AAN DE VERENIGDE VERGADERING. 1. Aanleiding

Transcriptie

1 DATUM VERGADERING 21 September 2006 AGENDAPUNTNUMMER j (rt BIJLAGE(N) 2 REGISTRATIENUMMER VOORSTEL D&H DATUM BEHANDELING IN D&H 6 jlinj 2006 AAN DE VERENIGDE VERGADERING JAARVERSLAG OGOL 2005 B Aanleiding De laboratoriumactiviteiten van het Hoogheemraadschap van Delfland zijn officieel per l januari 2001 ondergebracht bij het laboratorium van het waterschap Hollandse Delta (WSHD). In de samenwerkingsovereenkomst is vermeld dat jaarlijks over de samenwerking dient te worden gerapporteerd aan dijkgraaf en heemraden en de Verenigde Vergadering. 2. Voorstel Kennis te nemen van het jaarverslag OGOL 2005 zoals vastgesteld door het OGOL (Orgaan Georganiseerd Overleg Laboratoriumactiviteiten Hoogheemraadschap van Delfland en waterschap Hollandse Delta). 3. Achtergrondinformatie Jaarverslag OGOL Motief Conform de samenwerkingsovereenkomst 5. Gevolgen a. Financieel: Niet van toepassing. b. Personeel: Niet van toepassing. c. Juridisch: Niet van toepassing. d. Communicatief: Niet van toepassing.

2 DATUM VERGADERING 21 september 2006 ONDERWERP jaarverslag OGOL 2005 PAGINA 2 van 2 e. Wijze van publiceren: 0 Niet van toepassing D Intranet D Internet D Ter inzagelegging D Pers 6. Verdere aanpak/procedure N.v.t. 7. Evaluatie N.v.t. Dijkgraaf en heemraden, secretaris, dijkgraaf, ir. J.B. van Gerdingen. ing. J.M. Bijlagen (2 Jaarverslag OGOL Ontwerp besluit Verenigde Vergadering

3 Hoogheemraadschap van Delfland Jaarverslag 2005 Samenwerking Delfland / WSHD Laboratoriumactiviteiten f ff C^fiviA t^f > i f fff f f f fff. j door: H.Kroon (WSHD) versie: 2 R.Hoefnagel (HvD)

4 Inhoudsopgave Pagina 1. Inleiding 1 2. Samenvatting 1 3. Structuur samenwerking 1 4. Laboratoriumproductie HDAW, Cluster Afvalwaterzuivering en Werken H D OW, Sector B&O team Watersysteemkwaliteit H D LZ, Sector V&H team Handhaving H D WB, Sector OWB team Onderhoud water 3 5. Kwaliteit Normen Accreditatie Klachten Levertijden Nieuwe analyses 6 6. Logistiek Monstertransport Emballage Conservering 7 7. Rapportage 7 8. Facturering 8 Bijlage 1. Procedure F042 / Werkwijze / Afspraken met opdrachtgever Hoogheemraadschap van Delfland 2. Uitvoeringsovereenkomst per 1 januari 2005

5 1. Inleiding De laboratoriumactiviteiten van het Hoogheemraadschap van Delfland zijn officieel per 1 januari 2001 ondergebracht bij het laboratorium van het Waterschap Hollandse Delta (WSHD), tot 1 januari 2005 genaamd het Zuiveringsschap Hollandse Eilanden en Waarden (ZHEW). In dit jaarverslag wordt de naam WSHD gebruikt. In de samenwerkingsovereenkomst is vermeld dat jaarlijks aan het algemeen bestuur wordt gerapporteerd over de samenwerking en of de gemaakte afspraken zijn nagekomen. Met dit beknopte jaarverslag wordt beoogd een beeld te schetsen van de gerealiseerde prestaties en in hoeverre de afspraken in het contract zijn nagekomen. 2. Samenvatting De samenwerking tussen Delfland en WSHD op het gebied van de laboratoriumactiviteiten verloopt naar tevredenheid. De communicatiestructuur is helder vastgelegd en komt tot uitdrukking in een goede reguliere afstemming op ambtelijk niveau. De kwaliteit van het laboratoriumonderzoek wordt volgens de geldende richtlijnen en normen uitgevoerd en bewaakt. De belangrijkste zaken uit 2005 zijn: - hogere laboratoriumproductie dan begroot (zie 4) - verrekening volgens de uitvoeringsregeling vanwege de BTW-vrijstelling (zie 8). De laboratoriumproductie, de facturering en de archivering van het laboratoriumonderzoek zijn conform de in het contract vastgelegde afspraken uitgevoerd. 3. Structuur samenwerking Voor de overlegstructuur wordt verwezen naar de F042 procedure Werkwijze / Afspraken met opdrachtgever Hoogheemraadschap van Delfland, zie bijlage 1. Opdrachtgever/ Opdrachtnemer Het laboratorium van het WSHD is in de samenwerkingsovereenkomst de opdrachtnemer en verschillende afdelingen van Delfland zijn de opdrachtgevers. Binnen Delfland is de laboratoriumcoördinator het aanspreekpunt voor de verschillende opdrachtgevers naar WSHD en andersom (zie figuur 1). De laboratoriumcoördinator draagt zorg voor de dagelijkse gang van zaken met betrekking tot de samenwerkingsovereenkomst. Figuur 1. Organisatie binnen het Hoogheemraadschap van Delfland C Cluster AWW J ( B&O team WSK l V&H team HH ( OWBteamOW J

