Voorwoord. Universitair Informatiemanagement. Definitieve versie

Transcriptie

1 Universitair Informatiemanagement Voorwoord Onderstaand treft u het Informatie- en ICT-plan van de Universiteit Twente voor de periode Voor deze periode heeft de UT een nieuw Instellingsplan onder de naam RoUTe 14. Het meerjarenplan voor het Informatie- en ICT-beleid synchroniseert hierbij met de meerjaren plan-and-control cyclus van de UT. Het plan borduurt vanzelfsprekend voort op het vigerende Informatie- en ICT-plan De daarin geformuleerde keuzes en constateringen zijn voor een groot deel nog uiterst relevant. Toch zijn de ontwikkelingen in de tussentijd weer zodanig dat herijking geboden is. Het nieuwe Instellingsplan RoUTe 14 en het Reorganisatieplan Efficiënte en Moderne Bedrijfsvoering zijn het universitaire strategische kader voor de uitwerking naar het herijkte Informatie- en ICTbeleid. Het plan is door het College van Bestuur op 7 juni 2010 vastgesteld. Vanzelfsprekend zal jaarlijks een herijking plaatsvinden in het licht van voortschrijdend inzicht en nieuwe ontwikkelingen. Sir Bakx, Beleidsdirecteur Informatiemanagement, juni 2010.

2 Management samenvatting Het Informatie- en ICT-plan UT is opgesteld, uitgaande van het universitaire strategische kader van de UT onder RoUTe 14 en Plan Efficiënte en Moderne Bedrijfsvoering (EMB) Met het Informatie- en ICT-plan kiest de UT de positie van early adopter van ICT-toepassingen in modern academisch onderwijs en onderzoek van internationale faam follower in het toepassen van moderne informatie- en communicatietechnologie in bedrijfsprocessen, diensten en administraties integrator voor een samenhangend aanbod aan de UT gemeenschap van innovatieve en moderne ICT-toepassingen De prioriteiten worden in het plan voor gelegd bij het verder professionaliseren en optimaliseren van de gehele organisatie (kaderstelling, aansturing, inrichting, uitvoering) van de informatievoorziening en ICT-facilitering het doorzetten van de standaardisering en harmonisering van de ICT basisfaciliteiten het herstructureren van het applicatielandschap een service-georiënteerde architectuur Deze prioriteiten worden in het plan verder uitgewerkt. Als belangrijkste doelstellingen voor de Informatie- en ICT-strategie zijn gesteld: Digitale Leer- en WerkOmgeving (DLWO) voor modern en geavanceerd academisch onderwijs, die - geïntegreerd en gepersonaliseerd is, - is opgebouwd met MyPortal, Osiris, Blackboard, Syllabus-plus, Digitale Bibliotheek, Corporate Website, algemene ICT-faciliteiten ( /agenda/my-store) en geavanceerde multi-mediale ICT-voorzieningen - op basis van een geïntegreerde ICT-infrastructuur en identity management - met een federatieve opzet, ten behoeve van instellingsoverstijgend onderwijs volgen en geven in vooral de 3TU Graduate School een op doelgroepen gerichte corporate website van de UT met integratie en personalisatie van relevante informatievoorziening via doelgroepen portals verhoging wervingskracht potentiële studenten en binding alumni met behulp van een verder geoptimaliseerd relatiebeheersysteem versterking van de ICT-ondersteuning voor de kwaliteitszorg onderwijs en accreditatie van opleidingen Integratie informatievoorziening en ICT-facilitering van UT en de nieuwe faculteit ITC versterking van de tijdigheid en relevantie van managementinformatie op alle managementniveaus, speciaal ook verbetering van de kwaliteit en volledigheid van managementinformatie voor het onderzoek inrichting van een gemeenschappelijke en gestandaardiseerde werkplekondersteuning op UT-niveau inrichten van het systeem voor Identity Mangement voor een veilige authenticatie, autorisatie en accounting van services concentratie, consolidatie en virtualisatie van servers en serverbeheer in de twee universitaire ICT-ruimtes inrichten van de ICT ondersteuning door het ICT Servicecentrum volgens de principes van ITIL Informatie- en ICT-plan Universiteit Twente onder RoUTe'14 ES/IM/10/0130/bkx -2-

3 verbetering van de ICT-ondersteuning van de inkoopfunctie van de UT en gemeenschappelijke inkoop van ICT-hardware en software door de UT, waar mogelijk in 3TU- of SURF-verband een nieuw salarissysteem kiezen en implementeren, zowel m.b.t. het systeem als de samenwerking met andere universiteiten hernieuwde inrichting van instellingsinformatiesystemen van de UT conform een servicegeoriënteerde architectuur op basis van (meer) gestandaardiseerde bedrijfsprocessen versterking van vraagsturing door geprofessionaliseerd informatiemanagement en ITgovernance Deze doelstellingen en ambities zijn in dit plan vertaald naar een informatie- en ICT-portfolio voor de komende periode inclusief prioriteitstelling en toewijzing van een projecteigenaar. 1. Inleiding Dit document is de uitwerking van het Informatie- en ICT-plan voor de Universiteit Twente (UT) voor de periode Het Informatie- en ICT-plan UT is specifiek gericht op het versterken van het strategische beleid van de UT een daarmee in overeenstemming zijnde inrichting van de digitale informatievoorziening en ICT-faciliteiten met speciale aandacht voor een moderne en efficiënte bedrijfsvoering, waarin met ICT wordt bijgedragen aan efficiënte en op elkaar afgestemde bedrijfsprocessen, onder andere door het toepassen van architecturen en standaarden Het Informatie- en ICT-plan heeft daarom tot doel: het informatie- en ICT-beleid te formuleren, passend bij en afgestemd op de ambities en doelstellingen van de UT de UT ambities en doelstellingen te vertalen naar uitgangspunten en consequenties voor de digitale informatievoorziening en ICT-facilteiten de huidige status van de informatievoorziening en ICT-facilitering binnen de UT inzichtelijk te maken inzicht te geven in het benodigde en geprioriteerde projectenportfolio voor de realisatie van de informatie- en ICT-strategie 1.1 Positionering informatiemanagement Informatiemanagement heeft binnen de UT de taak om zodanig regie te voeren op ICTinnovatie en -beheer dat daarmee de bestaande en nieuwe strategieën en de ambities van de UT voor onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering effectief en efficiënt worden ondersteund. De directie Universitair Informatie Management (UIM) adviseert het College van Bestuur over het Informatie- en ICT-beleid van de UT en ziet toe op de uitvoering ervan. UIM is procesverantwoordelijke voor de vraagsturing van de generieke digitale informatievoorziening en ICT-facilitering van de UT en coördineert daartoe het overleg met het facultair informatiemanagement, de houders van instellingssystemen en ICTS. Voor de afbakening van informatiemanagement maakt dit plan gebruik van het onderstaande Amsterdamse Informatiemanagement Model (AIM-model). 1 1 Een resultaat van Primavera, het Onderzoeksprogramma informatiemanagement van de Universiteit van Amsterdam Informatie- en ICT-plan Universiteit Twente onder RoUTe'14 ES/IM/10/0130/bkx -3-

4 Het gekozen model geeft met grijze vlakken aan dat informatiemanagement het strategisch en tactisch kader schept voor de informatievoorziening en ICT-facilitering, uitgaande van de organisatiestrategie (business-alignment) en rekening houdend met de ICT-mogelijkheden van deze tijd. Enerzijds vertaalt informatiemanagement de organisatiedoelen naar inzet van informatievoorziening en ICT-faciliteiten. Anderzijds brengt informatiemanagement nieuwe mogelijkheden met ICT in zicht voor de organisatie, zodat het gebruikt kan worden voor het realiseren en/of bijstellen van haar doelen en ambities. Vanuit de informatie- en ICT-strategie wordt dit vertaald naar kaders (standaarden, uitgangspunten en principes). Deze kaders worden weergegeven in een architectuur en planning op het gebied van informatie en ICT De operationele ICT services voor de vereiste informatievoorziening en faciliteiten worden door het ICT Servicecentrum (ICTS) aan de business (onderwijs en onderzoek) geleverd als integraal onderdeel van de bedrijfsvoering. Deze diensten aan eindgebruikers sluiten met dit kader van informatiemanagement goed aan op de gestelde ambities en doelen van de organisatie(eenheden) en veranderingen daarin. 1.2 Totstandkoming van het Informatie- en ICT-plan Het informatie- en ICT-plan is tot stand gekomen vanuit drie invalshoeken. De eerste invalshoek zijn de ambities en doelstellingen van de UT, welke onder andere zijn vastgelegd in: Instellingsplan RoUTe 14 Plan Efficiënte, Moderne Bedrijfsvoering (EMB) 2007 Een tweede invalshoek is de huidige situatie van de informatievoorziening en ICT-facilitering binnen de UT. Het applicatielandschap, de feitelijke ICT faciliteiten en de organisatie van het informatiemanagement zijn hierbij bekeken en geanalyseerd. Het informatie- en ICT-plan is hiervoor de basis geweest. Informatie- en ICT-plan Universiteit Twente onder RoUTe'14 ES/IM/10/0130/bkx -4-

