J A A R V E R S L A G COLLEGE TOETSING GERECHTSDEURWAARDERS

Transcriptie

1 3 Inhoudsopgave J A A R V E R S L A G COLLEGE TOETSING GERECHTSDEURWAARDERS 1 Het College 1.1 Inleiding 1.2 Samenstelling van het College 1.3 Secretariële ondersteuning 1.4 Doelstellingen van het College 1.5 Vergaderingen van het College 2 De Thema s 2.1 Het contact met de auditoren 2.2 Het contact met het bestuur van de KBvG 2.3 De toepasselijkheid van de toetsingscriteria 2.4 rule based versus principle based 2.5 De financiële onafhankelijkheid van de gerechtsdeurwaarder 2.6 De best practice van artikel De toepasselijkheid van best practice Het ICT artikel Best practice De Toetsingen 3.1 Uitkomst van de toetsingen 3.2 Verdeling van de toetsingen over het jaar 3.3 Kerngegevens 3.4 Bezwaarschriften 3.5 Persoonlijk voldoen aan de Verordening 3.6 Opmerkingen in het beoordelingsverslag 4 Overige werkzaamheden van het college 4.1 Reacties 4.2 Binnengekomen stukken 5 Samenvatting en conclusies 1

2 1 Het college 1.1 Inleiding In dit jaarverslag worden de activiteiten van het College Toezicht Gerechtsdeurwaarders (CTG) gedurende 2012 toegelicht en beschreven. Het jaar 2012 was het afsluitende jaar van de eerste cyclus van twee jaar, waarbinnen alle gerechtsdeurwaarders een positief toetsingsverslag verkregen dienden te hebben. Deze eerste cyclus sloot om precies te zijn op 9 december Zouden alle kantoren kans zien om hun toetsingsverslag tijdig ingediend te krijgen? Hoeveel kantoren zouden uiteindelijk geen positief toetsingsverslag verwerven? Vragen die het College tot diep in 2012 bezig hielden, aangezien gaandeweg het jaar duidelijk werd dat een substantieel deel van de kantoren hun toetsingsverslag pas na de zomermaanden zou indienen. 1.2 Samenstelling van het college Het College opereerde in ongewijzigde samenstelling: Voorzitter Collegelid 1: Dhr. mr. A.C.J.J.M. Seuren, oud-gerechtsdeurwaarder en jurist; Leden Collegelid 2: Dhr. mr. H.J. Portengen, notaris; Collegelid 3: Dhr. prof. dr. T. Wentink, bijzonder hoogleraar kwaliteitsmanagement; Collegelid 4: Dhr. prof.mr. F.R. Salomons, hoogleraar privaatrecht, in het bijzonder notarieel recht; Collegelid 5: Dhr. drs. A.W.H. Hooyman RA, register-accountant. 1.3 Secretariaat Het secretariaat wordt opnieuw gevoerd door mw. W. Kunst LLB, juridisch medewerker op het Bureau van de KBvG. Zij werd opnieuw voor maximaal 0,8 fte ten behoeve van het College vrijgemaakt, teneinde de inhoudelijke voorbereidingen voor het College te kunnen doen. 1.4 Doelstellingen van het college De doelstellingen van het College bleven onverminderd: a. de onafhankelijke toetsing van verordeningen, normen en richtlijnen te initiëren, in te richten en te beheren; b. de bevordering van de kwaliteit bij de uitoefening van het ambt van gerechtsdeurwaarder en van de kantoororganisaties van gerechtsdeurwaarders. 2

3 De onafhankelijkheid van het College stond niet ter discussie, hoewel rond de intensieve discussie met betrekking tot de financiële onafhankelijkheid van de gerechtsdeurwaarder ten opzichte van grote opdrachtgevers (waarover hierna meer), door een auditor beduchtheid is uitgesproken. Beduchtheid dat specifieke informatie ten aanzien van grote opdrachtgevers, waaronder omzetgegevens, ongehinderd bij het bestuur van de KBvG zouden kunnen terechtkomen. Enige concrete aanwijzing dienaangaande is achterwege gebleven. Op deze plaats wordt nog eens gewezen op de opdracht van de Ledenraad van de KBvG tot vorming en instandhouding van een onafhankelijk College zonder directe binding met andere onderdelen van de KBvG, en op de opdracht tot geheimhouding in het Collegereglement (artikel 11). In dit verband wijst het College op een bij het bestuur van de KBvG neergelegde wens tot het instellen van een eigen adres 1.5 Vergaderingen van het college Het College vergaderde in het verslagjaar op de navolgende data: 19 januari 2 februari 6 maart 29 maart 24 april 22 mei 26 juni 7 augustus 4 september 11 oktober 25 oktober 13 november 4 december. Het College had met betrekking tot de auditoren, twee bijeenkomsten: Op 9 januari werd een cursus ex artikel 7.10 sub j. Collegereglement gegeven ten behoeve van drie aspirant auditoren. Naar aanleiding van deze cursus werd in de vergadering van het College van 19 januari besloten aan deze drie aspiranten een erkenning te geven. Op 24 mei had de jaarlijkse auditorendag plaats. De voorzitter had namens het College een bijeenkomst: Op 23 maart met twee auditoren en de portefeuillehouder in het bestuur van de KBvG. 3

