Professioneel schrijven Large

Transcriptie

1 Professioneel schrijven Large Inhoud 0. Stappenplan tekstproductie 3 1. Doelen en lezers bepalen Doorvraagmethode Pro aut contra: de PAC-methode Meer alternatieven en criteria: de MAC-methode Macramémethode De OPA-methode maakt uw zinnen leesbaar Redigeren op grammaticale criteria maakt uw zinnen licht verteerbaar Stijlcriteria garanderen doelgerichte zinnen De beruchte stijlfouten vermijden is een kwestie van etiquette Spelling (alweer vernieuwd) Leestekenregels 163 Volledige inhoudsopgave 181

2 Professioneel schrijven L PP in taal 2009 versie januari 2012 ppverroen@ppintaal.nl 2 PP in taal 2009 versie januari 2012

3 Professioneel schrijven L 0. Stappenplan tekstproductie De eerste stap voor het schrijven van een tekst: bedenken hoe je een tekst schrijft. Wanneer u weet wat u doet wanneer u schrijft, en wanneer u weet hoe een tekst in elkaar zit, dan weet u ook welke stappen u moet zetten om een tekst te produceren. Produceren, want in uw organisatie komt er meer bij kijken voor een lezer uw tekst onder ogen krijgt, dan schrijven alleen. Over schrijven is veel geschreven. Omdat deze cursus als praktische hulp bedoeld is, geven wij hier alleen de theorie die nodig is om de praktische aanwijzingen te kunnen plaatsen. De theorie van het schrijven kan in twee modellen samengevat worden. Op grond van die twee modellen kan een productieplan voor teksten gemaakt worden. 1 Schrijfmodel Het schrijfmodel is een variant op het u waarschijnlijk bekende communicatiemodel: zender, boodschap, ontvanger et cetera. Het beschrijft wat er gebeurt wanneer u iemand een tekst stuurt. 2 Tekstmodel Het tekstmodel brengt teksten zo in kaart, dat duidelijk wordt hoe een tekst geschreven zou moeten worden. Het tekstmodel legt de verbinding tussen het schrijfmodel en het productieplan. 3 Stappenplan tekstproductie Met het productieplan in de hand, stapt u van onderwerp naar kant-enklare tekst. U ziet dat schrijven een productieproces is, met te onderscheiden productiestappen. PP in taal 2009 versie januari

4 Professioneel schrijven L Het schrijfmodel beschrijft wat er gebeurt als u iemand een tekst stuurt Dan schrijft u binnen een organisatie een tekst die over een distributiekanaal bij een lezer belandt. Het schrijfmodel is een onderdeel van het communicatiemodel van uw organisatie. O r g a n i s a t i e Doelen Kennis Vaardigheden Meningen Regels Schrijver Tekst Distributiekanaal Lezer Schrijfdoelen Verwachtingen Kennis Inhoud Vorm Kennis Vaardigheden Vaardigheden Meningen Meningen O r g a n i s a t i e Doelen Kennis Vaardigheden Meningen Regels Lezer Verwachting Kennis Vaardigheden Meningen 4 PP in taal 2009 versie januari 2012

5 Professioneel schrijven L Organisatie U schrijft binnen een organisatie. U werkt zelf binnen een organisatie, uw lezer werkt in uw organisatie of in een andere organisatie, en iemand van de organisatie heeft u opdracht gegeven te gaan schrijven. Doelen, kennis, vaardigheden, meningen (KV&M) en regels Elke organisatie heeft doelen, en kennis, vaardigheden en meningen (KV&M), en min of meer dwingende huisregels. Uit de KV&M kiest u de inhoud van uw tekst. De regels bepalen de vorm van uw tekst -en nog meer. De doelen van de organisatie zullen, hoe afgeleid ook, het schrijfdoel van uw tekst bepalen. Organisatiedoel: Winst maken door technische adviezen te verkopen. Schrijfdoel: Offerte zo goed maken dat de klant koopt voor onze prijs. voorbeeld 0-1 Organisatiedoel en schrijfdoel. De verzameling kennis, vaardigheden en meningen van de organisatie is de som van die van alle medewerkers -plus die in al haar databases. U kunt, u moet, die kennis, vaardigheden en meningen gebruiken bij het schrijven van uw tekst. Kennis: water kookt bij honderd graden Celsius. Vaardigheid: een keteltje water aan de kook brengen. Mening: thee is lekkerder dan koffie. voorbeeld 0-2 Kennis, vaardigheden en meningen. En een organisatie zou geen organisatie zijn, als zij geen regels zou stellen. Van regels voor opmaak -de huisstijl!- tot routering van teksten over een trimparcours van parafen en medeparafen. U zult u toch tot op zekere hoogte aan die regels moeten houden, om uw tekst over het distributiekanaal te krijgen. Een deel van die regels staat op papier, een veel groter deel niet. Alle offertes boven de ƒ ,- moeten langs FEZ. Alle offertes boven de ƒ ,- worden door de directeur ondertekend. Notities aan de minister gaan vergezeld van een aanbiedingsbrief en een oplegnota. voorbeeld 0-3 Organisatieregels. Waarschijnlijk werkt u trouwens in een organisatie die onderdeel is van een -min of meer afgeplatte- hiërarchisch opgebouwde organisatie. Uw organisatieonderdeel erft dan een deel van de doelen, kennis en regels van de organisatie. PP in taal 2009 versie januari

6 Professioneel schrijven L Schrijver De schrijver, dat bent u zelf. Ook wanneer u namens de organisatie schrijft, of wanneer de baas uw tekst ondertekent -voor deze, namens deze. U bent degene die het uiteindelijk schrijfwerk zult moeten doen. U zult rekening moeten houden met uw organisatie en met uw lezer, u zult het distributiekanaal moeten graven voor uw teksten. Kortom: u bent als schrijver verantwoordelijk voor het schrijfproces. Steeds vaker zult u met collegaee samen aan één tekst werken. Dat biedt voordelen, maar vergt een strakke organisatie van het schrijfproces. Deze cursus helpt u organiseren. Schrijfdoelen en kennis, vaardigheden en meningen (KV&M) Net als uw organisatie, hebt u doelen en een zekere hoeveelheid kennis, vaardigheden en meningen (KV&M). In het ideale geval lopen die van u en die van uw organisatie parallel. U zult uw schrijfdoel af moeten stemmen op de verwachtingen van uw lezer. Ook de kennis, vaardigheden en meningen die u in uw tekst bekend veronderstelt, zult u af moeten stemmen op die van de lezer. Tekst U schrijft een tekst. Een tekst is een gestructureerde verzameling woorden, meer niet. Een tekst is de eenheid van distributie van kennis binnen en tussen organisaties. Elke tekst is zelf weer een hoofdstuk uit het grote boek De kennis van de organisatie -of zou dat moeten zijn. Inhoud en vorm Een tekst heeft een vorm: letters worden woorden, woorden worden zinnen, zinnen worden alinea s, alinea s worden paragrafen, paragrafen worden hoofdstukken, hoofdstukken worden een tekst. Die vorm geeft de inhoud weer, een tekst gaat ergens over. De inhoud is het stukje kennis dat gedistribueerd wordt. 6 PP in taal 2009 versie januari 2012

