GEBRUIKERSGIDS DE «HANDLEIDING» BIJ UW CAMPAGNE

Transcriptie

1 GEBRUIKERSGIDS DE «HANDLEIDING» BIJ UW CAMPAGNE

2 Inleiding Met veel genoegen ontvangt u hierbij de gebruikersgids. Deze handleiding hoort bij het SMART-Safety bewustmakingsprogramma dat u heeft besteld. Wij hopen dat de tips in deze gids zullen bijdragen tot het welslagen van uw bewustmakingscampagne. Bij het opstellen van deze handleiding hebben we gekozen om u in heldere en directe taal te voorzien van tips, advies en acties die meteen in de praktijk kunnen worden gebruikt. Hulp nodig? Wij staan voor u klaar! Aarzel vooral niet om met ons contact op te nemen.

3 Fullmark Een passie voor veiligheid Op de eerste plaats willen wij u hartelijk danken om op Fullmark te vertrouwen voor het bewustmaken van uw teams voor de veiligheid rondom en voor de preventie van arbeidsongevallen. Door te kiezen voor Fullmark, geniet u van meer dan 30 jaar ervaring en een unieke knowhow die we jaar na jaar hebben verworven bij 2500 klanten in Europa en over de hele wereld. Maar Fullmark gaat nog veel verder dan dat. Fullmark staat vooral voor de wil om voortdurend te innoveren om zo een jarenlange voorsprong op te bouwen op gebied van communicatie, opleidingen en bewustmaking. Op meetbare wijze inwerken op de mens en dus op houding en gedrag, dat is onze grootste troef! Als enige in de sector bieden wij u een unieke en gestructureerde aanpak die begeleiding (diagnose, advies en coachingopleidingen) combineert met krachtige communicatiemiddelen die gebaseerd zijn op de betrokkenheid en de verantwoordelijkheid van elke medewerker. Onze methode streeft ernaar om u als het ware te triggeren om uw bedrijfscultuur te versterken. Directie,leidinggevenden of werknemers, ons aanbod (dat bestaat uit campagnes, tools, advies, veiligheidsopleidingen, coaching en nog veel meer) is gebaseerd op de betrokkenheid en de verantwoordelijkheid van elke medewerker binnen het bedrijf. Ook al zijn uw beweegredenen vooral van humane aard, toch mag u niet vergeten dat investeren in preventie rendabel is: via gedragsverandering en een grotere motivatie bij elke medewerker kunnen we het aantal ongevallen verminderen en bijgevolg de directe en indirecte kosten die ermee gepaard gaan, vermijden. Wij streven naar een 100% positieve belevenis van deze samenwerking. We streven naar producten, diensten en communicatie van de bovenste plank. We luisteren graag naar uw opmerkingen en staan open voor nieuwe ideeën. Neem contact met ons op via telefoon of . We wensen u heel veel plezier en succes bij de uitvoering van uw bewustmakingsacties die starten met deze handleiding! Met vriendelijke groet, Het Fullmark-team info@fullmark.eu

4 De SMART-Safety methode De SMART-Safety -methode van Fullmark biedt u een kant-en-klare en perfect gestructureerde oplossing voor een geslaagd veiligheidsbewustzijn. Voordelen van de methode: De methode beïnvloedt de de preventie- en veiligheidscultuur binnen uw bedrijf. Het uitgangspunt is de deelname van de leidinggevenden en van de medewerkers. De methode heeft als doel het bereiken van een zekere mate van onderlinge afhankelijkheid inzake veiligheidsgedrag. Veiligheid is geen verplichting of beperking meer, maar een recht. Iedereen is uit pure overtuiging gemotiveerd om te kiezen voor een pro-veiligheid houding. Deze methode kan heel snel worden toegepast binnen uw bedrijf en levert vrijwel onmiddellijk resultaat op.