4 In tegenstelling tot het jaarverslag 2011 kiest het College er deze keer niet voor om een opsomming te geven van het in de vergaderingen verhandelde, maar om de in het College besproken onderwerpen hierna volgend thematisch te behandelen. 2 De thema s 2.1 De contacten met de auditoren Zoals in het vorige toetsingsverslag al vermeld, voert het College geen algemene inhoudelijke beoordeling van de toetsing uit. Dat wil zeggen: het College beoordeelt het toetsingsverslag marginaal voor wat betreft de gevolgde werkwijze, de volledigheid en de argumentaties van de toetsing, en inhoudelijk voor wat betreft de geconstateerde afwijkingen op de best practices en de verdere opmerkingen van de auditor. Het spanningsveld tussen College en auditor is gelegen waar de marginale toetsing overgaat op inhoudelijke toetsing. Voor het College is het uitgangspunt dat terughoudendheid wordt betracht daar waar de auditor er in zijn toetsingsverslag overtuigend blijk van geeft dat de gerechtsdeurwaarder volledig heeft voldaan aan alle in de best practice gestelde criteria. Indien het College twijfelt aan de overtuigingskracht van de argumentaties, verlaat hij de marginale benadering en wordt de noodzakelijke informatie verzameld aan de hand van bevragingsdocumenten. Deze werkwijze is in het verslagjaar voortgezet, maar kon niet altijd rekenen op volledig begrip bij diverse auditoren. Naar aanleiding van vooral deze bevragingsdocumenten, was een-op-een overleg nodig met enkele auditoren om te komen tot verduidelijking van wederzijdse standpunten. Het overleg betrof met name: de toepasselijkheid van de toetsingscriteria rule based versus principle based de systematiek van onder de grens best practice pas toe/leg uit de best practice van artikel 7 (geldigheid van GBA uittreksels) de best practice van de artikelen 4.1 en 14.3 (zelfstandigheid ten opzichte van grote opdrachtgevers) het ICT artikel 15 en best practice 18.2 (extern uit te dragen functiebenamingen van kantoormedewerkers). Op deze punten zal hierna verder worden ingegaan. 4

5 Voorts koos het College met instemming van de auditoren voor een thematische auditorendag met de nadruk op de hiervoor opgesomde onderwerpen. In voorbereiding van de auditorendag werden de auditoren in de gelegenheid gesteld vragen en/of opmerkingen te plaatsen, waarvan door verscheidene auditoren gebruik werd gemaakt. Vragen en opmerkingen kwamen op de dag zelf aan de orde. Naast de specifieke onderwerpen, stelde het college generiek aan de orde: i. het bepalen van de haalbaarheid van de audit ii. iii. de beoordeling van informatie aan de hand van de auditcriteria de aanpak op grond van bewijs: het auditproces moet betrouwbaar, verifieerbaar en representatief zijn. Alhoewel er door het verslagjaar heen meningsverschillen waren, mag geconstateerd worden dat alle actoren op 9 december 2012 in bevredigende mate van eensgezindheid het formele einde van de eerste cyclus haalden. Wegens verandering van werkkring werd van 1 auditor afscheid genomen. Een drietal auditoren kon in het verslagjaar niet voldoen aan het vereiste van het minimaal 3 maal per jaar uitvoeren van een toetsing. Dispensatie was al verleend in 2010 en Beraad van het college over hoe om te gaan met dit gegeven, loopt nog. Het college beraadt zich ook over een aanpassing van dit vereiste Het contact met het bestuur van de KBvG Het contact met het bestuur werd met name onderhouden door de voorzitter van het college. En dan uitsluitend met de portefeuillehouder, dhr. W.M. van de Donk. De contacten betroffen dan voornamelijk de zienswijze van het college met betrekking tot de binnengekomen bezwaarschriften. Het college drong er voorts op aan om voor de kwaliteitsbeoordeling relevante tuchtuitspraken zo spoedig mogelijk ter kennis gebracht te krijgen, zeker nu het een gegeven is dat openbare publicatie van tuchtuitspraken niet anders dan problematisch kan worden genoemd. Hierna in dit verslag komen deze contacten en hun uitkomst daarvan, op afzonderlijke plekken terug. 2.3 De toepasselijkheid van de toetsingscriteria Het College ervoer onduidelijkheid over de toepasselijkheid van de toetsingscriteria. De Toetsingscriteria KBvG Normen voor kwaliteit, Versie 2010 vormen echter een onverbrekelijk deel van de gehele toetsingssystematiek. De criteria geven een houvast voor de wijze van toetsing. Daarnaast formuleren zij de zgn. onder-de-grens practices. Het collegereglement bepaalt dat indien blijkens het 5

