INRICHTINGSPLAN vv Volta Lelystad

Transcriptie

1 INRICHTINGSPLAN vv Volta Lelystad Datum : 14 november 2014 Versie : v1.4 Status : Definitief Auteur(s) : Herman van Haarlem

2 Inhoudsopgave 1. MISSIE EN VISIE DOEL ONZE GESCHIEDENIS DE ORGANISATIE BEZETTING BESTUUR UITVOERING DOELSTELLINGEN BELEIDSDOELEN VOOR DE KOMENDE JAREN FINANCIËN GEZOND FINANCIEEL BELEID INKOMSTEN KOPPELING LEDENADMINISTRATIE EN FINANCIËN COMMUNICATIE INTERNE COMMUNICATIE EXTERNE COMMUNICATIE OVERIGE ASPECTEN CONTRACTEN TECHNISCH- EN SCHEIDSRECHTERBELEID Pagina 2 van 12

3 1. Missie en Visie Voor Volta zijn een aantal kernwaarden vastgesteld; verbinden, presteren en genieten door synergie en respect voor elkaar. Kortom een vereniging van mensen die sport willen beoefenen als onderdeel van onze samenleving met al zijn diversiteit. Deze kernwaarden zagen we terug in het recente verleden van de volleybal topsport. Ooit in een supercupwedstrijd tussen de damesteams van Longa en Arke Pollux waarbij Ellis Leferink schitterde door haar mooie aanvallen gepositioneerd door haar team. Na de wedstrijd weer gewoon zelf het net opruimen en ballen mee naar huis op de fiets. Denk ook aan de resultaten van de Nederlandse lange mannen in Atlanta (Olympisch goud). Deze resultaten werden ook gehaald door de synergie in het team; respectvol en positief coachen, waarbij spelers kunnen groeien. Tijdens een college van Ron Zwerver werd dit nogmaals duidelijk. Hij beschreef dat hij als timide jongetje met zijn lengte als handicap uitgroeide tot een wereldspeler. Ik denk ook terug aan het zomeravondvolleybal in onze jonge stad. Meer dan 100 teams deden mee. De hele maand juni was vol gepland met wedstrijden. Deze kernwaarden zien we ook bij Volta. Van b.v. een achterstand terugkomen tot winst kan alleen door een goede teamsynergie met positieve coaching en vooral ook de bereidheid eigen belang niet voorop te stellen. Geniet ook van onze recreanten die teamsport willen beoefenen gewoon omdat ze het leuk vinden. Zie ook het opkomend beachvolleybal. Een tak van onze volleybalsport die nog flink kan groeien in Lelystad. Zie ook het plezier bij onze jeugdspelers. Onze toekomst verdient veel investering. We zien ook de uiteindelijke prestatie als één van onze doelen. Met een team zo ver mogelijk groeien naar het kampioenschap en promotie. Volta wil niet alleen vandaag, maar ook in de toekomst de volleybalsport structureel verankeren in de Lelystadse samenleving. Volta wil zoveel mogelijk mensen laten genieten van het volleybal. Of het nu actieve spelers zijn in de zaal of buiten tijdens het beachvolleybal, trainers, toeschouwers, scheidsrechters etc. De missie van Volta: Volta is een bindende factor op het gebied van volleybal in al haar facetten in Lelystad. Zij maakt volleybal in brede zin voor zoveel mogelijk mensen toegankelijk door een op maat gesneden aanbod van mogelijkheden zowel recreatief en/of competitief. Voor de jeugd wil Volta een vereniging zijn waarin je kunt leren volleyballen en samenspelen. Volta is ook een vereniging met teams die willen winnen en zo hoog mogelijk willen eindigen in de competitie. Een goed draaiend winnend team is voor onze vereniging een boegbeeld met een positieve uitstraling op de rest van de vereniging, een team om trots op te zijn! 1.1 Doel Het doel van volleybalvereniging Volta is het beoefenen en het bevorderen van de volleybalsport in al haar verschijningsvormen. Volta wil dit bereiken door voorwaarden Pagina 3 van 12

