VISEGO. DataRoads B.V. VOERTUIG INFORMATIE SYSTEEM EINDGEBRUIKER OPLOSSING

Transcriptie

1 DataRoads B.V. Business Center Zevenhuizen NL- Nederland +31 (0) (0) KvK BTW nr. NL B.01 VISEGO VOERTUIG INFORMATIE SYSTEEM EINDGEBRUIKER OPLOSSING 1

2 Inhoud Algemene introductie...3 Introductie Visego...4 Algemene functies van tracking en tracing en de blackbox...4 Gebruikers handleiding Configuratie eerste keer Algemeen Uitleg basis functies Visego Ritgegevens Rit details Maandoverzicht Rit Export Fiscaal rapport Rittype regels Rittype report Locatiebeheer Rittype beheer Usage configuratie Verblijven Verblijf per maand Verblijfrapport per locatie Planningen Gebruik van voertuigen Resource planning Opdrachten Beheer van opdrachtgevers Opdracht typen Redenen voor onbeschikbaarheid van materiaal Redenen voor afwezigheid van medewerkers Frequenties Voertuigen Stamgegevens Positieoverzicht Kilometerstanden KM stand rapport Berijder Voertuig Bestuurders Stamgegevens Berijders Uren Probleemoplossing

3 1. Algemene introductie VISEGO wordt aangeboden als ASP (Application service provider) dienst. Dat wil zeggen dat u geen zorg heeft voor installatie of onderhoud van de software en hardware. De applicatie wordt centraal beheerd. U krijgt toegang tot het systeem met een webbrowser. Voor het gebruik is alleen een internet aansluiting nodig. In dit document wordt de standaard versie van Visego beschreven. Er kan echter op vele aspecten 'maatwerk' geleverd worden. Dit kan binnen de applicatie Visego zijn. Soms worden er extra applicaties geleverd, die bijvoorbeeld binnen de eigen automatiseringsomgeving geplaatst kunnen worden. Hierbij valt te denken aan planning en facturatie, uren berekeningen etc. Tevens kunnen deze data gekoppeld worden aan bestaande back-office systemen. Neem voor meer informatie over deze mogelijkheden contact met ons op via de website (), () of telefonisch op Deze handleiding bevat de algemene introductie tot Visego en een beschrijving van alle aparte onderdelen. U kunt daarnaast de handleidingen voor de losse onderdelen downloaden. Zo kunt u ervoor kiezen om alleen de handleidingen te gebruiken voor de onderdelen die u af neemt. U kunt deze handleidingen ten alle tijden downloaden van onze website of aanvragen via . De meeste recente versie staat altijd online. 3

4 VISEGO VOERTUIG INFORMATIE SYSTEEM EINDGEBRUIKER OPLOSSING 2. Introductie Visego Visego is een voertuig informatie systeem dat in basis gevoed wordt door een tracking en tracing systeem. Deze tracking en tracing systemen kunnen reeds bestaande systemen zijn die u al gebruikt of een systeem dat wordt geleverd door DataRoads. In dit document is ervan uitgegaan dat DataRoads ook het tracking en tracing systeem levert. In het vervolg van dit document wordt het tracking en tracing systeem voor het gemak 'blackbox' genoemd Algemene functies van tracking en tracing en de blackbox VISEGO kent momenteel de volgende modules Rit gegevens Verblijven Planningen Voertuigen Bestuurders Toelichtingen Rit gegevens Ritten zijn selecteerbaar per voertuig Toewijzing chauffeur aan voertuig per rit (of automatische overname uit planningsmodule) Starttijd Startpositie Positie iedere 2 minuten Eindtijd Eindpositie Afgelegde afstand Gemiddelde snelheid Maximale snelheid Tijdsduur Ritreplay Route op digitale kaart van geheel Europa kaart op diverse manieren afspeelbaar 4

