Evaluatie samenwerking op. laboratoriumgebied. jaarrekening

Transcriptie

1 Evaluatie samenwerking op laboratoriumgebied en jaarrekening 2010 Laboratorium, mei 2011

2 Inleiding. Het laboratorium van waterschap Groot Salland verricht vanaf 1 januari 2000 de analysewerkzaamheden voor het eigen waterschap maar ook voor de waterschappen Reest en Wieden, Velt en Vecht en Zuiderzeeland. In september van datzelfde jaar is het samenwerkingsverband uitgebreid met de waterschappen Vallei & Eem en Veluwe. Met de participatie van belastingkantoor Tricijn uit Harderwijk in januari 2008, is het aantal partners uitgebreid naar zeven. Het samenwerkingsverband is een product van de waterschapsfusies in 2000 in Noord-Nederland en is ondergebracht in een gemeenschappelijke regeling. Doel van de samenwerking: het op een efficiënte wijze uitvoeren van laboratoriumwerkzaamheden voor de partners. In de regeling zijn de afspraken en voorwaarden van de samenwerking beschreven. De regeling is zo opgesteld dat deze voldoet aan de eisen van de belastingdienst om voor BTW-vrijstelling in aanmerking te komen. In de stuurgroep is afgesproken de samenwerking jaarlijks te evalueren middels een door Groot Salland opgesteld verslag. Prognoses en productie In de gemeenschappelijke regeling zijn door de deelnemers prognoses opgenomen over de werkhoeveelheid die jaarlijks per deelnemer wordt ingebracht. Daarbij wordt gebruik gemaakt van het landelijk gehanteerde puntensysteem voor waterschapslaboratoria het zgn. ILOWpunten-systeem. Elke analyse die op het laboratorium wordt uitgevoerd, is gekoppeld aan een aantal ILOW-punten. Zo wordt bijvoorbeeld een eenvoudige analyse uitgevoerd voor 2 punten, terwijl voor een uitgebreide analyse 100 punten staan. Om voor vrijstelling van BTW-heffing in aanmerking te komen is de samenwerkingsovereenkomst per 1 januari 2005 aangepast naar het model 'gemeenschappelijke regeling volgens gemene rekening'. Dit houdt o.a. in dat alle deelnemers uit de regeling garant staan voor de totale laboratoriumkosten op basis van een vooraf vastgestelde verdeelsleutel. De verdeelsleutel wordt jaarlijks opnieuw vastgesteld op basis van de prognose van de hoeveelheid in te brengen werk. De verdeelsleutel voor 2010 is eind 2009 als volgt vastgesteld: Tabel 1: verdeelsleutel 2010 waterschappen samenwerking laboratorium Verdeelsleutel % Zuiderzeeland 18,72 Veluwe 20,75 Velt en Vecht 11,8 Vallei & Eem 9,96 Tricijn 2,42 Reest en Wieden 17,4 Groot Salland 18,95 Totaal 100,00-2 -

3 Onderstaand overzicht geeft van elke deelnemer de productie van het laboratorium aan in de jaren 2005 tot en met De werkzaamheden van het laboratorium bestaan voor iets minder dan de helft uit onderzoek in oppervlaktewater en waterbodem (47%) en voor ca. een derde deel uit onderzoek in monsters van rioolwaterzuiveringsinstallaties (36%). De overige werkzaamheden bestaan voor ca. 10 % uit monsters voor vergunningverlening en handhaving en voor ca 7% uit monsternemingswerkzaamheden. Tabel 2: productie in ILOW-punten. Productie Productie Productie Productie Productie Prognose Productie Zuiderzeeland Veluwe Velt en Vecht Vallei & Eem Tricijn Reest en Wieden Groot Salland Sub-totaal Derden TOTAAL LAB Toelichting tabel 2: In tabel 2 zijn de productie- en prognosegegevens van 2010 te lezen en de productie van voorgaande jaren. Opvallend is dat het werkaanbod wederom is gedaald. Ondanks dat de monsternemingstaak is uitgebreid en ondanks dat minder analyses zijn uitbesteed, is het werkaanbod lager dan voorgaande jaren. Dit ondanks dat Tricijn en de waterschappen Vallei & Eem en Veluwe meer werk hebben aangeleverd dat is geprognosticeerd. Kosten laboratoriumonderzoek. Om inzicht te krijgen in de kosten van het laboratorium zijn deze onderverdeeld in vier posten, te weten: kapitaalslasten, goederen en diensten, personeelslasten en overhead. Onderdelen van de post goederen en diensten worden direct doorbelast naar de deelnemers. Dit betreffen de posten: uitbesteed onderzoek, transportkosten van monsters en artikelen rechtstreeks besteld uit de magazijnen van het laboratorium. Ook zijn de inkomsten uit het werk voor derden op deze post in mindering gebracht. Het totale bedrag (ca ) is verrekend binnen de post goederen en diensten en dus niet apart weergegeven in de tabel. Tabel 3: kosten laboratorium in euro s 2005 t/m Kosten Begroting Kapitaalslasten Personeelslasten Goederen/diensten Overhead Totaal Toelichting tabel 3: Voor de jaarrekening 2010 is het meest opvallend dat ruim minder is uitgegeven dan begroot. Uiteraard heeft dit te maken met een minderend werkaanbod (dus ook minder productie, - 3 -

