Handreiking Evenementenproces

Transcriptie

1 Handreiking Evenementenproces Colofon

2 Opdrachtgever Veiligheidsregio Utrecht Contactgegevens Veiligheidsregio Utrecht Postbus GD Utrecht Verantwoording afbeeldingen Voorzijde: Mumbai Festival, 2013, X-Sense 4.2, 4.3, 4.4 en pagina 3: Infographics Handreiking Evenementenproces, 2014, ontwerp; JAAF design, Veiligheidsregio Utrecht Pagina 6: Radingspoor, 2013, Stoomgroep Radingspoor Pagina 10: Canicross & Bikejoring, 2014, fotograaf; Kika At Work, Canicross Nederland Pagina 17 & 41, bovenste foto: Oude Ambachtenmarkt Soest, 2014, Stichting Markt Oude Ambachten Soest Pagina 20 & 21: Eemmeerloop, 2014, fotograaf; Ries de Beer, Trimvereniging Quo Vadis Pagina 25 en 38: Sinterklaasintocht Amersfoort, 2013, Sint Nicolaas Comité Amersfoort Pagina 27: Acht van Maartensdijk, 2014, fotograaf; Jan Westbroek Organisatiecomité Maartensdijkse Acht Pagina 31 en 33: Carnavalsoptocht Hoogland, 2014, Carnavalstichting De Eemschumers Pagina 29 & 40: Spakenburgse Dagen, 2014, Stichting Spakenburgse Evenementen Pagina 41, onderste foto: Tuindagen Landgoed Vollenhoven, 2013, Landgoed Vollenhoven Veiligheidsregio Utrecht, , versie 1.0

3 Veiligheidsregio Utrecht, , versie 1.0

4 Inhoudsopgave 1 Voorwoord 6 2 Inleiding Aanleiding Doel regionale handreiking Begrippen toelichting 9 Grootschalige publieksevenementen 9 Evenementenadvies 9 Regiegroep Evenementen 9 Kerngroep Evenementenexperts 9 Platform Evenementen 9 Maatwerk 10 Multidisciplinair (voor)overleg 10 Multidisciplinair veiligheidsoverleg 10 3 Landelijke Handreiking Evenementenveiligheid en het inspectierapport Veiligheid en gezondheidsbescherming bij publieksevenementen moet verbeteren Aanbevelingen inspectierapport Webbased portal met kalenderfunctie De risicoscan van het evenement De risicoanalyse van het evenement 13 4 Processchema s nader beschreven Doel & werking processchema s 14 Behandelaanpak 14 Evenementenkalender 15 De processchema s in het kort 16 Regie 16 Maatwerk 16 Inschakelen Kerngroep Evenementenexperts bij een risicovol C evenement Regulier evenement (A) 18 Infographic A evenement 18 A evenement: Stap 1 19 A evenement: Stap 2 20 A evenement: Stap Aandacht evenement (B) 22 Infographic B evenement 22 B evenement: Stap 1 23 B evenement: Stap 2 24 Veiligheidsregio Utrecht, , versie 1.0

5 B evenement: Stap Risicovol evenement (C) 28 Infographic C evenement 28 C evenement: Stap 1 29 C evenement: Stap 2 30 C evenement: Stap Multidisciplinair Operationeel Plan Evenementen (MOPE) 33 5 Appendix: Juridische aspecten en aansprakelijkheid Juridische aspecten 34 Voorwaarden voor vergunningverlening 34 Evenementenbeleid 34 Adviezen algemeen 34 Rechtsgevolg van de vergunningverlening 36 Verantwoordelijkheid voor toezicht en handhaving Aansprakelijkheid 37 6 Bijlagenoverzicht Versiebeheer Brieven Ministerie & Inspectie 39 Brief Ministerie van Veiligheid en Justitie 39 Brief Inspectie Veiligheid en Justitie Multidisciplinair Operationeel Plan Evenementen (MOPE) Landelijke analysetool risicoanalyse Invultips landelijke analysetool risicoanalyse Stroomschema's 40 Stroomschema A evenement 40 Stroomschema B evenement 40 Stroomschema C evenement Infographics 40 Infographic evenementen Overkoepelend 40 Infographic A evenement 40 Infographic B evenement 40 Infographic C evenement 40 Veiligheidsregio Utrecht, , versie 1.0

6 1 Voorwoord De regionale Handreiking Evenementenproces voor de regio Utrecht is opgesteld door een multidisciplinaire projectgroep bestaande uit vertegenwoordigers van de VRU (brandweer & GHOR), gemeenten en politie. De handreiking speelt in op de aanbevelingen van het Ministerie van Veiligheid & Justitie om regionaal een proces te ontwikkelen rondom publieksveiligheid bij evenementen. Doel is de processen te stroomlijnen en het adviseringsproces voor de hulpdiensten te concretiseren en verduidelijken. Deze processen zijn vertaald in regionale processchema s per behandelaanpak van een evenement (A, B en C). Deze processen dragen bij aan meer uniformiteit, integraliteit en aan een kwaliteitsverbetering binnen de regio Utrecht. Deze handreiking dient tevens als voorportaal indien overgegaan wordt naar een webbased portal met kalenderfunctie. In dit document wordt eerst ingegaan op de aanleiding voor het starten van dit project, de verschillende inspectierapporten en wordt het digitale aanvraag/behandelsysteem uitgelegd. Na deze beschrijvingen volgt de uitleg van de processchema s per behandelaanpak van een evenement (A, B of C). 6

7 2 Inleiding 2.1 Aanleiding De omvang en het aantal evenementen in de regio groeit nog jaarlijks. Daarbij nemen ook de veiligheidsrisico s toe. Er kunnen in de praktijk calamiteiten of incidenten voorkomen. Daar wil de Veiligheidsregio Utrecht (VRU) zich samen met de politie Midden-Nederland en de gemeenten in deze regio zich zo goed mogelijk op voorbereiden. Daarom is een regionaal afgestemd proces rondom evenementen-advisering en uitvoering belangrijk. Uit de rapportage van de gezamenlijke inspecties van de Inspectie Veiligheid en Justitie (IVenJ) en de Inspectie Gezondheidszorg (IGZ) (gehouden in 2010/2011), is gebleken dat de gezondheid van evenementenbezoekers op het moment van uitbrengen van het inspectierapport onvoldoende gewaarborgd is. De inspecties hebben het rapport met begeleidende brief, inclusief aanbevelingen, naar alle Nederlandse gemeenten gestuurd. Ook zijn Kamervragen gesteld na aanbieding van het rapport door de minister van Veiligheid en Justitie (VenJ) aan de Tweede kamer. De Tweede Kamer was van mening dat dit als een huidig maatschappelijk probleem wordt ervaren en dat het aangepakt moet worden, zowel op landelijk als op regionaal niveau. Beide brieven zijn als bijlage 6.2 opgenomen. Inspectierapport umenten-enpublicaties/rapporten/2012/06/1 6/veiligheid-engezondheidsbescherming-bijpublieksevenementen-moetenverbeteren.html De aanbevelingen van de minister van VenJ komen onder andere terug in de in 2011 uitgebrachte Landelijke Handreiking Evenementenveiligheid (HEV, 2011). Deze handreiking gaat uit van een integrale samenwerking tussen de verschillende betrokkenen partijen en is in 2012 landelijk vastgesteld door het Veiligheidsberaad. Als onderdeel van deze landelijke handreiking is er vanuit het Slim Geregeld Goed Verbonden (SGGV) project van het Ministerie van Economische Zaken een Functioneel Ontwerp ontwikkeld voor een webbased portal betreffende evenementen advisering met daarin een kalenderfunctie. De systematiek voldoet aan de aanbevelingen van het ministerie van VenJ en de beide inspecties. SGGV project: Casus Evenementenvergunning >Casussen >Evenementenvergunning Het verlenen van een evenementenvergunning op grond van de APV is een verantwoordelijkheid van de burgemeester van de gemeente waar het evenement plaatsvindt. De burgemeester is verantwoordelijk voor de handhaving van de openbare orde, veiligheid en gezondheid bij een evenement (weigeringsgronden). 7