7 Professioneel schrijven L Distributiekanaal Een tekst komt altijd via een distributiekanaal bij een lezer. Een distributiekanaal heeft concrete en abstracte stukken. Concrete stukken in het distributiekanaal zijn: het papier waar u op schrijft, de FAX die de teksten verstuurt, de PTT die de teksten bezorgt, de bode die u de teksten brengt. De concrete stukken geven vrijwel nooit problemen. Abstracte stukken in het distributiekanaal zijn altijd regels van de organisatie. Wanneer u u niet aan die regels houdt, gaat het distributiekanaal dicht, en komt u tekst gecorrigeerd retour. Een concrete controleur van de regels is de "parafant", een kruising tussen een paraaf en een olifant. De parafant zit breeduit op uw distributiekanaal. Niet zelden stelt hij zich als een voorproever op, zonder de smaak van de lezer te kennen. Teksten worden dan helaas naar de smaak van de voorproever gecontroleerd, niet naar die van de lezer. Lezer De lezer is de andere kant van het verhaal. Om hem is het allemaal begonnen, ook wanneer hij namens zijn organisatie leest. Die lezer kan in uw eigen organisatie zitten, maar ook in een heel andere. De lezer is de gebruiker van uw tekst, de consument, de klant, de koning. Het zal vaak voorkomen dat uw tekst meer lezers heeft: een heus publiek. Verwar uw lezers niet met de parafanten: die zitten ergens op het distributiekanaal, de lezers zitten aan het andere eind. Ook de organisatie van de lezer heeft doelen, kennis, vaardigheden en meningen, en regels. Verwachtingen en KV&M van de lezer Een lezer heeft altijd bepaalde verwachtingen van een tekst. Hij verwacht in ieder geval antwoord op de vraag waarom deze tekst in zijn inbakje terechtgekomen is, en wat hij er mee aan moet: wat de schrijver van hem wil. Een lezer kan pas iets met uw tekst wanneer hij de kennis en vaardigheden bezit die de tekst veronderstelt, en wanneer hij uw meningen kan herkennen. U zult uw doelen aan de verwachtingen van de lezer aan moeten passen. In ieder geval zijn verwachtingen als uitgangspunt moeten nemen. Het Tekstmodel laat u zien uit welke onderdelen een tekst bestaat Het schrijfmodel beschreef wat er gebeurt als er geschreven wordt. Het tekstmodel verbindt het schrijfmodel met het productiemodel. PP in taal 2009 versie januari

8 Professioneel schrijven L Het Tekstmodel laat u zien uit welke onderdelen de tekst bestaat. De tekst die uw KV&M een vorm geeft, en die vorm zo inpakt dat hij de barre tocht over het distributiekanaal overleeft. Wilt u een goede tekst produceren, dan zult u alle onderdelen moeten verwerken. Per onderdeel geven we aan hoe u dat doen kunt. Schrijver Tekst Distributiekanaal Lezer Inhoud Vorm KV&M Domeinstructuur Beschrijvingen. Redeneringen Structuur Redactie Tekststructuur Zinsbouw Beschrijving Betoog Woordkeus Alineastructuur Spelling Bewering Redenering Leestekens Doel & Lezer Tantalus 8 PP in taal 2009 versie januari 2012

9 Professioneel schrijven L Tekst Een tekst is de eenheid van distributie van kennis binnen en tussen organisaties: u stuurt of leest er één tegelijk. Het is ook vrijwel altijd de eenheid van productie: u maakt er één tegelijk. U zult uit de vele tekstsoorten de meest adequate moeten kiezen. accountantsrapport AO-beschrijving beleidsnota beleidsnotitie beoordelingsformulier brief cursusboek excerpt functie-informatieformulier handleiding hypertekst jaarverslag memo nota notitie onderzoeksverslag proces-verbaal rapport samenvatting scriptie speech thesaurus vergaderverslag vergunning voorbeeld 0-4 Tekstsoorten. Inhoud en vorm Een tekst gaat over de inhoud: de KV&M die de schrijver erin stopt, en die zijn eigen domeinstructuur heeft. Die KV&M moeten zo vormgegeven worden, dat de lezer ze weer netjes uit kan pakken, en zo ingepakt worden dat de inhoud het distributiekanaal overleeft. Kennis, vaardigheden en meningen (KV&M) De kennis, vaardigheden en meningen zijn geen onderdeel van de tekst. Ze zijn de inhoud. De schrijver verpakt zijn KV&M in een vorm, de lezer pakt ze weer uit. Uw tekst is een doos voor uw boodschap, voor de KV&M die u bij de lezer in het hoofd wilt krijgen. U leert de KV&M van uw tekst te bepalen, door uw doelen te bepalen. Door te bepalen wat uw lezer na lezing van uw tekst moet weten, doen of vinden. Domeinstructuur Van uw functie, van uw dossiers of van uw beleidsgebied zitten de kennis, vaardigheden en meningen in uw hoofd -en in de hoofden van uw collega s- als een grote associatieve kluwen beschrijvingen en redeneringen. U weet veel, u kunt een hoop, en u hebt overal een mening over. Daar hebt u tenslotte voor doorgeleerd. En daar bent u toch ook voor aangenomen. Een goede schrijver weet zijn kluwen zo gestructureerd te presenteren, dat zijn lezer hem kan ontwarren. Een domein kan zijn auto s. Dat domein kan gestructureerd zijn in kennis over onderdelen, over merken, over brandstofverbruik, over prijzen, en in meningen over merken, prijzen en verbruik. voorbeeld 0-5 Domein. PP in taal 2009 versie januari

10 Professioneel schrijven L Structuur Een vorm heeft structuur. Een tekst heeft twee structuren: een tekststructuur en een alineastructuur. Een tekststructuur bestaat uit hoofdstukken, paragrafen en alinea s, een alineastructuur bestaat uit zinnen. Die structuren hebben samen drie functies: de inhoud onbeschadigd over het distributiekanaal krijgen, de KV&M overzichtelijk aan de lezer presenteren, en de KV&M ontsluiten voor de organisaties van schrijver en lezer. Goede structuren geven lezers een duidelijk overzicht van de domeinstructuur, maken het mogelijk op verschillende niveaus te lezen: van hoofdlijn tot detail, en maken het mogelijk een eigen leespad door de tekst te volgen. Zulke structuren moeten gemaakt worden op basis van eenvoudige structuurprincipes. Dan zijn ze makkelijk toepasbaar voor schrijvers, en zichtbaar en begrijpelijk voor lezers. De structuren moeten hiërarchisch uitbreidbaar zijn in de breedte en in de diepte, om ook grote en ingewikkelde domeinen weer te kunnen geven. U leert in deze cursus met een aantal methoden werken die u in staat stellen de structuurprincipes snel en controleerbaar toe te passen. Tekststructuur De tekststructuur is de indeling in hoofdstukken, paragrafen en alinea's. Een tekststructuur kan beschrijvend of betogend zijn. In één tekst kunnen beschrijvende en betogende structuren elkaar afwisselen. U kunt bijvoorbeeld in het eerste hoofdstuk beschrijven uit welke onderdelen een bepaalde auto bestaat, en in het tweede proberen mij ervan te overtuigen dat ik die auto moet kopen. Dan gebruikt u eerst een beschrijvende, en dan een betogende structuur. voorbeeld 0-6 Betogend en beschrijvend. Beschrijvende tekststructuur In een beschrijvende tekststructuur wordt per hoofdstuk, paragraaf of alinea een onderdeel van een domein beschreven. Een beschrijvende tekststructuur voor een deel van het domein auto s kan zijn: hoofdstuk Onderdelen paragraaf chassis paragraaf motor paragraaf interieur hoofdstuk Merken paragraaf BUMW paragraaf SABB paragraaf VWGEN paragraaf SKADO voorbeeld 0-7 Beschrijvende structuur. Betogende structuur In een betogende tekststructuur wordt per hoofdstuk, paragraaf of alinea een conclusie of een argument beschreven. 10 PP in taal 2009 versie januari 2012