6 toetsingsverslag sprake is van een of meer onder de grens practices, het College niet tot het oordeel kan komen dat aan de norm die het betreft, wordt voldaan. En die constatering leidt onherroepelijk tot een negatief beoordelingsverslag. Niettemin kreeg het College herhaald toetsingsverslagen onder ogen waarin de auditor melding maakte van een situatie welke de facto een onder-de-grens practice betrof, maar desalniettemin toch adviseerde tot afgifte van een positieve beoordeling. Nadat dit euvel tijdens de auditorendag aan de orde was gesteld, bleven toetsingsverslagen als hiervoor omschreven, verder achterwege. 2.4 rule based versus principle based Tijdens de auditorendag van 24 mei heeft het College met de auditoren gediscussieerd over de striktheid van de regeling en de regels. Het College heeft zoveel als dat mogelijk is, gekozen voor principle based. Zoveel als dat mogelijk is, want bijvoorbeeld de regels betreffende de onder-de-grens practices zijn overduidelijk rule based. Erkend wordt dat de keuze voor principle based ruimte voor interpretatie laat, tot misverstanden kan leiden en zelfs tot inconsistentie, maar een onmiskenbare uitkomst van deze keuze is de continue verbetering. Daarentegen neigt een rule based benadering naar afvinkgedrag, een gepolijste verslaggeving en het wegdrukken van de realiteit. Het College is zich bewust van een zekere mate van onzekerheid die voortvloeit uit zijn keuze. Het vergt professionaliteit bij auditoren èn toezichthouder. Ter verlichting kan aangevoerd worden dat de bevragingsdocumenten, waarvan het College veelvuldig gebruikt heeft gemaakt om verduidelijkingen te krijgen, toch vooral heel dicht bij de toelichtende tekst van de Toetsingscriteria zijn gebleven. In zoverre kon de principle based houding van het College geen verrassing zijn, of het moeten in dit (de eerste toetsingscyclus afsluitende) verslagjaar de keuzes van topics zijn geweest, die het College heeft gemaakt. 2.5 De financiële onafhankelijkheid van de gerechtsdeurwaarder De toetsingscriteria vermelden op alle onderdelen van de normen en best practices, aandachtspunten en toelichtingen. Deze zijn niet vrijblijvend zoals uit het voorgaande al mocht blijken, maar het College moest op enig moment in het begin van het verslagjaar bespeuren dat sommige auditoren een andere mening waren toegedaan. Illustratief in dit verband zijn de normen 4 en 14 (zelfstandigheid ten opzichte van grote opdrachtgevers), die in samenhang beschouwd van de gerechtsdeurwaarder een gebalanceerde opdrachtgeversportefeuille en de waarborging van de continuïteit van zijn onderneming verlangen. De aan deze beide normen gekoppelde best practices van de artikelen 4.1 en 14.3 vallen juist door de daarbij gegeven toelichting samen met de beide normen. Normaliter betekent het niet voldoen aan een best practice, niet automatisch dat dan ook niet 6

7 wordt voldaan aan de norm; de gerechtsdeurwaarder mag dan immers argumenten aandragen waarom hij in dat geval nog wel aan de norm voldoet (de pas-toe-of-leg-uit regel). Echter: door de hiervoor bedoelde samenvalling betekende het niet voldoen aan de best practices 4.1 en 14.3, tegelijkertijd het niet voldoen aan de normen 4 en 14, met als uiterste consequentie het niet behalen van een positieve college-beoordeling. Het College constateerde uit de ingediende toetsingsverslagen, dat een niet onbelangrijk deel van de gerechtsdeurwaarderskantoren te maken hebben met een, twee of enkele grote opdrachtgevers (> 15% van de omzet) èn dat die kantoren tot dan toe geen of nauwelijks aandacht hadden gegeven aan waarborging van de onafhankelijkheid ten opzichte van die grote opdrachtgever(s), aan het in kaart brengen van continuïteitsrisico s en aan het in kaart brengen c.q. het nemen van risico beperkende maatregelen. Dat was het sein voor het College om extra aandacht te geven aan de toepassing van de normen 4 en 14. Zulks temeer omdat vervolgens in een drietal toetsingsverslagen rapportage omtrent de waarborging van de onafhankelijkheid, de eventueel aanwezige continuïteitsrisico s en de genomen maatregelen tot risicobeperking achterwege bleef. Dientengevolge werd het College ook geen inzage gegeven in de omzetverdeling over de opdrachtgevers van de gerechtsdeurwaarder. En juist deze items zijn manifest in de Toetsingscriteria genoemd. Als reden werd aangevoerd dat beide normen (in samenhang met de beide best practices) kleinere kantoren zouden dwingen om terughoudend te zijn bij het aantrekken van grotere opdrachtgevers. Eén kantoor schakelde zelfs een advocaat in, die de gevolgen van de zojuist genoemde reden juridiseerde tot discriminatoir en concurrentievervalsend. Desalniettemin handhaafde het College zijn standpunt dat de betrokken normen, in samenhang met de best practices en toetsingscriteria, verlangen dat de gerechtsdeurwaarder aantoont dat hij zich bewust is van de potentiële risico s voor onafhankelijkheid en continuïteit bij het vertrek van grote opdrachtgevers, en dat hij vanuit dat bewustzijn (potentiële) maatregelen dient te treffen, welke die risico s kunnen opvangen dan wel aanvaardbaar kunnen beperken. En dat het dus de taak van de auditor is om te bezien of de gerechtsdeurwaarder zich daarvan voldoende bewust heeft gemaakt. De beweringen dat een en ander discriminatoir en concurrentievervalsend zou zijn voor de kleinere kantoren en voor deze kantoren extra kosten met zich mee zouden brengen, werden overtuigend weerlegd. Het bestuur van de KBvG, dat de correspondentie met de betrokken advocaat voerde, nam het standpunt van het College integraal over. Uitkomst van dit alles was dat alle gerechtsdeurwaarders de verlangde gegevens hebben verstrekt. Het College nam zich voor deze normen en best practices in de nieuwe toetsingscyclus verder aan te scherpen door het formuleren van een onder-de-grens practice. 7

