Informatiesysteem interne markt. Het IMI instellen: handleiding voor de eerste gebruiker in een autoriteit

Transcriptie

1 Informatiesysteem interne markt Het IMI instellen: handleiding voor de eerste gebruiker in een autoriteit NL

2 Europe Direct helpt u antwoord te vinden op uw vragen over de Europese Unie Gratis nummer (*): (*) Als u mobiel of in een telefooncel of hotel belt, hebt u misschien geen toegang tot gratis nummers of kunnen kosten worden aangerekend. Meer gegevens over de Europese Unie vindt u op internet via de Europaserver ( Bibliografi sche gegevens bevinden zich aan het einde van deze publicatie. Luxemburg: Bureau voor publicaties van de Europese Unie, 2009 ISBN doi: /23939 Europese Gemeenschappen, 2009 Overneming met bronvermelding toegestaan. Printed in Belgium GEDRUKT OP CHLOORVRIJ GEBLEEKT PAPIER

3 Informatiesysteem interne markt Het IMI instellen: handleiding voor de eerste gebruiker in een autoriteit

4

5 Inhoudsopgave Voorwoord 5 Inleiding: Wat is IMI en hoe werkt het? 6 Stap-voor-staphandleiding: IMI inrichten voor uw autoriteit 8 Controlelijst: alle belangrijke stappen in één oogopslag 12 Aanvullende informatie voor coördinatoren 18 Verklarende woordenlijst van IMI-termen 20 Veelgestelde vragen 22 3

6

7 Voorwoord Beste IMI-gebruiker, Met veel genoegen heet ik u welkom bij het Informatiesysteem interne markt (IMI). Gefeliciteerd met uw nieuwe rol in IMI! IMI is een hulpmiddel met veel potentieel. Samenwerking tussen overheden in verschillende landen wordt er veel eenvoudiger en sneller door. En hierdoor worden overheden geholpen om een betere dienstverlening te bieden voor iedereen die gebruik wil maken van de mogelijkheden die de Europese interne markt biedt. Maar net als elk ander elektronisch systeem werkt IMI alleen goed als het goed wordt beheerd. Opdat IMI-gebruikers hun collega s in andere landen kunnen vinden, moeten autoriteiten de informatie over zichzelf bijhouden. En voor een soepele informatieuitwisseling is het nodig dat er voldoende gebruikers zijn geregistreerd bij elke autoriteit om alle inkomende verzoeken zonder vertraging te kunnen behandelen. Daarom bent u als eerste IMI-gebruiker in uw autoriteit zo belangrijk! U dient ervoor te zorgen dat uw autoriteit eenvoudig kan worden gevonden in IMI en u dient het systeem zo in te stellen dat de informatie snel en effectief kan worden uitgewisseld. Deze handleiding is bedoeld om u hierbij te helpen. U vindt hier een korte inleiding over de werking van IMI en een stapsgewijze uitleg over wat u moet doen om IMI voor uw autoriteit in te stellen. De handleiding bevat eveneens een verklarende woordenlijst van belangrijke IMI-termen en een aantal veelgestelde vragen en antwoorden. In het midden van de handleiding vindt u een controlelijst om er zeker van te zijn dat u niets belangrijks vergeet. Ik wens u een uitstekende start met IMI! Jörgen Holmquist Directeur-generaal Interne markt en diensten Europese Commissie 5

8 Inleiding: Wat is IMI en hoe werkt het? Wat is IMI? Om te voldoen aan de bepalingen inzake wederzijdse bijstand in de Europese internemarktwetgeving, moeten overheden in de hele Europese Economische Ruimte (EER) ( 1 ) informatie uitwisselen met hun collega s in andere landen. Het Informatiesysteem interne markt is een elektronisch hulpmiddel dat hen bij die samenwerking kan helpen. IMI bestaat uit een computerprogramma dat via internet kan worden gebruikt, zonder extra software te installeren. Het is ontwikkeld door de Europese Commissie in nauwe samenwerking met de lidstaten. 6 Hoe werkt IMI? IMI helpt u om uw collega in een ander land te vinden: elke in IMI geregistreerde autoriteit voert de informele benaming (een eenvoudig te begrijpen versie van de naam) en een beschrijving van de bevoegdheden in het systeem in. Zowel de informele benaming als de beschrijving worden in alle offi ciële EU-talen vertaald en gekoppeld aan een meertalige zoekfunctie. IMI maakt het ook eenvoudig om informatie met een collega uit te wisselen: een autoriteit die informatie nodig heeft van een autoriteit in een ander land kan een informatieverzoek in de eigen taal maken op basis van voorvertaalde vragenlijsten die beschikbaar zijn voor elk wetgevingsgebied dat door IMI wordt ondersteund. De autoriteit verstuurt het verzoek via het systeem naar de autoriteit in een andere lidstaat. De beantwoordende autoriteit ziet het verzoek in zijn eigen taal, hij kan in deze taal antwoorden en zijn antwoord via IMI naar de verzoekende autoriteit sturen. Via IMI kunt u de voortgang van het verzoek op elk moment controleren. Wie zijn er bij IMI betrokken? De belangrijkste betrokkenen bij IMI zijn: bevoegde autoriteiten in de hele EER die informatie uitwisselen en op nationaal, regionaal of lokaal niveau werkzaam zijn; ( 1 ) De EER omvat alle lidstaten van de EU plus IJsland, Liechtenstein en Noorwegen.

