In deze handleiding vindt u alle informatie terug die te maken heeft met gemaakte ritten. De onderstaande functies worden besproken:

Transcriptie

1 1. Ritgegevens In dit document vindt u alle opties terug die onder optie Rit details vallen in het hoofdmenu van Visego. De andere opties staan beschreven in de complete handleiding en in aparte handleidingen die u terug kunt vinden op onze website onder het tabje downloads. Zie voor meer informatie. In deze handleiding vindt u alle informatie terug die te maken heeft met gemaakte ritten. De onderstaande functies worden besproken: 1.1 Rit Details 1.2 Maandoverzicht 1.3 Rit export 1.4 Fiscaal Rapport 1.5 Rittype regels 1.6 Rittype rapport 1.7 Locatiebeheer 1.8 Rit type beheer 1.9 Usage configuratie Pagina 2 Pagina 6 Pagina 7 Pagina 8 Pagina 10 Pagina 11 Pagina 12 Pagina 13 Pagina 14 1

2 1.1 Rit details De bovenste functie in het hoofdmenu is 'rit details'. In deze functie kunnen de details van een rit opgevraagd worden en van belang zijnde gegevens worden vastgelegd, zoals chauffeur en rittype. De ritten zijn op te vragen op basis van voertuig en periode en op basis van ritten van en naar en bepaalde locatietypes per periode. Zie voor de aanmaak van locatietypen de handleiding 'verblijven '. Rit selectie Selecteer een rit door eerst te kiezen of u een rit per voertuig wilt zien of per locatie. Klik nu op het plus teken naast de groeps/locatie naam. Vervolgens kunt u op een individuele auto selecteren (alleen bij voertuig selectie) en de de tijdsperiode die u wilt bekijken. De tijdseenheid is altijd ingesteld op maanden. Na de selectie verschijnen de ritten in de ritlijst links onderin. Hierin staan de belangrijkste kenmerken zoals afgelegde afstand en de begin en eindtijd. Als u de rit heeft geselecteerd krijgt u rechts de details van de rit te zien. Middels de functie 'Usage configuratie' onderin het linker menu van het onderdeel 'Ritten' kan de weergave van ritten met bepaalde kenmerken onderdrukt worden. Deze selectie kan gemaakt worden op basis van een van tevoren ingestelde tijdsduur en/of afstand in kilometers. Zie pagina 12 voor meer informatie. 2

3 In bovenstaand voorbeeld is een rit geselecteerd. De ritdetails selectie heeft 4 informatie tabs bovenaan de pagina. 1. Tripsummary 2. Full movement 3. Speedprofile 4. Trip replay Bovenstaand ziet u bij 1. Tripsummary Dit geeft informatie weer over de vertreklocatie, aankomstlocatie, de reisafstand, reisduur, gemiddelde snelheid, bestuurder, type rit etc. Na het aanklikken van de knop 'openen' op de horizontale menubalk bovenaan kunnen diverse zaken worden vastgelegd zoals chauffeur en rittype. Hierna kunt u op de knop opslaan klikken in diezelfde menubalk. Op de afbeelding op deze pagina staan boven de plaatjes van vertrek en aankomst drie regels. De bovenste is de datum en het tijdstip. De tweede regel is het adres inclusief de aanduiding die handmatig aan dit adres gegeven is. De derde regel is de eventueel aan deze locatie toegewezen 'Locatie type' (zie menu 'Verblijven' op pagina 25). De tweede regel, de adresregel, kan in een categorie worden ingedeeld door op het tekstknopje te klikken dat rechts van de derde regel staat. Na benoeming van dit adres worden ritten in de rittenlijst naar dit adres aangeduid met deze naam. Dit maakt het makkelijker om ritten te herkennen en te beheren. Zo kunt u bijvoorbeeld een vaste klant of distributie punt herkenbaar maken. 3

4 Klik de optie(s) die u wilt gebruiken van deze locatie aan en klik op het deur icoontje. U kunt nieuw opties toevoegen met de optie 'verblijven'. Zie voor meer informatie de handleiding 'verblijven'. Full movement Screenshot van de tab 'Full movement' Onder tab nummer 2: Full Movement vindt u een overzicht van alle communicatie die gedurende de betreffende rit verstuurd is, zoals start, einde en de posities die gedurende de rit zijn vastgelegd. Bij alle gegevens staan tijdstip, positie, snelheid en locatie vermeld. Screenshot 'Speed profile' 4

