Jaarverslag Commissie van Toelaatbaarheid

Transcriptie

1 Jaarverslag Commissie van Toelaatbaarheid Commissie van Toelaatbaarheid Samenwerkingsverband PO 22.01

2 Inhoud Voorwoord Commissie van Toelaatbaarheid Samenstelling van de commissie Werkgebied Taken Werkwijze Organisatie van de CvT binnen het samenwerkingsverband PO Dossiers Kengetallen Beschikkingen per schoolbestuur Afgegeven toelaatbaarheidsverklaringen naar schoolsoort Spreiding van de besluiten over het schooljaar Bezwaarschriften Aanhoudingen en hoorzittingen Doorlooptijden Contact met het werkveld Telefonisch spreekuur Bezoeken aan onderwijsvoorzieningen Contact met leden expertiseteams Contact met het samenwerkingsverband Overige contacten met het werkveld Conclusies en een blik op de toekomst

3 Voorwoord Voor u ligt het jaarverslag van de Commissie van Toelaatbaarheid (CvT) van Samenwerkingsverband PO Noord en Midden Drenthe over het schooljaar In dit document informeren we u over de werkzaamheden die het afgelopen jaar door de CvT zijn uitgevoerd. In dit jaarverslag staan zaken als de samenstelling van de CvT, de gehanteerde werkwijze, de resultaten en de contacten met het werkveld. Dit jaarverslag is bestemd voor de coördinator en het bestuur van het Samenwerkingsverband. Ik dank de procesondersteuner en de leden van de CvT voor hun inbreng en inzet voor dit jaarverslag. Namens de Commissie van Toelaatbaarheid, Leon van der Veen, voorzitter Oktober

4 1.0 Commissie van Toelaatbaarheid 1.1 Samenstelling van de commissie De Commissie van Toelaatbaarheid (CvT) bestaat uit: o Leon van der Veen (voorzitter) o Ingrid Greijer (orthopedagoog generalist) o Nicole de Groot (onderwijsdeskundige) Het betreft een smalle commissie, bestaande uit onafhankelijke, inhoudelijke deskundigen. Op samenwerkingsverbandniveau (SWV) is bepaald dat de CvT bestaat uit een voorzitter, een orthopedagoog-generalist, een deskundige onderwijspraktijk en op afroep een netwerk van deskundigen, waaronder een medisch deskundige, afhankelijk van de problematiek van de leerling. De commissie wordt administratief ondersteund door Natascha Knoeff. 1.2 Werkgebied Het werkgebied van de CvT van het Samenwerkingsverband Primair onderwijs omvat de gemeenten Assen, Tynaarlo, Midden-Drenthe en Aa en Hunze. Het SWV is een vereniging van elf schoolbesturen van alle basisscholen in deze regio. Het SWV is interzuilair, wat betekent dat alle schoolbesturen zijn aangesloten. 1.3 Taken Bij wet is bepaald dat er een TLV nodig is voor plaatsing in het SO of SBO. De toelaatbaarheidsverklaringen (hierna TLV genoemd) worden afgegeven door de CvT van SWV PO voor cluster 3 en 4 en het SBO. De belangrijkste taak van de CvT is het beoordelen van de toelaatbaarheid en het afgeven van toelaatbaarheidsverklaringen SO cluster 3 en 4 en SBO. Daarnaast heeft de CvT een signalerende rol richting het bestuur van het SWV, wanneer het aantal aanvragen, de kwaliteit van de aanvragen of de gevolgde procedure daartoe aanleiding geeft. Eens per jaar wordt vanuit de CvT een jaarverslag opgesteld. 3

