Gemeente Bronckhorst Boardletter tussentijdse controle Building a better working world

Transcriptie

1 Gemeente Bronckhorst Boardletter tussentijdse controle 2016 EY Building a better working world

2 EY Building a better working world De gemeenteraad van gemeente Bronckhorst Postbus ZJ HENGELO Ernst & Young Accountants LLP Meander MH Arnhem, Netherlands Postbus AC Arnhem, Netherlands C) - Lto p ( Tel: Fax: ey.com tijg e arf- BRONCKHORST Z 0 FEB Afdeling I RegiStratienummer L1 I Arnhem, 13 februari 2017 Boardletter tussentijdse controle 2016 RREK-AJDB7B/mb Geacht college, Met genoegen presenteren wij u hierbij onze boardletter Zoals u van ons gewend bent, geeft deze rapportage een beeld van uw organisatie en de gerealiseerde vooruitgang in U heeft ons de opdracht verstrekt om de jaarrekening 2016 van uw gemeente te controleren. Onze tussentijdse bevindingen rapporteren wij door middel van deze boardletter. In deze rapportage beperken wij ons tot de bevindingen en mogelijke verbeterpunten in de bedrijfsvoering en processen die wij hebben onderzocht in het kader van de controle van de jaarrekening en die naar onze mening van belang zijn voor het management en het college. Dit heeft tot doel vanuit onze natuurlijke adviesfunctie een bijdrage te leveren aan het zelfcontrolerende vermogen van uw organisatie. Wij hebben onze conceptbevindingen toegelicht en besproken met de wethouder financiën en de medewerker en manager van het cluster Financiën en Interne Controle. Tot het geven Hoogachtend, rnst & Young Accountants LLP drs. J.M Drost n nadere toelichting zijn wij gaarne bereid. Ernst & Young Accountants LLP is een limited liability partnership opgericht naar het recht van Engeland en Wales en geregistreerd bij Companies House onder registratienummer 0C In relatie tot Ernst & Young Accountants LLP wordt de term partner gebruikt voor een (vertegenwoordiger van een) vennoot van Ernst & Young Accountants LLP. Ernst & Young Accountants LLP is statutair gevestigd te 6 More London Place, London, 5E1 2DA, Verenigd Koninkrijk, heeft haar hoofdvestiging aan Boompjes 258, 3011 XZ Rotterdam, Neder land en is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel Rotterdam onder nummer Op onze werkzaamheden zijn algemene voorwaarden va n toepassing, waarin een beperking van de aansprakelijkheid is opgenomen.

3 Inleiding 4 Kernpunten in onze controle 7 Waar staat de gemeente 9 Ons beeld van de processen 19 Totaal aantal pagina's: 22

4 ][n ekang blic-ichng De omgeving rondom de gemeente is aan continue verandering onderhevig. De wetgever heeft op diverse vlakken aanscherpingen doorgevoerd in de wet- en regelgeving. Denk hierbij aan de Wet Normering Top Inkomens, de aanscherping van aanbestedingsregels met de afschaffing van het verlichte regime omtrent 2B-diensten en de invoering van de vennootschapsbelastingplicht. Daarnaast staan nog belangrijke veranderingen op de planning zoals de omgevingswet - waardoor de regels voor ruimtelijke plannen zullen wijzigen - en het advies van commissie Depla om naar een in control statement te groeien. Ook op het gebied van de jaarverslaggevingsregels zijn dit jaar veranderingen doorgevoerd met een belangrijke impact (zoals de notitie grondexploitatie 2016) en staan ook voor de komende jaren nieuwe aanpassingen op de planning. De gemeente dient ten aanzien van de wijzigingen vanaf 2017, zoals de invoering van voorgeschreven taakvelden, separate toelichting van de overheadskosten en de methodiek rondom de rentetoerekening, al in haar begroting 2017 rekening te houden. Al deze veranderingen vergen de nodige aandacht van uw organisatie. Daarbij blijft samenspel en communicatie tussen uw organisatie en EY rondom al deze veranderingen cruciaal voor wat betreft een efficiënt en effectief jaarrekeningtraject. Voor wat betreft de wijzigingen effect hebbend op de jaarrekening 2016 zijn wij reeds in overleg met de organisatie. Wij constateren dan ook dat de gemeente deze ontwikkelingen op haar netvlies heeft en reeds voorbereidingen treft voor een goede implementatie. T-uGlc)71.Ld beardoe. xer In deze boardletter informeren wij u over onze bevindingen op het gebied van uw administratieve organisatie en interne beheersing. Bij deze bevindingen geven wij de risico's weer en doen wij aanbevelingen ter verbetering indien wij daarvoor mogelijkheden zien. Wij wijzen u erop dat een boardletter van nature kritisch van aard is, omdat deze zich richt op te verbeteren aspecten. Onze bevindingen vloeien voort uit onze gebruikelijke werkzaamheden voor de jaarrekeningcontrole. Deze werkzaamheden zijn gericht op het afgeven van een controleverklaring bij de jaarrekening van de gemeente en omvatten daarom niet alle zaken die bij een specifiek op de organisatie gericht onderzoek naar voren zouden komen. Onze werkzaamheden zijn niet primair gericht op het opsporen van fraudes of onregelmatigheden in uw organisatie. Indien onze werkzaamheden aanwijzingen opleveren voor opgetreden fraudes of onregelmatigheden, dan rapporteren wij u daar direct over. Dit is tot op heden niet aan de orde geweest. Wij volgen de wijze waarop binnen uw organisatie wordt omgegaan met punten uit eerdere board- en managementletters. Wij stellen dergelijke punten opnieuw aan de orde indien wij van mening zijn dat nadere aandacht van het management nog steeds op zijn plaats is. Deze boardletter bevat de bevindingen zoals tot dusverre opgedaan. Na afloop van de jaarrekeningcontrole zullen wij in ons accountantsverslag een samenvatting opnemen van de belangrijkste bevindingen. Pagina 4