5 Als laatste invalshoek zijn relevante trends en ontwikkelingen geïnventariseerd die opgedaan zijn op diverse seminars, gesprekken binnen de universiteit en met andere universiteiten en desktop studies. Op basis van deze drie invalshoeken is het informatie- en ICT-beleid van de UT voor de periode geformuleerd. Aan dit beleid is een informatie- en ICT-portfolio toegevoegd dat aangeeft welke onderwerpen en veranderingen gerealiseerd moeten worden voor een succesvol beleid. 1.3 Opbouw Informatie- en ICT-plan Het Informatie- en ICT-plan is dan ook als volgt opgebouwd: Hoofdstuk 1, dit hoofdstuk, beschrijft het doel, bereik, positionering en opbouw van het informatieplan. Hoofdstuk 2 is de kern van het Informatie en ICT-plan en beschrijft het Informatiebeleid UT , gebaseerd op de organisatiestrategie van UT en uitgewerkt in beleidsuitgangspunten en principes (SOLL). Om deze reden is dit hoofdstuk voor in dit document geplaatst. Hoofdstuk 3 beschrijft de relevante ambities en doelstellingen van de UT en relevante externe trends en ontwikkelingen. Deze onderwerpen vormen input voor het informatie- en ICT-beleid. Hoofdstuk 4 analyseert globaal de relevante huidige situatie van ICT-inzet binnen de UT (IST). Naast de feitelijke ICT-facilitering en informatiesystemen wordt ook de organisatie geanalyseerd die de inzet mogelijk maakt. Hoofdstuk 5 tot slot beschrijft de noodzakelijke (portfolio van) onderwerpen en veranderingen om het informatie- en ICT-beleid succesvol te realiseren (van IST naar SOLL) Om inzicht te krijgen in de gekozen vernieuwingen in het Informatie- en ICT-beleid volstaat het om kennis te nemen van hoofdstuk 2 (beleid) en 5 (realisatie). Informatie- en ICT-plan Universiteit Twente onder RoUTe'14 ES/IM/10/0130/bkx -5-

6 2. Informatie- en ICT-beleid UT Dit hoofdstuk werkt het informatie- en ICT-beleid van de UT voor de periode nader uit. Dit beleid is gebaseerd op de huidige informatievoorziening en ICT-facilitering, ambities en doelstellingen van de UT en externe trends en ontwikkelingen. De hoofdstukken 3 en 4 werken deze nader uit. 2.1 Informatie- en ICT-beleid van de UT De UT formuleert in RoUTe 14 het beleid tot 2014 in hoofdlijn als volgt: Informatie- en ICT-plan Universiteit Twente onder RoUTe'14 ES/IM/10/0130/bkx -6-

7 Universiteit Twente (UT) is een jonge, ondernemende researchuniversiteit die toonaangevend is op het gebied van nieuwe technologie en haar betekenis voor mens en maatschappij. De UT kiest voor het profiel van moderne, brede University of Technology, die met haar technologische en maatschappelijke expertise een belangrijke bijdrage levert aan de vraagstukken van onze samenleving. De UT streeft er verder naar om met behulp van ICT optimale ondersteuning te bieden voor de domeinen Onderwijs, Onderzoek, Valorisatie en Bedrijfsvoering. Daarmee richt de UT zich op de instellingsdoelen en resultaten. De ICT-ondersteuning is verder kostenefficiënt, gestandaardiseerd, afgestemd op de gebruiker, geïntegreerd, transparant, veilig, adaptief en betrouwbaar. Bij de invulling van de informatievoorziening en ICT kiest de UT voor een positie als: early adopter van ICT-toepassingen in modern academisch onderwijs en onderzoek van internationale faam follower in het toepassen van moderne informatie- en communicatietechnologie in bedrijfsprocessen, diensten en administraties integrator voor een samenhangend aanbod aan de UT gemeenschap van innovatieve en moderne ICT-toepassingen Het belang van ICT neemt voor de UT steeds verder toe doordat de primaire processen (onderwijs, onderzoek en kennisvalorisatie) en de daarbij behorende ondersteunende processen (bedrijfsvoering) steeds afhankelijker worden van en verweven zijn met de ICTvoorzieningen. De ICT-dienstverlening dient daarom vooral vraag gestuurd te zijn in plaats van aanbod gestuurd. Dit vraagt een duidelijke aansturende organisatie waarin de vraagsturing professioneel tot stand komt en wordt vertaald naar de informatie- en ICT-services. De UT bevindt zich in de planperiode in een moeilijke financiële situatie. Desondanks wil de UT maximaal investeren in de primaire processen onderwijs en onderzoek. Consequentie daarvan is dat in de secundaire processen maximale efficiëntie nagestreefd wordt. Een belangrijk uitgangspunt van het Informatie- en ICT-beleid van de UT is dan ook dat kwaliteit en kosten van dienstverlening in samenhang tot het niveau gebracht worden waarop nog steeds maximaal en direct in onderwijs en onderzoek geïnvesteerd kan worden. 2.2 ICT Governance UT De eindverantwoordelijkheid voor het Informatie- en ICT-beleid ligt vanzelfsprekend bij het College van Bestuur (CvB). Het kader voor het Informatie- en ICT-beleid is het strategisch beleid van de UT voor onderwijs en onderzoek dat onder verantwoordelijkheid van het CvB wordt besproken in het Universitair Management Team (CvB met Wetenschappelijke Directeuren onderzoeksinstituten (WD) en Decanen Faculteiten (Dec)). Voor de bedrijfsvoering van de UT heeft het CvB de Universitaire Commissie Bedrijfsvoering (UCB) als adviesorgaan. Het UCB overlegt over beleidsvoorbereiding en operationalisering van de aandachtsvelden van bedrijfsvoering, waaronder het informatiemanagement. De UCB overlegt op strategisch en tactisch niveau over het Informatie- en ICT-beleid van de UT. De UCB bespreekt zowel de voortgang van het projectenportfolio voor de implementatie van het Informatie- en ICT-plan Universiteit Twente onder RoUTe'14 ES/IM/10/0130/bkx -7-

8 beleid als de dienstverleningsovereenkomsten voor de digitale informatievoorziening en ICTfacilitering. Op tactisch adviserend niveau voor specifiek de instellingssystemen is er verder een I-Beraad dat bestaat uit vertegenwoordigers van de houders van de instellingsystemen (domein informatie coördinatoren). In dit beraad worden het jaarplan, meerjarenbegroting en grote investeringsprojecten rond instellingssystemen besproken. Het I-Beraad heeft geen beslissingsbevoegdheid, het is een adviesplatform. De scope van het I-Beraad is de digitale informatievoorziening voor de UT. De dienstdirecteuren nemen mede als houder deel aan de besprekingen in de UCB bij relevante agendapunten. Van groot belang zijn ook de Gebruikers Overleggen (GO) voor relevante services van elke dienst. Onder verantwoordelijkheid van de betreffende dienst overlegt deze met gebruikers over de gebruikersaspecten van de services. De dagelijkse sores van de gebruiker kan hier worden uitgewisseld. De positionering van deze gremia Universitaire Commissie Bedrijfsvoering (UCB), Instellingssystemen Beraad (I-Beraad) en Gebruikersoverleg (GO) kan als volgt met een uitgebreid AIM-model verduidelijkt worden. 2.3 Informatie- en ICT-strategie van de UT De Informatie- en ICT-strategie is voor de periode tot 2014 gericht op het verder professionaliseren en optimaliseren van de gehele organisatie (kaderstelling, aansturing, inrichting, uitvoering) van de informatievoorziening en ICT-facilitering het doorzetten van de standaardisering en harmonisering van de ICT basisfaciliteiten het herstructureren van het applicatielandschap een service-georiënteerde architectuur, Deze punten worden in onderstaande paragrafen verder uitgewerkt Organisatie verder geprofessionaliseerd en geoptimaliseerd Informatiemanagement is gericht op het strategische en tactische informatie- en ICT-beleid van de UT. De regie op de vraagsturing van de ICT-functie is bij het informatiemanagement belegd en wordt op een meer volwassen niveau gebracht. De inhoudelijke en budgettaire Informatie- en ICT-plan Universiteit Twente onder RoUTe'14 ES/IM/10/0130/bkx -8-

