of meer partijen uitgenodigd worden om een offerte in te dienen. 5

7 2 De Aanbesteding 2.1 Algemene regelgeving De aanbestedingsprocedure geschiedt op basis van de Aanbestedingswet Deze aanbestedingsprocedure wordt uitgevoerd aan de hand van de meervoudige onderhandse procedure. 2.2 Verloop van de aanbestedingsprocedure In onderstaande tabel staat de indicatieve planning weergegeven. Hieraan kunnen geen rechten worden ontleend. Activiteit Datum/ tijdstip Verzending Offerteaanvraag Uiterste datum stellen vragen voor nota van inlichtingen Verzending Nota van Inlichtingen Sluitingsdatum indienen Inschrijving om uur Presentaties le helft maand mei 2015 Voornemen tot gunning Gunning Ingangsdatum van de overeenkomst Start uitvoering In overleg 2.3 Communicatie Alle communicatie met betrekking tot onderhavige procedure dient te verlopen via onderstaand contactpersoon van de MGR Rijk van Nijmegen. Het is niet toegestaan andere medewerk(st)ers van Aanbestedende dienst tijdens de procedure rechtstreeks te benaderen omtrent deze aanbestedingsprocedure, anders dan verwoord in dit document. Gegevens contactpersoon: MGR Rijk van Nijmegen p/a Gemeente Nijmegen Financiën / business control FA40/ Bert de Koning b.de.koning@nijmegen.n Gelegenheid tot vragen stellen Uitsluitend schriftelijke vragen (per ) worden in behandeling genomen. De vragen dienen uiterlijk conform de gestelde datum in paragraaf 2.2., schriftelijk te zijn gesteld en ontvangen op e- mailadres: m10.peters@nijmegen.nl. De vragen worden schriftelijk en geanonimiseerd, middels een Nota van Inlichtingen, beantwoord op uiterlijk de in paragraaf 2.2. genoemde datum. Deze Nota van Inlichtingen wordt gepubliceerd op de website Ondernemer dient zijn vragen, onder vermelding van verwijzing naar paragraaf en paginanummer van deze offerteaanvraag, in middels het 'Standaardformulier indienen vragen' in bijlage 1. Dit formulier wordt in een bewerkbaar format (Microsoft-Word of vergelijkbaar), niet zijnde PDF ingediend. 2.4 Indienen inschrijving Tijdstip van indiening inschrijving De gesloten Inschrijving dient vóór 23 april 2015 om uur in het bezit te zijn van: MGR Rijk van Nijmegen p/a Gemeente Nijmegen Afdeling Financiën / business control FA40 t.a.v. Bert de Koning Bezoekadres Korte Nieuwstraat 6 Postcode 6511PP Nijmegen Postadres Postbus 9105 Postcode 6500 HG Nijmegen 6

8 Indien op deze datum en tijdstip geen Inschrijving is ontvangen van Ondernemer, wordt de Inschrijving geacht niet meer deel te nemen aan deze procedure. Een Inschrijving die binnenkomt na bovenstaande datum en tijdstip blijft gesloten en wordt direct geretourneerd Wijze van indiening De Inschrijving, inclusief alle bijlagen, moet door een rechtsgeldige vertegenwoordiger ondertekend ingediend worden conform de in paragraaf 2.2 genoemde datum en tijdstip. Bij indiening van de Inschrijving moet het volgende in acht worden genomen: Gesloten verpakking zonder firmanaam van Ondernemer (geen adresgegevens en/of logo zichtbaar); Op de verpakking dient duidelijk leesbaar te zijn vermeld: NIET OPENEN Aanbesteding accountantsdiensten MGR Rijk van Nijmegen Niet te openen voor / uur. T.a.v. Bert de Koning, Financiën / business control, FA40 Postbus HG Nijmegen Bezorging en/of aflevering tijdens kantooruren; Rechtsgeldige ondertekening; Twee papieren versie(s), samengevoegd in een ringband map; Eén digitale versie op USB stick; Inschrijvingen die per fax of worden aangeboden worden niet geaccepteerd. Indien de Inschrijving per post of koerier wordt verzonden, rust het risico van postvertraging bij Ondernemer; Indien de Inschrijving persoonlijk door of namens Ondernemer wordt overhandigd op onderstaand adres, kan een ontvangstbewijs worden verkregen. Daartoe dient Ondernemer zich te legitimeren; Via post ontvangen Inschrijving(en) worden ingeboekt in een postregistratiesysteem; Met strafport bezwaarde zendingen worden niet geaccepteerd; Datum en tijdstip dienen als een fataal moment te worden beschouwd. Ondernemer is te allen tijde zelf verantwoordelijk voor het tijdig inleveren van de Inschrijving. Opening: De opening van Inschrijvingen zal plaatsvinden op conform de in paragraaf 2.2 genoemde datum en tijdstip. Deze opening is niet openbaar. Ondernemers worden na afloop van de opening in een Proces Verbaal van de opening genoemd. Deze wordt aan alle ondernemers middels het aanbestedingsplatform CTM verzonden. 