5 rfiarie, iffikomsen op hooithjnen In haar algemeenheid constateren we dat de bedrijfsprocessen binnen gemeente Bronckhorst niet in alle gevallen geheel op orde zijn - er zijn meerdere aandachtspunten voor verbetering. Dit beeld blijkt ook naar voren uit de bedrijfsvoeringsmonitor welke wij in hoofdstuk twee uitgebreid toelichten. Daarnaast constateren wij dat er afgelopen jaar relatief weinig bevindingen zijn opgelost terwijl er wel een aantal nieuwe bevindingen bij is gekomen. Voor onze controlewerkzaamheden betekent dit dat wij aanvullende controlewerkzaamheden zullen verrichten. Dit stemmen wij met uw organisatie af. Pagina 5

6 (r. r-, 7-

7 Aam imurl'en ce ntr Al Kernpuntenh onze contrche Wij verrichten de controle van de jaarrekening door middel van hoofdzakelijk gegevensgerichte controlemaatregelen, gebaseerd op een risicoanalyse. De risicoanalyse richt zich op een betrouwbare totstandkoming van de jaarrekening. Dit betekent dat wij niet alle risico's die voor u als organisatie relevant zijn adresseren. De risicoanalyse is een iteratief proces en stellen wij gaandeweg bij indien nodig. Ditzelfde geldt voor onze kernpunten in de controle. De tot op heden onderkende belangrijkste aandachtsgebieden in onze controle, onze zogenaamde kernpunten in de controle, zijn: Verantwoording decentralisaties. Financieel afsluitproces. Geautomatiseerde informatievoorziening. Aan bestedingsrechtmatigheid. Waardering grond- en vastgoedexploitaties. Toereikendheid en juistheid van voorzieningen. Verantwoording Wet Normering Top Inkomens (WNT). Wij rapporteren met name in ons verslag van bevindingen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole over deze kernpunten. Voor zover deze kernpunten vanuit onze tussentijdse controle aandachtspunten opleveren, hebben wij deze opgenomen in hoofdstuk 2. Pagina 7

8 Waar staat de gemeente

9 Waar staat de gemeen.ia Entity level controls Entity lev& cork:rcls Entity level controls richten zich op de beheersmaatregelen voor de organisatie als geheel. Entity level controls hebben een voorwaardelijk karakter als het gaat om de effectiviteit van de interne beheersing in de processen van uw organisatie. De organisatiecultuur is hierbij een belangrijk element, welke sterk wordt bepaald door de "Toon aan de top". Wij besteden bij onze controlewerkzaamheden aandacht aan uw entity level controls voor zover wij dit relevant achten voor onze jaarrekeningcontrole. Entity level controls kunnen volgens de theorie in de volgende categorieën worden verdeeld: Interne beheersomgeving Risicomanagement Monitoring Informatie en communicatie Beheersing verbonden partijen en samenwerkingsverbanden In dit kader willen wij hieronder nader in detail ingaan op de interne beheersomgeving, het risicomanagement, de monitoring en informatie en communicatie. Wij verstrekken u hierbij geen oordeel, maar willen u wel graag voorzien van een nader inzicht van deze aandachtsgebieden op onze controleaanpak en geven u graag onze mening als professional in dit kader. Onze aanbevelingen ten aanzien van het onderdeel "beheersmaatregelen" komen in hoofdstuk 2 aan de orde. Interne beheersomgeving De effectiviteit van de interne beheersing wordt onder andere bepaald door de integriteit van het personeel en de bestuurders. Het belang van integriteit en ethische aspecten binnen de gemeente wordt door de gemeente nadrukkelijk onderkend en is zoveel mogelijk verweven in de organisatiestructuur en AO/IC. De gemeente heeft een afzonderlijke klokkenluidersregeling, klachtenregeling seksuele intimidatie en uitvoeringsvoorschriften voor nevenwerkzaamheden. Hiernaast is een overkoepelende formele nota over het integriteitsbeleid aanwezig. De nota is te bezien als een preventieve maatregel en de klokken luidersregeling, de klachtenregeling en de uitvoeringsvoorschriften als detectieve maatregel. Wij adviseren u tevens in overweging te nemen om zogenaamde "respons" maatregelen te formuleren en in te bedden in de organisatie. Hierbij zou u kunnen denken aan een "frauderesponsplan" waarin onderwerpen als onderzoek, redresseren en communiceren aan de orde worden gesteld. Ten aanzien van het aan ons verstrekte van toepassing zijn de normenkader 2016 merken wij op dat deze op onderdelen niet volledig is en niet actueel. Wij gaan hierover nog in overleg met uw organisatie. Wij constateren dat de interne beheersomgeving op entity level niveau binnen de gemeente in opzet nog niet toereikend is ingericht. Wij merken daarbij op dat cultuur van uw organisatie er een is die gebaseerd is op vertrouwen. Achteraf worden gedurende het jaar de financiële beheerhandelingen binnen significante bedrijfsprocessen intern gecontroleerd op basis van een intern controleplan. Rls[oL-DmE,,nemen.: Bij de begroting en rekening krijgen de risico's de nodige aandacht. De kaders inzake risicomanagement zijn niet afzonderlijk door de raad vastgesteld in een zogenaamde nota weerstandsvermogen en risicobeheersing. In dit document kan ingegaan worden op de visie op risicobeheersing, het proces van risicobeheersing en het financieel vertalen van risico's. Daarnaast kunnen de spelregels met betrekking tot de weerstandscapaciteit en weerstandsvermogen hierin worden uitgewerkt en de rollen en verantwoordelijkheden in dit kader. Wij adviseren u een dergelijke nota te laten vervaardigen en de naleving ervan te laten monitoren. Pagina 9

