Jaarlijks actieplan 2016 Basisopdrachten (BO) Vlaamse Judofederatie vzw

Transcriptie

1 Jaarlijks actieplan 2016 Basisopdrachten (BO) Vlaamse Judofederatie vzw Maatschappelijke zetel: Warandestraat 1A 9240 Zele

2 Basisopdracht 1 (BO1) Organiseren van competitieve sportbeoefening per provincie Omschrijving van de in 2016 geplande activiteiten inclusief timing BO1 - SD1 BO1 - SD1 - OD1 Vanaf 2014 vindt er binnen de tornooien waar judoka s kunnen kampen op hun eigen niveau of binnen de groep officiële kampioenschappen minstens één nieuw plaats (organisaties U14-U16, aantal groen-blauw tornooien en rankingtornooien, ploegentornooien, officiële kampioenschappen, ). Vanaf 2014 vinden er jaarlijks minstens twee initiatieven plaats waar judoka s met lagere gordel (groen/blauw) kunnen kampen op hun eigen niveau. 1 Promotie via website en nieuwsbrief STCr 2 Ondersteuning organiserende clubs via kwaliteitsproject STCr 4 Update draaiboeken STCr Januari Juni 5 Samenwerking provinciale comités ter promotie en organisatie van deze evenementen STCr Jaarlijks Actieplan Basisopdrachten (BO) - Vlaamse Judofederatie vzw 2/36

3 BO1 - SD1 - OD2 Tegen 2016 moet het aantal doelgerichte tornooien aanvullend op de talentenwerking, nl. tornooien U14-U16 en rankingtornooien U15-U18, minstens behouden blijven t.o.v. de nulmeting in. 1 Jaarlijks minimum 1 vergadering organisatoren rankingtornooien STC Juni en/of December 3 Promotie via website en nieuwsbrief STC Aanwezigheid en ondersteuning lid WOC per provincie STC 5 Promotie rankingtornooien in buitenlandse ledenbladen STC BO1 - SD1 - OD3 Vanaf 2015 is het aanbod aan officiële kampioenschappen minstens vermeerderd met één extra initiatief t.o.v. de nulmeting in Inwerken/opleiden nieuwe WOC-leden STC 3 Samenwerking FFBJ via NWOC STC 4 Opwaardering aan de hand van eigen kwaliteitsproject STC Organisatie provinciale kampioenschappen STC 6 Organisatie provinciale kampioenschappen Senioren STC 7 Organisatie Interprovinciaal Ploegenkampioenschap U15-U18 STC 8 Organisatie Vlaams Interprovinciaal Ploegenkampioenschap U13 STC 9 Organisatie regionale kampioenschappen jeugd STC Jaarlijks Actieplan Basisopdrachten (BO) - Vlaamse Judofederatie vzw 3/36

4 10 Organisatie Belgische kampioenschappen jeugd STC 11 Organisatie regionale kampioenschappen senioren STC 12 Organisatie Belgische kampioenschappen senioren STC 13 Organisatie Belgisch Kampioenschap Masters STC 14 Organisatie Flanders Judocup STC 15 Organisatie regionale Interclub STC 19 Eerste organisatie Open Vlaams Ploegenkampioenschap Open Vlaams Kampioenschap Masters STC Bijsturing Open Vlaams Ploegenkampioenschap Open Vlaams Kampioenschap Masters Samenwerking provinciale comités ter promotie en organisatie van deze evenementen STC 2016 STCr Jaarlijks Actieplan Basisopdrachten (BO) - Vlaamse Judofederatie vzw 4/36

5 BO1 - SD2 BO1 - SD2 - OD1 BO1 - SD2 - OD2 BO1 - SD2 - OD3 Vanaf 2014 stijgt het aantal deelnemers aan de provinciale kampioenschappen uitgezet op het aantal effectieve leden met gemiddeld 0.2% per jaar. Vanaf is er een continuïteit van maandelijks gemiddeld één provinciale training per provincie voor de verschillende leeftijdsklassen tussen de periode van 1 september t.e.m. 31 mei. 2 Organisatie trainingen U11 en U13 per provincie STC 3 Organisatie trainingen U15, U18, U21 en 20+ per provincie STC Vanaf vindt er wekelijks gemiddeld één regionale training (U15-U18-U21-20+) plaats tussen de periode van 1 september t.e.m. 31 mei. 1 Tweewekelijkse organisatie regionale training Nazareth STC 2 Tweewekelijkse organisatie regionale training Leuven STC 3 Tweewekelijkse organisatie regionale training Zele STC Vanaf vindt er wekelijks gemiddeld één nationale training (U15-U18-U21-20+) plaats tussen de periode van 1 september t.e.m. 31 mei. 1 Organisatie wekelijkse nationale training STC 2 Promotie via website VJF STC Jaarlijks Actieplan Basisopdrachten (BO) - Vlaamse Judofederatie vzw 5/36

