Bijlage(n) 4. Inkoop Charters

Transcriptie

1 Aan charters TNT Post Transport BV Koninklijke TNT Post BV Neptunusstraat JB Hoofddorp Nederland Postbus KB Hoofddorp Nederland Datum 20 mei 2011 Onze referentie Bijlage(n) 4 Tel: Fax: Uw referentie Uw brief van Onderwerp Aanlevering NOR akkoord verklaring + VOG chauffeurs Kopie aan Inkoop Charters Geachte heer/mevrouw, Graag vragen wij uw aandacht voor het volgende. TNT Post Transport B.V. ( TNT ) is bezig om de samenwerking met externe vervoerders te optimaliseren. In verband met toenemende eisen ten aanzien van bedrijfsveiligheid wil TNT zicht hebben op de chauffeurs die door externe vervoerders worden ingezet. TNT vraagt u om die reden een NOR (Negatieve Ontbinding van Relatie) controleformulier en een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) op te leveren van de chauffeurs die u inzet voor ritopdrachten van TNT. Hieronder vindt u een korte toelichting op de NOR en de VOG. In de Q&A in de bijlage vindt u nog antwoorden op een aantal vragen omtrent de NOR en VOG. Uitgangspunt binnen TNT is dat iedere (tijdelijke) werknemer, uitzendkracht en leverancier in de NOR, een interne database van het TNT concern, is gecontroleerd. Controle vindt plaats aan de hand van een kopie rijbewijs en een ingevuld NOR controleformulier (zie bijlage 2). Daarnaast dienen zij over een VOG te beschikken. Iedere persoon dient de aanvraagbevestiging en de uiteindelijke VOG naar TNT op te sturen. In de Q&A (bijlage 1) wordt het invullen van de NOR en de aanvraag van de VOG nader toegelicht. TNT verzoekt u de gevraagde formulieren toe te sturen naar TNT per transport-charters@tntpost.nl of, indien dit niet mogelijk is, per reguliere post: TNT Post Transport B.V. T.a.v. afdeling Backoffice Subcontracting Postbus KB Hoofddorp TNT Post Transport BV Kamer van Koophandel Amsterdam nr

2 Uitsluitend chauffeurs met een VOG ontvangen een legitimatiepas van TNT. Deze legitimatiepas zal in toenemende mate noodzakelijk zijn om toegang te krijgen tot terreinen en gebouwen van TNT. Chauffeurs die op dit moment rijden in opdracht van TNT, maar geen VOG kunnen opleveren, zullen uiteindelijk niet meer worden ingezet door TNT. Het aanvraagformulier voor u als chauffeur / ondernemer kunt u vinden op onze website ( U kunt deze eventueel ook telefonisch ( ) of per transport-charters@tntpost.nl bij ons aanvragen. Deze aanvraag is door ons al voor een deel ingevuld. U dient hier alleen het eerste deel (Deel A: Gegevens aanvrager) in te vullen. Daarna ondertekent u het aanvraagformulier en levert u het in bij uw gemeente. De kosten die zijn verbonden aan de aanvraag van de VOG komen voor uw eigen rekening. TNT neemt deze materie zeer serieus en zal daarom ook vanuit verschillende hoeken controles uitoefenen. Controles vinden plaats vanuit de klant, vanuit het Security Service Team, maar ook vanuit de TNT clusters die de dagelijkse begeleiding verzorgen. Het niet naleven van bovenstaande zal gevolgen hebben voor de wederzijdse samenwerking. Mocht u nog vragen hebben, dan kunt u contact opnemen met uw vaste inkoper. Wij danken u voor uw medewerking. Met vriendelijke groet, P. Bangma Manager Inkoop Groot Vervoer TNT Post Transport B.V. Bijlage 1: Q&A Bijlage 2: NOR controleformulier Bijlage 3: VOG aanvraagformulier voor natuurlijke personen

