Examencentrum. Informatie voor studenten

Transcriptie

1 Examencentrum Informatie voor studenten

2 Inhoudsopgave 1 Praktische informatie Examens Locatie Data Inschrijving Verloop van een examen Examenfaciliteiten Evaluatie 5 2 Examenreglement 6 3 Handleiding square Inloggen Inschrijven voor examens Schriftelijk examen Mondeling examen Digitaal examen Uitschrijven voor examens Opdrachten indienen Individuele opdracht Groepsopdracht Feedback Bijzondere richtlijnen Wat te doen bij problemen 21 4 Examen op afstand Technical Requirement Test Een examen op afstand afleggen Belangrijke opmerkingen Wat te doen bij problemen? 31 1

3 Vanaf academiejaar start VIVES met square. Square is het platform dat alles regelt met betrekking tot examens en examenopdrachten. Nieuw is ook dat studenten afstandsonderwijs examens afleggen in een centraal examencentrum op de VIVES-campus in Kortrijk. In sommige opleidingen gaat het om alle examens, in andere opleidingen om een deel ervan. In dit document vind je meer informatie over het afleggen van examens in het examencentrum én maken we je wegwijs hoe je kan inschrijven voor examens, opdrachten kan inleveren, 2

4 1 Praktische informatie 1.1 Examens Locatie Het examencentrum van VIVES op afstand bevindt zich in de aula van t Forum van VIVES campus Kortrijk, Doorniksesteenweg 145 te Kortrijk. Examens die niet plaatsvinden in het examencentrum, worden gehouden in het eigen studiegebied. Drie dagen voor elk examen zal je een herinneringsmail ontvangen. Daarin staat duidelijk vermeld waar en wanneer je examen plaatsvindt. Je leest ook of je bepaalde benodigdheden (leerplan, cursus, rekenmachine ) mag gebruiken tijdens het examen. Lees deze mail aandachtig zodat je goed voorbereid naar je examen komt en breng de mail ook mee naar het examen. 3

5 1.1.2 Data Per opleidingsonderdeel zijn er twee examenkansen: 1 ste examenkans (vanaf oktober t.e.m. juni) 2 de examenkans of herkansing (in augustus/september) In uitzonderlijke gevallen kan een opleidingsonderdeel niet-herkansbaar zijn. Dit wordt duidelijk vermeld in de ECTS (European Credit Transfer System)-fiche van elk opleidingsonderdeel die je kan raadplegen via Het inschrijven voor examens gebeurt uitsluitend via square Inschrijving Je schrijft je ten laatste 5 kalenderdagen voor de examendatum in. De inschrijving gebeurt via square (zie rubriek 2 Handleiding square). Je kan je ook zelf weer uitschrijven voor een examen, met name tot 5 kalenderdagen voor de examendatum. Wens je een bepaald examen zeker op een bepaalde datum af te leggen, schrijf je dan tijdig in want de plaatsen zijn beperkt. In- en uitschrijven voor een examen op: maandag kan tot ten laatste de woensdagavond vooraf om u. dinsdag kan tot ten laatste de donderdagavond vooraf om u. woensdag kan tot ten laatste de vrijdagavond vooraf om u. donderdag kan tot ten laatste de zaterdagavond vooraf om u. vrijdag kan tot ten laatste de zondagavond vooraf om u. zaterdag kan tot ten laatste de maandagavond vooraf om u. Heb je technische problemen bij het inschrijven voor een examen, neem dan contact op met examencentrum@vives.be. Ben je je vergeten in te schrijven voor een examen? Neem dan onmiddellijk contact op met het studentensecretariaat of de AO-coördinator van je opleiding. Ben je ingeschreven voor een examen en neem je niet deel, dan moet je kunnen aantonen dat je gewettigd afwezig bent (bijvoorbeeld met een ziektebriefje). Je bezorgt dit bewijs aan het studentensecretariaat van je studiegebied. Ben je ongewettigd afwezig, dan verlies je deze examenkans. Je kan je meestal inschrijven voor meerdere examens op eenzelfde dag. Ook is het mogelijk om binnen eenzelfde examenmoment meerdere examens af te leggen, op voorwaarde dat de totale duur van die verschillende examens niet langer dan 3 uur bedraagt: een examen dat 1 uur duurt kan je combineren met een examen dat 2 uur duurt (zie rubriek 2 Handleiding square). 4