8 De uitvoering van ordehandhaving en hulpverlening vallen onder de verantwoordelijkheid van de politie Midden-Nederland en de VRU (met daarin vertegenwoordigt de brandweer en de GHOR). Vanwege de expertise van deze diensten is het van belang dat de hulpverleningsdiensten ook nadrukkelijk betrokken worden bij de vergunning verstrekking en een integrale advisering richting gemeenten en organisator. Vanaf 2010 is er gebruikt gemaakt van de notitie Verdeling van de schaarste bij samenloop van grote evenementen, vastgesteld door het algemeen bestuur van de Veiligheidsregio Utrecht en het regionale college van de politie. De notitie had alleen betrekking op grootschalige evenementen met veiligheidsaandacht of verhoogde veiligheidsaandacht en de bijzondere rol die de politie Utrecht en de VRU spelen bij advisering hierover aan het bevoegd gezag. De notitie was toen een eerste aanzet tot regionale afstemming. 2.2 Doel regionale handreiking Deze regionale Handreiking Evenementenproces heeft als doel de gemeenten en hulpdiensten te faciliteren bij de uitvoering van alle processen rondom het verlenen van een evenementenvergunning. Dit document is bedoeld als handreiking c.q. aanvulling op lokaal evenementenbeleid en zorgt er voor dat behandelaars zoals de vergunningsmedewerkers en de adviesdiensten de processen vanaf de aanvraag van een evenement tot en met de evaluatie eenduidig volgen aan de hand van processchema s. Ter verduidelijking van de processchema s zijn er ook infographics opgesteld die in de bijlagen te vinden zijn. De processchema s per behandelaanpak evenement (A, B of C) zijn leidraad voor deze handreiking. Per behandelaanpak zijn de processen volledig beschreven en kan de behandelend ambtenaar of adviesdienst in deze handreiking zien wat er precies met een bepaalde processtap bedoeld wordt. De verwachting is dat in de toekomst gebruik gemaakt gaat worden van een webbased portal met kalenderfunctie. Dit heeft als doel de processen efficiënt, uniform en multidisciplinair te laten verlopen en het zal zorgen voor regeldrukvermindering. De belangrijkste aspecten die in deze handreiking nader worden behandeld zijn: De processchema s en de uitleg daarvan (A, B en C); De functionaliteit en werking van de webbased portal met kalenderfunctie; De inzet van de Regiegroep Evenementen en/of de Kerngroep Evenementenexperts. 8

9 2.3 Begrippen toelichting Ten behoeve van eenduidigheid worden de volgende begrippen gedefinieerd: Grootschalige publieksevenementen Door het bestuur van de Veiligheidsregio Utrecht is de volgende definitie van een grootschalig publieksevenement vastgesteld: Een grootschalig (publieks)evenement is elke voor het publiek toegankelijke activiteit zoals vermaak, herdenkingen, sportmanifestaties, e.d., waar mensen zich in een bepaald tijdvak in/op een (meestal) begrensde (en eventueel beperkt) openbaar toegankelijke inrichting of terrein bevinden of bewegen, waarbij veiligheidsaandacht van de hulpdiensten wordt gevraagd Bron Notitie Verdeling van schaarste bij samenloop van grote evenementen, 2010 Evenementenadvies Een onderbouwde aanbeveling vanuit de adviseurs (bijv. de hulpverleningsdiensten (politie, GHOR, brandweer of overige disciplines) om een bepaalde keuze wel of juist niet te maken, gericht op vervanging van of aanvulling op standaardvoorwaarden. Regiegroep Evenementen De Regiegroep Evenementen bestaat uit vertegenwoordigers vanuit de gemeenten en de hulpdiensten. De regiegroep houdt regionale en landelijke ontwikkelingen bij van het evenementenveiligheidsbeleid/proces en is er om trends te signaleren. Verder zullen zij afstemmen en de samenwerking stimuleren. Kerngroep Evenementenexperts De Kerngroep Evenementenexperts is op aanvraag van gemeenten beschikbaar voor advisering op dossierniveau bij risicovolle C evenementen. Zij zijn er voor het ondersteunen van lokale adviseurs (het betreft dus geen vervanging). Door het kunnen inbrengen van extra expertise wordt voldaan aan de uitwerking van de landelijke handreiking. De kerngroep is georganiseerd vanuit de Regiegroep Evenementen. Platform Evenementen Het regionale Platform Evenementen is een netwerk van gemeentelijke behandelaars en adviseurs van hulpdiensten rondom het evenementenproces. Het platform komt 2 keer per jaar bijeen. Eenmaal per jaar is er ook een themabijeenkomst waarin onderwerpen gerelateerd aan evenementen, uitgediept worden. 9

10 Maatwerk In deze handreiking wordt bedoeld met maatwerk het feit dat ieder evenement weer anders is en dat daar een specifieke, professionele en deskundige kijk op moet zijn, door en voor iedere (multidisciplinaire) partner. Multidisciplinair (voor)overleg Overleg georganiseerd door gemeente en/of evenementenorganisator. Tijdens dit overleg presenteert de evenementenorganisator zijn plannen waarover de adviesdiensten een advies geven. De evenementenorganisator kan vervolgens met de adviezen aan de slag en de planvorming bijstellen. Deze kunnen in eventueel volgende overleggen weer besproken worden Multidisciplinair veiligheidsoverleg Regulier of ingepland multidisciplinair overleg georganiseerd door de gemeente. Tijdens dit overleg komen de adviesdiensten voor de laatste keer vóór het evenement bij elkaar. Doel van het overleg is om na te gaan hoe de adviezen zijn verwerkt door de evenementenorganisator en om eventuele afspraken te maken voor vervolgacties. Bij dit overleg kan de evenementenorganisator ook uitgenodigd worden voor een toelichting op de bijgestelde plannen. Na dit overleg moet de planvorming definitief en volledig zijn. 10