8 2.6 De best practice van artikel 7 (geldigheid van GBA uittreksels) Bij artikel 7 luidt de best practice 7.1: Bij het betekenen van een exploot zijn de GBA en/of KvK gegevens niet ouder dan twee weken, en de daarbij geformuleerde onder-de-grens practice is geformuleerd als volgt: Er wordt meer dan eens betekend met GBA/KvK gegevens niet ouder dan twee weken. Geconstateerd moest worden dat beide formuleringen voorbij gingen aan de praktijk van alle dag, waarbij (met name plattelands)gerechtsdeurwaarders veelvuldig 100% zeker waren over de betreffende gegevens en toch gedwongen werden overbodige uittreksels aan te vragen om te vermijden dat de onder-degrens practice zou moeten leiden tot een negatieve beoordeling door het College. Vooruitlopend op een formele wijziging werd besloten tegemoet te komen aan het gegeven van de bekendheid met de betreffende gegevens vanuit de praktijk. 2.7 De toepassing van best practice 14.1 Gezegd moet worden dat de aansluiting van de best practice 14.1 ( De gerechtsdeurwaarder richt een deugdelijke betalingsorganisatie in. Hierbij is er een controle systeem op uitgaande betalingen dat verplicht tot meerdere handtekeningen voor afzonderlijke betalingen die een vooraf bepaalde limiet overschrijden ), op de norm in artikel 14 niet echt duidelijk is. Dat heeft als direct gevolg dat het niet voldoen aan de best practice 14.1 nagenoeg geen argumentatie nodig heeft om toch tot de bevinding te komen dat wel wordt voldaan aan de norm, of het moet de (gekunstelde) redenering zijn dat een nonconform controle systeem, de continuïteit van de onderneming in gevaar brengt. Het College ervoer dit gebrek aan connexiteit als een gemis, omdat in een substantieel deel van de toetsingsverslagen delegatie van het doen van betalingen werd tegengekomen zonder afdoende waarborgen. Dit temeer waar de Toetsingscriteria helder constateren dat de gerechtsdeurwaarder het doen van betalingen vaak heeft gedelegeerd, maar concluderen dat dan in die gevallen extra waarborgen nodig zijn voor het bewaken van de bewaarpositie en het voorkomen van onjuiste of ongewenste betalingen. Functiescheidingen tussen het klaarzetten van betalingen-het controleren van betalingen-het daadwerkelijk uitvoeren van betalingen waren regelmatig onvoldoende. Functievermenging en het ontbreken van extra waarborgen bedreigen de bewaarpositie en scheppen risico s op onjuiste en/of ongewenste betalingen. Idealiter acht het College gewenst dat de gerechtsdeurwaarder uiteindelijk als laatste de verzending van de betalingen fiatteert, en als dat (bijvoorbeeld bij kleine kantoren) niet altijd mogelijk is, op zijn minst extra waarborgen creëert. Een en ander leidde er toe dat het College in voorkomende gevallen een sterke aanbeveling gaf tot het in overeenstemming brengen van de praktijk met de best practice 14.1 en de Toetsingscriteria op dat punt. Het College nam zich voor het vrijblijvende karakter op dit onderdeel in de nieuwe toetsingscyclus op te heffen door de opname van een nieuwe onder-de-grens practice, die refereert aan de 8