10 Waar staat de geil-aeenh Entity level controls Monitoring De uitvoering van de reguliere interne controles is belegd binnen financiën en IC. Zoals hiervoor opgemerkt worden achteraf gedurende het jaar de financiële beheerhandelingen binnen significante bedrijfsprocessen intern gecontroleerd op basis van een intern controleplan. De bevindingen naar aanleiding van de uitgevoerde controles worden tussentijds besproken met de verantwoordelijke managers. Jaarlijks worden de bevindingen en uitgevoerde controles ook in het OT (managementteam) gebracht en vervolgens doorgeleid naar het college. Ten tijde van onze tussentijdse controle hebben wij vastgesteld dat de uitvoering van de werkzaamheden inzake de interne controle conform planning zijn uitgevoerd. Een aandachtspunt is de verdere uitwerking van de verbijzonderde interne controle op het sociale domein. Informatie en commurdcatje Door middel van uw planning- en controlproducten wordt de raad periodiek geïnformeerd over de (financiële) begroting, voortgang en verantwoording. Daarnaast wordt uw raad en college bij belangrijke ontwikkelingen separaat geïnformeerd. In het algemeen denken wij dat de informatie en communicatie binnen uw gemeente van een toereikend niveau is. Beheersing verbonden partijen en samenwerkingsverbanden Een adequate beheersing van verbonden partijen en samenwerkingsverbanden is belangrijk. In de praktijk zien wij vaak dat in een afzonderlijke beleidsnota "Verbonden partijen" de visie op verbonden partijen wordt weergegeven en de afspraken voor samenwerking. Daarbij wordt tevens aangegeven wie intern waarvoor verantwoordelijk is in dit kader en wat het bestuurlijke arrangement is per verbonden partij. Een dergelijke nota is niet in uw organisatie aanwezig. Wij adviseren u een dergelijke nota te laten vervaardigen en de naleving ervan te laten monitoren. Fraude- en,:omphancerósico's Onze controle dient zodanig te worden gepland en uitgevoerd dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen onjuistheden van materieel belang als gevolg van fouten of fraude bevat (Standaard 240, "De verantwoordelijkheden van de accountant met betrekking tot fraude in het kader van een controle van financiële overzichten"). Door de beperkingen die inherent zijn aan een controle, bestaat er een onvermijdbaar risico dat sommige afwijkingen in de financiële overzichten niet zullen worden ontdekt, zelfs wanneer de controle naar behoren is gepland en uitgevoerd overeenkomstig de Standaarden. Onze controlewerkzaamheden omvatten mede de volgens Standaard 240 vereiste werkzaamheden, zoals brainstorming, het verzamelen van informatie met het oog op het vaststellen van en reageren op het risico van fraude en het uitvoeren van bepaalde werkzaamheden gericht op het risico van het doorbreken van interne beheersmaatregelen door het management, met inbegrip van inzage in journaalboekingen, beoordeling van schattingen en evaluatie van zakelijke redenen voor significante ongebruikelijke transacties. De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude berust zowel bij de raad als het college. Het is van belang dat het college, onder toezicht van de raad sterk de nadruk legt op het voorkomen van fraude, waardoor de gelegenheden tot het plegen van fraude kunnen afnemen, alsmede op het ontmoedigen daarvan, waardoor personen ervan kunnen worden weerhouden om fraude te plegen omwille van de waarschijnlijkheid dat die wordt ontdekt en bestraft. Pagina 10