5 Ritten oproepbaar per auto via maandselectie, weekselectie en via locatieselectie per maand. Ritten exporteerbaar naar diverse formaten waaronder spreadsheet. Grafisch maandoverzicht per voertuig Grafisch overzicht rittypen per maand Verblijf Overzicht bezochte locaties per voertuig Overzicht stops op locatie Grafisch locatie overzicht per voertuig Exporteerbaar naar spreadsheet Actuele voertuigposities Realtime positieoverzicht op Europese kaarten Instelbaar welke voertuigen er zichtbaar moeten zijn Grote totaal kaart of kleinere individuele kaarten waarop ingezoomd kan worden. Planningsmodule Beheer van opdrachtgevers Beheer van opdrachten Resource planning Voertuigplanning Rittypen Rittypen zijn in te delen in 'eigen' categorieën zoals zakelijk, privé en project 'voorbeeld'. Biedt daarnaast de mogelijkheid om aan Rittypen tijdsvensters toe te wijzen, waardoor bijvoorbeeld gebruik van voertuigen op bepaalde tijdstippen automatisch wordt ingedeeld in een categorie zoals zakelijk of privé. Dit is uiteraard achteraf aan te passen. Locatietypen Locatietypen zijn in te delen in 'eigen' categorieën zoals bijvoorbeeld thuis, hoofdkantoor, parkeerplek, klant abc. Kaartmateriaal Het gebruikte kaartmateriaal is van Map&Guide (onderdeel van PTV_Ordis). Dit is één van de grootste aanbieders van digitale kaarten. Map&Guide gebruikt de informatie van Navteq en AND om haar kaarten te creëren. De kaarten zijn zeer gedetailleerd ( tot op straatniveau) en worden continu actueel gehouden. 5

6 Overige informatie Digitale tachograaf Een voorbeeld van de data uit externe gegevensbronnen combineren, is de informatie die uit de digitale tachograaf komt. Deze data kunnen naadloos geïntegreerd worden met de ritadministratie waardoor een compleet beeld ontstaat van de kosten en gebruikte resources van de vervoersopdrachten. DataRoads biedt tevens de mogelijkheid om deze data te bewaren voor de wettelijk verplichte termijn. Voertuigunit ( blackbox ) De unit kan geprogrammeerd worden om een melding te geven indien er bijvoorbeeld te lang een te bepaalde hoge snelheid wordt aangehouden, er erg lang stationair wordt gedraaid en of de bestuurder te hard optrekt of accelereert. Hiermee kan ook het remgedrag gecontroleerd worden. De vertraging en versnelling zijn afzonderlijk instelbaar in meters per seconde. Bewegingen zonder dat het contact aan staat worden ook geregistreerd. Indien de ingebouwde motionsensor beweging registreert zonder dat het contact ingeschakeld is, peilt de unit of er sprake is van beweging aan de hand van metingen van de GPS posities. Indien dit wordt bevestigd wordt een alarm geactiveerd. In het geval dat dit alarm in of rondom het voertuig gecreëerd wordt heeft u bij DataRoads een complete beheertool ter beschikking die alle ritgegevens uit een voertuig analyseert op Afstandsverschil tussen eindpositie vorige rit en startpositie huidige rit. Tijdsverschil tussen GPS tijd van de meldingen en ontvangst tijdstip in het DataWareHouse. Analyse van het type communicatie (GPRS of SMS). Controle op data integriteit DataRoads controleert al haar bronnen op mogelijke onjuistheden. Voor wat betreft dataconnecties met externe databases worden strikte protocollen afgesproken met de beheerders van deze databases. 6

7 3. Gebruikers handleiding 3.1 Configuratie eerste keer Voordat u aan de slag kunt met Visego moet u een aantal instellingen in orde maken. Als u voor de eerste keer inlogt in Visego moet u mogelijkerwijs nog een aantal instellingen aanpassen. Visego draait op Java, zorg er dus voor dat u de laatste versie heeft geïnstalleerd. Mocht u nog niet de juiste versie hebben van Java dan wordt deze in een groot deel van de browsers in een pop up venster aangeboden. Open deze en volg de genoemde stappen. Als u niet automatisch een update krijgt aangeboden ga dan naar http// voor meer informatie en downloads. Let op! Sommige add ons zoals add blocker in Firefox kunnen er voor zorgen dat u niet of moeilijk in kunt loggen in Visego. Als u problemen ondervindt moet u deze add ons (tijdelijk) uitschakelen of een andere browser proberen. Visego werkt het beste als u eerst de verbindingsinstellingen aanpast. Klik op instellingen 7

8 Klik op verbindingsvoorkeuren Visego is nu correct geconfigureerd. U komt uit op het hoofdmenu. U kunt eventueel nog uw andere voorkeuren aangeven bij de rest van de instellingen. Klik op het logo van Visego om te beginnen. Het programma opent nu in een nieuw venster. Installeer het aangeboden bestand. U kunt nu aan de slag met Visego. 8

9 3.2 Algemeen Het linker deel van het scherm is het navigatie deel en hoofdmenu. Hier kunt u de benodigde functie selecteren. Daarnaast staan in de witte kaders rechts van het hoofdmenu de detailselectie mogelijkheden weergegeven. Het rechter deel van het scherm wordt gevuld met de inhoud van de selectie. 9