11 3 Landelijke Handreiking Evenementenveiligheid en het inspectierapport 3.1 Veiligheid en gezondheidsbescherming bij publieksevenementen moet verbeteren In september 2009 heeft het Portefeuille Overleg Crisisbeheersing (POC), bestaande uit hulpverleningsdiensten (Raad van Regionaal Commandanten, Raad van Korpschefs en GHOR Nederland), het Landelijk Overleg Coördinerend Gemeentesecretarissen en het Veiligheidsberaad opdracht gegeven tot het ontwikkelen van een landelijke handreiking voor evenementenveiligheid. De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties (BZK) heeft het project gesubsidieerd. Toen uiteindelijk bleek dat de handreiking zich vooral richtte op de hulpverleningsdiensten, heeft de minister van VenJ medio 2011 besloten om een deel op te stellen dat vooral ingaat op de rol van de gemeenten. Ondertussen deden beide inspecties, IOOV (nu IVenJ) en de IGZ, in 2010/2011 onderzoek en kwam hun rapport in 2012 uit: Veiligheid en gezondheidsbescherming bij publieksevenementen moeten verbeteren. Belangrijkste aanbevelingen vanuit deze rapportage waren om regionaal beleid te gaan maken en multidisciplinair te gaan samenwerken. Ook is er naar aanleiding van deze rapportage een brief gestuurd van het ministerie van VenJ en de inspecties naar alle gemeenten. Deze brief is als bijlage toegevoegd aan deze handreiking. Inspectierapport umenten-enpublicaties/rapporten/2012/06/1 6/veiligheid-engezondheidsbescherming-bijpublieksevenementen-moetenverbeteren.html De landelijke Handreiking Evenementenveiligheid (HEV, 2011) telt vijf delen, te weten: Delen I & II De processen geordend Deel III Gemeenten, de regie in handen Deel IV Evenement Assistent Deel V Risicoprofiel evenement De HEV gaat uit van een landelijk procesmodel. Dit procesmodel is in deze handreiking toegespitst op de regio Utrecht. Landelijke Handreiking Evenementenveiligheid >Actuele dossiers >Evenement en veiligheid 3.2 Aanbevelingen inspectierapport De belangrijkste aanbevelingen die gedaan worden vanuit de verschillende opgeleverde documenten en rapportages rondom evenementenveiligheid zijn: Zorg voor meer samenwerking en afstemming in de veiligheidsregio. 11

12 Formuleer per veiligheidsregio een eenduidige definitie voor publieksevenementen, met een indeling in (risico)categorieën. Stel een regionale evenementenkalender op met alle evenementen, niet alleen de grote evenementen. Kom tot een regionaal evenementenbeleid. Informeer burgers, gemeenteraad en hulpverleningsdiensten actief over verleende vergunningen en de gestelde voorwaarden. Houdt meer toezicht op de verleende vergunningen en handhaaf zo nodig. Richt een gezamenlijk kwaliteitssysteem in om het evenementenbeleid te borgen. 3.3 Webbased portal met kalenderfunctie Binnen de regio Utrecht is de wens om te gaan werken met een zogenoemde webbased portal met kalenderfunctie. Dit in de vorm van twee (mogelijk) op de markt komende systemen: EvenementAssistent of DigiMAK 2.0. Het gaat om de digitale tool rondom de evenementenaanvragen, die tot doel heeft uniformiteit en regeldrukvermindering voor alle partners te creëren, multidisciplinair te werken en het vergunningstraject soepeler laat verlopen. Ook is het webbased portal te gebruiken door alle partners. De aanvrager vraagt via het systeem de vergunning aan bij de gemeente. De gemeente nodigt binnen het digitaal systeem haar adviseurs uit om advies uit te brengen. Het webbased portal met kalenderfunctie werkt volgens het Functioneel Ontwerp dat is opgeleverd door een landelijk project van het Ministerie van Economische Zaken wat gericht was op regeldrukvermindering (SGGV). De Stichting EvenementAssistent heeft het Functioneel Ontwerp (de systematiek) gebruikt om het systeem EvenementAssistent te bouwen. Gelijktijdig kwam er een andere marktpartij, Respond, die een vergelijkbaar systeem gaat bouwen in de vorm van DigiMAK 2.0 als opvolger van hun bestaande systeem DigiMAK 1.0). Er komen dus twee systemen beschikbaar volgens dezelfde systematiek. De VRU wil een zo hoog mogelijke efficiency winst behalen en pleit daarom voor één systeem in de regio. Deze mogelijke keuze wordt gemaakt in overleg met alle partners. Ontwikkelingen rondom webbased portal met kalenderfunctie worden meegenomen in de periodieke update van deze handreiking. 12

13 3.4 De risicoscan van het evenement Onmisbaar is het uitvoeren van de risicoscan. Hiermee wordt de behandelaanpak van het evenement inzichtelijk gemaakt. A, B of C geeft richting aan de behandelingsroute van het evenement. De behandelend ambtenaar is uiteindelijk degene die het voorstel op basis van de scan, argumenten om af te wijken ed. omzet naar een definitieve keuze. 3.5 De risicoanalyse van het evenement Belangrijke deelprocessen bij het organiseren van een evenement zijn het inventariseren en analyseren van risico s en capaciteiten voor het beïnvloeden daarvan. Dit is de risicoanalyse van een evenement. Deze risicoanalyse ondersteunt de integrale advisering. De landelijke analysetool voor het invullen van de risicoanalyse is als bijlage toegevoegd. Het opstellen van de risicoanalyse bestaat uit twee delen. Allereerst zijn er twee werkbladen voor het beoordelen van de waarschijnlijkheid van incidentscenario s en het beoordelen van de impactcriteria. Op basis van deze ingevulde werkbladen volgt er een risicodiagram met de samenvatting van de risicoanalyse. Vervolgens wordt er een capaciteitsanalyse gemaakt voor het beoordelen van de te behalen prestaties en de mogelijke impact daarvan op de bedrijfsvoering van de verschillende belanghebbenden. Hieruit volgt een capaciteitsdiagram. Bij het gebruik van deze analysetool moet er duidelijk gemaakt worden of er gekozen wordt voor een analyse op basis van een 0-meting, op basis van je huidige planvorming of op basis van een combinatie van deze twee. Het maken van een risicoanalyse vergt enige oefening. Het ontwikkelde hulpmiddel ondersteunt de (integrale) beeld-, oordeel- en besluitvorming over incidentscenario s bij het evenement en de daarop af te stemmen maatregelen en voorzieningen (capaciteiten). Deze risicoanalyse dient uitgevoerd te worden voor risicovolle evenementen van klasse C maar eventueel ook bij aandachtevenementen van klasse B. De risicoanalyse kan zowel mono- alsmede multidisciplinair worden uitgevoerd. Monodisciplinair door het toetsen van de plannen door de adviseur per discipline en multidisciplinair door het gezamenlijk uitvoeren van de risicoanalyse in bijvoorbeeld een voor of veiligheidsoverleg. Als bijlage 6.4 is de landelijke analysetool risicoanalyse bijgevoegd en in bijlage 6.5 staan de invultips. 13