6 Reguliere afstemming De dagelijkse afstemming tussen WSHD en Delfland verloopt naar tevredenheid. Door deze dagelijkse afstemming en de direct volgende acties, die van beide kanten worden genomen, komen misverstanden of klachten niet of nauwelijks voor. Het AOL (ambtelijk overleg laboratoriumactiviteiten) Het gestructureerd overleg op ambtelijk niveau verloopt naar tevredenheid. Aan dit overleg wordt deelgenomen door de heren Hoefnagel en Appeldoorn van Delfland en de heren Kroon en Otto van WSHD. Het ambtelijk overlegorgaan AOL is tweemaal bijeen geweest (10/02 en 22/09). Tijdens het overleg zijn op constructieve wijze de voortgang en eventuele knelpunten besproken. Het OGOL (orgaan georganiseerd overleg laboratoriumactiviteiten) Het OGOL is in 2005 eenmaal bij elkaar geweest (8/10). Aan dit overleg wordt deelgenomen door de heren Fransen en Slooters van Delfland en mevrouw van Veen en de heer Peelen van WSHD. Extra bijeenkomst Omdat bij beide waterschappen in 2005 een nieuw bestuur is geïnstalleerd, heeft op 7 september een overdrachtsbijeenkomst plaatsgevonden. Na een rondleiding over het lab is onder het genot van een etentje afscheid genomen van de heren Spelter (portefeuillehouder Delfland), Bikker (portefeuillehouder WSHD) en Van der Vlies (directeur CL WSHD). De plaatsen in het OGOL zijn hierbij overgenomen door respectievelijk de heer Fransen, mevrouw van Veen en de heer Peelen. Verder waren op de bijeenkomst de heren Kroon (WSHD) en Hoefnagel ( Delfland) aanwezig. 4. Laboratoriumproductie Omdat er binnen Delfland verschillende opdrachtgevers zijn, wordt een onderverdeling gemaakt bij de laboratoriumproductie: HD AW, cluster Afvalwaterzuivering en Werken; HD LZ, sector Vergunning en Handhaving, team Handhaving; HD OW, sector Beleid en Onderzoek, team Watersysteemkwaliteit; H D WB, sector Operationeel Waterbeheer, team Onderhoud water. De gegevens van de begroting (zie tabel 1) zijn overgenomen uit de offerteaanvraag van Delfland voor de periode 2000 tot 2004 en de begroting van De laboratoriumproductie wordt uitgedrukt in ILOW punten.