11 Professioneel schrijven L Een deel van een betogende structuur om mijzelf de auto in te krijgen zou kunnen zijn: Toch maar de auto nemen vandaag. Want het is guur weer. En ik voel me een beetje verkouden. En om nou met die zware tas met dossiers en een appel te gaan lopen sjouwen. Hoewel het voor het milieu beter zou zijn als ik de trein nam. Maar dikke kans dat ik tot Utrecht eerste klas moet staan rond dit tijdstip. Er staat natuurlijk ook wel een knappe file op de A2 nu. voorbeeld 0-8 Betogende structuur. Alineastructuur Alinea s bestaan uit zinnen met een samenhang. De zinnen bestaan op hun beurt uit zinsdelen met een zinsdeelvolgorde. Zinsdeelvolgorde De zinsdeelvolgorde ontstaat door de manier waarop u de zinsdelen rangschikt. De belangrijkste zinsdelen zijn onderwerp en persoonsvorm. Het verschil tussen duidelijke en minder duidelijke zinnen blijkt afhankelijk van herkenbaarheid en volgorde van die twee zinsdelen. Samenhang De samenhang tussen zinnen van een alinea ontstaat door de manier waarop de beweringen tot redeneringen geknoopt worden. De begrijpelijkheid van uw alinea s blijkt afhankelijk van de zichtbaarheid van uw beweringen en van de helderheid van uw knopen. PP in taal 2009 versie januari

12 Professioneel schrijven L Zinnen bouwt u met de OPA-methode. De samenhang tussen de zinnen brengt u aan door ze volgens de Macramémethode aaneen te knopen. [(In mijn tuin) (staat) (een prachtige perelaar).] A P O [(Hij) (heeft) (een stoer gekromde stam) (en) (knoestige takken).] O P A [(Die)(dragen) (nu) (perenbloesem)], [(omdat) (de spelling ) (dat) (zo) (wil).] O P A O A P voorbeeld 0-9 Zinsdelen en knopen. O staat voor onderwerp, P voor persoonsvorm, A voor andere voor knoop, (...) is een zinsdeel en [...] een zin. Redactie Een goede tekst heeft een grammaticale, stijlvolle, doel- en lezergerichte zinsbouw en woordkeus, de woorden zijn juist gespeld, en alle punten en komma's staan op hun plaats. Redigeren is afwerken, verzorgen. Redigeren doet u in slagen : >zinsbouw en woordkeus. grammaticaal juist. geen stijlfouten. voldoen aan de stijlcriteria. zoveel mogelijk stijlfiguren >spelling >leestekens >Tantalusproblemen Voorbeeld 0-10 Redactieslagen Veel van de normen en criteria die u in de redactieslagen hanteert, lijken subjectief. Maar uit lezersonderzoek blijkt toch steeds weer, dat ze acceptatie en waardering van teksten voorspellen. De redactie van uw tekst heeft twee functies: de inhoud onbeschadigd over het distributiekanaal krijgen, en uw zinnen acceptabel en aantrekkelijk maken voor uw lezer. Zinsbouw en woordkeus Uw zinnen moeten in de eerste plaats grammaticaal juist zijn. Daarnaast mogen er geen stijlfouten in voorkomen, moeten ze voldoen aan de criteria voor een goede stijl, waar mogelijk stijlfiguren bevatten, en doel- en lezergericht zijn. Grammaticale criteria De grammaticale criteria voor uw zinnen bepalen of uw zin echte taalfouten bevat, en of uw zinsdeelvolgorde de meest duidelijk is. Het verschil tussen taalfouten en stijlfouten is niet altijd duidelijk. Amerikaanse programmatuur heeft de laatste jaren zo'n goede naam verworven, dat zelfs Europese landen ze importeren. voorbeeld 0-11 Eén fout tegen de grammatica, of twee? 12 PP in taal 2009 versie januari 2012

13 Professioneel schrijven L Stijlfouten Stijlfouten zijn voor een deel fouten tegen voor een gewoon mens te subtiele grammaticaregels. Het regelsysteem van de grammatica is niet altijd even logisch of begrijpelijk. Regels waar mensen telkens weer over struikelen, leveren een canon aan stijlfouten op. Maar de andere voorstellen kunnen echter niet voor morgen behandeld worden. voorbeeld 0-12 Stijlfout. Stijlcriteria Wanneer uw tekst aan alle grammaticale criteria voldoet, en geen stijlfouten meer bevat, kan het nog zijn dat uw tekst niet aan de criteria voor een duidelijke en correcte stijl voldoet. In het kader van de cursus Rapporteren dient stijl ook mede in het licht van de duidelijkheiddoelstelling bezien te worden. voorbeeld 0-13 Voldoet niet aan de stijlcriteria voor zinsbouw. In het kader van de cursus Rapporteren dient stijl ook mede in het licht van de duidelijkheiddoelstelling bezien te worden. voorbeeld 0-14 Nu overtredingen tegen de criteria voor woordkeus. Stijlfiguren Wanneer uw tekst aan alle grammaticale criteria voldoet, geen stijlfouten meer bevat en aan alle criteria voor zinsbouw en woordkeus voldoet, kunt u uw tekst gaan verfraaien -gaan stileren- met stijlfiguren. Niets nieuws onder de zon, veel van onze stijlfiguren werden al gebruikt door Griekse en Romeinse retoren. Niets nieuws onder de zon. voorbeeld 0-15 Stijlfiguur. Spelling Wanneer u op zinsbouw en woordkeus, en op doelen en lezer geredigeerd hebt, kunt u op spelling redigeren. Voor de spelling in uw teksten geldt een echte spelregel: de onlangs geheel vernieuwde maar geenszins onomstreden Spellingwet. Door onze kopieen te fotocopieren, met een japans aparaat, steunen wij de invoer van hun producten. Er is weliswaar een handelsakkoord, maar uit eigebelang kunnen wij zoon handelswijze niet accorderen. voorbeeld 0-16 Spelfouten. Leestekens Wanneer u op zinsbouw en woordkeus, en op doelen en lezer, en op spelling geredigeerd hebt, kunt u op leestekens redigeren. Voor de leestekens gelden vooral conventies. De komma is het ergst. I II Boeren die het milieu belasten, krijgen een extra heffing. Boeren, die het milieu belasten, krijgen een extra heffing. voorbeeld 0-17 Kommaneuzelen. PP in taal 2009 versie januari