2.5 Overige bepalingen Voorwaarden aan ondernemer 1. Inschrijving dient te geschieden in overeenstemming met de bepalingen als gesteld in deze Offerteaanvraag. 2. De Inschrijving en alle bijlagen dienen tot tenminste 120 dagen na de sluitingstermijn van deze aanbesteding geldig te zijn (gestanddoeningstermijn). In verband met de mogelijkheid dat tegen de gunningbeslissing rechtsmiddelen worden aangewend, dient de Ondernemer de Inschrijving in ieder geval gestand te doen tot 20 kalenderdagen na de uitspraak van de voorzieningenrechter in een kort geding voor zover deze termijn later eindigt dan de periode in de eerste volzin. 3. De Inschrijving en alle gevraagde bijlagen dienen rechtsgeldig te worden ondertekend. De bevoegdheid van de ondertekenaar dient te blijken uit een actueel, correct uittreksel uit het handels- of beroepsregister van het land van vestiging van Ondernemer, welk uittreksel in ieder geval niet ouder dan zes maanden (gerekend vanaf de dag van indiening Inschrijving) mag zijn. Ingeval door een (beperkt) gevolmachtigde wordt ondertekend, dient de volmacht in ieder geval het aangaan van overeenkomsten met een waarde van <invullen> te omvatten. 7

9 4. Ondernemer verklaart zich zonder voorbehoud akkoord met het concept van de Overeenkomst (bijlage 4) en de algemene inkoopvoorwaarden van Aanbestedende dienst (bijlage 5). 5. Het is niet toegestaan medewerk(st)ers van Aanbestedende dienst tijdens de procedure rechtstreeks te benaderen omtrent deze aanbestedingsprocedure, anders dan verwoord in dit document. 6. Publiciteit met betrekking tot deze aanbesteding is alleen toegestaan na schriftelijke toestemming van Aanbestedende dienst. 7. Ondernemer verklaart verder zich te onthouden van verklaringen van welke aard dan ook die andere betrokkenen kunnen schaden. Schending van deze voorwaarde kan tot gevolg hebben dat Ondernemer van verdere deelname wordt uitgesloten. 8. Door het indienen van een Inschrijving verklaart Ondernemer zich akkoord met alle voorwaarden en het daaromtrent gestelde in de Aanbestedingsstukken. 9. Ondernemer geeft op geen enkele wijze kennis aan derden van de gegevens die in de Aanbestedingsstukken door Aanbestedende dienst zijn of worden verstrekt, niet anders dan voor het doen van een Inschrijving. 10. Aanbestedende dienst zal de door Ondernemer ingediende documenten als vertrouwelijk behandelen. De vertrouwelijkheid wordt bewaard, ongeacht of een Inschrijving wel of niet tot een overeenkomst zal leiden voor Ondernemer. 11. Het is - op straffe van uitsluiting - niet toegestaan om de vaste tekst van de standaardformulieren aan te passen. 12. Daar waar in de Aanbestedingsstukken een merk- of fabricaatnaam staat vermeld, dient daarbij de toevoeging "of daarmee gelijkwaardig" gelezen te worden. 13. De prijzen en percentages zoals vermeld in de Inschrijving zijn definitief. 14. Alle communicatie met de Aanbestedende dienst geschiedt in de Nederlandse taal Voorbehouden van Aanbestedende dienst 1. Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor alle gegevens uit de Inschrijving inclusief bijlagen alsmede de daarin genoemde documenten op juistheid te controleren. 2. Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor de door Ondernemer ingediende documenten die niet voldoen aan de regels van de aanbestedingsprocedure, dan wel niet volledig of onjuist zijn, niet in behandeling te nemen. 3. Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om tot het moment van ondertekening van de beoogde overeenkomst de gehele of een gedeelte van de aanbestedingsprocedure tijdelijk of definitief te stoppen, op te schorten dan wel te beëindigen, zonder opgave van reden en zonder vergoeding van gemaakte kosten door Ondernemer bij diens Inschrijving. 4. Indien Ondernemer gedurende de aanbestedingsprocedure aangeeft dat men de voor de aanbesteding relevante bedrijfsactiviteiten staakt, dan behoudt Aanbestedende dienst zich eveneens het recht voor Inschrijvingen om die reden terzijde te leggen en niet verder in de beoordeling mee te nemen. 5. Bij geen of uitsluitend 1 geldige, geschikte en/of aanvaardbare Inschrijving(en) behoudt Aanbestedende dienst zich het recht voor de aanbesteding te annuleren. Desgewenst kan de Aanbestedende dienst in dat geval een onderhandelingsprocedure (zonder voorafgaande bekendmaking) starten. 6. Ondernemers hebben in een dergelijke situatie geen recht op vergoeding van de kosten gemaakt in het kader van de aanbesteding. 