7 Tabel 1. Laboratoriumproductie in ILOW punten. Tussen haken is de percentuele afwijking ten opzichte van de begroting opgenomen. Opdracht gever Begroting Realisatie 2003 Realisatie 2004 Bsgroting 2005 Realisatie 2005 HDAW HDLZ HDOW HDWB Totaal (-30%) (+6%) (-14%) (-11%) (-63%) (+ 13%) (-48%) (-28%) (- 3 %) (+ 81 %) (+ 4 %) (+ 37 %) (+16%) De totale laboratoriumproductie is t.o.v. de begroting 2005 met 16 % toegenomen in 2005 en zelfs 36 % hoger vergeleken met Dit wordt veroorzaakt door: - toename onderzoek in het kader van de handhaving; - toename van waterbodems. De productie bij het cluster Afvalwaterzuivering en Werken en sector B&O team Watersysteemkwaliteit ligt in de lijn van de begroting. Voor een vergelijking met voorgaande jaren is ook de realisatie van 2003 en 2004 in de tabel opgenomen. 4.1 HD AW, cluster Afvalwaterzuivering en Werken De planning versus realisatie van de laboratoriumproductie is in tegenstelling tot voorgaande jaren goed op één lijn. In het jaar 2004 werd het grote verschil veroorzaakt doordat de awzi Houtrust per 5/12/2003 door Delfluent is overgenomen en de analyses voor deze zuivering niet meer in dit overzicht zijn opgenomen. De analyses worden nog wel door WSHD uitgevoerd, maar de kosten van deze werkzaamheden worden betaald door Delfluent. De planning (actuelere situatie) die het cluster Afvalwaterzuivering en Werken elk jaar verstrekt, verschilt nauwelijks met datgene wat in werkelijkheid is geanalyseerd. 4.2 HD OW, sector B&O team Watersysteemkwaliteit De werkelijke laboratoriumproductie ligt 4 % hoger dan in de begroting was opgenomen. Dit heeft te maken met het feit dat alleen de reguliere monsterritten zijn opgenomen en niet de ad-hoc bemonsteringen. Dit jaar is er een extra toename in de productie, die vooral veroorzaakt wordt door extra meetinspanningen in verband met de implementatie van de Europese Kaderrichtlijn Water en enkele grote projecten (zwemwater en bestrijdingsmiddelen). 4.3 HD LZ, sector V&H team Handhaving In de planning is nog rekening gehouden met een beperkt monsteraanbod. Inmiddels blijkt dat de bijdrage van Handhaving jaarlijks toeneemt en inmiddels een substantieel onderdeel van de totale productie is geworden. Dit heeft vooral te maken met de professionalisering

8 van de handhavingstaken en daarmee is ook het aantal controles aanzienlijk verhoogd. De verwachting is dat dit in de komende jaren alleen maar meer gaat worden. 4.4 HD WB, sector OWB, team Onderhoud Water Het waterbodemonderzoek ligt 37 % hoger dan datgene wat is begroot. In de begroting 2005 is uitgegaan van ca. 500 waterbodemmonsters. In 2005 zijn ruim 700 waterbodems geanalyseerd. Deze toename wordt vooral veroorzaakt doordat Delfland het onderhoud van watergangen van de gemeente Den Haag heeft overgenomen. Hierdoor is het aantal waterbodemmonsters hoger uitgekomen.

9 5. Kwaliteit 5.1 Normen De kwaliteit van het laboratoriumonderzoek wordt voor een belangrijk deel bepaald door de toe te passen normen voor de verschillende parameters. Het laboratorium heeft de normen toegepast, zoals deze zijn vastgelegd in de offerte. De volgende verrichtingen zijn in 2005 aangepast en / of uitgebreid. De bepaling van orthofosfaat in oppervlaktewater en afvalwater, gelijkwaardig aan NEN EN ISO De bepaling van ammonium in oppervlaktewater en afvalwater, gelijkwaardig aan NEN EN ISO De bepaling van chloride in oppervlaktewater en afvalwater, gelijkwaardig aan NEN EN ISO 15682; De bepaling van nitraat en nitriet in oppervlaktewater en afvalwater, gelijkwaardig aan NEN EN ISO De bepaling van sulfaat in oppervlaktewater en afvalwater, gelijkwaardig aan NEN Het betreffen analyses die met een discrete analyzer worden uitgevoerd. Op basis van gedegen onderzoek is aangetoond dat de resultaten van deze nieuwe methode overeenkomen met de gevraagde normen. Het NEN werkt aan een norm voor de discrete analyzer die naar verwachting als conceptnorm in april 2006 zal verschijnen. 5.2 Accreditatie In april 2005 is de Raad voor Accreditatie (RvA) voor een jaarlijkse controle op bezoek geweest bij het laboratorium van WSHD. In dit verslagjaar heeft de RvA tijdens de beoordeling extra aandacht besteed aan: validatie van verrichtingen volgens aangescherpte normering NEN 7777, "Het milieu - prestatiekenmerken van meetmethoden"; interne audits; deelname aan en score in de ringonderzoeken. De aangepaste en / of gewijzigde verrichtingen zijn in 5.5. vermeld en geaccrediteerd. Het team van de Raad voor Accreditatie heeft aangegeven dat het laboratorium van WSHD beschikt over deskundig personeel en een goed kwaliteitssysteem en dat de kwaliteit van het laboratoriumonderzoek op het gewenste niveau is gehandhaafd. De accreditatie wordt gecontinueerd. 5.3 Klachten Opdrachtgevers worden gevraagd opmerkingen / klachten naar aanleiding van bijvoorbeeld analyseresultaten te melden volgens de klachtenprocedure. In 2005 zijn 13 klachten (in 2002, 2003 en 2004 resp. 22, 15 en 8 klachten) geregistreerd. Van de 13 klachten waren er 4 terecht (in 2002, 2003 en 2004 resp.11, 3 en 1 terechte klachten). De terechte klachten hadden te maken met foutieve pakketkoppeling in lims (2x), een berekeningsfout en een monsterverwisseling. Het aantal terechte klachten is beperkt en incidenteel.