9 kaders voor de verdere uitvoering van het beleid worden uiteindelijk op dit niveau opgesteld, alvorens bestuurlijk te worden bekrachtigd. Het informatiemanagement voltrekt zich gecoördineerd op universitair en facultair niveau 2. Vraagsturing vanuit de concerndiensten en servicecentra vormt hierbinnen een integraal onderdeel. Het betreft zowel de planvorming voor het informatie- en ICT-beleid vanuit het universitaire, facultaire en onderzoeksinstituuts perspectief, als de monitoring en evaluatie van de vorderingen in het licht van de strategische doelen van universiteit, faculteiten en onderzoeksinstituten. Op dit onderwerp manifesteert de UT zich als integrator. Bijzondere aandacht gaat uit naar de nieuwe faculteit ITC. De strategie is er op gericht de integratie zo geruisloos mogelijk te laten verlopen. Als uitgangspunt geldt dat, waar UT en ITC qua bedrijfsvoering niet of niet-noodzakelijk verschillen, de UT bedrijfsvoering leidend is en, waar noodzakelijke verschillen in bedrijfsvoering bestaan, er een voorziening voor het ITC wordt getroffen. De uitvoering van het strategische en tactische informatie- en ICT-beleid is belegd bij het ICT Servicecentrum (ICTS). Dit wil zeggen dat ICTS onder beleidsregie en -coördinatie van het informatiemanagement als meedenkende dienstverlener en opdrachtnemer de inrichting van de ICT-dienstverlening realiseert, exploiteert en beheert. De ICT-facilitering is gericht op het leveren van kwalitatief adequate ICT-diensten in het licht van de ambities en doelstellingen van de UT, instituten, faculteiten en diensten tegen aanvaardbare kosten. Hiervoor wordt de ICTstrategie nader gespecificeerd in richtlijnen, normen en criteria voor de uiteindelijke facilitering Het accent zal worden verplaatst van het beheren van applicaties en servers naar het bieden van diensten. Het SAAS-concept (software-as-a-service, cloud-computing ) is daarvan een voorbeeld. De ICT-faciliteiten worden met een daartoe ingerichte ICT-infrastructuur conform dienstverleningsovereenkomsten geleverd aan de organisatie en conform plannen verder ontwikkeld en geïnnoveerd. In de planvorming voor de verdere ontwikkeling van de ICTinfrastructuur zullen steeds expliciet de consequenties voor de exploitatie van de UT meegenomen worden. Aandachtsgebieden voor de verdere professionalisering van de ICT-functie zijn dan ook onder meer: Het verder professionaliseren van informatiemanagement (vraagsturing), zowel universitair als facultair. Onderdeel hiervan is het operationaliseren en op elkaar afstemmen van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden en de overleg- en communicatiestructuren. Uiteindelijk dient de organisatie de ICT-voorzieningen te (leren) sturen Het met de houders verbeteren van (de organisatie van) het functioneel beheer van de instellingssystemen en de afstemming met de eindgebruikers. Door het goed inrichten van het functioneel beheer kan een natuurlijke koppeling worden gelegd tussen ICT-vraag en ICT-aanbod Het standaardiseren en uniformeren van de ICT-facilitering. Denk bijvoorbeeld aan operationele beheerprocessen zoals configuratie-, incidenten-, probleem- en wijzigingsbeheer, evenals tactische beheerprocessen zoals financieel, dienstniveau- en capaciteitsbeheer 2 De UT kent 6 faculteiten: EWI, TNW, CTW, MB, GW, ITC Informatie- en ICT-plan Universiteit Twente onder RoUTe'14 ES/IM/10/0130/bkx -9-

10 2.3.2 ICT-basisfaciliteiten verder standaardiseren en harmoniseren Om de gestelde voordelen uit de EMB reorganisatie ook daadwerkelijk te halen is het noodzakelijk om de vorming van één gezamenlijke infrastructuur daadwerkelijk te implementeren. Omdat hier de kosten voor de baten uitlopen, zal nadrukkelijk gestuurd worden of iedere geplande investering ook daadwerkelijk optimale efficiëntie en marktconformiteit van kosten realiseert. Verder wordt de digitale toegang tot de informatie op de persoon toegesneden (gepersonaliseerd) verleend, ook tijd- en plaatsonafhankelijk en via meerdere kanalen. De integratie van de informatievoorziening en de toegang daartoe met behulp van een doelgroep portal wordt aangevuld met mogelijkheden van interactie en community ondersteuning. Dit stelt onder andere de student en medewerker in staat zijn geïntegreerde informatieomgeving te optimaliseren naar persoonlijke behoeften. Bij het zoeken van relevante toepassingen neemt de UT de positie in van follower. Het realiseren van moderne ICT-faciliteiten voor onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering blijft noodzakelijk, passend binnen de standaardisering en harmonisering. Kenmerken bij deze vernieuwing zijn: - klantgericht - gepersonaliseerd - geïntegreerd - interactief - efficiënt door standaardisatie - tijdig en tijd-, plaats-, kanaalonafhankelijk Uitgangspunt is vanzelfsprekend dat noodzakelijke ondersteuning altijd wordt geboden. Daarbij wordt wel ingezet op generieke, gestandaardiseerde ICT-ondersteuning waar dat mogelijk is en specifieke maatwerk ondersteuning waar dat nodig is. Tot slot speelt informatiebeveiliging bij het standaardiseren en harmoniseren een belangrijke rol. De steeds groeiende afhankelijkheid van de primaire en secundaire processen van ICT vraagt steeds indringender de waarborging van de beschikbaarheid, vertrouwelijkheid en betrouwbaarheid van informatie. In het informatiebeveiligingsbeleid worden noodzakelijke beveiligingsniveau s, benodigde beheersinspanning, aanvaardbaar gebruikersongemak en effectieve handhaafbaarheid afgewogen. Het risicomanagement krijgt inhoud door een expliciete risicoanalyse voor de instellingssystemen af te wegen tegen de basisbeveiliging in de vorm van gedragscodes en systeeminrichtingsafspraken, waarbij zo nodig specifieke extra maatregelen worden genomen Informatievoorziening (applicatielandschap) geherstructureerd Een optimaal geïntegreerde geautomatiseerde informatievoorziening blijft voor de planperiode een belangrijk speerpunt. Voor het onderwijsproces zullen daarom student informatiesysteem, studie inschrijving (studielink), elektronische leeromgeving, digitale toets faciliteiten, plagiaat detectie, roosterprogramma, digitale bibliotheek, corporate website en algemene ICT-diensten zich via een portal als één geïntegreerd geheel presenteren aan de eindgebruikers. Ook geavanceerde multi-mediale faciliteiten en communicatievoorzieningen zullen hierin geïntegreerd worden. Hierin manifesteert zich de UT dus als integrator. De Houders van de Instellingssystemen 3 spelen hierbij een cruciale rol. Zij bewegen zich in de business -kolom van het AIM-model. Uitgaande van de instellingsstrategie en de behoeften van 3 Houders zijn: S&O voor Onderwijs, B&A voor Digitale Bibliotheek, UT-repository en Archief, FEZ/Concern controller voor Management Informatie, S&C voor Communicatie, FEZ voor Financiën, PA&O voor Personeel, FB voor Faciliteiten en ICTS voor Middleware voorzieningen. Houders van instellingssystemen zijn verantwoordelijk voor de inbreng vanuit Informatie- en ICT-plan Universiteit Twente onder RoUTe'14 ES/IM/10/0130/bkx -10-

11 de primaire processen voeren zij de coördinatie over de inrichting van de (gestandaardiseerde / geharmoniseerde) bedrijfsvoerende processen en leiden daaruit de functionele vereisten af voor de inrichting van de instellingsinformatiesystemen. Daarnaast dragen zij zorg voor een enkelvoudige en consistente registratie van betrouwbare gegevens die welgedefinieerd, tijdig en volledig ingevoerd worden. Daarbij wordt overmatige detail-informatie vermeden. Dit alles binnen de kaders en uitgangspunten die vastgelegd zijn in de informatie- en ICTarchitectuur en -planning. In de ontworpen architectuur worden gegevens eenduidig opgeslagen in bronbestanden. Bij de inrichting van de informatiesystemen zullen de eindgebruikers steeds proactief betrokken worden. Ter bestrijding van klein bureaucratisch leed op de werkvloer worden enerzijds de gebruikersinterfaces bij de echte eindgebruiker op gebruikersvriendelijkheid getoetst en zo nodig aangepast, anderzijds worden relevante rapportages vooral ook aan de eindgebruiker gebruikersvriendelijk beschikbaar gesteld. Hierdoor krijgen ook zij er wat voor terug. In de plannen (project initiatie documenten) voor de ontwikkeling van deze systemen is de wijze van waarborgen van gebruikersvriendelijkheid van de applicatie een vast onderdeel Servicegeoriënteerde architectuur als basis De UT werkt een servicegeoriënteerde informatie- en ICT-architectuur (service oriented architecture, SOA) verder uit om aan bestaande behoeften efficiënter te kunnen voldoen en veranderende behoeften beter op te kunnen vangen. In lijn met het AIM-model gaat de methodiek uit van welgedefinieerde onderwijs-, onderzoek- of bedrijfsvoerende processen (business kolom). Om die te ondersteunen worden functioneel beschreven applicatie- en data-services onderscheiden. Deze functionele services worden ingevuld met inzet van de bestaande en nieuw aan te schaffen applicaties en systemen (portals en webservices). Bij de keuze van applicaties en systemen stelt de UT zich op als follower. Uitgangspunt is dat gelijke services (applicatiecomponenten) zo nodig voor meerdere processen worden ingezet en voor gegevens slechts één bronsysteem wordt aangewezen. Hierdoor ontstaat een overkoepelende architectuur waarin dubbeling van functionaliteit en onnodige complexiteit wordt bestreden en de voorzieningen goed geïntegreerd worden aangeboden. Bovendien is met aanpassing of vervanging van (deel)services in een optimale architectuur flexibeler en efficiënter in te spelen op veranderende behoeften. In de plannen (project initiatie document) voor de ontwikkeling van de applicaties en systemen is de inbedding in en conformiteit met de informatie- en ICT-architectuur een vast onderdeel. Belangrijke randvoorwaarden voor het toepassen van een servicegeoriënteerde architectuur zijn procesgericht werken, standaardisatie van gegevens en informatiebeveiliging. De UT heeft met de andere Technische Universiteiten er voor gekozen deze aanpak in 3TU-verband gezamenlijk toe te passen en aansluiting te zoeken bij de andere Nederlandse Universiteiten/Hogescholen in SURF-verband. Voor instellingsoverstijgende processen zijn overeengekomen architecturen voor de betreffende data- en applicatie-services noodzakelijk. Zo ook voor de verdergaande samenwerking tussen instellingen met gedeelde services en expertise voor overeenkomende instellingsinterne processen. Hierin manifesteert de UT zich dus als integrator. het domein voor het informatiebeleid, sturen in het kader van het functionele beheer voor het betreffende domein de applicatiebeheerders en key users functioneel aan, voeren de coördinatie over de inrichting van de bedrijfsvoerende processen en leiden daaruit de functionele vereisten af voor de inrichting van de instellingsinformatiesystemen. Daarnaast dragen zij zorg voor een enkelvoudige en consistente registratie van betrouwbare gegevens die welgedefinieerd, tijdig en volledig ingevoerd worden. Informatie- en ICT-plan Universiteit Twente onder RoUTe'14 ES/IM/10/0130/bkx -11-