6 1.1.4 Verloop van een examen Je bent minstens 15 minuten voor de start van het examen aanwezig. Breng volgende zaken zeker mee: studentenkaart, identiteitskaart, schrijfgerief in een transparant zakje, materiaal dat tijdens het examens mag worden gebruikt. Jassen, tassen, gsm s (geluid afzetten!) plaats je achteraan in het examenlokaal of laat je in de wagen liggen. Je bent stil zodra je het examenlokaal binnenkomt. Je gaat pas van start met het examen nadat de toezichter hiervoor toelating heeft gegeven. Het eerste halfuur van een examen verlaat niemand het examenlokaal. Bij het indienen van het examen dien je ook alle kladpapier in. Bij het verlaten van het examenlokaal zorg je dat je de aftekenlijst hebt ondertekend. Bij laattijdigheid op een examen in het examencentrum, neem je contact op met de examencoördinator op volgend nummer: Indien je niet beschikt over een bewijs van overmacht (bewijs vertraging trein, pechverhelpingsdienst ), dan kan de toegang tot het examenlokaal worden geweigerd. Laatkomers krijgen geen extra examentijd. Als andere studenten het examenlokaal reeds verlaten hebben (dus na minstens 30 minuten na de start van het examen), worden laatkomers niet meer toegelaten. Dit betekent dat je het examen moet afleggen op een ander moment of in een volgende zittijd Examenfaciliteiten Om examenfaciliteiten aan te vragen, neem je bij de start van het academiejaar contact op met de ombuds van je studiegebied. Indien je bepaalde examenfaciliteiten hebt gekregen en een examen wenst af te leggen in het examencentrum, schrijf je je hiervoor in op de normale manier (via square). Telkens je je inschrijft voor een examen én je wenst gebruik te maken van die specifieke examenfaciliteiten, laat je dit ten laatste een week voor het examenmoment weten via examencentrum@vives.be. De coördinator van het examencentrum bekijkt dan of je het examen kan afleggen op de aangevraagde datum. Indien je vooraf geen faciliteiten hebt aangevraagd, dan kunnen die niet worden toegekend op het examen. 1.2 Evaluatie Via square kan je tussentijdse evaluaties ontvangen. Je wordt verwittigd via mail zodra er een resultaat beschikbaar is. Je ontvangt kwalitatieve feedback en/of een lettercode. We hanteren onderstaande lettercodes: AA = 15 of meer A = B = C = 8-9 D = 7 of minder Let op: soms zijn deze scores onderdeel van een groter geheel en hebben verschillende onderdelen een ander gewicht. De samengestelde score zal je op je rapport lezen. De officiële resultaten van examens en opdrachten worden bekendgemaakt via kuloket.vives.be na de beraadslaging van de examencommissie van je opleiding. De concrete data worden meegedeeld via Toledo. 5

7 2 Examenreglement De algemene richtlijnen omtrent evaluatie vind je terug in het onderwijs- en examenreglement (OER). Je kan dit reglement digitaal raadplegen via Je wordt geacht het OER te lezen en je te houden aan de afspraken die daarin zijn opgenomen. 6

8 3 Handleiding square 3.1 Inloggen Om je aan te melden op square surf je naar en kies je square uit de lijst met onderwijstools. Je komt op dit scherm terecht: Klik op Aanmelden als student of docent en log in met je studentengegevens. 7

9 3.2 Inschrijven voor examens Na het inloggen kom je terecht op dit scherm: Klik op Mijn programma om je programma te bekijken en inschrijvingen voor examens te doen, opdrachten op te laden en feedback te bekijken. Je krijgt een overzicht te zien van alle OPO s en OLA s waarvoor je bent ingeschreven. 8