6 BO1 - SD2 - OD4 Vanaf stijgt het aantal deelnemers aan de talentenwerking (trainingen, trainingsdagen en stages) t.o.v. het potentieel aantal deelnemers U13, U15 en U18 met jaarlijks gemiddeld 0.25%. 1 Organisatie wekelijkse talententraining in de 3 regio's STC 2 Organisatie van jaarlijks minstens 4 trainingsdagen STC 3 Organisatie van jaarlijks minstens 2 trainingsstages STC 4 Flyer/info op regionale kampioenschappen STC 5 Flyer/info via provinciale trainers en tijdens provinciale trainingen STC Februari Driemaandelijks Jaarlijks Actieplan Basisopdrachten (BO) - Vlaamse Judofederatie vzw 6/36

7 Basisopdracht 2 (BO2) Organiseren van recreatieve sportbeoefening per provincie Omschrijving van de in 2016 geplande activiteiten inclusief timing BO2 - SD1 BO2 - SD1 - OD1 Vanaf 2014 blijft het aantal recreatieve organisaties waar judoka s zich kunnen meten op hun eigen niveau (aantal kata tornooien, ne-waza tornooien, groen-blauw tornooien, G-tornooien en ontmoetingen) minstens behouden t.o.v. de nulmeting in. Vanaf 2014 vinden er jaarlijks minstens twee kata tornooien, twee ne-waza tornooien, twee G-tornooien en twee groen-blauw tornooien voor U20 en 20+ plaats. 1 Zoeken inrichtende clubs STCr Telkens 2j. voor datum inrichting (tegen kalendercommissie) 2 3 Inrichtingen: 2 kata tornooien, 2 ne-waza tornooien, 2 G-tornooien en 2 groenblauw tornooien voor U20 en 20+ Evaluatie inrichtingen: 2 kata tornooien, 2 ne-waza tornooien, 2 G-tornooien en 2 groen-blauw tornooien voor U20 en 20+ STCr STCr 4 5 Bijsturen inrichtingen: 2 kata tornooien, 2 ne-waza tornooien, 2 G-tornooien en 2 groen-blauw tornooien voor U20 en 20+ Samenwerking provinciale comités ter promotie en organisatie van deze evenementen STCr STCr Jaarlijks Actieplan Basisopdrachten (BO) - Vlaamse Judofederatie vzw 7/36

8 BO2 - SD1 - OD2 Vanaf vinden er jaarlijks minstens vier ontmoetingen plaats in elke provincie. 1 Evaluatie reglement U11 en U13 STCr 3 Bijsturen draaiboek U11 en U13 STCr Evaluatie minstens 4 ontmoetingen per provincie STCr Beschikbaar stellen posters, filmpje en DVD powerpoint EVS op U9 kennismakingsontmoetingen en op U11- en U13- inrichtingen STCr BO2 - SD1 - OD3 Vanaf 2014 is er minstens één nieuwe vorm van ontmoeting voor judoka s die voor de eerste maal deelnemen. 2 Bijsturing reglement STCr Zoeken naar clubs voor de inrichting van kennismakingsontmoetingen STCr vanaf Eerste organisatie kennismakingsontmoetingen STCr vanaf september Beschikbaar stellen posters en DVD powerpoint EVS op U9 kennismakingsontmoetingen en op U11- en U13- inrichtingen STCr Jaarlijks Actieplan Basisopdrachten (BO) - Vlaamse Judofederatie vzw 8/36

9 BO2 - SD2 Tegen eind 2016 vinden er tweejaarlijkse nieuwe recreatieve initiatieven plaats t.o.v. de nulmeting in. BO2 - SD2 - OD1 Tegen 2016 is het aanbod van de VJF verruimd met minstens één organisatie, lessenreeks of andere aanvulling in functie van een nieuwe geformuleerde doelgroep t.o.v. de nulmeting in. 1 Blijvend stimuleren van lessenreeks kleuterjudo STCr Verdeling jeugdjudopaspoorten STCr 4 Verdeling techniekposters STCr 6 Organisatie sportkampen in samenwerking met Fedes STCr 8 Organisatie jaarlijks 2 open G-trainingen STCr 9 Stimuleren en promoten toepassing handleiding judo voor 55-plussers binnen clubwerking STCr Organisatie piloottraining 55-plussers STCr Vanaf BO2 - SD2 - OD2 Tegen eind 2016 heeft de VJF minstens één samenwerkingsverband met een nieuwe externe partner. 1 Voortzetting samenwerking Parantee STCr 2 Voortzetting samenwerking Fedes STCr 4 Verderzetting samenwerking partner judo voor 55-plussers STCr Jaarlijks Actieplan Basisopdrachten (BO) - Vlaamse Judofederatie vzw 9/36

10 BO2 - SD3 Vanaf 2014 heeft de VJF haar pedagogisch aanbod minstens behouden t.o.v. de nulmeting in BO2 - SD3- OD1 Vanaf is er een duidelijk plan van aanpak voor de vervanging van de functie van Technisch Directeur (TD). BO2 - SD3 - OD2 Vanaf 2014 stijgen de Shiai-deelnames jaarlijks met 2%. 1 Organisatie maandelijkse shiai STCr 3 Organisatie SDS STCr 4 In kaart brengen deelnames shiai STCr Promoten shiai via alle beschikbare kanalen VJF STCr 6 Beperken duurtijd evenement voor aantrekkelijkheid evenement STCr 8 Formuleren van richtlijnen aantal en niveau SR en TO STCr 9 Opwaardering materiaal - accommodatie STCr 10 Bewaken vaste data shiai STCr Jaarlijks Actieplan Basisopdrachten (BO) - Vlaamse Judofederatie vzw 10/36