4 te scheppen om zowel prestatiegericht als in recreatief verband te kunnen volleyballen. Dit wordt onder meer bewerkstelligd door: Lid te zijn van de Nederlandse volleybalbond (Nevobo) Samenwerking met andere volleybalverenigingen Samenwerking met lokale sportorganisaties Deel te nemen aan georganiseerde competitie van de Nevobo Zelf wedstrijden en toernooien te organiseren We willen een vereniging zijn die de volleybalsport serieus neemt, een vereniging die ernaar streeft breedtesport aan te bieden aan haar leden, waar ieder lid op passend niveau met veel plezier de sport kan beleven en de jeugd zoveel mogelijk kan leren. Volta kiest hierbij voor goed opgeleid kader (oa trainers) die hun vak verstaan en zowel het plezier als de prestatie voor de leden kunnen waarborgen. Een ander belangrijk uitgangspunt voor Volta is het stimuleren van saamhorigheid in de vereniging. Niet alleen inzetten op teamgeest, maar met elkaar verantwoordelijk zijn voor een sportief klimaat en goede sfeer. 1.2 Onze geschiedenis Lelystad heeft een lange historie van volleybal. Het volleybal is in 1967 gestart in Lelystad als onderdeel van de omnisportvereniging SVL 67. Begin jaren 70 is SVL 67 als volleybalvereniging zelfstandig gaan werken. Ten behoeve van een eigen identiteit werd eind jaren 70 de naam gewijzigd in Pugna. Door de verwachte groei van Lelystad werd begin jaren 80 United opgericht. Beide verenigingen hebben jarenlang in goede harmonie naast elkaar bestaan en menige stadsderby uitgevochten. Toen bleek dat het niveau van beide verenigingen zich beperkte tot de promotieklasse, zijn Pugna en United in gesprek gegaan voor een verdergaande samenwerking. Dit heeft in 1999 geresulteerd in een fusie van beide verenigingen en is Volleybalverening Volta ontstaan. Het Kofschip werd de thuisbasis van de nieuwe vereniging. Door samenvoegen van de verenigingen nam het aantal spelers toe en werd het mogelijk het volleybal op een hoger niveau te ontwikkelen. Dit heeft geleid tot een tweede divisieniveau bij de dames en promotieklasse niveau bij de heren. De vereniging kent een grote groep recreanten en voor de jeugdleden kwamen er meer mogelijkheden om op eigen niveau deel te nemen aan de competitie. Pagina 4 van 12

5 2. De organisatie Om de vereniging te besturen is een organisatie nodig, die voldoende efficiënt en slagvaardig kan opereren. Een heldere taakverdeling tussen bestuursleden en de verschillende commissies moet het mogelijk maken dat zij zoveel mogelijk autonoom kunnen opereren. Hieronder is een organigram opgenomen waarin per bestuursfunctie staat benoemd waarvoor hij/zij verantwoordelijk is. Het dagelijks bestuur bestaat uit (volgens huishoudelijk reglement): Voorzitter Penningmeester Secretaris Het algemeen bestuur bestaat uit; Het dagelijks bestuur Bestuurslid TZ Algemeen bestuurslid (Vice Voorzitter) Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor: Organiseren algemene ledenvergadering en buitengewone ledenvergaderingen Verantwoordelijk voor financieel beheer van de vereniging Pagina 5 van 12