12 2.4 Informatie- en ICT-doelstellingen Voor de verschillende domeinen zijn de komende periode de belangrijkste doelstellingen als volgt Onderwijs In het licht van modern en profilerend graadverlenend academisch onderwijs is een door ICT-voorzieningen ondersteunde leer- en werkomgeving cruciaal. Deze Digitale Leer- en Werkomgeving (DLWO) kenmerkt zich door student vraagsturing binnen graadverlenende kaders, heterogene groepen, flexibele leerwegen, meervoudige werkvormen, werken in wisselende communities en afstandsonderwijs binnen blended learning 4. Digitale hulpmiddelen binnen de DLWO hebben betrekking op (landelijk) studie-inschrijven, studie-planning, leeromgeving vakken, verroostering, mededelingen-service, toetsfaciliteiten, plagiaatdetectie. De DLWO omvat ook daarmee geïntegreerde algemene voorzieningen als , e-agenda en serverdiskruimte. De Digitale Bibliotheek is tevens een belangrijk onderdeel. De DLWO wordt gecompleteerd met geavanceerde (multi-mediale) faciliteiten voor de samenwerking tussen studenten, docenten en onderzoeker in verschillende communities, voor het op video opnemen van colleges en het geven van colleges/lezingen op afstand (virtuele collegezaal), voor het werken in jaargroepen/projectgroepen vanuit verschillende locaties, voor het toegankelijk maken van virtual reality demonstratie omgevingen, serious gaming, multidisciplinaire decision omgevingen en geavanceerde simulatie omgevingen, en andere next-generation ICT-faciliteiten voor onderwijs. Dit alles ondersteund met de juiste mix van draadloze en vaste UTnet aansluitingen voor de noodzakelijke connectiviteit voor deze services. Daarmee creëert de UT, binnen de kaders van beschikbare financiële middelen, een showcase van toepassing van nieuwe toonaangevende hightech onderwijsfaciliteiten in haar moderne en profilerende academische onderwijs. De UT is hierin zichtbaar als integrator en early adopter. Cruciaal is dat deze omgeving zich geïntegreerd, interactief en gepersonaliseerd presenteert aan studenten, docenten, studiebegeleiders en onderwijsmanagers ( integrator ). Dit betekent dat de doelgroepen portals voor deze integratie worden vernieuwd. Studenten krijgen hierdoor vanuit een eigen verantwoordelijkheid voor hun studie meer grip op de eigen gegevens en specifieke diensten. De omgeving dient studenten tevens de mogelijkheid te bieden om deze in te zetten voor extracurriculaire (onderwijs)activiteiten als arbeidsoriëntatie, stages en opdrachten. De nieuwe DLWO vormt tevens een integraal onderdeel van de Federatieve DLWO in 3TUverband, waardoor het instellingsoverstijgende studeren en doceren optimaal wordt ondersteund. Ook het instellingsoverstijgend volgen en doceren van onderwijseenheden van andere universiteiten krijgt in SURF-verband de aandacht ( integrator ). Kwaliteitszorg binnen het onderwijs en accreditatie van opleidingen zijn van levensbelang voor het excellente academische onderwijs dat de UT in haar missie formuleert. De optimale beheersing van die kwaliteit vraagt om digitale dashboards van noodzakelijke managementinformatie op alle niveaus. De benodigde faciliteiten en tools voor de onderwijs-bedrijfsvoering worden sterk verbeterd. Een belangrijk onderdeel van de dashboards zijn de resultaten van vakevaluaties bij studenten. Op gemeenschappelijke onderdelen en rapportages van deze evaluaties zullen gemeenschappelijke en efficiënte ICT-hulpmiddelen worden ingezet, bijvoorbeeld bij het digitaal afnemen en/of verwerken van enquêtes en het genereren van rapportages daarover. Bij verwerving van de ICT-hulpmiddelen neemt de UT de positie in van follower. 4 Onder blended learning wordt het onderwijsmodel verstaan waarin de balans gezocht wordt tussen contactonderwijs en afstandonderwijs. Informatie- en ICT-plan Universiteit Twente onder RoUTe'14 ES/IM/10/0130/bkx -12-

13 Mede toegespitst op de accreditaties zal met een gemeenschappelijk, modern document management systeem in aansluiting op het ingevoerde archiefsysteem de beheersing van de relevante documenten verder worden geoptimaliseerd. Om als UT meer zichtbaar te zijn, de aantrekkingskracht te vergroten en doelgroepen meer te binden, wordt verder vormgegeven aan goede (interactieve) informatie-verschaffing door goede UT doelgroepportalen (studenten en alumni), als ook distributie en integratie van informatie naar externe bronnen. Ondersteunend aan de portalen en de marketingcampagnes die gehouden gaan worden, wordt het relatiebeheersysteem verder functioneel uitgebreid ten behoeve van de verdere optimalisering van de (internationale) bachelor en master werving. De UT zal als follower op basis van vastgesteld eigen beleid digitaal onderwijsmateriaal open op het internet beschikbaar stellen, daarbij aansluitend bij het open courseware initiatief. Daarmee beoogt de UT bepaalde doelgroepen, vooral potentiële instromers en life-longlearners, aanvullend te benaderen en aan de UT te binden door relevant en kwalitatief geschikt onderwijs- en voorlichtingsmateriaal algemeen toegankelijk te maken. Voor de ondersteunende ICT-services wordt in 3TU-verband samengewerkt, waarbij de UT zich onderwijsinhoudelijk onderscheidend zal profileren. De webpresence en vindbaarheid van ons onderwijs krijgt met gemoderniseerde web- en portal-technologie in zijn volle breedte een nieuwe impuls. Met een doelgerichte inrichting van de UT-website, toegankelijk gemaakt met doelgroepgerichte portals en geoptimaliseerde zoektechnieken, zal de kwaliteit en vindbaarheid van informatie voor de vele doelgroepen geoptimaliseerd worden. Op dit onderwerp ziet de UT zich als early adopter. Verder zal de UT het PC-zalen/Laptop beleid voor onderwijs herijken, gericht op een meer gemeenschappelijke en efficiënte ICT-facilitering en ruimtegebruik, om zodoende de beschikbaarheid van algemene en specifieke werkplekomgevingen (vast en mobiel) voor studenten te optimaliseren. De positie hierin van het Studielandschap Vrijhof bij de universiteit bibliotheek wordt meegenomen. Punt van onderzoek is of de UT zich zal gaan beperken tot het bieden van gestandaardiseerde toegang (connectiviteit) tot vereiste digitale onderwijsfaciliteiten van de UT op basis van door studenten en medewerkers eigen aangeschafte laptop s, pda s, smartphones en andere mobiele apparaten. Tot slot wordt onderzocht of rond het gebruik van professionele onderwijssoftware als SPSS en LabView ingezet kan worden expertise-sharing tussen de faculteiten voor de ondersteuning Onderzoek Voor de werkomgeving van de onderzoeker wordt de zoektocht als follower voortgezet naar optimalisatie met ICT. Daartoe neemt de UT deel in landelijke projecten als SURFshare. De focus ligt daarbij op de geïntegreerde ondersteuning van productie, communicatie en open toegankelijkheid van wetenschappelijke (tussen)resultaten van de UT. De UT zal de komende periode met inzet van webtechnologie als follower werken aan sharedworkspaces voor internationale samenwerking van onderzoeksgroepen. Daarbij wordt ook aandacht besteed aan het ondersteunen van het (digitaal) zoeken en vinden van wetenschappelijke informatie. De steeds indringender informatiebehoefte en verantwoordingsplicht over onderzoeksprestaties, vooral naar de subsidiegevers, vraagt om een daarop toegesneden management- Informatie- en ICT-plan Universiteit Twente onder RoUTe'14 ES/IM/10/0130/bkx -13-