11 BO2 - SD3 - OD3 Tegen eind 2016 is het aanbod aan technische trainingen en kata trainingen behouden t.o.v. de nulmeting in. 3 Garanderen van gekwalificeerde lesgevers op TT en KT STCr 4 Uniformiteit zoeken -> zelfde leerstof en aandachtspunten per trainingscentrum STCr 5 Samenstelling jaarprogramma TT en KT STCr 6 Opwaardering materiaal - accommodatie STCr 7 Vaste, regelmatige trainingsdata behouden STCr 8 Promoten TT en KT in belang SDS STCr 9 Ontwikkeling van DVD tachi-waza ter ondersteuning van de TT en KT STCr Ontwikkeling van techniekboek STCr vanaf Organisatie Kata stage in samenwerking met Fedes STCr Jaarlijks Actieplan Basisopdrachten (BO) - Vlaamse Judofederatie vzw 11/36

12 Basisopdracht 3 (BO3) Organiseren van kaderopleiding en bijscholing Basisopdracht 3.1 (BO3.1) Kaderopleiding en bijscholing voor sporttechnische verantwoordelijken van de sportfederatie en de aangesloten clubs Omschrijving van de in 2016 geplande activiteiten inclusief timing BO3.1 - SD1 BO3.1 - SD1 - OD1 Tegen eind 2016 heeft 20% van de VJF-clubs minstens één jeugdsportverantwoordelijke (lid/vergunninghouder van de eigen club met minstens diploma initiator) jonger dan 35 jaar die ook onderdeel is van het bestuur van de club. (idem FOJeugdsport-SD2) Vanaf 2015 heeft 35% van de VJF-clubs minstens één trainer jonger dan 25 jaar met minstens het diploma initiator. (idem FOJeugdsport-SD2-OD1) 1 Organisatie van de cursussen aspirant-initiator STCr 2 Organisatie cursus initiator STCr 4 Organisatie cursus trainer A STCr 2014 en (2018) 2016 en (2020) 5 Herhaaldelijk promotie cursussen via kanalen VJF STCr 6 Meegeven informatie met geslaagden SDS STCr 7 Proactief inschrijvingsdrempel proberen te verlagen STCr 8 Opnemen in FO Jeugdsport STCr Jaarlijks Actieplan Basisopdrachten (BO) - Vlaamse Judofederatie vzw 12/36

13 BO3.1 - SD1 - OD2 Tegen 2016 is de tevredenheid over de kwaliteit van de accommodatie voor VTS-opleidingen Trainer A en B toegenomen tegenover de nulmeting in Zoeken en aanduiden van mogelijke cursusplaatsen STCr 4 Tevredenheidsenquête cursus trainer A STCr Evaluatie nieuwe cursusplaats STCr 2016 BO3.1 - SD1 - OD3 Tegen eind 2014 heeft 50% van onze clubs een jeugdsportverantwoordelijke jonger dan 35 jaar aangeduid binnen de eigen clubwerking. (idem FOJeugdsport-SD2-OD2) 3 Tweejaarlijkse publicatie in JudoContact specifiek gericht aan de jeugdsportverantwoordelijken 4 Verspreiding takenpakket Jeugdsportverantwoordelijke STC STC Promotie opleiding Jeugdsportcoördinator VTS STC 6 Opname in jeugdsportfonds STC Verzameling mailadressen voor gerichte communicatie STC Jaarlijks Actieplan Basisopdrachten (BO) - Vlaamse Judofederatie vzw 13/36

14 BO3.1 - SD1 - OD4 Tegen eind 2016 heeft 5% van de VJF-clubs een gekwalificeerd jeugdsportcoördinator (attest of diploma jeugdsportcoördinator). (idem FOJeugdsport-SD2-OD3) 1 Promotie opleiding jeugdsportcoördinator via website en nieuwsbrief STC 2 Diploma/Attest jeugdsportcoördinator opnemen in FO Jeugdsport STC 3 Verzameling mailadressen voor gerichte communicatie STC BO3.1 - SD2 BO3.1 - SD2 - OD1 Vanaf 2015 wordt de dalende trend in het aantal wedstrijdofficials omgezet tot een zacht stijgende trend. Vanaf 2014 worden minstens twee initiatieven genomen om de functie van wedstrijdofficial aantrekkelijker te maken. 1 Initiatief ter motivatie van SR's en TO's ADC Opvolging financiële vergoeding en mogelijkheden binnen de vrijwilligerswetgeving Formulering en verspreiding van kwaliteitsnorm voor inzetten van wedstrijdofficials (catering-tijdsduur) 4 Voorzien van voldoende wedstrijdofficials per organisatie ADC ADC STC augustus-december Jaarlijks Actieplan Basisopdrachten (BO) - Vlaamse Judofederatie vzw 14/36