11 Waar staat de gemeente Bestuurlijke aandachtspun:jen Sociaal domein Het jaar 2015 was voor zowel gemeente Bronckhorst als EY een hectisch jaar door de controle van de geldstromen binnen het sociaal domein. Dit heeft tot veel onrust en discussie geleid bij het opstellen van de jaarrekening als tijdens de controle Daarnaast heeft dit geleid tot een langere doorlooptijd van de controle. Wat waren de belangrijkste knelpunten? Bij de controle over 2015 zijn wij onder andere tegen de volgende knelpunten aangelopen: Gemeente heeft onvoldoende betrouwbare informatie om zelf zowel de getrouwheid als rechtmatige totstandkoming van de lasten te kunnen vaststellen: Gemeente heeft niet voor alle lasten voldoende controle-informatie beschikbaar gekregen om te onderbouwen dat de zorgprestatie daadwerkelijk was geleverd. Gemeente vertrouwde voor de controle op de levering van de prestatie op de controleverklaring bij de productieverantwoording van de zorgaanbieder. Deze kwam te laat, was niet goedkeurend of de voor deze controle gehanteerde controletoleranties waren te hoog. Perikelen rondom aanlevering gecertificeerde verantwoording door SVB: te laat en geen goedkeurende controleverklaring. Facturatie vanuit zorgaanbieders nog niet op orde waardoor op voorschotbasis c.q. laat is gefactureerd. Gemeenten moesten daardoor een belangrijk deel van de jaarlasten schatten. Op facturen van zorgaanbieders geen informatie per cliënt als gevolg van de privacy wetgeving, waardoor de gemeente de factuur niet kon controleren. Ontbreken van aansluitingen tussen cliëntregistratie - financiële administratie - facturen - productieverantwoordingen. n7wise EJ7,..k..,[2Lumerd om -.,,erg-reanc-,1 ;,2, De verwachting is dat veel van bovenstaande knelpunten zich in 2016 opnieuw zullen voordoen. De doelstelling voor 2016 en verder is dat de gemeente binnen haar processen haar eigen verantwoordelijkheid neemt en voldoende beheersmaatregelen binnen haar processen heeft om de getrouwheid en rechtmatigheid van de zorglasten te borgen. Oftewel de gemeente controleert zelf de kosten die de zorgaanbieder bij de gemeente in rekening brengt. Het stappenplan gemeentelijke controle-aanpak dat door i-sd is uitgebracht biedt naar onze mening een goede handreiking hoe de gemeente voor haar zorgtaken "in control" kan komen. Als uitgangspunt hierbij geldt dat de oplossing wordt gezocht langs de lijn dat de gemeente en zorgaanbieder samen afspraken maken en informatie uitwisselen waarbij zij onafhankelijk worden van derden, zoals de huisaccountant van de zorgaanbieder of van de SVB. Uw gemeente is bekend met het stappenplan. De vertaling van dit stappenplan naar concrete acties binnen uw organisatie moet nog worden uitgevoerd. De gemeente kan haar eigen verantwoordelijkheid invullen door de volgende acties: Bouw een goed inzicht in de samenstelling van de geldstromen sociaal domein; waar zitten de risico's Inzicht in de aard en omvang van de geldstromen binnen het sociaal domein (per soort zorg (ZIN: Jeugd, WMO en PGB en vervolgens per soort zorg ZIN per aanbieder) geeft de gemeente de mogelijkheid te bepalen waar de belangrijkste risico's zitten. Pagina 11

