Mobiel werken: Toshiba en OneNote voor een hogere productiviteit en meer functionaliteit voor uw bedrijf

Transcriptie

1 HOOFDARTIKEL MOBIEL WERKEN, WHITEPAPER EEN MOBIELE MOBILE LIFESTYLE WORKING WERKEN Mobiel werken: Toshiba en OneNote voor een hogere productiviteit en meer functionaliteit voor uw bedrijf Mobiel werken

2 IN DE HECTISCHE EN STEEDS MOBIELERE WERELD VAN VANDAAG IS REAL-TIME TOEGANG TOT INFORMATIE EEN ABSOLUTE MUST. ZELFS EEN KLEINE VERTRAGING BIJ HET ZOEKEN NAAR EEN BELANGRIJKE NOTITIE KAN EEN BEDRIJF, OF PERSOON, OP HOGE KOSTEN KOMEN TE STAAN. GOED TOEGANKELIJKE NOTITIES, GEGEVENS EN TAKENLIJSTEN ZIJN OOK NOODZAKELIJK VOOR EEN EFFECTIEVE BESLUITVORMING EN EFFICIËNTE SAMENWERKING. TOSHIBA-NOTEBOOKS MET MICROSOFT ONENOTE 2003 VOORZIEN IN DEZE BEHOEFTEN DOORDAT ZE ÉÉN CENTRALE LOCATIE BIEDEN WAAR GEBRUIKERS AL HUN GEGEVENS KUNNEN VASTLEGGEN, ORGANISEREN, GEBRUIKEN EN DELEN. IN DEZE WHITEPAPER VINDT U INFORMATIE OVER DE MANIER WAAROP TOSHIBA-NOTEBOOKS MET MICROSOFT OFFICE ONENOTE 2003 KUNNEN BIJDRAGEN AAN EEN HOGERE PRODUCTIVITEIT EN EXTRA FUNCTIONALITEIT IN BEDRIJVEN. INHOUD 01. EFFICIËNTER MOBIEL WERKEN MET TOSHIBA EN ONENOTE 02. HOE TOSHIBA EN ONENOTE EXTRA FUNCTIONALITEIT BIEDEN: SCENARIO'S EN OPLOSSINGEN A) SCENARIO 1: DE INFORMATIEWERKER B) SCENARIO 2: MOEITELOOS TEAMWORK C) SCENARIO 3: WERKEN IN DE VIRTUELE WERELD 03. SAMENVATTING VAN VOORZIENINGEN EN VOORDELEN 04. CONCLUSIE Mobiel werken 2

3 EFFICIËNTER MOBIEL WERKEN MET TOSHIBA EN ONENOTE In de laatste jaren is de manier waarop wij werken ingrijpend veranderd door mobiel computergebruik. Gegevens uit steeds meer bronnen en in steeds meer indelingen zijn voor ons toegankelijk via kabelnetwerken, draadloze toegang en inbelverbindingen. Er gaat geen dag voorbij zonder dat we real-time gegevens vastleggen, ordenen en opnieuw gebruiken. Toshiba en OneNote maken mobiel computergebruik efficiënter met voorzieningen voor de volgende taken: gegevens eenvoudig vastleggen, ordenen, opnieuw gebruiken en delen. 1. GEGEVENS VASTLEGGEN We ontvangen gegevens in allerlei indelingen. Tijdens vergaderingen, telefoongesprekken en overleg moeten we nauwgezette en uitgebreide notities kunnen maken. Vervolgens moeten we deze gegevens kunnen verwerken en analyseren. Met OneNote kunnen gegevens in allerlei indelingen, zoals getypte notities, digitale inkt, geluidsopnamen, videobeelden en gedeelten van webpagina's, worden opgeslagen op één centrale bewaarplaats. Doordat gegevens bij het vastleggen overal op de pagina kunnen worden neergezet, is het maken van notities een spontane, intuïtieve activiteit. 2. GEGEVENS ORDENEN VOOR MEER OVERZICHT Zodra we de benodigde gegevens hebben vastgelegd, moeten we besluiten welke gegevens het waard zijn om te bewaren, welke notities we kunnen weggooien en welke om een vervolgactie vragen. Dat kan alleen als alle notities te vinden zijn, zodat we de informatie eruit kunnen distilleren; hiervoor is het vaak nodig handgeschreven gegevens over te schijven of opgenomen geluid uit te werken. Doordat informatiewerkers in OneNote al hun notities, ook handgeschreven tekst en audioclips, op één plaats kunnen opslaan, kunnen de notities al bij het vastleggen worden geordend. Sneller kan echt niet. Zodoende zijn informatiewerkers minder tijd kwijt aan het zoeken naar notities en relevante informatie, en is er meer tijd voor de belangrijke aspecten van het werk. Opnieuw gebruiken Vastleggen 3. GEGEVENS OPNIEUW GEBRUIKEN De informatie die in notities is opgeslagen, is vaak het fundament van het intellectuele kapitaal van een bedrijf. Als dergelijke informatie verloren gaat of ontoegankelijk Delen Ordenen is, is dat een vorm van kapitaalverlies. Notities die in OneNote zijn opgeslagen kunnen makkelijk worden gepubliceerd of gepresenteerd, omdat ze snel kunnen worden verzameld en opgenomen in nieuwe documenten, presentaties en voorstellen. Met de innovatieve zoekfuncties van OneNote kunnen informatiewerkers snel en gemakkelijk oudere notities van vergaderingen, telefoongesprekken of gesprekken met klanten doorzoeken. Volgens onderzoek Mobiel werken 3