9 IMI-coördinatoren die besluiten welke autoriteiten in IMI geregistreerd moeten worden en ervoor zorgen dat verzoeken uit andere landen tijdig en naar behoren worden beantwoord. Hiertoe behoren: één nationale IMI-coördinator (NIMIC) per lidstaat (de lijst van NIMIC s staat op de IMI-website: market/imi-net/contact_nl.html); gedelegeerde IMI-coördinatoren (DIMIC s) voor een bepaald wetgevingsgebied of geografi sch gebied, indien een land dit wenst; zogeheten super-dimic s (of SDIMIC s) die bevoegd zijn voor alle wetgevingsgebieden in hun regio; de Europese Commissie staat in voor de hosting en het onderhoud van IMI, verzorgt de vertalingen in het systeem en fungeert als centrale helpdesk. Op welke gebieden is IMI van toepassing? IMI is ontworpen als een flexibel systeem dat voor alle soorten internemarktwetgeving kan worden gebruikt. Op dit moment wordt het gebruikt voor de richtlijn beroepskwalifi caties (2005/36/EG) en de dienstenrichtlijn (2006/123/EG) (die autoriteiten in de EER verplicht om elkaar wederzijdse bijstand te verlenen bij het toezicht op migrerende dienstverleners en bij het toezicht op grensoverschrijdende dienstverlening). Voor het laatste nieuws over het toepassingsbereik van IMI voor deze wetgevingsgebieden en over eventuele nieuwe wetgevingsgebieden die worden toegevoegd, kunt u terecht op de IMI-website. Hoe zit het met gegevensbescherming? Autoriteiten die van IMI gebruikmaken, moeten zich aan de nationale en de EUprivacywetgeving houden. Op de IMI-website vindt u een aanbeveling van de Europese Commissie waarin IMI-specifi eke regels voor de bescherming van gegevens zijn opgenomen. IMI is privacyvriendelijk, omdat: het geen permanente database of register van persoonsgegevens bijhoudt; de persoonsgegevens uiterlijk zes maanden na de laatste informatieuitwisseling worden gewist; en alleen de direct betrokken instanties toegang hebben tot persoonsgegevens. 7

10 Stap-voor-staphandleiding: IMI inrichten voor uw autoriteit Aan de slag IMI is een decentraal netwerk van autoriteiten. Dit betekent dat elke autoriteit die IMI gebruikt, verantwoordelijk is voor alle informatie over zichzelf in het systeem. De autoriteit is tevens verantwoordelijk voor de interne organisatie bij het gebruik van IMI. Toen uw autoriteit in IMI werd geregistreerd, werd u tegelijkertijd als eerste gebruiker geregistreerd. Omdat u tot nog toe de enige binnen uw autoriteit bent die toegang heeft tot IMI, moet u het volgende doen: ervoor zorgen dat autoriteiten in andere landen die informatie van uw autoriteit nodig kunnen hebben, uw gegevens kunnen vinden en eenvoudig contact kunnen opnemen; bepalen wie in uw autoriteit welke taken in IMI uitvoert, zodat u en uw collega s snel en doelmatig kunnen participeren in de informatieuitwisseling. 8 Dit lijken misschien moeilijke taken, maar u kunt gerust zijn. IMI is zo gebruiksvriendelijk mogelijk ontworpen. Als u deze instructies zorgvuldig volgt, is het instellen van uw autoriteit in IMI eenvoudig en kost het u niet veel tijd. Deze handleiding bevat een praktisch overzicht van alle stappen die u moet uitvoeren. Zie voor een gedetailleerde scherm-voor-schermbeschrijving van deze stappen de IMI-gebruikershandleiding, die te raadplegen is in het gedeelte Belangrijke documenten op de IMI-website: De IMI-website bevat ook opleidingsmateriaal, met name een reeks interactieve e-learningmodules waarin alle belangrijke IMI-functies worden uitgelegd. Om te beginnen kan het handig zijn om uw autoriteit uit drie verschillende invalshoeken te bekijken: bedenk eerst hoe een autoriteit in een ander land uw autoriteit zou zien; denk vervolgens aan uw autoriteit in de context van de autoriteiten in uw eigen land, bijvoorbeeld uit het perspectief van een autoriteit die toezicht houdt op het werk van uw autoriteit of een autoriteit waarmee u samenwerkt;

