Beleidsnota Uitvoeringsbeleid Vrijwilligersparticipatie Waterschap Vallei en Veluwe

Transcriptie

1 Beleidsnota Uitvoeringsbeleid Vrijwilligersparticipatie Waterschap Vallei en Veluwe Handvat voor vrijwilligersparticipatie in de praktijk Datum 25 juli 2014 Opgemaakt door afdeling Planvorming Kenmerk Foto: R. Schaafsma

2 Pagina 2 van 14 INHOUDSOPGAVE 1. Inleiding Definitie en doelstelling van het uitvoeringsbeleid Uitgangspunten voor vrijwilligersparticipatie Doelgroepen van het beleid Rollen en verantwoordelijkheden binnen het waterschap Samenwerking en communicatie tussen waterschap en vrijwilligersorganisatie Evaluatie en monitoring... 14

3 Pagina 3 van Inleiding In de Lange Termijn Visie vastgesteld heeft Waterschap Vallei en Veluwe beschreven hoe het wil samenwerken met overheden, bedrijven, maatschappelijke organisaties, burgers en kennisinstellingen. De participatie van burgers en vrijwilligers ziet Waterschap Vallei en Veluwe als mogelijkheid om haar werk op de juiste maatschappelijk verantwoorde manier uit te voeren (creëren van maatschappelijke meerwaarde). Vrijwilligerparticipatie is niet nieuw voor het waterschap. In de praktijk is gebleken dat betrokken en enthousiaste burgers die een schat aan levenservaring en lokale kennis meebrengen waar Waterschap Vallei en Veluwe haar voordeel mee kan doen. Vrijwilligers leggen in de eigen lokale gemeenschap gemakkelijk contact met andere lokale organisaties of grondeigenaren en kunnen zo functioneren als ambassadeurs van Waterschap Vallei en Veluwe. Vanuit een groeiende maatschappelijke belangstelling voor verbetering van de directe leefomgeving verwacht Waterschap Vallei en Veluwe dat het aantal vrijwilligers de komende jaren flink kan toenemen. In dit document legt het waterschap het uitvoeringsbeleid voor vrijwilligersparticipatie vast vanuit de wens een goede vrijwilligersparticipatie te ontwikkelen, te coördineren en succesvol in stand te houden. Het is gebaseerd op het Beleidsadvies Vrijwilligersparticipatie dat Stichting Landschapsbeheer Gelderland samen met Stichting Landschap Erfgoed Utrecht in opdracht van Waterschap Vallei en Veluwe hebben opgesteld (juli 2014).

4 Pagina 4 van Definitie en doelstelling van het uitvoeringsbeleid Definitie vrijwilligersparticipatie en -werk Overheden kunnen zich op uiteenlopende wijzen verhouden tot burgers. Daar horen verschillende rollen bij. Het waterschap kan handhaver of vergunningverlener zijn, maar kan burgers ook vragen mee te helpen aan het realiseren van waterschapsbeleid. Vrijwilligersparticipatie is een vorm van burgerparticipatie. Hierin beogen overheid en burger op basis van gelijkwaardigheid gezamenlijke doelen realiseren. Het Uitvoeringsbeleid Vrijwilligersparticipatie geeft aan hoe het waterschap de samenwerking met burgers in hun hoedanigheid als vrijwilliger, wil invullen. Vrijwilligerswerk kent geen eenduidige definitie. Wel kan gesteld worden dat vrijwilligerswerk altijd vier componenten bevat: - Werkzaamheden worden op vrijwillige basis uitgevoerd. - Werkzaamheden worden zonder financiële vergoeding (buiten eventuele onkostenvergoedingen) uitgevoerd. - Werkzaamheden worden uitgevoerd in georganiseerd verband (in samenwerking en/of afstemming met andere vrijwilligers en organisaties). - Werkzaamheden worden uitgevoerd met een maatschappelijk doel en voor anderen (maar zonder familieband, want dat wordt mantelzorg genoemd). Doelstelling Waterschap Vallei en Veluwe wil een aantrekkelijke organisatie zijn voor bestaande en nieuwe vrijwilligers. Het doel van het Uitvoeringsbeleid Vrijwilligersparticipatie is om de participatie van vrijwilligers in de waterschapstaken goed te regelen. Concrete doelen van het beleid zijn: Het biedt een kader voor het samenwerken met vrijwilligers in de praktijk. Het biedt duidelijkheid aan vrijwilligers die zich nu en in de toekomst willen inzetten voor het waterschap. (drempel te verlagen/uit te nodigen voor meer samenwerking) Vergroten van het maatschappelijk draagvlak