5 1.4 Werkwijze De werkwijze van de CvT is beschreven in de werkwijzer CvT. Voor de volledigheid volgt hier een beschrijving van het werkproces. De aanvragende school dient een compleet papieren en/of digitaal dossier in bij de CvT. De CvT neemt de aanvraag voor een TLV in behandeling en stuurt binnen een week een ontvangstbevestiging naar de aanvragende school. De aanmelding wordt vervolgens geregistreerd en gedigitaliseerd door de administratief medewerker van de CvT. De verwerking van de aangemelde dossiers vindt op volgorde van binnenkomst plaats, waarbij nieuwe aanvragen voorrang krijgen op herindicaties. In het geval van onvolledige dossiers zal de CvT binnen twee weken aanvullende informatie opvragen bij de aanvragende school. In dat geval wordt het dossier aangehouden. Indien nodig vraagt de CvT om een toelichting op de aangeleverde documenten bij de betrokken deskundige. De CvT heeft de prestatie-indicator om aanvragen binnen 4 weken te boordelen, met een uitloop naar maximaal 8 weken. De CvT neemt namens het SWV een besluit en koppelt dit besluit terug aan het bestuur van het SWV, aan de aanvragende school, de beoogde school (indien bekend) en aan de ouders. De CvT gaat er van uit dat de school haar eigen bestuur informeert over het genomen besluit. De CvT nodigt in geval van een voornemen tot negatieve besluitvorming de betrokken partijen uit om in een hoorzitting een toelichting te geven op het dossier. Indien er sprake is van een voornemen tot negatief besluit wordt naast de officiële beschikkingsbrief een toelichting meegestuurd, waarin het CvT-besluit (namens het SWV) wordt gemotiveerd en verduidelijkt. De leden van de CvT vergaderen elke week. Tijdens de vergadering zijn alle CvT-leden aanwezig. Iedere week vindt een vergadering plaats aan het Kanaal 211 te Assen, waar ook de coördinator van het SWV is gehuisvest. De commissievergaderingen hebben in beginsel een besloten karakter. Besluitvorming vindt plaats op basis van consensus. Indien er geen consensus bereikt wordt, neemt de voorzitter de verantwoordelijkheid voor het tot stand komen van een uiteindelijk besluit. Indien nodig of gewenst kan de commissie op afroep een jeugdarts of andere deskundige, afhankelijk van de hulpvraag van het kind, inschakelen. De CvT archiveert de papieren en digitale dossiers van alle leerlingen. Dit geldt voor zowel de positieve als de negatieve besluiten. Het leerlingdossier wordt aangevuld met de toelaatbaarheidsverklaring en eventueel de aanhoudingsbrief, aanvullende informatie, de toelichting en eventueel het bezwaarschrift bij een negatief besluit, de correspondentie van de Bezwaar Advies Commissie (BAC) en de reactie van de CvT op het advies van de BAC. De CvT archiveert de TLV en alle gegevens tot 3 jaar na de beoordeling van het dossier. Per december 2015 is door de CvT een nieuw administratie/registratie-programma in gebruik genomen. 4

6 1.5 Organisatie van de CvT binnen het samenwerkingsverband PO De CvT is onafhankelijk en werkt zelfstandig. De coördinator van SWV heeft structureel werkoverleg met de CvT. De rol van de CvT is het bestuur te adviseren omtrent het toewijzen van extra ondersteuning middels een TLV voor het SO en SBO. De CvT werkte op basis van gedelegeerde bevoegdheden vanuit het SWV. Eind 2015 werd door middel van landelijke berichtgeving duidelijk dat het niet is toegestaan om de bevoegdheid om de toelaatbaarheid te bepalen, te delegeren aan een commissie. Het bestuur heeft deze situatie in januari 2016 hersteld. De CvT werkt nu vanuit een gemandateerde bevoegdheid, met als gevolg dat de eindverantwoordelijkheid voor het toewijzen van extra ondersteuning bij het samenwerkingsverband ligt. 5

7 2.0 Dossiers 2.1 Kengetallen In onderstaande tabel staan de kengetallen van het teljaar Kengetallen (uitgaande van het schooljaar) Totaal aantal aanvragen Aantal toelaatbaarheidsverklaringen Aantal afwijzingen 1 0 Aantal ingetrokken aanvragen 2 0 Aanvraag ingediend maar geen besluit mogelijk in afwachting van aanvullende informatie 2 % positief / negatief (t.o.v. het totaal aantal beschikkingen) 99% / 1% 100% / 0% Voedingsgebied Indicatiedruk * 0,60 1,26 % aangehouden dossiers ( ) absolute aantallen 21% (19) 11% (21) % herindicaties / nieuwe aanvragen 10% / 90% 30% / 70% Aantal bezwaarprocedures 0 0 * Het aantal afgegeven toelaatbaarheidsverklaringen afgezet tegen het aantal leerlingen in het voedingsgebied van het SWV geeft een beeld van de indicatiedruk De kengetallen van het schooljaar geven samenvattend het volgende beeld: er zijn in totaal 184 aanvragen voor een TLV ingediend. In 70% ging het om nieuwe aanvragen (128 in getal) en de overige 30% bestond uit herindicaties van zittende SO-leerlingen. Het aantal nieuwe aanvragen is fors gestegen ten opzichte van vorig jaar: in het schooljaar zijn 80 nieuwe TLV s afgegeven, afgezet tegen 128 in Dit is een stijging van 60%. 6