12 Waar staat de gemeente Bestuurlijke aandachtspunten Uitvoeren van interne controle draagt bij aan een betrouwbare cliëntregistratie en een goed inzicht in de uitputting van de budgetten Een betrouwbare cliëntregistratie waarin alle cliënten zijn opgenomen, dus ook de cliënten die niet door de gemeente zelf zijn geïndiceerd (zoals doorverwijzingen via de huisarts of de rechtelijke macht), draagt bij aan een zelfstandig inzicht van de gemeente in welke personen uit de gemeente waar, wanneer zorg genieten alsmede in de lasten die hiermee gemoeid zijn. Tevens is deze registratie de basis voor de controle van de in rekening gebrachte zorg. De volgende interne controles zijn daarbij relevant: Interne controle op de invoer van de juiste gegevens in de cliëntenregistratie; Interne controle op de maandelijkse declaratie/facturatie op cliëntniveau. Afsluitend voor het inzicht van de ontwikkeling van de budgetten, de juistheid en volledigheid van zowel de cliëntregistratie als de financiële administratie is het van belang dat periodiek aansluiting wordt vastgesteld tussen de cliëntenadministratie en de financiële administratie. Hierbij is het ook aan te bevelen om tussentijds (bijvoorbeeld over een halfjaar) afstemming te maken tussen het bestand van de gemeente en het bestand van de zorgaanbieder (los van de elektronische gegevensuitwisseling). Controleer de levering van de prestatie steekproefsgewijs Bij de materiële controle door de gemeente op inkomende facturen is het vaststellen van de levering prestatie een belangrijk onderdeel. Voor facturen van zorgaanbieders is dit niet eenvoudig vast te stellen aangezien de zorg niet aan de gemeente zelf wordt geleverd. De gemeente zal daarom andere, aanvullende beheersmaatregelen inrichten c.q. andersoortige werkzaamheden verrichten voor het vaststellen van de prestatielevering. Het verdient de voorkeur dat de gemeente zelf de levering van de prestatie (steekproefsgewijs) vast stelt. De gemeente is dan niet of minder afhankelijk van de (accountant van de) zorgaanbieder. Ten aanzien van de controle 2016 verwachten wij dat de gemeente veelal nog gebruik zal maken van de controleverklaringen van de zorgaanbieder om daarmee de prestatie vast te stellen. De volgende controlewerkzaamheden kunnen bij het ontbreken van de verklaring van de zorgaanbieder de gevraagde controle-informatie opleveren: Uitvoeren cliënttevredenheidsonderzoeken of specifieke uitvraag over levering van de zorg, conform vooraf vastgestelde procedure, een representatieve selectie (vanuit de cliëntenregistratie) en een vaste vragenlijst. Bevestigingsbrief inzake ontvangen zorg sturen naar cliënten met het verzoek altijd te reageren. Navraag doen bij zogenaamde heronderzoeken: conform vooraf vastgestelde procedure jaarlijks/bij herindicatie navraag doen bij de ontvanger van de zorg in hoeverre de zorg daadwerkelijk is ontvangen. Steekproef uitvoeren waarbij dossiers bij zorginstellingen worden geselecteerd en gecontroleerd (zorgplan/planning/realisatie) eventueel in combinatie met de periodieke gesprekken tussen accountmanager van de gemeente en zorgaanbieder. Combinatie van bovengenoemde onderzoeken en controles. Net zo als bij andere beheersmaatregelen is het van belang dat de werkzaamheden zichtbaar worden vastgelegd. Dit geldt zowel de aanpak van de controlewerkzaamheden en het aantal te controleren posten en de selectie daarvan als voor de vastlegging van de verrichte werkzaamheden zelf. Pagina 12

13 Waar sl,caat Bestuurlijke aandachtspunten Controle jaarlijkse productieverantwoording Als sluitstuk van de controle kan de gemeente gebruik maken van de (productie)verantwoording die veelal jaarlijks conform het contract c.q. de subsidiebeschikking door de zorgaanbieders wordt opgesteld. Op basis van de (productie)verantwoording vindt jaarlijks (financiële) afwikkeling van het contract plaats. De gemeente controleert de verantwoording. Hierbij worden onder meer de volgende wijzen van (financiële) afwikkeling onderkend: De gemeente beschikt zelf over een betrouwbare cliëntregistratie, voert zelfstandig controles uit op prestatielevering en sluit de bestandsgegevens van de zorgaanbieder aan op de eigen cliëntregistratie. Gemeente hanteert de afrekenvariant. Met deze variant kan op snelle wijze overeenstemming worden bereikt tussen gemeenten en zorgaanbieders. Deze variant geeft echter beperkt inzicht in de prestaties die geleverd zijn en de wijze waarop de budgetten zijn uitgenut. Hierdoor bouwt de gemeente beperkte ervaringscijfers op voor de toekomst en wordt zij beperkt in haar monitoring op de effectieve inzet van gemeentegelden. De gemeente vraagt om een controleverklaring bij de productieverantwoording op basis van het landelijk protocol. De gemeente vraagt om een controleverklaring bij de productieverantwoording op basis van een lokaal/regionaal controleprotocol. Condusie Met een combinatie van de hiervoor genoemde maatregelen kan de gemeente de onzekerheden in de controle van de lasten in het sociaal domein verminderen en daarmee de kans op een goedkeurende controleverklaring vergroten. Wij adviseren de gemeente in navolging van het stappenplan van I-SD een controleplan op te stellen op welke wijze zij de controle op de getrouwheid en rechtmatigheid van de zorglasten c.q. de kosten die de zorgaanbieder bij de gemeente in rekening brengt, inricht met daarbij de impact op de gemeentelijke organisatie en de mogelijke gevolgen van deze aanpak. Daarbij is het van belang om het bestuur (college/raad) in dit plan te betrekken en te laten goedkeuren. Vaststellen prestatielevering PGB Ten aanzien van de persoonsgebonden budgetten (PGB) is het - analoog aan voorgaand jaar - onwaarschijnlijk dat de accountant van de Sociale Verzekeringsbank een goedkeurend oordeel zal verstrekken. Dit heeft mogelijk als gevolg dat lasten PGB als onzekerheid worden aangemerkt voor zowel getrouwheid als rechtmatigheid. Wij adviseren de gemeente om de mogelijkheden te onderzoeken om zelfstandig de levering van de prestatie vast te stellen. Hierbij kunt u denken aan: informatie uit de SBV portal afstemmen met eigen cliëntadministratie; uitvoeren van huisbezoeken; controle op geleverde prestatie middels herindicatietraject. Pagina 13