10 3.3 Uitleg Basis functies binnen Visego Bovenin het scherm vindt u een aantal opties, over het algemeen zijn deze grijs totdat ze bruikbaar zijn. De functies zijn 1. Nieuw bestand openen 2. Open een ouder document 3. Sla het huidige bestand op 4. Verwijder de selectie (beperkt beschikbaar) 5. Keer terug naar het vorige scherm 6 t/m 9 Met deze knoppen kunt u door uw selecties (zoals bijvoorbeeld ritten) heen bladeren. 6. Ga terug naar de eerst mogelijke selectie 7. Ga 1 selectie terug 8. Ga 1 selectie vooruit 9. Ga naar de laatst mogelijke selectie 10. Sorteer de gegevens op een door u gekozen kenmerk, dit kan zowel op als aflopend. U kunt makkelijker binnen de lijst zoeken door de eerste letter van de gezochte term in te typen terwijl u al een selectie heeft gemaakt in de lijst. 11. Filter de data op door u geselecteerde waardes 12. Filter op specifieke waarde 13. Schakel filter uit 14. Update de gegevens met de laatst binnengekomen data 15. Print de huidige selectie 16. Sla de huidige selectie op als extern bestand (bijvoorbeeld Excel) 17. Sluit de huidige selectie en keer terug naar het begin scherm 18. Sluit Visego af 10

11 4. Ritgegevens 4.1 Rit details De bovenste functie in het hoofdmenu is 'rit details'. In deze functie kunnen de details van een rit opgevraagd worden en van belang zijnde gegevens worden vastgelegd, zoals chauffeur en rittype. De ritten zijn op te vragen op basis van voertuig en periode en op basis van ritten van en naar en bepaalde locatietypes per periode. Zie voor de aanmaak van locatietypen de paragraaf 'Verblijven' op pagina 25. Rit selectie Selecteer een rit door eerst te kiezen of u een rit per voertuig wilt zien of per locatie. Klik nu op het plus teken naast de groeps/locatie naam. Vervolgens kunt u op een individuele auto selecteren (alleen bij voertuig selectie) en de de tijdsperiode die u wilt bekijken. De tijdseenheid is altijd ingesteld op maanden. Na de selectie verschijnen de ritten in de ritlijst links onderin. Hierin staan de belangrijkste kenmerken zoals afgelegde afstand en de begin en eindtijd. Als u de rit heeft geselecteerd krijgt u rechts de details van de rit te zien. 11

12 Middels de functie 'Usage configuratie' onderin het linker menu van het onderdeel 'Ritten' kan de weergave van ritten met bepaalde kenmerken onderdrukt worden. Deze selectie kan gemaakt worden op basis van een van tevoren ingestelde tijdsduur en/of afstand in kilometers. Zie pagina 25 voor meer informatie. In bovenstaand voorbeeld is een rit geselecteerd. De ritdetails selectie heeft 4 informatie tabs bovenaan de pagina. 1. Tripsummary 2. Full movement 3. Speedprofile 4. Trip replay Bovenstaand ziet u bij 1. Tripsummary Dit geeft informatie weer over de vertreklocatie, aankomstlocatie, de reisafstand, reisduur, gemiddelde snelheid, bestuurder, type rit etc. Na het aanklikken van de knop 'openen' op de horizontale menubalk bovenaan kunnen diverse zaken worden vastgelegd zoals chauffeur en rittype. Hierna kunt u op de knop opslaan klikken in diezelfde menubalk. 12

13 Op de afbeelding op de vorige pagina staan boven de plaatjes van vertrek en aankomst drie regels. De bovenste is de datum en het tijdstip. De tweede regel is het adres inclusief de aanduiding die handmatig aan dit adres gegeven is. De derde regel is de eventueel aan deze locatie toegewezen 'Locatie type' (zie menu 'Verblijven' op pagina 25). De tweede regel, de adresregel, kan in een categorie worden ingedeeld door op het tekstknopje te klikken dat rechts van de derde regel staat. Na benoeming van dit adres worden ritten in de rittenlijst naar dit adres aangeduid met deze naam. Dit maakt het makkelijker om ritten te herkennen en te beheren. Zo kunt u bijvoorbeeld een vaste klant of distributie punt herkenbaar maken. Klik de optie(s) die u wilt gebruiken van deze locatie aan en klik op het deur icoontje. U kunt nieuw opties toevoegen met de optie 'verblijven'. Full movement Screenshot van de tab 'Full movement' Onder tab nummer 2 Full Movement vindt u een overzicht van alle communicatie die gedurende de betreffende rit verstuurd is, zoals start, einde en de posities die gedurende de rit zijn vastgelegd. Bij alle gegevens staan tijdstip, positie, snelheid en locatie vermeld. 13