4 door Microsoft zijn organisaties die met OneNote werken 50% minder tijd kwijt aan het reviseren van documenten, 15% minder tijd aan het produceren van documenten, en is de efficiency van hun bedrijfsvoering 30% hoger. 4. DE ONENOTE-ERVARING MET ANDEREN DELEN Dankzij de OneNote-voorzieningen voor het delen van gegevens kunt u veel effectiever samenwerken. OneNote-gebruikers kunnen hun notities op een webpagina in HTML-indeling opslaan op een gedeeld station, een webserver of een SharePoint -site. Andere gebruikers kunnen de gedeelde notities moeiteloos weergeven in een browser of ze openen en bewerken in Microsoft Word. Verder kunnen informatiewerkers met de OneNote-voorziening voor gedeelde sessies een peer-to-peer-netwerksessie opzetten of bij een sessie 'aanschuiven' om met meerdere gebruikers tegelijk samen te werken aan gedeelde OneNote-pagina's. Na afloop van een vergadering kunnen de verzamelde notities in OneNote eenvoudig met alle betrokkenen worden gedeeld via of het internet. OneNote stelt informatiewerkers in staat om vergadernotities effectief te beheren en deze gegevens op één centrale plaats op te slaan met alle bijbehorende documenten, waardoor er minder vergaderingen, telefoontjes en overleg nodig zijn voor de follow-up. Uit enquêtes blijkt dat de vergadertijd met 50% kan worden teruggedrongen dankzij effectief notitiebeheer met OneNote. DE MEERWAARDE VAN TOSHIBA EN ONENOTE VOOR UW BEDRIJF SCENARIO'S EN OPLOSSINGEN Het succes van een bedrijf hangt tegenwoordig in hoge mate af van individuele productiviteit en van samenwerking van het bedrijf als geheel. Vooral wanneer het voor de uitvoering van een project nodig is dat individuele werknemers in verschillende regio's hun activiteiten coördineren en gegevens delen, is de mogelijkheid om efficiënt samen te werken van het grootste belang. Hieronder volgen drie scenario's ter illustratie van de extra functionaliteit van Toshiba met OneNote in de steeds mobieler werkende wereld van vandaag. SCENARIO EEN: DE INFORMATIEWERKER De informatiewerker van vandaag ziet zich dagelijks geconfronteerd met een stortvloed van taken. Voor de meeste taken, bijvoorbeeld telefoongesprekken, vergaderingen of gewoon het noteren van ideeën, moet een soort logboek voor persoonlijk of zakelijk gebruik kunnen worden bijgehouden. Toch hebben we de neiging om in de drukte van de werkdag onze notities en ideeën neer te krabbelen op reclamefolders, memobriefjes of losse stukjes papier. Het mag duidelijk zijn dat deze informatiebronnen makkelijk zoek raken en later, zelfs als ze gevonden worden, elk logisch verband missen. Iedereen die in zo'n chaos wel eens gegevens heeft moeten zoeken en ontcijferen, weet dat dit behoorlijk frustrerend kan zijn. Informatiewerkers worden overspoeld met informatie in diverse indelingen en uit diverse bronnen. Mobiel werken 4