11 denk tot slot aan uw autoriteit van binnenuit, bijvoorbeeld hoe de bevoegdheden zijn verdeeld en hoe de werkstroom is georganiseerd. De volgende stapsgewijze instructies zijn samengesteld met inachtneming van deze invalshoeken. We beginnen bij het punt dat het verst van uw autoriteit verwijderd is, de invalshoek van een autoriteit in een ander land. Mijn autoriteit gezien vanuit een ander land Probeer uzelf te verplaatsen in de positie van een IMI-gebruiker die bij een autoriteit werkt die vergelijkbaar is met uw eigen autoriteit, maar dan in een ander land. Hij spreekt uw taal niet en weet niets over de overheidsstructuur in uw land. Maar hij moet uw autoriteit wel kunnen vinden in IMI. Alle essentiële informatie over alle autoriteiten die in IMI zijn geregistreerd, wordt vertaald in alle offi ciële EU-talen en kan dan worden gevonden met behulp van een meertalige zoekfunctie. Maar u moet er wel voor zorgen dat de informatie over uw autoriteit juist is in uw taal en dat deze wordt bijgehouden. Stap 1: Algemene informatie over uw autoriteit bewerken Op het moment dat uw autoriteit werd geregistreerd, zijn er al enkele gegevens over uw autoriteit ingevoerd in IMI. De eerste stap is het controleren van deze gegevens en deze indien nodig te corrigeren of bij te werken. Informele benaming In IMI kan elke autoriteit een eigen informele benaming kiezen, een versie van de naam die duidelijk weergeeft wat de autoriteit doet. Deze informele benaming wordt in alle EU-talen vertaald. Om anderen te helpen met het identifi ceren van uw autoriteit in het systeem, dient dit een korte en duidelijke naam te zijn. Waarom een informele benaming naast de officiële? Waarvoor staat de Ierse Honourable Society of Kings Inns volgens u? Als je afgaat op deze offi ciële benaming, kan dit van alles zijn. Maar eigenlijk gaat deze autoriteit over de toelating tot het beroep van advocaat. Een informele benaming zoals Beroepsinstantie voor de erkenning van advocaten zou de activiteiten van deze autoriteit duidelijker omschrijven. 9

12 Wanneer u ingrijpende wijzingen doorvoert in de informele benaming van uw autoriteit, denk er dan aan om in het systeem aan te geven dat er een nieuwe vertaling nodig is (door het desbetreffende selectievakje aan te vinken). Als u slechts een spelfout corrigeert, is er geen nieuwe vertaling nodig. Kort profi el Een informele benaming kan op zichzelf natuurlijk niet volledig beschrijven wat uw autoriteit doet. Daarom kunt u een kort profi el over uw autoriteit schrijven dat ook in alle EU-talen wordt vertaald. Hier kunt u bijvoorbeeld aangeven of uw autoriteit nationaal, regionaal of lokaal werkzaam is, wat haar belangrijkste activiteitengebieden zijn en wat haar taken op die gebieden zijn. Probeert u zich bij het schrijven van het korte profi el voor te stellen wat u over de autoriteit zou moeten weten als u een IMI-gebruiker in een ander land zou zijn. U hoeft in het korte profi el niet alle bevoegdheden van uw autoriteit te noemen, maar alleen de bevoegdheden die relevant zijn voor uw taken in IMI. Talen 10 Voor sommige informatie-uitwisselingen in IMI is het voldoende om de voorvertaalde vragen en antwoorden in IMI te gebruiken voor elk wetgevinggebied. Maar soms willen IMI-gebruikers in andere landen een vraag toevoegen of een opmerking maken. Of ze willen contact opnemen per telefoon of . Daarom moet u aangeven welke talen er worden begrepen binnen uw autoriteit. Wees niet bang om te zeggen dat u vreemde talen begrijpt! U hoeft de door u geselecteerde talen niet vloeiend te beheersen. Andere gebruikers hoeven slechts te weten of u een praktische kennis van de taal hebt. Contactgegevens U kunt de contactgegevens die voor uw autoriteit zijn geregistreerd, wijzigen en er gegevens aan toevoegen. U kunt bijvoorbeeld een link naar uw website toevoegen, als u dit wilt.

13 Als uw autoriteit verhuist of als een telefoonnummer verandert, vergeet dit dan niet bij te werken in IMI! adres Wanneer u IMI moet gebruiken, wordt u gewaarschuwd door een . Om er zeker van te zijn dat u geen belangrijke informatie mist, moet het adres van uw autoriteit geldig zijn en vaak worden gecontroleerd. Stap 2: De bevoegdheid van uw autoriteit specificeren Als een autoriteit in een ander land naar een collega in uw land zoekt, heeft deze niet alleen algemene contactgegevens nodig, maar ook een beschrijving van de bevoegdheden van die collega. Daarom bevat IMI twee gedetailleerde lijsten met trefwoorden die op Europees niveau zijn samengesteld om ervoor te zorgen dat ze voor elk land gelden. Deze lijsten omvatten: economische activiteiten; beleidsterreinen. Met behulp van deze lijsten moet u de bevoegdheden van uw autoriteit zo specifi ek mogelijk beschrijven. Stap 3: De bevoegdheden van uw autoriteit specificeren per wetgevingsgebied IMI kan in veel verschillende wetgevingsgebieden worden gebruikt. Als uw autoriteit actief is op twee gebieden, kan zij voor beide gebieden toegang tot IMI hebben. Daarom moet u, naast de economische activiteiten en beleidsterreinen, meer gedetailleerd beschrijven wat de bevoegdheden van uw autoriteit op elk gebied zijn. Om u hierbij te helpen, bevat IMI lijsten met trefwoorden voor elk wetgevingsgebied. Sommige trefwoorden zijn al geselecteerd tijdens de registratie van uw autoriteit, maar u dient te controleren of deze juist zijn en indien nodig moet u aanvullende trefwoorden selecteren. 11