14 Professioneel schrijven L Tantalus Wanneer u denkt dat u klaar bent wanneer u op zinsbouw en woordkeus, en op doelen en lezer, en op spelling en leestekens geredigeerd hebt, hebt u het mis. Er blijven van die kleine zeurproblemen over die zich het best laten omschrijven als Tantaluskwellingen. Je hebt wel ooit geweten of het nu een aantal is of een aantal zijn is, maar wat moet het nu zijn? En tussen hen en hun is het ook zwaar kiezen? En als je ,08 in woorden wilt schrijven is dat dan één woord? Als of dan? Dat of wat? Enkelvoud of meervoud na aantal, %, groep et cetera Enkelvoud of meervoud na zowel/als et cetera Gebiedende wijs enkelvoud of meervoud: kom of komt allen? Gedaan hebben, of hebben gedaan? Hebben of zijn? Hun of hen? Omdat of doordat? Overléggen of óverleggen? Stof gezogen of gestofzuigd? U is of u bent? Verwijswoorden als deze, hij, haar, waarbij, hierbij Wordt of worden de aanwezigen verzocht niet te roken? Voornaamwoord en geslacht: zijn of haar, die of dat? Waaronder, waaraan, of onder wie, aan wie? voorbeeld 0-18 Tantaluskwellingen. 14 PP in taal 2009 versie januari 2012

15 Professioneel schrijven L Het stappenplan tekstproductie laat zien wat u doen moet om een goede tekst te schrijven Schrijfmodel en Tekstmodel leveren ons de inzichten om een productieplan voor teksten te maken. Handig, want de meeste tekstproducerende organisaties produceren nog weinig planmatig. En dat kost tijd, geld en ergernis. Uw tekstproductieplan is onderdeel van het communicatieplan van uw organisatie -als het goed is. In het Stappenplan tekstproductie staat natuurlijk wat u stap voor stap doen moet om een goede tekst te schrijven. Maar het plan geeft ook aan hoe u in uw organisatie een tekst kunt produceren: het schetst een complete workflow. Handig voor projectmatige tekstproductie, of voor zware nota s, Maar -meer gemoedelijk geïnterpreteerd- ook handig voor uw dagelijkse brief of notitie. In het productieplan ziet u alle onderdelen van het Tekstmodel terug. En het zal u niet verbazen dat het programma van uw cursus de stappen in hun productievolgorde weerspiegelt. De meeste productiestappen hebben een eigen les. PP in taal 2009 versie januari

16 Professioneel schrijven L Overzicht van de productiestappen en de lessen Een tekst produceer je in vijf stappen: voorbereiden, opzetten, uitschrijven, redigeren en opmaken, die vaak uit een aantal substappen bestaan. Voordat je gaat produceren, heb je in het ideale geval een communicatieplan van uw organisatie en een beschrijving van de schrijfprocessen in uw organisatie. 1 De tabel laat zien in welke les u de verschillende stappen leert zetten. U ziet in de rechterkolom wat uw inspanning aan het dossier toevoegt. Tekstproductiestappen Lessen Dossier Opzetten Tekststructuur Doelen en lezers bepalen Doelen en lezers Doelen en lezers-tabel Beschrijvende structuur maken Doorvraagmethode Vragenstructuur Argumentatiestructuur maken PAC-methode PAC-argumentatiestructuur M AC-methode MAC-argumentatiestructuur Uitschrijven Uitgeschreven tekst Structuren vullen Macramémethode Romptekst OPA-methode Redigeren Geredigeerde tekst op zinsbouw en woordkeus Grammaticale criteria Deels geredigeerde tekst Stijlfouten Stijlcriteria Stijlfiguren op doel- en lezergerichtheid Doel- en lezergericht op spelling Spelling op leestekens Leestekens op overige problemen Tantalus 1 Hebt u uw tekst eenmaal geproduceerd, dan kunt u gaan distribueren. En tijdens produceren en distribueren moet u alle producten en dossierstukken beheren. Maar dat valt buiten deze cursus. 16 PP in taal 2009 versie januari 2012

17 Professioneel schrijven L Beschrijving van de productiestappen en de lessen Per productiestap geven we in de volgende paragrafen een korte beschrijving van de les, met een voorbeeld. De beschrijvingen geven u een beeld van wat u in uw lessen kunt verwachten. stap: Opzetten In den beginne was er de bouwtekening, het grote plan. De eerste productiestap: een tekst opzetten. Deze stap resulteert in het halfproduct tekststructuur. les: Doelen en lezers Met deze les begint het echte werk. U bepaalt wat uw lezer moet weten, doen en vinden, als hij uw tekst uit heeft. En u analyseert de verwachtingen, kennis, vaardigheden en meningen van uw lezer. De les resulteert in een doelen- en lezerstabel voor uw dossier. Doelen weten doen vinden wat een appel is een appel schillen en eten dat een appel gezond is Lezers verwachtingen KV&M een verkooppraatje van de fruitboerenvakvereniging de lezers weten wat fruit is, kunnen pellen en vinden fruit niet vies voorbeeld 0-19 Doelen- en lezerstabel. les: Doorvraagmethode U leert een beschrijvende tekst opzetten en in detail structureren met de Doorvraagmethode. Deze methode levert u een gedetailleerde inhoudsopgave voor uw tekst, nog voor u een zin geschreven hebt. U leert op de juiste plaats in uw tekst de vragen stellen die uw lezer daar zou moeten stellen om uw doelen te bereiken. Alle hoofdstukken, paragrafen en alinea's zullen in een beschrijvende tekst antwoorden op zulke vragen zijn. De vragen die uw lezer zou moeten stellen, zijn afhankelijk van uw doelen en van de KV&M van uw lezers. PP in taal 2009 versie januari