15 BO3.1 - SD2 - OD2 Vanaf worden jaarlijks gemiddeld twee medewerkers gevormd ter aanvulling van het scheidsrechters- en tijdopnemerskorps. 2 Organisatie SR- en TO-cursussen ADC 3 Organisatie en promotie cursus jeugdscheidsrechter ADC 6 Gerichte communicatie cursussen en examens ADC 7 Promotie van de cursussen ADC Verbeteren van begeleiding SR's en TO's ADC BO3.1 - SD3 Tegen 2016 vinden er jaarlijks twee extra sporttechnische bijscholingen plaats t.o.v. de nulmeting in BO3.1 - SD3 - OD1 Vanaf 2014 beschikt de VJF over minstens twee extra initiatieven tegenover het aanbod van sporttechnische bijscholingen in Peiling bij clubs naar voorstellen voor onderwerpen trainersbijscholingen STCr 2 Behoud en organisatie van de trainersbijscholingen STCr Juni - December 3 Behoud en organisatie jaarlijkse bijscholing G-judo STCr 6 Herhaling bijscholing coaching STC Bijscholing gradencommissie (SDS-jury) STC 8 Bijscholing kata-judges STC Jaarlijks Actieplan Basisopdrachten (BO) - Vlaamse Judofederatie vzw 15/36

16 BO3.1 - SD3 - OD2 Tegen eind 2016 neemt jaarlijks gemiddeld 20% van de VJF-clubs deel aan minstens één sporttechnische bijscholing. 1 Promotie via de VJF-website, nieuwsbrief en JudoContact STC Mailing naar hooftrainers VJF STC Gerichte mailing naar potentiële deelnemers STC Opname bijscholingen in FO Jeugdsportfonds STC Persoonlijk aanspreken van afwezige clubs STC Jaarlijks Actieplan Basisopdrachten (BO) - Vlaamse Judofederatie vzw 16/36

17 Basisopdracht 3.2 (BO3.2) Bijscholingen voor het bestuurlijke en het administratieve kader van de sportfederatie en de aangesloten clubs Omschrijving van de in 2016 geplande activiteiten inclusief timing BO3.2 - SD4 BO3.2 - SD4 - OD1 BO3.2 - SD4 - OD2 In 2016 heeft 20% van de VJF-clubs deelgenomen aan minstens één administratieve bijscholing aangeboden door de VJF. Vanaf 2015 bereikt de VJF minstens 15% van de VJF-clubs tijdens minstens één extra algemeen contactmoment. Vanaf 2014 neemt jaarlijks gemiddeld 10% van de VJF-clubs deel aan minstens één administratieve bijscholing. 2 Navraag bij clubs naar gegeerde onderwerpen voor administratieve bijscholing ADC 3 Afwisselende organisatie in verschillende provincies ADC BO3.2 - SD5 BO3.2 - SD5 - OD1 Vanaf 2014 volgt minstens 50% van de RvB en VJF-medewerkers minstens één administratieve bijscholing. Vanaf organiseert de VJF jaarlijks minstens twee administratieve bijscholingen voor de aangesloten clubs. 1 Samenwerking Dynamo-Project ADC BO3.2 - SD5 - OD2 Vanaf volgens jaarlijks minstens twee personen van het directiecomité een administratieve bijscholing. 1 Opvolging Actuaplus-sessies door administratief coördinator ADC 3 Deelname aan externe bijscholing ADC Jaarlijks Actieplan Basisopdrachten (BO) - Vlaamse Judofederatie vzw 17/36

18 BO3.2 - SD6 BO3.2 - SD6 - OD1 Tegen eind 2016 worden alle VJF-websites aangevuld op een uniforme manier conform de vooropgestelde VJFhandleiding. Vanaf worden alle VJF-websites jaarlijks minstens onderwerpen aan twee controlemomenten. 1 Voorzien handleiding + evaluatie en bijsturing ADC 2 Kwartaalevaluatie provinciale sites ADC 3 Contactopname provinciale webmasters en bijsturing ADC 4 Kwartaalevaluatie VJF-website ADC 5 Contactopname VJF-publiceerders en bijsturing ADC 6 Halfjaarlijkse evaluatie FJC-website ADC 7 Contactopname FJC-publiceerders en bijsturing ADC 8 Halfjaarlijkse evaluatie BK-website ADC Contactopname BK-publiceerders en bijsturing ADC BO3.2 - SD6 - OD2 Vanaf eind beschikken alle VJF-webmasters over een handleiding en krijgen ze gemiddeld één bijscholing per jaar. 1 Halfjaarlijkse bijscholing ADC 2 Ondersteuning via /telefoon door webmaster bij noodzaak ADC Voorzien handleiding + evaluatie en bijsturing ADC Jaarlijks Actieplan Basisopdrachten (BO) - Vlaamse Judofederatie vzw 18/36

19 Basisopdracht 4 (BO4) Begeleiding van de aangesloten sportclubs en informatieopdracht uitvoeren Basisopdracht 4.bgl 2. (BO4.bgl 2.) Begeleiding inzake sporttechnische werking Omschrijving van de in 2016 geplande activiteiten inclusief timing BO4.bgl2 - SD1 BO4.bgl2 - SD1 - OD1 Tegen eind 2016 zal 20% van de VJF-clubs betrokken zijn in een jeugdsportproject ter bevordering van een kwalitatieve jeugdsportwerking van de leden-clubs. (idem FOJeugdsport-SD1) Vanaf 2014 worden de documenten behorende tot het ondersteuningspakket voor clubs door minstens 25 clubs gedownload via de nieuwsbrief/website. (idem FOJeugdsport-SD1-OD1) 1 Voorzetting publicatie 'Wetenschappelijk Onderzoek' in JC en blijvende beschikbaarheid op website VJF STC 8 Verspreiding en herhaling ethische codes omgaan met jonge judoka's STC Verspreiding en herhaling richtlijnen gezond sporten binnen de eigen sportclub STC Jaarlijks Actieplan Basisopdrachten (BO) - Vlaamse Judofederatie vzw 19/36

