pro{all Pro4all Docstream Hand Out Handleiding voor het werken met Docstream

Transcriptie

1 pro{all Hand Out Pro4all Docstream Handleiding voor het werken met Docstream

2 pro{all 1. Opstarten Als Docstream gebruiker ontvangt u een welkomstmail. ln deze welkomstmail vindt u de link naar Docstream met bijbehorende inloggegevens. Let bij het invullen van uw gebruikersnaam en wachtwoord op komma's, spaties en hoofdletters. 2. lndeling Scherm Aan de linkerkant van Docstream staan een aantal mappen weergegeven. lndien u de onderliggende mappen wilt bekijken klikt u oþ +. Staat er een map met een rood pennetje (ñr), dan mag u in deze map documenten importeren en wijzigen. ln het rechtervenster ziet u documenten van de geselecteerde map. Klikt u met de rechtermuisknop op het document, dan verschijnt er een menu. Zoals u kunt zien hebben we een selectie gemaakt van de veel gebruikte functies, zie de speedbuttons boven in het scherm. (Sche rmi nde I i ng Docst re a m) blrt*, Bå@w tr#üh* J' ß roeo I ì* 1@0 r7 ry Gã0t1ù2 ll ll 3. Mappenstructuur Docstream wordt gekenmerkt door een mappenstructuur. De documenten bevinden zich in deze mappen. De complete mappenstructuur wordt weergegeven wanneer u de filter [alle mappenl aanvinkt. Daarnaast vindt u nog de keuzes [favoriete mappen], [nieuwe documenten] en [werkbak]. U kenmerkt mappen als favoriet door op de map te gaan staan, rechter muisklik en favorieten (*). Onder nieuwe documenten ziet u alle documenten die nieuw zijn (r"e"*. Wanneer u op nieuwe document gaat staan, verspringt de mappenstructuur. Zo ziel u in een oogopslag waar het document zich in de structuur bevindt. Wilt u direct terugkeren naar desbetreffende map, kies dan de rechtermuisknop op het document en selecteer de optie [ga naar map]. ln de werkbak staan documenten die u aan het bewerken bent (concept). Ook documenten die door u gemarkeerd zijn (v ) worden weergegeven in de werkbak.

3 pro4all 4. Documenten bekijken en commentaar geven. Om een document te bekijken, klikt u dubbel met de linkermuisknop. Een alternatief is de speedbutton [bek'rjken]. ln het hoofdscherm van Docstream bevinden zich de meest recente versies van het document. lndien u de vorige versies wilt inzien, kiest u de speedbutton [beeld] vervolgens de optie [documentversie in-/uitschakelen]. Er verschijnt een extra venster tussen het documentenscherm en de tabbladen. De vorige versie opent zich door dubbel te klikken op de versienaam van het document. U kunt zien aan het gele icoon (!l) of er commentaar op een document is gegeven. U kunt dit commentaar inzien door de tab [commentaar] te openen onder in uw scherm. U kunt nu de commentaren inzien. Aan de paperclip herkent u een bijlage. Om zelf commentaar te geven klikt u met uw rechtermuis op het document en vervolgens op [nieuw commentaar]. U dient de ontvangers van het commentaar te selecteren. Alleen deze ontvangers kunnen het commentaar inzien. U kunt uw onderwerp aangeven en uw commentaar ven rerken in het commentaarscherm. lndien u uw commentaar in het document wilt veruerken, kies dan de optie [versie als bijlage]. lndien u uw commentaar verwerkt hebt, sluit u het document af. lndien u op een later moment vervolg wilt geven aan dit commentaar, kiest u de optie concept opslaan. Om weer verder te gaan met dit commentaar kiest u voor [nieuw commentaar] onder de rechtermuisknop van het document. Het concept commentaar komt ook weer terug in uw [werkbak]. Wanneer u uw commentaar wilt publiceren, selecteert u de optie [publiceren]. De ontvangers worden in de dagelijkse mailnotificatie genotificeerd van dit commentaar. (Commentaar geven op een document),o rùðð 0 l@ar -b ^.:fiwl :,:dê, iè ðl ìm0 0 0tæ0 1 l ^ rm$ 0 téæro 2?ø 1[l b l,û þf sl** Thl

4 pro4all 5. Documenten importeren, wíjzigen en publiceren U kunt middels de optie [nieuw] een document importeren. Vervolgens kunt via [bladeren] het gewenste document uploaden. lndien u meervoudig wilt importeren kunt u het sleepvenster gebruiken of [meervoudig importeren]. lndien u een document wilt bewerken, kiest u de speedbutton [wijzigen] (Ef). lndien u uw wijzigingen hebt doorgevoerd sluit u het document af. Uw document bevindt zich nog in conceptstatus (Ê). U kunt op een later moment vervolg geven aan uw wijzigingen door uw document te [bekijken]. lndien u uw wijzigingen hebt doorgevoerd dient u uw concept te [publiceren] (fl ). U publiceert uw concept tot een versie. (Document importeren) ffi M E r'8 Squ ûgnporh t) ã F-- F- trtr trd tr E! ø ø l.-êi-:.1 l-w*ll*ælf -Þì ry ry GÐro17 t2fl E (Document wijzigen) P øl,sím&ikæf t rþæro 0 lø0 1 r'8 l ü! aiðt,û it rnè. ' B.iõ *9!.!!19 i-l ij

5 (Document publiceren na wijzigen) iffiffi V!*.3 réãio i7f23r E 6. Documenten mailen U kunt documenten rechtstreeks met Docstream versturen. U selecteert de documenten die u wilt verzenden en selecteert vervolgens de speedbutton [bericht](@). Er opent zich een scherm waarin u een kunt opstellen en versturen. De ontvanger krijgt een mail met een hyperlink naar het document. Bij de optie [aan] kunt u de ontvangers van het bericht selecteren. Daarnaast kunt u een bepaalde actie aan het document hangen: [ter info], [voor commentaarl, [ter goedkeuring] en [definitiefl. Deze actie kunt u koppelen aan een uiterste reactieterm'rjn. Alle verstuurde en ontvangen berichten worden geregistreerd in de zogenoemde berichtenmodule. Deze is aan te roepen links onder in de Docstream omgeving. ]n-t utr*-* /&.'/. a ú qiti*ti' PU-t iéðro re$ uú-h,bdréæ0ð ffi 11,il7cl&/&S.mlk æbbtd#ú)dr@cdéft r#doè.rjddþ@.òmb.lcdddtø&é øxbß. æ rþ r00rþæ03r'.ú

6 pro{all 7. Repro Met de speedbutton [Repro opdracht](è) kunt u een repro-opdracht verzenden. Dit doet u door de af te drukken documenten aan te vinken en vervolgens de speedbutton [Repro opdracht] te selecteren. Vul de gevraagde gegevens in en [verzend] de repro-opdracht. Het reprobedrijf ontvangt een mail met daarin het begeleidend schrijven en de hyperlink van de geselecteerde documenten. (Re p ro-opd ra c ht ve rze n de n ) +{ttë É - Ð ü Þ tu f- s;; kfùú'f bd i:igët;#_-w -- ry ie4-ørj_ I@ w-se; i--- - u s ãïx-rë'lö = G iê84!-m Voor de uitgebreide handleiding van Docstream kunt u de functie "help" bekijken in de rechterbovenhoek van de Docstream omgeving. Heeft u alsnog vragen? Bel naar ons supportteam 0348.{89600 of mail naar support@pro4all.nl