18 Professioneel schrijven L - HV 1: wat heb ik onderzocht? - SV 1.1: voldoet de opzet van de administratie? - SV 1.1.1: aan de eisen van betrouwbaarheid? - SV 1.1.2: aan de eisen van doelmatigheid? - SV 1.1.3: aan de voorschriften? - SV 1.2: werkt de administratie? - SV 1.2.1: betrouwbaar? - SV 1.2.2: doelmatig? - SV 1.2.3: volgens de voorschriften? - HV 2: hoe heb ik het onderzocht? - HV 3: wat zijn mijn bevindingen? - HV 4: wat adviseer ik? voorbeeld 0-20 Een beschrijvende vragenstructuur. De les resulteert in een vragenstructuur voor uw dossier. les: PAC-methode U leert een betogende tekst opzetten en structureren met de PACmethode. Ook deze methode levert u -delen van- lege inhoudsopgaven. U leert ingewikkelde betogen schematiseren tot een conclusie op grond van afweging van argumenten voor en argumenten tegen. Uiteindelijk zal blijken dat PAC-schema s te kwantificeren zijn, zodat u uw gelijk uit kunt rekenen. Conclusie: de administratie voldoet niet aan voorschrift 18 pro argument 1: pro argument 2: voorschrift 18 eist twee parafen onder een betalingsopdracht ik vond dertien betalingen met maar één paraaf contra argument 1: de directeur zegt alles te paraferen contra argument 1 bij contra 1: ik vond twee betalingen zonder directieparaaf voorbeeld 0-21 PAC-methode. De les resulteert in een argumentatiestructuur voor uw dossier. les: MAC-methode U leert een betogende tekst opzetten en structureren met de MACmethode. Ook deze methode levert u -delen van- lege inhoudsopgaven. U leert ingewikkelde betogen schematiseren tot keuzen uit alternatieven op grond van criteria. Uiteindelijk zal blijken dat ook MACschema s te kwantificeren zijn, zodat u uw gelijk uit kunt rekenen. We kunnen het beste dat nieuwe model Lada GTI kopen, want die wagen lust weliswaar een aardig slokje, maar hij is veiliger en sneller dan de Volkswagen of de Volvo, en goedkoper in aanschaf. Aanschafcriteria Alternatieven verbruik veiligheid snelheid aanschafprijs Totaal Volkswagen Volvo Lada voorbeeld 0-22 MAC-methode. De les resulteert in een argumentatiestructuur voor uw dossier. 18 PP in taal 2009 versie januari 2012

19 Professioneel schrijven L stap: Uitschrijven Al die schema s! Eindelijk kunt u nu eens echt gaan schrijven: hoofdletter, formuleren, punt, volgende regel, en zo verder. Voor het vullen van onze tekststructuur gebruiken we twee lessen die ons leren hoe we alinea s maken: Macramémethode en OPA-methode. Deze stap resulteert in het halfproduct geschreven tekst. les: Macramémethode De Macramémethode leert u dat een alinea bestaat uit zinnen die beweringen aaneen knopen tot redeneringen. U leert duidelijk beweren en helder knopen. U schrijft dus niet: De door de instelling samengestelde rekening van lasten en baten over het boekjaar 1985 sluit -het Rijkssubsidie en het subsidie van de gemeente Rotterdam buiten beschouwing gelatenmet een nadelig saldo van ƒ 9.999,99. Want in deze zin is niet direct duidelijk wat de beweringen zijn, en ook niet hoe die tot een redenering geknoopt zijn. Maar u schrijft: Als we de subsidies van Rijk en gemeente niet meetellen, dan is het nadelig saldo ƒ 9.999,99 Deze zin bestaat uit twee beweringen en één knoop: -1 we tellen de subsidies van Rijk en gemeente niet mee -2 het nadelig saldo is ƒ 9.999,99 als / dan voorbeeld 0-23 Bewering knoop bewering. Deze les resulteert in een romptekst voor uw dossier. les: OPA-methode U leert hoe u met de OPA-methode snel duidelijke zinnen maakt, en soepel met zinsstructuren jongleert, door met de volgorde van onderwerp, persoonsvorm en andere zinsdelen te spelen. Jan zoent Piet O P A Zoent Jan Piet? P O A Piet zoent Jan! A P O Ik hoor dat Jan Piet zoent O A P voorbeeld 0-24 OPA-volgordes Deze les resulteert in een romptekst voor uw dossier. stap: Redigeren De tekst is uitgeschreven, hij staat. Nu volgt het bijwerken, het polijsten. Redigeren bestaat voor een groot deel uit toepassen van honderden kleine weetjes en wetjes. Veel van de lessen van deze stap zult u regelmatig nog weer eens opslaan. PP in taal 2009 versie januari

20 Professioneel schrijven L Zinsbouw en woordkeus redigeert u op grammaticale criteria, stijlfouten, stijlcriteria en stijlfiguren. Die hebben alle vier hun eigen les. In de praktijk zult u ze tegelijk toepassen. U leert met vier ogen kijken. Daarna controleert u spelling, leestekens, doel- en lezergerichtheid van uw tekst. Deze stap resulteert in het halfproduct geredigeerde tekst. De afzonderlijke lessen van deze substap resulteren ieder in een deels geredigeerde tekst voor uw dossier. les: Grammaticale criteria Fouten tegen de grammatica worden in deze les niet behandeld. Er zijn zo veel regels, met zo veel uitzonderingen, daar is geen beginnen aan. Bovendien maakt u maar weinig fouten. De meest voorkomende vindt u in de les Stijlfouten. De grammaticale criteria voor een duidelijke zinsdeelvolgorde worden in de les Grammaticale criteria afgeleid van de OPA-methode. U kunt uw zinnen eenvoudig aan de criteria toetsen. Schrijf zoveel mogelijk bedrijvende OPA s. (Piet) (wordt) (door Jan) (geslagen). O P A (Jan) (slaat) (Piet). O P A voorbeeld 0-25 Het grammaticaal criterium bedrijvende OPA. les: Stijlfouten De les Stijlfouten laat u de meest voorkomende stijlfouten zien, en geeft aan hoe ze te vermijden. Deze les zal vooral een naslagwerk zijn. U voelt nattigheid in een zin was dit niet een...?, zoekt in deze les het stijlprobleem op, en vindt de oplossing. Twee woorden voor hetzelfde in één zin noemen we een tautologie. Maar de andere voorstellen kunnen echter niet voor morgen behandeld worden. Maar en echter betekenen hetzelfde. Een hinderlijke herhaling. Laat een van de twee weg: Maar de andere voorstellen kunnen niet voor morgen behandeld worden. De andere voorstellen kunnen echter niet voor morgen behandeld worden. voorbeeld 0-26 De veel voorkomende stijlfout tautologie. les: Stijlcriteria U kunt op uw redactie vertrouwen, wanneer uw zinnen voldoen aan de stijlcriteria voor zinsbouw en woordkeus uit deze les. Alle criteria zijn zo geformuleerd, dat u direct kunt zien hoe u uw zinnen aan kunt passen. 20 PP in taal 2009 versie januari 2012

