Departement: Administratieve

Transcriptie

1 I. IDENTIFICATIE Titel: Dossierbeheerder Referentie: Internationale Overeenkomsten Dienst: Internationale Departement: Administratieve Overeenkomsten Directie Visumdirecteur: Renée Van der Veken II. ORGANOGRAM Administratief Directeur (NL/FR) Support (NL / FR) Verantwoordelijke sector Internationale Overeenkomsten (NL / FR) Financiële cel Cel Uitkeringen Dossierbeheerder Cel Mutas FR III. FUNCTIEBIJDRAGE De functiehouder staat in voor uiteenlopende administratieve opdrachten en past hierbij steeds correct de wetgeving van de sector Internationale Overeenkomsten toe. Zo garandeert men een optimale, kwaliteitsvolle, efficiënte en correcte dienstverlening en ondersteuning aan de ziekenfondsen, de directie, de verschillende diensten van het NVSM, onze leden en derden. IV. ACTIVITEITSDOMEINEN 4.1 Communicatie/Dienstverlening - Instaan voor een klantvriendelijke telefonische en schriftelijke communicatie met de leden, de ziekenfondsen en derden Pagina 1 01/04/2015

2 - De leden, ziekenfondsen en derden correct en volledig over hun dossiers informeren - Beheer briefwisseling met leden, ziekenfondsen, RIZIV, buitenlandse organen en andere derden - Ontvangen en kanaliseren van binnenkomende telefoons en indien nodig doorgeven aan de verantwoordelijke medewerker - Tussenkomen bij derden (RIZIV, Mutas, verzekeringsmaatschappijen, buitenlandse organen ) om dossiers degelijk te verwerken of te regulariseren - De ziekenfondsen mondeling en schriftelijk informeren (telefonische en schriftelijke contacten, briefwisseling opmaken en opvolgen, rondschrijvens en memo s opstellen, meehelpen aan de voorbereiding van (info)vergaderingen of opleidingen) - Informeren van de diensthoofden en andere betrokken partijen over de stand van zaken van de uitgevoerde taken, reporting op regelmatige tijdstippen - Aan de diensthoofden en andere betrokken partijen voorstellen formuleren over en meewerken aan optimaliseren van werkprocedures die deel uitmaken van het takenpakket - In nauwe samenwerking met de diensthoofden en de supports operatorgidsen en werkprocedures bij het takenpakket opstellen en up-to-date houden - Het diensthoofd occasioneel bijstaan bij infodagen - Waken over het delen en up-to-date houden van informatie via het dashboard/sharepoint 4.2 Productie Gezondheidszorgen - Doorgedreven analyse, tarificatie (o.a. assimilatie aan Belgische nomenclatuur), invoer van gegevens in het factuurboek en betaalorders uitvoeren in functie van een correcte en snelle terugbetaling van medische prestaties in het buitenland in het kader van de Europese verordeningen, de bilaterale overeenkomsten en de Belgische wetgeving aan leden en derden - Voorstellen formuleren aan de verantwoordelijken om processen en procedures binnen het takenpakket te optimaliseren en meewerken aan de realisatie ervan - Doorgeven van lijsten met betalingen aan de dienst Boekhouding - Organiseren en bijhouden van het klassement van de facturen - Reporting op regelmatige tijdstippen aan de diensthoofden en andere betrokken partijen Financieel - Zorgen voor een correcte terugbetaling van medische prestaties verleend in het buitenland in kader van toepassing van de bilaterale overeenkomsten, de Europese verordeningen en de Belgische wetgeving - Controleren van buitenlandse financiële vorderingen en verwerken van verwerpingen door buitenlandse instellingen van Belgische vorderingen en dit binnen de termijnen die het RIZIV oplegt - Correct en tijdig uitvoeren van de ontwikkelde controleprocedures Pagina 2 01/04/2015