14 Screenshot 'Speed profile' Onder tab 3 'Speed profile' vindt u de de snelheid terug van de wagen gedurende de rit. Zo kunt u gemakkelijk zien wat het rijgedrag van de chauffeur was. Dit bestand kunt u gemakkelijk bewaren door het uit te printen of te exporteren naar een ander software programma. 14

15 Screenshot 'Trip replay' Onder tab 4 vindt u 'Trip replay' De rit kan in één keer opgevraagd worden, maar kan ook op 3 manieren 'afgespeeld' worden. Deze functie is vooral handig bij het controleren van afwijkingen van vaste routes, zo kunt u gemakkelijk zien waar de auto is geweest. U kunt de volgende opties selecteren Full overview Laat de rit in zien terwijl tegelijkertijd het begin en het eindpunt in beeld is. Mystery tour Volgt de wagen van geregistreerd punt tot punt en laat achteraf de complete rit zien. Floating window Volgt de wagen van punt tot punt, laat de gehele afgelegde route zien. Route direct Laat in 1 keer de complete route zien. In het vakje bovenaan kunt u instellen hoeveel kilometers er per seconde worden afgelegd op de kaart. Zo kunt u de rit globaler of preciezer maken. Hiervoor wordt het dichtst bij de afstand liggende punt gebruikt. Verder is het mogelijk om het formaat van de kaart aan te passen. 15

16 4.2. Maandoverzicht Het maandoverzicht vindt u links in het menu onder het kopje ritten. Dit is een grafische weergave van de gereden ritten. Indien onderscheid gewenst is kan dat met behulp van kleuren worden weergegeven. U kunt bijvoorbeeld onderscheid maken naar zakelijk, privé, bepaalde opdrachtgevers en andere relevante categorieën. Als u nog geen kwalificaties aan de ritten of tijdstippen heeft toegevoegd worden alle ritten weergegeven als onbekend. U kunt 1 wagen tegelijkertijd bekijken, per geselecteerde tijdseenheid. Grafisch overzicht van de gereden ritten per maand. De kleur geeft het type rit aan. Via dubbelklikken op een balk komt u in de bijbehorende ritdetails. 16

17 4.3. Rit export Met deze functie kunt u een rapport opstellen over één van de ritten die met een specifieke wagen zijn gemaakt. U moet wel van tevoren de kwalificaties hebben ingesteld onder de 'beheer' opties in het hoofdmenu onder 'ritten'. Daarna kunt u de wagen(s) of groepen selecteren van welke u de gegevens wilt hebben. Selecteer dan de de soorten ritten die u wilt zien. Daarna kunt u onderin de periode selecteren die in beeld moet worden gebracht. Klik vervolgens op show. U krijgt nu een overzicht van de afgelegde ritten. Deze data is vrij exporteerbaar naar een groot aantal andere software pakketten. Deze informatie kan bijvoorbeeld worden gebruikt voor de administratie. 17

18 4.4. Fiscaal rapport Deze functie heeft twee weergave mogelijkheden. De eerste weergave is 'Trip report type/with location maps'. Dit is een print document met een beknopte samenvatting van de rit en een klein plaatje van de aankomst en vertrek locatie. Dit document kan geprint worden en naar diverse formaten worden geëxporteerd. De tweede weergave keuze is 'Trip report type/belastingdienst stijl'. Voor de ritregistratie conform de eisen van de belastingdienst is een aparte module ontwikkeld, deze is niet standaard ingebouwd. Neem contact met ons op via de website (), telefoon of voor meer informatie. Alle ritten van een maand van een voertuig kunnen in één keer geëxporteerd worden naar een spreadsheet. Deze file heeft een indeling met alle gegevens die de belastingdienst vraagt. Zo heeft u in een paar klikken alle benodigde informatie. 18