20 BO4.bgl2 - SD1 - OD2 BO4.bgl2 - SD1 - OD3 Vanaf 2015 dient 15% 17,5% 20% van de VJF-clubs betrokken te zijn in het jeugdsportproject ter bevordering van een kwalitatieve jeugdsportwerking binnen de club. 1 2 Jaarlijks minstens 2 gerichte mailings naar clubs die deelnemen aan kampioenschappen VJF Trainerspool voor clubs die instappen in FO Jeugdsport en nood hebben aan gekwalificeerde trainers STC STC Promotie via website, JC en nieuwsbrief STC Tegen 2016 heeft de VJF haar clubondersteuning aangevuld met minstens twee nieuwe initiatieven wat betreft media-aanbod en/of tools. 1 Blijven zoeken naar/samenwerken met professionele bestand STC 3 Afronding vooronderzoek registratiesysteem (barcode, chip, ) STC 5 Samenstellen werkingsteam opstelling DVD tachi waza STCr 6 Inventariseren en uitwerken technieken STCr 7 Opnemen DVD tachi waza STCr voorjaar Jaarlijks Actieplan Basisopdrachten (BO) - Vlaamse Judofederatie vzw 20/36

21 BO4.bgl2 - SD1 - OD4 Vanaf 2014 zal er minstens één extra aanbod aan bijscholing of cursus zijn in functie van competitieve jeugdwerking binnen een club. 3 Stapsgewijze invoering coachkaart STC BO4.bgl2 - SD1 - OD5 Vanaf 2016 maken de aspecten Gezond Sporten onderdeel uit van 35% van de ingediende beleidsplannen van de clubs die inschrijven op FO Jeugdsport. 2 Opname gezond sporten in FO jeugdsport STCr Bijscholing gezond sporten STCr Ter beschikking stellen materiaal EVS aan clubs VJF STCr Jaarlijks Actieplan Basisopdrachten (BO) - Vlaamse Judofederatie vzw 21/36

22 BO4.bgl2 - SD2 BO4.bgl2 - SD2 - OD1 Tegen eind 2016 werd 90% - 30% van alle officiële VJF-wedstrijden, cluborganisaties en ontmoetingen door VJF-auditoren doorgelicht naar kwaliteit. Tegen eind 2015 beschikt de VJF over een uitgeschreven kwaliteitsproject 1 Behoud van het aantal initiatieven leden-clubs op de VJF-kalender STCr BO4.bgl2 - SD2 - OD2 BO4.bgl2 - SD2 - OD3 2 Coördinatie aanvragen initiatieven leden-clubs via kalendercommissie STC 8 Toekennen van niveaus aan organisaties STC Vanaf 2016 wordt jaarlijks gemiddeld 30% van de wedstrijdorganisaties doorgelicht. 1 Toekennen van niveaus aan organisatoren STC 2 Afvaardiging van auditoren naar wedstrijdorganisaties STC 3 Persoonlijke contactopname met geëvalueerde cluborganisaties STC Tegen 2016 vult de VJF het aanbod van organisatiesoftware en materiaal aan met minstens één tool Ontwikkeling systeem voor loting STC Vernieuwing laptops en materialen VJF voor gebruik ippon-software tijdens officiële kampioenschappen STC Jaarlijks Actieplan Basisopdrachten (BO) - Vlaamse Judofederatie vzw 22/36

23 Basisopdracht 4.bgl 3. (BO4.bgl 3.) Begeleiding inzake bestuurs- en administratieve werking Omschrijving van de in 2016 geplande activiteiten inclusief timing BO4.bgl3 - SD3 BO4.bgl3 - SD3 - OD1 Tegen eind 2016 is 75% van de bevraagde clubs tevreden over de bestuurs- en administratieve begeleiding aangeboden door de VJF. Vanaf 2014 heeft elke VJF-club een geregistreerd adres. 1 Nieuwsbrief enkel via mail ADC Vanaf 2014 BO4.bgl3 - SD3 - OD3 Vanaf 2015 heeft de VJF haar ondersteuning aan de clubs en hun leden uitgebreid met minstens één nieuw initiatief. 3 Evaluatie en bijsturing communicatieplan in functie van de noden van de clubs ADC 5 Aanmaak extra doelgroepen in uitbreidingen ledenbestand ADC Info over vrijwillgerswerk / Info over 25-dagen regeling / Vlabus voor 10 starterspakket clubs en leden Verspreiding gratis boekjes Communicatie over Dynamo-Project via 12 starterspakket clubs ADC ADC Mail naar leden (bij aansluiting) met persoonsgegevens ter controle ADC Vanaf Jaarlijks Actieplan Basisopdrachten (BO) - Vlaamse Judofederatie vzw 23/36