14 informatievoorziening. Deze informatievoorziening moet een gedisciplineerde, volledige en juiste invoer en opslag van wetenschappelijke publicaties en metadata daarover garanderen. De invoer van de metadata over de publicatie zal voor een belangrijk deel door de onderzoeker zelf of onder diens directe verantwoordelijkheid plaatsvinden en dient daarom op een sterk gebruikersvriendelijke manier te worden ondersteund. De faculteiten nemen de verantwoordelijkheid op zich voor de gedisciplineerde, volledige en juiste invoer van publicaties en metadata. Daarbij zal binnen de faculteit en in samenwerking met het servicecentrum Bibliotheek & Archief de kwaliteitstoets op volledigheid en juistheid van de (integraal) ingevoerde metadata worden uitgevoerd. De invoer van ook de publicaties zelf is van belang voor de UT Academic Repository, het digitale open venster van de UT op de wetenschappelijke resultaten van onze onderzoekers. Daarmee worden publicatielijsten door de UT gepresenteerd van alle onderzoekers, onderzoeksgroepen, faculteiten, onderzoeksinstituten en de UT als geheel. Steeds meer zullen ook onderzoeks-datasets en instrumenten als vragenlijsten in de UT Academic Repositoy worden opgenomen. Het geheel versterkt de digitale zichtbaarheid en de impact van alle onderzoeksresultaten die aan de UT gerelateerd zijn en draagt zodoende bij aan het onderzoeksprofiel van de UT. De UT participeert voor dit onderwerp in het landelijke SURFshare programma 5 en het Open Access Initiative voor publieke onderzoeksresultaten. Op dit moment gebruikt de UT voor dit geheel de systemen Metis, onder functioneel beheer van de Concern Controller, en eprints, onder functioneel beheer van Bibliotheek & Archief. In SURF-verband participeert de UT als follower in het CRIS-traject (Current Research Information System), waarin een gemoderniseerd en onder architectuur gebracht informatiesysteem/-systemen aan de orde is/zijn. Punt van onderzoek zal zijn de mogelijkheid om rekenclusters (grid-computing) voor meerdere onderzoeksgroepen in gemeenschappelijk beheer te nemen. De huidige netwerkvoorzieningen van SURFnet maken de inzet van zogenaamde dedicated lichtpaden mogelijk. Hiermee zijn o.a. rechtstreekse licht verbindingen mogelijk tussen laboratoria met dure faciliteiten en opstellingen. Onderzocht wordt of deze laboratory-facilitysharing voor de UT meerwaarde heeft. Dat wil zeggen dat nagegaan wordt of op deze manier dure laboratorium voorzieningen van de UT beschikbaar gesteld (gevaloriseerd) kunnen worden aan externe onderzoeksgroepen, respectievelijk onderzoeksgroepen van de UT gebruik kunnen maken van dergelijke laboratorium voorzieningen elders (bijvoorbeeld in 3TU-verband). Bij gelegenheid zal de UT zich opstellen als early adopter Valorisatie In het kader van de onderzoeksvragen die op een aantal plekken aan de UT worden voorgelegd (Kennispark, Innovation Lab, Wetenschapswinkel, Studenten Kennisportal) zal de ondersteunende informatievoorziening voor de gehele keten van binnenkomende onderzoeksvraag tot en met afhandeling van de onderzoeksvraag worden geoptimaliseerd. De UT als integrator is hier aan de orde Bedrijfsvoering Met betrekking tot bedrijfsvoering stelt de UT zich op als follower. Met de in 2007 uitgevoerde reorganisatie naar een Efficiënte, Moderne Bedrijfsvoering (EMB) wil de UT kosten besparen op de ondersteunende processen, om daarmee maximaal in het primaire proces te kunnen investeren. 5 Met het SURFshare-programma realiseren de SURF-instellingen een gemeenschappelijke infrastructuur die de toegankelijkheid èn de uitwisseling van onderzoeksinformatie bevordert. Informatie- en ICT-plan Universiteit Twente onder RoUTe'14 ES/IM/10/0130/bkx -14-

15 Gestandaardiseerde en geharmoniseerde onderwijsadministratieve processen worden daarom ingevoerd en ondersteund met nieuwe informatiesystemen voor docenten, studenten, studiebegeleiders en onderwijsmanagers. De faculteiten zetten zich in om onderling tot bestuurlijke afspraken te komen die het standaardiseren van de onderwijsadministratieve processen maximaal mogelijk maken. Een verdere optimalisatie en digitalisering van financiële en personele bedrijfsprocessen met behulp van work flow management wordt voortgezet. Archivering zal geïntegreerd worden in de workflow. Op UT-niveau zullen daartoe steeds niet-vrijblijvende bestuurlijke afspraken over bedrijfsprocessen worden gemaakt waardoor de betreffende processen over de eenheden heen verder worden gestandaardiseerd. In de sterk toegenomen behoefte aan integrale managementinformatie voorziet Institutional Research onder de verantwoordelijkheid van de Concern Controller. De architectuur rond bronbestanden voor gegevens en datawarehouse voor de relaties tussen en historie van de gegevens wordt in samenwerking met Informatiemanagement verder geoptimaliseerd. Verder zal de ondersteuning van werkplekken met ICT-faciliteiten sterk gestandaardiseerd door ICTS worden toegeleverd. Alle ondersteuning wordt geboden die noodzakelijk is. Daarbij geldt het onderscheid gemaakt tussen generieke werkplek-ondersteuning en additionele werkplekondersteuning. Door generieke ondersteuning zo ruim mogelijk voor alle werkplekken te definiëren, op instellingsniveau in te richten en deze samen met de additionele ondersteuning specifiek voor onder andere onderzoek toch zo gestandaardiseerd mogelijk toe te leveren wordt ingezet op maximale schaalgrootte en efficiëntie. Uitgangspunt daarbij is efficiëntie en marktconformiteit van kosten. De inhoud en omvang van de generieke en additionele werkplekondersteuning wordt jaarlijks herijkt naar relevante technische en marktontwikkelingen. Een vergaande gestandaardiseerde installatie en beheer op afstand en selfservice door de gebruiker kenmerken de werkplekondersteuning. Voor medewerkers die de werkplek in eigen beheer moeten hebben wordt de werkplek als geïnstalleerde werkplek ingericht en onderhouden. De meeste medewerkers zullen het beheer van de werkplek efficiënt krijgen toegeleverd met een beheerde werkplek. Verder zullen de toegeleverde serverfaciliteiten ( , e-agenda, userdata, e.d.) op instellingsniveau en zoveel mogelijk werkplekonafhankelijk (anytime-anywhere) beschikbaar worden gesteld. Deze ondersteuning is ook relevant voor de thuiswerkplekken van medewerkers en studenten. De beveiligde toegang tot deze services is een speciaal punt van aandacht. Voor een beveiligde toegang van buiten de UT is een VPN-service beschikbaar, met aanvullende protocollen voor locaties waar firewalls de VPN-toegang onmogelijk maken. Ingespeeld wordt op de ontwikkeling dat steeds meer studenten en medewerkers zich van mobiele devices (willen) bedienen en in eigendom hebben. Hulpmiddelen als laptops (voor het grote werk) en smartphones, pda s en ipods (voor het kleine werk) zullen op den duur een persoonlijk eigendom zijn vanwege het gecombineerde gebruik voor werk/studie en vrije tijd. De ondersteuning zal zich dan meer kunnen richten op het gestandaardiseerd bieden van toegang tot de vereiste ICT-faciliteiten van of via de UT. Efficiëntie in de ICT-ondersteuning wordt ook bereikt door verspreid opgestelde computerservers bij faculteiten te concentreren in de twee gemeenschappelijke ICT-ruimten Seinhuis en Teehuis. Consolidatie, standaardisatie, virtualisatie en integratie dragen vervolgens bij aan kostenbesparingen. Een belangrijk criterium voor aanschaf en inrichting zal duurzaamheid zijn. Energieverbruik en herbruikbaarheid zijn daarbij aan de orde in verband met de maatschappelijke verantwoordelijkheid die ook de UT op dat gebied draagt. Informatie- en ICT-plan Universiteit Twente onder RoUTe'14 ES/IM/10/0130/bkx -15-