6 Het dagelijks bestuur is aangevuld met een onbevoegd bestuurslid (Willemien Ribbers). Samen is het algemeen bestuur verantwoordelijk voor Het wel en wee in de vereniging. Voorbereiding en uitvoering van de besluitvorming Verantwoording voor beleidsproces en communicatie binnen de vereniging Betrokkenheid bij de vereniging en volleybal in het algemeen. Advies, stimulatie en ondersteuning richting de commissies Vertegenwoordiging van de vereniging in Nevoboverband Technisch beleidsplan activiteitenkalender Teneinde de flexibiliteit van de organisatie te bevorderen kan het bestuur zich laten bijstaan door externe deskundigen. Bovendien kan het bestuur, al dan niet ad hoc werkgroepen in het leven roepen om op ontwikkelingen die de vereniging aangaan te kunnen anticiperen. Voor het bieden van continuïteit binnen de vereniging wordt gestreefd naar vele schouders die allen een bijdrage aan de voortgang en ontwikkeling van de vereniging leveren. Dit betekend een goede bezetting van de verschillende commissies die binnen de vereniging actief zijn. Het bestuur houdt zich voornamelijk bezig met de ontwikkeling van de vereniging en het aansturen van de verschillende commissies. De commissies maken jaarlijks werkplannen waarbij zij hun activiteiten zichtbaar maken. Deze worden voorgelegd aan het bestuur ( al dan niet met financiële begroting) voor toetsing aan het beleidskader en akkoord. 2.1 Bezetting bestuur Het Algemeen bestuur kan maximaal uit 9 leden bestaan, waaronder maximaal vijf leden ten behoeve het dagelijks bestuur. De bestuursleden worden gekozen door de Algemene Ledenvergadering voor de duur van drie jaar met een rooster van aftreden en met de mogelijkheid van verlenging. Verkozen leden treden onmiddellijk op als bestuurslid. De taakverdeling vind plaats binnen het bestuur tijdens de eerste bestuursvergadering na aantreden. Op dit moment ( 2013) bestaat het bestuur uit 5 leden. Naast het dagelijks bestuur wordt de taak vice voorzitter en coördinatie TZ uitgeoefend. Het bestuur zal gefaseerd aftreden waarbij gestreefd wordt de effectieve en efficiënte voortgang van de vereniging niet te verstoren. Het bestuur is zelf verantwoordelijk voor het al dan niet invullen van de 9 bestuursplekken. Zij legt verantwoording af voor haar keuze aan de Algemene ledenvergadering. Het dagelijks bestuur heeft de leiding en kan indien nodig beslissingen nemen aangaande zaken die de vereniging direct dan wel indirect aangaan. Het besluit dient vervolgens op de eerstvolgende bestuursvergadering vastgesteld te worden. Het bestuur vergadert eens per maand en indien nodig word een extra vergadering ingelast. Leden kunnen via mail of brief vragen of onderwerpen voorleggen aan het bestuur. Pagina 6 van 12

7 3. Uitvoering doelstellingen Piramideopbouw en niveau Volta wil een piramideopbouw voor de prestatiegerichte teams realiseren. Deze opbouw houdt in dat geprobeerd wordt met een grote hoeveelheid jeugdspelers te beginnen en deze groep door te laten stromen naar een aantal C teams. Het eerste C team zal op kwaliteit en motivatie worden samengesteld. Bij de overige teams speelt dit minder een rol. Bij de B en A jeugd geldt hetzelfde. Een grote groep jeugdspelers staat hopelijk garant voor een goede invulling van jeugdteams op termijn. Hierbij wordt ervan uitgegaan dat het aantal jeugdspelers dat doorstroomt in de loop der jaren zal afnemen. Door met een grote groep te starten is de kans op voldoende jeugdleden het grootst. Deze aanpak moet garant staan voor aanvulling van het eerste dames- en herenteam. Daarnaast moet deze structuur een goede doorstroming vanuit de jeugd naar de senioren opleveren. Voor de eerste teams bij de dames en de heren wordt gestreefd naar een niveau van promotieklasse of hoger. Dit betekent dat eerste teams selectieteams zijn en dat de beste spelers (in overleg) lid worden van deze teams. Indien mogelijk wordt aan de tweede teams het kenmerk van een opleidingsteam gegeven. Dit betekent een doorstoomteam voor talentvolle jeugdspelers. Breedtesport Volta kiest voor breedtesport. Iedereen, ongeacht het niveau waarop gespeeld kan worden is welkom. Voor iedereen die niet deel wil nemen aan de competitie biedt Volta recreatief volleybal. Volta biedt de volgende mogelijkheden aan haar leden. Deelname competitie senioren Deelname competitie jeugd Circulatie Jeugd Volleybal Recreatie volleybal Beachvolleybal ( vanaf 2013) 3.1 Beleidsdoelen voor de komende jaren Om aan bovenstaande doelen te voldoen zal aan de volgende randvoorwaarden voldaan moeten worden: Organisatiestructuur De organisatie dient zo gestructureerd en ontwikkeld te zijn dat het bestuur, de commissies en andere functies bezet zijn. Er wordt gewerkt met een technisch beleidsplan en de commissies maken een jaarplanning met betrekking tot de activiteiten die zij wensen te ontwikkelen. Het bestuur houdt zich bezig met het sturen op hoofdlijnen. Pagina 7 van 12