21 Professioneel schrijven L Het Zeeuwsche criterium: wees zuinig met woorden. Elk woord dat u schrijft moet gelezen worden. Elk overbodig woord maakt het uw lezers moeilijker de betekenis uit de zinnen te halen. Mede gezien tegen de achtergrond van de hierboven opgesomde feiten, kunnen wij u mededelen dat wij ten aanzien van eerder genoemd verzoek uwerzijds, in de nabije toekomst een cursus schriftelijke taalvaardigheid bij een extern instituut te mogen gaan volgen, in principe niet negatief zullen oordelen. Daarom willigen wij uw verzoek in voorbeeld 0-27 Een stijlcriterium: het Zeeuwsche criterium. les: Stijlfiguren De les Stijlfiguren beschrijft de meest bruikbare versieringen, en geeft voorbeelden. Ook deze les zal vooral naslagwerk zijn. U zult er menig bruikbaar idee in vinden. Beeldspraak maakt uw teksten levendig en duidelijk. Alle op de vergadering aanwezigen letten ineens op. De hele vergadering schrok wakker. Hij zet zich het meeste van ons allen in voor onze werkgroep. Hij is de pijler waar onze werkgroep op rust. voorbeeld 0-28 De stijlfiguur beeldspraak. les: Spelling U leert uw spelling controleren door alle woorden waarvan u de spelling betwijfelt op te zoeken in een aantal naslagwerken, of door uw spellingcontroleprogramma te gebruiken. De les Spelling laat u de meest voorkomende spelproblemen zien, en leert u met een aantal naslagwerken en met spellingcontroleprogramma s werken. U leert wat er nieuw is aan de nieuwe spelling: welke spellingregels er veranderd zijn. Meervoud met 's als in agenda's Alle zelfstandig naamwoorden die eindigen op A, I, O, U of Y eindigen op 's in het meervoud. A agenda's I ski's O foto's U menu's Y baby's vergelijk: cafés (é) tweeën (ee) categorieën (ie) bureaus (eau) voorbeeld 0-29 Spelprobleem: meervoud met s. les: Leestekens De les Leestekens laat u de meest voorkomende leestekenproblemen zien, en leert u met een aantal naslagwerken werken. Kommaneuzelen krijgt de meeste aandacht. koppelteken Tussen twee woorden die één woord zijn, maar toch ook niet. Overal waar een woord afgebroken mag worden, als het woord er beter leesbaar door wordt. secretaris-generaal koppel-teken voorbeeld 0-30 Leestekenprobleem: koppelteken. PP in taal 2009 versie januari

22 Professioneel schrijven L les: Tantaluskwellingen & kopzeer De les Tantaluskwellingen en kopzeer geeft een geordend overzicht van tientallen kleine probleempjes en weetjes. Deze les zal vooral als naslagwerk gebruikt worden. Hun of hen? Het onderscheid tussen hun en hen schijnt door P.C. Hooft geïntroduceerd te zijn. Hij stelde voor, hun voor de derde en hen voor de vierde naamval te gebruiken. In schrijftaal is dit onderscheid nog steeds gangbaar. Gebruik alleen hun als het een meewerkend voorwerp is, zonder voorzetsel: De docent gaf hun de gecorrigeerde teksten terug. "hun" is meewerkend voorwerp, zonder voorzetsel. De docent gaf de gecorrigeerde teksten aan hen terug. "hen" is meewerkend voorwerp, maar met een voorzetsel: "aan". De docent gaf de gecorrigeerde teksten aan hun terug. "hun" is meewerkend voorwerp, maar met een voorzetsel, dus moet het hen zijn. De docent hoonde hen. "hen" is lijdend voorwerp. Pas op dat u hun nooit als onderwerp neemt: Hun hebben daar geen antwoord op. Zij hebben daar geen antwoord op. voorbeeld 0-31 Tantaluskwellingen. 22 PP in taal 2009 versie januari 2012

23 Professioneel schrijven L Spiekbriefje De spiekbriefjes van deze cursus vatten steeds een les samen. Wat op zo'n spiekbriefje staat moet u echt onthouden. Maar de rest mag u niet vergeten. Het spiekbriefje van deze les is het stappenplan tekstproductie. Het laat zien wat u stap voor stap doen moet om een goede tekst te schrijven. U zult het regelmatig in deze cursus terugzien. Het vat de hele cursus samen. Dit wordt het dus. Spiekbriefje Stappenplan tekstproductie Tekstproductiestappen Lessen Dossier Opzetten Tekststructuur Doelen en lezers bepalen Doelen en lezers Doelen en lezers-tabel Beschrijvende structuur maken Doorvraagmethode Vragenstructuur Argumentatiestructuur maken PAC-methode PAC-argumentatiestructuur M AC-methode MAC-argumentatiestructuur Uitschrijven Uitgeschreven tekst Structuren vullen Macramémethode Romptekst OPA-methode Redigeren Geredigeerde tekst op zinsbouw en woordkeus Grammaticale criteria Deels geredigeerde tekst Stijlfouten Stijlcriteria Stijlfiguren op doel- en lezergerichtheid Doel- en lezergericht op spelling Spelling op leestekens Leestekens op overige problemen Tantalus PP in taal 2009 versie januari

24 Professioneel schrijven L Oefeningen (huisvoorwerk!) Zorg dat u deze oefeningen voor de eerste lesdag maakt. De docent wijst een aantal vrijwilligers aan om voor het bord te komen! Schrijfmodel Het schrijfmodel beschrijft wat er gebeurt als u iemand een tekst stuurt. Dan schrijft u binnen een organisatie een tekst die over een distributiekanaal bij een lezer belandt. Neem een recent door u geschreven tekst in gedachten, ontspan u, en beantwoord deze vragen. 1. Hebt u hem in uw eentje geschreven? 2. Wat was uw doel met deze tekst? 3. Wat voor KV&M hebt u bekend verondersteld? 4. Wat was globaal de inhoud van de tekst? 5. In wat voor vorm hebt u uw inhoud gegoten? 6. Over welk kanaal is uw tekst bij de lezer beland? 7. Wie was die lezer of waren die lezers trouwens? 8. Kent u zijn of hun verwachtingen? 9. Kent u zijn of hun KV&M? 24 PP in taal 2009 versie januari 2012

25 Professioneel schrijven L Tekstmodel Het Tekstmodel laat u zien uit welke onderdelen de tekst bestaat. De tekst die uw KV&M een vorm geeft, en die vorm zo inpakt dat hij de barre tocht over het distributiekanaal overleeft. Neem een recent door u geschreven tekst in gedachten, ontspan u, en beantwoord deze vragen. 1. Wat was de inhoud van uw tekst? 2. Over welk domein ging de tekst? 3. Kunt u een beschrijving en een redenering uit de domeinstructuur noemen? 4. Hoe hebt u uw tekst gestructureerd, met hoofdstukken en paragrafen? 5. Hoe kon de lezer uw hoofdstukken en paragrafen herkennen? 6. Was het vooral een beschrijvende of toch een betogende structuur? 7. Hebt u structuur in uw alinea s gebracht? 8. Hoe kon de lezer die herkennen? 9. Hebt u uw tekst bewust geredigeerd? 10.Onderstreep een zeer geslaagd of juist een minder geslaagd voorbeeld van uw zinsbouw en van uw woordkeus. Beargumenteer uw keuze. 11.Zoek een spelfout en een leestekenfout. 12.Kunt u aangeven waar u bewust naar de lezer toe geschreven hebt? PP in taal 2009 versie januari