14 1/Vaar shea: Bestuurlijke aandachtspunten Aarlidac[rutspuren jaara"jsufitfing 2016 Gemeente Bronckhorst is momenteel nog afhankelijk van landelijke organisaties zoals het CAK en de SVB en tevens afhankelijk van regionaal gemaakte afspraken met de instellingen. Ten aanzien van de jaarafsluiting 2016 van gemeente Bronckhorst hebben wij de volgende aandachtspunten: Het intern vaststellen van de afwikkeling van de in de jaarrekening 2015 opgenomen balansposities inzake het sociale domein. Daarnaast het vaststellen van de juiste financiële afwikkeling van de door ons gerapporteerde onzekerheden in de jaarrekening 2015 aan de hand van ondermeer ontvangen verantwoordingen en controleverklaringen. Het aantonen van de daadwerkelijke levering van zorg door zorgaanbieders die onder de jaarlijkse drempel van aan leveringen blijven en de persoonsgebonden budgetten. Het inschatten van de niet gefactureerde zorg en het onderhanden werk bij de zorgaanbieders per jaareinde rekening houdend met de onderlinge verrekeningen op regionaal niveau. De gemeente dient voor geleverde maar nog niet gefactureerde zorg een verplichting in haar jaarrekening op te nemen. De tijdige facturatie en aanlevering van de jaarverantwoording (inclusief controleverklaring) van zorgaanbieders. Een (groot) deel van de zorgaanbieders was in 2015 niet in staat om aan deze contractuele verplichtingen te voldoen. De aanlevering van de jaarverantwoording én bijbehorende controleverklaring van de zorgaanbieders is contractueel per 1 april 2017 vastgelegd. Wij hebben het management geadviseerd deze deadline strak te bewaken om vertragingen van het jaarrekeningtraject van de gemeente zoals dit nu gepland is te voorkomen. De gemeente is over het boekjaar 2016 evenals het boekjaar 2015 voor een aantal zaken in het sociaal domein nog steeds sterk afhankelijk van aanlevering door derden (ketenpartners zoals bijvoorbeeld de verantwoordingen van zorgaanbieders, CAK en SVB. Daardoor blijft de kans bestaan dat ondanks alle inspanningen de controleverklaring bij de jaarrekening van gemeente Bronckhorst over het boekjaar 2016 niet goedkeurend zal zijn, vanwege onvoldoende zekerheid omtrent de rechtmatige besteding van middelen door derde partijen. Wij adviseren uw gemeente om in 2016 (al dan niet in regionaal verband) de verantwoording en controlescan tijdig af te ronden en met de zorgaanbieders te bespreken welke knelpunten aanwezig zijn voor een tijdige aanlevering van facturen, informatie over het onderhanden werk en de jaarverantwoording (al dan niet met controleverklaring) die voldoet aan alle contractvoorwaarden. Pagina 14

15 Waar staat de gemeente Bestuurlijke aandachtspunten Stand van zaken invoerincj rphcht vennootschapsbelasting Met ingang van 1 januari 2016 is de Wet Modernisering vennootschapsbelastingplicht (hierna: Vpb-plicht) overheidsondernemingen van kracht. Als gevolg van deze nieuwe wetgeving is voor (in)directe overheidsbedrijven vanaf dit jaar mogelijk sprake van Vpb-plicht. Voor de gemeente zal van Vpb-plicht sprake zijn indien en voor zover er een onderneming wordt gedreven. Wij hebben met uw organisatie afgesproken dat wij in samenwerking met onze Vpb-specialisten kennis zullen nemen van de fiscale positie van gemeente Bronckhorst zodra deze beschikbaar is. Wijzigingen BBV De belangrijkste impact ten aanzien van de BBV voor uw gemeente in 2016 heeft betrekking op de gewijzigde regels omtrent uw grondexploitaties. Gronden die nog niet in exploitatie zijn genomen dienen te worden overgeheveld naar de post "materiële vaste activa". Uiterlijk in 2019 dienen deze gronden te worden getaxeerd tegen de marktwaarde. Voor de bouwgronden in exploitatie zijn de wijzigingen ingrijpend, de belangrijkste zijn hieronder opgenomen: De definitie van de grondexploitaties is aangescherpt. Het startpunt van een Bouwgrond in exploitatie (BIE) is het raadsbesluit met de vaststelling van het grondexploitatiecomplex, inclusief grondexploitatiebegroting. Vanaf dat moment wordt de BIE geopend en kunnen kosten worden geactiveerd en bijgeschreven op de voorraadpositie op de balans. Dit is vanaf 2016 niet langer toegestaan. Enkel kosten zoals opgenomen in artikel van het Besluit ruimtelijke ordening mogen nog worden toegerekend. Om de risico's die samenhangen met zeer lang lopende projecten te beperken mag de looptijd van een grondexploitatiecomplex maximaal 10 jaar bedragen. Hier kan onder voorwaarden gemotiveerd op basis van een raadsbesluit van afgeweken worden waarbij de motivatie voorzien moet zijn van risico-beperkende beheersmaatregelen om de onzekerheden en risico's die gepaard gaan met de langere looptijd te mitigeren. Jaarlijks dient een herziening van de grondexploitatiebegroting plaats te vinden. Een actualisatie van het grondexploitatiecomplex en de grondexploitatiebegroting met planinhoudelijke wijzigingen, danwel autonome wijzigingen met materiële financiële gevolgen, moet opnieuw door de raad worden vastgesteld. De toerekening van kosten aan de BIE wordt stringenter afgebakend: Enkel kosten zoals opgenomen in artikel van het Besluit ruimtelijke ordening mogen nog worden toegerekend. De toe te rekenen rente moet worden gebaseerd op de werkelijk betaalde rente. Het is niet langer toegestaan eigen middelen (reserves) rechtstreeks ten gunste van de BIE te brengen. Het is niet meer toegestaan om vanuit de BIE toevoegingen aan de voorziening voor bovenwijkse voorzieningen te doen. De disconteringsvoet die moet worden gehanteerd in de berekening van de contante waarde ten behoeve van het treffen van een verliesvoorziening voor negatieve grondexploitaties wordt voor alle gemeenten gelijk gesteld aan het maximale meerjarig streefpercentage van de Europese Centrale Bank voor de inflatie binnen de Eurozone (2%). Pagina 15

