Notulen - Algemene Vergadering

Transcriptie

1 Notulen - Algemene Vergadering AAN : Leden SJeM Algemeen Bestuur, SJeM4Kids, SJeMteens, Commissies STATUS : CONCEPT VAN : Stefan de Kort, Secretaris SJeM DATUM : 23 November 2017 Vergadering 22 november 2017 om 20:30 D n Brak, Ericastraat 17, Mariaheide Aanwezig Algemeen Bestuur Louis van de Wiel (voorzitter), Sandra de Wit Verhoeven (penningmeester), Jos van Hees (Algemeen Lid), Kevin Kluijtmans (SJeM4Kids), Marielle van Hees (SJeM4Teens) Overige aanwezigen Mieke van Doorn, Paul van de Berg, Herma Dortmans, Marion van de Tillaart, Ton van Haandel, Bianca de Wit, Tom van de Nieuwehuizen, Jasper van Boxmeer, Miek van Schijndel, Wendy Pfunt, Marja van de Wiel, Cody Nooijen, Janne van Hees, Angela Kanters, Trude Kordewinders Afmeldingen Stefan de Kort (Secretaris) Item Onderwerp Wie Aanvang vergadering om 20:30 uur 1. Opening en welkom door de voorzitter Louis van de Wiel Voorzitter heet iedereen op de jaarlijkse algemene vergadering en bedankt een ieder vooraf voor zijn/haar aanwezigheid. Net als alle andere jaren kan de Stichting weer terugkijken op een goed jaar waarin weer voldoende positieve reacties zijn ontvangen van de kinderen, jongeren en ouders uit Mariaheide. Bijzondere dank voor SJeM bestuurs- & commissieleden Kim van Kleef algemeen bestuur Janco van de Graaf SJeM4Kids Bijzonder welkom nieuwe SJeM bestuurs- & commissieleden Marielle van Hees kandidaat algemeen bestuur & SJeM4Teens Ton van Haandel SJeM4Kids & Technisch Commissie Bijzonder dank voor Alle overige vrijwilligers Alle sponsoren (met extra vermelding van de opbrengst van Rabobank Clubkas Campagne) Bij afwezigheid van secretaris ligt voorzitter de agenda kort toelicht notulen algemene vergadering 10 nov 2016 verslag SJeM4Kids, SJeM4Teens & commissies financieel overzicht 1 okt Sep 2017, inclusief verslag kascommissie bestuursverkiezing Stichting Jeugdwerk Mariaheide KVK Pagina 1 van 5

2 concept begroting jaarplanning rondvraag & sluiting 2. Notulen Algemene leden vergadering 10 November 2016 Louis van de Wiel Voorzitter stelt voor om de notulen van de Algemene vergadering van 10 November 2016 niet in haar geheel voor te lezen maar kort een aantal punten kort te benadrukken. Geen opmerkingen naar aanleiding van deze notulen. Enkele bespreekpunten naar aanleiding van deze notulen Contact met nieuwe gemeente is weer op peil gebracht Vervanging van de containers voor verbetering van de opslag Actiepunt m.b.t. sponsor beleid om meer duidelijkheid te krijgen De vergadering gaat akkoord met de concept notulen van 10 November Algemeen verslag activiteiten/commissies SJeM4Kids, Kevin Kluijtmans Vertegenwoordigers besturen & commissies SJeM4Kids kijkt terug op een goed verlopen programma en bedankt de leden van alle ondersteunende commissies voor hun inzet alsmede alle vrijwilligers welke dit allemaal mogelijk maken. Disco avond is in dit seizoen opnieuw ingevoerd met succes Ook de Casino avond was weer goed bezocht Mammoet voetbal was weer een groot succes, maar zal volgend seizoen teruggebracht worden naar één speeldag i.p.v. twee Voorjaars activiteit voor de aller kleinste was dit jaar naar dierentuin ZieZo in Volkel Tenslotte bouwdorp wederom groot succes met wat aandacht en verbeterpuntjes voor volgende editie, ook omdat de hutjes wel erg snel klaar waren. SJeM4Teens, Tom van de Nieuwehuizen Dit seizoen drie activiteiten georganiseerd met wisselend succes Escape Room was goed bezocht met +/- 20 kinderen met ook kinderen van buiten Mariaheide die overigens een ander deelname tarief betaalde als de Heise kinderen. Zomer activiteit Beach Soccer in samenwerking met?? is uiteindelijk voor het SJeM gedeelte niet doorgegaan vanwege te lage deelname. Barricade Dropping weer een groot succes en zal zeker op het programma blijven staan. Met volgend jaar mogelijk meer aandacht voor veiligheid, maar hoe in te vullen is nog de vraag. Het blijft lastig om uit te zoeken wat wel werkt voor de leeftijd categorieën van SJeM4Teens. Komend jaar zullen we dus opnieuw inventariseren hoe we de communicatie met de Teens effectief kunnen laten plaatsvinden. Sport & Spel, Trude Kordewinders De thema tent is en blijft een enorm succes tijdens het bouwdorp. Het programma voor woensdag middag was omgegooid naar een warm weer activiteit. Met als gevolg dat ook de groepsindeling aangepast moest worden, waardoor er wat onvrede ontstond en ongewenst aanpassingen aan groepsindeling werden gedaan. Dit volgend jaar niet meer toestaan. Creativiteit, Janne van Hees Ook dit jaar is de creativiteit in de tweede tent erg goed gegaan tijdens bouwdorp. Geen workshop in kader van het thema was geen gemis dit jaar. Aankleding van de ingang en grote tent was ook in de smaak gevallen. Ook ondersteuning betreffende aankleding van andere activiteiten voor Kids was goed Stichting Jeugdwerk Mariaheide KVK Pagina 2 van 5