7. Als er discrepantie bestaat tussen de inhoud van de papieren versies en de digitale versie van een Inschrijving, is de papieren versie te allen tijde leidend voor alle partijen. 2.6 Rechtsverwerking 1. Ondernemer dient te handelen zoals dat van een redelijk geïnformeerde en zorgvuldig handelende Ondernemer mag worden verwacht. 2. Aanbestedende dienst wijst er op dat van zorgvuldig handelende Ondernemers ook wordt verwacht dat zij redelijk omgaan met de mogelijkheid tot het stellen van vragen. Dat impliceert onder meer dat vragen, waar mogelijk, beknopt en slechts één maal worden gesteld. 3. Indien Ondernemer na kennisneming van de Nota van Inlichtingen nog altijd meent dat de procedure ondeugdelijk is, dient Ondernemer, op straffe van verval van recht, vóór indiening van de Inschrijving een kort geding aanhangig te maken bij de rechtbank van het arrondissement 8

10 waar Aanbestedende dienst is gevestigd. Aanbestedende dienst moet van de procedure in kennis gesteld worden door het laten betekenen van de dagvaarding op het adres van Aanbestedende dienst. 4. Een Ondernemer die niet heeft ingeschreven, heeft zijn eventuele rechten verwerkt om in rechte op te komen tegen de (uitkomsten van) de onderhavige aanbestedingsprocedure. 5. Op onderhavige aanbestedingsprocedure is het Nederlands recht van toepassing.

11 3 Onderwerp van de aanbesteding 3A Beschrijving van de opdracht De MGR Rijk van Nijmegen verwacht van de Inschrijver een goede uitvoering van de wettelijk voorgeschreven werkzaamheden. Hieronder worden tevens begrepen de werkzaamheden ten aanzien van Single Information Single audit (SISA). Daarnaast is de verwachting dat er een goede invulling wordt gegeven aan de natuurlijke adviesfunctie. De Inschrijver dient signalen te geven omtrent risico's die de MGR Rijk van Nijmegen mogelijk loopt, enerzijds gerelateerd aan de opgemaakte rekening en anderzijds uit hoofde van nieuwe externe ontwikkelingen, die van invloed kunnen zijn op de exploitatie van de MGR Rijk van Nijmegen. Voorts wordt een zodanige betrokkenheid van de Inschrijver in het algemeen en Aanbestedende dienst in het bijzonder verwacht, dat de bestuurlijke ondersteuning en advisering een toegevoegde waarde voor de MGR Rijk van Nijmegen heeft. Tenslotte zal de controle gebaseerd moeten zijn op wettelijke regelingen, controleprotocollen van diverse ministeries en verordeningen van de MGR Rijk van Nijmegen. De primaire functie van de Inschrijver is het als onafhankelijk deskundige uitvoeren van de accountantscontrole en het geven van een oordeel op grond van dit onderzoek. In overeenstemming met de wettelijke kaders, behelst de controle van de rekening van de MGR Rijk van Nijmegen: het getrouwe beeld van de in de rekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen; het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties; het in overeenstemming zijn van de door het dagelijks bestuur opgestelde rekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (i.c. het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV)); de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; onrechtmatigheden in de rekening. Bij de controle worden, vooralsnog als minimum, de toleranties gehanteerd zoals vastgelegd in artikel 2, lid 1 en artikel 5, lid 1 van het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten: ten aanzien van fouten in de rekening van de MGR 1% van de omvang basis; ten aanzien van onzekerheden in de rekening van de MGR 3% van de omvang basis. Alle geconstateerde en niet gecorrigeerde fouten dienen gemeld te worden. Het Algemeen Bestuur behoudt zich het recht om telkenjare deze toleranties (goedkeuring en rapportages) aan te scherpen. Om die reden wordt gevraagd de consequenties inzichtelijk te maken van het aanscherpen van de tolerantie ten aanzien van fouten in de rekening van 0,5% van de omvangbasis. De Inschrijver stelt elk jaar een controleplan op en voert hierover vooraf en zonodig tussentijds overleg. In dat kader overlegt de Inschrijver met de gastheer Nijmegen over eventuele posten van de rekening, functies en/ of organisatieonderdelen, waaraan de Inschrijver specifiek aandacht moet besteden controlewerkzaamheden met daarbij te hanteren rapporteringtoleranties. Verder worden, voorafgaand aan de controlewerkzaamheden, afspraken gemaakt omtrent de door de gemeente aan de Inschrijver beschikbaar te stellen informatie. De MGR is van start gegaan per 1 januari De meest relevante processen zijn beschreven. Op basis hiervan is een intern controleplan geschreven. Met behulp van het intern controleplan gaat de MGR Rijk van Nijmegen op zichtbare wijze de continue werking van de processen toetsen. Verwacht wordt dat de controleaanpak van de Inschrijver leidt tot een continu leereffect voor Aanbestedende dienst, zodanig dat wij in control blijven c.q. verder in control geraken en u minimaal controlewerkzaamheden zelf behoeft uit te voeren. 10