5 De frequentiegraad U kent de curve wel die aantoont dat bedrijven over het algemeen eerst aandacht besteden aan de technische aspecten om het aantal ongevallen te verminderen. Op die manier kan men de frequentiegraad laten dalen en bereikt men het eerste niveau. De curve toont vervolgens aan dat bedrijven zullen werken aan de organisatie en procedures. Zo slagen ze er opnieuw in om de frequentiegraad te verbeteren en wordt er een volgend niveau bereikt. Dit model toont aan dat, om vooruitgang te blijven boeken, er ook aandacht dient te worden besteed aan het gedrag van de medewerkers en aan de veiligheidscultuur binnen het bedrijf. Op dat niveau kan de SMART-Safety-methode van Fullmark een doorslaggevende rol spelen en u helpen om onverwachte resultaten te bereiken. TECHNIEK PROCESVEILIGHEID ORGANISATIE PROCEDURES GEDRAG INFORMEREN OVERTUIGING BEWUSTMAKEN Bij 2/3 van de ongevallen is minstens een van de oorzaken te wijten aan houding & gedrag TIJD Autoritair management heeft zijn beperkingen. Onze aanpak toont aan hoe een nieuwe management- en communicatiestijl meer impact zal hebben en zal leiden tot een veel betere motivatie bij uw medewerkers. 2% OMGEVING 29% BETROUWBAARHEID VAN DE APPARATUUR 64% GEDRAG OVERIGE 5%

6 Volwassenheid in veiligheid? Inwerken op gedrag is niet zo makkelijk Ook al zijn de bedoelingen goed, als we niet professioneel te werk gaan, lopen we vaak het risico om medewerkers te demotiveren en de zaken nog erger te maken. Volstaat het om te communiceren? Woorden, s, internet, televisie, kranten, dossiers...we worden allemaal overspoeld met informatie. Wanneer u uw team informeert over veiligheid op het werk, is de kans dus groot dat uw boodschap verloren gaat of niet correct wordt overgebracht. Eigenlijk heeft u maar weinig controle over de goede ontvangst en vooral over een goed begrip van uw boodschap. De kans dat u gedrag zal kunnen beïnvloeden is daarom klein. Beter nog dan communiceren: bewustmaken! Een goede bewustmaking doet veel meer dan informeren! Iemand bewustmaken is iemand betrekken, op een prettige manier. Mensen bewustmaken is mensen zelf laten nadenken zodat ze zelf tot het besef komen dat ze hun houding en gedrag moeten veranderen. Bewustmaken is verantwoordelijk maken en laten deelnemen op lange termijn. De uitdaging: van informatie naar bewustmaking Drie belangrijke factoren 1. Iedereen moet worden betrokken bij de verwezenlijking van de veiligheidsdoelstellingen. Iedereen moet actief bijdragen aan zijn eigen veiligheid en aan de veiligheid van anderen. 2. Iedereen moet individueel redeneren en nadenken over elk besproken onderwerp. Vragen stellen is efficiënter dan uitspraken doen. 3. Indien ik bij de veiligheid word betrokken, en indien ik de kans krijg om mijzelf vragen te stellen en na te denken, dan zal ik mij inzetten voor de veiligheidscultuur en een duurzaam gedrag vertonen op lange termijn. INFORMATIE BEWUSTMAKING Begrijpen Nadenken Deelnemen Betrekken Handelen BETROKKENHEID

7 De pijlers van uw bewustmakingsproces Pijler 1: Opleidingen / Coaching / Bewustmaking van de directie en van de leidinggevenden Het Top Management De inzet van het TOP management is essentieel om de veiligheidscultuur te bevorderen. De directie moet op duidelijke en zichtbare wijze laten zien dat veiligheid een essentiële waarde is voor het bedrijf. Fullmark biedt u een exclusief tool om de betrokkenheid van de directie te versterken: De directieleden moeten gedurende een halve dag beschikbaar zijn en wij bieden vervolgens een kant-en-klare coaching-opleiding met de nodige informatie en tips om hun inzet op gebied van veiligheid, hun verantwoordelijkheid voor de campagne en voor het actieplan te tonen. De leidinggevenden Maar al te vaak wordt er door leidinggevenden aan veiligheid gedaan omdat het moet en omdat ze moeten gehoorzamen en dat is duidelijk merkbaar aan hun motivatie en betrokkenheid Fullmark biedt u een exclusieve methode om de betrokkenheid van de leidinggevenden (teamleiders) bij de veiligheid te versterken: De bedoeling van deze Safety Coaching is hen te laten nadenken en redeneren zodat ze zelf tot de conclusie komen dat veiligheid een must is en dat ze zelf kunnen beslissen om hun betrokkenheid bij veiligheid te versterken!