14 4 Processchema s nader beschreven 4.1 Doel & werking processchema s Deze handreiking is geschreven rondom de opgestelde processchema s. Per behandelaanpak evenement (A, B of C) is er een processchema opgesteld. In deze schema s staan de stappen omschreven die worden doorlopen vanaf de aanvraag van een evenement door de organisatie tot en met het houden en het evalueren van het evenement. In de volgende paragrafen wordt de behandelaanpak van een evenement met alle processtappen beschreven. Ieder proces-schema is onder te verdelen in 3 stappen. Ook is er aangegeven wie er verantwoordelijk is per processtap (in de kleur blauw). Verantwoordelijkheden kunnen liggen bij de gemeente, politie, brandweer en/of GHOR, maar ook multidisciplinair (multi). Deze systematiek is gebaseerd op de landelijke Handreiking Evenementenveiligheid (HEV) en werkt als volgt: 1. Bepaling risicoklasse 2. Selecteren behandelaanpak 3. Uitvoeren bijbehorend processchema. Behandelaanpak De landelijke Handreiking Evenementenveiligheid (HEV, 2011) gaat uit van de volgende definities per behandelaanpak: Regulier evenement (A) Evenement, waarbij het (zeer) onwaarschijnlijk is dat die gebeurtenis leidt tot risico s voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu en maatregelen of voorzieningen vergt van het daartoe bevoegd gezag om die dreiging weg te nemen of de schadelijke gevolgen te beperken. Aandacht evenement (B) Evenement, waarbij het mogelijk is dat die gebeurtenis leidt tot risico s voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu en maatregelen of voorzieningen vergt van het daartoe bevoegd gezag om die dreiging weg te nemen of de schadelijke gevolgen te beperken. Risicovol evenement (C) Evenement, waarbij het (zeer) waarschijnlijk is dat die gebeurtenis leidt tot risico s voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu en maatregelen of voorzieningen vergt van het daartoe bevoegd gezag om die dreiging weg te nemen of de schadelijke gevolgen te beperken. 14

15 Evenementenkalender Om een overzicht te hebben van alle evenementen in de regio stelt de VRU een evenementenkalender op (conform besluit AB VRU, 2010). Hierin staan alle evenementen per kalenderjaar vermeld. Er wordt hierbij onderscheid gemaakt tussen de jaarkalender en de operationele kalender. Bron Notitie Verdeling van schaarste bij samenloop van grote evenementen, 2010 Het is de bedoeling dat de jaarkalender, zoals afgesproken in de notitie Verdeling van de schaarste bij samenloop van grote evenementen, op 1 november van ieder kalenderjaar definitief is. Dit is het ijkmoment. Bijna negentig procent van de evenementen is jaarlijks terugkerend, daarom is het mogelijk om een groot deel van de evenementen al aan te leveren voor de jaarkalender. De jaarkalender stelt de VRU en de politie Midden-Nederland in staat om tijdig advies te geven over knelpunten in de regionale samenloop van evenementen en de beschikbaarheid van hulpdiensten. Vooral knelpunten in capaciteit bij de politie kunnen een risico opleveren bij de grotere en complexe evenementen. Ook bij veel samenlopende kleinere evenementen op één datum of locatie kunnen deze knelpunten voorkomen worden. De politie en de VRU verwerken de jaarkalender in de operationele kalender. Deze operationele kalender speelt een rol in de planningsfase en tijdens het evenementenseizoen. Gemeenten kunnen te allen tijde evenementen melden bij de VRU. Dit geldt ook voor B of C evenementen die niet op de jaarkalender staan. Politie Midden-Nederland en VRU garanderen tijdige advisering over een evenement als dit tenminste 13 weken van tevoren is aangemeld (dit in verband met de personeelsplanning van de politie die eens per 12 weken opgesteld wordt). Wordt dit korter dan 13 weken van tevoren aangemeld, dan is maatwerk vereist. Met behulp van het webbased portal met kalenderfunctie wordt automatisch een evenementenkalender opgebouwd die up to date is en waarin de status van de aanvraag te zien is (bijvoorbeeld: plaatsing op de kalender/ingediend/ advies gevraagd/in behandeling/vergund/geweigerd). Bij deze evenementenkalender kan er onderscheid gemaakt worden tussen een interne en een externe kalender. Een externe kalender is zichtbaar voor iedereen en een interne kalender kan bijvoorbeeld monodisciplinair zijn met punten die alleen belangrijk zijn voor de politie, brandweer of GHOR. 15

16 De processchema s in het kort Het begin van de processen bij elke behandelaanpak van een evenement (A, B of C) is het indienen van een aanvraag door een evenementenorganisatie. Dit gebeurt in de toekomst via het webbased portal met kalenderfunctie. Na de aanvraag start de gemeente de vergunningsprocedure en wordt er een behandelaanpak gekozen met de gemeente als regievoerder. De gemeente vraagt vervolgens advies op bij de adviseurs (zoals de hulpverleningsdiensten: politie, brandweer en GHOR). Na dit advies volgen er bij B en C evenementen (voor)overleggen met de organisatie, wat uiteindelijk zal leiden tot duidelijke, volledige planvorming en een vergunning. De gemeente ziet toe op de voorbereiding en op de uitvoering van de voorschriften en voorwaarden. Ook wordt er door de gemeente/toezichthouder/hulpdiensten vaak een schouw uitgevoerd op de dag van het evenement, waar de vergunningsvoorwaarden gecontroleerd worden. De gemeente is verantwoordelijk voor het toezicht/handhaving tijdens het evenement. Het proces wordt afgesloten met een evaluatie over alle stappen. Er is sprake van een cyclisch proces. Elke processtap kan zich herhalen als het resultaat van de processtap nog niet voldoende is. Een voorbeeld hiervan is dat de organisatie zijn planvorming moet bijstellen en de hulpdiensten opnieuw (aanvullend) advies moeten geven op deze planvorming. Het is belangrijk om de organisator van het evenement goed te betrekken bij deze processtappen. De stroomschema s zijn als bijlage 6.6 toegevoegd. Tevens zijn ze digitaal beschikbaar en kunnen ze worden in/toegepast in een kwaliteitssysteem. Ook zijn er aanvullende infographics gemaakt, toegevoegd als bijlage 6.7. Regie Bij het vergunnen van evenementen is de gemeente altijd de regievoerder. De regievoerder is degene die eindverantwoordelijk is voor de af te geven vergunning. De gemeente voert de regie over de processen, organiseert afspraken en deadlines met de evenementenorganisatie en de hulpdiensten. Deze opereren vervolgens vanuit hun eigen werkprocessen. Maatwerk Ieder evenement is weer maatwerk. Hiermee bedoelen we dat ieder evenement weer andere aandacht vraagt en andere risico s met zich meebrengt. Hier moeten de multidisciplinaire partners op inspelen. Goede communicatie tussen alle partners is hierbij erg belangrijk. Ook kunnen bij een bepaald evenement bijvoorbeeld andere betrokkenen om advies of toezicht worden gevraagd. Een voorbeeld hiervan is Rijkswaterstaat, een grondeigenaar of het recreatieschap. 16