26 Professioneel schrijven L Kleine redactiequiz U weet al meer dan u wist. Hebt u de voorbeelden in deze eerste les kritisch gelezen, dan kunt u deze vragen direct beantwoorden. 1. Hoeveel grammaticafouten ziet u? Amerikaanse programmatuur heeft de laatste jaren zo'n goede naam verworven, dat zelfs Europese landen ze importeren. 2. Welke stijlfout is hier gemaakt? Maar de andere voorstellen kunnen echter niet voor morgen behandeld worden. 3. Wat zou ik allemaal tegen de bouw van deze zin hebben? In het kader van de cursus Rapporteren dient stijl ook mede in het licht van de duidelijkheiddoelstelling bezien te worden. 4. Wat zou ik allemaal tegen de woordkeus in deze zin hebben? In het kader van de cursus Rapporteren dient stijl ook mede in het licht van de duidelijkheiddoelstelling bezien te worden. 5. Kunt u dit wat beeldender zeggen? Alle op de vergadering aanwezigen schrokken wakker. 6. Hoeveel spel- en leestekenfouten ziet u? (9!) Door onze kopieen te fotocopieren, met een japans aparaat, steunen wij de invoer van hun produkten. Er is weliswaar een handelsaccoord, maar uit eigebelang kunnen wij zoon handelswijze niet accorderen. 7. Met welke zin kunt u de meeste boze boeren plus tractoren op het Malieveld verzamelen? I II Boeren die het milieu ernstig belasten, krijgen een extra heffing. Boeren, die het milieu ernstig belasten, krijgen een extra heffing. 8. Wat moet het nu zijn? I gedaan hebben of II hebben gedaan 26 PP in taal 2009 versie januari 2012

27 Professioneel schrijven L 1. Doelen en lezers bepalen U hebt als schrijver met elke tekst een doel, en u verwerkt in elke tekst een hoeveelheid kennis, vaardigheden en meningen (KV&M). In het ideale geval lopen uw doelen parallel aan die van uw organisatie. Elke tekst die u schrijft draagt dan bij aan het doel van de organisatie. In elke tekst die u schrijft gebruikt u KV&M van de organisatie, of draagt u bij aan de KV&M van de organisatie. In het ideale geval is die KV&M voor u toegankelijk, en is uw bijdrage bruikbaar voor anderen. U zult uw schrijfdoel af moeten stemmen op de verwachtingen van uw lezers. Ook de kennis, vaardigheden en meningen die u in uw tekst bekend veronderstelt, zult u af moeten stemmen op die van de lezers. U leert in deze les doelen en KV&M van uw tekst bepalen. Dat is het eerste wat u doet wanneer u een tekst opzet. Het resultaat van deze stap maakt het u mogelijk een tekstsoort te kiezen en een tekststructuur te maken. Deze les resulteert in een doelen- en een lezerstabel voor uw dossier. PP in taal 2009 versie januari

28 Professioneel schrijven L Bepaal welke doelen u wilt bereiken Deze les leert u de doelen per tekst -per eenheid van distributie- te verzamelen. De methode is ook geschikt om doelen te bepalen voor een reeks teksten, of voor een bepaalde soort teksten van uw organisatie. U kunt de doelen bepalen van de reeks teksten die de introductie van een geheel vernieuwde zeep begeleiden. Met elke introductietekst zult u een aantal van die doelen proberen te bereiken. U kunt ook de doelen vaststellen voor alle offertes, of voor alle klachtenbrieven die uw organisatie beantwoordt. Met elke offerte of klachtenbrief zult u in ieder geval die doelen proberen te bereiken. voorbeeld 1.1 Doelen voor reeksen of soorten. Doelen zijn er in drie soorten. Ze zijn op twee manieren te rangschikken. U rangschikt ze voor uw tekst in de doelen- en lezerstabel. Drie soorten doelen Zakelijke schrijvers hanteren drie soorten doelen. Ze willen de lezers met hun tekst informeren, instrueren of overtuigen. Soort mijn lezer moet iets effect als doel bereikt is informeren weten lezer weet... instrueren doen lezer doet... overtuigen vinden lezer vindt... De lezer weet hoe auto s het milieu belasten. De lezer kiest tussen verantwoord en onverantwoord autogebruik. De lezer vindt dat hij per rit pas voor de auto moet kiezen wanneer gebruik verantwoord is. voorbeeld 1.2 De drie doelensoorten. Twee hiërarchieën Doelen zijn in twee hiërarchieën te rangschikken. Volgorde van de soorten De soorten hebben vaak een afhankelijke volgorde. De lezer moet weten voor hij kan, en hij moet vinden voor hij zal. De lezer moet in ieder geval weten wat verantwoord is en wat niet, en hij moet vinden dat hij moet kiezen, voor hij echt per rit zal kiezen. voorbeeld 1.3 Volgorde van de doelensoorten. 28 PP in taal 2009 versie januari 2012

29 Professioneel schrijven L Het is mogelijk dat een lezer al voldoende weet, bijvoorbeeld. Dan kunt de informerende doelen overslaan. Die voor de andere doelen benodigde kennis noteert u onder kennis van de lezers in de lezerstabel. Het lijkt nu of u wat al te snel naar de instruerende doelen springt, maar die sprong wordt gevuld in de lezerstabel. Het is mogelijk dat u alleen informerende doelen hebt. Dan hebt u een hiërarchie met een open einde. Maar teksten "ter informatie" veroorzaken infostress bij uw lezers en een tekstinfarct in uw organisatie. Disciplineer uzelf met de controlevraag "wil mijn lezer dit echt weten?". Volgorde binnen een soort Ook binnen een soort is er vaak een afhankelijke volgorde. De lezer kan dan pas D begrijpen, als hij A, B en C weet. Je kunt een lezer pas uitleggen hoe auto s het milieu belasten (D), als hij weet wat auto s zijn (A), wat milieu is (B), en hoe milieu belast kan worden (C). voorbeeld 1.4 Volgorde van doelen. Het is mogelijk dat een lezer A, B en C al weet. Dan kunt u volstaan met D als doel voor uw tekst. A, B en C zet u als kennis, vaardigheden of meningen in de lezerstabel. Het lijkt nu of u wat al te snel naar informeerdoel D springt, maar die sprong wordt gevuld door KV&M van de lezer. Doelen- en lezerstabel I Een hulplijntje: waar over, en aan wie? Voor we onze doelen gaan bepalen, moeten we ons afvragen waar onze tekst over gaat en aan wie we schrijven. We tekenen een hulplijntje af: wat is ons onderwerp, wie zijn onze lezers. Waar u over schrijft, en aan wie, dat bepaalt u meestal niet zelf. Er komt een opdracht, een kamervraag, een vraag van een collega. Aan wie u schrijft, is daarmee meestal ook al bepaald. Deze les gaat niet in op de strategische vragen "wie moet ik wanneer wat vertellen". Die vragen gaan aan het schrijven vooraf. Zet onderwerp en lezers in dit tabelletje. Hulplijntje Onderwerp Lezers Stel, de baas wil van u als financieel expert een schriftelijk advies over algemene bedrijfsfinanciering: welke mogelijkheden zijn er, voor welke kunnen we het beste kiezen. Hulplijntje Onderwerp algemene bedrijfsfinanciering Lezers de baas PP in taal 2009 versie januari