16 Waar staat de gemeente Bestuurlijke aandachtspunten Zoals in de wetwijziging aangegeven vervalt met ingang van 1 januari de categorie "Niet in exploitatie genomen bouwgronden" (NIEGG). De financiële omvang van de NIEGG's welke de gemeente op de balans per 31 december 2015 heeft opgenomen bedraagt 6,2 miljoen. Bovenstaande hebben wij met uw organisatie besproken. Bij de actualisatie van de grondexploitatie naar peildatum 1 januari 2017 zal daar waar van toepassing met bovenstaande wijzigingen rekening worden gehouden. Aanbestedingswet De aanbestedingswet 2012 is in 2016 herzien. De implementatiedatum van deze herziening is 18 april De belangrijkste wijziging is het vervallen van de zogenaamde 2B diensten. Hiervoor in de plaats is gekomen de sociale en andere specifieke diensten. De vaste drempel voor deze aanbestedingen is Wij vragen u om in de toetsing op de naleving van de aan bestedingswet rekening te houden met deze wijziging. Daarnaast merken wij het volgende op. Over het boekjaar 2015 hebben wij aan u gerapporteerd dat enkele aanbestedingen niet conform de aanbestedingswetgeving zijn uitgevoerd. Wij hebben de lasten 2015 (circa ) voortvloeiend uit deze inkopen in de jaarrekening 2015 als onrechtmatig aangemerkt. In 2015 en 2016 acties ondernomen om ook deze inkopen conform de wetgeving aan te besteden. Hierbij merken wij op dat ook in 2016 tot het moment van gunnen in 2016 voor de betrokken dossiers sprake is van een onrechtmatigheid ter hoogte van de op dat moment aangegane verplichtingen c.q. uitgaven. Intern wordt de hoogte van de financiële onrechtmatigheid hieromtrent over 2016 nog in beeld gebracht. Wijziging normering bezoldiging topfunctionarissen zonder dienstbetrekking (WNT) Met ingang van 1 januari 2016 is er een nieuwe normering voor topfunctionarissen zonder dienstbetrekking van toepassing en wel de volgende: De bezoldigingsnorm voor de eerste zes maanden bedraagt ( per maand). Voor de volgende zes maanden geldt een maximum van ( per maand). Het uurtarief voor een topfunctionaris zonder dienstbetrekking wordt gedurende de eerste twaalf maanden gemaximeerd op 175. Hierbij wordt het bezoldigingsbegrip ruim geïnterpreteerd en vallen alle soorten van vergoedingen hieronder met uitzondering van de kostenvergoedingen die ook onbelast aan topfunctionaris in dienstbetrekking verstrekt mogen. De bovengenoemde periode wordt gekort met de duur van het dienstverband zoals dat vervult is voor 1 januari Overgangsrecht (WNT) Met ingang van 1 januari 2017: le afbouw van de bezoldiging op basis van WNT1. Vervalt het overgangsrecht ten aanzien van variabele beloningen. Vervalt het overgangsrecht ten aanzien van beëindigingsvergoedingen. Pagina 16

17 zja, J.-Lea Bestuudijke aandachtspunten Het huidige VAR-systeem is vervallen per 1 mei 2016, waardoor de zekerheid vooraf wijzigt in onzekerheid achteraf: het risico voor uw corporatie is dat ten onrechte betalingen worden verricht zonder inhouding van loonbelasting en/of premies sociale verzekeringen. Teneinde risico's op dit gebied te blijven beheersen, adviseren wij u zzp-overeenkomsten te toetsen aan de door de Belastingdienst goedgekeurde modelovereenkomsten. Ook ten aanzien van de interim topfunctionaris kan de Belastingdienst gaan stellen dat er sprake is van een dienstbetrekking hetgeen tot gevolg heeft dat op zijn bezoldiging niet de nieuwe interim regeling van toepassing is maar de toepasselijke (sectorale) WNT-norm. Pagina 17