4 is ook minder kosten), maar ook met uitgestelde investeringen (vervanging 2 CV-ketels ). De stijging van de post Goederen en Diensten in 2009 ten opzichte van 2008 met wordt grotendeels veroorzaakt door het feit dat monsterneming vanaf 1 januari dat jaar is ondergebracht in de samenwerkingsregeling. Verrekening van de kosten. Zoals eerder aangegeven vindt verrekening van kosten plaats op basis van een vooraf vastgestelde verdeelsleutel. De verdeelsleutel wordt jaarlijks opnieuw vastgesteld op basis van de prognose van de hoeveelheid in te brengen werk en is voor 2010 eind 2009 vastgesteld. Op basis van de begroting van het laboratorium en de vastgestelde verdeelsleutel wordt per waterschap het maandelijks te betalen voorschot berekend. Bij het vaststellen van de jaarrekening worden voor 1 juli (vastgelegd in de samenwerkingsovereenkomst) van het daaropvolgende jaar de definitieve kosten bij alle deelnemers in rekening gebracht. Tabel 4 geeft een overzicht van de voorschotbedragen en laat zien dat met elke deelnemer, mede als gevolg van extra afgesproken bezuinigingen, het teveel aan betaalde voorschotten moet worden verrekend. De laatste kolom in tabel 4 geeft het nog te ontvangen bedrag weer per waterschap. Tabel 4: kosten per waterschap in Vastgesteld % Te betalen Voorschot Verrekenen Zuiderzeeland 18, Veluwe 20, Velt en Vecht 11, Vallei en Eem 9, Tricijn 2, Reest en Wieden 17, Groot Salland 18, Totaal 100, Het in de prognose opgenomen aantal ILOW-punten is de basis voor de kostentoedeling en niet de ILOW-puntprijs. Wel wordt deze puntprijs gebruikt om een beeld te krijgen van de kostenontwikkeling in een laboratorium. Grafiek 5 laat de ILOW-puntprijs zien van de afgelopen tien jaren. Omdat Een verminderd werkaanbod heeft een verhogend effect invloed op de ILOWpuntprijs. Om een landelijk beeld te krijgen van de prestaties, de kosten, de kwaliteit en de service van de waterschapslaboratoria, was een benchmark voorbereid door de ILOW-laboratoria in nauwe samenwerking met de Unie van Waterschappen. Door fusies en voorbereidingen tot fusies van waterschapslaboratoria is een benchmark uitgesteld

5 Ontwikkeling ILOW-puntprijs 1,80 prijs in euro's 1,60 1,40 1,20 Deelnemers Derden 1, jaar Toelichting grafiek 5: Tot en met 2004 zijn de laboratoriumverrichtingen door de deelnemers uit de gemeenschappelijke regeling betaald op basis van het aantal ILOW-punten. De ILOW-puntprijs werd jaarlijks verhoogd met 80% van de CBS-consumentenindex. In en vanaf 2005 kan de puntprijs worden berekend door de totale kosten van het lab te delen door het totaal aantal geproduceerde ILOW-punten. Omdat vaste kosten van een laboratorium stabiel blijven of licht stijgen, heeft een verminderend werkaanbod een verhogend effect op de ILOW-puntprijs. De prijs voor derden wordt jaarlijks opnieuw vastgesteld door het bestuur van WGS en ligt in principe hoger dan de prijs die door de deelnemers wordt betaald. Voor 2010 is deze vastgesteld op 1,60. Personeel. De maximale toegestane vaste formatie van het laboratorium is in 2001 vastgesteld op 30,7 fte. Ondanks een lichte stijging van het aantal analyse-ilow-punten en uitbreiding van de monsternemingstaak en een verbreding van het analysepakket van het laboratorium is vanaf 2001 de formatieruimte vrijwel constant. Dit is mede het gevolg van efficiëntere werkwijzen en verdergaande automatisering en robotisering. Zie personeelsoverzicht tabel 6. Tabel 6: aantal medewerkers laboratorium in vaste dienst eind aantal formatie Algemeen Anorgan. Organisch Monster Monster medew. fte Metalen neming ontvangst Laboratoriummanager 1,00 1,00 1,00 Teamleider 2,00 2,00 1,00 1,00 Kwaliteitsmanager 1,00 1,00 1,00 Laboratoriumcoordinator 1,00 1,00 0,90 0,10 ICT-lab.specialist 1,00 1,00 1,00 Laboratoriumassistent 2,00 1,54 1,54 Medew. Monsterontvangst/ monsternemer 3,00 3,00 1,00 2,00 Afdelingsassistent 1,00 0,50 0,50 Hoofdanalist 6,00 5,60 2,00 3,60 Analist 15,00 13,14 7,54 5,10 0,50 Totalen laboratorium 33,00 29,78 5,94 10,54 9,70 1,60 2,00 Het kwaliteitssysteem