3 NOR & VOG: Veel gestelde vragen en antwoorden: Wat is een VOG en waar vraag ik deze aan? De VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) is de meest gangbare verklaring die bij het aangaan van een werkrelatie wordt gebruikt om aan te tonen dat er vanuit het verleden geen redenen zijn om aan te nemen dat betreffende persoon op een verkeerde wijze met betreffende werkzaamheden zou kunnen omgaan. De VOG wordt bij de gemeente waarin betreffende persoon staat ingeschreven aangevraagd. Wat is de NOR? De NOR staat voor Negatieve Ontbinding van Relatie. In deze database dienen personen te worden opgenomen, die ontslagen zijn of waarvan de tewerkstelling is beëindigd omdat zij handelingen hebben verricht, die voor TNT en/of haar klanten schadelijk zijn. Denk aan fraude, diefstal, vandalisme enz. Hoe oud mag de VOG die een chauffeur aanlevert maximaal zijn? Indien u niet eerder een VOG heeft ingediend, mag de VOG maximaal een half jaar oud zijn. Moet ik voor mijn chauffeurs het gehele aanvraagformulier zelf invullen? Ja. Voor personeel dat u in loondienst heeft moet u zelf alle gegevens invullen. Zoals u in de bijlage kan zien zijn de vinkjes bij de categorieën Sreening en Selectiecriteria reeds ingevuld. Moet ik voor mijzelf (als ondernemer / chauffeur) ook het gehele aanvraagformulier zelf invullen? Als ondernemer / chauffeur die voor TNT rijdt kunt u gebruik maken van het door TNT Transport BV vooringevulde formulier. Dit formulier is tevens voorzien van de juiste bedrijfsstempels en is ondertekend. Mag ik de kosten die mijn chauffeurs maken voor de VOG vergoeden?. Ja, u mag deze kosten aan uw werknemers vergoeden. Kan ik de kosten voor de VOG aan TNT doorberekenen?. Nee, deze kosten worden door TNT niet vergoed. Antwoord Antwoord Welk aanvraagformulier moet ik voor mijn chauffeurs gebruiken? Het formulier voor natuurlijke of voor rechtspersonen? Voor uw chauffeurs gebruikt het formulier voor natuurlijke personen. Welk formulier moet ik voor mijzelf als ondernemer / chauffeur gebruiken? Het formulier voor natuurlijke of voor rechtspersonen? Bent u eigenaar van een BV dan gebruikt u het formulier voor rechtspersonen. Bent u een zzp er of een VOF dan gebruikt u het formulier voor natuurlijke personen Ik heb in het verleden alle formulieren voor mijn chauffeurs al naar TNT opgestuurd, wat moet ik nu doen? Neem contact op met de binnendienst van Inkoop Grootvervoer (tel: ). Zij zullen uitzoeken en terugkoppelen of alle formulieren inderdaad in goede orde aanwezig zijn.

4 Ik heb gehoord dat er een nieuw aanvraagformulier van een VOG is. Klopt dit? Ja dit klopt. In de bijlage vind u het nieuwe aanvraagformulier. Tot 1 augustus 2011 mag het oude formulier nog gewoon worden gebruikt. U kunt het formulier ook downloaden van onze website: Wat moet ik als charter nu gaan doen? U als charter kan starten met het invullen en opsturen van de NOR controleformulieren inclusief een kopie van het rijbewijs. Daarnaast kunt u een VOG aanvragen en per e- mail opsturen, of indien deze al in het bezit van de chauffeur is direct digitaal opsturen. Mocht u in het verleden al formulieren hebben opgestuurd, dan kunt u het beste bellen met de binnendienst van Inkoop Grootvervoer (tel: ). Op welke wijze dien ik welke documenten op te sturen? De voorkeur gaat uit naar digitale verzending van de documenten. Indien dit echt niet mogelijk is, kan fysieke verzending via post naar het adres welke in de brief staat vermeld. De onderstaande documenten dienen te worden opgestuurd: Kopie rijbewijs NOR controleformulier Bevestiging aanvraag VOG Definitieve VOG We hebben de absolute wens om de eerste 3 documenten op hetzelfde moment te versturen, zodat documenten tegelijk binnenkomen en nog zorgvuldiger te administreren zijn. Wat gebeurt er als ik in de toekomst niet in het bezit ben van een legitimatiepas? Dan bent u niet meer in staat om in de toekomst voor TNT te werken.

5 Akkoordverklaring NOR Grootvervoer Documentnummer : Datum : Eigenaar: Manager Subcontracting versie : 1.0 Proces Functie of rol Inkoop Grootvervoer Inkoper AKKOORDVERKLARING NOR Cluster (ingeval van UZK) : Faxnummer Cluster (ingeval van UZK) : Datum inzending naar administratie : Firmanaam Charter : Firmanaam uitzendbureau : Chauffeur werkzaam op meerdere Clusters : O ja O nee (in te vullen door medewerker IN BLOKLETTERS!) Ondergetekende verklaart: 1. Ervan op de hoogte te zijn dat, als verwijtbaar handelen leidt tot beëindiging van de arbeids- c.q. werkrelatie, dit tot gevolg heeft dat dit in het informatiesysteem NOR van TNT wordt geregistreerd. Ondergetekende bevestigt de ontvangst van de korte uitleg over het binnen TNT gehanteerde NORinformatiesysteem. Voorletter(s): Adres: Geboortedatum: Geboorteplaats: Datum ingevuld: Achternaam: Postcode & plaats: SoFi-nummer: Geboorteland: Handtekening: Verplicht met dit formulier mee te sturen: duidelijke kopie geldig paspoort of kopie (van beide zijden) gemeentelijke identiteitskaart (scanners) duidelijke kopie geldig rijbewijs (chauffeurs) (in te vullen door administratie) Datum check in NOR: Uitkomst check: Naam controleur: Paraaf controleur: staat niet geregistreerd in NOR staat wel geregistreerd in NOR Proceswijzer TPP

6

7

8

9

10