8 De CvT heeft 21 dossiers (11 procent van het totaal aantal aanvragen) aangehouden om aanvullende informatie op te vragen. Een groot deel hiervan wordt veroorzaakt door aanvragen die uit andere samenwerkingsverbanden komen, waar men kennelijk minder goed op de hoogte is van de werkwijze van samenwerkingsverband PO. Procentueel gezien is het aantal aanhoudingen bijna gehalveerd ten opzichte van het schooljaar Uiteindelijk heeft de CvT op 182 aanvragen een toelaatbaarheidsverklaring afgegeven. Er is gedurende het schooljaar geen bezwaar ingediend op de genomen besluiten door de CvT namens het SWV. 2.2 Beschikkingen per schoolbestuur In totaal zijn er 182 TLV s afgegeven. Het aantal toelaatbaarheidsverklaringen is als volgt verdeeld als gekeken wordt naar het schoolbestuur van herkomst: Schoolbestuur van het eigen SWV Totaal Athena 3 Stichting Baasis 5 COG Drenthe 36 CONOD 1 Kits Primair 8 Samenwerkingsschool Oostermoer 0 Plateau 66 Stichting PrimAH 6 Primenius 5 RENN4 18 VGPONN 4 Subtotaal 152 Schoolbesturen buiten SWV Noorderbasis 3 Stichting SO Fryslân 1 SCSOG 4 Primair Chr. Onderwijs Hoogeveen 1 St. Katholiek Onderwijs Volendam 1 Stichting de Ambelt Steenwijk 1 Kentalis 1 Scholengroep Perspectief Stadskanaal 4 Stichting Openbaar Onderwijs Groep 13 Groningen (O2G2) OPRON Veendam 1 Subtotaal 30 Totaal 182 7

9 Aangezien het hier gaat om zowel herindicaties als nieuwe TLV-aanvragen, laten bovenstaande gegevens zich onderling niet met elkaar vergelijken. Bovendien verschilt de grootte van het schoolbestuur. De verscheidenheid aan schoolbesturen buiten het voedingsgebied van het SWV PO heeft te maken met de instroom van leerlingen die leerlingen die van school gewisseld zijn door een fysieke verhuizing, door grensverkeer en leerlingen die in gezinsbehandeling van GGZ Drenthe De Bron in Beilen verblijven. Gedurende de tijdelijke plaatsing in de gezinsbehandeling wordt voor deze leerlingen een tijdelijke onderwijsplek geboden. Wanneer het om een SBO-plaatsing gaat dan vervallen deze leerlingen aan de schoolbesturen met een SBO-voorziening, te weten Plateau en COG Drenthe. Schoolbesturen Athena 2% Baasis 3% PrimAH 3% VGPONN 2% Renn 4 10% Extern 16% COG-Drenthe 20% Conod 1% Primenius 3% Kits Primair 4% SWS Oostermoer 0% Plateau 36% 2.3 Afgegeven toelaatbaarheidsverklaringen naar schoolsoort Het aantal toelaatbaarheidsverklaringen die afgegeven zijn, is als volgt verdeeld: SBO 88 Cluster 4 * 28 ZML * 50 LZ * 4 LG * 12 * inclusief herindicaties 8

10 TLV's naar schoolsoort SBO ZML SO4 LZ LG Van het totaal aantal afgegeven TLV s zijn er 88 afgegeven voor het SBO. Verder zijn er 50 TLV s afgegeven voor Zeer Moeilijk Lerende Kinderen en 28 voor cluster 4 onderwijs (beide bekostigingscategorie 1), 4 toelaatbaarheidsverklaringen hebben betrekking op het onderwijs aan Langdurig Zieke Kinderen (bekostigingscategorie 1) en 12 toelaatbaarheidsverklaringen zijn afgegeven voor het onderwijs aan Lichamelijk Gehandicapte Kinderen (bekostigingscategorie 2). Deze aantallen zijn inclusief de herindicaties. 9