5 Onder tab 3 'Speed profile' vindt u de de snelheid terug van de wagen gedurende de rit. Zo kunt u gemakkelijk zien wat het rijgedrag van de chauffeur was. Dit bestand kunt u gemakkelijk bewaren door het uit te printen of te exporteren naar een ander software programma. Screenshot 'Trip replay' Onder tab 4 vindt u 'Trip replay' De rit kan in één keer opgevraagd worden, maar kan ook op 3 manieren 'afgespeeld' worden. Deze functie is vooral handig bij het controleren van afwijkingen van vaste routes, zo kunt u gemakkelijk zien waar de auto is geweest. U kunt de volgende opties selecteren: Full overview: Laat de rit in zien terwijl tegelijkertijd het begin en het eindpunt in beeld is. Mystery tour: Volgt de wagen van geregistreerd punt tot punt en laat achteraf de complete rit zien. Floating window: Volgt de wagen van punt tot punt, laat de gehele afgelegde route zien. Route direct: Laat in 1 keer de complete route zien. In het vakje bovenaan kunt u instellen hoeveel kilometers er per seconde worden afgelegd op de kaart. Zo kunt u de rit globaler of preciezer maken. Hiervoor wordt het dichtst bij de afstand liggende punt gebruikt. Verder is het mogelijk om het formaat van de kaart aan te passen.

6 1.2. Maandoverzicht Het maandoverzicht vindt u links in het menu onder het kopje ritten. Dit is een grafische weergave van de gereden ritten. Indien onderscheid gewenst is kan dat met behulp van kleuren worden weergegeven. U kunt bijvoorbeeld onderscheid maken naar zakelijk, privé, bepaalde opdrachtgevers en andere relevante categorieën. Als u nog geen kwalificaties aan de ritten of tijdstippen heeft toegevoegd worden alle ritten weergegeven als onbekend. U kunt 1 wagen tegelijkertijd bekijken, per geselecteerde tijdseenheid. Grafisch overzicht van de gereden ritten per maand. De kleur geeft het type rit aan. Via dubbelklikken op een balk komt u in de bijbehorende ritdetails. 6

7 1.3. Rit export Met deze functie kunt u een rapport opstellen over één van de ritten die met een specifieke wagen zijn gemaakt. U moet wel van tevoren de kwalificaties hebben ingesteld onder de 'beheer' opties in het hoofdmenu onder 'ritten'. Daarna kunt u de wagen(s) of groepen selecteren van welke u de gegevens wilt hebben. Selecteer dan de de soorten ritten die u wilt zien. Daarna kunt u onderin de periode selecteren die in beeld moet worden gebracht. Klik vervolgens op show. U krijgt nu een overzicht van de afgelegde ritten. Deze data is vrij exporteerbaar naar een groot aantal andere software pakketten. Deze informatie kan bijvoorbeeld worden gebruikt voor de administratie. 7

8 1.4. Fiscaal rapport Deze functie heeft twee weergave mogelijkheden. De eerste weergave is 'Trip report type/with location maps'. Dit is een print document met een beknopte samenvatting van de rit en een klein plaatje van de aankomst en vertrek locatie. Dit document kan geprint worden en naar diverse formaten worden geëxporteerd. De tweede weergave keuze is 'Trip report type/belastingdienst stijl'. Voor de ritregistratie conform de eisen van de belastingdienst is een aparte module ontwikkeld, deze is niet standaard ingebouwd. Neem contact met ons op via de website ( telefoon of voor meer informatie. Alle ritten van een maand van een voertuig kunnen in één keer geëxporteerd worden naar een spreadsheet. Deze file heeft een indeling met alle gegevens die de belastingdienst vraagt. Zo heeft u in een paar klikken alle benodigde informatie. 8