5 Stel u voor dat u bijvoorbeeld aan een virtuele managementvergadering deelneemt waarin u verslag moet doen van een gesprek met een verkooppartner. U hebt het gesprek met die partner net afgerond en weet dat u de belangrijkste gegevens van het gesprek snel hebt neergepend. Iedereen in de vergadering zit op uw antwoord te wachten, maar u kunt de benodigde gegevens niet vinden op de talloze papiertjes die over uw bureau zwerven. En wanneer u de benodigde notities eindelijk vindt, realiseert u zich tot overmaat van ramp dat u uw eigen haastig gemaakte aantekeningen niet kunt ontcijferen. Klinkt dat bekend? U bent beslist niet de enige; maar liefst 23% van de informatiewerkers is volgens onderzoek door Microsoft niet in staat om benodigde gegevens in notities terug te vinden. Verder blijkt uit IDC-onderzoek dat informatiewerkers 15 tot 30% van hun tijd besteden aan het zoeken naar informatie die ze nodig hebben om hun taken uit te voeren. DE OPLOSSING VAN TOSHIBA EN ONENOTE Deze onderzoeksresultaten zouden alarmerend moeten zijn voor elke grote organisatie. Ze betekenen echter ook dat de productiviteit aanzienlijk kan toenemen als hoog opgeleide werknemers de beschikking krijgen over efficiënte instrumenten om notities te maken en te ordenen. Het goede nieuws: Toshiba-notebooks met OneNote zorgen voor een hogere productiviteit, doordat informatiewerkers al hun gegevens in elke mogelijke indeling op één plaats kunnen vastleggen, waar de gegevens automatisch worden opgeslagen en makkelijk terug te vinden zijn. Met Toshiba-notebooks met OneNote is het eenvoudig om onderweg ideeën vast te leggen. Getypte, handgeschreven en opgenomen notities komen in één bewaarplaats, zodat eindeloos zoeken en de bijbehorende frustratie voorbij zijn. Informatiewerkers met een mobiele Toshiba-computer of tablet-pc hoeven zich tijdens een hectische werkdag geen moment zorgen te maken over het terugvinden van hun gegevens. Ze kunnen hun gegevens altijd en overal makkelijk vastleggen en terugvinden, of ze nu onderweg, op kantoor of thuis zijn. Die mobiliteit betekent bovendien dat er de hele dag gegevens kunnen worden toegevoegd of bijgewerkt via een bekabelde verbinding, draadloos of via een WWAN-verbinding. Mobiel werken 5

6 SCENARIO TWEE: MOEITELOOS TEAMWORK Een belangrijk aspect van teamwork bestaat uit het genereren van intellectueel kapitaal dat steeds opnieuw kan worden gebruikt bij het creëren van blijvende meerwaarde voor het bedrijf. Maar omdat professionals worden overspoeld met gegevens in allerlei indelingen, zoals schema's, berichten, handgeschreven notities, getypte documenten, fragmenten van webpagina's en video- en audioclips, is het op zijn minst lastig om al deze gegevens op één locatie op te slaan. Wanneer notities met de hand zijn geschreven of slecht zijn geordend, is het bovendien lastig om ze met anderen te delen. U zit bijvoorbeeld in een teamvergadering en wilt uw handgeschreven feedback op een document met een lid van uw team delen. U gaat dus fotokopieën van uw notities maken. Maar het teamlid kan uw handschrift niet lezen en moet een andere vergadering verschuiven om de feedback met u door te kunnen nemen, zodat u allebei productiviteit verliest. Deze keer typt u uw notities zodat leesbaarheid gegarandeerd is, maar dat kost u meer tijd. Effectief teamwerk is alleen mogelijk als informatie en takenlijsten eenvoudig gedeeld kunnen worden. U stuurt uw elektronische notities aan het teamlid, en hij maakt van het document waaraan u hebt gewerkt een definitieve versie en stuurt het door aan alle betrokkenen. Dan bedenkt u ineens dat het document nog niet compleet is omdat u bent vergeten een belangrijk document bij te voegen. U onderneemt echter geen actie omdat de gegevens niet onmisbaar zijn. Toch betekent het feit dat u deze informatie niet hebt gedeeld een verlies aan intellectueel kapitaal voor het bedrijf. DE OPLOSSING VAN TOSHIBA EN ONENOTE Met Toshiba-notebooks en OneNote kunnen informatiewerkers al hun notities, waaronder Office-documenten, fragmenten van webpagina's, handgeschreven tekst, audio- en video-opnamen, schetsen en schema's, op één centrale plaats vastleggen, zodat er geen intellectueel kapitaal verloren gaat door zoekgeraakte of ongeordende notities. Uw centraal opgeslagen notities vormen zo een goed toegankelijk fundament voor het maken van documenten en presentaties die u met anderen kunt delen via of het internet. In OneNote kunt u al uw gegevens ordenen dankzij de ondersteuning die OneNote biedt voor het maken van projectmappen, taakmappen en takenlijsten. Met deze functionaliteit kunt u een takenlijst instellen en voor elke taak en elk project een map maken, zodat uw dag goed is ingedeeld en alle verantwoordelijkheden zijn toegewezen. Notities en gegevens in OneNote kunnen eenvoudig met anderen worden gedeeld via of andere Microsoft-toepassingen zoals Word. Verder is het door de volledige integratie met Outlook mogelijk een taak te selecteren en er direct afspraken en contactpersonen bij te maken met één muisklik. Mobiel werken 6