24 BO4.bgl3 - SD3 - OD4 Vanaf 2015 wordt jaarlijks 25% van de stille clubs persoonlijk benaderd door de VJF-medewerkers. 1 Gerichte telefonische contacten ADC Oproep per mail aan 'stille clubs' via VJF-medewerker ADC Aanspreken op evenementen ADC Aanspreken bij toevallig belmoment of komst naar secretariaat ADC BO4.bgl3 - SD3 - OD5 Vanaf stappen jaarlijks gemiddeld twee clubs onder structuur van feitelijke vereniging over op een vzw-structuur. 1 Verwijzing naar cursussen Dynamo Project via nieuwsbrief ADC 2 Clubs via website en nieuwsbrief stimuleren tot bekomen gratis infoboekjes Dynamo Project ADC Jaarlijks Actieplan Basisopdrachten (BO) - Vlaamse Judofederatie vzw 24/36

25 Basisopdracht 4.bgl 4. (BO4.bgl 4.) Begeleiding inzake sportpromotionele werking Omschrijving van de in 2016 geplande activiteiten inclusief timing BO4.bgl4 - SD4 BO4.bgl4 - SD4 - OD1 Tegen eind 2015 is de dalende tendens in het ledenaantal beperkt tot een status quo t.o.v. het voorgaande jaar. (idem BO5-SD1) Vanaf stelt de VJF jaarlijks gemiddeld één extra tool ter beschikking ter bevordering van de promotionele werking van de leden-clubs. 1 Voorzetting jaarlijkse promotiecampagne + promotiefolders STCr 2 Blijvende ter beschikkingstelling algemene infoflyer VJF STCr 3 Deelname aan Bloso-initiatieven in samenwerking met clubs STCr 4 Blijvende ondersteuning clubs met G-werking: 10 judogi's startende clubs + terugbetaling flyers in samenwerking met Parantee STCr 12 Draaiboek sportkamp voor initiatieleden STCr 2016 Jaarlijks Actieplan Basisopdrachten (BO) - Vlaamse Judofederatie vzw 25/36

26 BO4.bgl4 - SD4 - OD2 Vanaf 2014 worden jaarlijks gemiddeld tien VJF-clubs die op eigen initiatief Judo op school aanbieden, ondersteund. (idem BO5- SD2-OD2) 2 Aanbieden folder + gadget aan clubs die schoolsportdagen organiseren STCr Initiatie lessenpakket ter beschikking stellen voor pedagogisch verantwoorde lessen STCr Bewaking erkende VTS-lesgevers op school voor aanbieding van kwaliteit STCr Meermaals promotie via alle kanalen VJF voor ondersteuning clubs STCr Jaarlijks Actieplan Basisopdrachten (BO) - Vlaamse Judofederatie vzw 26/36

27 Basisopdracht 4.inf 1. (BO4.inf 1.) Informatieverstrekking met betrekking tot het eigen beleid en de eigen organisatie aan de eigen sportclubs en leden Omschrijving van de in 2016 geplande activiteiten inclusief timing BO4.inf1 - SD5 BO4.inf1 - SD5 - OD1 Vanaf 2014 telt de VJF jaarlijks gemiddeld vier nieuwe, duurzame medewerkers over de gehele VJF-werking. Vanaf beschikt de VJF over een rapport met de resultaten van een meting betreffende de noden en behoeften van de duurzame VJF-medewerkers. 4 Kiezen van prioriteiten ADC Oktober - December BO4.inf1 - SD5 - OD2 Vanaf eind 2015 beschikt de VJF over een duidelijk uitgeschreven medewerkersbeleid. 4 Jaarlijkse organisatie van een initiatief ter bedanking van de duurzame medewerkers ADC BO4.inf1 - SD5 - OD3 Vanaf 2014 communiceert de VJF minstens driemaandelijks via nieuwsbrief, nieuwsflashes, website of mailings over de mogelijkheden tot vrijwilligerswerk binnen de VJF-werking. 1 Oplijsten mogelijkheden binnen VJF-werking ADC 2 Eerste communicatie via nieuwsbrief, nieuwsflashes, website en/of mailing ADC Mei September Jaarlijks Actieplan Basisopdrachten (BO) - Vlaamse Judofederatie vzw 27/36

28 BO4.inf1 - SD6 BO4.inf1 - SD6 - OD2 BO4.inf1 - SD6 - OD3 Tegen 2016 informeert de VJF haar clubs gemiddeld drie keer per maand over administratieve items ter verbetering van de kwaliteit binnen de clubwerking. Vanaf voorziet de VJF jaarlijks minstens twee administratieve infomomenten voor de clubs. 2 Infosessie over administratief onderwerp ADC 3 Organisatie infosessie met externe partner indien niet voldoende aanwezigheid op eigen infosessie ADC Vanaf worden de VJF-clubs minstens tweemaandelijks geïnformeerd over de administratieve hot items. 1 Elke nieuwsbrief bevat minstens 1 administratief onderwerp ADC 2 Blijvende briefing inzake gratis te bekomen infoboekjes Dynamo Project ADC 4 Infosessie ADC 5 Jaarlijkse evaluatie en eventuele bijsturing handleidingen ledenbestand ADC 6 Open beleid beleidsmaterie ADC Jaarlijks Actieplan Basisopdrachten (BO) - Vlaamse Judofederatie vzw 28/36