10 Het inschrijven voor examens verloopt steeds op ongeveer dezelfde manier. Toch zijn er een aantal specificiteiten bij de inschrijving, afhankelijk van het type examen waarvoor je wil inschrijven. Hieronder krijg je de uitleg voor schriftelijke, mondelinge en digitale examens Schriftelijk examen Om in te schrijven voor een examen, klik je op het rode symbool naast het bewuste examen. Je komt op één van de onderstaande schermen terecht. In het eerste scherm kan je inschrijven voor het examen in het examencentrum, maar in dit voorbeeld kan je het examen ook op afstand afleggen (zie hiervoor Rubriek 4 Examen op afstand). Of een examen ook op afstand kan afgelegd worden, is afhankelijk van de opleiding en/of het vak. Het is heel belangrijk vooraleer je je inschrijft om na te kijken op welke manier een examen kan afgelegd worden, omdat de examenmomenten In examencentrum, Op afstand en Niet in examencentrum (zie verder) kunnen variëren. 9

11 Nadat je op Schrijf je in hebt geklikt, krijg je in onderstaand scherm de mogelijke examenmomenten voor het examen te zien. Je klikt op de datum en het uur waarop je het examen wenst af te leggen. Je inschrijving is geregistreerd. De datum en het tijdstip waarop je het examen zal afleggen, verschijnt naast het examen in je programma. Naast het eerste symbool (dat nu oranje is geworden) komt een tweede symbool (sterretje) tevoorschijn. Dit betekent dat je ingeschreven bent voor dit examen. Via het oranje symbool kun je je inschrijving nog aanpassen, indien dit binnen de geldende regels kan (zie hiervoor Rubriek Inschrijving. Hoe je jezelf kan uitschrijven voor een examen lees je in Rubriek 3.3 Uitschrijven voor examens). 10

12 3.2.2 Mondeling examen Het inschrijven voor een mondeling examen verloopt grotendeels op dezelfde manier als voor een schriftelijk examen. In onderstaand scherm zijn Vereisten / Opmerkingen en Benodigdheden opgenomen. Naast de duur van het examen bevatten deze velden heel nuttige informatie. Deze velden kunnen ook zichtbaar zijn bij schriftelijke of digitale examens. In bovenstaand scherm wordt het mondeling examen aangeboden op afstand, dit is opnieuw afhankelijk van de opleiding en/of het vak. De andere optie, zoals je ziet in onderstaand scherm, is om het mondeling examen af te leggen Niet in het examencentrum. Na inschrijving zal de exacte locatie van het examen doorgegeven worden, ten laatste in de herinneringsmail. 11

13 Nadat je op Schrijf je in hebt geklikt, krijg je in onderstaand scherm de mogelijke examenmomenten voor het examen te zien. Je klikt op de datum en het uur waarop je het examen wenst af te leggen. Per uur wordt telkens het eerste nog vrije moment toegekend. Je inschrijving is geregistreerd. De datum en het tijdstip waarop je het examen zal afleggen, verschijnt naast het examen in je programma. 12

14 3.2.3 Digitaal examen Het inschrijven voor een digitaal examen verloopt grotendeels op dezelfde manier als voor een schriftelijk examen. In onderstaand scherm krijg je een bijkomend veld Evaluatie(s) te zien. Dit veld is ook zichtbaar bij schriftelijke of digitale examens, als de docent van dat vak de evaluatiecriteria heeft opgeladen. In bovenstaand scherm kan je inschrijven voor het digitaal examen In examencentrum ; in onderstaand scherm kan je ervoor inschrijven Niet in examencentrum. Na inschrijving zal de exacte locatie van het examen doorgegeven worden, ten laatste in de herinneringsmail. 13

15 Nadat je op Schrijf je in hebt geklikt, krijg je in onderstaand scherm de mogelijke examenmomenten voor het examen te zien. Je klikt op de datum en het uur waarop je het examen wenst af te leggen. Je inschrijving is geregistreerd. De datum en het tijdstip waarop je het examen zal afleggen, verschijnt naast het examen in je programma. 14

16 3.3 Uitschrijven voor examens Tot 5 kalenderdagen voor een examen kan je je uitschrijven voor een examen (zie hiervoor Rubriek Inschrijving). Om je uit te schrijven klik je op het oranje symbool naast het bewuste examen. Klik op Verwijder inschrijving. Je merkt dat de gegevens van de inschrijving (datum en uur) naast Schriftelijk examen verwijderd zijn. 15