7 Takenlijsten maken het makkelijk uw dag efficiënt in te delen. Verlies van intellectueel kapitaal kan ook optreden doordat gegevens worden verwijderd of beschadigd raken en doordat hardware wordt beschadigd of gestolen. OneNote biedt permanente beveiliging tegen het onbedoeld wijzigen of verwijderen van gegevens, door middel van geautomatiseerde backups, terwijl Toshiba EasyGuard gebruikers onderweg in staat stelt om met de optie RAID 1 gebruik te maken van data mirroring. Er wordt dan een reservekopie van de vaste schijf gemaakt voor extra beveiliging. In geval van diefstal of verlies kunnen de notities dan worden hersteld vanaf de mirror-schijf. De gegevens op de notebook worden niet alleen beschermd door RAID, maar ook door andere voorzieningen van Toshiba EasyGuard, zoals HDD Protection en de schokabsorberende behuizing. SCENARIO DRIE: WERKEN IN DE VIRTUELE WERELD Nu organisaties steeds meer personen of vestigingen overal ter wereld hebben, worden virtuele vergaderingen steeds frequenter en is het werken met teamgenoten in verschillende plaatsen dagelijkse kost voor veel informatiewerkers. Het is voor de productiviteit van groot belang dat zulke virtuele vergaderingen goed worden vastgelegd, omdat het wegens tijdsverschillen en de afstand vaak moeilijk is om snel een follow-upvergadering te houden of een probleem via een telefoontje uit de wereld te helpen. Dit kan er weer toe leiden dat de besluitvorming wordt vertraagd of, in sommige scenario's, dat er zelfs verkoopkansen verloren gaan. Vaak is het ook van eminent belang dat vastgelegde notities onmiddellijk na afloop van een vergadering of het gesprek met een klant worden gedeeld met de betrokkenen. Vooral voor mensen onderweg is probleemloze connectiviteit in dergelijke gevallen cruciaal. Als informatiewerkers geen real-time toegang tot de meest recente gegevens hebben, kunnen de productiviteit en de besluitvorming daaronder lijden. Toegang tot real-time gegevens is essentieel in de hedendaagse drukke werkdag. Stel u een accountmanager voor die net een presentatie op locatie bij een klant in Australië heeft gegeven. De klant is tevreden over de presentatie, maar heeft meer informatie nodig over de huidige positionering van uw bedrijf. De accountmanager belegt een virtuele vergadering met alle betrokkenen (die voor het merendeel op het hoofdkantoor in Londen zitten) en geeft een Mobiel werken 7