10 5.4 Levertijden De levertijden van de laboratoriumanalyses waren in het verleden een knelpunt. Omdat WSHD zich niet volledig aan de afgesproken levertijden kon houden, zijn in overleg deze levertijden in 2003 aangepast. Hierbij is afgesproken de levertijden te verruimen, met hieraan gekoppeld een betalingskorting als deze levertijden niet worden gehaald. Deze korting is ingegaan per 1 oktober De te realiseren levertijden zijn vooral van belang voor monsters van Handhaving en waterbodemprojecten. Het waterbodemonderzoek is in 2005 naar tevredenheid afgerond. Voor wat betreft de monsters van Handhaving heeft de ingezette verbetering in de levertijden duidelijk doorgezet. In 2005 zijn 8 (1,7 %) van de 475 aangeleverde Handhaving monsters buiten de levertijd van 15 werkdagen gerapporteerd en is de kortingsregeling toegepast (geen betaling bij een levertijd van meer dan15 werkdagen). Dit resultaat is beter dan voorgaande jaren, maar blijft toch een aandachtspunt. Gemiddeld worden de monsters na 7,5 werkdagen gerapporteerd. Dit is vooral afhankelijk van het type aangevraagde analyses. De nat-chemische analyses worden over het algemeen binnen 2-5 werkdagen gerapporteerd, de metalen en standaard organische analyses worden na 5-10 dagen geanalyseerd en de minder gangbare analyses (die meestal worden uitbesteed), hebben een levertijd van werkdagen. 5.5 Nieuwe analyses Verschillende analysepakketten zijn in het verslagjaar uitgebreid en enkele nieuwe verrichtingen worden in eigen beheer opgepakt. Het laboratorium heeft in 2005 gewerkt aan: - de analyse van chloorfenoxycarbonzuren en fenylureumherbiciden m.b.v. LCMS; de analysemethode is geaccrediteerd en met verschillende componenten uitgebreid. - de implementatie van de discrete analyzer ter vervanging van twee autoanalyzer systemen Het betreft analyse van nutriënten, chloride en sulfaat in oppervlaktewater en afvalwater. Gelijkwaardigheid t.o.v. oude normen is aangetoond en de methode is geaccrediteerd. - uitbreiding en accreditatie van het standaard metalen pakket met o.a. molybdeen, tin, zirconium. - integreren methoden van voorbewerking PAK's, Olie en PCB / OCB's. De voorbewerkingen zijn binnen de normmethoden geüniformeerd en door gevoerd. - validatie van EOX in slib. - voorbereidingen methode validatie glyfosaat/ampa met LCMS. 6 Logistiek 6.1 Monstertransport Het monstertransport is in 2005 uitbesteed aan het koeriersbedrijf van Alphen Transport. In voorgaande jaren was dit uitbesteed bij de koeriersdienst van het milieulaboratorium Tauw in Deventer. Nadat deze had aangegeven hiermee te willen stoppen, heeft het bedrijf ETS het transport van monsters en emballage van Delfland naar WSHD en andersom enige tijd uitgevoerd. Aangezien er nogal eens problemen met het transport waren, is in 2005 overgestapt op van Alphen Transport. Dit bedrijf doet ook de postbezorging naar de buitenlocaties voor WSHD. Zowel Delfland als WSHD is erg tevreden over de manier waarop het transport nu wordt uitgevoerd. De kosten die hieraan zijn verbonden, zijn iets hoger dan bij TAUW, maar van Alphen verschijnt wel dagelijks op een vaste tijd en verhoogt hiermee de continuïteit. Delfland betaalt