17 3.4 Opdrachten indienen Naast het inschrijven voor examens kan square ook gebruikt worden om opdrachten in te dienen. Of deze feature van square in jouw opleiding hiervoor gebruikt wordt, is afhankelijk van de opleiding. Hieronder wordt getoond hoe je een individuele of groepsopdracht kan indienen. Naast de opdrachten staat in je programma telkens de deadline (datum en tijdstip) vermeld Individuele opdracht Om een opdracht in te dienen klik je op het rode symbool naast de bewuste opdracht. Je krijgt volgend scherm te zien: 16

18 Klik op Opdracht(en) opladen. Je krijgt onderstaand scherm te zien. Klik op Opdracht opladen en selecteer het gewenste bestand op je computer. Je kan meerdere bestanden opladen door gebruik te maken van de knop Voeg opdracht toe. 17

19 Nadat je alle bestanden hebt opgeladen, kun je eventueel in het veld Opmerkingen nog commentaar bij je opdracht invullen. Klik hierna op de rode knop Opdracht opladen. Je ziet in je programma dat er een tweede symbool (sterretje) verschijnt naast je opdracht. Dit betekent dat de opdracht correct werd opgeladen. 18

20 3.4.2 Groepsopdracht Bepaalde docenten geven groepsopdrachten. Deze kunnen eveneens ingediend worden via square. Het indienen van een groepsopdracht verloopt op dezelfde manier als het indienen van individuele opdrachten. Bij groepsopdrachten volstaat het dat één van de groepsleden de opdracht indient. De ingediende opdracht wordt automatisch opgenomen in de programma s van de andere groepsleden. 19

21 3.5 Feedback Nadat een docent je examen of opdracht heeft geëvalueerd, krijg je hiervan feedback. Je krijgt nooit een cijfer te zien, wel een letter (zie hiervoor Rubriek 1.2 Evaluatie). De toegekende (letter)score kan je bekijken in je programma. Het is mogelijk dat de docent naast de eigenlijke score ook een evaluatiefiche heeft opgesteld. Om deze te bekijken klik je de opdracht of het examen open. Je kan nu klikken op Jouw evaluatie om de evaluatiefiche te downloaden. 20

22 3.6 Bijzondere richtlijnen Telkens je een actie hebt ondernomen in square, krijg je hier een mail (op je VIVES-mailaccount) en een notificatie van. Er worden notificaties gegenereerd wanneer je een opdracht hebt opgeladen en wanneer je feedback hebt gekregen van een docent. Je kan je inschrijven voor meerdere examens op één dag. Je kan zelfs inschrijven voor meerdere schriftelijke of digitale examens in het examencentrum op eenzelfde examenmoment, op voorwaarde dat de totale duur van die examens, samen niet meer dan 3 uur bedraagt. Heb je recht op specifieke examenfaciliteiten, dien je nadat je bent ingeschreven voor een examen een mail te sturen naar examencentrum@vives.be, indien je van die specifieke examenfaciliteiten gebruik wenst te maken voor dat examen (zie Rubriek Examenfaciliteiten). In square zal je ook kunnen inschrijven voor de tweede examenkans. Meer informatie zal je ontvangen vanuit je opleiding. 3.7 Wat te doen bij problemen Ondervind je technische problemen bij het gebruik van square, meld dit dan via examencentrum@vives.be. Je vraag wordt zo snel mogelijk behandeld en beantwoord. 21

23 4 Examen op afstand In verschillende opleidingen wordt een aantal examens op afstand aangeboden. Voor deze manier van examens afleggen hoef je dus je deur niet meer uit. Per examen dat je op deze manier aflegt, wordt 15 euro aangerekend. Dit wordt verrekend op de schoolfactuur. De opleiding die je volgt bepaalt of en welke examens je op deze manier kan afleggen. Je schrijft voor examens op afstand in via square, via het tabblad Op afstand (zie Rubriek 2 Handleiding square). Voor een examen op afstand heb je een laptop met ingebouwde microfoon en webcam, of een vaste pc met microfoon en webcam, nodig, samen met een smartphone of tablet of ander device, waarop je de app van ProctorExam kan installeren. Deze app is gratis. Daarnaast dien je Google Chrome te gebruiken als webbrowser. 4.1 Technical Requirement Test Nadat je je hebt ingeschreven voor een examen op afstand, ontvang je een 4-tal dagen voor het examenmoment een mail met een link om je technische faciliteiten te testen. Je voert deze check uit op de computer die je ook zal gebruiken om het examen af te leggen. Klik op Click here to go through the check. Hierna kom je op volgend scherm terecht: 22