16 Er wordt verder onderzoek gedaan naar business-cases voor de afweging of doorgegaan wordt met het in eigen beheer houden van hosting en housing van services en servers (insourcing), dan wel of vormen van gezamenlijke ontwikkeling en beheer met andere universiteiten, in ieder geval 3TU, meer kwaliteit, minder kwetsbaarheid en hogere efficiëntie biedt (co-sourcing), of gezamenlijke out-sourcing naar marktpartijen qua bedrijfsvoering voor de UT de meeste voordelen biedt. Het accent zal naar verwachting worden verplaatst van het beheren van applicaties en servers naar het bieden van diensten. Het SAAS-concept (softwareas-a-service) is daarvan een voorbeeld. Het betreft het betrekken van relevante functionele services van elders beheerde applicaties. Daarbij is met het multi-tenancy principe een eigen inrichting mogelijk voor de eigen instelling in verband met eigen gegevensbeheer. Een criterium daarbij is hoe de steeds meer vereiste 7x24 uur dienstverlening het beste gewaarborgd kan worden. De inkoopfunctie van de UT zal voorzien moeten worden van een verbeterde digitale informatievoorzieningen om de beoogde voordelen uit de EMB reorganisatie te kunnen behalen. De inkoop van ICT-hulpmiddelen voor de werkplekken van medewerkers en studenten (PC s, laptop s, printers, e.d.) en servers voor de faciliteiten zullen via universitaire mantelcontracten met leveranciers worden ingekocht. Hierin wordt waar mogelijk ook de particuliere inkoop van studenten en medewerkers zoveel mogelijk meegenomen om daarmee maximale inkoopkracht te verwezenlijken. Aangesloten wordt bij de universitaire inkooporganisatie, bij voorkeur ook bij landelijke inkoopactiviteiten met de andere HO-instellingen. De netwerkinfrastructuur bestaat uit een vast netwerkgedeelte, het UTnet, en een draadloos gedeelte, WLAN/Eduroam. De beschikbaarheid van het netwerk is van kritisch belang voor de informatievoorziening en ICT-facilitering van onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering. Voor de topologie van de bestaande infrastructuur is de basis in 2003 gelegd. De UT doet een afweging tussen enerzijds het handhaven van het huidige niveau van storingsgevoeligheid van het netwerk, waardoor de exploitatiekosten gelijk blijven en investeringen zich beperken tot vervanging van afgeschreven componenten, en anderzijds het significant meer investeren in segmentering van het netwerk voor meer robuustheid. Vooralsnog acht de UT de bestaande storingsgevoeligheid aanvaardbaar en acht significante opwaarderinginvesteringen niet op te wegen tegen mogelijke schade tengevolge van de bestaande storingsgevoeligheid. Met VLAN s wordt ingezet op virtuele segmentering van het UTnet, vooral ook in verband met te onderscheiden beveiligingsniveaus binnen het UTnet. De beschikbare bandbreedte van het UTnet is nog steeds op orde. Verder zullen de dekkingsnormen voor het draadloos netwerk voor bepaalde onderwijsruimten worden herzien en aangepast aan de omstandigheid dat steeds meer opleidingen tijdens de onderwijsactiviteiten ervan uitgaan dat studenten met een laptop draadloos toegang hebben tot benodigde faciliteiten. Met name het gelijktijdig downloaden van grote bestanden door een groot aantal studenten blijkt een bottleneck. Met pilots wordt uitgezocht welke mix van alternatieven de oplossing moet bieden: nieuwe WLAN-basisstations met hogere bandbreedte (802.11n, 5 Mhz, gedeelde bandbreedte), groter aantal vaste aansluitingen (100 Mb ongedeeld), dan wel organisatorische maatregelen door de opleidingen om de gelijktijdige grote belasting van het draadloos/vast netwerk, en daardoor hogere kosten, te voorkomen. Voor het geheel zullen voor de planperiode nieuwe te hanteren normen voor aansluitingen en draadloze dekking ontworpen en geïmplementeerd worden, waarbij terughoudendheid in de kosten uitgangspunt is. Informatie- en ICT-plan Universiteit Twente onder RoUTe'14 ES/IM/10/0130/bkx -16-

17 De beveiliging, integratie en personalisatie van informatievoorziening en ICT-faciliteiten dient met identity management te worden verbeterd. Het efficiënt autoriseren tot informatievoorziening en ICT-faciliteiten zal op basis van rollen van medewerkers en studenten (role-based-access-control) plaatsvinden. Federatief identity management voor de 3TUsamenwerking en het SURF-verband is mede een kader daarvoor. In de planperiode zullen andere authenticatiemiddelen als DigiD, digitale handtekening en smartcards onderwerpen van onderzoek zijn. De informatiebeveiliging zal in de planperiode volgens jaarlijkse PDCA-cycli worden bewaakt. Met een informatiebeveiligingsbeleid als uitgangspunt, een beveiligingsteam (CERT-UT, Computer Emergency Respons Team) in operatie, gedragscodes en veiligheidsmaatregelen voor beheer van ICT-componenten (security policies) en risicomanagement van de instellingssystemen heeft de UT zijn ICT-beveiliging in zijn basis op orde en zal deze verder worden onderhouden en ontwikkeld. Informatie- en ICT-plan Universiteit Twente onder RoUTe'14 ES/IM/10/0130/bkx -17-

18 2.5 Informatie- en ICT-beleidsuitgangspunten en -principes De belangrijkste uitgangspunten van het informatie- en ICT-plan zijn: Onderwerp Algemeen Infrastructuur Dienstverlening (ICT-functie) Beleidsuitgangspunt / -principe Informatievoorziening is gericht op het bereiken van de instellingsdoelen Informatievoorziening en de daarbij behorende ICT-dienstverlening zijn kostenefficiënt en marktconform ingericht om als UT maximaal en direct te kunnen investeren in onderwijs en onderzoek Voor de ontwikkeling en exploitatie van de ICT-services wordt steeds op basis van business-cases de afweging gemaakt of deze in eigen beheer worden genomen (in-sourcing) of gezamenlijk met andere instellingen worden beheerd (co-sourcing) of (gezamenlijk) wordt uitbesteed aan een marktpartij (out-sourcing) Informatievoorziening wordt breed ingezet en is ondersteunend aan gestandaardiseerde en geharmoniseerde bedrijfsprocessen Kwaliteit van informatievoorziening inclusief de beveiliging wordt integraal ingebed in de planning & control-cyclus van de UT Bij de keuze en ontwikkeling van applicaties wordt uitgegaan van open en in de markt erkende standaarden; Open source applicatie oplossingen worden op basis van kosten-baten analyse afgewogen tegen closed source alternatieven De informatievoorziening is primair gericht op de ondersteuning van onderwijs- en onderzoekstaken van studenten en medewerker UT-brede informatievoorziening wordt geïntegreerd en volgens een service georiënteerde architectuur ingericht, waar mogelijk gestandaardiseerd, zowel naar inrichting als in presentatie flexibel en schaalbaar ingericht open en transparant aangeboden aan de geautoriseerde gebruiker voldoende gedimensioneerd om de kosten beheersbaar te houden, zonder het onnodig onbenut laten van capaciteit Informatievoorziening, gericht op het primaire proces, is in principe 7 dagen in de week, 24 uur per dag beschikbaar ICT-dienstverlening is zichtbaar, concreet en meetbaar Verantwoordelijkheden en bevoegdheden van beheer, onderhoud en ontwikkeling zijn eenduidig vastgelegd en gestandaardiseerd Wijzigingen (bijvoorbeeld als gevolg van wet- en regelgeving) worden snel doorgevoerd in de bedrijfsvoering en informatievoorziening Informatie- en ICT-plan Universiteit Twente onder RoUTe'14 ES/IM/10/0130/bkx -18-

19 Systemen / Informatievoorziening Informatiebeveiliging Informatievoorziening en processen zijn ingericht op samenwerken en een optimale bereikbaarheid informatievoorziening wordt zoveel mogelijk via elektronische weg aangeboden Gebruikers kunnen zoveel mogelijk zonder tussenkomst van een ander in de eigen informatiebehoefte voorzien Informatievoorziening is zo goed mogelijk afgestemd op de individuele gebruiker met behulp van een gepersonaliseerd user interface en op groepen gebruikers met behulp van community functies Toegang tot de informatievoorziening is gebaseerd op webgebaseerde ICTtoepassingen Gegevens worden zo dicht mogelijk bij de bron ingevoerd en opgeslagen; waarbij voor ieder gegeven slechts één bronsysteem bestaat Het bedrijfsproces is leidend, de applicatie biedt afgestemde functionele services en de infrastructuur is volgend bij de inrichting van systemen, applicaties en het beheer De informatiebeveiliging zorgt ervoor dat de toegang tot informatie is voorbehouden aan daartoe expliciet geautoriseerde personen (vertrouwelijkheid) voor een ongestoorde toegang tot informatie (beschikbaarheid) ervoor dat de beschikbare informatie een getrouwe weerspiegeling geeft van de werkelijkheid (betrouwbaarheid) Informatie- en ICT-plan Universiteit Twente onder RoUTe'14 ES/IM/10/0130/bkx -19-

20 3. Ambities, doelstellingen, trends en ontwikkelingen Dit hoofdstuk geeft op hoofdlijnen de ambities en doelstellingen van de UT, als directe omgeving voor dit plan, op hoofdlijnen weer. Inzicht in de ambities en doelstellingen van de UT is van belang bij de formulering van het informatiebeleid. In de ambities en doelstellingen komen specifieke aandachtsgebieden en prioriteiten naar voren die met het hierboven geformuleerde informatiebeleid gestalte krijgen. Verder gaat dit hoofdstuk in op trends & ontwikkelingen, ook extern. Ook deze vormen een basis voor de doelstellingen, het bereik en de reikwijdte van het informatieplan. 3.1 Ambities en doelstellingen UT Bij de analyse van de ambities en doelstellingen van de UT wordt vooral uitgegaan van Strategische visie , RoUTe 14 Plan Efficiënte Moderne Bedrijfsvoering 2007 Dat leidt tot de volgende voor het Informatie- en ICT-beleid relevante constateringen voor Onderwijs, Onderzoek en Bedrijfsvoering. Onderwijs Op het gebied van het onderwijs geeft de UT aan zich willen richten op het kunnen anticiperen op de vele veranderingen in de omgeving. Daarbij wil de UT aandacht besteden aan de noodzakelijke optimalisering van het onderwijsproces. Belangrijke thema s zijn: Realiseren van een nieuwe onderwijsstructuur met op undergraduate niveau Bachelor programma s en op graduate niveau een School of Engineering, een School of Business and Social Sciences en een Graduate School. Daaraan zijn toegevoegd een Pré-University College en School of Professional Learning and Development (post-initieel). Realiseren van een nieuwe, zesde faculteit Realiseren van een efficiënt systeem van kwaliteitszorg onderwijs Realiseren van een beter monitorsysteem van de prestaties van studentenmet als doelen de rendementen en kwaliteit van opleidingen te verhogen, vooral in het eerste jaar studenten duidelijk te kunnen verwijzen, zonodig direct extra begeleiding te bieden en in het uiterste geval een bindend studie advies te geven Realiseren van het efficiënte gebruik van onderwijsvoorzieningen, ook buiten de kantoortijden, en het inzetten van onderwijsonderdelen in meerdere opleidingen tegelijk Informatie- en ICT-plan Universiteit Twente onder RoUTe'14 ES/IM/10/0130/bkx -20-