14 Controlelijst: alle belangrijke Mijn autoriteit gezien vanuit een ander land Mijn autoriteit in mijn eigen land Stap 1: Algemene informatie over uw autoriteit bewerken Stap 4: Andere autoriteiten aan uw autoriteit liëren Informele benaming Kort profi el Stap 5: Uw autoriteit liëren aan verzoekcoördinatoren Talen Contactgegevens adres Stap 2: De bevoegdheid van uw autoriteit specifi ceren Economische activiteiten 12 Beleidsterreinen Stap 3: De bevoegdheden van uw autoriteit specifi ceren per wetgevingsgebied

15 stappen in één oogopslag Mijn autoriteit van binnenuit Alleen voor coördinatoren Stap 6: Uitzoeken op welke afdelingen IMI moet worden gebruikt Stap 13: Profi el van gegevensbeheerder toekennen Stap 7: Bepalen hoeveel extra gebruikers er moeten worden geregistreerd Stap 14: Besluiten of u wilt participeren in de terugverwijzingsprocedure Stap 8: Bepalen of uw autoriteit toewijzing wil gebruiken Stap 15: Besluiten of autoriteiten die u coördineert uw goedkeuring moeten hebben Stap 9: Profi elen van alle gebruikers vastleggen Stap 10: Gebruikers registreren Stap 11: Gebruikersnamen doorgeven aan gebruikers 13 Stap 12: Nieuwe gebruikers aanmoedigen om in te loggen bij IMI

16 Trefwoorden kiezen Als u geen perfecte overeenkomst vindt in de lijst van voorgedefinieerde trefwoorden, kiest u het dichtstbijzijnde trefwoord of een combinatie van trefwoorden. Als u van mening bent dat er een belangrijk trefwoord ontbreekt, kunt u contact opnemen met uw coördinator zodat de lijst kan worden bijgewerkt als dit nodig blijkt. Mijn autoriteit in mijn eigen land Met alle bovenstaande informatie zou een autoriteit in een ander land uw autoriteit eenvoudig moeten kunnen vinden en er contact mee op kunnen nemen. Maar IMI is meer dan alleen dat. In uw land kunnen er andere autoriteiten zijn met vergelijkbare taken als die van u. U kunt met hen samenwerken, er toezicht op houden of er onder toezicht staan. Voor de volgende stappen moet u aan uw autoriteit denken in de nationale context: wat onderscheidt uw autoriteit van andere autoriteiten op hetzelfde gebied? Wat zijn uw werkrelaties met deze autoriteiten? Tot wie wendt uw autoriteit zich bij problemen? 14 Stap 4: Andere autoriteiten aan uw autoriteit liëren Stel dat uw autoriteit een regionale medische raad is. In dat geval kan het voor een nationale medische raad handig zijn om een overzicht te hebben van de verzoeken die bij uw autoriteit in behandeling zijn, om bij te houden hoe vaak IMI op nationaal niveau wordt gebruikt. Voor deze en vergelijkbare situaties kunnen andere autoriteiten aan uw eigen autoriteit worden gelieerd. De gelieerde autoriteiten hebben een overzicht op hoog niveau van uw informatie-uitwisselingen in IMI. Maar vanwege privacywetgeving zien ze persoonlijke gegevens in de verzoeken niet. Stap 5: Uw autoriteit liëren aan verzoekcoördinatoren Het is de taak van de IMI-coördinator om ervoor te zorgen dat IMI goed wordt opgezet in zijn land of regio en dat de informatie-uitwisseling via IMI soepel verloopt. Coördinatoren bepalen zelf hoe actief ze willen zijn in het systeem. Sommigen zullen hun rol wellicht beperken tot een administratieve coördinatie, anderen kunnen ervoor kiezen om betrokken te worden in de informatie-uitwisseling. Ze kunnen als geschillenbeslechter fungeren als er een probleem is tussen een autoriteit die door hen wordt gecoördineerd en een autoriteit in een ander land. In landen die kiezen voor centrale controle, kunnen coördinatoren beslissen om verzoeken en/of antwoorden van de autoriteiten die door hen worden gecoördineerd, goed te keuren. In deze inhoudsgerelateerde rol, die specifi ek is voor elk wetgevingsgebied, handelen coördinatoren als verzoekcoördinatoren. Er moet ten minste één verzoekcoördinator zijn voor elk wetgevingsgebied. Als u vindt dat er meer coördinatoren betrokken moeten zijn bij de informatie-uitwisselingen bij uw autoriteit, moet u deze coördinatoren liëren aan uw autoriteit.