5 Pagina 5 van Uitgangspunten voor vrijwilligersparticipatie Initiatief Het waterschap wil initiatieven van burgers of vrijwilligersorganisaties ruimte bieden. Het waterschap kan ook zelf initiatief nemen en burgers uitnodigen te participeren als vrijwilliger. Het waterschap beoogt hiermee het maatschappelijk draagvlak voor zijn taken te vergroten. Verantwoordelijkheid voor waterschapsdoelen Waterschap Vallei en Veluwe blijft verantwoordelijk voor het behalen van haar (eigen) doelstellingen, die zij al dan niet in het kader van Rijksbeleid, Europese richtlijnen of wet- en regelgeving nastreeft. Belang van het waterschap Waterschap Vallei en Veluwe tracht met vrijwilligers waterdoelen te realiseren, waarbij het gaat om werkzaamheden die als een plus gelden op het bestaande werk. De inzet van vrijwilligers geeft een maatschappelijke meerwaarde en een kwaliteitsimpuls. Waterschap Vallei en Veluwe bepaalt zelf welke kwaliteitsimpuls waar wordt nagestreefd en binnen welke termijn zij die wil behalen. Financieel De dekking van de (structurele) begeleidingskosten van dit vrijwilligerswerk moet worden gezocht in: enerzijds een budget voor de begeleiding en facilitering van vrijwilligerswerk voor het behalen van de maatschappelijke meerwaarde en; anderzijds een budget voor inhoudelijke beleidsdoelen voor het behalen van een kwaliteitsimpuls. Afweging Waterschap Vallei en Veluwe bepaalt of het beschikbare budget of de inhoudelijke doelen leidend zijn in het bepalen van de ambitie. Het Uitvoeringsbeleid Vrijwilligersparticipatie geeft hierover geen uitsluitsel. Zij geeft handvatten voor de werkwijze om met vrijwilligerswerk bij te dragen aan een ambitie. Lerende organisatie Voor de organisatie en coördinatie van vrijwilligersparticipatie maakt het waterschap gebruik van het principe van de 5 B s. Het principe van de 5 B s is afkomstig van MOVISIE en wordt beschouwd als de cyclus die een vrijwilliger doorloopt bij een organisatie. Aandacht voor deze 5 fases blijken essentieel te zijn voor het slagen van vrijwilligerswerk. Het gaat om:

6 Pagina 6 van 14 Binnenhalen Begeleiden Belonen Behouden Beëindigen Waterschap Vallei en Veluwe wil zich opstellen als een lerende organisatie, waarbij we willen leren van ervaringen van vrijwilligers(coördinatoren) en partners zoals Stichting Landschapsbeheer Gelderland en Landschap Erfgoed Utrecht. Maar ook van andere lokale en regionale stichtingen en verenigingen (zoals IVN afdelingen, KNNV afdelingen en de Stichting tot behoud van de Veluwse beken en sprengen).

7 Pagina 7 van Doelgroepen van het beleid Het Uitvoeringsbeleid Vrijwilligersparticipatie heeft betrekking op de samenwerking met bestaande en nieuw te vormen vrijwilligersgroepen voor werkzaamheden in het watersysteem (beheerwerkzaamheden, fysieke ingrepen, zwerfafval verwijderen, educatie, vrijwilligers voor inventarisaties van dieren- en plantensoorten, etc.) en voor voorlichting op rioolwaterzuiveringsinstallaties. Daarbij gaat het enerzijds over individuele vrijwilligers en vrijwilligersgroepen die relatief autonoom werken, hun eigen activiteitenagenda bepalen die wel worden afgestemd met Waterschap Vallei en Veluwe. Een voorbeeld daarvan zou een groep vrijwilligers kunnen zijn die gezamenlijk zwerfafval opruimen in beken en sprengen en in het droge landschap in de omgeving ervan. Waterschap Vallei en Veluwe faciliteert deze werkzaamheden door afvalgrijpers, veiligheidshesjes, afvalzakken en werkhandschoenen beschikbaar te stellen en volle afvalzakken af te voeren. Anderzijds gaat het over individuele vrijwilligers en vrijwilligersgroepen die nadrukkelijk op verzoek van of in opdracht van het waterschap werkzaamheden verrichten. Een voorbeeld hiervan zijn de twee vrijwilligersgroepen die beheerwerkzaamheden verrichten in de Heelsumse Beek. Waterschap Vallei en Veluwe heeft een jaarrond werkprogramma vastgesteld, waar de vrijwilligersgroep over heeft meegedacht. Op deze wijze is een werkprogramma ontstaan, wat nuttig en relevant is voor Waterschap Vallei en Veluwe en wat haalbaar en inspirerend is voor de vrijwilligers. De vrijwilligerscoördinator, zelf ook deelnemend vrijwilliger, ontvangt een onkostenvergoeding.