12 Interim-controle Jaarlijks wordt één interim-controle gehouden. De interim-controle dient plaats te vinden in september/ oktober en de definitieve rapportage (managementletter) met de bevindingen aan het dagelijks bestuur van de MGR Rijk van Nijmegen daarover uiterlijk 1 december. Het concept wordt vooraf besproken met de gastheer Nijmegen, de directeur van de MGR en een vertegenwoordiger van het dagelijks bestuur van de MGR. De managementletter wordt door de Inschrijver toegelicht in een vergadering van het dagelijks bestuur van de MGR Rijk van Nijmegen.. Jaarrekeningcontrole (overeenkomstig planning en control cyclus) De gastheer Nijmegen stelt in overleg met het dagelijks bestuur van de MGR Rijk van Nijmegen een planning op voor de totstandkoming en bestuurlijke behandeling van de jaarrekening. Met inachtneming van de door de MGR Rijk van Nijmegen te bepalen einddatum zal in overleg met de Inschrijver uiterlijk 1 oktober de planning voor de controle en de termijn voor het uitbrengen van de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden vastgesteld. De termijn voor oplevering van het verslag van bevindingen bij de jaarrekening is 1 april. De Inschrijver brengt zijn verslag van bevindingen uit aan het algemeen bestuur na bespreking van een concept met de gastheer Nijmegen, de directeur van de MGR en een vertegenwoordiger van het dagelijks bestuur van de MGR. Indien de Inschrijver, tijdens de controle, afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het algemeen bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het dagelijks bestuur. Afgeven van wettelijk vereiste verklaringen (deelverklaringen) Naast de in 3.1. genoemde SISA-verklaringen, die onder het basiscontract vallen, dient de MGR Rijk van Nijmegen afzonderlijke accountantsverklaringen in te zenden ten behoeve van het rijk (ministeries) en overige geldgevers. De planning van het afgeven van de deelverklaringen wordt beperkt door de eisen van de ministeries en eventuele andere geldgevers. De controlewerkzaamheden zijn deels planmatig op jaarbasis te bepalen. Voor het overige deel zijn deze van meer incidentele aard en afhankelijk van het verloop van activiteiten gedurende het jaar. Van de Inschrijver wordt verwacht dat hij deze verklaringen opstelt binnen de daarvoor van toepassing zijnde termijnen en in overeenstemming met de hiervoor geldende eisen. De MGR Rijk van Nijmegen behoudt het recht om, indien dit in het belang van de MGR Rijk van Nijmegen is, de opdracht voor een deelverklaring te kunnen verlenen aan een andere accountant. De MGR Rijk van Nijmegen vraagt u een overzicht te geven van de verklaringen die veel voorkomen bij modulaire gemeenschappelijke regelingen (nu Werkbedrijf, ICT en de integratie van Sw organisatie Breed in het Werkbedrijf), naast de in artikel 3.1 genoemde SISA-verklaringen. Voor ieder genoemde verklaring moet u aangeven welke inzet, in uren per functie, voor deze verklaring noodzakelijk is. U kunt hiervoor bijlage 10 gebruiken. De natuurlijke adviesfunctie Onder de natuurlijke adviesfunctie wordt verstaan: alle activiteiten voor zover een relatie aanwezig is met de taakuitoefening van de Inschrijven In dit verband kan onder andere worden gedacht aan adviezen op basis van controlebevindingen, evenals aan adviezen die een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van de besprekingen van uitgebrachte (concept-)rapportages. Ook een signalerende functie met betrekking tot nieuwe ontwikkelingen en risico's is hier van belang. Een proactieve houding wordt hierin verwacht. Een afzonderlijke adviesopdracht wordt niet gegeven. Overleg met ambtelijk management, leden van het dagelijks bestuur en algemeen bestuur wordt gezien als passend binnen de natuurlijke adviesfunctie; met inachtneming van de verschillende posities, taken en verantwoordelijkheden van alle daarbij genoemde partijen. De natuurlijke adviesfunctie appelleert in hoge mate aan het adviespotentieel van de opdrachtnemer. Hierbij wordt in