9 Toetsingscriteria. De tegenwerping dat het bij het Bureau Financieel Toezicht geen harde eis is dat de gerechtsdeurwaarder als laatste de verzending van de betalingen fiatteert, belemmert het streven van het College, dat waakt over de kwaliteit van de gerechtsdeurwaarderskantoren, uiteraard niet. 2.8 ICT (artikel 15) Een groot deel van de toetsingsverslagen leverde ook voor wat betreft deze norm (betreffende de continuïteit, veiligheid en beschikbaarheid van de kantoorautomatisering) nadere vragen door het College op. Ultieme voorwaarde voor het functioneren van een gerechtsdeurwaarderskantoor is een vlekkeloze automatisering. En omdat de gekoppelde best practices ook hier samenvallen met de norm, kon de automatisering zich evenzeer in een verscherpte aandacht van het College verheugen. Ten behoeve van de uitvoering van de norm en de best practices werd uit automatiseerdersland een gecertificeerde ASP ( Application Service Providing ) oplossing aangeboden, hetgeen de auditor in staat stelt beter en sneller te beoordelen om de gerechtsdeurwaarder aan de gestelde eisen voldoet. Het College heeft deze ASP oplossing omarmd, met dien verstande dat voorop blijft staan dat de gerechtsdeurwaarder te allen tijde verantwoordelijk blijft voor de continuïteit, de veiligheid en de beschikbaarheid van zijn automatisering. 2.9 Best practice 18.2 (extern uit te dragen functiebenamingen van kantoormedewerkers). De norm in artikel 18 heeft vooral interne werking heeft ( De gerechtsdeurwaarder draagt er zorg voor dat taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden in het kantoor eenduidig vastgelegd zijn ). Die interne werking weerspiegelt in de best practice 18.1 ( Voor iedere functie binnen het gerechtsdeurwaarderskantoor zijn de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden vastgelegd. Iedere medewerker is op de hoogte van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden die met zijn functie samenhangen ). Daarentegen hebben de best practices 18.2 en 18.3 een duidelijke externe werking. Leverde de toepassing van best practice 18.3 geen probleem, waar het daar immers gaat om de externe kenbaarheid van de toegevoegd kandidaatgerechtsdeurwaarder: dat bleek niet op te gaan voor de toepassing van de best practice 18.2 ( De gerechtsdeurwaarder draagt er zorg voor dat voor opdrachtgevers, justitiabelen en derden duidelijk is wat het takenpakket en de bevoegdheden van een medewerker zijn. Bijvoorbeeld door het hanteren van heldere en eenduidige functiebenamingen ). In meerdere toetsingsverslagen werd de principiële vraag opgeworpen dat het bekendmaken van namen en functies van medewerkers, de veiligheid van hen in gevaar kan brengen. In praktische zin werd er op gewezen dat het hanteren van heldere en eenduidige functiebenamingen als voorbeeld werd gegeven en niet meer dan dat. 9

10 Met name met het oog op de veiligheid van medewerkers, besloot het College dat in de communicatie met opdrachtgevers, justitiabelen en derden, de vermelding van (functie)benamingen in de correspondentie niet als een verplichting in het kader van de best practice wordt gezien. 3 De toetsingen 3.1 Uitkomsten toetsingen 2012 In 2011 ontving het College slechts 21 toetsingsverslagen en ook in de eerste vier maanden van 2012 kwamen de toetsingsverslagen slechts mondjesmaat binnen. Zoals uit onderstaand overzicht blijkt, bleef de teller in deze periode op slechts 18 verslagen staan. Na april echter kwam een gestage stroom op gang. Kennelijk hebben veel kantoren pas in de eerste maanden van het jaar contact gezocht met een auditor. Het zwaartepunt lag evenwel in het najaar van 2012, hetgeen er voor heeft gezorgd dat het College in het zicht van de finish nog zo n 75 beoordelingen heeft verstrekt. Drie toetsingsverslagen werden dermate laat ingediend dat het College geen kans zag deze nog binnen de termijn af te wikkelen. Het College heeft nog overwogen deze toetsingen binnen de termijn voorwaardelijk goed te keuren, d.w.z. onder voorwaarde dat de antwoorden op de bevragingsdocumenten bevredigend zou zijn, maar heeft uiteindelijk toch gekozen voor de reguliere afwikkeling. Een toetsingsverslag werd weliswaar tijdig genoeg ingediend om nog voor de afloopdatum te kunnen worden beoordeeld, maar betrof de toetsing van een niet in de formele vestigingsplaats van de gerechtsdeurwaarder residerend kantoor; populair gezegd een spookvestiging. De betrokken gerechtsdeurwaarder werd toegestaan binnen afzienbare tijd aan te tonen dat hij inmiddels beschikt over een ministeriële toestemming tot wijziging van zijn vestigingsplaats. Deze kantoren zullen dan ook pas in 2013 worden beoordeeld en hadden in ieder geval in strijd met artikel 6 van het Collegereglement op 9 december 2012 niet de beschikking over een positieve beoordeling. Het is aan het bestuur van de KBvG dienaangaande maatregelen te treffen die het dienstig acht. Vier gerechtsdeurwaarders hebben in het geheel geen toetsingsverslag ingediend. Het betreft twee gerechtsdeurwaarders die samen 1 kantoor hebben; één gerechtsdeurwaarder met 1 kantoor en één gerechtsdeurwaarder die geen kantoor (meer) exploiteert. Het is aan het bestuur van de KBvG dienaangaande de maatregelen te treffen die het dienstig acht. In dit verslagjaar zijn twee toetsingsverslagen negatief beoordeeld. Het betreft een kantoor met twee gerechtsdeurwaarders en een kantoor met één gerechtsdeurwaarder. Het zwaartepunt van de negatieve beoordeling lag bij 10