8 Pagina 8 van Rollen en verantwoordelijkheden binnen het waterschap Algemeen en dagelijks bestuur Het Uitvoeringsbeleid Vrijwilligersparticipatie is vastgesteld door het algemeen bestuur van Waterschap Vallei en Veluwe. Binnen het dagelijks bestuur wordt de portefeuille vrijwilligersparticipatie bij één van de bestuurders ondergebracht. Jaarlijks wordt een werkbezoek van het Algemeen Bestuur georganiseerd naar een taak of project dat met vrijwilligersparticipatie is gekomen tot een kwaliteitsimpuls. Afdeling Planvorming Het opstellen, monitoren en bijstellen van Uitvoeringsbeleid Vrijwilligersparticipatie is een verantwoordelijkheid van de afdeling Planvorming. Dit komt in het takenpakket van één medewerker. Deze medewerker onderhoudt ook de externe beleidsmatige contacten met overheden, maatschappelijke organisaties en belangenorganisaties over het Uitvoeringsbeleid Vrijwilligersparticipatie. Hij informeert hen over ontwikkelingen en laat zich informeren over externe ontwikkelingen. De afdeling Planvorming stelt jaarlijks een voortgangsverslag Uitvoeringsbeleid Vrijwilligersparticipatie op voor intern gebruik. De afdeling Planvorming monitort de werkzaamheden van vrijwilligers in GIS. De uitvoeringscoördinatie van vrijwilligers die zich bezighouden met inventarisaties en monitoring van het voorkomen van planten- en diersoorten worden ondersteund door de afdeling Planvorming. Afdeling Beheer watersystemen De uitvoeringscoördinatie van de vrijwilligers(groepen) die beheerwerkzaamheden verrichten of andere fysieke ingrepen en maatregelen (b.v. houtstructuren in een beek plaatsen in het kader van het behalen van doelen die voortvloeien uit de Kaderrichtlijn Water) is een verantwoordelijkheid van de afdeling Beheer Watersystemen. Vrijwilligers die zich met zwerfafval opruimen bezig houden worden mede ondersteund door deze afdeling. De afdeling Beheer Watersystemen is verantwoordelijk voor het voldoen aan vigerende wet- en regelgeving, zoals de Flora en Fauna wetgeving. Eenheid Communicatie De uitvoeringscoördinatie van de vrijwilligers die voorlichting en gastlessen verzorgen op rioolwaterzuiveringsinstallaties worden aangestuurd en ondersteund door de medewerker Educatie van de eenheid Communicatie.

9 Pagina 9 van 14 De eenheid Communicatie stelt jaarlijks een extern Jaarverslag Vrijwilligersparticipatie op en publiceert dat op de website. Tevens stuurt zij dit naar de vrijwilligers(coördinatoren) en relaties. De vrijwilligers(coördinatoren) ontvangen ook andere relevante communicatieproducten van Waterschap Vallei en Veluwe. De eenheid Communicatie draagt bij aan de PR van de werkzaamheden en resultaten van het vrijwilligerswerk via haar perscontacten en het regelmatig opsturen van kopij naar lokale en regionale media. Als een vrijwilligerscoördinator de PR verzorgt, kan de afdeling Communicatie ondersteunend zijn. Ervaringen van de reeds bestaande bekenwerkgroep wijzen uit dat veel nieuwe vrijwilligers zich aanmelden na persoonlijk contact met bestaande vrijwilligers. Eenheid P&O De eenheid P&O is verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid met betrekking tot vrijwilligerscontracten, vrijwilligersvergoedingen, veiligheid, ARBO en verzekeringen, alsmede voor het beheer van de verklaringen van goed gedrag. Vrijwilligers die in het kader van het vrijwilligerswerk voor Waterschap Vallei en Veluwe met kinderen omgaan (denk aan educatieve activiteiten in en om een beek) vragen we om een verklaring van goed gedrag (VOG) te overleggen. De kosten van zo n verklaring (naar schatting ongeveer 35 per persoon) kunnen worden gedeclareerd bij Waterschap Vallei en Veluwe.