het bijzonder bedoeld de kennis en ervaring op het terrein van bedrijfsmatige ontwikkelingen in de gemeentelijke praktijk, de praktijk van gemeenschappelijke regelingen en de kennis en ervaring van de wet- en regelgeving en bijbehorende jurisprudentie. Ook de mate waarin de opdrachtnemer binnen zijn eigen organisatie kan of moet terugvallen op voor de MGR Rijk van Nijmegen relevante deskundigheid inzake EDP-audits, belastingrecht, automatisering, diepteonderzoeken naar rechtmatigheid, bedrijfsvergelijkingen tussen gemeenschappelijke regelingen, administratieve organisatie, enzovoort is hierbij van belang. Alle kosten behorende bij de natuurlijke adviesfunctie zitten in de opdracht, inclusief de daaruit voortvloeiende rapportages. 11

13 Gespreks- en rapportageplanning Bij de natuurlijke adviesfunctie wordt uiteraard verlangd dat een aantal gesprekken gehouden zullen worden. De minimale verwachting die wij naar aanleiding van de rapportagennomenten hebben, is vermeld in bijlage 9. Hierin is aangegeven per rapportagemoment wie de gesprekspartner van de gastheer Nijmegen, ambtelijk management en vertegenwoordigers van het bestuur zijn. Aan u wordt ook gevraagd om aan te geven wie (functie) de gesprekspartner uwerzijds zal zijn. Beschikbaarheid overige activiteiten De mogelijkheid bestaat dat het algemeen bestuur of het dagelijks bestuur de Inschrijver extra opdrachten zal verstrekken. U wordt verzocht aan te geven hoe de beschikbaarheid uwerzijds is voor dergelijke verzoeken. Voor deze diensten hanteert het algemeen bestuur vaste maximale uurtarieven. Deze tarieven bedragen: Directeur/Partner 250,- Senior Manager 175,- Senior stafmedewerker 150,- Stafmedewerker 115,- Junior stafmedewerker 60,- Uurtarieven zijn exclusief BTW, inclusief reis en verblijfkosten en kosten voor eventuele ondersteuning. 3.2 Omvang en duur van de opdracht Omvang en duur van de overeenkomst De looptijd van de overeenkomst zal twee jaar (2015, 2016) bedragen met een optie tot verlenging van twee maal één jaar (2017, 2018) 3.3 Varianten en alternatieven In het kader van deze aanbesteding zijn geen varianten en alternatieven toegestaan. 3.4 Percelen/inschrijven op een gedeelte van de opdracht Deze opdracht is niet onderverdeeld in percelen. Inschrijven op een gedeelte van een perceel is niet toegestaan. Motivatie: n.v.t. 12

14 4 De inschrijving De inschrijving dient de informatie te bevatten die hieronder wordt weergegeven. Ondernemer dient in zijn inschrijving dezelfde indeling te hanteren. 4.1 Inschrijvings- en uitvoeringsvoorwaarden Naast een zelfstandige inschrijving kan een inschrijving in combinatie, dan wel als onderaannemer plaats vinden. 4.2 Standaard document: Eigen Verklaring Algemene voorwaarden bij het invullen van de Eigen Verklaring Ondernemers zullen op basis van de ingediende Inschrijving worden geselecteerd en beoordeeld. De Eigen Verklaring (PDF) dient volledig te worden ingevuld en ondertekend door de Ondernemer (zie bijlage 2). Hoofd- en onderaanneming Hoofdaannemer stelt zich middels het ondertekenen van de Eigen Verklaring hoofdelijk aansprakelijk voor de uitvoering van de gehele opdracht. De hoofdaannemer dient de onderaannemers bekend te maken onder aangeving van de door hen uit te voeren werkzaamheden. Ingeval een hoofdaannemer een beroep doet op een derde (onderaannemer) teneinde aan de geschiktheidseisen te voldoen, is de hoofdaannemer verplicht deze derde (onderaannemer) bij de uitvoering in te schakelen. Deze onderaannemingsrelatie mag na inschrijving en gunning niet meer worden verbroken. Wijzigen van onderaannemer(s) is alleen toegestaan indien er op de betreffende onderaannemer een uitsluitingsgrond zoals genoemd in de hoofdstukken 4 van de Eigen Verklaring van toepassing is. Indien op een onderaannemer een uitsluitingsgrond van toepassing is, volgt uitsluiting van deze onderaannemer en is het de hoofdaannemer (dus) niet toegestaan deze onderaannemer bij de uitvoering van de opdracht in te schakelen. Ondernemer zal Aanbestedende dienst vrijwaren voor iedere aansprakelijkheid inzake de Wet Ketenaansprakelijkheid en/of andere wetten en regelingen. Combinatie Indien Ondernemer inschrijft als combinatie dienen alle leden van de combinatie bekend te worden gemaakt onder aangeving van de door hen uit te voeren werkzaamheden (bijlage 2). Tevens dienen alle leden de gegevens, de Eigen Verklaring en verklaringen aan te leveren (bijlage 2). In geval van een