17 Bij de standaardinstelling zien coördinatoren geen details van uw verzoeken vanwege de gegevensbescherming. Maar als een coördinator besluit om een actieve rol in de informatie-uitwisseling te spelen, kunt u instellen dat deze de details van uw verzoeken kan zien. Maar zelfs bij deze volledige weergave ziet de coördinator geen persoonlijke gegevens in de informatie-uitwisseling. Als u op verschillende wetgevingsgebieden werkt, kunt u voor elk wetgevingsgebied een andere coördinator hebben. Mijn autoriteit van binnenuit U hebt nu de rol van uw autoriteit verduidelijkt ten opzichte van autoriteiten in andere landen en ten opzichte van autoriteiten in uw eigen land. Tot slot moet u ook van binnenuit naar uw autoriteit kijken. Op welke afdelingen wordt IMI gebruikt? Hoeveel IMI-verzoeken verwacht u? Hoeveel collega s zullen met u samenwerken in IMI? Hoe kunt u de interne werkprocessen zo effectief mogelijk indelen? Stap 6: Uitzoeken op welke afdelingen IMI moet worden gebruikt Als u bij een grote autoriteit werkt, hoeft het niet meteen duidelijk te zijn welke eenheden of afdelingen met IMI zullen gaan werken. In dat geval moet u eerst verifiëren op welk door IMI ondersteund wetgevingsgebied uw autoriteit werkzaam is. Op de IMI-website vindt u bijgewerkte informatie over deze wetgevingsgebieden en de bijbehorende EU-wetgeving. Vervolgens moet u nagaan welke eenheid of afdeling bij uw autoriteit zich bezighoudt met de vragen die in deze wetgeving worden behandeld. Wat u hierbij kan helpen is het controleren van de lijsten met standaardvragen die in IMI voor elk wetgevingsgebied zijn opgenomen. De volledige lijsten met deze vragen zijn te vinden in het gedeelte Belangrijke documenten op de IMI-website. Stap 7: Bepalen hoeveel extra gebruikers er moeten worden geregistreerd Als eerste IMI-gebruiker in uw autoriteit moet u bepalen hoeveel extra gebruikers er moeten worden geregistreerd voor uw autoriteit. Het aantal gebruikers moet uiteraard de grootte en behoeften van uw autoriteit weerspiegelen. Bij een kleine autoriteit die slechts enkele verzoeken in IMI te verwerken krijgt, kunnen een of twee extra gebruikers voldoende zijn. Een grote autoriteit kan daarentegen behoefte hebben aan een aantal gebruikers met verschillende profi elen om de informatie-uitwisseling effi ciënt te beheren. 15

18 Denk na over vervanging Zelfs als uw autoriteit zeer klein is, moet u in elk geval ten minste één extra gebruiker registreren zodat er ook bij vakantie of ziekte iemand beschikbaar is. Stap 8: Bepalen of uw autoriteit toewijzing wil gebruiken Wanneer IMI op de standaardmanier is ingesteld, wordt het binnenkomen van een nieuw verzoek bij uw autoriteit gemeld door een automatische aan het algemene adres van uw autoriteit en aan alle gebruikers die verzoeken behandelen. Dit kan onpraktisch zijn als u een groot aantal gebruikers hebt, als u een groot aantal informatieverzoeken verwacht, of wanneer verschillende afdelingen van uw autoriteit met IMI zullen gaan werken. In die gevallen kan het handig zijn om de zogeheten toewijzingsprocedure in te stellen. Dit wil zeggen dat één persoon, die het gebruikersprofi el toewijzer krijgt, alle inkomende verzoeken ontvangt en deze verdeelt over zijn of haar collega s, bijvoorbeeld afhankelijk van het onderwerp of de werklast. Hiermee kunt u waarborgen dat de bevoegdheden duidelijk zijn en dat de verzoeken snel worden behandeld. 16 Stap 9: Profielen van alle gebruikers vastleggen Als eerste gebruiker in uw autoriteit krijgt u automatisch alle gebruikersrechten voor IMI. Dit houdt in dat u alles zelf kunt doen in IMI. Maar u hoeft natuurlijk niet alles zelf te doen. U bepaalt welke taken u aan anderen kan delegeren. U kunt een aantal extra behandelaars registreren. U kunt bijvoorbeeld ook het profi el van lokale gegevensbeheerder aan een gebruiker op de IT-afdeling van uw autoriteit toekennen. Dit profi el behelst het bijwerken van de gegevens van uw autoriteit, het registreren van extra gebruikers en het helpen van collega s met technische problemen, zoals een vergeten wachtwoord. Of u kunt aan uw baas, die niet betrokken is bij de informatie-uitwisseling zelf, basisgebruikersrechten toekennen, waardoor hij de informatiestroom kan zien. Let op: wanneer u besluit om de toewijzingsprocedure te gebruiken, moet u een toewijzer benoemen!