9 Screenshot van de naar een spreadsheet geëxporteerde belastingdienst rittenadministratie. 9

10 1.5. Rittype regels Middels deze functie kunnen rittypes aangemaakt worden. Tevens kan aan een bepaald rittype een tijdvenster verbonden worden, waardoor dit rittype automatisch wordt ingedeeld in deze categorie als een rit in dit tijdsvenster valt. Het is bijvoorbeeld mogelijk om ritten in in het weekend aan te duiden als privé. Alle ritten die in het weekend plaatsvinden worden dan automatisch weergegeven als privé ritten. Als u al eerder regels heeft aangemaakt krijgt u deze in het openingsscherm te zien. U kunt een nieuwe regel aanmaken door op 'nieuw document' te klikken in de balk bovenaan. U kunt nu de details invoeren voor de rit. Achteraf zijn deze toekenningen van rittypes handmatig te wijzigen. Het tijdvenster is instelbaar met een begin en eind datum en geldig voor het aantal geselecteerde dagen van de week. Klik links bovenaan op opslaan om de nieuwe rit toe te voegen. u kunt verouderde rittypes verwijderen door op het rode kruis te klikken. Er zijn twee manieren om de rittype regels in te stellen. Onder dagelijks kunt u een selectie maken van datum tot datum, bijvoorbeeld de komende vijf dagen. Als u daarvan specifieke dagen wilt uitzonderen kan dat door het vinkje bij deze dag te verwijderen. Onder het tabje periode van de week kunt u specifieke periodes aangeven zoals bijvoorbeeld weekend. Let er op dat rittypes worden gemaakt per voertuig. U kunt per voertuig, per maand het aantal ritten per rittype met bijbehorende totale ritafstand opvragen met de eerder genoemde opties. 10

11 1.6. Rittype report Rittype report is een staafdiagram van de gereden kilometers per rittype. Het aantal zichtbare auto's is vrij selecteerbaar evenals het aantal perioden. De weergave kan worden uitgesplitst per voertuig over de geselecteerde periode(s) of per maand, week en dag voor de geselecteerde voertuigen. U kunt dit doen door in het linker menu de gewenste wagens en tijdseenheid te selecteren. U kunt op deze manier snel een overzicht krijgen van het aantal afgelegde kilometers per wagen. Het is daarnaast mogelijk om wagens met elkaar te vergelijken. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn om te bekijken wat de gemiddelde afstand is die wordt afgelegd met de wagens. Voorbeeld van een 'rittype report'. De staafdiagram is draaibaar voor een duidelijkere weergave 11

12 1.7. Locatiebeheer Onder deze optie kunt u namen verbinden aan locaties. Denk hierbij aan benamingen als hoofdkantoor, thuis of de naam van een vaste klant. Zo kunt u ritpunten gemakkelijker terugvinden en analyseren. Er zijn twee manieren waarop u dit kan doen. 1. Door het adres van de locatie in te voeren. 2. Door de locatie op de kaart te selecteren. In beide gevallen moet u eerst een nieuw document openen via de balk bovenin het scherm. Bij omschrijving moet u de naam die u aan de locatie wilt geven invullen. Vul vervolgens de adresgegevens in. Als u op GPS coördinaten wilt zoeken moet u eerst de optie 'via GPS coördinaten' aanklikken. Kies vervolgens een coördinaten stelsel uit en zoek op de kaart naar de juiste locatie. In beide gevallen geldt dat u op opslaan moet klikken om het adres toe te voegen. 12

13 1.8. Rit type beheer Bij rittype beheer kunt u een cijfercode verbinden aan een bepaalde soort rit.selecteer nieuw document om te beginnen. Kies vervolgens een getal uit tussen 0 en 100 en vul deze in de bovenste box. Bij omschrijving kunt u de soort rit invullen. Klik vervolgens op opslaan om de nieuwe code toe te voegen aan de lijst. De cijfercodes kunt u daarna verbinden aan een specifieke groep. Zo kunt u gemakkelijk een overzicht opbouwen van het soort ritten. 13

14 1.9. Usage configuratie Dit onderdeel geeft u de mogelijkheid ritten met kenmerken korter dan een x aantal minuten en/of een x aantal kilometers in de diverse rit rapportages te onderdrukken. De laatste instelling blijft actief na uitloggen uit Visego. Klik de optie 'hide trips with the following conditions' aan om ritten te verbergen. U kunt er dan voor kiezen om ritten gelijk aan of onder het genoemde aantal te verbergen. Als u combination op 'and' zet worden alleen de ritten die aan beide voorwaarden voldoen gefilterd. U krijgt dan dus nog wel individuele ritten te zien die aan 1 waarde voldoen. Als u voor 'or' kiest worden alle ritten die aan 1 van de waardes voldoet onzichtbaar gemaakt.