8 Pijler 2: Communicatieplan Veiligheid die niet wordt gezien wordt niet nageleefd! We bieden u een kant-en-klaar communicatieplan dat we speciaal voor u hebben ontwikkeld op basis van de principes van onze SMART-Safety methode. Dit uitgebreide en gestructureerde plan omvat verschillende tools die elkaar aanvullen en versterken: Visuele communicatie in groot formaat We hebben visuele communicatie in groot formaat uitgewerkt om uw campagne goed zichtbaar te maken op uw sites. Een thema per maand Onze zeer doeltreffende aanpak laat ons toe om zowel de frequentiegraad als de ernstgraad zeer snel te laten dalen. Het beste bewijs hiervoor zijn de talrijke getuigenissen. Onze methode leidt tot gedragsveranderingen en een daling van het aantal ongevallen, op meetbare wijze. Maar een veiligheidscultuur veranderen, gebeurt niet in een dag en een nacht. Nieuwe reflexen aanleren en goed gedrag op duurzame wijze versterken, dat vraagt tijd. Daarom stelt Fullmark u elke maand een nieuw thema voor. Over het algemeen duurt een succesvolle gedragscampagne minstens 36 maanden. Zodra de veiligheidscultuur begint te versterken, is het namelijk belangrijk om de communicatie verder voort te zetten. Vergeet niet: veiligheid die niet wordt gezien, wordt niet nageleefd. Veiligheid die niet wordt gezien, wordt niet nageleefd Daarom hebben we een gestructureerde campagne uitgewerkt die u elke maand kunt presenteren op alle strategische plaatsen op al uw sites. Wij bieden twee verschillende presentatiemethodes: Borden en posters Schermen en inhoud Raadpleeg onze brochure waarin de 12 thema s en de 12 illustraties van onze nieuwe campagne worden weergegeven.

9 Veiligheidskwartiertje - toolbox meeting Ervoor zorgen dat deze vergaderingen efficiënt en dynamisch blijven is een echte uitdaging! Veiligheidskwartiertjes kunnen snel saai worden als dezelfde thema s elk jaar opnieuw op dezelfde manier aan bod komen Daarnaast ontbreekt het sommige teamleiders soms aan enthousiasme om deze veiligheidskwartiertjes te presenteren. Logisch want wat we graag doen doen we goed, en omgekeerd! Daarom bieden wij hen waardevolle hulpmiddelen, zodat ze over bijzonder krachtige instrumenten beschikken om deze kwartiertjes op een participatieve en dus veel doeltreffendere en aangenamere manier, zowel voor de teamleiders zelf als voor de deelnemers, te presenteren. Met zijn concept van Toolbox Meeting, biedt Fullmark een volledig nieuwe methode om van elk veiligheidskwartiertje een succes te maken! Waarom zijn de hulpmiddelen van fullmark zo waardevol? Elk jaar opnieuw een set van 12 nieuwe kaarten Op deze kaarten komen de grote risico s aan bod Ze geven de realiteit op de werkplek weer Een directe en aangrijpende taal De focus ligt op de interactiviteit en deelname van elke deelnemer NIEUW: 12 gloednieuwe rode-draad-kaarten als leidraad voor de teamleider NIEUW: 12 gloednieuwe posters Reflecties en Acties, om samen, in teamverband, in te vullen NIEUW: 12 gloednieuwe videofilmpjes NIEUW: 12 gloednieuwe Zoek de fout -borden