18 Ons beeld van de processen

19 Ons beeld van de processen Bedriffsnnonitor Proces Rood Oranje Geel Groen Financial reporting proces Begrotingsbeheer Treasury Inkoop en aanbesteding Grondexploitatie Personeel/salarisverwerking 1 111~~ M1111.' '110- Voorgaand jaar Huidig jaar Subsidieverstrekkingen Plaatselijke belastingen en heffingen Opbrengsten omgevingsvergunningen Decentralisaties Toelichting In deze monitor geven wij ons beeld van de onderzochte processen. Wij geven dit beeld als resultante van onze tot dusver verrichte controlewerkzaamheden. Toekomstige ontwikkelingen zijn hierin niet begrepen. Dit beeld dient te worden bezien in relatie tot onze controle van de financiële verantwoording van gemeente Bronckhorst als geheel. Wij geven uitsluitend posities in het midden van een kleur, of tussen twee kleuren in. Doelstelling van de monitor is om: mogelijke verbeterpunten aan te dragen in de bedrijfsvoering van uw gemeente; aan te geven in welke mate wij onze controle systeemgericht kunnen insteken. Pagina 19

20 Ons beeid van de wocessen Bedrijfsmonitor Het proces heeft belangrijke bevindingen en aanbevelingen met een hoog risico die op korte termijn actie behoeven. Geel Het proces heeft enkele bevindingen met een gemiddeld risicoprofiel die voor onze jaarrekeningcontrole 2017 actie behoeven. Oranje Het proces heeft meerdere bevindingen met een gemiddeld risicoprofiel die voor onze jaarrekeningcontrole 2016 actie behoeven. Het proces heeft geen of beperkte bevindingen met een laag risicoprofiel. Deze kunnen worden meegenomen worden bij de verdere verbetering van de A0/1B. Pagina 20

21 ns beeiá van de pr cassw Procesbeoordeling Verbetering in uw processen wenselijk Op basis van onze interim-controle 2016 constateren wij dat de processen binnen uw gemeente niet in alle gevallen geheel op orde zijn. Wij constateren dat de bevindingen van voorgaand jaar nog niet volledig zijn opgevolgd. Door uw organisatie wordt aangegeven dat een aantal aanbevelingen uit 2015 met redenen niet worden opgevolgd. Ons zijn als redenen medegedeeld ondermeer een intern laag ingeschatte kans op fouten of een bewuste keuze controles juist achteraf uit te laten voeren. Hierbij merken wij op dat een juiste mix aan controles vooraf (in de lijn) en achteraf wenselijk is. Het nadeel van controles achteraf is dat het risico dat eventuele voorkomende fouten niet meer kunnen worden herstelt groter wordt. Dit vereist een zorgvuldige afweging van de risico's en de controlemix. Dit mede in het licht hetgeen is opgemerkt op pagina 9 van dit verslag met betrekking tot de interne beheersomgeving namelijk de cultuur van uw organisatie is er een die gebaseerd is op vertrouwen. Wij hebben uw organisatie geadviseerd te overwegen meer gebruik te gaan maken van tussentijdse data-analyses. De (financiële) gegevensstromen en daarbij ook de uitzonderingssituaties in de financiële processen kunnen met dit hulpmiddel naar onze mening effectief en efficiënt worden gemonitord. Aard en reikwijdte interim-controle Tijdens de interim controle hebben wij de opzet en bestaan van de significantie processen binnen de gemeente in kaart gebracht. Wij merken volledigheidshalve op dat wij de werking van de interne beheersmaatregelen niet hebben getest waardoor ons beeld derhalve voortkomt uit het in kaart brengen van de opzet en het vaststellen van het bestaan van de verschillende processen. Ten aanzien van onze controle aanpak delen wij mee dat wij op basis van onze beoordeling van de opzet en bestaan van de significante processen een volledige gegevensgerichte controle uitvoeren. Pagina 21

22 s be&di v n de processen Procesbeoordeling De geïdentificeerde beheersmaatregelen liggen in de meeste gevallen onvoldoende zichtbaar voor ons vast om hierop te kunnen steunen en gebruik te maken. Als gevolg hiervan moeten wij aanvullende werkzaamheden verrichten en zal dit leiden tot aanvullende controlekosten. Bevindingen per proces In de bedrijfsvoeringsmonitor zoals op de voorgaande pagina's opgenomen, geven wij onze beoordeling visueel weer. Bij deze weergave houden we geen rekening met de financiële omvang van de processen. Dit betekent dat bijvoorbeeld de processen inkoop en aanbestedingen en subsidieverstrekkingen nagenoeg dezelfde score hebben, maar dat de financiële risico's bij het proces inkoop en aanbestedingen door de omvang groter zijn. Pagina 22