17 Inschakelen Kerngroep Evenementenexperts bij een risicovol C evenement De gemeente heeft bij een risicovol C evenement de mogelijkheid om de Kerngroep Evenementenexperts in te schakelen. Dit kan de gemeente doen als het evenement een hoge mate van complexiteit met zich meebrengt of als de gemeente minder ervaring heeft met het behandelen van (eenmalige) grootschalige en risicovolle evenementen. De Kerngroep Evenementenexperts, met daarin experts van alle adviesdiensten, werkt mee met de lokale behandelaars aan een integraal advies. Door het inschakelen van de Kerngroep Evenementenexperts zorg je er voor dat er met voldoende expertise gekeken wordt naar het evenement. De invulling van deze kerngroep wordt per evenement bekeken. De Regiegroep Evenementen ondersteund op maatwerkbasis de samenstelling van de Kerngroep Evenementenexperts. Om de capaciteit van de kerngroep zo effectief mogelijk in te zetten, moeten risicovolle C evenementen tijdig worden aangekondigd op de evenementenkalender. In verband met de politieroosters, moet er uitgegaan worden van tenminste 13 weken. De Kerngroep Evenementenexperts is in te schakelen via: evenementen@vru.nl 17

18 4.2 Regulier evenement (A) Infographic A evenement 18

19 A evenement: Stap 1 Evenementenorganisatie vraagt een evenement aan via het webbased portal met kalenderfunctie. o Organisator evenement Evenementenorganisatie krijgt meteen te zien wat er ingediend moet worden, bijvoorbeeld: veiligheidsplan, verkeersplan, plattegrond, etc.. o Organisator evenement Aanvraag komt binnen bij gemeente via het webbased portal met kalenderfunctie. Aanvraag wordt direct gekoppeld aan de evenementenkalender. Aanvullende vragen en/of knelpunten worden in het webbased portal met kalenderfunctie ingevuld door de behandelend ambtenaar. Uit de aanvullende vragen/knelpunten komt automatisch een voorstel voor de behandelaanpak rollen: A. De behandelend ambtenaar accordeert de geadviseerde behandelaanpak of wijzigt deze naar een andere categorie. Bij toekenning van een andere categorie wordt verder gegaan bij de volgende stap van die categorie. De behandelend ambtenaar stuurt de aanvraag en planvorming via het dossier in het webbased portal met kalenderfunctie door naar de adviseurs. Let op! De Risicoscan wordt automatisch meegenomen in het webbased portal met kalenderfunctie Het blijft maatwerk. Aanvullende vragen kunnen uitmaken of het een A, B of C behandelaanpak wordt. 19

20 A evenement: Stap 2 Adviseurs ontvangen aanvraag en planvorming via webbased portal met kalenderfunctie. o Multi Iedere adviseur toetst de aanvraag en planvorming binnen eigen vakgebied. o Mono Elke discipline toetst of het evenement vooruit kan met een standaard advies of met een maatadvies. Is er een maatadvies nodig, dan wordt deze door de betreffende adviseur aangeleverd aan de gemeente. Is er geen maatadvies nodig, dan hoeft er niet gereageerd te worden en wordt het standaard advies gebruikt. Deze adviestekst is standaard aanwezig bij de gemeente. o Mono Bij akkoord van de hulpdiensten gaan de adviesteksten naar de behandelend ambtenaar van de gemeente voor een laatste toetsing. Bij geen akkoord opnieuw toetsen/opnieuw een risicoscan. o Multi 20

21 A evenement: Stap 3 De gemeente toetst voor de laatste keer de plannen van de organisatie in relatie tot de gegeven adviezen/standaard voorschriften. De vergunning wordt opgesteld, verleend en gepubliceerd door de gemeente. Een kopie van de vergunning wordt door de gemeente beschikbaar gesteld aan de adviseurs, via het webbased portal met kalenderfunctie. Het evenement vindt plaats. Bij geen klachten en/of signalen wordt het dossier gesloten en zijn er verder geen vervolgacties. Als er wel klachten en/of signalen zijn wordt er geëvalueerd en kunnen er eventuele sancties volgen. o Multi Let op! De gemeente is en blijft verantwoordelijk voor het toezicht en het naleven van de vergunningsvoorwaarden. Het is een cyclisch proces. Al de genoemde stappen (1 t/m 3) kunnen zich herhalen. 21

22 4.3 Aandacht evenement (B) Infographic B evenement 22

23 B evenement: Stap 1 Evenementenorganisatie vraagt een evenement aan via het webbased portal met kalenderfunctie. o Organisator evenement Evenementenorganisatie krijgt meteen te zien wat er ingediend moet worden: veiligheidsplan, verkeersplan, plattegrond, etc.. o Organisator evenement Aanvraag komt binnen bij gemeente via het webbased portal met kalenderfunctie. Aanvraag wordt direct gekoppeld aan de evenementenkalender. Aanvullende vragen en/of knelpunten worden in het webbased portal met kalenderfunctie ingevuld door de behandelend ambtenaar. Uit de aanvullende vragen/knelpunten komt automatisch een voorstel voor de behandelaanpak rollen: B. De behandelend ambtenaar accordeert de geadviseerde behandelaanpak of wijzigt deze naar een andere categorie. Bij toekenning van een andere categorie wordt verder gegaan bij de volgende stap van die categorie. De behandelend ambtenaar stuurt de aanvraag en planvorming via het dossier in het webbased portal met kalenderfunctie door naar de adviseurs. Let op! De Risicoscan wordt automatisch meegenomen in het webbased portal met kalenderfunctie Het blijft maatwerk. Aanvullende vragen kunnen uitmaken of het een A, B of C behandelaanpak wordt. 23