19 Screenshot van de rittenadministratie. naar een spreadsheet geëxporteerde 19 belastingdienst

20 4.5. Rittype regels Middels deze functie kunnen rittypes aangemaakt worden. Tevens kan aan een bepaald rittype een tijdvenster verbonden worden, waardoor dit rittype automatisch wordt ingedeeld in deze categorie als een rit in dit tijdsvenster valt. Het is bijvoorbeeld mogelijk om ritten in in het weekend aan te duiden als privé. Alle ritten die in het weekend plaatsvinden worden dan automatisch weergegeven als privé ritten. Als u al eerder regels heeft aangemaakt krijgt u deze in het openingsscherm te zien. U kunt een nieuwe regel aanmaken door op 'nieuw document' te klikken in de balk bovenaan. U kunt nu de details invoeren voor de rit. Achteraf zijn deze toekenningen van rittypes handmatig te wijzigen. Het tijdvenster is instelbaar met een begin en eind datum en geldig voor het aantal geselecteerde dagen van de week. Klik links bovenaan op opslaan om de nieuwe rit toe te voegen. u kunt verouderde rittypes verwijderen door op het rode kruis te klikken. Er zijn twee manieren om de rittype regels in te stellen. Onder dagelijks kunt u een selectie maken van datum tot datum, bijvoorbeeld de komende vijf dagen. Als u daarvan specifieke dagen wilt uitzonderen kan dat door het vinkje bij deze dag te verwijderen. Onder het tabje periode van de week kunt u specifieke periodes aangeven zoals bijvoorbeeld weekend. Let er op dat rittypes worden gemaakt per voertuig. U kunt per voertuig, per maand het aantal ritten per rittype met bijbehorende totale ritafstand opvragen met de eerder genoemde opties. 20

21 4.6. Rittype report Rittype report is een staafdiagram van de gereden kilometers per rittype. Het aantal zichtbare auto's is vrij selecteerbaar evenals het aantal perioden. De weergave kan worden uitgesplitst per voertuig over de geselecteerde periode(s) of per maand, week en dag voor de geselecteerde voertuigen. U kunt dit doen door in het linker menu de gewenste wagens en tijdseenheid te selecteren. U kunt op deze manier snel een overzicht krijgen van het aantal afgelegde kilometers per wagen. Het is daarnaast mogelijk om wagens met elkaar te vergelijken. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn om te bekijken wat de gemiddelde afstand is die wordt afgelegd met de wagens. Voorbeeld van een 'rittype report'. De staafdiagram is draaibaar voor een duidelijkere weergave 21

22 4.7. Locatiebeheer Onder deze optie kunt u namen verbinden aan locaties. Denk hierbij aan benamingen als hoofdkantoor, thuis of de naam van een vaste klant. Zo kunt u ritpunten gemakkelijker terugvinden en analyseren. Er zijn twee manieren waarop u dit kan doen. 1. Door het adres van de locatie in te voeren. 2. Door de locatie op de kaart te selecteren. In beide gevallen moet u eerst een nieuw document openen via de balk bovenin het scherm. Bij omschrijving moet u de naam die u aan de locatie wilt geven invullen. Vul vervolgens de adresgegevens in. Als u op GPS coördinaten wilt zoeken moet u eerst de optie 'via GPS coördinaten' aanklikken. Kies vervolgens een coördinaten stelsel uit en zoek op de kaart naar de juiste locatie. In beide gevallen geldt dat u op opslaan moet klikken om het adres toe te voegen. 22

23 4.8. Rit type beheer Bij rittype beheer kunt u een cijfercode verbinden aan een bepaalde soort rit. Selecteer nieuw document om te beginnen. Kies vervolgens een getal uit tussen 0 en 100 en vul deze in de bovenste box. Bij omschrijving kunt u de soort rit invullen. Klik vervolgens op opslaan om de nieuwe code toe te voegen aan de lijst. De cijfercodes kunt u daarna verbinden aan een specifieke groep. Zo kunt u gemakkelijk een overzicht opbouwen van het soort ritten. 23

24 4.9. Usage configuratie Dit onderdeel geeft u de mogelijkheid ritten met kenmerken korter dan een x aantal minuten en/of een x aantal kilometers in de diverse rit rapportages te onderdrukken. De laatste instelling blijft actief na uitloggen uit Visego. Klik de optie 'hide trips with the following conditions' aan om ritten te verbergen. U kunt er dan voor kiezen om ritten gelijk aan of onder het genoemde aantal te verbergen. Als u combination op 'and' zet worden alleen de ritten die aan beide voorwaarden voldoen gefilterd. U krijgt dan dus nog wel individuele ritten te zien die aan 1 waarde voldoen. Als u voor 'or' kiest worden alle ritten die aan 1 van de waardes voldoet onzichtbaar gemaakt. 24