21 Realiseren van onderwijs dat als showcase geldt voor inzet van nieuwe technologieën en nieuwe, toonaangevende hightech onderwijsfaciliteiten in het leerproces Aanbieden van steeds meer onderwijs in het Engels voor een internationaal georiënteerd onderwijs in een internationale omgeving 6 Uitbreiding van de onderwijsactiviteiten naar middelbare scholieren (Pré-University School, Twente Academy) en post-initiële cursussen en opleidingen (School of Professional learning and Development, Summer University) Forse intensivering van de nationale en internationale wervingsinspanningen van talentvolle studenten en onderzoekers, mede ook in samenwerking met studenten en alumni De informatie- en ICT-voorzieningen van de UT zullen ontwikkeld worden naar deze strategische doelen. Zo zijn onder andere relevant: Integratie informatievoorziening en ICT-facilitering UT-ITC Opzetten instellingskwaliteitszorgsysteem onderwijs Beschikbaarheid van ICT-voorzieningen 7x24 uur Invoering flexibele verroostering Beschikbaarheid van (hightech) ICT-faciliteiten voor onderwijs, o.a. als showcase voor nieuwe technologieën Beschikbaarheid studievolgsysteem voor intensieve studiebegeleiding Informatievoorziening en ondersteuning ICT-faciliteiten in het Engels Verbeterde relatiemanagement ondersteuning Toegang tot ICT-voorzieningen voor reguliere zowel als niet-reguliere studenten en docenten Invoering nieuwe benamingen organisatiedelen in informatiesystemen n.a.v. RoUTe 14 Onderzoek Naast het onderwijs staat onderzoek binnen een ondernemende University of Technology vanzelfsprekend hoog in het vaandel. De focus ligt daarbij op het handhaven en versterken van een hoge onderzoekskwaliteit. Binnen het onderzoeksbeleid worden voor de UT thema s genoemd als Handhaving en groei naar excellentie van kwaliteit van onderzoek, onder andere blijkend uit citatiescores en output van onderzoekers Verhoging maatschappelijke zichtbaarheid van het onderzoek Richten op converging technologies als ICT-, bio- en nanotechnologie, maar ook zorg, duurzame energie, watervoorziening, onderwijs en veiligheid Creëren van materiële voorwaarden voor de aantrekkelijkheid van de UT voor talentvolle onderzoekers Verdere aansluiting bij EU en European Institute of Technology met zijn duidelijke ook multidisciplinaire onderzoeksagenda, samen met de 3TU-partners De consequenties voor het Informatie- en ICT-beleid zijn onder andere: Realisatie van websites van publicatielijsten van onderzoekers, onderzoeksgroepen, faculteiten, wetenschappelijke instituten en de UT in de UT Academische Repository, het digitale UT-venster op UT research Zonodig aanpassen ICT-infrastructuur voor nieuw internationaal multidisciplinair onderzoek, mede in 3TU-verband Valorisatie Universiteit Twente is de ondernemende universiteit, waarbij ondernemerschap een deel is van de UT-cultuur. Ondernemerschap is een integraal onderdeel van het onderwijsprogramma, 6 Met de komst van het ITC als zesde faculteit verwerft de UT veel ervaring en expertise op het gebied van internationalisering. Informatie- en ICT-plan Universiteit Twente onder RoUTe'14 ES/IM/10/0130/bkx -21-

22 terwijl het onderzoek de doorkijk is naar valorisatie. De volgende UT thema s zijn relevant voor het Informatie- en ICT-beleid: Ondernemerschap wordt bij studenten en staf gestimuleerd en een bijdrage wordt geleverd aan het stimuleren van de groei van bedrijven, samen met Saxion Hogescholen en Kennispark (Venture Lab) Facility sharing wordt nagestreefd (High Tech Factory) voor onderzoeksvoorzieningen die normaal onbetaalbaar zouden zijn voor zowel spin-off s als voor externe partijen als voor de UT zelf (denk aan T-Xchange en Virtual reality Lab) Valorisatie van kennis is aan de orde in de professionele nascholing door de School of Professional Learning and Development De relevantie voor het Informatie- en ICT-beleid betekent onder andere dat De toegang tot relevante ICT-faciliteiten voor samenwerkenden in ondernemingen beveiligd en flexibel wordt gerealiseerd en voor cursisten/studenten van de School of Professional Learning and Development Waar mogelijk en nodig met bijvoorbeeld dedicated lichtpaden de facility-sharing van kostbare onderzoeksvoorzieningen wordt ondersteund Bedrijfsvoering De bedrijfsvoering van de UT staat in dienst van het primair proces: onderwijs, onderzoek en valorisatie. Optimaal is bedrijfsvoering die enerzijds is afgestemd op de behoeften van het primair proces en anderzijds is afgestemd op elkaar (diensten onderling, maar ook dienstverlening binnen de faculteiten) en tegen geringe kosten. Het Plan Efficiënte Moderne Bedrijfsvoering (EMB) stelt dat die optimalisatie de doelopdracht is voor de gehele dienstverlening. Om te komen tot optimalisatie zijn optimale taakverdeling, heldere verantwoordelijkheden, standaardisatie, gemeenschappelijkheid, samenhang en klantgerichtheid van belang. Van de inkomsten van de UT uit de eerste geldstroom mag verwacht worden dat deze in de komende periode eerder zullen krimpen dan toenemen. Van het Informatie- en ICT-beleid van de UT zal daarom, aansluitend op het EMB-plan, een bijdrage verwacht worden aan het beperken van de kosten van de digitale informatievoorziening en ICT-facilitering. Onderdelen van EMB zijn de inrichting van Service Centra, onder andere voor ICT, en van Informatiemanagement. Daarmee is voor de ICT-kolom beleid en uitvoering gescheiden. De universitaire Informatiemanager voert t.b.v. het College van Bestuur de regie en coördinatie over de totstandkoming van het Informatie- en ICT-beleid en de realisatie van het informatieplan. Het ICT Service Centrum is verantwoordelijk voor de operationele ICTondersteuning van het Informatie- en ICT-beleid. De optimalisatie van de ondersteuning van het primaire proces is gediend met het ontwerpen en inrichten van processen die zich laten kenmerken als transparant, zorgvuldig, eenduidig, duidelijk, rolvast, resultaatgericht, klantgericht. De besluitvormingsprocessen over de bedrijfsvoering worden geëvalueerd met als doel dat transparent is welk gremium bij welk beleidsvorming betrokken in voorbereidende en/of in besluitvormende zin, waarbij ook het monitoren van de uitvoering van het beleid aandacht krijgt. Het ITC is per 1 januari 2010 de zesde faculteit van de UT. De integratie van de bedrijfsvoering van het ITC met die van de UT vraagt o.a. inspanningen van alle houders van instellingssystemen en ICTS als toeleverancier van ICT-faciliteiten. De participatie van ITC in de organisatie van de informatievoorziening en ICT-facilitering dient op het gewenste niveau gestalte te krijgen. Uitgangspunt is dat, waar UT en ITC qua bedrijfsvoering niet of niet- Informatie- en ICT-plan Universiteit Twente onder RoUTe'14 ES/IM/10/0130/bkx -22-