8 Teambeleid en niveau Het ontwikkelen van de piramidestructuur zal enige tijd vergen. Er werd in 2012 een start gemaakt en dit wordt in de jaren daarna verder ontwikkeld en uitgevoerd. Er wordt naar gestreefd alle teams zo hoog mogelijk uit te laten komen in de competitie. De eerste teams en opleidingsteams senioren worden twee trainingen geboden. De jeugdteam worden zoveel mogelijk de gelegenheid geboden twee keer per week te trainen. Het aantal gediplomeerde trainers is groeiende. De mogelijkheden tot vergroten van kennis, opleiden van scheidsrechters en trainers blijven aanwezig en wordt gestimuleerd. Accommodatie Sporthal de Rietlanden is vanaf het seizoen de thuisbasis worden van Volta. Hier heeft de vereniging de beschikking over 6 volleybalvelden op maandag en woensdag voor de trainingen en op vrijdag en zaterdag afhankelijk van de behoefte 2 tot 4 velden voor de competitie. Volta zal vanaf dat moment geen verantwoordelijkheid dragen voor een kantine in eigen beheer. Naast zaalruimte bestaat de mogelijkheid ruimte te huren voor vergaderingen en kan het bestuur gebruik maken van een bestuurskamer. Public relations Volta moet binnen de gemeente Lelystad en de provincie Flevoland een positief imago uitstralen en naamsbekendheid hebben. Potentiële nieuwe leden moeten de vereniging goed kunnen vinden. Vrijwilligersbeleid Vele handen maken licht werk is het motto van het bestuur. Als ieder lid een taak op zich neemt wordt de last verdeeld en zullen taken beheersbaar en behapbaar blijven. Het actief benaderen van vrijwilligers is hierbij een belangrijke taak. Financieel beleid Het zorgdragen voor een goed financieel beheer zodat uitgaven minimaal gedekt worden door de inkomsten. Het genereren van financiële middelen door bv sponsoring en subsidies om de beoogde doelstellingen waar te maken. Het vermogen van Volta moet dusdanig zijn dat ten alle tijden aan de betalingsverplichtingen kunnen worden voldaan. Pagina 8 van 12

9 4. Financiën 4.1 Gezond financieel beleid Om aan de doelstellingen te kunnen voldoen is een gezond financieel beleid noodzakelijk. Hieronder wordt verstaan een evenwichtige balans tussen de inkomsten en uitgaven van de vereniging. Dit houdt in dat alle uitgaven minimaal gedekt moeten worden door de structurele inkomsten. De basis van de financiële uitgangspunten worden jaarlijks vastgelegd in een begroting. Het opstellen van de begroting en het opmaken van de jaarrekening moet plaatsvinden binnen de daarvoor in de statuten bepaalde termijnen. De begroting moet worden vastgesteld door de Algemene ledenvergadering. De begroting geeft een redelijk gedetailleerd beeld van de inkomsten en uitgaven van Volta. Het bestuur kan afwijkingen of overschrijdingen van de begroting toestaan, doch legt verantwoording af tijdens de Algemene ledenvergadering. 4.2 Inkomsten Contributie Volta onderscheidt vijf soorten leden Competitiespelende leden Recreanten Verenigingsleden Ereleden Zomerleden (beach vanaf 2013) De contributie kan jaarlijks in twee termijnen automatisch worden afgeschreven of middels een acceptgirokaart worden voldaan. Bij achterstand van betalen wordt contact gezocht met het betreffende lid voor het maken van afspraken, bv een betalingsregeling. Sponsoring Door een actief sponsorbeleid te voeren creëert de vereniging middelen om extra activiteiten te ontplooien. Gedacht wordt aan aanschaf materiaal, sportkleding, kwaliteitsimpulsen e.d. de afspraken met een sponsor worden schriftelijk vastgelegd. Overige inkomsten: Bij het organiseren van toernooien wordt gestreefd naar een een budget neutrale financiering. Afwijkingen hierop moeten vooraf voorgelegd worden aan het bestuur ter goedkeuring. Het bestuur zal zich op de hoogte houden van ontwikkelingen in het zal gemeentelijk en provinciale subsidiebeleid. Pagina 9 van 12