24 B evenement: Stap 2 Adviseurs ontvangen aanvraag en planvorming via het webbased portal met kalenderfunctie. o Multi Iedere adviseur voert een risicoanalyse uit en beoordeelt de aanvraag/ planvorming. De risicoanalyse kan ook gezamenlijk worden beoordeeld. o Mono/Multi Er wordt een multidisciplinair vooroverleg gepland door de gemeente of organisatie. / Organisator Evenement Multidisciplinair vooroverleg: In dit overleg zijn naast de gemeente en organisatie alle adviseurs vertegenwoordigd. In dit overleg licht de organisatie zijn plannen toe en geven de adviseurs hun voorlopige advies/gedachten op de aanvraag aan de organisatie. De organisatie kan dan aan de slag met de verkregen informatie (bijstelling aanvraag/indienen definitieve aanvraag/bijstellen planvorming). o Organisator Evenement Opstellen en delen advies binnen het webbased portal met kalenderfunctie door de gemeente. Opstellen en delen advies binnen het webbased portal met kalenderfunctie door de politie. o Politie Opstellen en delen advies binnen het webbased portal met kalenderfunctie door de GHOR. o GHOR Opstellen en delen advies binnen het webbased portal met kalenderfunctie door de brandweer. o Brandweer De behandelend ambtenaar zet de adviezen door richting de organisatie. De organisatie verwerkt de adviezen en stelt zijn planvorming bij. o Organisator evenement Multidisciplinair veiligheidsoverleg: In dit overleg zijn naast de gemeente alle adviseurs vertegenwoordigd. In dit overleg komen de adviseurs voor de laatste keer voor het evenement bij elkaar. Tijdens dit overleg wordt gesproken over hoe de adviezen verwerkt zijn door de evenementenorganisator. Verder worden er eventuele afspraken gemaakt voor een schouw en/of er gebruik gemaakt gaat worden van het Multidisciplinair Operationeel Plan Evenementen (MOPE). De organisator kan tijdens dit overleg ook toelichting komen geven op de bijgestelde plannen. o Multi 24

25 De evenementenorganisator stelt voor de laatste keer de plannen bij en zet de puntjes op de i. o Organisator evenement Let op! Het evenement blijft maatwerk. Is de planvorming na het multidisciplinair vooroverleg al volledig en van voldoende kwaliteit (denk aan verwerking van opmerkingen uit overleg in planvorming door de organisator van het evenement etc.) kan er gezamenlijk besloten worden om het multidisciplinair veiligheidsoverleg te schrappen. 25

26 B evenement: Stap 3 De gemeente toetst voor de laatste keer de aanvraag en de planvorming in relatie tot de gegeven adviezen en de gehouden overleggen tussen diezelfde gemeente, de organisatie en de hulpdiensten. Als de plannen niet volledig zijn, wordt de aanvraag afgewezen. Er zal opnieuw een overleg gepland worden door de gemeente met de organisatie en de adviseurs om nogmaals de adviezen door te nemen en de plannen aan te passen. o Multi Als de plannen van de organisatie goedgekeurd zijn, kan de vergunning verleend worden. De vergunning wordt opgesteld, verleend en gepubliceerd door de gemeente. Een kopie van de vergunning wordt door de gemeente beschikbaar gesteld aan de adviseurs, via het webbased portal met kalenderfunctie. Het evenement vindt plaats. Eventuele schouw door de adviseurs/hulpdiensten voor of tijdens het evenement. Dit kan op een multidisciplinaire gezamenlijke manier gebeuren maar een adviseur/hulpdienst kan ook individueel- en dus op een mono manier gaan schouwen bij een evenement. De hulpdiensten controleren tijdens de schouw of de gemaakte afspraken en maatregelen met de organisator worden nageleefd. o Mono of Multi Na het evenement wordt er multidisciplinair geëvalueerd. Afhankelijk van hoe het evenement is verlopen kan een overleg worden gepland. Bij een goed verlopen evenement kan er per adviseur/hulpdienst een evaluatie in het dossier in het webbased portal met kalenderfunctie worden gezet. o Multi Tijdens deze evaluatie worden meteen verbeterpunten opgesteld in de vorm van een verbeterplan. o Multi Let op! De gemeente is en blijft verantwoordelijk voor het toezicht en het naleven van de vergunningsvoorwaarden. De multidisciplinaire schouw wordt vaak tijdens de overlegmomenten al gepland. 26

27 Het is een cyclisch proces. Al de genoemde stappen (1 t/m 3) kunnen zich herhalen. 27

28 4.4 Risicovol evenement (C) Infographic C evenement 28

29 C evenement: Stap 1 Evenementenorganisatie vraagt een evenement aan via het webbased portal met kalenderfunctie. o Organisator evenement Evenementenorganisatie krijgt meteen te zien wat ingediend moet worden: veiligheidsplan, verkeersplan, plattegrond, etc.. o Organisator evenement Aanvraag komt binnen bij gemeente via het webbased portal met kalenderfunctie. Aanvraag wordt direct gekoppeld aan de evenementenkalender. Aanvullende vragen en/of knelpunten worden in het webbased portal met kalenderfunctie ingevuld door de behandelend ambtenaar. Uit de aanvullende vragen/knelpunten komt automatisch een voorstel voor de behandelaanpak rollen: C. De behandelend ambtenaar accordeert de geadviseerde behandelaanpak of wijzigt deze naar een andere categorie. Bij toekenning van een andere categorie wordt verder gegaan bij de volgende stap van die categorie. De behandelend ambtenaar stuurt de aanvraag en planvorming via het dossier in het webbased portal met kalenderfunctie door naar de adviseurs. Let op! De Risicoscan wordt automatisch meegenomen in het webbased portal met kalenderfunctie Het blijft maatwerk. Aanvullende vragen kunnen uitmaken of het een A, B of C behandelaanpak wordt. 29

30 C evenement: Stap 2 Adviseurs ontvangen aanvraag en planvorming via webbased portal met kalenderfunctie. o Multi Gemeente heeft de mogelijkheid om de Kerngroep Evenementenexperts in te schakelen. Bij het niet inschakelen van de Kerngroep Evenementenexperts voert iedere adviseur een risicoanalyse uit en beoordeelt de aanvraag/ planvorming. De risicoanalyse kan ook op een multidisciplinaire manier plaatsvinden. o Mono/Multi Er wordt een multidisciplinair vooroverleg gepland door de gemeente of organisatie. / Organisator Evenement Multidisciplinair vooroverleg: In dit overleg zijn naast de gemeente en organisatie alle adviseurs vertegenwoordigd. In dit overleg licht de organisatie zijn plannen toe en geven de adviseurs hun voorlopige advies/gedachten op de aanvraag aan de organisatie. De organisatie kan dan aan de slag met de verkregen informatie (bijstelling aanvraag/indienen definitieve aanvraag/bijstellen planvorming). o Organisator Evenement Opstellen en delen advies binnen het webbased portal met kalenderfunctie door de gemeente. Opstellen en delen advies binnen het webbased portal met kalenderfunctie door de politie. o Politie Opstellen en delen advies binnen het webbased portal met kalenderfunctie door de GHOR. o GHOR Opstellen en delen advies binnen het webbased portal met kalenderfunctie door de brandweer. o Brandweer De behandelend ambtenaar zet de adviezen door richting de organisatie. De organisatie verwerkt de adviezen en stelt zijn planvorming bij. o Organisator evenement Multidisciplinair veiligheidsoverleg: In dit overleg zijn naast de gemeente alle adviseurs vertegenwoordigd. In dit overleg komen de adviseurs voor de laatste keer voor het evenement bij elkaar. Tijdens dit overleg wordt gesproken over hoe de adviezen verwerkt zijn door de evenementen- Kerngroep Evenementenexperts Kerngroep Evenementenexperts, met daarin experts van alle adviesdiensten, kan gevraagd worden mee te werken aan een integraal advies. Door het inschakelen van deze groep zorg je er voor dat er met veel expertise gekeken wordt naar het evenement. De invulling van deze kerngroep wordt per evenement bekeken. Er wordt goed gekeken naar welke experts bijvoorbeeld veel weten over een bepaald evenementenonderwerp. 30