25 5. Verblijven Alle functies die in dit gedeelte worden genoemd kunt u terugvinden onder het tabje 'verblijven' in het hoofdmenu aan de linkerkant Verblijf per maand Dit is een grafisch overzicht per voertuig per maand van de verblijven per locatie. Indien een bepaald verblijf benoemd moet worden kan via de knop 'nieuwe locatietype' de naam worden ingevoerd. Vervolgens kunt u het desbetreffende verblijf selecteren door het aan te klikken met de rechter muisknop. Het adres wordt nu getoond in de display van 'ritpunt eigenschappen'. Klik vervolgens locatietype aan. Het adres wordt nu als sublocatie onder het locatietype weergegeven. Op deze manier kunnen (iets) afwijkende locaties toch onder hetzelfde locatietype verzameld worden. Dit kan nuttig zijn wanneer er bijvoorbeeld op een heel groot parkeerterrein gestopt is, of wanneer er verschillende locaties onder dezelfde noemer geplaatst moeten worden. De hier aangemaakte locatietypen worden automatisch aangegeven in de ritdetails/trips per locatietype. V oorbeeld van grafisch overzicht per voertuig per maand van de verblijven per locatie. 25

26 5.2. Verblijfrapport per locatie Onder verblijfrapport vindt u een overzicht van verblijven van een geselecteerde maand van een voertuig op een bepaalde locatie. Meerdere locaties zijn tegelijk te selecteren. De subtotalen zijn per week. U kunt er ook voor kiezen om het verblijf rapport per locatie te bekijken. zo kunt u zien welke wagens zich op welk moment op de door u geselecteerde locatie bevonden. Om dat te doen klikt u op het icoontje onder de vorige optie. De werking van dit systeem is gelijk aan de uitleg hierboven. Het rapport is exporteerbaar naar xls, pdf, rtf, html voor makkelijke verwerking. Dit kunt u doen door op de 'gegevens exporteren' knop rechts bovenin te klikken. Kies vervolgens het soort document dat u wilt hebben door in het drop down menuutje de juiste extensie te kiezen. U kunt nu een naam geven aan het document en het opslaan op een locatie naar keuze. Screenshot van het 'verblijfrapport'. 26

27 6. Planningen De optie 'planningen' vindt u terug in het linker hoofdmenu. 6.1 Gebruik van voertuigen Hier kunnen voertuigen toegewezen worden aan bepaalde chauffeurs. Tevens kan de onbeschikbaarheid per onbeschikbaarheidstype (bijvoorbeeld schade, keuring en onderhoud) gepland worden. Screenshot van 'Gebruik van voertuigen'. Het toewijzen van een bestuurder of een onbeschikbaarheids reden aan een voertuig doet u door met rechtermuisknop op de betreffende dag te klikken die hoort bij het voertuig. Er verschijnt dan een kort menu. Klik vervolgens met de linkermuisknop op de functie en dan op de persoon of reden (bijvoorbeeld de chauffeur die u wilt toewijzen aan de wagen). Klik vervolgens op opslaan om de planning te bewaren. 27

28 6.2 Resource planning Met deze functie kunt u aan de resources opdrachten toewijzen. Onder resources worden normaal gesproken voertuigen en chauffeurs verstaan. Tevens kunnen onbeschikbaarheids redenen vastgelegd worden. Dit gaat op dezelfde manier in zijn werk als bij 'Gebruik van voertuigen' op de voorgaande pagina. Screenshot 'Resource planning'. 28

29 6.3 Opdrachten Hier kunt u opdrachten vastleggen en toewijzen aan opdrachtgevers. Daarna worden de opdrachttypen en de planbare periode toegewezen. Screenshot 'Opdrachten'. Klik om te beginnen de resources of groep aan. Kies het soort opdracht en de tijd. Klik op opslaan De opdracht staat nu ingepland. 29

30 6.4 Beheer van opdrachtgevers Hier kunt u de opdrachtgevers vastleggen en toewijzen aan één van de afdelingen. Zo kunt opdrachtgevers op de planning verwerken. Klik op openen om een nieuwe opdrachtgever toe te voegen. Vul de bedrijfsnaam en eventuele afdeling in. U kunt voor het gemak een cijfercode toe voegen aan de opdrachtgever om deze makkelijker terug te kunnen vinden. Klik op opslaan om de opdrachtgever toe te voegen aan de lijst. U kunt deze nu toewijzen aan een vaste groep door eerst de opdrachtgever te selecteren en dan de bijbehorende groep. 30

31 6.5. Opdracht typen Hier wordt het type opdracht vastgelegd. U kunt meerdere soorten opdrachten invoeren. Klik op nieuw document openen om een nieuwe opdracht toe te voegen. Geef een cijfercode aan de opdracht en vul de omschrijving in. Klik vervolgens op opslaan. 31