24 Klik op Start System Test. Als eerste wordt je microfoon getest. Het volstaat om iets te zeggen dat de microfoon kan oppikken. Het systeem zal het geluid registreren en indien dit werkt, kan je klikken op Next. Nu worden je luidsprekers getest. Als je muziek hoort afspelen, kan je opnieuw bevestigen. Eens je dit hebt bevestigd, klik je opnieuw op Next, waarna de webcam van je laptop of pc wordt getest. 23

25 Het systeem herkent dat er beeld geregistreerd wordt door je webcam, waarna je opnieuw op Next kan klikken. Nu krijg je de vraag om de app op je smartphone of tablet of ander device te installeren. De app ProctorExam kan je terugvinden in de AppStore of op GooglePlay. Zorg ervoor dat de app reeds vooraf geïnstalleerd staat en voer de code in die op het scherm wordt weergegeven. Je mobiele camera stuurt beeld door, dat eveneens door het systeem wordt herkend. Druk opnieuw op Next om naar de volgende stap te gaan. Deze stap is meteen de laatste in de Technical Requirement Test en vraagt je om je scherm te delen. 24

26 Je selecteert Volledig scherm en klikt op Delen. Het kan gebeuren dat je een kleine plugin moet installeren in Google Chrome, klik in dat geval gewoon op Ja of Toevoegen of Accepteren. Belangrijke opmerking hierbij is dat je voor het examen geen bijkomende schermen met je pc of laptop mag verbinden. Dit wordt gecontroleerd aan de hand van de beelden van je mobiele camera (zie ook Rubriek 3.3 Belangrijke opmerkingen). Hiermee heb je de volledige test doorlopen. Als dit gelukt is, krijg je een bevestigingsmail, met ook de link die je zal gebruiken om het examen af te leggen. 25

27 Het is uiteraard ook mogelijk dat je problemen ervaart tijdens deze Technical Requirement Test. Doorheen de volledige procedure heb je regelmatig de knop Issues die verschijnt. Heb je problemen, dan kan je steeds op die knop klikken om de meest voorkomende problemen met de respectievelijke oplossing te bekijken. Lukt het hiermee, dan kan je uiteraard weer verder. Is je probleem echter niet opgelost, dan kan je onderaan rechts op de Support -knop klikken. Je komt dan in de Support-chat terecht. Vermeld zo duidelijk mogelijk wat je probleem precies is en vermeld hoe ProctorExam jou kan contacteren (mail, telefoon ). Je zal dan eerstdaags gecontacteerd en geholpen worden om de technische problemen te verhelpen. 4.2 Een examen op afstand afleggen Indien je de Technical Requirement Test succesvol hebt kunnen afleggen al dan niet met ondersteuning door ProctorExam, ontvang je een mail met de link naar je examen. Deze link zal pas toegang geven op het ingeschreven moment (dag en uur) van het examen dat je op afstand zal afleggen. Zorg ervoor vooraleer je klikt op Join the exam dat alle andere programma s, tabs van internetbrowsers en apps gesloten zijn. Zorg er ook voor dat je laptop of pc en smartphone of ander device opgeladen zijn én tijdens het examen op stroom kunnen werken in plaats van op batterij. Eens je de examenlink hebt aangeklikt, kom je op volgend scherm terecht: 26

28 Je selecteert Volledig scherm en klikt op Delen. We herhalen hier nogmaals dat het niet toegestaan is om meerdere schermen aan je pc of laptop te verbinden. Indien dit wel het geval is, wordt je examen als ongeldig beschouwd. Eens je scherm gedeeld, wordt alle activiteit op je computer geregistreerd en bewaard. Eerst wordt gevraagd je identiteitskaart te tonen, voor- en achterkant, aan de camera. Doe dit heel rustig, je ziet zelf op je computer hoe je identiteitskaart in beeld wordt gebracht. Nu je jezelf geïdentificeerd hebt, wordt gevraagd de app op je smartphone of tablet of ander device op te starten. Voer de code die je op je computer te zien krijgt, in de app in. Volg nu de verschillende stappen in de procedure en voer de gevraagde commando s uit. Er wordt gevraagd je computer en klavier te tonen, wat zich achter je computer bevindt. Er zal je ook gevraagd 27