31 organisator. Verder worden eventuele afspraken gemaakt voor een schouw en/of er gebruik gemaakt gaat worden van het Multidisciplinair Operationeel Plan Evenementen (MOPE). De organisator kan tijdens dit overleg ook toelichting komen geven op de bijgestelde plannen. o Multi De adviezen worden op een multidisciplinaire manier gedeeld. o Multi De evenementenorganisator stelt voor de laatste keer de plannen bij en zet de puntjes op de i. o Organisator evenement Let op! Bij behandelaanpak C-evenement vindt er altijd een multidisciplinair voor en veiligheidsoverleg plaats. Bij een C-evenement raden wij aan een afspraak te maken voor een multidisciplinaire schouw. Uitleg over de Kerngroep Evenementenexperts staat in paragraaf

32 C evenement: Stap 3 De gemeente toetst voor de laatste keer de aanvraag en de planvorming in relatie tot de gegeven adviezen en de gehouden overleggen tussen diezelfde gemeente, de organisatie en de hulpdiensten. Als de plannen niet volledig zijn, wordt de aanvraag afgewezen. Er zal opnieuw een overleg gepland worden door de gemeente met de organisatie en de adviseurs om nogmaals de adviezen door te nemen en de plannen aan te passen. o Multi Als de plannen van de organisatie goedgekeurd zijn, kan de vergunning verleend worden. De vergunning wordt opgesteld, verleend en gepubliceerd door de gemeente. Een kopie van de vergunning wordt door de gemeente beschikbaar gesteld aan de adviseurs, via het webbased portal met kalenderfunctie. Het evenement vindt plaats. Schouw door de hulp/adviesdiensten voor of tijdens het evenement. Advies is om dit op een multidisciplinaire manier te doen en hier afspraken over te maken in het gevoerde laatste veiligheidsoverleg voor het evenement. De hulpdiensten controleren tijdens de schouw of de gemaakte afspraken en maatregelen met de organisator worden nageleefd. o Multi Na het evenement wordt multidisciplinair geëvalueerd. Voorkeur is om dit een aantal weken na het evenement te doen. De evaluatiepunten worden in het dossier in webbased portal met kalenderfunctie gezet. o Multi Tijdens deze evaluatie worden meteen verbeterpunten opgesteld in de vorm van een verbeterplan. o Multi Let op! De gemeente is en blijft verantwoordelijk voor het toezicht en het naleven van de vergunningsvoorwaarden. Advies is om multidisciplinair te gaan schouwen bij een C-evenement. Het is een cyclisch proces. Al de genoemde stappen (1 t/m 3) kunnen zich herhalen. 32

33 4.5 Multidisciplinair Operationeel Plan Evenementen (MOPE) Het Multidisciplinair Operationeel Plan Evenementen (MOPE) is extra toegevoegd aan deze handreiking. Dit MOPE is bedoeld voor alle multidisciplinaire partners en heeft als doel de veiligheids- en calamiteitenplannen samen te vatten tot één plan voor alle diensten voor op de dag van het evenement zelf. Dit is ook ter voorkoming van het doorbladeren van omvangrijke draaiboeken. In het MOPE staat naast de algemene gegevens van het evenement informatie over de aanwezige diensten en personen, de aanwezigen en tijden van het veiligheidsoverleg, de schouw, hoe de alarmering en opschaling verloopt en een volledige namen -en telefoonlijst van de betrokkenen bij het evenement. Het is in de vooroverleggen overeen te komen door alle diensten of er een MOPE wordt opgesteld of niet. Het moet dus echt gezien worden als een handig extra hulpmiddel. Het MOPE is opgenomen als bijlage

34 5 Appendix: Juridische aspecten en aansprakelijkheid 5.1 Juridische aspecten In deze paragraaf wordt kort ingegaan op de juridische aspecten van het evenementenproces en de aansprakelijkheid. Voorwaarden voor vergunningverlening De vergunningverlening voor het houden van een evenement valt onder het bestuursrecht. Het is verboden een evenement te houden op de openbare weg zonder vergunning of melding. De vergunning wordt verleend of geweigerd op grond van de Algemene Plaatselijke Verordening (APV). De burgemeester is primair verantwoordelijk voor de openbare orde, openbare veiligheid en de volksgezondheid van alle inwoners. Bij de vergunningverlening voor een groot evenement moet rekening gehouden worden met de risico s en met de eventuele overlast voor de rest van de inwoners. De vergunning wordt bijna altijd verleend onder voorwaarden, die zijn toegesneden op het evenement. Een vergunning is geschikt om maatwerk te leveren. Bij een melding, bij een klein evenement, kunnen algemene regels voldoende zijn. Evenementenbeleid Het vaststellen van gemeentelijk of regionaal evenementenbeleid geeft de gemeenteraad de mogelijkheid om mee te denken en het bestuur te controleren. Er kunnen keuzes gemaakt worden door bepaalde terreinen aan te wijzen en andere plekken uit te sluiten. De evenementenkalender kan een maximum aangeven en er kan rekening gehouden worden met plaatselijke gewoonten en gebruiken. Het beleid heeft een belangrijke juridische status, maar mag niet in strijd zijn met wettelijke regelgeving en algemene beginselen van behoorlijk bestuur. Het evenementenbeleid kan bepaalde aanvragen die niet gewenst zijn voorkomen, bijvoorbeeld door een limiet te stellen aan het aantal evenementen, waarbij veel geluidoverlast is. Adviezen algemeen De burgemeester vraagt voor de vergunningverlening specialisten om advies, de belangrijkste adviseurs worden hieronder besproken. Van belang bij de aanvraag is om al direct te kijken of er plaatselijk of regionaal genoeg hulpdiensten beschikbaar zijn om de openbare orde, openbare veiligheid en gezondheid te kunnen waarborgen, want zonder die waarborg kan geen vergunning verleend worden. 34

