Wat is er nieuw in de FILE2SHARE Verkenner versie 2.4

Transcriptie

1 Wat is er nieuw in de

2 De FILE2SHARE Projectverkenner versie 2.4 heeft een aantal verbeteringen voor de deelnemer en voor de beheerder. Notificatie berichten In de Project verkenner 2.4 kunt u kiezen voor 2 soorten berichten. - HTML berichten - Tekst berichten. Tevens heeft file2share het onderwerp van de notificatie gewijzigd. Het onderwerp bestaat nu uit: Projectnaam: op welk project is de notificatie van toepassing. Actie: Welke handeling is er uitgevoerd, Instructie: Waarom u de notificatie krijgt. In de Programma Opties van de Projectverkenner kunt u aangeven welk soort u wilt ontvangen. De standaard waarde staat op Als tekst. U krijgt de volgende soort notificaties (zie volgende pagina) 2

3 Kiest u voor de HTML berichten dan kan u de volgende berichten verwachten. Voor Project beheerders: De afbeelding die wordt geplaatst in de HTML berichten is het plaatje wat u in het project kunt toevoegen. (zie helpfile project aanmaken/wijzigen). Kiest u voor tekstberichten dan kan u het volgende verwachten: 3

4 Ook is het notificerenscherm in de Projectverkenner gewijzigd. Bij alle handelingen die u doet in de Project verkenner kunt u andere deelnemers notificeren. Het scherm ziet er als volgt uit. U kunt door middel van de pijltje groepen en deelnemers selecteren die moeten worden genotificeerd. In het begeleidend schrijven kunt u bijvoorbeeld een verzendbrief meesturen in het bericht. U kunt linksonder de instructie selecteren wat van toepassing is. Deze instructie wordt onder andere in het onderwerp van het bericht getoond. Tevens kunt u rechtsonder aangeven dat u zelf ook het notificatie bericht wil ontvangen. 4

5 Wachtwoord wijzigen In de FILE2SHARE Verkenner 2.4 kunt u u wachtwoord wijzigen. Start en log in op de FILE2SHARE Verkenner In het menu FILE2SHARE kiest u voor programma opties Kies voor de knop Wijzigen en u komt in het volgende scherm. U voert u oude wachtwoord in, vervolgen 2x u nieuwe wachtwoord. Via uitvoeren wordt u wachtwoord gewijzigd. De FILE2SHARE verkenner zal nu direct om u nieuwe wachtwoord vragen. 5

6 De AutoDesk VoloView Express 2.1 gebruiken Met de nieuwe Project verkenner is het ook mogelijk om de nieuwste VoloView Express van AutoDesk te gebruiken. Hiermee kunt u ook de nieuwste AutoCad documenten bekijken van uit de Project verkenner. LET OP: Met de nieuwe is het niet mogelijk de red-line (aantekenen) functie te gebruiken. Omschrijving wijzigen Ukuntals1 e plaatser of als projectbeheerder de omschrijving van documenten wijzigen. Selecteer het document waarvan u de omschrijving wilt wijzigen n kies voor de optie omschrijving wijzigen in het menu Bestand. U krijg het volgende scherm Wijzig de omschrijving en kies voor OK. De omschrijving wordt nu gewijzigd. 6

7 Document datum meegeven tijdens het plaatsen U kunt als u documenten in de Project verkenner plaatst een document datum meegeven. In de functie Zoeken kunt u documenten zoeken op deze DocDatum. Printen toegangsrechten per map of bestand U kunt nu de rechten op Project-, Map- en Document-niveau uitprinten. Kies voor de desbetreffende Map/Document en selcteer het tabblad toegang. Klik op de knop zodat de gegevens worden opgehaald, klik vervolgens op de knop om een overzicht van de gegevens te printen 7

8 Exporteren en printen van de Logboek gegevens Het logboek. Alle handelingen, zoals bekijken van een bestand, plaatsen van een bestand, een overleg plaatsen, een overleg bekijken etc. worden bijgehouden in het logboek. Het logboek wordt bijgehouden op zowel project-, map- als bestandsniveau. Om het logboek te kunnen zien moet het desbetreffende project, de map, of het bestand selecteren. U kiest voor het tabblad Logboek. Klik op het rechter pijltje en de meest recente logboek gegevens worden opgehaald. Met de pijltes kunt u bladeren in het logboek. (pijltjes werken andersom dan in versie 2.3) Rechter pijltje voor de laatste logboek gegevens, linker pijltje voor de eerste (oudste) logboek gegevens. U kunt de gegevens in het logboek afdrukken op u printer. U selecteert eerst het project, de map of het bestand waar u de logboek gegevens van wilt afdrukken. Vervolgens haalt u de logboek gegevens op en kiest voor het printer symbool. U krijgt een overzicht van het logboek wat u kunt printen. (de gegevens worden opgehaald, (dit kan even duren afhankelijk van het aantal logboek gegevens ) Via de knoppen in de bovenste balk kunt u de pagina s printen. U kunt het logboek ook exporteren naar een.tsv bestand. Dit bestand kunt u bijvoorbeeld importeren in excel. U selecteert eerst het project, de map of het bestand waar u de logboek gegevens van wilt exporteren. Vervolgens haalt u de logboek gegevens op en kiest voor het exporteren symbool. U geeft het bestandje een naam en u geeft aan waar het bestand bewaard moet worden. 8

9 Toegangsrechten voor Deelnemers Als 1 e plaatser (eigenaar van documenten) kunt u de rechten van u documenten bepalen. Standaard krijgt het document de rechten zoals die op de map door de projectbeheerder gedefinieerd zijn. U kunt deze rechten aanpassen. Indien u een nieuw bestand plaatst zal er in de wizard van het plaatsen toegangsrechtenscherm komen. Hierin kunt u de rechten van de deelnemers wijzigen. U kunt alleen de rechten wijzigen van deelnemers die al recht hebben op de map. U kunt ook achteraf de rechten wijzigen van u documenten, Click op de rechten knop in de menubalk. Is er een deelnemer die geen recht heeft op de map, maar wel recht moet hebben op het document moet u de map/project-beheerder vragen om de desbetreffende deelnemer recht te geven op de map. Alleen een beheerder kan de rechten op mappen wijzigen 9

10 Toegangsrechten Projectbeheerder U kunt nu ook deelnemers rechten geven op onderliggende mappen zonder dat de deelnemers het recht bekijken moeten hebben op de bovenstaande mappen. Indien u een deelnemer op een onderliggende map rechten geeft, wordt er op de bovenstaande mappen het fictieve rechte passeren gegeven. De desbetreffende deelnemer ziet dan wel de mappen, maar niet de inhoud. Het is dus niet meer noodzakelijk om de rechtenstructuur vanaf boven in te richten. Tevens kunt u nu per groep of deelnemer aangeven of u de rechten wilt door kopieeren op alle submappen / alle onderligende bestanden. Hierdoor kunt u de rechten van een enkele deelnemer/groep doorgeven op onderliggende mappen/bestanden. 10

11 Voor vragen en opmerkingen kunt u contact opnemen met de FILE2SHARE helpdesk. tel fax helpdesk@file2share.nl 11