19 Stap 10: Gebruikers registreren Nadat u hebt bepaald hoeveel gebruikers u wilt registreren en op welke manier er wordt samengewerkt, kunt u gebruikers registreren in IMI. Dit is heel eenvoudig. U voert hun contactgegevens, hun gekozen werktaal en hun adres in het systeem in. Denk eraan dat elke gebruiker een verschillend en individueel adres moet hebben omdat dit wordt gebruikt voor alle door het systeem gegenereerde automatische s! Vervolgens bepaalt u de gebruikersprofielen voor elk wetgevingsgebied. Een collega die een behandelaar is voor het wetgevingsgebied beroepskwalifi caties kan bijvoorbeeld slechts een basisgebruiker zijn voor het wetgevingsgebied diensten. Stap 11: Gebruikersnamen doorgeven aan gebruikers Wanneer u een nieuwe gebruiker registreert in IMI, maakt het systeem automatisch een gebruikersnaam en een voorlopig wachtwoord aan voor deze persoon. Het voorlopig wachtwoord wordt per naar de nieuwe gebruiker verstuurd. Maar om veiligheidsredenen worden gebruikersnamen niet per verstuurd. U moet uw collega buiten het systeem om laten weten wat zijn gebruikersnaam is, bijvoorbeeld persoonlijk of per telefoon, fax of post. Kan de automatisch gegenereerde gebruikersnaam worden gewijzigd? Ja, als uw collega s een gebruikersnaam willen die afwijkt van de naam die automatisch wordt gegenereerd, kunt u de gebruikersnaam wijzigen in de gebruikersgegevens. Stap 12: Nieuwe gebruikers aanmoedigen om in te loggen bij IMI IMI werkt alleen goed wanneer de geregistreerde gebruikers het systeem kennen en er actief in worden. Daarom is het zo belangrijk dat u alle nieuwe gebruikers in uw autoriteit aanmoedigt om in te loggen en IMI te verkennen. Wanneer een nieuwe gebruiker inlogt bij het systeem, kan hij zijn eigen wachtwoord kiezen, evenals een uit twaalf tekens bestaande veiligheidscode. Bij elke volgende login vraagt het systeem om drie willekeurige tekens uit de veiligheidscode. 17

20 Vergeten wachtwoorden en gebruikersnamen Als een collega zijn gebruikersnaam voor IMI vergeet, kunt u deze opzoeken in het systeem en weer aan hem doorgeven. Als een collega zijn wachtwoord vergeet, moet u dit resetten, tenzij u het profi el lokale gegevensbeheerder aan iemand anders hebt gedelegeerd. Laat de gebruikers in uw autoriteit weten dat ze contact moeten opnemen met de lokale gegevensbeheerder als ze hun wachtwoord zijn vergeten, en om een nieuw wachtwoord moeten vragen. Wanneer de lokale gegevensbeheerder een vergeten wachtwoord reset, ontvangt de gebruiker een automatische met een nieuw voorlopig wachtwoord. Hij kan de loginprocedure dan vanaf het begin herhalen. Als u de enige lokale gegevensbeheerder in uw autoriteit bent en u uw wachtwoord bent vergeten, moet u contact opnemen met de gegevensbeheerder van de IMI-coördinator die uw autoriteit heeft geregistreerd of die de registratie heeft goedgekeurd. Aanvullende informatie voor coördinatoren 18 Als u een eerste gebruiker in een autoriteit bent die ook IMI-coördinator is, zijn er nog enkele andere dingen die u moet doen voordat u aan het werk kunt met IMI: Stap 13: Profiel van gegevensbeheerder toekennen Standaard krijgt de eerste gebruiker van een IMI-coördinator nog een ander profiel, dat van gegevensbeheerder. Een lokale gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor het beheer van alle gegevens van uw eigen autoriteit in IMI, maar de gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor het beheer van de autoriteiten die u coördineert. Hij kan nieuwe bevoegde autoriteiten toegang verlenen, ze toegang verlenen tot een nieuw wetgevingsgebied, hun offi ciële benaming wijzigen en de wachtwoorden van hun lokale gegevensbeheerders resetten. Dus als uw taken als coördinator het registreren van nieuwe autoriteiten of het toegang verlenen tot nieuwe wetgevingsgebieden omvatten, kunt u dit profi el toekennen aan een of zelfs meerdere collega s.

21 In tegenstelling tot de lokale gegevensbeheerder, is het profi el van gegevensbeheerder specifi ek voor een wetgevingsgebied. Als u besluit om dit profi el te delegeren, vergeet dan niet dit te doen voor elk wetgevingsgebied waarop uw autoriteit werkzaam is! Stap 14: Besluiten of u wilt participeren in de terugverwijzingsprocedure Als een autoriteit die u coördineert en een autoriteit in een ander land het niet eens kunnen worden over de te leveren informatie, biedt IMI u en de IMI-coördinator aan de andere kant de mogelijkheid te interveniëren. In deze situatie hebben de coördinatoren de functie van geschillenbeslechters. De standaardinstelling in IMI is dat coördinatoren participeren in deze terugverwijzingsprocedure. Deze instelling is ook specifi ek voor elk wetgevingsgebied. Als u terugverwijzingen zelf wilt behandelen, hoeft u geen wijzingen aan te brengen in het systeem. Als u dit profi el wilt delegeren aan iemand anders in uw autoriteit, kunt u een toezichthouder benoemen. Als u helemaal niet wilt participeren in de terugverwijzingsprocedure, bijvoorbeeld omdat uw profi el als coördinator is beperkt tot technische aspecten, moet u de instelling wijzigen in nee. Stap 15: Besluiten of autoriteiten die u coördineert uw goedkeuring moeten hebben Sommige lidstaten hebben besloten om centraal toezicht te houden op de informatieuitwisseling waarbij de bevoegde autoriteiten in hun land zijn betrokken. Daarom kunnen coördinatoren besluiten dat ze verzoeken en/of antwoorden willen goedkeuren voordat deze naar een ander land worden verstuurd. Hier is de standaardinstelling nee. 19