11 beide kantoren vooral bij de continuïteit van de onderneming en in gebrekkigheid of afwezigheid van beleid(svisie). Het eerste kantoor heeft een bezwaarschrift ingediend bij het bestuur van de KBvG; de beslissing op het bezwaar is in 2013 komen te liggen. Het tweede kantoor heeft aanvankelijk een verzoek ingediend tot dispensatie c.q. tijdelijke vrijstelling van de regel tot tijdige verkrijging van een positief beoordelingsverslag, maar heeft na afwijzing van dat verzoek gekozen voor de tijdige indiening van een nieuw toetsingsverslag; indiening was evenwel zo kort vóór 9 december 2012 dat de beoordeling door het College in 2013 is komen te liggen. 3.2 Verdeling van de toetsingen over het jaar De toetsingsverslagen waren als volgt over het jaar verdeeld: Januari 5 Februari 1 Maart 7 April 5 Mei 13 Juni 10 Juli 18 augustus 11 September 20 Oktober 23 November 17 December Kerngegevens De kerngegevens op 9 december 2012 zijn de volgende: Toetsingsverslagen Gerechtsdeurwaarders Kantoren Positief Gerechtsdeurwaarders Kantoren Negatief Gerechtsdeurwaarders Kantoren Hangende Toetsingsverslagen Gerechtsdeurwaarders Kantoren Geen Toetsingsverslag Gerechtsdeurwaarders Kantoren

12 3.4 Bezwaarschriften Bezwaarschrift-1 Een gerechtsdeurwaarderskantoor heeft ondanks een verkregen positief beoordelingsverslag formeel bezwaar aangetekend. Volgens het kantoor diende in het beoordelingsverslag louter een keus gemaakt te worden tussen onvoldoende/voldoende/goed en diende het College uitgebreide motiveringen achterwege te laten. Het College heeft zich op het standpunt gesteld dat uit het Collegereglement op geen enkele wijze blijkt dat het College niet gerechtigd zou zijn om zijn beoordelingen vergezeld te doen gaan van opmerkingen. Het is aan het College om te beslissen of en zo ja wanneer hij de beoordeling vergezeld doet gaan van opmerkingen. Het bestuur van de KBvG heeft het bezwaar vervolgens afgewezen. Bezwaarschrift-2 Een gerechtsdeurwaarderskantoor heeft ondanks een verkregen positief beoordelingsverslag formeel bezwaar aangetekend. Het kantoor maakte bezwaar tegen een aanbeveling van het College. Het College heeft zich op het standpunt gesteld dat het bezwaar nietontvankelijk dient te worden verklaard aangezien volgens het Collegereglement slechts tegen het oordeel en niet tegen een aanbeveling, bezwaar kan worden gemaakt. Het bestuur van de KBvG heeft het bezwaar vervolgens niet-ontvankelijk verklaard. Bezwaarschrift-3 Zoals hiervoor al werd aangegeven betrof één van de twee negatieve beoordelingen een kantoor met twee gerechtsdeurwaarders. Het zwaartepunt van de negatieve beoordeling lag vooral bij de continuïteit van de onderneming en in gebrekkigheid of afwezigheid van beleid(svisie). Alvorens tot de negatieve beoordeling werd gekomen, heeft het College aangeboden een positieve beoordeling te verstrekken mits bij het kantoor bereidheid was om uiterlijk 1 juli 2013 via een auditor een uitgewerkte beleidsvisie te rapporteren. Het kantoor heeft het aanbod afgewezen en heeft vervolgens een bezwaarschrift ingediend bij het bestuur van de KBvG; de beslissing op het bezwaar in 2013 is komen te liggen. 12