10 4.3 Koppeling ledenadministratie en financiën De ledenadministratie dient permanent een juist beeld te geven van het aantal leden en de samenstelling daarvan. Onderscheid kan worden gemaakt op grond van verschillende criteria, waarbij het soort lid, leeftijd, adres, datum van inschrijving zichtbaar gemaakt moeten kunnen worden. De ledenadministratie zal op eenvoudige wijze de financiële administratie dienen te ondersteunen om de beheersbaarheid en betrouwbaarheid van deze gegevens te garanderen. Ledenorganisatie Aanmelding van nieuwe leden vind schriftelijk plaats via een standaardformulier voorzien van machtiging en handtekening. Het formulier is te downloaden van de website en kan gescand g d worden aan de secretaris of via papier worden afgegeven aan de secretaris. Het lidmaatschap van de vereniging geldt in beginsel voor onbepaalde tijd. Na ontvangst van het ondertekende formulier kan de persoon worden ingeschreven bij de nevobo, Hiervoor dient een digitale pasfoto ingeleverd te worden, of via de fotozaak gemaakt te worden. Als hieraan is voldaan kan een nevobonummer worden opgevraagd. Zodra dit nummer bekend is is de persoon speelgerechtigd. Het lidmaatschap kan uitsluitend schriftelijk worden opgezegd. Het hiervoor beschikbare formulier dient gestuurd te worden naar het secretariaat. De contributie is per jaar verschuldigd. Dit betekent dat bij het opzeggen voor 1 mei van het kalenderjaar er vanaf het nieuwe seizoen wat in dat jaar in augustus aanvangt geen contributie meer verschuldigd is. Het bestuur kan beslissen hier in uitzonderlijke gevallen van af te wijken ( bv ziekte, zwangerschap). Bij aanmelding van jeugdleden onder de 18 jaar is ondertekening van de ouder/ verzorger noodzakelijk. Pagina 10 van 12

11 5. Communicatie Volta kent een communicatie commissie. Deze commissie zal de communicatie zoals in onderstaande paragraven beschreven nader uitwerken in een communicatieplan. 5.1 Interne communicatie Hiermee wordt de communicatie tussen bestuur en commissie en de overige leden bedoeld. Mogelijkheden voor communicatie zijn: Gesprek Vergaderingen Mailwisseling Website Reactie op website Nieuwsbrieven Facebook Informatiebord 5.2 Externe communicatie Hiermee wordt de communicatie bedoeld van bestuur en commissies met partijen van buiten de vereniging. Voor schriftelijke communicatie wordt de huisstijl van Volta gebruikt. Externe contacten zijn er met: Sportbedrijf, huur zalen Nevobo over competitiezaken Gemeente Lelystad, subsidies Sportbedrijf, samenwerking Sportsteunpunt provincie, samenwerking andere Flevolandse verenigingen Bedrijven tbv sponsoring Regionale media, voor vergroten naamsbekendheid Pagina 11 van 12

12 6. Overige aspecten 6.1 Contracten Het betreft het afsluiten van contracten door de vereniging met bv. trainers, verhuurder sportaccommodatie, sponsoren. De contracten worden door het bestuur opgesteld en ondertekend. De getekende versies worden door de penningmeester gearchiveerd. 6.2 Technisch- en Scheidsrechterbeleid Deze beleidsaspecten worden afzonderlijk samengesteld en uitgewerkt in een technischbeleidsplan en een clubarbitrageplan door de betrokken commissies. Pagina 12 van 12