3 - Reporting op regelmatige tijdstippen aan de diensthoofden en andere betrokken partijen - Meewerken aan de boekhoudkundige afsluitingen - Verzamelen van statistische gegevens voor interne en externe partijen Uitkeringen - Van a tot z dossiers pro rata invaliditeitsuitkering van vreemd verzekerden (bij ingang ziekte onderworpen aan een buitenlandse wetgeving en met vroegere beroepsloopbaan in België) beheren - Van a tot z dossiers pro rata invaliditeitsuitkering van Belgisch verzekerden (bij ingang ziekte onderworpen aan de Belgische wetgeving en met vroegere beroepsloopbaan in het buitenland) beheren - Medische controles van Belgisch verzekerden in het buitenland beheren 4.3 Ontwikkelen van kennis en kunde - Wijzigingen in wetgeving en procedures met betrekking tot het takenpakket actief opvolgen en zo de professionele kennis up-to-date houden - Het opleidingstraject volgen dat samen met de verantwoordelijke werd opgesteld V. KERNRESULTAATSGEBIEDEN - Medische kosten uit het buitenland correct en tijdig terugbetalen aan verzekerden en derden - Buitenlandse financiële vorderingen en verwerpingen door het buitenland van Belgische vorderingen verwerken - Uitkeringsdossiers Belgisch en vreemd verzekerden en medische controles in het buitenland beheren - De verantwoordelijke informeren met het oog op het verbeteren of aanpassen van bestaande werkprocedures en zodoende streven naar het verbeteren van bestaande toepassingen - De verantwoordelijke verwittigen over het niet correct toepassen van richtlijnen door de ziekenfondsen en/of derden - De toegewezen opdrachten binnen de voorziene timing realiseren - Zich inhoudelijk inwerken en bijblijven in de sector Gezondheidszorgen en Uitkeringen, om zo een algemene kennis van de wetgeving betreffende Internationale Overeenkomsten te verwerven om basisvragen van de verschillende sectoren te kunnen beantwoorden Uitdagingen en beperkingen van de functie - De dienst Internationale Overeenkomsten hoort thuis binnen de verplichte ziekte- en invaliditeitsverzekering en is dus gebonden aan strikte regels en bepalingen. Het respecteren van dit wettelijk kader beperkt de handelingsvrijheid van de functiehouder. De functiehouder moet waken over toepassing van de regels, kwaliteit en correctheid van analyse, controles en terugbetaling en het behalen van Pagina 3 01/04/2015

4 opgelegde deadlines. Binnen dat kader waakt de functiehouder over toekenning van rechten aan onze leden. - De reglementering is complex en vraagt voldoende en permanente ontwikkeling van kennis inzake Internationale Overeenkomsten. - Moderniseren van huidige werkwijzen en efficiëntievoorstellen doen. VI. SPECIFICATIES 6.1 Opleiding-ervaring - De titularis van de functie heeft minimum een bachelor/graduaat of relevante ervaring (3 jaar in een Z.I.V.-functie). 6.2 Professionele kennis en vaardigheden - Actieve kennis van het Frans is een pluspunt. Passieve kennis is noodzakelijk. - Kennis van andere talen is een pluspunt. - Kennis van de courante informaticatoepassingen (MS Office) is noodzakelijk. De wil om gebruik van andere informaticatoepassingen (intern) te leren gebruiken. 6.3 Persoonlijkheidskenmerken/competenties Competentie Definitie Niveau Klantgerichtheid & full service Organisatiebetrokkenheid en samenwerken Gericht zijn op verbetering Analyseren Staan voor een alles-onder-één-dak dienstverlening met een proactieve ingesteldheid. Handelen met aandacht voor de gevoeligheden en behoeften van leden, cliënten en collega s. Prioriteit geven aan dienstverlening en hulp. Verzekeren van informatiedoorstroming en kennisoverdracht. Als ambassadeur van de organisatie handelen naar haar waarden en steeds loyaal zijn. Zich betrokken voelen bij en samen met anderen werken aan onze missie, visie en strategie. Voortdurend het eigen functioneren en de werking willen optimaliseren, bereid zijn om te leren en actief meedenken en werken aan verbetermogelijkheden. Tot onderbouwde oplossingsalternatieven komen door het uitdiepen, integreren en vervolgens interpreteren van gegevens, het genereren van alternatieven en het afwegen van consequenties. II: Onderneemt acties om dienstverlening en hulp aan leden, cliënten en collega s te optimaliseren. Erkent gevoeligheden en speelt in op behoeften heeft steeds een full service aanpak voor ogen. II: Is een ambassadeur voor de organisatie bij interne en externe contacten. Handelt naar onze waarden en behaalt doelstellingen correct, eerlijk en consequent. II: Wil voortdurend zichzelf en de werking optimaliseren. Werkt actief mee aan leer- en verbetermogelijkheden. II: Brengt een geheel aan informatie op een inzichtelijke manier samen, ziet de onderlinge samenhang en oorzakelijke verbanden. Pagina 4 01/04/2015

5 Zorgvuldigheid Schriftelijke communicatie Samenwerken faciliteren Oordeelsvorming Procesopvolging Handelen met aandacht voor details, correctheid en volledigheid. Gericht zijn op het voorkomen van rework. Op een duidelijke manier via de meest geschikte kanalen kennis, ideeën en opinies schriftelijk overbrengen zodat de doelgroep ze correct begrijpt. Samenwerken faciliteren en stimuleren om met anderen een constructieve bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dit niet meteen van persoonlijk belang is. Gegevens en handelswijzen tegen elkaar afwegen, zicht hebben op de consequenties ervan en tot onderbouwde beoordelingen komen. Voortgang en kwaliteit van processen en gemaakte afspraken systematisch opvolgen. II: Handelt zo dat kwaliteitsverlies en rework zoveel mogelijk vermeden wordt. I: Hanteert een correcte en begrijpelijke taal. I: Helpt anderen en faciliteert overleg. II: Neemt een onderbouwd standpunt in en heeft zicht op de consequenties ervan. II: Volgt de voortgang van eigen werk en projecten op en communiceert hierover. Anticipeert op onvoorziene omstandigheden. Pagina 5 01/04/2015