35 De burgemeester zal de adviezen van bijvoorbeeld de brandweer, politie en milieudienst (ODRU/RUD) over het algemeen overnemen, als voorwaarden in de vergunning. De burgemeester is echter niet wettelijk verplicht het advies op te volgen. Er kunnen verschillende redenen zijn om het advies niet op te volgen. Vaak gaat daar een belangenafweging aan vooraf, waarbij ook politieke motieven mee kunnen spelen. Voor de interne verhoudingen met de adviseurs is het gewenst dat de burgemeester goed onderbouwt hoe de belangenafweging tot stand gekomen is en waarom bepaalde adviezen niet opgevolgd worden. Advies Brandweer Vanaf januari 2014 bestaat er landelijk gezien geen lokale brandweer meer. Over het algemeen vraagt de gemeente advies aan de brandweer op het gebied van brandveiligheid bij een evenement. Dit advies is niet verplicht, maar meestal is in een overeenkomt vastgelegd dat de brandweer de advisering verzorgt. Evenementenadvisering is een APV zaak (openbare orde), brandveiligheid wordt geregeld via het BBV en later via het AMvB. De brandveiligheid bij evenementen is niet geregeld in de APV maar in de Brandbeveiligingsverordening (BBV) van de gemeente. De BBV regelt de brandveiligheid voor al die situaties die geen betrekking hebben op bouwwerken. Als het om de brandveiligheid gaat in een grote tent of op een kampeerterrein dan is volgens de verordening een gebruiksvergunning vereist. Er kan ook sprake zijn van een meldingsplicht. De gebruiksvergunning wordt verleend door het college van B&W en wordt naast de evenementenvergunning verleend. Om veilig te kunnen vluchten bij brand, toetst de brandweer hoeveel personen er mogen worden toegelaten bij een evenement. Dit aantal wordt in de gebruiksvergunning opgenomen. De BBV kan per gemeente verschillen. Aan deze diversiteit zal binnenkort een einde komen. In de wet Veiligheidsregio staat de opdracht een AMVB over dit onderwerp te maken die uniform is en de BBV vervangt. Naar verwachting zal de bedoelde AMVB overige plaatsen in januari 2015 in werking treden. Als volgens de AMVB een gebruiksvergunning nodig is dan staat deze ook los van de evenementenvergunning. In een groot aantal gevallen is een melding voldoende. Advies Politie De politie heeft volgens de Politiewet de taak om de openbare orde te handhaven en geeft daar ook advies over. Een definitie van openbare orde is de geaccepteerde rust en veiligheid op een bepaald tijdstip op een bepaalde plaats. Bij de handhaving van de openbare 35

36 orde in de gemeente staat de politie onder gezag van de burgemeester. De politie is ook bevoegd voor de strafrechtelijke handhaving en valt dan onder de officier van justitie. Daarom is het zeer belangrijk een groot evenement in het driehoeksoverleg (burgemeester, politie en officier van justitie) te behandelen. Advies GHOR De adviestaak van de GHOR aan gemeenten bij (risicovolle) evenementen is afgeleid van de taak van de GHOR binnen de rampenbestrijding en crisesbestrijding. Bij rampen is de GHOR verantwoordelijk voor de advisering over en de coördinatie van de geneeskundige hulpverlening. De gemeente is niet wettelijk verplicht een advies aan de GHOR te vragen. Echter de Inspectie Gezondheidszorg (IGZ) heeft samen met de Inspectie Openbare Orde en Veiligheid in 2008 geconstateerd dat de Gezondheidsbescherming bij publieksevenementen onvoldoende gewaarborgd is. Daarbij is de adviesfunctie van de GHOR onderzocht en zijn aanbevelingen gedaan. Gemeenten worden aangesproken om advies te vragen bij de GHOR en de adviezen te verwerken in de vergunningaanvraag. Het GHOR-advies moet onderdeel gaan worden van integrale advisering door de hulpverleningsdiensten in de regio. Politie, brandweer en GHOR moeten een integraal advies uitbrengen. Integrale advisering Bij een groot evenement heeft integrale advisering meerwaarde, omdat er vooraf door de adviseurs een professionele belangenafweging kan plaatsvinden, waarbij risico s aan het licht kunnen komen die bij bundeling van adviezen niet ontdekt zouden zijn. Uiteraard geldt bij een integraal advies ook dat de onderbouwing en kwaliteit goed moeten zijn Rechtsgevolg van de vergunningverlening Een evenementenvergunning wordt verleend voor aanvragen waarvoor geen weigeringsgrond is opgenomen in de APV of het beleid. De gemeente mag een vergunning niet zomaar weigeren, de belangrijkste gronden zijn de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid en het milieu. Bij een onterechte weigering kan de gemeente aansprakelijk gesteld worden voor de schade. Pas als de vergunning (het besluit) verleend is, treedt het bestuursrecht in werking. Een besluit, zoals het verlenen van een bouwvergunning of een evenementenvergunning, heeft geen rechtskracht voordat het is bekendgemaakt. 36

37 De gemeente heeft de verplichting het besluit publiek bekend te maken in een huis-aan-huisblad of op een andere geschikte wijze en moet het besluit ter inzage leggen. Na publicatie kunnen ook derden bezwaar maken tegen de vergunning. Omwonenden kunnen bijvoorbeeld bezwaar maken tegen de (geluid)overlast van een evenement. Deze belanghebbenden kunnen ook een voorlopige voorziening vragen om het evenement tegen te houden. Een voorlopige voorziening is te vergelijken met een kort geding, maar dan als het gaat om een overheidsbesluit. De rechtbank behandelt de voorlopige voorziening alleen als er sprake is van een groot en spoedeisend belang. Als dat niet het geval is, wordt de veel tragere procedure van bezwaar en beroep gevolgd. Het is logisch dat juist bij evenementen relatief vaak een voorlopige voorziening bij de bestuursrechter wordt gevraagd. Als de organisator wel een vergunning krijgt, maar het niet eens is met de voorwaarden, kan hij ook een voorlopige voorziening vragen. Een voorbeeld daarvan is als de organisator voor bezoekers toestemming heeft gevraagd en in de voorwaarden staat dat er maar mogen komen. De organisator heeft dan een economisch belang en er is haast geboden, want bij het volgen van de tragere bezwaarprocedure zou het evenement al voorbij zijn voor zijn zaak behandeld is. Verantwoordelijkheid voor toezicht en handhaving De gemeente die regels mag vastleggen in de APV, is ook verantwoordelijk voor het toezicht op en de handhaving van deze regels. De organisator moet zich aan de voorwaarden van de evenementenvergunning houden, maar de burgemeester is verantwoordelijk dat de voorwaarden van de vergunning ook nageleefd worden. De burgemeester moet hierop toezien en zo nodig handhaven. 5.2 Aansprakelijkheid Ondanks alle afspraken en procedures, kunnen er zaken mis gaan tijdens een evenement en gaat het aansprakelijkheidsvraagstuk een rol spelen. Omdat dit document een procesbeschrijving is, wordt hier niet uitgebreid op ingegaan. De organisator moet de vergunningsvoorwaarden naleven. Verder is hij aansprakelijk bij het niet nakomen van de door hem gesloten overeenkomsten of contracten en vergunningen. Hij is wettelijk aansprakelijk voor het handelen van zijn ondergeschikten. Hij kan aansprakelijk zijn voor een onrechtmatige daad door onvoldoende maatregelen te nemen om de schade te voorkomen. 37