30 Professioneel schrijven L Inventariseer doelen U inventariseert de doelen voor uw tekst door ze in de doelen- en lezerstabel te zetten. Doelen 1 Weten 2 Doen 3 Vinden Lezers 1 Verwachtingen 2 Kennis 3 Vaardigheden 4 Meningen Stel, de baas wil van u als financieel expert een schriftelijk advies over algemene bedrijfsfinanciering: welke mogelijkheden zijn er, voor welke kunnen we het beste kiezen. Dan kunt u een doelentabel maken. Doelen 1 Weten 1 weten wat de beste financieringsvorm is voor FEKER 2 BV 2 weten wat financiering is 3 weten welke financieringsvormen er bestaan 2 Doen 4 een beslissing nemen over de financiering van FEKER 2 BV financieringsvormen vergelijken 3 Vinden vinden dat FEKER 2 BV gefinancierd moet worden vinden dat hij de beslissing moet nemen voorbeeld 1.5 Een doelentabel 30 PP in taal 2009 versie januari 2012

31 Professioneel schrijven L Bepaal bij welke lezers u uw doelen wilt bereiken De lezer is de andere kant van het verhaal. Om hem is het allemaal begonnen, bij hem zult u de doelen moeten zien te bereiken. Deze les leert u de verwachtingen en de kennis, vaardigheden en meningen (KV&M) per tekst -per eenheid van distributie- te verzamelen. De methode is ook geschikt om verwachtingen en KV&M te bepalen van lezers van een reeks teksten, of van lezers van een soort teksten. U kunt de verwachtingen en de KV&M bepalen van de lezers van een reeks teksten die de introductie van een geheel vernieuwde zeep begeleiden. Elke introductietekst zal van een aantal van die verwachtingen en van de omschreven KV&M uit moeten gaan. U kunt ook de verwachtingen en de KV&M vaststellen voor alle offertes, of voor alle klachtenbrieven die uw organisatie beantwoordt. Elke offerte of klachtenbrief zal van die verwachtingen en van de omschreven KV&M uit moeten gaan. voorbeeld 1.6 Doelen voor reeksen of soorten. De parafant is geen lezer Verwar uw lezers niet met de parafanten: die zitten ergens op het distributiekanaal, de lezers zitten aan het andere eind. U wilt uw doelen bij uw lezers bereiken. Om uw lezers te bereiken zult u soms om -of door- uw parafant heen moeten graven. Maar dat is niet uw doel. Uw lezer verwacht iets van uw tekst Een lezer heeft altijd bepaalde verwachtingen van een tekst. Hij verwacht in ieder geval antwoord op de vraag waarom deze tekst in zijn in-bakje terechtgekomen is, en wat hij er mee aan moet: wat de schrijver van hem wil. U zult uw doelen aan de verwachtingen van de lezers aan moeten passen. U hebt pas iets te willen wanneer de lezers u iets willen laten willen. Drie soorten verwachtingen Zakelijke schrijvers hanteren drie soorten doelen, zakelijke lezers hebben drie soorten verwachtingen. Ze verwachten dat de schrijver hen met een tekst wil informeren, instrueren en overtuigen. PP in taal 2009 versie januari

32 Professioneel schrijven L Soort ik moet iets als de schrijver zijn doel bereikt, dan informeren weten weet ik... instrueren doen zal ik... overtuigen vinden vind ik... Globaal analyseren De meeste lezers zullen hun verwachtingen niet uitgebreid analyseren voor ze gaan lezen. Het is voor de schrijver ondoenlijk bij elke tekst weet-, kun- en vindverwachtingen uitgebreid te analyseren. Voor een bedrijfskritische tekst moet dat natuurlijk wel gebeuren. In de doelen- en lezerstabel kunnen we met een omschrijving van de belangrijkste verwachtingen van de tekst volstaan. 1 Verwachtingen Een globaal overzicht van de financieringsmogelijkheden, en een keuze-advies. voorbeeld 1.7 Wat de baas van de tekst verwacht. De lezer verwacht ook iets van de schrijver Lezers staan zelden volkomen onbevangen tegenover de schrijver of zijn organisatie. Zoals een schrijver zijn doelen op zijn lezers richt, zo zal de lezer zijn verwachtingen naar de schrijver richten. U zult er rekening mee moeten houden, dat de verwachting die uw lezer van u of van uw organisatie heeft, zijn verwachting van uw tekst zal beïnvloeden. Van Greenpeace zal een lezer een andere overtuiging verwachten over het afzinken van overtollig boormateriaal dan van Shell. Als Greenpeace ineens in een artikel wel het afzinken van materiaal gaat steunen, zal die tekst de verwachting van de lezers om moeten te buigen. Een weetdoel zal zijn: weten dat dit een verandering van standpunt is. Een overtuigdoel zal kunnen zijn: vinden dat Greenpeace terecht van mening veranderd is. voorbeeld 1.8 Schrijver en verwachting Ik heb dat advies aan FEZ gevraagd, die hebben er Johan op gezet. Laten we hopen dat die zich niet weer verliest in hypersubtiele details. voorbeeld 1.9 Wat de baas van de schrijver verwacht. Heeft de lezer wel genoeg kennis, vaardigheden en meningen? Een lezer kan pas iets met uw tekst, wanneer hij de kennis en vaardigheden bezit die de tekst veronderstelt, en wanneer hij uw meningen kan herkennen. U kunt pas uw doelen bereiken, wanneer de lezer alle KV&M bezit die hij nodig heeft voor het bereiken van uw doelen. Uw doelen beginnen waar de KV&M ophouden. 32 PP in taal 2009 versie januari 2012

33 Professioneel schrijven L U kunt pas uw doel weten wat de snelste auto is bereiken, als uw lezer enige kennis van verschillende auto s bezit, en weet wat snelheid van een auto inhoudt. U kunt pas uw doel kunnen hardlopen bereiken wanneer de lezer kan lopen. U kunt pas uw doel vinden dat hardrijden slecht is bereiken, wanneer uw lezer vindt dat je zuinig met energie en met andere mensen om moet gaan. voorbeeld 1.10 Noodzakelijke KV&M. KV&M vaststellen U kunt met een eenvoudige formule vaststellen wat u aan KV&M veronderstelt. KV&M B = (alle KV&M in mijn tekst) - (mijn doelen) De KV&M die u bekend veronderstelt (KV&M B ), is alle KV&M in uw tekst, minus de KV&M die u met uw doelen bereikt. Alle KV&M die de lezer nodig heeft om uw doelen te bereiken, en alle lacunes in uw doelen, moeten we in de lezerstabel terugvinden. Laat open deuren open Bedenk dat lezers nooit blanco zijn. Ze hebben algemene kennis, algemene vaardigheden, en meningen, ja die hebben ze ook. Probeer de KV&M die u in de lezerstabel zet te beperken tot de KV&M die direct onder uw doelen zitten. U hoeft niet voor ieder briefje over huurschuld het Wetboek en de Handelingen op te slaan. Het weetdoel weten wat snelheid van een auto is kun je alleen bereiken bij lezers die weten wat snelheid is en wat een auto is. In uw praktijk zullen geen lezers rondlopen die dat niet weten. Wellicht lopen er wel wat rond die niet weten dat je de snelheid van een auto bepaalt door zijn topsnelheid en zijn acceleratiesnelheid te meten. voorbeeld 1.11 Kennis voor en voorbij de tabel. PP in taal 2009 versie januari