29 worden het plafond en de onderkant van je bureau in beeld te brengen. Daarnaast registreer je met je mobiele camera ook de examenruimte zelf én toon je ook je gezicht in close-up, met speciale aandacht voor je oren. Je krijgt telkens aan de hand van een voorbeeldfilmpje te zien wat je moet doen. Klik op Next Step, telkens je een stap hebt uitgevoerd. Als laatste stap in deze Environment Setup wordt gevraagd om de mobiele camera in een hoek achter je te plaatsen, zodat er een ruim zicht is op de examenruimte. Zorg ervoor dat je mobiele camera vanaf nu niet meer op batterij werkt, maar op de stroom is aangesloten. 28

30 Eens dit gebeurd is, krijg je volgend scherm te zien. Zodra je klikt op Start Exam krijg je het instructiescherm van het examen te zien. Bij deze instructie staat vermeld wat je nodig hebt of mag gebruiken voor dit examen en krijg je een aantal richtlijnen mee. Lees deze goed door vooraleer echt te starten met je examen. 29

31 Bij elk examen is de duur uiteraard ingesteld. De resterende tijd kan je zien op de timer bovenaan de pagina. De twee iconen naast de timer tonen je het beeld van je webcam en het beeld van je mobiele camera. Je kan hier dus zelf ook nog eens testen of alle beeldmateriaal correct wordt geregistreerd. Zodra je op de link in het instructievenster klikt, begint je examen. Zorg ervoor dat je je studentennummer en bijhorend wachtwoord kent, aangezien je dat nodig hebt om het examen af te leggen. Eens ingelogd, zie je dat het examen klaar staat. Je klikt op Start en kan beginnen. Succes toegewenst! 30

32 Om te vermijden dat je de tijd uit het oog verliest, begint er 5 minuten voor de tijd om is muziek te spelen. Je krijgt dan volgende melding: Klik op Ok om dit te bevestigen en zorg er dan ook voor dat je het examen afrondt voor de 5 minuten verstreken zijn. 4.3 Belangrijke opmerkingen Het is niet toegestaan om tijdens het afleggen van een examen op afstand contact te hebben met iemand anders. De examenruimte mag niet verlaten worden en niemand krijgt toegang tot de examenruimte. Het is niet toegestaan om (een) bijkomend(e) scherm(en) aan je laptop of pc aan te sluiten. Je computer is bij voorkeur met een kabel met het internet verbonden. Indien dit niet mogelijk is, is het belangrijk dat je een sterk draadloos netwerk kan gebruiken. Ook je smartphone of ander device moet je via een draadloos netwerk verbinden met het internet. Je gebruikt hiervoor dus wifi en geen 3G- of 4G-verbinding. Het gebruik van kladpapier is toegestaan, onder strikte voorwaarden: o Enkel wit papier, voor en achter, waar uiteraard niets op gedrukt of geschreven staat. o Enkel losse vellen mogen gebruikt worden, geen blocnotes of schriften of o Het kladpapier wordt gefilmd met de mobiele camera bij aanvang van het examen. o Telkens een blad kladpapier wordt gebruikt wordt dit uitdrukkelijk getoond aan de camera. o Elk kladblad dat je begint te gebruiken moet je manueel nummeren, zowel voor als achter. o Het is niet toegestaan om vragen uit het examen over te nemen op het kladpapier. o Bij het afronden van het examen wordt elk kladblad aan de camera getoond, zowel voor- als achterkant. Dit gebeurt rustig zodat alles geregistreerd kan worden. 4.4 Wat te doen bij problemen? Ook al heb je de Technical Requirement Test goed doorlopen, is het altijd mogelijk dat er iets technisch vastloopt. Meestal is het zo dat een technisch probleem zich manifesteert vooraleer je effectief aan je examen bent begonnen, maar computers en elektronica in het algemeen durven je al eens in de steek te laten op cruciale momenten We willen en kunnen je echt geruststellen, dit is echt eerder uitzondering dan regel. Panikeer vooral niet, een telefonische helpdesk is bereikbaar op het nummer Gebruik dit telefoonnummer niet voor inhoudelijke vragen bij het examen; enkel bij technische problemen kan er hulp geboden worden. 31