32 6.6 Redenen voor onbeschikbaarheid van materiaal Hier worden de onbeschikbaarheidsredenen vastgelegd voor de voertuigen. Denk hierbij aan keuringen, schade, etc. U kunt zelf de kleur instellen per onbeschikbaarheids- soort. Open een nieuw document om nieuwe redenen toe te voegen. Vul vervolgens de omschrijving in en klik op de gekleurde balk. Kies een kleur uit en klik op ok. Sla de reden op om hem toe te voegen aan de planningen. 6.7 Redenen voor afwezigheid van medewerkers Hier kunt u de afwezigheidsredenen vastleggen voor de medewerkers. Denk hierbij aan vakantie, sociale verplichtingen of ziekte. Dit werkt op precies dezelfde manier als de onbeschikbaarheid van personeel. 32

33 6.8. Frequenties Hier worden de weekdagen toegewezen aan een bepaalde frequenties. Denk daarbij aan koppelingen als zaterdag en zondag zijn weekend, maandag is onderhoud dag etc. Open een nieuw bestand. Vul de reden in bij omschrijving en vink de relevante dagen aan. Sla de wijzigingen op om ze automatisch in de planning te zien verschijnen. 33

34 7. Voertuigen Alle opties voor voertuigen vindt u in het hoofdmenu terug onder het gelijknamige tabje. 7.1 Stamgegevens Hier zijn diverse kenmerken van een voertuig vast te leggen. Normaal worden door DataRoads de voertuigen en de groepen aangemaakt. U kunt de voertuigen naar wens aan een bepaalde afdeling toewijzen. Klik op een voertuig en vervolgens op 'open' om aanpassingen door te voeren bij deze specifieke wagen. U kunt onder andere het het merk en type van de auto invoeren, financiële gegevens toevoegen en APK en reparaties inplannen. Klik vervolgens op 'opslaan' om de gewijzigde gegevens te bewaren. 34

35 7.2 Positieoverzicht De posities van de voertuigen worden indien er gereden wordt (na het aanzetten van het contact) iedere minuut via het GPRS netwerk geactualiseerd in de database. De verversingsfrequentie van de posities op de kaart is per minuut instelbaar. Hiervoor moet de checkbox 'auto refresh' worden geactiveerd en de verversingsfrequentie ingegeven (standaard '1 minuut'). Tevens wordt het tijdstip van de laatste update weergegeven. Het is mogelijk om alle voertuigen (die vrij te selecteren zijn) op één grote kaart af te beelden. Vink om dit te doen de optie 'overview map' aan onder het kopje 'presentation' links onder in. Bij de locatie wordt ook het tijdstip van de laatste positie en de rijrichting vermeld. Indien de positie zeer nauwkeurig bekeken moet worden, dan kan overgeschakeld worden op individuele kaarten. Ook nu kunnen de voertuigen vrij geselecteerd worden. Op deze kaarten kan naar wens ingezoomd worden met de linker muisknop en uit gezoomd met de rechtmuisknop. Tevens wordt de snelheid weergegeven. Overzicht van actuele posities van de geselecteerde voertuigen op één grote kaart. 35

36 U kunt een kader maken met de linker muisknop en dan te slepen. Zo selecteert u een gebied. Als u de muisknop loslaat wordt daarop ingezoomd. Als u weer terug wilt naar het grote formaat kunt u uitzoomen door met de rechtermuisknop op de kaart te klikken. Overzicht van actuele posities van de geselecteerde voertuigen op individuele kaarten, waarop vrijelijk gezoomd kan worden. 36

37 7.3 Kilometerstanden Indien de kilometerstand op de teller afwijkt van de kilometerstand volgens de ritadministratie kunt u met deze optie de juiste kilometerstand van een voertuig invoeren. De kilometerstand wordt vanaf het door u gekozen tijdstip gecorrigeerd. U kunt de kilometerstand aanpassen door een auto te selecteren in het linker menu. U krijgt dan alle informatie over deze auto te zien. Klik vervolgens op het tabje 'KM-standen beheren' links onderin. Hier kunt u de nieuwe kilometerstand invoeren en de datum en tijd waarop deze ingaat. Klik als laatste op de diskette (opslaan) om de nieuwe instelling te bewaren. De kilometerstand wordt nu gecorrigeerd vanaf het door u opgegeven moment. 37