23 noodzakelijk verschillen, de UT bedrijfsvoering leidend is en, waar noodzakelijke verschillen in bedrijfsvoering bestaan, een voorziening voor het ITC wordt getroffen. Consequenties voor het Informatie- en ICT-beleid zijn daarmee onder andere: Het professionaliseren van het informatiemanagement van de UT en de ICT-functie van het ICT Servicecentrum Inrichten van een volwassen, vraaggestuurde en rolvaste aansturing (governance) op strategisch, tactisch en operationeel niveau Inrichten van de met ICT te ondersteunen processen die eenduidig en duidelijk zijn ingericht, waarbij standaardisatie en harmonisatie van deze processen waar mogelijk uitgangspunt is en ook hierdoor de ondersteuning met beperking van kosten geboden kan worden Integratie van het ITC in het geheel 3.2 Relevante trends en ontwikkelingen In deze paragraaf wordt een overzicht gegeven van de ontwikkelingen en algemene trends die voor de UT van belang zijn of kunnen gaan worden. De belangrijkste en relevante trends en ontwikkelingen in het hoger onderwijs overstijgen de planperiode van van dit informatie- en ICT-plan, maar werpen toch al hun licht op deze periode. Onderwijsvernieuwing met ICT: de maatschappij is in toenemende mate een (genetwerkte) kennissamenleving en economie. Dit vraagt om nieuwe vormen van vraaggestuurd leren en onderwijs in wisselende communities. Studenten nemen in toenemende mate onderwijseenheden in hun studieprogramma op van meer dan één kennisinstelling. Ook docenten verzorgen steeds meer onderwijs over verschillende kennisinstellingen heen. Deze ontwikkeling is al zichtbaar binnen de 3TU.Graduate School. Universiteiten ontwikkelen zich naar kennisondernemingen met een belangrijke rol voor ICT: federatieve digitale leer- en werkomgevingen anytime en anywhere, blended learning, het gebruik van multimedia communicatie, interactieve context- en device-afhankelijke en drempelvrije services, enzovoort. Deze vernieuwing omvat tevens de introductie van informatiesystemen voor ondersteuning van competentiegericht leren, individuele studieroutes en leerrechten. Web 2.0 voor onderwijs en onderzoek: Web 2.0 is een verzamelbegrip voor de nieuwste generatie website op het World Wide Web. Het gaat over de verandering van een verzameling (op zichzelf staande) websites (en/of applicaties) naar een geïntegreerd platform van interactieve webapplicaties met als doel het verhogen van de creativiteit, het delen van informatie en, het meest in het oog springend, samenwerking onder deelnemers mogelijk maken en bevorderen. Concepten en technologieën die geassocieerd worden met Web 2.0 zijn o.a. weblogs, wiki s, podcasts, RSS-feeds, webvideo en webservices met open API s. Voorbeelden van sites die op het Web 2.0 principe gebaseerd zijn: Wikipedia, Hyves, Flickr, Netvibes, YouTube, Orkut, MySpace, Last.fm, del.icio.us, Digg en Pandora (bron: Wikipedia). Voor de UT betekent dit dat de digitale leer- en werkomgeving op bovengenoemde functionaliteiten aansluit, zodat ook ad hoc communities worden ondersteund in het licht van vraaggestuurd onderwijs en gezamenlijke kennisverwerving/- ontwikkeling. Self-services zullen steeds meer het beheer van gegevens karakteriseren. Relevante administratieve en logistieke processen zullen door de gebruikers steeds meer zelf geïnitieerd en beheerd worden, zonder tussenkomst van administratieve medewerkers. Het is een ontwikkeling die zichtbaar is bij zowel bedrijven als publieke instellingen. Digitale selfservice wordt het dominante concept in de relatie tussen dienst-afnemer en dienst-verlener. Een belangrijke voorwaarde daarvoor is dat achterliggende bedrijfsprocessen expliciet beschreven en geïmplementeerd zijn. Informatie- en ICT-plan Universiteit Twente onder RoUTe'14 ES/IM/10/0130/bkx -23-

24 Toenemende informatie-uitwisseling tussen instellingen en overheid en tussen de instellingen onderling. Een voorbeeld hiervan is StudieLink die ervoor zorgt dat inschrijfgegevens van een student direct terechtkomen bij zowel de instelling als de IB- Groep. Dit in tegenstelling tot de situatie waar een student meerdere malen op diverse manieren zijn of haar gegevens moet aanleveren. Instellingsoverstijgend studeren vraagt instellingsoverstijgende en transparante toegang tot instellingsspecifieke onderwijsinformatie en -faciliteiten (bijvoorbeeld Federatieve Identity Management Service SURFnet). Het hanteren van open standaarden is hierbij een noodzakelijke voorwaarde. Software-as-a-Service (SAAS, ook wel cloud computing genoemd) gaat de komende jaren een grote vlucht nemen. Grote spelers zoals Microsoft en Google bieden nu al complete software omgevingen (mail, dataopslag, kalender, office, etc.) aan tegen een fractie van de huidige beheerkosten. Belangrijke hindernissen op het gebied van beveiliging zullen nog genomen moeten worden, maar daarna liggen er volop mogelijkheden voor verandering. Invoering van Onderwijsnummer: met de Wet Onderwijsnummer krijgt iedere leerling die bekostigd onderwijs volgt een persoonsgebonden nummer, ook wel het onderwijsnummer genoemd. Het onderwijsnummer kan instellingsoverstijgende informatie-uitwisseling efficiënter en accuraat maken. Inrichting van Shared Service Centra: steeds meer richten onderwijsinstellingen centrale resultaatverantwoordelijke eenheden in die benodigde diensten leveren (bijv. wekplekondersteuning en studenten-, onderwijs-, financiële-, personeels- en salarisadministratie). Doel hiervan is een hogere kwaliteit, tegen een lagere prijs. Er is een groeiend draagvlak om in SURF-verband te komen tot landelijke shared service centra voor gestandaardiseerde, generieke diensten en infrastructuren (co-sourcing). Het leveren van diensten zal steeds meer accent krijgen boven het (zelf) beheren van platforms. Efficiënte inrichting en beheer van onderliggende technische platforms en infrastructuur zijn daaraan ondergeschikt en zullen steeds minder een eigen activiteit zijn van de instelling. Deze ontwikkeling wordt nog versterkt doordat studenten en medewerkers ook steeds meer van verschillende platforms van verschillende providers gebruik gaan maken: op de eigen instelling, thuis, op een andere instelling, op reis, enzovoort. De focus is dan meer het bieden van services en minder het beheren van (eigen) infrastructuur (insourcing). Van fysieke naar digitale collecties van wetenschappelijke publicaties: gezien de sterk toenemende digitalisering van wetenschappelijke informatie zullen fysieke, gedrukte collecties voor zowel studenten als onderzoekers een steeds kleinere rol spelen. Deze ontwikkeling lijkt over een tiental jaar te zijn voltooid. De uitdaging voor de komende periode ligt in het op niveau brengen van inhoud en functionaliteit van de academische repository van wetenschappelijke resultaten van de instelling. De opschaling van de fysieke en digitale bibliotheek van de instelling naar aanvankelijk het 3TU-niveau, later landelijk niveau ligt voor de hand. Professionaliseren informatiemanagement en ICT-dienstverlening: Het op professionele en beleidsmatige wijze inrichten van de vraag- en aanbodorganisatie van ICT is een actuele landelijke ontwikkeling die relevant is voor de UT. De applicatie- en technische infrastructuur heeft nog kenmerken van een lappendeken. De vraagsturing kent een eilandenkarakter en de eindgebruikers hebben veelal onvoldoende kennis en ervaring om de eigen behoefte te definiëren en nieuwe toepassingen goed in te bedden in de eigen processen. De noodzaak tot professionalisering wordt op de instelling en nationaal erkend. Informatie- en ICT-plan Universiteit Twente onder RoUTe'14 ES/IM/10/0130/bkx -24-

25 Mobiele devices krijgen steeds meer een vaste plaats in vrije tijd en werk. Altijd en overal toegang hebben tot informatie en faciliteiten wordt toenemend een voorwaarde voor een optimale werkomgeving. Dat gaat dus ook gelden voor studenten en medewerkers in de academische context. Daarbij is een ontwikkeling te constateren van door de instelling beheerde devices naar door de instelling voorzien in connectivity-as-a-service aan in eigen bezit zijnde devices. Waarborging van informatiebeveiliging & privacy (als onderdeel van risicomanagement): naleving van de Code voor Informatiebeveiliging en de Wet bescherming persoonsgegevens met een hoog bewustzijn en verfijnde autorisatiestructuren vereisen een aanzienlijke inspanning. Informatie- en ICT-plan Universiteit Twente onder RoUTe'14 ES/IM/10/0130/bkx -25-

26 4. Huidige informatievoorziening en ICT-facilitering Dit hoofdstuk beschrijft in hoofdlijnen de huidige situatie binnen de UT voor wat betreft de informatievoorziening en ICT-dienstverlening. Deze wordt gestructureerd rond de onderwerpen organisatie van de informatievoorziening en ICT-facilitering, het applicatielandschap (instellingssystemen) en ICT-basisfaciliteiten (netwerk, standaardprogramma s, enzovoort). Per aandachtsgebied wordt een korte omschrijving gegeven van de huidige situatie binnen de UT. Daarnaast worden per aandachtsgebied vooral de mogelijke knelpunten (constateringen) beschreven. Met behoud van het goede zal in het Informatie- en ICT-beleid daarop moeten worden ingegaan. 4.1 Organisatie informatievoorziening en ICT-facilitering De informatievoorziening in zijn geheel bestaat voor een groot deel uit mensenwerk. Aan de ene kant zijn dit de vertegenwoordigers van de eindgebruikers (van CvB tot functioneel beheerders) die de ICT dienstverlening sturen en borgen (ICT governance). Dit staat hieronder beschreven. Vervolgens wordt de organisatie beschreven die ervoor zorgt dat de afgesproken diensten ook geleverd worden (ICT dienstverlening) De ICT governance Geconstateerd wordt dat de afstemming van de bedrijfsvoering op de behoeften van het primaire proces, maar ook tussen de diensten onderling en binnen de faculteiten, nog steeds verdere ontwikkeling behoeft. Nog steeds is er op onderdelen sprake van een eilandencultuur. Om tot de optimale afstemming te komen blijven optimale taakverdeling, gezamenlijke verantwoordelijkheden, projectmatig werken, standaardisatie, gemeenschappelijkheid en klantgerichtheid van belang. Dit vergt een aanhoudende aandacht voor de organisatie en aansturing van de dienstverlening. Een gerealiseerde scheiding tussen beleid en uitvoering heeft als doel het informatie- en ICTbeleid minder (alleen) door de uitvoerende ICT-organisatie te laten domineren dan wel impliciet op basis van (eenzijdige) technische keuzes tot stand te laten komen. De scheiding van beleid en uitvoering heeft vooral betrekking op de aansturing en realisatie van het informatie- en ICTbeleid. Informatie- en ICT-plan Universiteit Twente onder RoUTe'14 ES/IM/10/0130/bkx -26-