10 Pagina 10 van Samenwerking en communicatie tussen waterschap en vrijwilligersorganisatie In dit hoofdstuk komen de volgende aspecten aan bod: communicatie arbo & veiligheid verzekering Gereedschap en materialen Werving, selectie, training en scholing en beëindiging Contracten en vergoedingen Evaluatie van een participatietraject Communicatie Eerste contact Voor algemene vragen van burgers, grondeigenaren en organisaties over vrijwilligerswerk stelt Waterschap Vallei en Veluwe een adres beschikbaar: Vragen worden binnen 2 werkdagen doorgespeeld naar de relevante medewerker. Vervolgens wordt binnen 3 werkdagen gereageerd. Al met al wordt binnen 5 werkdagen contact gelegd met de vragensteller. Voor vrijwilligers is het belangrijk dat ze weten waar ze aan toe zijn en wat van hen verwacht wordt. Daarom communiceert het waterschap bij de werving al zo smart mogelijk en zoekt voor iedere vrijwilligersgroep een vrijwilligerscoördinator, die min of meer als tussenpersoon fungeert tussen Waterschap Vallei en Veluwe en de vrijwilligers in de groep. Waterschap Vallei en Veluwe stemt de werkzaamheden van een vrijwilligersgroep af met de coördinator van de vrijwilligersgroep. Iedere vrijwilligerscoördinator heeft een vast aanspreekpunt bij Waterschap Vallei en Veluwe. Het aanspreekpunt onderhoudt contact met de vrijwilligerscoördinator en is verantwoordelijk voor het relatiebeheer met de vrijwilligerscoördinator vanuit Waterschap Vallei en Veluwe. Het relatiebeheer wordt ondersteund met digitale nieuwsberichten. Waterschap Vallei en Veluwe bedankt de vrijwilligers jaarlijks voor hun bijdrage door middel van het organiseren van een excursie. Arbo en Veiligheid Waterschap Vallei en Veluwe vraagt vrijwilligers te participeren in het realiseren van haar doelen. Waterschap Vallei en Veluwe heeft een zorgplicht naar vrijwilligers als het gaat om veilig werken. Het betreft hier het op de juiste wijze voorlichten en

11 Pagina 11 van 14 instrueren van vrijwilligers. De vrijwilligerscoördinatoren vervullen hierbij een belangrijke rol. De vrijwilligerscoördinatoren worden daarom getraind in het voorlichten en instrueren van vrijwilligers. Bij werkzaamheden, die relatief grote risico s voor de gezondheid met zich meebrengen, is een professionele werkinstructie en professioneel toezicht op de uitvoering door vrijwilligers noodzakelijk. Om de zorgplicht in alle gevallen op de juiste wijze in te vullen is een risico inventarisatie nodig van de (potentiële) vrijwilligerswerkzaamheden. Wet- en regelgeving Vrijwilligers moeten voldoen aan vigerende wet- en regelgeving. Zo moeten ze zich houden aan de Flora- en Faunawet en werken op basis van een erkende gedragscode. Waterschap Vallei en Veluwe zal als grondeigenaar erop toezien dat de vrijwilligerswerkzaamheden de Flora & Faunawetgeving naleven. Verzekering Natuurlijke rechtspersonen (individuele burgers) zijn wettelijk verplicht een verzekering te hebben voor aansprakelijkheid, de WA verzekering. Desondanks sluit Waterschap Vallei en Veluwe een zogenaamde vangnet WA verzekering af voor vrijwilligers, die ongeacht de rechtsvorm, zich al dan niet onder leiding, coördinatie, auspiciën of hoe ook genaamd, inspannen voor uitvoerende en inventariserende werkzaamheden in en aan het watersysteem, rondleidingen op de rioolwaterzuiveringen en educatieve activiteiten. De dekking betreft werkzaamheden door vrijwilligers met handgereedschap (greep, bats/spade, handzaag, bijl, etc.) en met gemotoriseerd gereedschap (motorkettingzaag, (bos)maaier, etc.). Ook is er dekking voor het komen van en gaan naar huis. Tevens sluit Waterschap Vallei en Veluwe een ongevallenverzekering af voor vrijwilligers met een dekking voor medische kosten, alsmede een dekking bij overlijden of blijvende invaliditeit. Daarbij wordt geen leeftijdsgrens gehanteerd. Gereedschap en materialen Waterschap Vallei en Veluwe werkt samen met Stichting Landschapsbeheer Gelderland voor het beschikbaar stellen van de juiste gereedschappen en materialen (waaronder ook persoonlijke beschermingsmiddelen) aan de vrijwilligers. Waterschap Vallei en Veluwe schaft daartoe zelf gereedschap en materialen (waaronder ook persoonlijke beschermingsmiddelen) aan of maakt budgetafspraken met Stichting Landschapsbeheer Gelderland en Stichting Landschap Erfgoed Utrecht om gereedschappen aan te schaffen. Deze beide stichtingen dragen ook zorg voor onderhoud, herstel en vervanging van gereedschappen en materialen, alsmede eventuele noodzakelijke keuringen op het gebied van veiligheid.