6 Het laboratorium is geaccrediteerd door de Raad voor Accreditatie (RvA). Dit betekent een jaarlijkse controle door de RvA en eens in de vier jaar een herbeoordeling. In september 2010 is het laboratorium gecontroleerd met een positieve uitslag als gevolg. Monstertransport. Het transport van monsters is evenals voorgaande jaren ook in 2010 uitgevoerd door het koeriersbedrijf Frejan uit Lelystad. Hoewel de waterschappen verantwoordelijk zijn voor het transport is volgens afspraak een deel van de organisatie overgenomen door het laboratorium. De kosten van het transport zijn voor rekening van de waterschappen. Afgesproken is de kosten per kilometer in rekening te brengen. Voor 2010 is deze vastgesteld op 0,53. Het transport vindt gekoeld plaats en veelal buiten kantooruren. Overlegstructuur. Conform de gemeenschappelijke regeling vindt uitvoeringsoverleg plaats tussen een deelnemer en het laboratorium. In het overleg worden ontwikkelingen, eventuele problemen in de uitvoeringssfeer en lopende en toekomstige projecten besproken. Er vindt een verschuiving plaats van algemeen naar meer taakgericht overleg. Er vindt bijvoorbeeld al meerdere keren per jaar overleg plaats met medewerkers van alle waterschappen die zich bezig houden met het monitoren van oppervlaktewater. Voor de monsternemers van oppervlaktewater en waterbodem zijn in contactdagen georganiseerd, waarvan 1 contactdag is gecombineerd met het houden van een ringonderzoek. Ook voor vergunningverleners en handhavers is inmiddels een eerste overleg geweest. Naast de genoemde overlegvormen vindt overleg plaats binnen de stuurgroep. Dit stuurgroepoverleg is samengesteld uit afgevaardigden van elke deelnemende organisatie en de laboratoriummanager. Dit overleg is minimaal twee keer per jaar, een voorjaars- en najaarsvergadering. In de najaarsvergadering van de stuurgroep eind 2010 is de verdeelsleutel voor 2011 vastgesteld en wel als volgt: Tabel 7: verdeelsleutel en prognose 2011 waterschappen samenwerking laboratorium. Analyse Monsterneming Totaal Verdeelsleutel ILOW-punten ILOW-punten % Zuiderzeeland ,88 Veluwe ,22 Velt en Vecht ,54 Vallei & Eem ,49 Tricijn ,06 Reest en Wieden ,24 Groot Salland ,56 Totaal Ontwikkelingen. De CZV-cuvettentest is succesvol geïmplementeerd in Deze volledig gerobotiseerde methode wordt vanaf 1 januari 2010 ingezet voor meer dan de helft van alle CZV-analyses binnen het laboratorium. Bovendien is deze methode door de Raad voor Accreditatie in januari gecontroleerd en in orde bevonden en is dus vanaf dat moment geaccrediteerd. Voor het zes-jaarlijks KRW-onderzoek zijn LC-MS en GC-MS-methoden opgezet voor brandvertragers, fenolen/ftalaten, chlooraniline en een aantal medicijnen

7 Voor de analyse van minerale olie is een nieuw systeem (GC-MS) geïmplementeerd. Er is verder gegaan met het vervangen/optimaliseren van onderdelen van de 23 jaar oude technische installatie van het laboratorium. Ook de komende jaren wordt hier verder aan gewerkt. Er is een start gemaakt met het digitaliseren van veldwaarnemingen. Monsternemers van meerdere waterschappen werken mee aan het project om het verder te ontwikkelen. Door de zeven deelnemers uit de samenwerking is afgesproken veldparameters met dezelfde apparatuur te meten. De eerste apparaten zijn inmiddels aangeschaft. De aankoop, ingangscontrole en de opmaak van een eenduidig kalibratieprotocol, is door het laboratorium uitgevoerd. Overlegvormen tussen laboratorium worden meer procesgericht opzetten. Als voorbeeld is gebruikt de monitoringsoverleg met alle deelnemende waterschappen Toekomst. Het uitbreiden van de samenwerkingsmogelijkheden wordt nader onderzocht. Alle waterschappen in Noord-Oost Nederland worden bij dit onderzoek betrokken. De secretarisdirecteuren van de laboratoriumvoerende waterschappen te weten: Fryslan, Hunze en Aa's, Regge en Dinkel en Groot Salland en de directeur van Waterproef geven daartoe opdracht. In 2011 wordt door het laboratorium extra aandacht gevestigd op: Uitbreiding accreditatie (uitbreiding LC-MS - metingen) Uitbreiding analyse van bestrijdingsmiddelen, medicijnresten en hormoonverstorende stoffen etc. Verdere digitalisering van veldwaarnemingen van monsternemers Vervanging GC-ECD systemen