10 Nieuw: 12 rode-draad-kaarten als leidraad voor de teamleider We weten dat zij die instaan voor het leiden en animeren van veiligheidskwartiertjes vaak te weinig tijd hebben om deze voor te bereiden. Daarom heeft Fullmark een kant-en-klare kaart uitgewerkt om de discussie over het thema van de maand makkelijker op gang te brengen. Het is voldoende om de rode raad te volgen! We wisselen af met een videofilmpje, met vragen om de deelnemers aan het praten te krijgen, met de betrokkenheid inzake acties die gerelateerd zijn aan het team (op een poster van 40*60 cm) en een ludieke zoek de fout -oefening. Nieuw: 12 zoek de fout -borden 40*60 cm Onze toolbox voor een interactieve en geslaagde veiligheidsvergadering bevat 12 grote zoek de fout -borden van 40*60 cm. De borden geven verschillende soorten omgevingen weer: productie, logistiek, bouw & openbare werkplaatsen, Elk bord bevat 7 à 10 foute maar ook goede praktijken. Het is niet altijd even gemakkelijk om slecht gedrag te herkennen. Elk gevonden risico kan kort worden besproken. De oplossingen (de fouten) staan op de achterkant van de poster. De teamleider zal ook zelf elke fout kort toelichten. Nieuw: 12 posters reflecties en acties 40*60 cm De teamleider kan op deze XL posters de ideeën van de groep met betrekking tot een bepaalde zelfreflectie noteren. Er is ook ruimte voor het noteren van acties die het team bereid is te ondernemen met betrekking tot het thema van de maand. Deze poster kan dan de hele maand lang in een kliklijst worden opgehangen zodat iedereen zich op tijd herinnert welke opmerkingen en beloftes er werden gemaakt. Nieuwe filmpjes over veiligheid om uw veiligheidskwartiertjes een vliegende start te geven Aan de hand van onze videofilmpjes begint u elke vergadering over veiligheid (er zijn 12 filmpjes voorzien) op een vernieuwende manier: elk (kort maar krachtig) filmpje toont verschillende vormen van goed en slecht gedrag met betrekking tot het thema van de maand. Specifieke opleiding participatief veiligheidskwartiertje De toolbox van de presentator van een veiligheidskwartiertje werd ontworpen zodat elke presentator zijn vergaderingen op een zelfstandige manier zou kunnen beheren. Alles werd voor hem voorbereid en is gebruiksklaar. Maar ons aanbod bestaat ook uit een specifieke opleiding Participatief veiligheidskwartiertje! Dit is geen theoretische opleiding, integendeel! Op basis van het principe van collectieve intelligentie zal onze coach leren hoe een veiligheidsvergadering kan worden gepresenteerd door zo weinig mogelijk zelf te spreken en door vooral de deelnemers aan het woord te laten.

11 SAFETY QUIZ : een reeks individuele kaartjes die de aanpak verder compleet maken. Om de impact van de visuele campagne nog te vergroten, wordt aan elk maandthema een individuele kaart gekoppeld. Deze kaarten bevatten tal van praktische tips die elke medewerker meteen kan toepassen. De bedoeling van deze kaarten is om elke medewerker of werknemer persoonlijk te betrekken. De Quiz (wedstrijd over veiligheid) die gepaard gaat met deze kaarten vergroot ook de betrokkenheid en de individuele impact. De antwoorden op de QUIZvragen

12 EEN UNIEKE BELEVENIS: TALRIJKE CAMPAGNES WERELDWIJD Heeft u de SMART-Safety methode met succes geïntroduceerd op uw site? Deel deze goede praktijk dan zeker met alle andere vestigingen van uw bedrijf, overal ter wereld. Elk jaar opnieuw realiseren wij tal van bewustmakingscampagnes op maat en in verschillende talen: Engels, Spaans, Italiaans, Chinees, Japans, Arabisch, Wij zorgen voor de presentatie van uw campagne in al uw vestigingen, wereldwijd.