12 Pagina 12 van 14 Waterschap Vallei en Veluwe biedt de coördinator een kwalitatief hoogwaardige werkjas aan met daarop het logo van Waterschap Vallei en Veluwe, zodat de coördinator goed zichtbaar is voor de vrijwilligers en (andere) grondeigenaren. Werving, selectie, training en scholing en beëindiging Tijdens het opzetten van een vrijwilligersgroep worden vrijwilligers en een vrijwilligerscoördinator geworven. Met name de vrijwilligerscoördinator wordt geselecteerd op communicatieve vaardigheden en de bereidheid om als een goede schakel te fungeren tussen Waterschap Vallei en Veluwe en de uitvoerende vrijwilligers. Een vrijwilligerscoördinator is in de gelegenheid voldoende tijd te hebben voor zijn coördinatietaken. De beoogde coördinator en de vrijwilligers worden getraind en geschoold om deskundigheid te vergroten en competenties te ontwikkelen, die belangrijk zijn voor het goed uitoefenen van hun vrijwilligerstaken. Vrijwilligers die na verloop van tijd aansluiting zoeken bij de vrijwilligersgroep, maken gebruik van een jaarlijks (bij)scholingsprogramma. De vrijwilligerscoördinatoren nemen deel aan een praktijknetwerk ten behoeve van intervisie tussen vrijwilligerscoördinatoren. In digitale nieuwsmails en bijeenkomsten van het praktijknetwerk wordt aandacht gevraagd voor nieuwe ontwikkelingen, uitwisselen van ervaringen, leren van elkaar, kennis en deskundigheid en competentie ontwikkeling. Waterschap Vallei en Veluwe benut de jaarlijkse bijeenkomst van het praktijknetwerk om te luisteren, te informeren en kennis over te dragen. Aan alles komt een eind, ook aan vrijwilligerswerk. Aandacht voor afscheid nemen is belangrijk. Waterschap Vallei en Veluwe staat op gepaste wijze stil bij de gepleegde inzet, maar bespreekt zo mogelijk ook de redenen waarom afscheid wordt genomen en de eventuele terugkommogelijkheden. Verder worden afspraken gemaakt over de overdracht van taken en eventuele materialen en gereedschappen. Ook wordt de werkjas ingeleverd. Contracten en vergoedingen Waterschap Vallei en Veluwe sluit met alle vrijwilligers(coordinatoren) individuele vrijwilligersovereenkomsten op voor onbepaalde tijd. In die contracten zijn ook instructies opgenomen over bijvoorbeeld arbo, veiligheid, milieu, flora en fauna. Waterschap Vallei en Veluwe stelt jaarlijks een vrijwilligerscontract op met de vrijwilligerscoördinator met betrekking tot het werkprogramma voor het betreffende kalenderjaar. De vrijwilligerscoördinator komt in aanmerking voor een fiscaal onbelaste vrijwilligersvergoeding. De hoogte van de vergoeding wordt bepaald door Waterschap Vallei en Veluwe en is afhankelijk van de verwachte onkosten. Het plafond is de maximaal onbelaste vrijwilligersvergoeding (in 2014: 1.500).

13 Pagina 13 van 14 Waterschap Vallei en Veluwe kan afspraken maken met (lokale) stichtingen of verenigingen over een budget ter dekking van eventuele kosten van het vrijwilligerswerk voor Waterschap Vallei en Veluwe. Evaluatie van een participatietraject Vrijwilligersparticipatie is geslaagd als de beoogde kwaliteitsimpuls is behaald. De vrijwilligersparticipatie is verder geslaagd als vrijwilligers en medewerkers van Waterschap Vallei en Veluwe tevreden zijn.

14 Pagina 14 van Evaluatie en monitoring Waterschap Vallei en Veluwe maakt een jaarverslag van de uitvoering van het Uitvoeringsbeleid Vrijwilligersparticipatie. Dit jaarverslag wordt gepubliceerd via de website. In het jaarverslag wordt aard en omvang van de vrijwilligersinzet toegelicht, maar ook welke resultaten met de vrijwilligersinzet zijn bereikt. De tevredenheid van vrijwilligers en medewerkers wordt jaarlijks gemeten m.b.v. een erkende evaluatiemethode, zoals bijvoorbeeld de Zelfevaluatie Vrijwillige Inzet van MOVISIE, Utrecht 2008