3 verlopen. Horeca, Marion van de Tillaart Eten en drinken voor alle activiteiten worden voortaan door de commissie uitgevoerd. Alle inkopen worden zelf gedaan in overleg met Kids bestuur. Zo zijn er korte lijnen met het bestuur. Eten en drinken vaak gerelateerd aan het gekozen thema. Dit jaar was er een kooplaat gesneuveld die vervangen is. Aantal vrijwilligers tijdens bouwdorp beter afstemmen met Kids bestuur zodat er minder onduidelijkheden zijn. Thema, Niet aanwezig Wederom weer een leuke en succesvolle invulling van bouwdorp Thema. Gelet op de betrokkenheid van alle kinderen (en ouders) blijft dit steeds goed werken, waarvoor grote dank. Deze commissie is op zoek naar nieuwe leden. Dus ogen en oren open houden. Technische Commissie, Ton van Haandel Volgend jaar wordt de opbouw en onderhoud tijdens bouwdorp door de commissie zelf ingevuld en worden de vrijwilligers ook aangestuurd vanuit deze commissie. Ton neemt zitting in Kids bestuur om zo goed aangesloten te blijven m.b.t. ook tot de andere activiteiten. Prio is het vervangen van de containers voor opslag en realiseren van verharde opslagplaats containers. Sponsor Commissie, Herma Dortmans Commissie is blij verrast in hoe Kids zaken rondom bouwdorp hebben opgepakt en geleerd hebben vanuit het verleden. Ron Janssen heeft aangegeven nog een jaar verder te gaan in ondersteuning van de commissie. Ingrid gaat Kim vervangen binnen deze commissie. En Jos zal aansluiten m.b.t. de sponsoren in natura rondom het bouwdorp. Idee wordt geopperd om een smoelenboek te maken van commissie leden om zo de communicatie te stimuleren/vergemakkelijken. 4. Financieel Overzicht Sandra de Wit Toelichting resultaten door de penningmeester Sandra ligt de financiële resultaten over kalenderjaar toe aan de hand van een uitdraai uit de boekhouding. Een aantal punten wordt specifiek door de penningmeester toelicht Inkomsten Ø Ø gemeentelijke bijdrage (deze wordt volgend jaar opnieuw vastgesteld) sponsor commissie Uitgaven Ø algemeen bestuur Ø Kosten activiteiten SJeM4Kids Ø Kijken naar prognose bouwdorp 2016, voor 2018 wel ingezet op 4000 euro. Ø Kosten activiteiten SJeM4Teens Ø Aankoop van de Wij was grote kosten post Ø Vraag over eigen bijdrage verhogen voor de kinderen (wordt uitgelegd bij begroting 2018) Resultaat Boekjaar Ø Resultaat conform budget, totaal 7228,51 euro kosten (vanwege aankoop Wij) Verslag van de kascommissie en decharge algemeen bestuur voor het gevoerde financiële beleid Mieke van Doorn wil namens de Kascontrole Commissie (Mieke van Doorn en Femke van de Velden) melden dat de kascontrole heeft plaats gevonden en dat gebaseerd op hun bevindingen de financiële resultaten akkoord zijn bevonden. Alle vragen konden met verantwoording beantwoord worden door de penningmeester welke alle stukken bij de hand heeft voor de Kas Commissie. Stichting Jeugdwerk Mariaheide KVK Pagina 3 van 5