22 Verklarende woordenlijst van IMI-termen 20 Antwoordende autoriteit: de antwoordende autoriteit wordt benaderd door de verzoekende autoriteit en moet het verzoek beantwoorden. Basisgebruiker: elke IMI-gebruiker is minimaal een basisgebruiker. Een basisgebruiker kan naar een bevoegde autoriteit zoeken met behulp van de IMI-database van bevoegde autoriteiten en hij heeft een overzicht op hoog niveau van alle verzoeken (inkomend en uitgaand) van zijn autoriteit en van verzoeken van gelieerde autoriteiten. Behandelaar: naast de gebruikersrechten van een basisgebruiker, kan een behandelaar informatieverzoeken versturen en beantwoorden in naam van de autoriteit. Bevoegde autoriteit: bevoegde autoriteiten zijn de belangrijkste betrokkenen bij het IMI-systeem en zij behandelen verzoeken om informatie-uitwisseling af via het systeem. Deze autoriteiten kunnen overheids- of particuliere instanties zijn waaraan lidstaten de bevoegdheid hebben toegekend om bepaalde functies uit te voeren met betrekking tot de toepassing van de internemarktwetgeving. Ze kunnen nationaal, regionaal of lokaal werkzaam zijn. Gelieerde autoriteit: het is mogelijk om andere autoriteiten uit dezelfde lidstaat te liëren aan uw autoriteit. Gelieerde autoriteiten hebben een overzicht op hoog niveau van de informatie-uitwisselingen van uw autoriteit. Alleen een lokale gegevensbeheerder kan autoriteiten aan uw autoriteit liëren. Goedkeuringsprocedure: IMI-coördinatoren kunnen ervoor kiezen om nieuwe verzoeken of antwoorden van bevoegde autoriteiten die door hen worden gecoördineerd, goed te keuren voordat ze naar een andere lidstaat worden verstuurd. Dit wil zeggen dat wanneer een bevoegde autoriteit een nieuw verzoek indient, dit verzoek eerst ter goedkeuring naar de IMI-coördinator wordt verstuurd. Als de coördinator het verzoek goedkeurt, wordt het doorgestuurd naar de antwoordende bevoegde autoriteit. IMI-coördinatoren: IMI-coördinatoren verlenen toegang aan bevoegde autoriteiten die IMI willen gebruiken en zorgen ervoor dat IMI soepel werkt in hun land of regio. Bovendien kunnen IMI-coördinatoren ook besluiten om te interveniëren bij individuele informatie-uitwisselingen tussen de autoriteiten die zij coördineren en autoriteiten in andere landen ( goedkeuringsprocedure, terugverwijzingsprocedure).

23 Lokale gegevensbeheerder: een lokale gegevensbeheerder kan de volgende handelingen uitvoeren naast de handelingen die zijn beschreven voor de basisgebruiker: in IMI opgenomen gegevens over zijn autoriteit bijwerken; extra gebruikers voor zijn autoriteit registreren; gebruikersrechten wijzigen voor de gebruikers van zijn autoriteit; wachtwoorden resetten voor de gebruikers van zijn autoriteit. Terugverwijzingsprocedure: als een verzoekende autoriteit niet tevreden is over een antwoord van een andere lidstaat, kan zij om aanvullende informatie verzoeken. Maar als de antwoordende autoriteit volhoudt dat zij de gevraagde informatie niet kan leveren, kan de verzoekende autoriteit zowel de eigen IMI-coördinator als de IMI-coördinator van de antwoordende autoriteit vragen om tussenbeide te komen. Deze procedure wordt terugverwijzing genoemd. IMI-coördinatoren bepalen zelf of ze worden willen betrokken bij terugverwijzingen. Toewijzingsprocedure: een grote autoriteit met een groot aantal IMI-gebruikers zal wellicht een toewijzingsprocedure willen gebruiken om inkomende verzoeken toe te wijzen aan een of meer behandelaars, afhankelijk van het onderwerp of andere criteria. Om verzoeken in een autoriteit te kunnen toewijzen en terugverwijzen moet een gebruiker een toewijzingsbevoegdheid hebben. Verzoekende autoriteit: een verzoekende autoriteit is de autoriteit die informatie nodig heeft en de informatie-uitwisseling start. 21