13 3.5 Persoonlijk voldoen aan de Verordening Door verschillende auditoren werden verschillende situaties aangedragen die te maken hadden met benoeming, fusie, overname e.d., en de daaraan gekoppelde vraag welke gerechtsdeurwaarder wanneer in een nieuwe situatie (eventueel aanvullend) getoetst zou moeten worden. Uit de toetsingssystematiek volgt dat elke gerechtsdeurwaarder persoonlijk aan de Verordening dient te voldoen. In aansluiting op dit gegeven werd in februari 2012 door het bestuur van de KBvG de navolgende bestuursregel uitgevaardigd: Indien een gerechtsdeurwaarder uit een combinatie is gestapt, blijft het toetsingsverslag wat hij dan heeft, gelden. Aanvullend bepaalde het bestuur van de KBvG voorts: De KBvG sluit aan bij het feit dat startende kantoren binnen 3 jaar winstgevend moeten zijn. Een positief toetsingsverslag moeten zij binnen drie jaar na het starten hebben. Aansluitend op deze bestuursregels worden hier vier voorbeelden van enkele specifieke situaties gegeven (zonder pretentie van uitputtendheid): Kantoorcombinatie van gerechtsdeurwaarders (gdw) A en B is positief getoetst in In juli 2012 volgt de benoeming van gdw C. Gdw behoeft pas uiterlijk in juli 2015 over een positief rapport te beschikken en kan dus zonder probleem de eerstvolgende toetsing van het kantoor afwachten. Kantoorcombinatie van gdw s A en B is nog niet getoetst in In juli 2012 wordt het kantoor overgenomen door de kantoorcombinatie van gdw s C, die al wel zijn getoetst. Gdw s A en B kunnen niet meeliften op de reeds verkregen positieve toetsing van gdw s C en zullen dus tijdig persoonlijk aan de Verordening moeten voldoen. Kantoorcombinatie van gdw s A, B en C is positief getoetst in 2011 maar valt uiteen in juli Gdw s A en B gaan samen verder en gdw C treedt toe tot het kantoor van gdw s D en E, die beiden nog niet zijn getoetst. Gdw s D en E dienen tijdig te worden getoetst; gdw C hoeft niets meer te doen. Kantoorcombinatie met gdw s A en B is positief getoetst in november In december 2012 volgt de toetreding van gdw C (op dat moment nog niet getoetst), die in januari 2011 solitair was benoemd. Gdw C behoeft pas in januari 2014 over een positieve toetsing te beschikken. Gdw C kan de volgende toetsing van het kantoor afwachten, maar die dient dan wel uiterlijk in januari 2014 plaats te vinden. 3.6 Opmerkingen in het beoordelingsverslag Een gerechtsdeurwaarderskantoor maakte na verkregen positieve beoordeling bezwaar tegen de aanvullende opmerkingen van het College en meende in het Collegereglement te kunnen lezen dat het College zich bij de onderdelen van het beoordelingsverslag diende te beperken tot een ja of nee. Het College heeft geantwoord dat het Collegereglement naar zijn mening geen 13

14 enkel aanknopingspunt biedt tot de stellingname van het gerechtsdeurwaarderskantoor. Artikel 10.7 van het reglement rept expliciet van een korte vastlegging van de uitkomsten van de beoordeling door het College. Het is dus aan het College om te beslissen of hij de beoordeling vergezeld doet gaan van opmerkingen en zo ja, van welke. Het beoordelingsverslag is primair bedoeld ter toetsing van het kantoor van gerechtsdeurwaarders aan de Verordening en wordt vooralsnog niet ten behoeve van derden uitgegeven. Als de achterliggende gedachte van de stellingname van de gerechtsdeurwaarder is om het beoordelingsverslag naar derden te willen gebruiken (bijvoorbeeld als marketingtool), staat hem dat vrij, maar kan niet tot gevolg hebben dat het College zich met betrekking tot de inhoud van het verslag beperkingen zou moeten opleggen. 4 Overige werkzaamheden van het College 4.1 Reacties De werkzaamheden van het College hebben in het verslagjaar diverse reacties opgeroepen. Daarvan wordt hierna in het kort verslag gedaan. Advocaat Zoals hiervoor al werd gememoreerd, werd het bestuur van de KBvG hangende de behandeling van een toetsingsverslag, geconfronteerd met een brief van een advocaat, die namens betrokken gerechtsdeurwaarders bezwaar maakte tegen de implicaties van artikel 4 van het Reglement KBvG Normen voor Kwaliteit, geconcentreerd op onduidelijkheid en strijdigheid met mededingingsrecht. Kort gezegd weigerde de gerechtsdeurwaarders vanwege deze redenen om de informatie, voortvloeiend uit het artikel, te verstrekken. Hiervoor is al aangegeven, dat het College zijn standpunt en dus zijn verlangen tot het verkrijgen van de gevraagde informatie, handhaafde, waarna de betrokken gerechtsdeurwaarders hun bezwaren hebben ingetrokken. Na verkregen informatie kon het College een positieve beoordeling verstrekken. Handtekening Een gerechtsdeurwaarder maakte bezwaar tegen de ondertekening van het beoordelingsverslag i.o. van de voorzitter. Hoewel het bezwaar zwaar was aangezet (de bedoelde ondertekening werd ongepast gevonden en getuigend van minachting), werd elk beoordelingsverslag daarna voortaan door de voorzitter persoonlijk ondertekend. 14