11 2.6 Spreiding van de besluiten over het schooljaar Spreiding van de besluiten over het schooljaar aug sept okt nov dec jan febr mrt apr mei juni juli Uit bovenstaande cijfers blijkt duidelijk dat een meerderheid (68%) van de aanvragen is ingediend in de tweede helft van het schooljaar, voornamelijk in de maanden maart en juni: enkel in de maand juni is 25% van het totaal aantal toelaatbaarheidsverklaringen afgegeven. Ondanks de voorwaarschuwing van de coördinator aan de schoolbesturen om de TLVaanvragen in te dienen vóór juni 2016, heeft het niet geleid tot een tijdige indiening van aanvragen. De pieken in maart en juni houden mogelijk verband met de Citotoetsen die over het algemeen in de maanden januari/februari en mei worden afgenomen en op basis waarvan eventueel onvoldoende ontwikkeling bij een leerling wordt vastgesteld. Dit zou een van de argumenten kunnen zijn om te besluiten een TLV aan te vragen voor een ander schooltype. 2.7 Bezwaarschriften In het schooljaar is er geen bezwaarschrift ingediend. 2.8 Aanhoudingen en hoorzittingen Ongeveer 11% van de aanmeldingen kon niet direct worden beoordeeld en is op inhoudelijke gronden aangehouden. Inhoudelijke gronden waren onder andere inconsistenties in de aanvraag, het ontbreken van relevante informatie en het ontbreken van een deskundigenadvies. In een aantal gevallen is een zienswijze vanuit de beoogde school en/of een differentiële afweging tussen verschillende schoolsoorten opgevraagd. Dit is enkel 10

12 gevraagd in die gevallen waarin binnen de CvT getwijfeld werd aan de beste plek voor de leerling. De Commissie heeft verscheidene malen telefonisch contact opgenomen met de aanvragende school om inhoudelijke verduidelijkingsvragen te stellen om vertraging in besluitvorming te voorkomen. In totaal hebben er vier hoorzittingen plaatsgevonden. In één van deze gevallen is de aanvraag afgewezen en één aanvraag is omgebogen naar een ander schooltype. Twee keer is de aanvraag ingetrokken en één keer is de aanvraag na de hoorzitting gehonoreerd. 2.9 Doorlooptijden In het ondersteuningsplan van het SWV staat de prestatie-indicator genoemd dat de CvT erin slaagt om over minimaal 80% van de aanvragen binnen vier weken na aanmelding een besluit te nemen over de toelaatbaarheid. Dit doel is ruimschoots behaald. In ruim 98% van de aanvragen is binnen vier weken na aanmelding een besluit op het dossier genomen. In 93% van de aanvragen is zelfs binnen twee weken een besluit genomen. De gemiddelde doorlooptijd in het schooljaar bedroeg ruim acht dagen. 11

13 3.0 Contact met het werkveld De CvT probeert zo toegankelijk mogelijk te zijn voor het werkveld. Om die reden is er een telefonisch spreekkuur ingesteld. De CvT heeft ook zelf contact gezocht met het werkveld. 3.1 Telefonisch spreekuur De CvT houdt iedere donderdag van uur spreekuur. Van het telefonisch spreekuur is het afgelopen jaar minder gebruik gemaakt. De procedure rondom een aanvraag voor een Toelaatbaarheidsverklaring lijkt duidelijk te zijn. De eventuele vragen worden veelal per mail gesteld. In het schooljaar zijn deze vragen binnen twee dagen beantwoord door de procesondersteuner of de voorzitter van de commissie. Het betrof veelal onderwerpen van inhoudelijke aard, zoals: Wat zou voor een bepaalde leerling de meest passende plek zijn? Een ouder met een toelichting op de aanvraag voor een TLV Door de verplichte herindicaties van de zittende leerlingen voor zijn er vragen gesteld over de aan te leveren dossiers. Deze vragen werden voornamelijk gesteld vanuit de cluster 3 en 4 scholen buiten het voedingsgebied van het SWV, waarbij de betreffende leerling op het moment van invoering Passend Onderwijs ( ) woonachtig was binnen het SWV PO Bezoeken aan onderwijsvoorzieningen De CvT heeft in schooljaar een werkbezoek afgelegd aan de Trampoline. 3.3 Contact met leden expertiseteams In het schooljaar zijn er verschillende leden van expertiseteams aanwezig geweest bij de commissievergaderingen. Het ging in de meeste gevallen om het geven van een toelichting op de aangeleverde documenten, opvallende zaken in de onderbouwing van een TLV aanvraag of over de besluitvorming van de CvT. Tevens zijn leden van expertiseteams uitgenodigd om mee te denken en ervaringen te delen over de werkwijze van de CvT. 3.4 Contact met het samenwerkingsverband - De voorzitter is aanwezig geweest bij een vergadering van de OPR; - een lid van de CvT heeft op verzoek van de coördinator van het SWV een presentatie gegeven namens de CvT in de ALV; - er heeft overleg plaatsgevonden met coördinator van het samenwerkingsverband over o.a. lopende zaken, casuïstiek, ontwikkelingen in het samenwerkingsverband; - het bestuur van het SWV heeft van de CvT een toelichting gekregen op het jaarverslag. 12