11 hetzelfde bedrag als bij TA UW ( ,00 per jaar) en het verschil wordt betaald door WSHD. 6.2 Emballage De emballage wordt door WSHD aan Delfland verstrekt. Op basis van bestellingen van de verschillende afdelingen van Delfland, draagt WSHD zorg voor het tijdig aanleveren van de benodigde emballage. Ook dit verloopt naar behoren. 6.3 Conservering De conservering van de monsters is net als in 2004 uitgevoerd volgens de NEN EN ISO Het kwaliteitssysteem van het laboratorium van WSHD volgens de internationale norm NEN EN ISO/IEC verwijst en conformeert zich aan NEN-EN-ISO , waarin aangescherpte voorwaarden voor monsterconservering zijn opgenomen. 7 Rapportage De rapportages van het laboratoriumonderzoek naar de verschillende afdelingen van Delfland worden zowel digitaal als op papier uitgevoerd. De vorm waarin de digitale bestanden worden aangeleverd verschilt per opdrachtgever binnen Delfland. Dit is afhankelijk van het dataverwerking systeem, zoals dat op de verschillende afdelingen wordt gebruikt. Er wordt pas gerapporteerd als alle gegevens van een monster bekend zijn, dus tussentijdse rapportages vinden niet plaats. Wel heeft Delfland beschikking over een CITRIX verbinding, waarmee kan worden ingelogd op het laboratorium informatie systeem van WSHD. Hiermee is het voor Delfland mogelijk te bepalen welke informatie al beschikbaar is van een monster(rit). Van deze CITRIX verbinding wordt dagelijks gebruik gemaakt.

12 8 Facturering De facturering van het laboratoriumonderzoek is in 2005 aangepast aan de overeenkomst gebaseerd op "kosten voor gemene rekening". Op basis van de begrote laboratoriumproductie voor Delfland en WSHD in 2005 is een voorcalculatie gemaakt en wordt het laboratoriumonderzoek maandelijks gefactureerd. Op basis van de jaarrekening en de vooraf vastgestelde verdeelsleutel worden de werkelijke kosten berekend. De jaarrekening van WSHD is nog niet beschikbaar. Een voorlopige berekening is gemaakt en is als volgt opgebouwd. Organisatie WSHD Delfland Delfluent RIZA Waterschap Rivierenland Derden Totaal ILOW punten % 45,2 16, ,4 16,6 2,8 100 % Totale ILOW productie WSHD en Delfland ILOW punten (62 % van het totaal). Hiervan komt 72,9 % tl.v. WSHD en 27,1 % t.l.v. Delfland. Totale kosten berekent op basis van de voorlopige jaarrekening bedraagt ,-- incl. uitbesteding ,- en transportkosten tb.v. Delfland ,-. De kosten zijn ca. 30 % hoger dan in de geraamde kosten volgens de voorcalculatie ( ,-). Deze stijging heeft te maken met: - toename van het monsteraanbod van Delfland; - toename indirecte kosten WSHD. In de voorschotberekening heeft WSHD de indirecte kosten te laag ingeschat.

13 DATUM VERGADERING 21 september 2006 AGENDAPUNTNUMMER KENMERK CONCEPT BESLUIT W: JAARVERSLAG OGOL 2005 DE VERENIGDE VERGADERING VAN WATERSCHAP HOLLANDSE DELTA; op voordracht van dijkgraaf en heemraden van waterschap Hollandse Delta d.d. 6 juni 2006; gezien het advies van de commissie Middelen, Bestuurlijke Zaken en Handhaving van 21 augustus 2006; BESLUIT: Het jaarverslag OGOL zoals vastgesteld door het OGOL (Orgaan Georganiseerd Overleg Laboratoriumactiviteiten Hoogheemraadschap van Delfland en waterschap Hollandse Delta) voor kennisgeving aan te nemen. Dordrecht, 21 september De Verenigde Vergadering voornoemd, secretaris, dijkgraaf, mr. J.B. van Gerdingen. ing. J.M. Geluk.