15 Verzoek om uitstel Een gerechtsdeurwaarderskantoor verzocht na een opgelegde negatieve beoordeling om dispensatie c.q. tijdelijke vrijstelling van de verplichting om uiterlijk 9 december 2012 de beschikking te hebben over een positief beoordelingsverslag. Het bestuur van de KBvG heeft het verzoek afgewezen aangezien verordening noch reglement voorzien in het verlenen van een dergelijk uitstel of dergelijke vrijstelling. Out-of-pocket kosten Een gerechtsdeurwaarder bracht zijn zorgen aangaande het voor eigen rekening nemen van out-of-pocketkosten, aan het College over, en daarmee verbonden was zijn mening dat het College niet de aangewezen partij is om dienaangaande handhavend op te treden. Het College heeft hem geantwoord dat Verordening noch Reglement de constructie van no cure/no pay verbiedt, en dat het College op basis van de best practices zeker wel controle heeft op de schriftelijke vastlegging van dergelijke constructies, alsmede controle op de eventueel daaraan verbonden financiële risico s. Kwaliteitskeurmerk Een gerechtsdeurwaarderskantoor verzocht om een soort van kwaliteitskeurmerk. Alhoewel het College niet per se afwijzend staat tegen afgifte van een gepimpt beoordelingsverslag (dat zou immers kantoren kunnen onderscheiden die daadwerkelijk alle best practices scoren en dus kwaliteitsverhogend bezig zijn), maar het bestuur van de KBvG verklaarde zich vooralsnog geen voorstander. 5.1 Binnengekomen stukken Het College nam gedurende het verslagjaar op verscheidene momenten kennis van en discussieerde over opiniërende stukken betreffende de toetsing van kwaliteit in andere vrije beroepen. De navolgende bescheiden kwamen onder meer voorbij: Een onderzoek van het College Kwaliteitsonderzoek (CKO) van het NIVRA uit 2011( Uit de meest recente kwaliteitstoetsingen van NIVRA en NOvAA blijkt dat verbeteringen nodig zijn bij meer dan een derde van de accountantskantoren zonder Wta-vergunning. Wat kunnen deze kantoren, veelal werkzaam in het midden- en kleinbedrijf, doen om hun zaken op orde te krijgen? ). Het themanummer van juli 2012 van WPNR (Het BFT als toezichthouder nieuwe 15

16 stijl ). Artikel, geschreven ten behoeve van het BFT-congres van juni 2012 ( toezicht gewaardeerd ). Artikel: Accountant Vaktechniek Fraude in praktijk. Het kwaliteitshandboek (ten behoeve van de beroepsgroep) van Syslogic. Ontwerp verordening Kwaliteitstoetsing NOvAA. 6 Samenvatting en conclusies In december 2012 sloot het college een (zeker in het laatste kwart) intensieve 1 ste toetsingsperiode af. Herhaald mag worden dat alle actoren op 9 december 2012 gelouterd en in bevredigende mate van eensgezindheid het formele einde van de eerste cyclus haalden. Bij het college overheerst grote tevredenheid nu de eerste cyclus kon worden afgesloten met slechts 2 afwijzingen en slechts 3 kantoren die in het geheel geen actie hadden ondernomen. Nog belangrijker was de constatering dat zelfs deze 1 ste toetsingsperiode al een kwaliteitsslag te zien gaf. Veel verslagen gaven immers blijk van in aanloop naar de toetsing doorgevoerde verbeteringen. Daarnaast werden de veelvuldig door het college aan de auditoren toegezonden bevragingsdocumenten adequaat beantwoord en hebben niet zelden tot verdere verbeteringen dan wel aanzet van verdere verbetering geleid. De ambitie van het college blijft onverminderd de bevordering van het kwaliteitsbewustzijn, de plek die dit bewustzijn in het ondernemerschap van de gerechtsdeurwaarder dient in te nemen, en de collectieve verantwoordelijkheid dienaangaande van beroepsgroep en individuele gerechtsdeurwaarder. De nieuwe cyclus zal naar verwachting, in ieder geval staan in het teken van de inlossing van staande verbeterpunten en aanbevelingen. Een belangrijke uitkomst was voorts een geleidelijk aan in het verslagjaar ontstane lijst aan gewenste veranderingen en aanpassingen in de toetsingsdocumenten. Het college ervoer dat niet als verontrustend of onbegrijpelijk, in het licht van de wetenschap dat de toetsingssystematiek en de daarop geënte documenten hagelnieuw waren. Daarbij kwam de constatering dat de gewenste aanpassingen en veranderingen niet zozeer in het licht stonden van correcties als wel van verduidelijking en versimpeling. Dit alles sterkte al in oktober het voornemen van het college om direct vanaf de eerste college- 16

17 vergadering in januari 2013 over te gaan tot het voorbereiden van de aanpassingen van de documenten, en de auditoren in dit proces te betrekken. Het college constateerde aan het slot van zijn jaarverslag 2011 dat het hagelnieuwe toetsingsproces op onderdelen voor verbetering vatbaar was, maar in fundamentele zin zijn nut al had bewezen. Die constatering kan voor dit verslagjaar niet anders zijn, met dien verstande dat het college nu de volledige eerste toetsingscyclus succesvol heeft kunnen afronden, en tegelijkertijd ook al in kaart heeft gebracht welke verbeteringen in de loop van 2013 zullen worden doorgevoerd. Den Haag, mei