38 7.4. KM stand rapport Met deze functie kunt u een rapport maken van de kilometer stand van één of meerdere wagens. Selecteer aan de linker zijde de wagens waar u de informatie van wilt hebben. Klink vervolgens rechtsboven op 'show' om de resultaten zichtbaar te maken. U krijgt dan een overzicht van de huidige km stand en wanneer deze is bereikt (de laatste keer dat er contact is gemaakt). U kunt er ook voor kiezen om een bepaalde datum als uitgangspunt te kiezen. Deze kunt u links onderin invoeren onder 'peildatum'. Klik vervolgens op show om de km stand in beeld te brengen. U kunt deze informatie op een aantal verschillende manieren opslaan. Klik op opslaan en kies de extensie die bij het programma hoort waarmee u de data wilt openen. (.word voor Word etc. ) 7.5. Berijder/ Voertuig Dit is een gecombineerd overzicht van 'Gebruik van voertuigen' (uit Menu 'Planningen') en de voor de persoon van toepassing zijnde onbeschikbaarheidsreden uit 'Resource planning' (ook uit Menu 'Planningen'). U kunt links onderin de datums selecteren die u wilt zien. 38

39 8. Bestuurders Deze functie vindt u terug in het hoofdmenu. Een deel van de functies is vergelijkbaar met de functies onder het tabje 'voertuigen'. 8.1 Stamgegevens Dit is vergelijkbaar met de stamgegevens onder de 'voertuigen' optie. U kunt hier alleen specifiek alle gegevens van de voor u werkende bestuurders invullen. U kunt nieuwe bestuurders toevoegen door de optie 'nieuw' aan te klikken. U kunt onder andere de NAW gegevens van de bestuurder invullen en zijn of haar loongegevens. Als u al eerder thuis of werkadressen heeft toegevoegd voor deze groep kunt u deze hier koppelen aan de bestuurder. u kunt nieuwe adressen toevoegen met de knop adresbeheer aan de linkerkant. Als u de gegevens naar wens heeft ingevuld moet u 'opslaan' aanklikken om de nieuwe gegevens toe te voegen. 39

40 8.2. Adresbeheer Met deze functie kunt u adressen toevoegen voor het beheren van de gegevens van bestuurders. Dit werkt het hetzelfde als de optie 'locatiebeheer'. Zie voor meer informatie pagina Uren Onder het tabje uren kunt u zien waar een bepaalde wagen is geweest en hoe lang dat heeft geduurd. Als u de juiste chauffeurs aan de wagens heeft gekoppeld kunt u zo gemakkelijk zien hoe lang zij daadwerkelijk aan het werk zijn geweest. U kunt de resultaten daarna exporteren naar een groot aantal formats zodat er gelijk mee gewerkt kan worden. Selecteer de bestuurders waarvan u de gegevens wilt zien en klik vervolgens de periode aan. Selecteer de gewenste locatietypes (indien u deze heeft toegevoegd, zie anders pagina 22). Klik vervolgens op 'show' (rechts bovenin) om de uren in beeld te brengen. 8.4 Voertuig/berijder. Dit is een gecombineerd overzicht van 'Gebruik van voertuigen' (uit Menu 'Planningen') en de voor de persoon van toepassing zijnde onbeschikbaarheidsreden uit 'Resource planning' (ook uit Menu 'Planningen'). U kunt links onderin de datums selecteren die u wilt zien. 40

41 9. Probleemoplossing V. Ik wil thuis inloggen op mijn Visego account, kan dit? A. U kunt in principe op elke geschikte computer inloggen in Visego, u kunt echter maar één keer inloggen per account. Dit betekent dat u niet tegelijkertijd thuis en op het werk een connectie kunt maken. U kunt meerdere accounts aanschaffen om dit probleem te ondervangen. V. Ik kan niet meer in Visego inloggen nadat ik het programma beëindigd heb en weer opnieuw heb opgestart. A. u bent waarschijnlijk nog ingelogd bij RDC, dat betekent dat het programma niet goed kan opstarten. Om dit te verhelpen moet u een aantal stappen doorlopen. 1. Sluit Visego af via Windowstaakbeheer. (Ctrl+Alt+ Delete). Zoek visego op en kies voor programma beëindigen. 2. Klik op het 'Citrix connection center' icoontje rechts onderin de taakbalk. 3. Sluit alle verbindingen af door op 'terminate' te klikken, links onderin. 4. Als het menu leeg is kunt u Visego opnieuw opstarten via de webbrowser. Het scherm dat u te zien krijgt als op het 'Citrix connection center' icoontje heeft geklikt. 41