combinatie dient er één aanspreekpunt te zijn en geschiedt de facturering vanuit één partij. Dit dient u aan te geven in de Eigen verklaring paragraaf 1.6. Een eventuele wijziging respectievelijk vervanging van een combinant tijdens de looptijd van de overeenkomst kan uitsluitend met voorafgaande toestemming van de Aanbestedende dienst geschieden. De nieuwe combinant dient aan de oorspronkelijke inschrijfeisen te voldoen. Het niet voldoen aan de in deze paragraaf genoemde voorwaarden leidt tot ongeldigverklaring van de Inschrijving en/of betreft een grond voor Aanbestedende dienst om de overeenkomst te ontbinden Hoofdstuk 1 van de Eigen Verklaring: Algemene bedrijfsgegevens bij inschrijving Een Ondernemer kan slechts éénmaal zelfstandig, of in combinatie als hoofdaannemer dan wel als onderaannemer of als onderdeel van een consortium inschrijven op deze aanbesteding. Het na gunning vormen van hoofdaanneming-onderaanneming of consortium anders dan waarvoor de inschrijving heeft plaatsgevonden, is niet toegestaan en leidt alsnog tot ongeldigverklaring. Indien Ondernemer zich aanmeldt in combinatie met andere organisaties, dient voor elke combinant een ingevuld exemplaar van de Eigen Verklaring ingediend te worden. 13

15 4.2.3 Hoofdstuk 4 van de Eigen Verklaring: Uitsluitingsgronden Als eerste zal de Eigen Verklaring worden beoordeeld op volledigheid en vorm en op het voldoen aan de gestelde uitsluitingsgronden. Zie het hoofdstuk 4 van de Eigen Verklaring. Indien de Inschrijving niet voldoet aan de uitsluitingsgronden in de Eigen Verklaring, zal Aanbestedende dienst de Inschrijving terzijde leggen en de betreffende Ondernemer uitsluiten van verdere deelname Hoofdstuk 5 van de Eigen Verklaring: Geschiktheidseisen De geschiktheidseisen zijn onderverdeeld in eisen op het gebied van financiële en economische draagkracht, beroepsbekwaamheid en technische en organisatorische criteria. Zie het hoofdstuk 5 van de Eigen Verklaring Hoofdstuk 6 van de Eigen Verklaring: Eisen voor uitvoering van werkzaamheden Indien de Inschrijving niet kan voldoen aan het programma van eisen, zal aanbestedende dienst de inschrijving terzijde leggen en de betreffende ondernemer uitsluiten van verdere deelname. Zie het hoofdstuk 6 van de Eigen Verklaring. 4.3 Indeling inschrijving De inschrijving dient de informatie te bevatten die hieronder wordt weergegeven. Eigen Verklaring ondernemer conform bijlage 2 van de offerteaanvraag, volledig ingevuld, gedateerd en rechtsgeldig ondertekent inclusief bijlagen (o.a. inschrijving KvK); s( Antwoorden op de wensen die zijn gesteld in hoofdstuk 5 (duurzaamheid, social return) Ingevuld prijzenblad; ( Verklaring Maatschappelijk verantwoordelijk ondernemen; Opgave referenties volgens model; Het aanleveren van de bewijsstukken dient plaats te vinden volgens onderstaand schema: Moment van indienen bewijsstukken Omschrijving selectie-eis Bewijsdocument bij inschrijving Eigen Verklaring en Bijlage 2 Eigen Verklaring en akkoordverklaring akkoordverklaring Inschrijving in het nationale (kopie) uittreksel Kamer van beroeps-/handelsregister Koophandel of gelijkwaardig Bewijs verzekering wettelijke Bijlage 2 Eigen verklaring en aansprakelijkheid akkoordverklaring Financiële en economische Bijlage 2 Eigen verklaring en draagkracht akkoordverklaring Technische referenties Maatschappelijk ondernemen bekwaamheid: verantwoord Formulier 4 Referenties Verklaring maatschappelijk verantwoord ondernemen Bewijsdocument bij voornemen tot gunning n.v.t. n.v.t. Polis/ certificaat Bankgarantie ( of Concerngarantie 403-verklaring) Opgave van referenties n.v.t. 14

16 5 Gunningscriteria en beoordeling 5.1 Gunningcriteria Inschrijvingen die voldoen aan de minimumeisen worden beoordeeld op de in dit hoofdstuk opgenomen gunningcriteria. Gunning vindt plaats op basis van een afweging tussen kwaliteit en prijs. Naast prijs weegt aanbestedende dienst duurzaamheid een presentatie over de offerte en aanpak van werkzaamheden mee in de beoordeling Wegingsfactoren Aanbestedende dienst gunt op het criterium 'economisch meest voordelige Inschrijving', middels onderstaande wegingsfactoren. Criterium en subcriterium Inhoud van het criterium Maximale punten 1. Prijs Jaarlijkse kosten overeenkomstig de beschrijving in hoofdstuk 3 30,00 Uurtarief voor meerwerk 20,00 2. Kwaliteit Controlevisie en adviesfunctie 20,00 Maatschappelijk verantwoord ondernemen 10,00 3. Presentatie Toelichting