14 3.5 Overige contacten met het werkveld - Door middel van een aanschuifbijeenkomst heeft de CvT kennis uitgewisseld met onderwijsvoorzieningen, IB ers, expertiseteams en de zorg (Accare, CJG en Yorneo); - de commissie heeft op verzoek meegedacht met het opstellen van de volgende documenten: Grensverkeer SBO-SO Route plaatsing kinderen in het SBO die verblijven in de Bron of de Stee Route onderinstroom SBO en SO Ontwikkelingsperspectief Trampoline - twee leden van de CvT zijn bij een bijeenkomst met voorzitters en procesondersteuners CvA s en CvT s van de drie noordelijke provincies aanwezig geweest. 13

15 4.0 Conclusies en een blik op de toekomst Terugkijkend op het schooljaar komt naar voren dat de samenstelling van de CvT met de daaruit voortvloeiende expertise blijkt voldoende om alle aanvragen te kunnen beoordelen. Er bestond slechts in één commissievergadering (17 september 2015) de noodzaak om specifieke medische deskundigheid toe te voegen aan de commissie. De werkwijze, zoals omschreven in paragraaf 1.4, is ook dit jaar vanuit het perspectief van de CvT goed uitvoerbaar gebleken en leidt over het algemeen tot aanvragen van toelaatbaarheidsverklaringen die in de praktijk redelijk tot goed te beoordelen zijn. Het aantal afgegeven TLV s in het schooljaar is verdubbeld. De stijging van het aantal herindicaties van zittende leerlingen in het SO was ingecalculeerd: de afloop van de overgangsregeling bracht met zich mee dat de SO-leerlingen een TLV nodig hadden om ook na augustus 2016 gebruik te kunnen blijven maken van het speciaal onderwijs. Opmerkelijk is de forse toename van het aantal nieuwe aanvragen ten opzichte van het vorige schooljaar. Deze ontwikkeling staat volledig los van de overgangsregeling. De vraag is of het hier gaat om een trend of dat deze toename als incidenteel te beschouwen valt. Vooralsnog heeft de Commissie geen verklaring voor deze ontwikkeling. De Commissie heeft in het schooljaar geen aanleiding gezien om een aanvraag voor een TLV af te wijzen. Het percentage aanhoudingen is ten opzichte van het schooljaar gehalveerd. Bovendien blijkt uit het afgelopen schooljaar dat de Commissie of het Samenwerkingsverband geen bezwaren van ouders heeft ontvangen op afgegeven toelaatbaarheidsverklaringen. Dit zijn indicatoren die positief stemmen over de zorgvuldigheid waarmee in het voortraject wordt omgegaan met verwijzingen en de wijze waarop ouders worden meegenomen in de afwegingen die ten grondslag liggen aan de verwijzingen. Mochten deze positieve ontwikkelingen zich doorzetten dan dit aanleiding geven tot het nadenken over een andere manier van toetsing. Uit de tabel van paragraaf 2.6 blijkt dat ongeveer tweederde van de TLV aanvragen is gedaan in de tweede helft van het schooljaar, voornamelijk in de maanden maart en juni. Ook december laat een piek zien. Net als in het voorgaande jaar, worden de pieken in het aantal aanvragen gesignaleerd na afname van de Citotoetsen, welke op de meeste scholen in januari/februari en mei worden afgenomen. Dit zou een moment kunnen zijn om te besluiten een TLV aan te vragen voor een ander schooltype. Het gevolg hiervan is dat de verdeling van aanvragen over het schooljaar wat onevenwichtig is geweest. Tezamen met de afloop van het overgangsrecht voor de zittende SO-leerlingen heeft het er toe geleid dat er wat meer druk lag op de laatste vergaderingen vóór de zomervakantie. Uiteindelijk zijn alle aanvragen vóór de zomervakantie door de CvT beoordeeld. 14