8 gedetailleerd verslag van de presentatie en van de vraag van de klant. Er moet de volgende ochtend al een antwoord zijn. De betrokkenen maken in hun eigen handschrift notities en beloven dat het antwoord spoedig komt. Maar wanneer de accountmanager de volgende ochtend het per verstuurde document opent, ontdekt hij dat sommige antwoorden onvolledig zijn en dat andere ontbreken. Door het tijdsverschil kan hij de meeste betrokkenen niet bereiken, zodat hij de klant een onvolledig document moet toesturen. DE OPLOSSING VAN TOSHIBA EN ONENOTE In de wereldomspannende economie van vandaag kan het onbereikbaar zijn van real-time en gedeelde gegevens ernstige consequenties en vele gemiste kansen tot gevolg hebben. Toshiba-notebooks met OneNote maken het de gebruiker makkelijk om effectief gegevens of notities via netwerken te delen, te lezen en opnieuw te gebruiken. OneNote-gebruikers kunnen hun notities als webpagina in HTML-indeling opslaan op een gedeeld station, een webserver of een SharePointsite. Andere gebruikers kunnen de gedeelde notities moeiteloos weergeven in een browser, of ze openen en bewerken in Word. Door deze veelzijdige ondersteuning voor het delen van gegevens hebben alle betrokkenen snel en gemakkelijk toegang tot de laatst bijgewerkte gegevens, altijd en in real-time. Gebruikers kunnen met de OneNote-voorziening voor gedeelde sessies een peer-to-peer-netwerksessie opzetten of bij een sessie 'aanschuiven' om tegelijk aan gedeelde OneNote-pagina's te werken. De accountmanager die inbelt op een virtuele vergadering kan met de probleemloze connectiviteit van zijn Toshibanotebook met ConfigFree -software aan de gedeelte sessie in OneNote deelnemen en alle betrokken van de benodigde gegevens voorzien. Met Microsoft Windows SharePoint Services kan hij ook de map met de gedetailleerde notities van de klantpresentatie op een SharePoint Services-site neerzetten, zodat alle teamleden met toegangsrechten de notities kunnen zien, en zijn verzoek volledig overkomt. Het kunnen delen van OneNotedocumenten maakt het virtuele teamwerk nog effectiever. Voor onderweg biedt OneNote meerdere lagen van gegevensbeveiliging, waaronder het beveiligen van alle notities (of een gedeelte daarvan) met een wachtwoord. De voorzieningen van Toshiba EasyGuard, zoals Trusted Platform Module (TPM), Executable Disable Bit (XD-Bit) en de Fingerprint Reader, zorgen permanent voor gegevensbeveiliging tegen diefstal of ongeautoriseerde toegang. Mobiel werken 8

9 SAMENVATTING VAN VOORZIENINGEN EN VOORDELEN VOORZIENING Notities opslaan, opnieuw gebruiken en delen in OneNote VOORDEEL Er is 50% minder tijd nodig om notities te ordenen en te doorzoeken op informatie Notities van vergaderingen vastleggen in OneNote Vergadertijd halveren Uw notities delen via of het internet door notities om te zetten in HTML-indeling Compatibiliteit met Microsoft SharePoint Services Toshiba ConfigFree De revisietijd van documenten met 50% terugbrengen, de productietijd van documenten met 15% en de efficiency van de bedrijfsvoering met 30% verbeteren Een OneNote-map of -document kan op een SharePoint Services-site worden geplaatst, zodat alle geautoriseerde gebruikers in real-time toegang hebben tot actuele informatie Altijd probleemloze connectiviteit Toshiba EasyGuard, met RAID, TPM, VACF, XD-Bit en Anti-virus Uw gegevens zijn beschermd tegen virusaanvallen, hardwareschade, ongeautoriseerde toegang en verlies of diefstal CONCLUSIE In het digitale tijdperk kunnen we niet langer op papier vertrouwen voor het maken van notities op een efficiënte manier. OneNote biedt de gebruiker een slim alternatief voor de traditionele methode van notities maken: met OneNote kunnen alle notities makkelijk op een centrale locatie worden vastgelegd en geordend, om vanaf daar weer te worden gebruikt en gedeeld. De extra voorzieningen van Toshiba-notebooks zorgen voor probleemloze connectiviteit en permanente gegevensbescherming, zodat gebruikers altijd en overal toegang hebben tot de real-time informatie die zij nodig hebben. Kortom, Toshiba-notebooks met Microsoft OneNote 2003 kunnen uw persoonlijke productiviteit, thuis en op het werk, verhogen. Mobiel werken Toshiba Europe GmbH. Toshiba heeft er voor de publicatie alles aan gedaan om de correctheid van de geleverde informatie te waarborgen, maar productspecificaties, configuraties, prijzen, beschikbaarheid van systeem/componenten/opties kunnen alle zonder kennisgeving worden gewijzigd. Ga naar de website van Toshiba op voor de recentste productinformatie over uw computer of voor de nieuwste informatie over de verschillende computerhard- of softwareopties.