inschrijving 20,00 Totaal 100,00 Alle inschrijvingen die voldoen aan de gestelde eisen zoals genoemd in hoofdstuk 4 van de offerteaanvraag worden beoordeeld op de gegeven antwoorden op de wensen (maatschappelijk verantwoord ondernemen) en prijs. Beoordeling van het antwoord op de wensen vindt plaats op de wijze zoals beschreven in dit hoofdstuk Gunningscriterium Prijs Aanbestedende dienst wenst Ondernemer te beoordelen op de prijzen die hij hanteert in zijn Inschrijving, ten einde de economisch meest voordelige Inschrijving te kunnen selecteren. Ondernemer hanteert voor het indienen van zijn prijzen het Prijzenblad in bijlage 6 en voegt de volledig ingevulde versie bij als bijlage. Totale puntentoekenning: Het totale aantal punten op prijs wordt bepaald door: Laagste prijsstelling scoort maximaal aantal punten i.c. 30 punten; 10% hogere prijsstelling betekent 10% minder punten i.c. 27 punten; 12% hogere prijsstelling betekent 12% minder punten i.c. 26,4 punten Hierbij geldt een afronding op 2 decimalen. Het totale aantal punten op het uurtarief bij overige activiteiten wordt bepaald door: Laagste prijsstelling scoort maximaal aantal punten i.c. 20 punten; 10% hogere prijsstelling betekent 10% minder punten i.c. 18 punten 12% hogere prijsstelling betekent 12% minder punten i.c. 17,60 punten Ook hierbij geldt een afronding op 2 decimalen. 15

17 5.1.3 Gunningscriterium Kwaliteit Aanbestedende dienst wenst Ondernemer te beoordelen op de kwaliteit die hij kan bieden in zijn Inschrijving, ten einde de economisch meest voordelige inschrijving te kunnen selecteren. Hieronder volgt een beschrijving van de gehanteerde kwaliteitscriteria in de gunning Controlevisie en invulling natuurlijke adviesfunctie Voor dit onderdeel dient Inschrijver: 1. Een omschrijving te geven van uw controleaanpak waaruit minimaal blijkt op welke wijze invulling gegeven gaat worden aan de diverse werkzaamheden zoals opgenomen in het Programma van Eisen; 2. Aan te geven of en hoe een roulatie van te controleren processen toegepast wordt; 3. Een voorbeeld op te nemen van een lijst met op te leveren stukken ten behoeve van de interim controle; 4. Een voorbeeld op te nemen van een lijst met op te leveren stukken ten behoeve van de jaarrekeningcontrole; 5. Aan te geven wat er nog meer voor inspanningen worden verwacht van de Opdrachtgever; 6. Aan te geven hoe gecommuniceerd wordt over het niet nakomen van de afspraken door de Opdrachtgever en welke eventuele financiële gevolgen daar aan verbonden zijn; 7. Aan te geven of en hoe de Opdrachtgever vroegtijdig wordt geïnformeerd over relevante wijzigingen en (landelijke) ontwikkelingen; 8. Aan te geven op welke wijze de natuurlijke adviesfunctie verder wordt vormgegeven. U dient uw beantwoording van de wensen samen te voegen in een duidelijk herkenbare bijlage bij uw inschrijving) Maatschappelijk verantwoord ondernemen De MGR Rijk van Nijmegen wenst uitdrukkelijk te kiezen voor opdrachtnemers die op het gebied van het maatschappelijk verantwoord ondernemen vooruitstrevend zijn. Ook voor de aanbesteding van de accountantsdiensten is dit geval. Onder MVO verstaat de MGR Rijk van Nijmegen zowel het nemen van maatregelen op het gebied van de duurzaamheid (milieu) als ook aspecten in het kader van sociale voorwaarden (social return etc.). Aanbestedende dienst hecht veel belang aan duurzaamheid en wenst een ondernemer te contracteren die op het gebied van duurzaamheid zijn toegevoegde waarde aantoont en zich onderscheidt van andere ondernemers. Aanbestedende dienst ziet onder andere duurzaamheidswinst te behalen in CO2 beperking, de wijze van reizen en de wijze waarop uw organisatie om gaat met het aan het werk helpen van mensen die niet in staat zijn het wettelijk minimum loon te verdienen. De Inschrijver dient in de Inschrijving aan te geven op welke wijze bij de uitvoering van de opdracht invulling gegeven gaat worden aan de aspecten van het MVO. U dient uw beantwoording van de wensen samen te voegen in een duidelijk herkenbare bijlage bij uw inschrijving (bijlage 7) Gunningscriterium presentatie Voor wat betreft de inhoud van de presentatie dienen de volgende aspecten aan de orde te komen: Controlevisie en invulling natuurlijke adviesfunctie Communicatie Samenstelling controleteam Invulling maatschappelijk verantwoord ondernemen 16