13 Bekijk de waardevolle hulpmiddelen op onze website! Surf snel naar: Als hulp bij de introductie en het beheren van uw campagne: Gebruikersgids (PDF). Voorbeeldplanning van de campagne (PDF). Slideshow voor de presentatie van de campagne (PowerPoint). Documentatie over de campagne (PDF). Modelbrief om de campagne te introduceren (Word). Verschillende versies in kleur van het campagnelogo (JPG). Als hulp bij de individuele kaarten en de wedstrijd: De antwoorden op de QUIZvragen die op de kaarten staan (PDF). Als afsluiting van de campagne en om alvast aan een vervolg te denken: Evaluatieformulier bij de campagne (PDF). Brochures over de nieuwe producten van Fullmark (PDF). Als hulp bij de toolbox-meeting workshops: Aanwezigheidslijst (PDF). Follow-updocument (PDF). Als hulp bij de coaching-opleidingen: Evaluatieformulier bij de coaching-opleidingen (PDF).

14 Tips voor een succesvolle campagne 1. Maak van de introductie van de campagne een waar evenement. Hou het zeker niet bescheiden! Maak gebruik van alle beschikbare media binnen het bedrijf. Iedereen binnen het bedrijf moet beseffen hoe belangrijk deze campagne is. 2. Betrek de directie en alle leidinggevenden en benoem hen tot ambassadeurs van de veiligheid en van de campagne. 3. Betrek uw veiligheidsteams continu en op lange termijn. Geef hen de verantwoordelijkheid en de nodige instrumenten om hen elke maand te motiveren om een veiligheidskwartiertje te organiseren met hun team. 4. Houd het tempo erin en zorg ervoor dat de structuur van de campagne, namelijk één thema per maand, wordt nageleefd en bekend is. Wijk hiervan alleen af indien dit vooraf afgesproken en bekend is. Het ritme doorbreken is eigenlijk het belang van veiligheid en van de campagne ontkennen. 5. Controleer of de collectieve bewustmaking voor iedereen zichtbaar is binnen uw bedrijf en kies het juiste aantal strategische plaatsen voor de posters. 6. Maak tijdens vergaderingen van de gelegenheid gebruik om elke maand het nieuwe thema voor te stellen. Geef uitleg en leg een verband tussen het besproken thema en enkele concrete voorbeelden binnen uw bedrijf. 7. Probeer een open houding aan te moedigen met plaats voor een luisterend oor, dialoog en suggesties. Geef ideeën voor verbetering en kies voor eenvoudige, doeltreffende en onmiddellijke acties. 8. Blijf steeds geloofwaardig, vermijd houdingen of acties die tegen de gecommuniceerde boodschap ingaan, geef het goede voorbeeld!

15 PLANNING VAN DE CAMPAGNE De frequentie waarmee de posters worden verwisseld, worden op een logische manier vastgesteld. Deze kunnen, om bedrijfsspecifieke redenen, worden gewijzigd. Stel dan een nieuwe planning op en zorg ervoor dat deze wordt nageleefd. Planning Communicatiecampagne voor veiligheid Datum Volgorde voor de verspreiding van de thema s... 1.Zelfcontrole Zich voortbewegen, vallen & uitglijden Ergonomie Feedback over ervaringen Gereedschap & materieel Coactiviteit Gedeelde waakzaamheid Welzijn & werksfeer Risico s op de weg & intern verkeer Toelatingen, afbakeningen & veiligheidsvoorschriften Orde & netheid Veiligheid & efficiëntie

16 ENQUÊTE - COMMUNICATIECAMPAGNE VOOR VEILIGHEID 1. Wat vond u over het algemeen van de campagne? Zeer goed O Redelijk goed O Niet zo goed O Helemaal niet goed O 2. Wat vond u van de gekozen thema s? Noodzakelijk O Nuttig O Overbodig O 3. Zijn de verschillende thema's van de campagne met u besproken? Ja O Neen O 4. Het wisselen van de posters gebeurde volgens u: Vaak genoeg O Te vaak O Niet vaak genoeg O 5. Vond u de plaatsen voor de posters goed gekozen? Ja O Neen O 6. Wenst u dit soort acties door te laten lopen (eventueel met een aangepaste ondersteuning)? Ja O Neen O 7. Welke thema s zouden er in de campagne aan bod moeten komen? 8. Heeft u suggesties of opmerkingen: Hartelijk dank voor uw deelname!