29 Basisopdracht 4.inf 2. (BO4.inf 2.) Maatregelen om alle interne en externe communicatie te verbeteren Omschrijving van de in 2016 geplande activiteiten inclusief timing BO4.inf2 - SD7 BO4.inf2 - SD7 - OD1 Vanaf 2016 is 75% van de eigen medewerkers (personeelsleden, commissieleden, RvB en DC) tevreden over de onderlinge communicatie. Vanaf 2016 is het communicatiebeleid duidelijk voor 75% van de VJF-medewerkers (personeelsleden, commissieleden, RvB en DC). 2 Minstens maandelijks personeelsvergadering binnen betrokken afdeling ADC 3 Jaarlijks functioneringsgesprek personeel ADC 5 Verzending van afzonderlijke verslaggeving naar coördinatoren en opvolging van actiepunten 6 Halfjaarlijkse vergadering alle personeelsleden (inclusief trainers) ADC 8 Uitwerking positief en negatief personeelsbeleid ADC Regelmatige communicatie stavaza naar commissies door verantwoordelijke 9 personeelsleden per commissie Maandelijks bespreken binnen personeel stavaza en te ondernemen acties in 10 functie van beleidsplan Jaarlijks Actieplan Basisopdrachten (BO) - Vlaamse Judofederatie vzw 29/36 ADC Vanaf Vanaf 2014 Vanaf 2015 ADC ADC 11 3-maandelijkse rapportering beleidsplan in RvB door ADC en STC ADC 12 Evaluatie en bijsturing door RvB ADC December Augustus

30 13 Halfjaarlijkse controle van begroting naar alle commissies en coördinatoren ADC 15 Aanwezigheid dossierbeheerder in commissievergaderingen zodat rechtstreeks link onderhouden wordt ADC 16 Jaarlijkse samenkomst RvB en commissievoorzitters ADC 17 Communicatie beslissingen RvB verspreiden naar alle commissies ADC Commissievoorzitter maakt verslaggeving tijdig over aan verantwoordelijk 19 personeelsid VJF voor opvolging Personeelslid VJF minstens 2 keer per jaar aanwezig in betreffende commissie 20 waarvoor hij/zij verantwoordelijkheid draagt ADC ADC 21 Strikte opvolging scheidsrechterscommissie door personeelslid ADC BO4.inf2 - SD7 - OD2 Vanaf 2014 is 90% van de VJF-medewerkers (personeelsleden, commissieleden, RvB en DC) op de hoogte van de inhoud van het beleidsplan Regelmatige communicatie stavaza naar commissies door verantwoordelijke personeelsleden per commissie Maandelijks bespreken binnen personeel stavaza en te ondernemen acties in functie van beleidsplan ADC ADC 3 3-maandelijkse rapportering in RvB door ADC en STC ADC 4 Evaluatie en bijsturing door RvB ADC December Augustus 5 Halfjaarlijkse controle van begroting naar alle commissies en coördinatoren ADC Jaarlijks Actieplan Basisopdrachten (BO) - Vlaamse Judofederatie vzw 30/36

31 BO4.inf2 - SD8 BO4.inf2 - SD8 - OD1 Tegen 2016 is 85% van de bevraagde VJF-clubs tevreden over de communicatie tussen de federatie en de clubs. Vanaf 2015 dalen de van het communicatieplan afwijkende aanvragen door de VJF-clubs t.o.v. het voorgaande jaar. 1 Herhaaldelijke verspreiding communicatieafspraken via nieuwsbrief en website ADC Januari 2 Weigering van aanvragen voor JC, nieuwsbrief, website, vragen allerhande indien niet voldaan aan communicatieafspraken uit communicatieplan + mail met verwijzing naar verplichte manier van aanvraag ADC BO4.inf2 - SD8 - OD2 3 Mailboxbeheer alle personeelsleden structureren voor eenvoudige opvolging mailcontacten Vanaf leest 75% van de VJF-clubs minstens twee items van de nieuwsbrief. Vanaf 2014 opent minstens de helft van de nieuwsbriefontvangers één item van de nieuwsbrief. 1 Meerdere malen herinneringsmail verspreiden van beschikbaarheid nieuwsbrief ADC ADC Vanaf Januari 2 Elke nieuwsbrief bevat goed evenwicht inzake topsport, administratieve, sporttechnische en recreationele items ADC 3 Open beleid beleidsmaterie ADC 4 Communicatie missie en visie beleidsplan ADC 5 Meer verspreiden en hanteren missie VJF ADC Jaarlijks Actieplan Basisopdrachten (BO) - Vlaamse Judofederatie vzw 31/36