18 5.1.5 De scores op de sub criteria kwaliteit en presentatie zijn als volgt: Schaal Score Onderdeel Onderdeel Onderdeel Uitmuntend 100% Goed 80% Voldoende 60% Onvoldoende 40% Slecht 20% Ontbreekt 0% Afronding beoordeling Gunningscriteria Het beoordelingsteam van Aanbestedende dienst rondt de beoordeling af in een beoordelingsvergadering. De scores op de gunningscriteria zoals genoemd in paragraaf en worden bij elkaar opgeteld conform de vastgestelde wegingsfactoren. Zodoende zijn de totale scores per Ondernemer bekend. Indien twee Ondernemers gelijk eindigen zal door middel van loting door een notaris de winnaar bepaald worden Verificatie van bewijsstukken De Ondernemer die de voorlopig winnende Inschrijving heeft ingediend wordt, in de brief met betrekking tot het voornemen tot gunning, uitgenodigd voor verificatie. De verificatiestukken mogen niet ouder zijn dan 3 maanden en dienen binnen 14 dagen te worden overlegd. De verificatiestukken worden beoordeeld op juistheid en geldigheid. Indien tijdens de verificatie blijkt dat in de Inschrijving onjuiste informatie is verstrekt zal de betreffende Inschrijving alsnog worden uitgesloten. In een dergelijk geval wordt de Ondernemer met de eerstvolgende hoogst geëindigde Inschrijving uitgenodigd voor het aanleveren van verificatiestukken. 5.2 Gunning 1. Inschrijvingen worden door een beoordelingsteam beoordeeld aan de hand van de procedure, zoals omschreven in deze offerteaanvraag. Dit resulteert in een voorstel voor gunningbeslissing. 2. Dit gunningvoorstel zal worden voorgelegd aan het bestuur van de MGR Rijk van Nijmegen. Het bestuur neemt - op voordracht van het beoordelingsteam- het gunningbesluit. 3. De aanbestedende dienst zal dit besluit middels een voornemen tot gunning bekendmaken aan ondernemers. Alle ondernemers worden gelijktijdig schriftelijk geïnformeerd door de aanbestedende dienst over de uitkomst van de aanbestedingsprocedure. 4. Een ondernemer kan schriftelijk bezwaar maken tegen een voornemen tot gunning respectievelijk zijn afwijzing/uitsluiting. Een ondernemer verwerkt (echter) zijn recht om op te komen tegen het voornemen tot gunning respectievelijk afwijzing/uitsluiting en/of de definitieve gunning wanneer de betreffende aanbestedende dienst niet binnen 8 dagen na de datum van verzending van de brief waarin het voornemen tot gunning respectievelijk afwijzing/uitsluiting bekend is gemaakt, is gedagvaard in kort geding voor de burgerlijke rechter te Arnhem door betekening binnen de genoemde termijn van een kort gedingdagvaarding. 5. Indien tijdig een kort geding procedure aanhangig is gemaakt, zal de in rechte betrokken aanbestedende dienst niet eerder tot definitieve gunning overgaan, dan nadat in eerste aanleg is beslist. 6. Ingeval de aanbestedende dienst naar aanleiding van deze uitspraak in kort geding tot definitieve gunning overgaat en de uitspraak naar aanleiding van hoger beroep/cassatie, een bodemprocedure of anderszins geheel of gedeeltelijk wordt vernietigd respectievelijk zijn betekenis verliest, kan dit nimmer tot enige aansprakelijkheid aan de kant van de aanbestedende dienst leiden. 7. Een ondernemer komt uitsluitend in aanmerking voor definitieve gunning indien op moment van definitieve gunning nog steeds wordt voldaan aan de selectiecriteria en minimumeisen alsmede dat nog steeds geen uitsluitingsgrond van toepassing is. Mocht na definitieve gunning blijken dat op moment van gunning hieraan (toch) niet is voldaan, levert dit een ontbindingsgrond zijdens de aanbestedende dienst op. 17

19 Bijlage 1: Standaardformulier indienen vragen Het standaardformulier indienen van vragen is als word document bijgevoegd. Bijlage 2: Eigen Verklaring De Eigen Verklaring is als PDF- document bijgevoegd. Bijlage 3: Programma van Eisen De programma van eisen is als Word document bijgevoegd. Bijlage 4: Concept overeenkomst De concept overeenkomst is als PDF document bijgevoegd. Bijlage 5: Inkoopvoorwaarden MGR Rijk van Nijmegen De Inkoopvoorwaarden MGR Rijk van Nijmegen zijn als PDF document bijgevoegd. Bijlage 6: Prijzenblad Het prijzenblad is als Excel document bijgevoegd. Bijlage 7: Verklaring Maatschappelijk verantwoord ondernemen De verklaring Social Return is als Word document bijgevoegd. Bijlage 8: Model opgave referentie Het model opgave referentie is als Word document bijgevoegd. Bijlage 9: Controleverordening van de MGR Rijk van Nijmegen Het model is als PDF document bijgevoegd. Bijlage 10:Financiële verordening MGR Rijk van Nijmegen Het model is als PDF document bijgevoegd. 18

20 19