4 De voorzitter vraagt de vergadering op basis van deze resultaten haar goedkeuring te geven over de gevoerde financiën over en het bestuur te dechargeren. De vergadering is akkoord. Verkiezing kascommissie Tenslotte vraagt de voorzitter of een van de leden zich kandidaat wil stellen om als Kas Controle commissie voor op te treden. Geen van de aanwezigen wil toetreden tot de Kas Controle Commissie, dus zal er actief gezocht worden voor vervanging van Femke van de Velden. 5. Bestuursverkiezing Louis van de Wiel De voorzitter meld dat lopende het jaar Kim van Kleef zich teruggetrokken heeft uit het hoofdbestuur om prive redenen. Marielle van Hees heeft haar vervangen als vertegenwoordiging voor Teens. De vergadering wordt gevraagd of er bezwaren zijn om deze toetreding definitief te maken. Daarnaast heeft Stefan de Kort aangegeven nog één jaar de rol van secretaris op zich te willen nemen. Het voorstel bestuurssamenstelling wordt aangenomen door de vergadering waardoor het bestuur gevormd zal worden door Louis van de Wiel, voorzitter Stefan de Kort, secretaris Sandra de Wit Verhoeven, penningmeester Kevin Kluijtmans, algemeen lid & vertegenwoordiger SJeM4Kids Marielle van Hees, algemeen lid & vertegenwoordiger SJeM4Teens Jos van Hees, algemeen lid Ter volledigheid wordt gemeld dat het dagelijks bestuur wordt gevormd door de voorzitter, secretaris & penningmeester. De taakverdeling is als volgt: Louis van de Wiel, voorzitter, algemene zaken en coördinatie sponsoren Stefan de Kort, secretaris, secretariaat en coördinatie gemeente en andere overheidsinstellingen Sandra de Wit Verhoeven, penningmeester, financiële zaken en coördinatie subsidies Kevin Kluijtmans, aanspreekpunt SJeM4Kids en coördinatie vrijwilligers Marielle van Hees, aanspreekpunt SJeM4Teens Jos van Hees, coördinatie technische zaken en sponsoren in natura De vergadering is akkoord met deze opzet. 6. Concept begroting Sandra de Wit Sandra legt het voorstel voor begroting voor aan de vergadering. Deze is gebaseerd op de kosten van voorgaande jaren rekening houdend met de geplande activiteiten voor kosten algemeen bestuur administratie, website, verzekering 750 attentie vrijwilligers 500 (12,50 bijdrage per bestuurs- of commissielid voor eigen activiteit ipv. Feest) EHBO ondersteuning, geschat 500 huurkosten D n Brak / opslag klein onderhoud De WIJ 1000 onvoorzien 250 kosten SJeM4Kids kleine activiteiten 150 casino 200 activiteit kleine kids 250 Stichting Jeugdwerk Mariaheide KVK Pagina 4 van 5

5 mammoet voetbal 650 Bouwdorp kosten SJeM4Teens barricade dropping 450 zomeractiviteit 750 winter activiteit, voorziening (1x per 2 jaar een grote activiteit) extra activiteit 300 dit zijn de werkelijke kosten en houd geen rekening met de bijdrage voor deelname aan de activiteit inkomsten gemeentelijke bijdrage, geschat sponsor commissie, geschat overig, geschat 75 uitgaven algemeen bestuur SJeM4Kids SJeM4Teens Verschil van zal opgebracht moeten worden uit extra bijdrage voor deelname aan de activiteiten Geen enkele vrijwilliger mag extra kosten maken van meer dan 200 euro zonder toestemming van het algemeen bestuur (conform huishoudelijk reglement SJeM) De vergadering heeft geen verdere vragen/opmerkingen op de begroting en geeft haar akkoord op de begroting. 7. Jaarplanning activiteiten Louis van de Wiel Kevin Kluijtmans namens Kids geeft korte toelichting over de jaarplanning. 5 activiteiten voor Kids, zoals andere jaren met een groot verschil dat Mammoetvoetbal niet over twee dagen wordt verspreid maar op één dag wordt georganiseerd. Tom van de Nieuwehuizen namens Teens geeft kort toelichting over de jaarplanning. Planning is nog niet concreet, maar doelstelling is om 3 a 4 activiteiten te organiseren. Binnen de commissie wordt hard op nagedacht over uitdagende activiteiten en hoe de kinderen te benaderen om deel te namen aan de activiteiten. Met als slot opmerking komt goed! 9. Rondvraag Louis van de Wiel Hoe gaat de EHBO ingevuld worden naar de toekomst toe (Tom van de Nieuwehuizen) Dit is al onderwerp van gesprek geweest tijdens de laatste vergadering van het hoofdbestuur en is dus onder de aandacht. Oplossing is er nog niet. Hoe staat het met de DVD s van het bouwdorp (Bianca de Wit) Sandra geeft aan dat deze bijna klaar zijn en dit jaar nog rondgedeeld gaan worden. 10. Sluiting Louis van de Wiel De voorzitter dankt iedereen voor haar aanwezigheid en biedt een drankje aan namens het algemeen bestuur om kort na te praten. Sluiting vergadering om 21:35 uur Aldus opgemaakt 23 November 2017 Jos van Hees i.v.m. afwezigheid van Stefan de Kort, Secretaris SJeM Stichting Jeugdwerk Mariaheide KVK Pagina 5 van 5