32 BO4.inf2 - SD8 - OD3 Tegen eind zijn de clubgegevens op de website identiek aan de clubgegevens vermeld in de database. 2 3 Jaarlijkse controle administratieve gegevens ter verificatie via mail met mogelijkheid tot wijziging Verzoek tot overmaken correcte gegevens na elke wijziging verspreiden via nieuwsbrief en JC ADC ADC 4 Integratie clubgegevens vanuit database ADC BO4.inf2 - SD8 - OD4 BO4.inf2 - SD9 BO4.inf2 - SD9 - OD1 Tegen eind beschikt de VJF over een transparant huishoudelijk reglement Tegen 2015 beschikt 95% van de VJF-clubs over een clubbestuur conform de VJF-reglementering. Vanaf controleert de VJF haar clubbesturen minstens halfjaarlijks. 1 Controle clubbesturen ADC 2 Aanschrijven niet in orde zijnde clubs ADC 3 Sancties niet in orde zijnde clubs ADC Vanaf Januari - Augustus Vanaf Januari - Augustus Maart-december Vanaf Januari - Augustus Jaarlijks Actieplan Basisopdrachten (BO) - Vlaamse Judofederatie vzw 32/36

33 Basisopdracht 5 (BO5) Promoten van de eigen sporttak Omschrijving van de in 2016 geplande activiteiten inclusief timing BO5 - SD1 BO5 - SD1 - OD1 BO5 - SD1 - OD2 Tegen eind 2015 is de dalende tendens in het ledenaantal beperkt tot een status qua t.o.v. het voorgaande jaar. (idem BO4.bgl4- SD4) Vanaf 2014 verruimt de VJF het aanbod met minstens één promotionele actie, lessenreeks of andere aanvulling in functie van een nieuw geformuleerde doelgroep. 2 Tweejaarlijks Opleiden lesgevers judo voor 55-plussers (late starters) STCr 7 Onderzoek en uitschrijven project dames/meisjes judo STCr Vanaf 2014 Vanaf Project Judo op school STCr Vanaf 2014 heeft de VJF een samenwerkingsverband met minstens één nieuwe externe partner of federatie. 3 Ontwikkeling techniekboek in samenwerking met uitgeverij STCr Lessenreeksen valpreventie aanbieden aan andere sportfederaties/clubs/organisaties STCr Jaarlijks Actieplan Basisopdrachten (BO) - Vlaamse Judofederatie vzw 33/36

34 BO5 - SD2 Tegen eind 2016 worden meer scholen bereikt dan bij de nulmeting in. BO5 - SD2 - OD1 Vanaf vindt het project Judo op school jaarlijks plaats in minstens twee regio s. 1 Oproep medewerkende clubs voor Judo op school project STCr 2 Briefen clubs via gezamenlijke informatievergadering STCr 3 Beschikbaar stellen sjabloon briefwisseling STCr 4 Logistieke ondersteuning clubs STCr 5 Leveren topsporter voor apotheose STCr 6 Leveren promotiemateriaal: gadget + diploma voor deelnemers STCr BO5 - SD2 - OD2 Vanaf 2014 worden jaarlijks gemiddeld tien clubs die op eigen initiatief Judo op school aanbieden, ondersteund. (idem BO4.blg4-SD4-OD2) 2 Aanbieden folder + gadget aan clubs die schoolsportdagen organiseren STCr Initiatie lessenpakket ter beschikking stellen voor pedagogisch verantwoorde lessen STCr Bewaken aanbieding van kwaliteit door erkende VTS-lesgevers op school STCr Meermaals promotie via alle kanalen VJF voor ondersteuning clubs STCr Jaarlijks Actieplan Basisopdrachten (BO) - Vlaamse Judofederatie vzw 34/36

35 BO5 - SD3 Tegen eind 2016 beschikt de VJF over meer sponsorinkomsten dan bij de nulmeting in BO5 - SD3 - OD1 Vanaf is er jaarlijks minstens één (ex)-olympische atleet aanwezig op gemiddeld minstens drie VJF-organisaties. 1 Inzet Olympische atleten voor VIP en Meet & Greet tijdens belangrijkste evenementen VJF/KBJB STC 3 Jaarlijkse massatraining/clinic gegeven door topatleten STCr 5 Organisatie nevenactiviteiten op 2e weekend van de Interclub onder de noemer Interclub Festival 6 Jaarlijkse organisatie van Olympische judoweek STCr 7 Promoten van Olympische atleten via alle eigen communicatiekanalen STCr STC ADC Actie ter promotie en inzet Olympische judoka's tijdens Olympische judoweek STCr Aandacht voor eigen sponsors en partners tijdens eigen evenementen (uitnodigingen met partner, activiteiten, ) ADC Jaarlijks Actieplan Basisopdrachten (BO) - Vlaamse Judofederatie vzw 35/36

36 BO5 - SD3 - OD2 Vanaf 2014 zal de VJF de media frequenter aanspreken dan bij de nulmeting in. BO5 - SD3 - OD3 1 Basis lay-out persberichten meer aantrekkelijk maken ADC Bijhouden aantal verzonden persberichten ADC 3 Verzending persberichten voor evenementen 4 Verzending persberichten na evenementen STC ADC STC ADC 4 en 2 weken voor elk evenement Daags na elk evenement Tegen eind 2016 is de huidige accommodatie van de VJF opgewaardeerd zoals vooropgesteld in het gemeentelijk renovatieplan. 1 Strikte opvolging lopend dossier gemeente Zele ADC 2 Bespreking overgangsoplossing huidige situatie met gemeente ADC 4 Voorzien activiteitenwand en vitrine ADC Jaarlijks Actieplan Basisopdrachten (BO) - Vlaamse Judofederatie vzw 36/36