24 Veelgestelde vragen Ik heb een met een voorlopig IMI-wachtwoord ontvangen, maar ik heb nog geen gebruikersnaam. Hoe krijg ik toegang tot IMI? Wanneer een nieuwe gebruiker in IMI wordt geregistreerd, maakt het systeem automatisch een gebruikersnaam en een voorlopig wachtwoord aan. Dat voorlopig wachtwoord krijgt u automatisch via . De gebruikersnaam moet u worden meegedeeld door de persoon die u als nieuwe gebruiker heeft geregistreerd. Om veiligheidsredenen gebeurt dit buiten het IMI-systeem om, bijvoorbeeld persoonlijk of per telefoon. Als u als eerste gebruiker geen gebruikersnaam ontvangt, moet u contact opnemen met de IMI-coördinator die uw autoriteit heeft geregistreerd. 22 Het systeem accepteert mijn wachtwoord/veiligheidscode niet. Bij wie kan ik terecht? Als u de enige gebruiker in uw autoriteit bent en u bent uw wachtwoord of veiligheidscode vergeten, kunt u terecht bij de lokale gegevensbeheerder van uw IMI-coördinator. Hij of zij zal uw wachtwoord resetten. Vervolgens krijgt u een automatische met een nieuw voorlopig wachtwoord. U kunt dan inloggen met uw bestaande gebruikersnaam en dit voorlopig wachtwoord. U wordt daarna gevraagd om een nieuwe veiligheidscode in te voeren en deze te bevestigen. Het systeem maakt onderscheid tussen hoofdletters en gewone letters. Na vijf mislukte inlogpogingen wordt uw toegang geblokkeerd. Volg in dat geval de bovenstaande stappen om het wachtwoord te laten resetten. Mijn autoriteit heeft bevoegdheden op verschillende wetgevingsgebieden. Hoe kan ik dit tot uitdrukking laten komen in IMI? As er verschillende afdelingen zijn binnen dezelfde autoriteit die verantwoordelijk zijn voor verschillende wetgevingsgebieden, zijn er twee technische oplossingen voor de registratie: u kunt uw coördinator vragen om de afdelingen in IMI te registreren als aparte bevoegde autoriteiten, waarbij de naam van de afdeling in de autoriteitsnaam wordt opgenomen om verwarring te voorkomen. Er wordt aanbevolen om deze weg te kiezen als de twee afdelingen fysiek aparte eenheden zijn, elk met hun eigen medewerkers;

25 u kunt ook de registratie van uw autoriteit als één bevoegde autoriteit handhaven en ervoor zorgen dat deze toegang heeft tot alle wetgevingsgebieden waarvoor deze bevoegd is. In dat geval kan het van belang zijn toewijzingen te gebruiken om nieuwe verzoeken toe te wijzen aan de juiste afdeling. Een collega die ik in IMI heb geregistreerd, is zijn wachtwoord/ veiligheidscode vergeten. Wat moet ik doen? Om het wachtwoord van een andere gebruiker te kunnen resetten, moet u het profiel van een lokale gegevensbeheerder hebben. Als u dit profiel aan een andere gebruiker hebt toegekend, moet u deze gebruiker vragen om het wachtwoord van uw collega te wijzigen. Als u een lokale gegevensbeheerder bent, logt u in bij IMI, kiest u de menuoptie Beheer en vervolgens Beheer gebruikers eigen autoriteit. U ziet de betreffende collega in de lijst van gebruikers bij uw autoriteit en klikt vervolgens op Reset wachtwoord. Het nieuwe voorlopig wachtwoord wordt via een automatische naar de gebruiker verstuurd. Hij blijft zijn gebruikersnaam gebruiken en kan een nieuwe veiligheidscode kiezen wanneer hij opnieuw bij IMI inlogt. Hoe weet ik dat mijn autoriteit een nieuw verzoek heeft ontvangen? Als er een nieuw verzoek binnenkomt, ontvangt u een automatische van het IMI-systeem. Deze wordt aan alle gebruikers met het profi el van behandelaar gestuurd en ook aan het adres van de autoriteit. Daarnaast zullen behandelaars nieuwe verzoeken ook zien in hun takenlijst in IMI. 23

26 Europese Commissie Informatiesysteem interne markt Luxemburg: Bureau voor publicaties van de Europese Unie blz. 14,8 21 cm ISBN doi: /23939

27 Waar kunt u EU-publicaties krijgen? Betaalde publicaties: bij de EU Bookshop ( bij uw boekhandel onder vermelding van titel, uitgever en/of ISBN-nummer; rechtstreeks bij een van onze verkoopagenten. U vindt de contactgegevens op of u kunt ze per fax aanvragen op Gratis publicaties: bij de EU Bookshop ( bij de vertegenwoordigingen en delegaties van de Europese Commissie. U vindt de contactgegevens op of u kunt ze per fax aanvragen op

28 KM NL-C Wilt u meer weten over hoe IMI werkt? Ga dan naar de IMI-website: Met name de volgende gedeelten kunnen nuttig zijn: belangrijke documenten (waaronder de gebruikershandleiding en alle relevante juridische documenten); opleiding IMI (bevat diverse opleidingsmaterialen, inclusief een reeks interactieve e-learningmodules); contact opnemen met IMI (bevat een lijst van alle nationale IMI-coördinatoren). Voor eventuele problemen met IMI die niet door de helpdesk in uw land kunnen worden opgelost, heeft de Europese Commissie een centrale helpdesk ingesteld: Imi-helpdesk@ec.europa.eu Tel ISBN